MEDUSA informazioni operative per il PCT documento aggiornato al 1/3/2016
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- Abele Masi
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1 if s.r.l. via o. salomone 2/b venezia mestre MEDUSA informazioni operative per il PCT documento aggiornato al 1/3/2016 telefono e fax info@ifvenezia.it reg.imp.ve/c.f./p.iva rea n cap.soc i.v. ABILITAZIONE DEGLI AVVOCATI Per accedere al servizio dovete ovviamente essere dotati di smart card ed esservi registrati presso il Consiglio dell'ordine di appartenenza. Iniziate comunicando a Medusa quali sono gli Avvocati dotati di smart card. Ciò avviene tramite la finestra di gestione delle anagrafiche dei Collaboratori: Con la smart card inserita cliccate nella casella Abilitato. Apparirà la finestra di scelta del certificato, in cui selezionare il vostro:
2 Indicate poi l'ordine di appartenenza. Potete infine verificare l'abilitazione premendo il pulsante Prova: essendo il primo accesso al PCT, vi verrà chiesto il PIN della smart card, che resterà poi valido per tutti i successivi accessi fino alla chiusura di Medusa. Potete anche inserire i dati della PEC se desiderate inviare la posta certificata direttamente da Medusa senza passare per la webmail o per un client di posta (p.es. Outlook ). Inserite l'indirizzo della PEC, l'utente (che quasi sempre coincide con l'indirizzo) e la password. Per la configurazione dei server scegliete il vostro gestore nell'apposita casella (se non è presente potete indicare i server scegliendo Configurazione manuale). Con il pulsante Prova potete anche verificare la correttezza delle informazioni inserite. Le PEC spedite da Medusa non saranno presenti nella cartella Posta inviata della webmail o del client di posta. Peraltro ciascuna PEC verrà automaticamente inserita dal sistema come allegato della seconda mail di risposta (quella di consegna). CONSULTAZIONE DI UN FASCICOLO Per consultare un fascicolo scegliete la voce di menu PCT> Consultazione fascicolo per numero di R.G. (o premete il pulsante della barra degli strumenti). Apparirà questa finestra, e se la finestra sottostante è quella di una pratica (o della sua agenda o dei suoi documenti) essa verrà compilata per quanto possibile desumendo le informazioni da quanto avete memorizzato nella pratica: Nell'elenco i primi Uffici sono quelli con almeno una pratica associata, in ordine d'uso (ovvero di numero di pratiche associate); quelli non ancora "utilizzati" sono in ordine alfabetico. Completate e/o rettificate le varie caselle e premete OK. Questo il risultato, con la possibilità di stamparlo: 2
3 Se la finestra sottostante è quella di una pratica, in fase di chiusura o di passaggio ad altro fascicolo vi viene chiesto se volete collegarlo a quella pratica. Se esiste effettivamente corrispondenza tra la pratica e il fascicolo, rispondete affermativamente: renderete più veloci gli accessi successivi. Gli eventi asssociati a documenti visualizzabili sono evidenziati con l'icona del programma predefinito per la loro apertura. Facendo doppio clic sulla riga selezionata, o premendo il pulsante Apri, vengono elencati i documenti collegati all'evento. Ad esempio: Dopo aver selezionato un documento potete aprirne una copia (nella maggioranza dei casi si tratta di un documento PDF, con annotazione delle firme a margine o incorporata) che potrete stampare, salvare e/o inviare via mail tramite il software utilizzato per visionarlo. Oppure potete salvarne un duplicato (comprendente le eventuali firme) nella cartella e con il nome desiderati, o visualizzarne e copiare negli Appunti di Windows l'impronta informatica (hash). Nei primi due casi i documenti vengono scaricati nella cartella indicata nelle Impostazioni dei Documenti: e, se la casella per il collegamento automatico è barrata, vengono anche inseriti con una nuova categoria di sistema tra i documenti dell'eventuale pratica cui il fascicolo è collegato. Saranno quindi successivamente consultabili anche senza accedere al PCT. Se la casella per il collegamento automatico non è barrata i documenti vengono comunque salvati nella cartella predisposta; semplicemente non vengono inseriti tra i documenti della pratica. RICERCA DI FASCICOLI PER PARTI E DATA DI COMPARIZIONE Nel menu PCT trovate la voce Ricerca fascicolo per parti, con cui potete ricercare i fascicoli per parti e data di comparizione, indipendentemente dall'assegnazione ad uno degli Avvocati dello Studio. Si presenta così: Indicate l'avvocato la cui smart card è inserita nel vostro computer, l'ufficio Giudiziario, il registro, i nomi delle parti principali (anche incompleti) e la data di comparizione. Premete poi OK. L'eventuale risultato è stampabile tramite l'apposito pulsante. 3
