I NOSTRI VALORI E I NOSTRI STANDARD LA BASE DEL NOSTRO SUCCESSO. Codice etico Terza edizione

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1 I NOSTI VALOI E I NOSTI STANA LA BASE EL NOSTO SUCCESSO Codice etico Terza edizione

2 ULTEIOE ASSISTENZA isorse per i nostri dipendenti Supervisore o manager Per iniziare, rivolgetevi alla persona che meglio conosce la vostra area di responsabilità: il vostro supervisore. isorse umane Per questioni relative ai dipendenti, che interessano la direzione e/o altri dipendenti, rivolgetevi al vostro rappresentante locale delle isorse umane. irezione legale La direzione legale può fornirvi assistenza per i dubbi relativi a leggi e pratiche aziendali accettabili. Ogni gruppo aziendale si avvale dei servizi di alcuni avvocati. irettore finanziario Per domande relative ad aspetti finanziari, potrete rivolgervi al irettore finanziario assegnato alla vostra unità aziendale. Global Compliance (GCO) I responsabili per la conformità a livello di divisione, area geografica e Paese possono rispondere ai vostri dubbi su politiche e pratiche aziendali. Potrete inoltre richiedere assistenza ai rappresentanti di Global Compliance (GCO), tra cui gli uffici di Etica, Privacy e Sicurezza globale e ambiente. Ufficio Etica È possibile che in certe situazioni preferiate esporre i vostri dubbi o domande su I nostri valori e i nostri standard a un soggetto esterno alla vostra divisione/ sede. L ufficio Etica è la risorsa aziendale disponibile per rispondere alle domande o risolvere i vostri dubbi. Vi invitiamo a rivolgervi all ufficio Etica in qualunque momento e per qualsiasi problema legato a I nostri valori e i nostri standard, oppure per discutere i vostri dubbi su possibili violazioni di standard, leggi o regolamenti interni. Il dipendente o soggetto esterno che solleva una questione relativa alle pratiche aziendali sarà protetto da possibili ritorsioni. La protezione è garantita anche a coloro che forniscono informazioni nell ambito di un indagine. PE CONTATTAE L UFFICIO ETICA Numero di telefono diretto: +(1) Numero verde: +(1) Numero di fax riservato: +(1) AdviceLine AdviceLine è una linea esterna riservata, offerta per discutere dubbi e potenziali violazioni de I nostri valori e i nostri standard. È disponibile tutti i giorni, 24 ore su 24. Sono disponibili interpreti per assistervi. PE CONTATTAE L AVICELINE Accesso online all indirizzo Numero verde diretto: +(1) Per addebitare la chiamata al destinatario, selezionare il numero dell operatore telefonico locale e richiedere il collegamento al numero +(1) Organismo di controllo del Consiglio di amministrazione L Organismo di controllo del Consiglio di amministrazione ha predisposto una procedura tramite la quale i dipendenti possono rivolgersi ad esso per presentare reclami in merito a contabilità, controlli interni o aspetti di revisione, e che consente di sottoporre preoccupazioni su aspetti controversi di contabilità o revisione in modo anonimo o riservato. Se desiderate presentare un reclamo o sottoporre un dubbio all Organismo di controllo, potete rivolgervi all ufficio Etica o all AdviceLine tramite i recapiti indicati in alto. La vostra segnalazione sarà inoltrata al Presidente dell Organismo di controllo del Consiglio. Merck/MS - Codice etico, terza edizione

3 Cari colleghi di Merck, è trascorso poco più di un decennio da quando Merck ha presentato per la prima volta l opuscolo I nostri valori e i nostri standard, nel Questi dodici anni sono stati testimoni di un cambiamento sorprendente per la nostra Società, il nostro settore e il mondo stesso. Abbiamo affrontato, e continueremo ad affrontare in futuro, le sfide delle nuove tecnologie, di una nuova leadership e nuove strutture organizzative, di nuovi modelli di business e nuovi modi di operare a ogni livello della nostra Società. E tuttavia, sfogliando questo opuscolo sono colpito dalla saldezza dei nostri valori e dei nostri standard fondamentali, che continuano a guidare con efficacia le nostre operazioni in questo ambiente in rapido cambiamento. Onestà, integrità ed elevati standard di condotta restano tuttora i capisaldi su cui costruiamo la nuova Merck. La terza edizione de I nostri valori e i nostri standard ripropone questi standard e valori duraturi, rivisitandoli in parte per affrontare nuove sfide. Ad esempio, in questa edizione troverete gli standard per l utilizzo dei social media e standard ampliati sulla privacy. Vi invito a consultare in modo approfondito questa edizione de I nostri valori e i nostri standard, riflettendo su come ciascuno di noi possa promuovere ulteriormente etica e integrità in ogni aspetto del nostro servizio verso i pazienti. La nostra missione è quella di scoprire, sviluppare e fornire prodotti e servizi innovativi, che possano salvare e migliorare vite. Qualunque crescita o cambiamento affronteremo, l essenza di ciò che siamo, incarnato dai nostri valori e dai nostri standard, resterà costante. E questi valori e standard saranno sempre le basi più autentiche del nostro successo. Cordialmente, Kenneth C. Frazier Presidente e Amministratore delegato Merck/MS - Codice etico, terza edizione 1

4 SOMMAIO Introduzione... 4 isorse... 6 I nostri clienti... 7 Qualità di prodotti e servizi... 7 Eventi avversi o reclami sulla qualità dei prodotti... 7 Correttezza nella comunicazione... 7 Studi clinici... 8 Integrità accademica e scientifica... 9 Studi clinici successivi alla commercializzazione... 9 egali ed eventi sociali... 9 Offerta di regali... 9 Accettazione di regali Offerta di inviti a pranzi, cene o eventi sociali Inviti a conferenze o simposi Concorrenza equa Ottenere informazioni sulla concorrenza Protezione dei dati e privacy di pazienti e consumatori I nostri colleghi Il nostro ambiente di lavoro Privacy dei dipendenti Pari opportunità Salute e sicurezza Abuso di alcol e sostanze stupefacenti Molestie sul posto di lavoro Violenza sul posto di lavoro Molestie sessuali Assunzione di amici e parenti I nostri azionisti Conflitti di interesse Uso dei beni aziendali Uso personale degli strumenti di comunicazione Uso dei social media Protezione delle informazioni aziendali Accuratezza dei libri e delle scritture contabili Accuratezza delle divulgazioni pubbliche Insider trading I nostri fornitori Scelta dei fornitori apporti con i fornitori Accettazione di regali Accettazione di inviti a pranzi, cene o eventi mondani Le nostre comunità e la società Filantropia e investimenti nelle comunità iritti umani Comunicazioni pubbliche Tutela dell ambiente Pratiche operative Benessere degli animali Pagamenti non corretti Impiego e scelta degli agenti Osservanza di leggi, norme e regolamenti Leggi sulla sanità degli Stati Uniti Boicottaggi Sanzioni economiche e altri regolamenti su importazione ed esportazione Attività politiche Esprimere i propri dubbi Indagini su possibili episodi di cattiva condotta Anonimato e riservatezza itorsioni esponsabilità della direzione nel creare una cultura aperta a discussioni e segnalazioni Linee guida per esprimere i propri dubbi Linee guida per raccogliere le segnalazioni di dubbi Glossario Merck/MS - Codice etico, terza edizione 3

