PARER: Il Polo Archivistico dell Emilia-Romagna

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1 PARER: Il Polo Archivistico dell Emilia-Romagna Bolzano 24 maggio 2016

2 La conservazione dei documenti informatici Processo che ha come obiettivo primario il mantenimento nel lungo periodo delle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei seguenti oggetti: Documenti informatici e documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati Fascicoli informatici o altre aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati La sfida è garantire che in un futuro anche lontano i documenti informatici prodotti oggi possono continuare ad essere letti e utilizzati assicurando il loro valore giuridico e la loro corretta collocazione nell'ambito dell'archivio dei soggetti produttori OMAT Roma 24 ottobre 2007

3 ParER: chi è costui? Il PARER (Polo Archivistico della Regione Emilia-Romagna) è l Archivio Digitale della Pubblica Amministrazione in Emilia-Romagna, per la conservazione dei documenti informatici e in generale di ogni oggetto digitale OMAT Roma 24 ottobre 2007

4 Parer è un conservatore accreditato presso AGID ParER opera secondo il modello organizzativo definito all art. 5, comma 2, lettera b) e comma 3 delle Regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione), il quale prevede che le pubbliche amministrazioni possano affidare i servizi di conservazione ad altri soggetti, a condizione che questi siano conservatori accreditati presso AgID. L accreditamento attesta il possesso dei requisiti di livello più elevato in termini di qualità e sicurezza (art. 44-bis del CAD). ParER E CONSERVATORE ACCREDITATO presso AGID in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche del CAD

5 I principi fondanti di ParER Custode affidabile Principio dell ininterrotta custodia Logica di concentrazione e di elevata specializzazione

6 Custode affidabile Terza parte neutrale: una persona giuridica che non ha interesse nel contenuto dei documenti e non ha ragione di alterare i documenti sotto la sua custodia, che inoltre cercherà di non permettere a nessuno di alterare i documenti sia accidentalmente che di proposito. Equipaggiata con le conoscenze e le capacità necessarie per adempiere alle sue responsabilità e che dispone di un affidabile ( trusted ) sistema di conservazione Garante istituzionale: la natura pubblica di ParER assicura la continuità nel tempo della funzione di conservazione, aspetto cruciale considerando che gran parte della documentazione è a conservazione illimitata. Il Polo archivistico è per sempre.

7 Ininterrotta custodia Parer garantisce una tracciabile e ininterrotta linea di cura, controllo e possesso di un complesso di documenti d'archivio finalizzata alla protezione dell'autenticità del documento d'archivio

8 Logica di concentrazione e di elevata specializzazione Il PAR-ER si configura come un archivio unico di tipo federato a cui gli enti produttori aderenti conferiscono i proprio archivi usufruendo al contempo di un servizio di alto livello professionale, sia tecnologico che archivistico Due fondamentali motivazioni: Il contenimento dei costi per funzioni particolarmente onerose per l'ente produttore evitando il moltiplicarsi di strutture di conservazione Il presidio archivistico tecnologico e organizzativo su attività che implicano professionalità, risorse e strutture adeguatamente formate e gestite Gli interventi necessari non sono oggi sostenibili da una singola amministrazione 8

9 Parer: i numeri a maggio 2016 Convenzioni e accordi sottoscritti: 572 (341 convenzioni con Enti regionali; 29 convenzioni con Aziende sanitarie e ASP Regionali; 99 Enti fuori regione; 104 Istituti Scolastici) Enti che stanno versando documenti: 320 (di cui 72 fuori regione) Documenti in conservazione: Unità documentarie: Documenti: Studi da sistemi PACS 2,5 milioni Dimensione archivio: 120 Terabyte Terabyte immagini (dati al 5 maggio 2016) 9

