Da DOQUI a PRODE: un percorso per la dematerializzazione

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Virginio Torre
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1 Innovazione, digitalizzazione,, e-governmente Da DOQUI a PRODE: un percorso per la dematerializzazione Genova - Magazzini del Cotone - 16 dicembre 2009 Laura Milone Regione Piemonte

2 Obiettivi DoQui Il progetto di gestione documentale DoQui nasce nel 2007 per volontà di tre enti promotori: con il supporto del Politecnico e l adesione dell Università di Torino. Obiettivi principali dell iniziativa: realizzare un prodotto informatico per la gestione della documentazione elettronica (e non) trattata dagli Enti Pubblici nel rispetto della legislazione vigente; giungere ad una definizione delle funzionalità del sistema e pervenire ad un unica soluzione che permetta a più enti pubblici la condivisione di: regole, modelli organizzativi e processi/procedure costi di sviluppo, manutenzione ed evoluzione.

Obiettivi principali dell iniziativa: realizzare un prodotto informatico per la gestione della documentazione elettronica (e non) trattata dagli Enti

3 Il progetto viene realizzato utilizzando logiche e strumenti open source per: garantire continuità dell investimento degli Enti, Obiettivi DoQui stimolare il co-sviluppo e la collaborazione con il tessuto produttivo ICT del territorio piemontese e creare nuove opportunità di mercato, favorire la sua diffusione/adozione in altre realtà della PA locale e nazionale, e nel mondo delle aziende private grazie alla sua flessibilità in contesti/esigenze diversi, attraverso la costituzione di una Community di utilizzatori, che partecipi attivamente alle attività di progetto, con un modello condiviso con CNIPA/DigitPA.

sua diffusione/adozione in altre realtà della PA locale e nazionale, e nel mondo delle aziende private grazie alla sua flessibilità in contesti/esigenze

4 Obiettivi DoQui L iniziativa si pone tra gli obiettivi anche quello di determinare una ricaduta esterna sul comparto ICT delle aziende del territorio regionale: creando competenze sulla materia documentale e sulle tecnologie nelle imprese (ad oggi 48) coinvolte nella costruzione del sistema; mettendo a disposizione un prodotto informatico con licenze open per favorire la sua adozione in realtà diverse, anche di contesto non pubblico; avviando una linea strategica regionale per lo sviluppo di piattaforme applicative e adesione ai paradigmi del software libero.

del sistema; mettendo a disposizione un prodotto informatico con licenze open per favorire la sua adozione in realtà diverse, anche di

5 Organizzazione DoQui La governance del progetto è affidata allo Steering Committee a cui partecipano, oltre agli Enti finanziatori, anche l Università di Torino e il Politecnico di Torino Steering Committee Governo e indirizzo Enti promotori Gruppo Lavoro Requisiti Acta (requisiti sistema) Segreteria e supporto Tecnico CSI-Piemonte

Politecnico di Torino Steering Committee Governo e indirizzo Enti promotori Gruppo

6 L idea: passare da un sistema protocollo centrico ad un sistema archivio centrico Modello documentale protocollo centrico gestisce la classificazione (titolario) gestisce i fascicoli gestisce, di norma, solo i documenti protocollati. Modello documentale archivio centrico definisce l archivio e la classificazione (titolario) ma anche le strutture aggregative di documenti (fascicoli, dossier, serie ) guida la classificazione gestisce sia documenti protocollati che documenti non protocollati (registrati e non registrati) gestisce la conservazione dei documenti si pone al centro del sistema informativo dell ente. Modello DoQui

Modello documentale archivio centrico definisce l archivio e la classificazione (titolario) ma anche le strutture aggregative di documenti (fascicoli,

7 Soluzione DoQui 1/3 Il sistema per la gestione dell archivio DoQui ACTA è l applicazione configurabile per la gestione dell archivio dell ente pubblico (archivio corrente e archivio di deposito). Convergente verso lo standard Moreq2, di cui è stato condiviso il più possibile il Metadata model. Definita nelle funzioni da un gruppo di lavoro inter-ente (Città di Torino, Regione Piemonte, Provincia di Torino, Politecnico, Università e Csi-Piemonte) e multi-disciplinare (archivio, protocollo, organizzazione, sistema informativo) che si è riunito con frequenza settimanale, un giorno intero, per 18 mesi. Requisiti funzionali definiti con la consulenza della prof.ssa Duranti (Columbia University di Toronto) e verificati con la prof.ssa Guercio (Università di Urbino) e la sovrintendenza ai beni archivistici di Piemonte e Valle d Aosta.