5 INTOUZIONE SCOPO I nostri valori e i nostri standard costituiscono da sempre le basi del successo di Merck/MS. Essi ispirano fiducia nella comunità medica, nei funzionari governativi, negli enti normativi, nei mercati finanziari, nei nostri clienti e pazienti: in tutti coloro che sono essenziali per il nostro successo. Inoltre, questi valori ispirano fiducia nei nostri dipendenti, creando un giusto senso di orgoglio e il desiderio condiviso di raggiungere obiettivi ambiziosi insieme a Merck/MS. Certo, per noi i risultati sono estremamente importanti. Ma riteniamo altrettanto importante il modo in cui li raggiungiamo. Gli ultimi anni hanno trasformato profondamente il nostro modo di operare. Tuttavia, qualunque crescita o cambiamento affronteremo, l essenza di ciò che siamo resterà costante: offrire prodotti e servizi distintivi e innovativi, che salvino vite e ne migliorino la qualità. Non dimentichiamo mai che la medicina è per la gente. Non mira ai profitti. I profitti sono una conseguenza, e se lo teniamo a mente non mancheranno mai di presentarsi. Come possiamo offrire il meglio della medicina a ciascuno? Non potremo fermarci finché non troveremo il modo di offrire a tutti i nostri risultati migliori. George W. Merck Le parole pronunciate da George W. Merck nel 1950, la medicina è per la gente, spiegano i valori e le aspirazioni della nostra Società. A volte, tuttavia, non è del tutto chiaro come queste parole debbano tradursi nelle decisioni e nelle attività quotidiane di ciascuno di noi, dipendenti di Merck/MS. Il presente opuscolo illustra il modo in cui vengono applicati i valori della Società, fornendo standard di condotta da seguire nei rapporti con i nostri principali interlocutori: clienti, dipendenti, azionisti, fornitori e comunità. APPLICABILITÀ Questo Codice etico e le relative politiche aziendali si applicano a tutti i soggetti che operano per conto di Merck/MS, inclusi dipendenti, dirigenti (ad es. amministratore delegato, direttore finanziario, controller, e così via), membri del Consiglio di amministrazione, agenti, consulenti, collaboratori a contratto o altri, nella loro gestione di attività legate alla Società. Qualora il carattere straordinario della situazione affrontata da un dipendente richiedesse una deroga agli standard della Società, tale deroga deve essere gestita da un manager con un adeguato grado di autorità. Ai dirigenti o i membri del Consiglio di amministrazione potranno essere concesse deroghe esclusivamente dallo stesso Consiglio di amministrazione o dagli organi delegati. Tali deroghe devono rispettare la legge ed essere prontamente rese pubbliche ai nostri principali interlocutori. ESPONSABILITÀ Ciascuno di noi ha la responsabilità di ottemperare ai valori e agli standard stabiliti nel presente Codice, di rispettare le relative politiche aziendali e di sollevare dubbi qualora non sia sicuro del rispetto e dell applicazione degli standard. Le infrazioni del presente Codice possono comportare varie misure correttive e, in alcuni casi, possono determinare azioni disciplinari culminabili nel licenziamento. ISPONIBILITÀ Crediamo fermamente che tutti i nostri interlocutori abbiano diritto di conoscere le nostre procedure aziendali. L opuscolo I nostri valori e i nostri standard è disponibile al pubblico ed è accessibile tramite il nostro sito web, all indirizzo Se avete dubbi o domande, vi invitiamo a consultare la pagina Ulteriore assistenza. 4 Merck/MS -- Codice etico, terza edizione

6 Crediamo fermamente che tutti i nostri principali interlocutori abbiano il diritto di conoscere le nostre procedure aziendali. L opuscolo I nostri valori e i nostri standard è disponibile al pubblico ed è accessibile tramite il nostro sito web, all indirizzo I NOSTI VALOI E I NOSTI STANA I nostri clienti I nostri colleghi I nostri azionisti Le nostre comunità e la società I nostri fornitori Il nostro obiettivo è preservare la vita di uomini e animali, migliorandone la qualità. Tutte le nostre azioni devono essere valutate in base al successo nel raggiungimento di questo obiettivo. La nostra capacità di servire pazienti e consumatori, che possono trarre benefici dall uso appropriato dei nostri prodotti e servizi, riveste per noi la massima importanza. Ci impegniamo a offrire il più elevato livello di eccellenza professionale e i migliori sistemi per la fornitura di servizi sanitari. Tentiamo di identificare le esigenze cruciali di consumatori e professionisti del settore sanitario, utilizzando le nostre risorse per rispondere a tali necessità. La nostra capacità di riuscita dipende dai valori dei nostri dipendenti: integrità, competenza, immaginazione, capacità, diversità, flessibilità e lavoro di squadra. A tal fine, cerchiamo di creare un ambiente di reciproco rispetto, che incoraggi i singoli e favorisca il gioco di squadra; un ambiente lavorativo che premi l impegno e la performance, in grado di rispondere alle esigenze dei dipendenti. Cerchiamo di offrire un ambiente lavorativo che sappia attrarre le persone ricche di talento e aiutarle a esprimere appieno il proprio potenziale. Ciascuno di noi ha la responsabilità di creare un clima di fiducia e rispetto e di promuovere un ambiente di lavoro produttivo. Queste responsabilità sono incarnate dai nostri Comportamenti di leadership. Si veda pagina 40. Siamo consapevoli che per raggiungere i nostri obiettivi è necessario mantenere una performance finanziaria che incoraggi gli investimenti nella ricerca e nello sviluppo d avanguardia. A sua volta, questo ci consente di fornire prodotti efficaci e servizi innovativi. Cerchiamo quindi di fornire ai nostri azionisti informazioni tempestive, oneste e accurate sulla nostra performance, e di divulgare chiaramente i nostri risultati in tutti i rapporti e comunicazioni pubbliche. Essere un buon cittadino d impresa significa rispettare tutte le leggi, norme e regolamenti applicabili. Inoltre, ci mettiamo al servizio della società, dall ambito locale delle comunità in cui operiamo fino al livello nazionale e internazionale, sostenendo numerosi programmi, tra cui quelli che mirano a migliorare la salute e a promuovere la sostenibilità ambientale. Tutte le attività della Società sono guidate dal nostro principio di responsabilità aziendale, Aiutare il mondo a stare bene. Crediamo nello sviluppo di rapporti reciprocamente vantaggiosi con i nostri fornitori. Siamo consapevoli dell importante ruolo che essi rivestono nel nostro successo, e li trattiamo in modo onesto, corretto e rispettoso. Ci aspettiamo anche che essi conducano le attività commerciali con la nostra Società o per suo conto in conformità a standard e valori allineati ai nostri. Merck/MS - Codice etico, terza edizione 5