10 Parer in Emlia-Romagna 10

11 Parer: gli Enti fuori-regione Comune di Porto Empedocle Provincia di Sondrio Comune di San Benedetto Po Comune di Montecchio Precalcino Comune di Vigevano Provincia di Lecco Comune di Legnago Comune di Moncalieri Provincia di Agrigento Comune di Afragola Comune di Nerviano Comune di Avezzano Regione Valle d'aosta Regione Lazio Comunità Montana Valtellina di Sondrio Comune di Bergamo Provincia di Genova Provincia di Savona Comune di Cassano Magnago Comune di Bareggio Comune di Monza Provincia di Varese Regione Liguria Comune di Castelfranco di Sotto Comune di Albisola Superiore Città Metropolitana di Bari Azienda Ospedaliera S.Croce e Carle Comune di Cagliari Comune di Pieve a Nievole Provincia Autonoma di Trento Regione Puglia Comune di Alassio Comune di Corsico AVEPA - Agenzia Veneta per i Pagamenti in Agricoltura Comune di Novate Milanese Comune di Rivoli Azienda Sanitaria Locale CN1 di Cuneo Comune di Lavagna Comune di Albano Sant'Alessandro Comune di Fabriano Comune di Suzzara Comune di Venaria Reale Comune di Castel d'ario Unione dei Comuni del Basso Vicentino Corte Costituzionale Comune di Carnate Comune di Gallarate Comune di Sondrio Comune di Lurate Caccivio Comune di Agrate Brianza Comune di Gioia del Colle Comune di Ostiglia Comune di Lodi Comune di Pioltello Comune di San Donato Milanese Comune di Villimpenta Comune di Roncoferraro Comune di Carmignano Comune di Nembro Azienda Sanitaria Locale CN2 Alba-Bra Comune di Pegognaga Unione dei Comuni Amiata Val d'orcia Comune di Castel Goffredo Comune di San Giovanni Valdarno Comune di Capua Comune di Capannori Comune di Bracciano Comune di Ostuni Comune di Piossasco Comune di Porcari Comune di Ussana Comune di Castel Madama Comune di Magliano in Toscana Comune di Castelnuovo di Garfagnana Comune di Suelli Comune di Arona Comune di Olbia Comune di San Bonifacio Comune di Malnate Comune di Pontirolo Nuovo Comune di Pisa Comune di Beinasco Comune di Vernate Comune di Medolago Comune di Ozzero Comune di Berbenno Comune di Scanzorosciate Comune di Sant'Antioco Comune di Vanzaghello Comune di Bottanuco Comune di Borgomanero Comune di Seriate Comune di San Polo dei Cavalieri Comune di Bardonecchia Comune di Bovezzo Comune di Domodossola Città Metropolitana di Palermo Comune di Orero Comune di Coreglia Ligure Comune di Monvalle Comune di Limbiate Comune di Sedriano Comune di Cuggiono Comune di Porto Mantovano Comune di Savona Provincia Autonoma di Bolzano Comune di Gornate Olona Città Metropolitana di Roma Comune di Gassino Torinese Comune di Milano Istituto "Giannina Gaslini" di Genova Provincia dell'aquila Comune di Ranica to be continued 11

12 Parer: il conservatore per le altre Regioni ( oltre alla Provincia autonoma di Bolzano) La Provincia autonoma di Trento utilizza da gennaio 2016 i servizi di conservazione del ParER che saranno estesi nel 2016 a 255 enti, alla azienda sanitaria e all Università di Trento La Regione Val D Aosta conserva con Parer e si sta studiando un accordo quadro per la conservazione dei documenti digitali per i 70 Enti del territorio La Regione Puglia ha installato in riuso il software di conservazione del Polo Archivistico dell Emilia Romagna e con il nostro supporto partirà a marzo 2016 con i servizi di conservazione La Regione Marche sta riutilizzando una versione adattata del software di conservazione del ParER da un paio di anni e ha chiesto l accreditamento ad Agid La Regione Piemonte (tramite il CSI Piemonte), la Regione Calabria (tramite il cisis) e la Regione Abruzzo (per contatto diretto) ci hanno chiesto di studiare un accordo per la conservazione presso Parer degli Enti dei loro territori La Regione Liguria conserva i contratti e i registri di protocollo con Parer La Regione Lazio conserva i contratti con Parer 12