Definita nelle funzioni da un gruppo di lavoro inter-ente (Città di Torino, Regione Piemonte, Provincia di Torino, Politecnico, Università e Csi-Piemonte) e multi-disciplinare (archivio, protocollo,

8 Soluzione DoQui 2/3 La soluzione DoQui prevede moduli di sistema per la gestione del ciclo di vita dei flussi documentali all interno di un organizzazione

9 ACTA Soluzione DoQui 3/3 Soluzione informatica in grado di assolvere alle necessità gestionali dell archivio dell Ente pubblico per quanto riguarda: - classificazione - gestione del titolario - regole di distribuzione della documentazione - politiche di memorizzazione e conservazione (archivio corrente e di deposito). INDEX - Motore di gestione dei contenuti digitali basato su un modello infrastrutturale SOA con i servizi base di document management - Conforme ai requisiti in materia di accessibilità previsti dalla Legge Stanca - Garantisce un adeguato grado di ergonomia grazie alle funzionalità tipiche del web 2.0

10 Risultati DoQui Piemonte 1/2 Alcuni numeri sull utilizzo della piattaforma: Integrazione di DoQui con l applicativo di gestione dei mandati elettronici di pagamento di Regione Piemonte per l archiviazione e la conservazione dei documenti esclusivamente in formato digitale: a regime documenti/anno (mandati, quietanze, ricevute ). Archiviazione delle denunce ICI digitalizzate della Città di Torino (anni ): documenti (archivio consultabile con microacta).

esclusivamente in formato digitale: a regime 120.000 documenti/anno (mandati, quietanze, ricevute ).

11 Alcuni numeri sull utilizzo della piattaforma Risultati DoQui Piemonte 2/2 Cedolini elettronici gestiti nella piattaforma dal 2008 a fine 2009: Il servizio è attivo per: Regione Piemonte (Giunta) dipendenti Regione Piemonte (Consiglio Regionale) dipendenti Provincia di Torino dipendenti ARPA Piemonte dipendenti Città di Pinerolo dipendenti Comune di Torino - circa 8000 dipendenti entro fine 2009 CSI Piemonte dipendenti Fatture Elettroniche della Provincia di Torino: stimate circa fatture/anno

000 Il servizio è attivo per: Regione Piemonte (Giunta) - 2528 dipendenti Regione Piemonte (Consiglio Regionale) - 340 dipendenti

12 Evoluzione DoQui in cooperazione interregionale: Convenzione Nord-Ovest Adozione della soluzione DoQui da parte di Regione Liguria e Regione Valle d Aosta Obiettivi: Adozione di DoQui come soluzione di gestione dell archivio corrente, costituito dalla documentazione elettronica prodotta e ricevuta dagli uffici regionali. Risultati: Sperimentazione della piattaforma infrastrutturale INDEX attraverso lo sviluppo di applicativi gestionali che memorizzano documentazione elettronica sulla piattaforma.

dalla documentazione elettronica prodotta e ricevuta dagli uffici regionali.

13 Evoluzione DoQui in cooperazione interregionale: Accordo CISIS Pro.De. (Progetto Dematerializzazione): Presupposti La Regione, intesa come ente e come territorio, è il soggetto più indicato a svolgere un ruolo di traino, di guida e di stimolo sul versante dell innovazione a vantaggio della propria organizzazione e del territorio. Definire le premesse per costruire un cammino comune nei processi di dematerializzazione: creare sinergie a partire dalle diverse esperienze realizzate dalle Regioni interessate all iniziativa, integrare ciò che è stato prodotto da altri tavoli e da altri soggetti istituzionali sul tema.

guida e di stimolo sul versante dell innovazione a vantaggio della propria organizzazione e del territorio.

14 Evoluzione DoQui in cooperazione interregionale: Accordo CISIS Pro.De. (Progetto Dematerializzazione): Obiettivi Convergere su un paradigma di riferimento comune, con individuazione di un modello concettuale-archivistico di riferimento. Identificare standard per l individuazione di piattaforme comuni e per gestire in modo aperto il rapporto con il mercato dei fornitori, favorendo l omogeneità e la non unicità dei prodotti utilizzati. Individuare un set di indicatori che permettano a ciascun ente di verificare, in ottica di benchmarking, il grado di dematerializzazione raggiunto. Definire per ogni Regione i Piani di Rilascio specifici, relativi alle soluzioni di interesse a partire da un modello standard di piano.

Identificare standard per l individuazione di piattaforme comuni e per gestire in modo aperto il rapporto con il mercato dei fornitori, favorendo l omogeneità e la non unicità dei

15 Evoluzione DoQui in cooperazione interregionale: Accordo CISIS Pro.De. (Progetto Dematerializzazione): Soluzione Strutturato in 4 task centrali su tematiche di interesse generale attinenti il nucleo comune di riferimento dei processi di dematerializzazione (archivio, cruscotto e interfacce) e 7 task radiali per la definizione di possibili soluzioni applicative e organizzative per la produzione e la gestione dei flussi documentali digitali. Modello organizzativo desunto dal progetto ICAR. Regione Piemonte capofila del task centrale 2 Nucleo di condivisione dell archivio corrente basato sul modello DoQui. Vi aderiscono, per il momento, 10 Regioni e CISIS con ruolo di supporto tecnico amministrativo, governance tecnica e monitoraggio.

(archivio, cruscotto e interfacce) e 7 task radiali per la definizione di possibili soluzioni applicative e organizzative per la produzione e la gestione dei flussi documentali digitali.

16 Riferimenti DoQui

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