7 ISOSE Nessuna linea guida, per quanto particolareggiata, può prevedere tutte le sfide che si possono presentare nel corso della reale attività lavorativa. Per questo motivo vi sono altre risorse cui è possibile fare riferimento in caso di domande o dubbi relativi al comportamento da osservare. Lo scopo del presente opuscolo è offrire una guida sui nostri standard, proponendo risposte alle domande più frequenti, e non quello di fornire una descrizione esaustiva delle politiche e degli standard aziendali. In questo opuscolo troverete risposte a domande reali poste dai dipendenti. Per ulteriori informazioni su molteplici aspetti è possibile fare riferimento alle relative politiche aziendali. È possibile consultare tali documenti tramite la rete Intranet (http://policy.merck.com). Se tali risorse non offrono risposte soddisfacenti alle vostre domande, potete rivolgervi al vostro manager. Sono disponibili anche altre risorse, fra cui specialisti degli uffici legale, finanziario, isorse umane, Global Compliance, Etica, l Organismo di controllo aziendale e l AdviceLine. (Per maggiori informazioni su come contattare e utilizzare queste risorse, consultare la pagina Ulteriore assistenza). Potete utilizzare queste risorse se vi occorrono chiarimenti sulle politiche o aiuto nel gestire le zone grigie, oppure se temete possibili violazioni dei nostri standard, di leggi o regolamenti. CITEI ECISIONALI I criteri decisionali possono aiutarvi a prendere decisioni nel modo corretto. È sufficiente chiedersi: Si tratta di un azione legale? È conforme alla lettera degli standard e delle politiche aziendali? È conforme allo spirito degli standard e delle politiche aziendali? Che effetto farebbe se fosse riportata sui giornali? Sembrerebbe un azione non appropriata o provocherebbe imbarazzo? Se non siete certi di quale comportamento adottare, rivolgetevi al vostro manager e alle risorse elencate nella pagina Ulteriore assistenza. Per rispondere ai vostri dubbi sulla condotta lavorativa, potete approfittare delle risorse messe a disposizione dalla Società elencate in questo opuscolo. Molti Poiché Perché I Sono Nella degli argomenti trattati non hanno attinenza con la mia realtà. Perché dovrei interessarmi a questo opuscolo? questo opuscolo è rivolto all intera Società, alcune sezioni e alcuni argomenti possono interessare maggiormente alcuni reparti o funzioni piuttosto che altri. Conoscere il funzionamento di settori della Società in cui si opera potrebbe comunque rivelarsi utile. esiste un solo opuscolo sugli standard? Perché non abbiamo opuscoli regionali, che rispondano a questioni più rilevanti per certe sedi? nostri valori e i nostri standard sono universali. Ci sforziamo di condurre le nostre attività nel rispetto dei medesimi elevati standard etici ovunque operiamo. Allo stesso tempo, riconosciamo che l applicazione effettiva di questi standard, di leggi e regolamenti potrebbe variare in base alla sede geografica. La Società mette a disposizione varie risorse proprio per affrontare nel modo migliore questioni a forte caratterizzazione geografica. Accanto a risorse globali come Global Compliance (GCO), l ufficio Etica e l AdviceLine, potete anche rivolgervi al vostro manager, al vostro responsabile delle isorse umane, all Ufficio legale di divisione, al vostro direttore finanziario regionale e di divisione e ai responsabili per la conformità a livello di area geografica e Paese. un manager; uno dei miei dipendenti ha sottoposto alla mia attenzione una questione etica. Non sono certo di come gestire la situazione. Quale risorsa posso utilizzare? maggior parte dei casi, la soluzione migliore è rivolgersi come prima cosa al proprio manager. Inoltre, l ufficio Etica è a vostra disposizione per assistervi nella gestione di questioni etiche, e potrà aiutarvi a trovare la soluzione alla vostra situazione o preoccupazione specifica. 6 Merck/MS - Codice etico, terza edizione

8 I NOSTI CLIENTI QUALITÀ I POOTTI E SEVIZI Ci impegniamo a soddisfare e superare le esigenze dei pazienti e i requisiti normativi in merito a ricerca, sviluppo, produzione, confezionamento, verifica, distribuzione e commercializzazione dei nostri prodotti. Per qualità si intende la capacità di soddisfare in modo costante e tempestivo le richieste dei clienti, fornendo loro prodotti e servizi di alta qualità secondo i tempi previsti. I nostri clienti sono pazienti, consumatori, professionisti che operano nel settore sanitario, istituzioni sanitarie, enti governativi, grossisti e distributori. Il miglioramento della qualità in tutti i settori della nostra attività, a partire dalla ricerca di nuovi farmaci nei nostri laboratori fino all uso da parte dei pazienti dei nostri prodotti e servizi, è essenziale per offrire prodotti e servizi innovativi in grado di migliorare la qualità di vita. Il raggiungimento dei nostri scopi e obiettivi qualitativi dipende dalla nostra abilità di comprendere e rispettare le esigenze dei clienti nei diversi settori di attività. Siamo Probabilmente in ritardo sul programma e decisamente sotto pressione. Possiamo modificare qualche fase di lavorazione per accelerare la produzione? no. Sebbene cerchiamo di ottimizzare i processi di fabbricazione per renderli i più efficienti possibili, dobbiamo sempre utilizzare i canali adeguati per ottenere l approvazione a modificare le esistenti procedure di fabbricazione. Alcune fasi potrebbero essere richieste dalle agenzie regolatorie governative. Altre potrebbero essere necessarie per soddisfare i nostri standard di qualità. È possibile che alcune fasi, all apparenza superflue, rivestano un ruolo critico per la qualità. Se avete ulteriori domande o suggerimenti su come migliorare un processo, rivolgetevi al vostro manager o al responsabile delle Operazioni di qualità della vostra sede prima di intraprendere alcuna azione. Eventi avversi o reclami sulla qualità dei prodotti Ciascuno di noi contribuisce all impegno costante di Merck/MS nel promuovere la salute umana. Una delle nostre principali responsabilità è quella di informare la Società su eventuali eventi avversi (EA) o reclami sulla qualità dei prodotti (QP). Ciascuno di noi è tenuto a segnalare eventuali EA o QP associati all utilizzo di nostri prodotti, inclusi farmaci su prescrizione e da banco e prodotti per la salute animale. Ci impegniamo a fornire prodotti, servizi e informazioni di alta qualità. urante Sì, una festa, uno degli invitati mi ha segnalato un effetto collaterale di un nostro farmaco. Sono tenuto a riferirlo alla Società? dovete riferire immediatamente l incidente. Nell interesse della sicurezza dei pazienti, dobbiamo essere a conoscenza di tutte le segnalazioni di eventi avversi. ivolgetevi a un rappresentante del team POC (esignated Point of Contact, referente incaricato) al massimo entro 24 ore da quando avete ricevuto la segnalazione dell evento avverso. I rappresentanti del team POC sono riportati all indirizzo html. In alternativa, potete rivolgervi al vostro manager o all ufficio Etica, che vi indirizzeranno alla risorsa appropriata. COETTEZZA NELLA COMUNICAZIONE La vita dei pazienti dipende non solo dalla qualità dei nostri prodotti e servizi, ma anche dalla qualità delle informazioni che forniamo alla comunità medica e al pubblico. Le informazioni fornite ai clienti sui nostri prodotti e servizi, tra cui disponibilità e consegna degli stessi, devono essere utili, accurate, supportate da prove scientifiche ove pertinente e presentate in modo onesto, corretto e attraverso i canali appropriati. i conseguenza, le comunicazioni pubblicitarie riguardanti farmaci su prescrizione, biofarmaci e vaccini che includono indicazioni d uso e raccomandazioni di dosaggio, devono anche riportare (salvo diverse indicazioni di leggi o regolamenti) una breve descrizione degli effetti collaterali, di precauzioni, avvertenze e controindicazioni, come pure dell efficacia del prodotto per gli usi indicati descritti. Nelle nostre comunicazioni pubbliche non promuoviamo un prodotto per un uso non ancora approvato dalle Autorità competenti. Con ciò non si intende porre dei limiti a un corretto e completo scambio di informazioni scientifiche relativamente a un prodotto, né alla comunicazione delle scoperte scientifiche ai mezzi di comunicazione ordinari e specializzati. Merck/MS - Codice etico, terza edizione 7