13 PARER conservatore degli Enti fuori dall Emilia- Romagna: Regioni Province Comuni Città metropolitane Unioni di comuni Aziende sanitarie 13

14 Parer: conservatore nella PA centrale A Luglio 2013 è stato stipulato un accordo con l Archivio Centrale dello Stato e Agenzia Italia Digitale (Agid) per condividere l esperienza del Parer e per conservare i documenti informatici della PA centrale (ministeri e Agenzie governative) e di Agid; Agid ha già iniziato a conservare. LE SEDI DEL MINISTERO CHE HANNO GIA ADERITO Il Ministero dei Beni Culturali ha iniziato la conservazione del registro di protocollo presso Parer. Hanno già aderito 195 strutture (Archivi di Stato, Soprintendenze, Musei, Biblioteche, ) su circa 300 totali. Sono già attive 85 strutture (AOO). 14

15 Parer: conservatore nella PA centrale La Corte Costituzionale ha sottoscritto un accordo per la conservazione con Parer. I servizi sono in corso di avviamento. Enac conserverà con Parer in seguito al protocollo d intesa firmato con la Regione Emilia-Romagna. Si sono già avviate le attività tecniche, si prevede di effettuare i primi test entro breve. Ci sono contatti con il Ministero dell Ambiente e il Ministero dei Lavori Pubblici (si veda slide successiva). 15

16 Risparmi in Emilia-Romagna: due casi concreti > Bollettino Ufficiale Telematico della Regione Emilia-Romagna - La digitalizzazione e diffusione in forma telematica del BURERT consente un risparmio di 2.3 Milioni di Euro all'anno (spese di distribuzione circa ,00/anno, spese di tipografia circa ,00/anno) > Piani Urbanistici Comunali - l'invio e la conservazione digitale permette agli enti locali un risparmio sulle stampe di almeno Euro (circa Euro per PUC per ogni Comune) I risparmi annui conseguiti da due soli interventi di dematerializzazione già superano i costi di gestione del Polo Archivistico Regionale 16

17 Percorso istituzionale per la costituzione del Parer

18 Un po di storia 2010: presso l Istituto Beni Artistici Culturali Naturali (IBACN) viene costituito il Polo archivistico dell Emilia-Romagna dopo uno studio di fattibilità durato tre anni e condotto da un tavolo tecnico di esperti del settore e con la supervisione della Sovrintendenza archivistica entra in esercizio con l avvio dei servizi di conservazione per la Regione Emilia-Romagna 2011: vengono estesi i servizi ad altri enti (Province, Comuni, Università) e viene completato lo sviluppo del nuovo sistema di conservazione (SacER) 2012: sono avviati i servizi di conservazione per le aziende sanitarie (documentazione amministrativa e referti) 2013: Viene avviato il servizio di conservazione delle immagini diagnostiche ed estesa la conservazione a enti esterni all Emilia-Romagna : continua lo sviluppo delle funzionalità del sistema di conservazione, lo sviluppo di sistemi di accesso alla documentazione conservata e l insourcing dei servizi di data center 18

19 La Legge Regionale n. 17 del 29/10/2008 Una legge per ParER Modifiche alla legge regionale n. 29 del 1995: Legge Regionale n. 17 del 29/10/2008, Art. 8 Al comma 1 dell articolo 2 della legge regionale 10 aprile 1995, n. 29 (Riordinamento dello Istituto dei beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna) è aggiunta la seguente lettera: "f bis) svolge la funzione di archiviazione e conservazione dei documenti informatici, con le modalità previste dalla normativa vigente, prodotti dalla Regione e, mediante apposita convenzione, dei documenti prodotti da Province, Comuni e altri soggetti pubblici." Ora (modifiche apportate dalla L.R. 17/2013) : "f bis) svolge la funzioni di archiviazione e conservazione dei documenti informatici anche a rilevanza fiscale, con le modalità previste dalla normativa vigente, prodotti o ricevuti dalla Regione e dagli altri soggetti di cui all art. 19, comma 5 lettera a) della L..R. 24 maggio 2004 n. 11 nonché, mediante apposita convenzione, dei documenti informatici prodotti o ricevuti dai soggetti di cui di cui all art. 19, comma 5 lettera b) della medesima legge e da altri soggetti pubblici." 19