4 CONSULTAZIONE DELL'AGENDA Si ottiene dalla voce di menu PCT > Agenda (o premendo il pulsante della barra degli strumenti). Anche in questa finestra gli Uffici appaiono nell'ordine specificato sopra, e il segno di spunta è automaticamente attivato solo per gli Uffici "utilizzati": Indicate l'avvocato (o gli Avvocati) interessati, e se volete visualizzare anche le scadenze già riportate (automaticamente o manualmente) nell'agenda delle pratiche, o solo quelle nuove. Premendo OK, dopo un tempo dipendente dal numero di Uffici e di Avvocati selezionati, oltre che dalle condizioni di Internet, appare l'elenco: Per le scadenze colorate in rosso non è stato possibile trovare la pratica corrispondente: in tal caso cliccando sulla dicitura "scegliete la pratica" appare un pulsante che, premuto, vi consente di scegliere cliente e pratica con le consuete modalità (la stessa cosa si ottiene con un doppio clic sulla scadenza). Eventuali scadenze in blu si riferiscono a pratiche chiuse o archiviate. Per la scadenza selezionata avete a disposizione due funzioni: la consultazione del fascicolo del PCT (pulsante Fascicolo) e l'apertura della finestra di gestione delle scadenze di quella pratica (pulsante Agenda o doppio clic sulla scadenza). Il pulsante Importa avvia il processo di importazione nell'agenda di Medusa delle scadenze aventi un segno di spunta nella colonna omonima. Nel caso di Udienza, se esiste già una scadenza di quel tipo ne viene aggiornato l'orario, altrimenti viene creata una scadenza con codice "PW_U". Nel caso di Termine, se esso è già stato riportato automaticamente viene semplicemente aggiornato, altrimenti viene creata una scadenza con codice "PW_T". Viene comunque aggiornato il nome del Giudice. I codici scadenza citati vengono creati automaticamente se non esistono, e potete successivamente personalizzarli dall'apposita finestra di gestione. 4
5 DEPOSITO TELEMATICO DEGLI ATTI La gestione dei depositi degli atti è conforme al Provvedimento del 16/4/2014 emanato dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia. Per il corretto funzionamento, nel PC deve essere installato Microsoft Word (2007 o successivo) oppure Open Office o Libre Office (dalla versione 1.1 in poi). Scegliendo la pratica tramite le consuete modalità nella voce di menu PCT > Depositi e notifiche di Pratica, oppure premendo il pulsante Depositi presente nelle finestre di gestione, dell'agenda e dei documenti di pratica, si apre questa finestra: La griglia vuota di questo esempio significa che non è stato ancora effettuato alcun deposito. Per crearne uno premete Deposito. Se la pratica è già collegata al fascicolo del PCT si aprirà la relativa finestra di consultazione in cui potrete verificare che si tratti del fascicolo corretto. In caso contrario dovrete compilare la seguente finestra: Qualora al fascicolo non sia stato assegnato il numero di R.G. (per esempio nel caso di deposito di un atto introduttivo) lo stesso va lasciato in bianco. 5
6 ATTI INTRODUTTIVI In mancanza di R.G. dovete comunicare a Medusa alcune informazioni aggiuntive relative alla pratica: Notate che il riquadro Dati specifici dell'oggetto si modifica a seconda della tipologia di processo selezionata nel riquadro Ruolo/Materia/Oggetto. Premendo OK appare la finestra con le parti: Sono disponibili i pulsanti per modificare l'anagrafica selezionata (con i tre puntini), per rimuoverla (con il simbolo -), e per aggiungerne una (con il simbolo +), alla quale assegnerete il ruolo dopo averla inserita. 6
7 Qualunque pulsante venga premuto appare la finestra di gestione: La prima parte (il ricorrente, nel nostro esempio) è precompilata con i dati del cliente, tranne la Natura Giuridica che dovete selezionare manualmente tra quelle predisposte come da tabella ministeriale. Per le persone fisiche dovete anche tagliare il nome dalla casella Cognome/Ragione Sociale e incollarlo nella casella Nome. Alle anagrafiche che lo richiedono potete collegare, per mezzo dei tre pulsanti, gli Avvocati e i Consulenti di parte, i cui dati vengono memorizzati per il successivo riutilizzo negli altri depositi: Notate il segno di spunta nella colonna D che individua il domicilio tra i vari indirizzi eventualmente inseriti. 7
8 TUTTI GLI ATTI Con il completamento delle anagrafiche si passa alla finestra di scelta del tipo di atto da depositare, che nel caso di fascicolo con numero di R.G. si presenta subito dopo averlo visualizzato. Per alcuni tipi di atto si può aprire anche una finestra per l'inserimento di ulteriori informazioni specifiche. Si arriva quindi alla generazione della busta: Premete il pulsante con i puntini per selezionare il file che contiene l'atto principale. L'atto deve essere imbustato in formato PDF: Medusa accetta anche documenti Word, Open Office, Libre Office e RTF, provvedendo automaticamente alla conversione in PDF. Per la creazione della busta è necessario averne controllato il contenuto premendo il pulsante Apri; ricordatevi dopo il controllo di chiudere il documento altrimenti sarà impossibile firmarlo. La nota di iscrizione a ruolo, quando necessaria, è generata automaticamente. Con i soliti pulsanti potete aggiungere gli eventuali allegati, indicando per ciascuno di essi il tipo e se deve essere firmato. Tramite il pulsante Apri potete controllarne il contenuto. Il pulsante