9 I NOSTI CLIENTI Sono In Come Se Tra un informatore scientifico per uno dei nostri prodotti farmaceutici, e so che non dovrei incoraggiare o promuovere l impiego del prodotto in maniera non conforme a quella autorizzata ufficialmente. Se un medico mi pone domande in merito, posso informarlo su studi e su altri dottori che prescrivono il prodotto per tale impiego? generale, i nostri informatori scientifici non devono fornire direttamente ai medici informazioni non conformi all impiego del prodotto autorizzato ufficialmente. ovreste informare il medico che Merck/MS non raccomanda l uso del prodotto per fini diversi da quelli autorizzati ufficialmente. Tuttavia, se il medico desidera ulteriori informazioni sull argomento, potete segnalare la sua richiesta al dipartimento dei Servizi medici. In determinate e limitate circostanze, questo dipartimento è autorizzato a comunicare tali informazioni direttamente ai medici. devo gestire le richieste di campioni all apparenza inadeguate, ad esempio la richiesta di JANUVIA da parte di un ortopedico? avete motivo di credere che l utilizzo dei campioni da parte del medico non sia conforme alle politiche della Società, vi invitiamo a verificare con il medico il motivo della sua richiesta. Se ritenete la richiesta inadeguata, ad es. i campioni non saranno utilizzati dal medico sui suoi pazienti per valutare il prodotto nella pratica effettiva, potete rifiutare di fornire i campioni. L uso inappropriato di campioni farmaceutici viola la politica aziendale e potrebbe essere illegale. ovreste comunicare al medico la politica sui campioni della Società e segnalare la richiesta del medico al vostro manager, affinché approfondisca la questione. i nostri clienti, collaboro con un organizzazione che ha un proprio codice etico. In alcuni casi, tale codice prevede che i fornitori si conformino ai suoi standard. Quale codice devo rispettare? Merck/MS tiene in grande considerazione la protezione della salute e della sicurezza di coloro che partecipano agli studi clinici. Queste due bambine rientravano negli studi per il SINGULAI, il trattamento di Merck/MS per l asma nei pazienti dai 12 mesi d età e per le riniti allergiche stagionali nei pazienti dai 2 anni d età. In qualità di dipendenti Merck/MS, dovete applicare i nostri standard in tutte le situazioni lavorative. Come Società farmaceutica, abbiamo un codice molto dettagliato e standard elevati. Potrebbero tuttavia presentarsi situazioni in cui i requisiti dei clienti siano più rigorosi dei nostri, come un totale divieto di offrire o accettare regali o anche modeste forme di intrattenimento. In questi casi, dovreste rispettare gli standard dei clienti oltre a quelli della nostra Società. STUI CLINICI Gli studi clinici hanno lo scopo di verificare la sicurezza e l efficacia dei nostri prodotti su persone che accettano volontariamente di partecipare agli studi. È quindi molto importante che tali studi vengano condotti con la massima attenzione per la salute e la sicurezza dei partecipanti, nell interesse della scienza e della Società. Sono disponibili direttive e standard particolareggiati sugli studi clinici e sui prodotti relativi ai protocolli. Lavoro No: nel dipartimento vendite e marketing; un medico mi ha chiesto se può utilizzare i nostri campioni per condurre un piccolo studio clinico su un gruppo di pazienti. È consentito? i campioni non possono essere utilizzati per studi clinici. Sono disponibili direttive e standard particolareggiati sugli studi clinici e sui protocolli. Sebbene la Società solitamente fornisca i prodotti alle sedi preposte in conformità al protocollo sugli studi clinici sponsorizzati dalla Società, tali prodotti sono generalmente forniti attraverso il gruppo aziendale che gestisce lo studio (ad es. ML) e non tramite il dipartimento vendite e marketing. Potete rivolgervi al dipartimento medico o al responsabile di conformità della vostra area geografica o del vostro Paese per richiedere ulteriori informazioni. 8 Merck/MS - Codice etico, terza edizione

10 Integrità accademica e scientifica Comprendiamo e rispettiamo il ruolo della ricerca indipendente scientifica e accademica, e il dibattito a favore del progresso medico, scientifico e umano. i conseguenza, in tutti i tentativi di ricerca sponsorizzati da Merck/MS eviteremo di influenzare in modo inadeguato i risultati e le conclusioni di tali ricerche. La ricerca clinica dovrà essere condotta sotto la direzione di personale medico e scientifico qualificato, nel rispetto di standard elevati di etica medica e clinica. La stretta collaborazione e interazione con la comunità medica e scientifica è essenziale per la nostra missione: migliorare la vita umana fornendo alla società medicinali nuovi ed efficaci, tra cui vaccini. Tutte queste interazioni devono ispirarsi al seguente principio: Studi clinici successivi alla commercializzazione Gli studi clinici successivi alla commercializzazione ci aiutano a conoscere meglio la sicurezza e l efficacia dei nostri prodotti. Offrono informazioni importanti ai medici esercitanti, alle organizzazioni sanitarie e ad altre figure decisionali per promuovere un uso appropriato dei nostri prodotti. Un No, Tutte le attività sponsorizzate o sostenute da Merck/MS o da Società affiliate che coinvolgono la comunità medica e scientifica dovrebbero essere coerenti con i codici di settore, avere scopi commerciali ben articolati ed essere implementate secondo gli standard più elevati di etica e integrità, nel massimo rispetto per la salute e la sicurezza del paziente. medico mi ha informato che riceve da un concorrente una somma per ogni prodotto prescritto. Posso comportarmi anch io così? questa pratica non è accettabile. Tuttavia, in realtà il medico potrebbe partecipare in buona fede a uno studio clinico successivo alla commercializzazione. In tal caso, potrebbe essere adeguato ricompensare il medico per il carico di lavoro aggiuntivo durante la partecipazione allo studio, ma questa ricompensa è indipendente dalle prescrizioni che egli effettua. Credo No. che potrei essere in grado di convincere un cliente importante, un medico, a prescrivere un nostro prodotto anziché un prodotto concorrente se lo incoraggiassi a condurre uno studio di osservazione per acquisire esperienza con il prodotto. È una pratica accettabile? I programmi di osservazione che coinvolgono i nostri prodotti non possono essere utilizzati allo scopo di indurre i medici a far adottare o mantenere l uso dei nostri prodotti da parte dei pazienti. Analogamente, i programmi di osservazione non possono essere utilizzati qualora possano essere interpretati in tal senso. I programmi di osservazione devono essere utilizzati solo per ottenere dati che aiutino Merck/MS e i medici a migliorare la cura dei pazienti attraverso l osservazione diretta dell uso del prodotto in ambiente clinico. Per identificare l esigenza di raccolta dei dati e per spiegare nel dettaglio come saranno utilizzati i risultati del programma devono essere stipulati contratti e protocolli scritti con il medico. EGALI E EVENTI SOCIALI Offerta di regali Crediamo fermamente nella competizione basata sui meriti dei nostri prodotti e servizi, e desideriamo evitare l insorgere del pur minimo dubbio di condotta inadeguata tra i nostri clienti. L offerta di regali, in denaro oppure no, inclusi servizi, ai clienti solleva importanti interrogativi sul reale o potenziale conflitto di interessi. i conseguenza, l offerta di regali è proibita salvo qualora si conformi alle eccezioni specifiche descritte di seguito. Sappiamo che, in certe culture e in alcune circostanze, è abitudine offrire regali ed è gradito riceverli. In tali circostanze la decisione deve essere soppesata attentamente, ed è necessario ottenere l approvazione scritta dal proprio manager prima di procedere. Clienti medici: Poiché desideriamo salvaguardare la fiducia della gente nella libertà decisionale dei medici, che basano le proprie decisioni esclusivamente sui vantaggi per la salute del paziente, non offriamo regali o altri incentivi ai nostri clienti medici. Come parte della formazione sui nostri prodotti, potremmo offrire ai medici regali occasionali di carattere informativo e pratico, a condizione che non siano di valore e siano pertinenti alla pratica medica, ad es. manuali medici e altri articoli che rivestano un autentico valore informativo, e purché siano ammessi dalle leggi locali. È inoltre possibile Merck/MS - Codice etico, terza edizione 9