20 LEGGE REGIONALE 24 maggio 2004, n. 11 SVILUPPO REGIONALE DELLA SOCIETA DELL INFORMAZIONE Approvate le modifiche con la L.R. 17/2013 Art. 2 Ruolo e funzioni della Regione 4 bis La Regione, anche in collaborazione con le altre pubbliche amministrazioni interessate, favorisce altresì lo sviluppo integrato della conservazione digitale dei documenti informatici e, nel rispetto dei principi di efficacia, efficienza ed economicità, svolge le funzioni di archiviazione e conservazione digitale dei documenti informatici secondo quanto disposto dall articolo 2, comma 1, lettera f bis) della legge regionale 10 aprile 1995, n. 29 (Riordinamento dell Istituto dei beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna). Art. 16 Modalità di coordinamento e ottimizzazione delle risorse 3 - I soggetti di cui all articolo 19, comma 5, lettera a) sono obbligati ad utilizzare le funzioni di archiviazione e conservazione digitale dei documenti informatici svolte secondo quanto disposto dall articolo 2, comma 1, lettera f bis) della legge regionale n. 29 del Art. 19 comma 5 a) la Regione, gli enti e gli organismi regionali, le loro associazioni e consorzi, quali le agenzie, le aziende e gli istituti, anche autonomi, nonché gli enti e le aziende del Servizio sanitario regionale, ed inoltre gli organismi di diritto pubblico e le società strumentali partecipate in misura totalitaria o maggioritaria dai soggetti di cui alla presente lettera b) Gli Enti locali, i loro enti ed organismi, le loro associazioni, unioni e consorzi, quali le aziende e gli istituti, anche autonomi, le istituzioni, gli organismi di diritto pubblico e le società strumentali partecipate in misura totalitaria o maggioritaria da tali soggetti ed inoltre gli istituti di istruzione scolastica e universitaria operanti nel territorio regionale; 20

21 Collaborazione con la Soprintendenza Archivistica La Soprintendenza archivistica per l Emilia-Romagna svolge un ruolo di vigilanza per verificare che il processo di conservazione avvenga in modo conforme alla normativa e ai principi di corretta e ininterrotta custodia ParER nel 2010 ha stipulato un accordo di collaborazione con la Soprintendenza Archivistica dell'emilia-romagna che prevede tra i punti più qualificanti: La semplificazione delle procedure di autorizzazione al trasferimento mediante l'approvazione preventiva dello schema di convenzione L agevolazione dell'attività ispettiva Il supporto e consulenza agli enti produttori 21

22 Processi e organizzazione del Parer

23 Ruoli e responsabilità PRODUTTORE UTENTE È l Ente produttore che trasmette a ParER i documenti da conservare, garantendone l autenticità e l integrità. I rapporti tra ParER ed Ente produttore sono regolati da Convenzione e Disciplinare tecnico MANAGEMENT È l IBACN-Regione Emilia-Romagna che, stabilisce la politica globale di ParER, gli obiettivi di lungo termine e ne assicura il finanziamento È la Comunità di riferimento (enti pubblici e privati, ricercatori, cittadini) che accedono a ParER quale archivio di deposito e storico per finalità amministrative, scientifiche, di ricerca storica, ecc.