AC crea l'attestazione di conformità. Il pulsante NIR serve a rigenerare la nota di iscrizione a ruolo. Nel riquadro Anomalie o errori nella busta vengono riportati sia gli errori bloccanti (ad esempio "Atto principale mancante") sia gli avvisi di possibili anomalie (come "Accertarsi di avere inserito la nota spese se necessaria"). Il pulsante Crea Busta è abilitato solo in assenza di errori bloccanti. In basso potete controllare la dimensione della busta man mano che aggiungete allegati. L'attuale limite è di 30 MB. Potete anche ritornare alle finestre delle informazioni aggiuntive eventualmente visualizzate in precedenza, con i pulsanti Fascicolo e Dati Atto (quest'ultimo non visibile nell'esempio illustrato). Il pulsante con i tre puntini nel riquadro delle anomalie e il pulsante Vedi XML visualizzano informazioni tecniche dettagliate. 8
9 Quando è tutto a posto appurate che i documenti da imbustare non siano aperti in altre applicazioni o da altri utenti e premete il pulsante Crea Busta. Medusa provvede a firmare digitalmente l'atto e gli eventuali allegati marcati in tal senso, e vi presenta un riepilogo del deposito in cui potete generare automaticamente una nuova nel programma predefinito di posta, in cui dovete solo verificare che il mittente corrisponda alla PEC dell'avvocato che invia il deposito. Questa funzionalità è disponibile se avete inserito i dati della PEC nell'anagrafica del collaboratore oppure se utilizzate un client di posta compatibile MAPI (ad esempio Outlook, Live TM Mail, Outlook Express, Thunderbird). Diversamente potete salvare la busta in una cartella a piacere premendo Estrai Busta, per poi allegarla manualmente ad un messaggio di posta certificata, il cui oggetto deve iniziare con la parola DEPOSITO in lettere maiuscole. Il file della busta è in formato ENC e il nome predefinito è Atto.enc. A questo punto il deposito è inserito nell'elenco: e i relativi documenti sono collegati alla pratica, con la categoria PW_A: Se lo desiderate, potete disabilitare il collegamento automatico dei documenti entrando in Documenti > Impostazioni e togliendo la spunta alla casella Collega automaticamente i documenti depositati nel PCT. AZIONI SUI DEPOSITI Per ciascun deposito inserito potete aggiornarne l'iter, dalla creazione della busta (inserita automaticamente) fino alla ricezione dell'esito della Cancelleria. Facendo doppio clic sulla colonna interessata (o singolo clic sulla colonna e poi premendo il pulsante coi puntini che vi appare) inserite, modificate o cancellate la data e l'ora del corrispondente evento. Per le ultime tre colonne potete anche indicarne l'esito, che è poi visualizzato in rosso se negativo. Al momento la gestione dell'iter è manuale. Con il pulsante Apri (o facendo doppio clic sulla prima colonna) potete visualizzare il deposito selezionato, senza poterlo modificare qualora risulti già spedito. In questo caso potete duplicarlo per modificarlo e rispendirlo premendo Reinvia. Se volete invece eliminarlo premete Rimuovi. La rimozione non cancella gli eventuali collegamenti agli atti. 9
10 NOTIFICHE VIA PEC Per creare una notifica via PEC ex L. 53/1994 premete il pulsante Notifica nella finestra di gestione dei depositi e delle notifiche descritta nel paragrafo precedente. Le informazioni per la preparazione e l'invio della notifica sono ripartite in cinque schede. Nella prima (Dati della notifica) indicate l'avvocato che la esegue e l'indirizzo PEC da cui partirà, oltre ai dati del fascicolo (se esiste) e a quelli dei soggetti notificanti: Per confermare ciascun notificante va poi premuto il pulsante Aggiungi. Premendo Avanti si passa alla seconda scheda (Destinatari) dove inserire i dati dei soggetti notificandi: 10
11 Nella scheda successiva indicate i documenti da notificare, che potete scegliere tra quelli presenti nel fascicolo PCT (pulsante Aggiungi) e/o tra quelli memorizzati nel computer o nella rete locale (pulsante +). Per ciascuno di essi potete scegliere se firmarlo o meno: 11
12 Proseguendo appare la relata predisposta automaticamente: Per modificare la relata avete a disposizione i pulsanti: Rigenera, per farla riscrivere automaticamente in base alle modifiche apportate alle schede precedenti; Modifica, per aprirla con il vostro elaboratore di testi (una volta completate le modifiche salvate il documento e chiudete il programma); Sfoglia, per sostituirla con un altro documento predisposto separatamente (in questo caso può risultare utile il pulsante Impronte allegati che consente un comodo copia e incolla). 12
13 L'ultima scheda è del tutto analoga alla finestra di invio dei depositi: ALTRE FUNZIONI DEL MENU PCT Eventi visualizza gli eventi registrati nel PCT nel periodo indicato riguardanti gli uffici giudiziari selezionati. Analogamente all'agenda potete collegare i fascicoli alle pratiche, consultare i singoli fascicoli e aprire l'agenda delle singole pratiche. Firma di documenti e Apertura di documenti firmati si spiegano da sè. 13
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