11 I NOSTI CLIENTI Possiamo accettare pranzi, cene o modeste forme di intrattenimento, se conformi ai criteri di Merck/MS. offrire regali occasionali di valore nominale (ad es. penne, blocchi per appunti, calendari, ecc.), purché siano correlati alla pratica medica. È bene ricordare che alcune sedi prevedono politiche più restrittive in base alla legislazione locale o agli standard di settore in merito all offerta di regali ai medici. Per maggiori informazioni, rivolgetevi all Ufficio legale della vostra sede o area geografica. Un La mio cliente è anche un caro amico, e ci scambiamo regolarmente regali di valore in occasione delle festività. Posso continuare a comportarmi in questo modo? Società non scoraggia i dipendenti dall avere rapporti di amicizia con i partner commerciali, ma richiede discrezione e giudizio in tali situazioni. In alcune situazioni, il regalo può essere considerato appropriato se personale, non a spese di Merck/MS e se non viene percepito come un conflitto di interessi. È necessario chiarire la relazione con il vostro manager. Il vostro manager valuterà la situazione e deciderà come gestire qualsiasi potenziale conflitto di interessi in modo coerente con la relativa politica aziendale. Potrebbe essere necessario assegnare il cliente a un altro dipendente della Società. Altri clienti: Oltre ai rapporti con i medici, intratteniamo rapporti anche con altri clienti importanti, tra cui grossisti, distributori e rivenditori. Per quanto riguarda questi clienti, gli unici regali consentiti sono oggetti di valore nominale. L offerta di regali a tali clienti deve rispettare le leggi locali, le politiche della Società e gli standard di settore applicabili. Per maggiori informazioni e assistenza, rivolgetevi all Ufficio legale e/o al responsabile di conformità della vostra sede. Sono I Il La stato invitato al matrimonio di un cliente importante. Nella mia cultura, in queste occasioni è abitudine regalare denaro agli sposi. Come mi devo comportare? regali, in denaro o altra forma, sono vietati. ivolgetevi al vostro manager se ritenete che questa rappresenti un eccezione alla politica della Società. primario di cardiologia di un ospedale importante ha richiesto una donazione di attrezzature per la nuova unità di cardiologia dell ospedale. Una donazione di questo tipo rappresenterebbe una violazione dei nostri standard aziendali? Società potrebbe ritenere appropriato e desiderabile contribuire a migliorare la qualità delle strutture sanitarie locali. Tuttavia, dovete verificare che sia rispettato il processo appropriato per la vostra area geografica. ivolgetevi al vostro responsabile di conformità per richiedere assistenza. Funzionari o dipendenti governativi: regali, inviti a pranzi e cene, eventi sociali o altri benefici Nella maggior parte dei Paesi è proibito offrire denaro o un corrispettivo di valore per ottenere o conservare gli affari. icordate che nella maggior parte dei casi i clienti medici della Società sono considerati funzionari governativi. Per questo motivo, per offrire ai funzionari governativi regali, inviti a pranzo o cena, eventi sociali, onorari per la partecipazione ai congressi o simposi, o altri benefici simili, occorre un ulteriore valutazione per assicurarsi che non venga fornito alcun pagamento o beneficio inappropriato. Inoltre, la Società desidera evitare comportamenti che possano anche solo sembrare non corretti. La legislazione relativa ai regali e agli eventi sociali che possono essere considerati appropriati per le categorie menzionate è complessa e può variare non solo da Paese a Paese, ma anche all interno di uno stesso Paese (es. leggi locali in contrasto con leggi nazionali). È quindi necessario consultare il responsabile di conformità locale e nazionale prima di offrire un regalo o un invito a eventi sociali o di qualunque altro genere a funzionari governativi. Accettazione di regali L accettazione di regali è più comune quando si tratta con i fornitori. irettive particolareggiate sull accettazione dei regali sono pertanto riportate nella sezione I NOSTI FONITOI, a pagina Merck/MS - Codice etico, terza edizione

12 Offerta di inviti a pranzi, cene o eventi sociali È possibile offrire occasionalmente inviti a pranzo, a cena o a eventi sociali, alle seguenti condizioni: Nel Il l invito è fatto nell ambito di un rapporto lavorativo corretto; l invito è un corollario a un attività o a una discussione professionale o formativa; l invito è consentito dalla legge; l invito non è contrario alle prassi del settore; l invito non è contrario alle politiche e alle procedure della Società; l invito non è percepito come un tentativo di influenzare in modo non corretto le decisioni aziendali; e se fosse reso pubblico, l invito non sarebbe motivo di imbarazzo per la Società. mio paese portare un medico al ristorante per discutere dei nostri prodotti è un comportamento comune. È consentito dalle politiche aziendali? luogo migliore per discutere dei nostri prodotti è lo studio del medico, l ospedale o altri ambienti clinici. In alcuni casi, potrebbe essere appropriato discutere dei prodotti in ambienti diversi. Se ritenete che tale discussione sia giustificata, dovete prima ottenere l approvazione da parte del vostro manager, che dovrebbe specificare le circostanze speciali esistenti in modo tale da adottare le procedure di controllo e supervisione adeguate. INVITI A CONFEENZE O SIMPOSI Le nostre attività prevedono l organizzazione e la partecipazione a programmi formativi che consentano lo scambio di informazioni mediche e scientifiche. Siamo consci dell importanza di garantire che tali attività siano svolte in modo corretto e professionale, allo scopo di migliorare la qualità delle cure per i pazienti. Tuttavia, i nostri standard non necessariamente tengono conto di tutte le norme locali. Qualora queste fossero più restrittive delle regole aziendali, occorre osservare la legislazione locale. Gli incontri scientifici e formativi da noi promossi sono volti innanzitutto a migliorare la cura dei pazienti. i conseguenza, l ordine del giorno deve essere adatto ai partecipanti e agli obiettivi scientifici prefissi. La sede dell incontro deve essere scelta in base alla facilità di essere raggiunta dai partecipanti, del costo e dell appropriatezza al tipo di incontro e di pubblico. Le decisioni in merito alla sponsorizzazione devono rispettare le leggi locali, le politiche e le direttive della Società a livello locale o di area geografica; dobbiamo inoltre tenere in considerazione l eventuale partecipazione di dipendenti o rappresentanti governativi, che in generale richiede ulteriore assistenza e attenzione. Non offriamo la copertura delle spese di viaggio per gli accompagnatori dei partecipanti. Paghiamo Il le spese di viaggio a un importante opinion leader che interverrà a una conferenza sponsorizzata dalla Società. Questa persona desidera essere accompagnata dal marito, a proprie spese. È permesso? coniuge o il compagno possono recarsi sul luogo della conferenza, purché ciò non avvenga a spese della Società. Tutte le spese relative al viaggio, all alloggio, ai pasti o a altri costi associati alla presenza dell accompagnatore non devono essere a carico della Società. Inoltre, l accompagnatore non può partecipare a sessioni o a incontri in cui vengono discusse questioni ufficiali. Possiamo accettare la richiesta di un medico di fornirgli due biglietti in classe economica invece di un biglietto di classe Business per recarsi a una conferenza? No, non è possibile. L invito è rivolto al medico e la Società si fa carico di coprire esclusivamente le spese direttamente associate alla partecipazione della persona invitata. Possiamo farci carico delle spese di partecipazione a una riunione di un medico che prende parte al processo di approvazione di un nuovo farmaco? Le leggi e le normative che regolano attività di questo tipo sono complesse e variano in base a molti fattori, tra cui: Il medico è un dipendente pubblico? Il medico prende decisioni nel processo di approvazione regolatore? Ci sono prodotti di Merck/MS in attesa di registrazione? Si ha la sensazione di un influenza inappropriata? È necessario effettuare una valutazione del coinvolgimento coerente con le procedure da noi stabilite, per decidere se la Società debba pagare le spese di viaggio. Per ulteriore assistenza, rivolgetevi al vostro responsabile di conformità locale o regionale. Merck/MS - Codice etico, terza edizione 11