24 Organizzazione del ParER Responsabile ParER Area funzioni di supporto (segreteria, legale, comunicazione) Area funzione di conservazione digitale e cartacea Area servizi tecnologici ed infrastrutture Area tecnologie e sviluppo sistemi di conservazione Area esercizio dei servizi di conservazione Il responsabile dell Area funzione di conservazione digitale e cartacea è il responsabile della conservazione e ha un Ciascuna Area, in base agli ambiti che le competono, partecipa con le ruolo di supervisione, auditing interno e proprie risorse alla funzione di conservazione verifica della coerenza con la normativa vigente dei servizi di conservazione 24

25 Manuale di Conservazione Il Manuale di conservazione descrive il modello organizzativo della conservazione adottato e illustra nel dettaglio l organizzazione della struttura che realizza il processo di conservazione, definendo i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi nel modello organizzativo di funzionamento dell attività di conservazione. Descrive inoltre il processo, le architetture e le infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del Sistema di conservazione. 25

26 La struttura del ParER Personale: Servizio composto da personale specializzato: Dirigente, Conservatore, 4 archivisti, 4 informatici, 2 staff giuridico-amministrativo, 4 addetti all'archivio storico + risorse esterne: (4 archivisti e 8 informatici) Tecnologia: storage ad alta affidabilità, pieno controllo e sviluppo sw di conservazione su base open source Risorse: risorse economiche specificamente destinate 26

27 Enti produttori e rapporti amministrativi con il Parer

28 Tipologie di produttori e stime documenti prodotti La sanità rappresenta, per numerosità di documentazione prodotta, il maggiore fra i produttori di documenti informatici (circa 90% di tutta la documentazione digitale) ma rappresenta solo una minima parte degli enti produttori: sono gli altri enti (ad es. Comuni) ad avere una maggior capillarità sul territorio e a gestire la maggior varietà di documenti ed oggetti digitalizzati 28

29 Convenzioni con gli Enti Produttori > I rapporti con tutti gli enti sono regolati da apposite convenzioni, integrate da un disciplinare tecnico: Le convenzioni regolano i rapporti di servizio tra ente produttore e ParER, e più precisamente: natura dei servizi offerti; responsabilità delle parti; condizioni economiche. Nel disciplinare tecnico sono contenuti gli elementi di dettaglio inerenti i servizi di conservazione, con particolare riferimento a: tipologia dei documenti conservati, formati accettati, set minimo di metadati, requisiti tecnici per l'interfacciamento dei sistemi. 29

30 Documenti e oggetti digitali conservati da PArER

31 Articolo 3 delle Regole tecniche 1. [ ] il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico dal [ ] produttore fino all eventuale scarto, la conservazione, tramite l adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità: a) i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati; b) i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati, contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all aggregazione documentale. 2. Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento dell intero ciclo di gestione dell oggetto conservato nell ambito del processo di conservazione. 3. Il sistema di conservazione garantisce l accesso all oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall evolversi del contesto tecnologico.

32 Oggetti sottoposti a conservazione Documenti informatici (e relativi metadati) (inclusi documenti amministrativi informatici) Aggregazioni documentali informatiche (e relativi metadati) (fascicoli e serie)

33 Tre Filiere per la conservazione 1 CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA Documenti di protocollo, delibere, determinazioni, registri, documenti fiscali 2 CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE SANITARIA Referti, lettere di dimissioni, verbali operatori, di pronti soccorso, documentazione prestazioni sanitarie,... 3 CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI E OGGETTI MULTIMEDIALI Immagini prodotte dai sistemi PACS, Immagini da fondi culturali, video e registrazioni audio,

34 ParER: i documenti in conservazione Tipologia Ente Versante Aziende Sanitarie Comuni Province / Città metropolitane / Unioni di comuni Regione, Agenzie, Istituti Tipologie Documentali Versate Delibere del Direttore Generale, determine, documenti protocollati, registri giornalieri di protocollo, contratti, ordinativi informatici, documentazione fiscale: libro giornale e fatture, CUD, cedolini stipendiali DOCUMENTAZIONE SANITARIA: referti, lettere di dimissione, ricetta elettronica, immagini diagnostiche, cartelle cliniche Atti del sindaco, contratti, delibere di giunta e di consiglio, determine, documenti protocollati e non protocollati, registri giornalieri di protocollo, interrogazioni, liquidazioni, ordinativi di pagamento, pubblicazioni di matrimonio, documentazione fiscale: fatture Atti del presidente, contratti, delibere di giunta e di consiglio, determine, documenti protocollati e non protocollati, registri giornalieri di protocollo, ordinativi di pagamento, documentazione fiscale: fatture Bollettino ufficiale RER, determine, documenti protocollati e non protocollati, DURC, protocolli di intesa, registri giornalieri di protocollo, strumenti urbanistici Scuole Università Registri giornalieri di protocollo, pagelle, registri di classe e dei professori Verbali di esame, tesi di laurea 34