13 I NOSTI CLIENTI Talvolta, Al i medici che invitiamo ai simposi non si presentano o non partecipano a tutti gli eventi nei quali sono attesi. Come dovrei gestire queste situazioni? momento di invitare un medico a un simposio, dovreste discutere delle nostre aspettative in merito alla partecipazione a eventi specifici. Se la presenza di un medico diventa un problema, dovreste prima discutere con il medico a proposito del valore dell evento, per assicurarvi che questi comprenda cosa si sta perdendo non partecipando pienamente. icordate, tuttavia, che non potete controllare la partecipazione dei medici a tali eventi. Se la presenza del medico continua a essere un problema, dovreste discutere della questione con il vostro manager per decidere se sia il caso di invitare il medico a eventi futuri. CONCOENZA EQUA Crediamo fermamente che i clienti e la società nel suo complesso traggano beneficio dall esistenza di un mercato equo, aperto e libero. Lavoriamo quindi in condizioni di concorrenza sulla base dei pregi dei prodotti e dei servizi che offriamo, e non stringiamo accordi con i concorrenti allo scopo di stabilire i prezzi o di limitare la libertà di commercio in altro modo. I principi di concorrenza equa da noi adottati richiedono che: non condividiamo né scambiamo con i concorrenti informazioni relative a prezzi o offerte. Tali informazioni includono: direttive sui prezzi, sconti, promozioni, royalty, garanzie, termini e condizioni di vendita. Se un concorrente si offre volontariamente di comunicare tali informazioni, indipendentemente dalla situazione (durante una riunione dell associazione di categoria o nella sala d aspetto di un medico), dobbiamo immediatamente interrompere la conversazione e informarne la direzione legale. Sebbene privo di secondi fini, uno scambio di informazioni di questo tipo potrebbe essere interpretato come un tentativo di fissare i prezzi o di manipolare le offerte; portiamo avanti una sostenuta politica di concorrenza in tutti i mercati e per tutti i clienti. Non stipuliamo nessun accordo, né specifico né di massima, con i concorrenti per quanto riguarda clienti, distributori o zone di competenza; non forniamo informazioni errate o distorte sui prodotti o servizi di un concorrente. Lavoriamo in modo onesto e corretto, confidando sui meriti dei nostri prodotti e servizi. I nostri standard di concorrenza equa corrispondono spesso alla legislazione locale in quasi ogni Paese in cui operiamo, e vi sono ulteriori requisiti legali che dobbiamo rispettare. Ogni manager deve far sì che i dipendenti che lavorano nei settori marketing, vendite e acquisti siano a conoscenza dello spirito e della lettera dei nostri standard e delle vigenti leggi sulla concorrenza. urante Quando una riunione dell associazione di categoria, diversi partecipanti hanno iniziato a discutere le strategie di determinazione dei prezzi. Come mi devo comportare? tra concorrenti vengono discusse questioni quali la strategia dei prezzi, è possibile che si verifichi una determinazione dei prezzi o una collusione, o che l episodio venga interpretato come tale. Per questo motivo, molti Paesi proibiscono la discussione dei prezzi tra concorrenti. Se vi trovate in una situazione simile, dovete scusarvi e lasciare immediatamente la riunione. Informate tempestivamente la direzione legale dell accaduto. Ottenere informazioni sulla concorrenza Portiamo avanti una concorrenza corretta e onesta. Non cerchiamo di ottenere informazioni di mercato attraverso travisamento, furto, violazione della privacy o coercizione. In generale, è possibile ottenere informazioni sulla concorrenza da fonti accettabili come clienti, consulenti e anche gli stessi concorrenti, in circostanze adeguate. Ad esempio, potete ottenere informazioni sulla concorrenza (i) da fonti di informazione e altre fonti pubbliche, come dichiarazioni finanziarie redatte dagli enti regolatori preposti, (ii) esaminando i prodotti e i materiali disponibili sul mercato dei nostri concorrenti, (iii) dai clienti dei nostri concorrenti (salvo qualora non sia loro consentito divulgare informazioni sulla concorrenza), oppure (iv) dalle presentazioni dei concorrenti a conferenze e fiere di settore. 12 Merck/MS - Codice etico, terza edizione