35 Il sistema di conservazione

36 Sacer, il sistema di conservazione Il software SACER (Sistema per l Archivio di Conservazione dell Emilia-Romagna) è stato progettato e sviluppato da ParER secondo lo standard internazionale OAIS. Valore aggiunto della scelta make : Proprietà Controllo completo Indipendenza dal singolo fornitore di prodotto Possibilità di riuso e sviluppo condiviso 36

37 Schema logico di Sacer

38 Infrastruttura generale

39 Infrastruttura tecnologica Il sistema è progettato e realizzato in maniera da fornire un elevata continuità di servizio, garantire l integrità degli oggetti conservati, gestire grandi volumi di dati, mantenere performance stabili indipendentemente dai volumi di attività ed assicurare la riservatezza degli accessi. Il Sistema è sviluppato con tecnologie di larga diffusione open source o comunque di libero utilizzo, a parte il Data Base, che, per ragioni di sicurezza e di performance, è proprietario ma standard SQL, e il sistema di gestione dello storage su cassetta, che è legato alla tecnologia della tape library. Il Sistema è realizzato su due siti a circa 200 chilometri l uno dall altro: un sito primario, installato presso il CED della Regione Emilia-Romagna a Bologna, ed un sito secondario, installato presso il Data Center di Telecom Italia a Rozzano (Milano), che ha lo scopo di subentrare come sito di Disaster recovery nel caso di caduta irreparabile del sito primario

40 Integrità degli oggetti conservati Replica dei dati sul sito secondario Procedure di backup: incrementale giornaliero e full backup a caldo settimanale, sia sul sito primario che sul sito secondario. Sul sito secondario è prevista la produzione di una seconda copia del backup conservata in un sito di vault Controllo dell integrità degli oggetti memorizzati sul Data Base sfruttando funzionalità intrinseche di Oracle Controllo dell integrità degli oggetti memorizzati su nastri magnetici sfruttando le funzionalità intrinseche del modulo di archiving In caso di anomalie sono previste procedure applicative di ripristino basate sulla migrazione dei supporti e/o sulla replica e il backup dei dati 40

41 ParER: una esperienza che diventa un modello

42 Partecipazione ai tavoli nazionali per regole tecniche CAD ParER ha partecipato nel corso del 2011 ai gruppi di lavoro per la definizione delle bozze delle regole tecniche su documento informatico, protocollo informatico e sistema di conservazione, che recepiscono alcuni elementi del suo modello di conservazione 42

43 Progetto ARCA Architettura per la Rete nazionale dei poli Conservativi e Accesso dei documenti informatici della Pubblica Amministrazione Roma, Gennaio 2014

44 Scuole/ Università Prefetture Tribunali Il progetto ARCA Modello dell architettura a rete dei Poli conservativi Fruitori CITTADINI IMPRESE PA Rete nazionale dei Poli Conservativi Poli Conservativi di Area / competenza territoriale Polo Conservativo PA Centrale DC 1 DC 2 DC n DC a DC b DC c Enti produttori PAL ASL Uff. Periferici della PA PAC Enti Pubblici non economici Società Partecipate 44

45 Sito internet PArER: 45

46 Newsletter e Comunità web sugli archivi digitali Ci si può iscrivere dal sito internet del Parer 46 46

47 Marco Calzolari (Responsabile Parer) Telefono: Carla Tomassetti Telefono:

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