14 Non dovreste incoraggiare i dipendenti Merck/MS, che hanno lavorato in precedenza per nostri clienti o concorrenti, a violare un contratto o un obbligo di riservatezza in merito a informazioni non pubbliche del concorrente. Poiché è difficile sapere esattamente quali obblighi di riservatezza siano stati concordati, scoraggiamo fortemente la pratica di chiedere a dipendenti Merck/MS che in precedenza lavoravano per un concorrente di fornire informazioni sul proprio ex-datore di lavoro. Non dovreste consentire a dipendenti Merck/MS, come subordinati o consulenti di marketing, di fornire una visione distorta di sé o del proprio lavoro per ottenere informazioni sulla concorrenza. Il rapporto con Merck/MS dovrà essere reso pubblico se si ritiene plausibile che la fonte non condividerebbe tali informazioni, qualora fosse a conoscenza del rapporto con Merck/MS. Non dovete accettare informazioni sui prezzi o altre informazioni sensibili direttamente da un concorrente. Le leggi locali possono fornire definizioni differenti di ciò che costituisce un informazione pubblica e una riservata, per cui assicuratevi che il vostro comportamento rispetti anche i requisiti locali. Inoltre, le norme sull acquisizione di informazioni in relazione a aste governative sono spesso più rigorose. ivolgetevi al vostro manager o alla direzione legale per maggiori informazioni. Abbiamo Non appena assunto una persona che lavorava presso un concorrente. Che tipo di informazioni può fornire sul suo precedente datore di lavoro? dobbiamo consentire che il nuovo dipendente fornisca, o che gli venga chiesto di fornire, alcun tipo di informazioni confidenziali sul precedente datore di lavoro. Se un ex-dipendente di Merck/MS fornisse tali informazioni a un concorrente, non ci sentiremmo certo a nostro agio. Inoltre, vi sono implicazioni legali relative alle rivelazioni di informazioni confidenziali di altre aziende. Per ulteriori informazioni, rivolgetevi al vostro manager o alla direzione legale. Un Se cliente di vecchia data, che è anche un amico, recentemente mi ha rivelato un informazione non ancora di dominio pubblico sulla data di rilascio del nuovo farmaco di un concorrente. Posso comunicare questa informazione ad altre persone del mio dipartimento? Che cosa dovrei fare se sapessi che il medico ha ottenuto questa informazione durante una riunione di consulenti? vi rendete conto, o appare chiaro dalle circostanze, che l informazione fornita dal cliente gli era stata rivelata in maniera confidenziale, ad esempio durante una riunione di consulenti, dovreste cambiare argomento di conversazione. Non potrete comunicare l informazione ad altre persone del vostro dipartimento, ma dovreste portare la conversazione all attenzione del vostro manager, che ne discuterà con la direzione legale, se necessario. Se l informazione fosse di pubblico dominio, non ci sarebbero problemi a discuterne apertamente, nel rispetto di tutte le politiche relative alle discussioni sui prodotti. POTEZIONE EI ATI E PIVACY I PAZIENTI E CONSUMATOI Crediamo che sia importante rispettare la privacy di tutti coloro con i quali operiamo. Questo è specialmente vero per quanto riguarda clienti, pazienti e partecipanti a studi clinici. Alcune volte, una legittima attività di ricerca o commerciale potrebbe richiedere la consultazione della cartella clinica di un paziente o la raccolta di dati personali. Il nostro impegno verso la privacy è definito da alcuni principi operativi, che includono, tra gli altri: Necessità dobbiamo identificare lo scopo commerciale per il quale utilizzare o raccogliere informazioni personali, e, per quanto possibile, utilizzare informazioni non identificabili; Informativa e Scelta dobbiamo informare adeguatamente i soggetti prima della raccolta di informazioni personali su di loro. Inoltre, in generale dobbiamo offrire agli individui il diritto di rifiutare o di opporsi all utilizzo delle proprie informazioni personali; Integrità dei dati le informazioni personali devono essere conservate in modo accurato, completo e aggiornato, come indicato negli accordi e nelle dichiarazioni; Sicurezza e Trasferimento dobbiamo adottare precauzioni ragionevoli per proteggere le informazioni personali da perdita, uso improprio e accesso non autorizzato, divulgazione, alterazione e distruzione. Inoltre, il trasferimento di dati tra Paesi diversi richiede ulteriori precauzioni e considerazioni. Merck/MS - Codice etico, terza edizione 13

15 I NOSTI CLIENTI La protezione della privacy delle informazioni personali è anche materia di legge in quasi ogni Paese in cui operiamo. Oltre agli standard previsti dalla nostra Società, dobbiamo rispettare tutti i requisiti legali. Per ulteriori informazioni, rivolgetevi all Ufficio Privacy. Che Nonostante cosa s intende esattamente con la definizione di Informazioni personali? la definizione esatta di Informazioni personali sia variabile di Paese in Paese, generalmente si riferisce a un informazione che identifica direttamente un individuo, o che potrebbe essere usata a tale scopo. Tra gli esempi citiamo nome e iniziali, data di nascita, recapiti, immagini, informazioni biometriche, sulle condizioni di salute, generiche o riguardanti caratteristiche personali. Tuttavia, questo elenco non è esaustivo: potete trovare informazioni dettagliate nelle politiche aziendali. Sto Molti pianificando un simposio e vorrei invitare clienti provenienti da diversi Paesi. Ho bisogno di accedere alle informazioni sui clienti di Paesi esteri per poter spedire gli inviti. evo prendere delle precauzioni speciali per il trasferimento delle informazioni fuori dai confini nazionali? Paesi hanno leggi sulla privacy e la protezione dei dati che si applicano al trasferimento o all accesso alle informazioni personali degli individui, a prescindere dal fatto che siano clienti, consumatori, pazienti, dipendenti o legati in altro modo a Merck/ MS. In alcuni casi, anche per il trasferimento dei nomi degli individui da un Paese all altro potrebbe essere necessaria un autorizzazione o un attenzione speciale. Prima di agire, consultate il rappresentante dell Ufficio Privacy del Paese dal quale desiderate trasferire le informazioni. evo Le dimostrare l efficacia dei miei sforzi di vendita per quanto riguarda il più grande ospedale della regione. I medici interni all ospedale si sono offerti di condividere con me le copie degli archivi delle prescrizioni contenenti informazioni personali sui pazienti. Posso accedere a questi archivi? leggi che disciplinano la protezione delle informazioni personali da parte dei farmacisti variano da un Paese all altro, tuttavia in alcuni Paesi i farmacisti devono ricevere il consenso esplicito dai pazienti per poterne divulgare le informazioni personali. Nei Paesi in cui non esiste questa legge, si applicano i principi di Necessità, Informativa e Scelta sulla privacy. Questi principi stabiliscono che possiamo raccogliere o ricevere soltanto le informazioni personali minime di cui abbiamo bisogno per motivi legali, che la persona coinvolta deve essere informata dal farmacista dell intenzione di divulgare tali informazioni, spiegandole come intendiamo utilizzarle, e posto che la suddetta persona non abbia niente da obiettare. ivolgetevi ai rappresentanti dell Ufficio legale o Privacy per assicurarvi che l accesso ai dati rispetti le leggi locali e le nostre politiche. 14 Merck/MS - Codice etico, terza edizione

16 I NOSTI IPENENTI IL NOSTO AMBIENTE I LAVOO Cerchiamo di offrire un ambiente lavorativo che sappia attrarre le persone ricche di talento e aiutarle a esprimere appieno il proprio potenziale. Ciascuno di noi ha la responsabilità di creare un clima di fiducia e rispetto e di promuovere un ambiente di lavoro produttivo. Queste responsabilità sono descritte nei Comportamenti di leadership (si veda pagina 40) che costituiscono la base delle politiche, delle pratiche e dei processi relativi alle risorse umane. I Comportamenti di leadership forniscono indicazioni sul comportamento che ci si aspetta dai dipendenti. Incoraggiamo una comunicazione aperta e siamo pronti ad ascoltare le idee e i dubbi degli altri: offriamo e accettiamo opinioni costruttive. Privacy dei dipendenti ispettiamo la privacy e la dignità dei nostri colleghi e garantiamo la riservatezza delle informazioni sui dipendenti. La Società raccoglie e trattiene le informazioni personali necessarie a sostenere la fornitura di benefici, compensi o stipendi, nonché per altri motivi, richiesti per legge e conformi alle informative sulla privacy che forniamo ai dipendenti. Proteggeremo le informazioni personali dei dipendenti usandole solo per fini aziendali legittimi, in conformità a tutte le leggi pertinenti. L impegno per la protezione della privacy dei dipendenti si estende oltre il periodo di impiego e include le informazioni sugli ex-dipendenti. Mio Le fratello è un consulente finanziario e vorrebbe offrire servizi finanziari ai dipendenti della Società presso la sede in cui lavoro. Mi ha chiesto di fornirgli i nomi e i recapiti dei dipendenti della mia sede. Posso fornirgli queste informazioni? informazioni di contatto dei dipendenti sono personali e protette dalle nostre politiche in tutte le sedi in cui i dipendenti lavorano e secondo le leggi di molti Paesi. Le nostre normative sulla privacy dei dipendenti non consentono la divulgazione delle informazioni a parenti o amici per motivi personali o professionali. Qualsiasi divulgazione delle informazioni personali del dipendente deve avvenire in conformità alle nostre politiche, alle nostre normative sulla privacy dei dipendenti e alle leggi pertinenti. Nell ottemperare a questi obblighi seguiamo i principi di Necessità sulla privacy. Ci impegniamo a mantenere un ambiente di lavoro in cui non vi siano molestie e in cui tutti i dipendenti vengano rispettati. La privacy delle comunicazioni dei dipendenti, inclusi l utilizzo di e Internet/intranet è soggetto alle necessità operative e commerciali della Società, nonché alle leggi locali. Abbiamo la responsabilità di monitorare le tecnologie di proprietà della Società utilizzate per la posta elettronica, Internet e altre comunicazioni, e per indagare sull utilizzo non conforme alle leggi locali. Nell ottemperare a questi obblighi seguiamo i principi di Necessità sulla privacy. La La Società monitora attivamente l accesso a Internet o le nostre ? Se sì, in quali circostanze? Società accede ai suoi sistemi di comunicazione per molteplici motivi aziendali. Per esempio, il personale della Società addetto alle attività e alla rete può accedere alle nel corso della normale manutenzione del sistema, dell amministrazione della rete o della risoluzione dei problemi. Inoltre, la direzione può autorizzare il monitoraggio delle per scoprire se vengono utilizzate in modo inappropriato o in caso di furto della proprietà intellettuale della Società o per altri motivi aziendali, in conformità alle leggi locali. In base alle circostanze, possono rendersi necessarie la lettura o la divulgazione delle . Analogamente, in quanto parte della normale amministrazione del sistema informatico, ove consentito dalla legge, la Società si occupa di gestire i registri sull attività di utilizzo di Internet, che il personale autorizzato può usare per indagare su problemi di prestazioni, incidenti relativi alla sicurezza (es. intrusioni nel sistema/ nella rete, uso inappropriato o attacchi di virus) o per altri scopi aziendali. Merck/MS - Codice etico, terza edizione 15

17 I NOSTI IPENENTI Per Pubblicando consuetudine, pubblichiamo le date di compleanno dei dipendenti sulla bacheca dell ufficio. È accettabile? le date di compleanno, state divulgando informazioni personali che alcuni dipendenti potrebbero non voler rendere note. Prima di aggiungere all elenco le informazioni private di un dipendente, dovreste avere il suo permesso. PAI OPPOTUNITÀ Per raggiungere i nostri obiettivi di crescita e di efficienza a lungo termine, dobbiamo creare un organizzazione in grado di rispondere rapidamente al cambiamento e in cui tutti i dipendenti possano sviluppare appieno il proprio potenziale. Le diversità di background, esperienze, prospettive e talenti sono un elemento di forza essenziale per la nostra Società internazionale. Tutte le persone sono trattate in modo equo e i dipendenti sono reclutati, selezionati, addestrati e remunerati in base al merito, all esperienza e ad altri criteri professionali. Per ulteriori informazioni, potete rivolgervi al vostro rappresentante delle isorse umane o al dipartimento aziendale per le pari opportunità. Adottare un trattamento equo significa anche rispettare il diritto di tutti i colleghi a dissentire o esprimere costruttivamente un parere contrario. Ciò significa che a volte dobbiamo essere disposti ad accettare le situazioni, anche quando le figure decisionali non adottano le nostre stesse posizioni. obbiamo ricordare che le comunicazioni aperte, inclusa la disponibilità a esprimere un disaccordo, sono di vitale importanza per garantire un ambiente di lavoro positivo quanto per raggiungere il successo a livello aziendale. Posso Non L ufficio L ufficio specificare sesso ed età in base a cui assegnare una posizione aperta? esistono giustificazioni commerciali per l inserzione di posizioni in base al sesso o all età. Trattare le persone in modo equo, assumendole esclusivamente in base a criteri lavorativi, è non solo corretto, ma anche lungimirante. Etica può dispensare consigli per gestire le situazioni difficili tra colleghi? Etica può dispensare consigli in modo confidenziale e può suggerire il comportamento da osservare per gestire situazioni difficili con i colleghi. Se vi sentite a vostro agio, potete anche discutere della situazione con il vostro manager o con il dipartimento isorse umane. SALUTE E SICUEZZA Portiamo avanti le nostre attività con il massimo riguardo per la sicurezza e la salute dei dipendenti e per la protezione del pubblico in generale. Ognuno di noi è responsabile del rispetto di norme e regolamenti in materia di sicurezza, e di adottare le precauzioni necessarie per tutelare la sicurezza propria e dei colleghi. È necessario informare le persone preposte di qualsiasi incidente o infortunio sul lavoro, prendendo provvedimenti per correggere le procedure o le condizioni non sicure, allo scopo di migliorare costantemente la performance della Società. Per domande specifiche sugli standard di sicurezza è possibile contattare l ufficio Sicurezza globale e ambiente; è inoltre possibile consultare il sito web all indirizzo Pages/default.aspx. È Sì. Il La davvero necessario riferire anche incidenti di lieve entità? Non vorrei compromettere le statistiche di sicurezza del nostro impianto. Per mantenere ottime condizioni di sicurezza e per cercare di creare un ambiente totalmente sicuro, eliminando le procedure e le condizioni non sicure, è necessario informare le persone preposte di tutti gli incidenti, per quanto lievi, e degli infortuni sul lavoro. È importante riferire anche di incidenti lievi o rischiati, poiché consente di identificare i rischi esistenti e di mettere in atto le necessarie misure correttive prima che si verifichino episodi di grave entità. nostro impianto è dotato di direttive sulla sicurezza secondo le quali è necessario togliersi tutti i gioielli. Come risponderà la Società se un dipendente rifiuta di togliere un gioiello per motivi religiosi? Società desidera trovare una soluzione ragionevole in merito al credo religioso dei dipendenti. È possibile individuare un alternativa (ad es. se l oggetto fosse custodito al sicuro, il dipendente potrebbe accettare). Tuttavia, qualora non si trovino alternative soddisfacenti, le preoccupazioni per la sicurezza devono avere la precedenza. Se avete altre domande su cosa è accettabile, consultate il vostro manager o le risorse aggiuntive segnalate in questo opuscolo. Abuso di alcol e sostanze stupefacenti L uso di sostanze illegali e l abuso di bevande alcoliche creano gravi rischi per la salute e per la sicurezza 16 Merck/MS - Codice etico, terza edizione

18 sul luogo di lavoro. Il possesso, la vendita o l uso di sostanze illegali durante l orario di lavoro, all interno delle proprietà della Società o durante eventi sponsorizzati dalla Società, è proibito. È inoltre vietato l uso di bevande alcoliche durante l attività lavorativa o nel corso di eventi sponsorizzati dalla Società. È importante che i dirigenti della Società vengano tempestivamente informati sui casi di uso di droghe e di abuso di alcol. Per informazioni sulle risorse locali cui fare riferimento per problemi relativi all abuso di sostanze, consultare la pagina Ulteriore assistenza. MOLESTIE SUL POSTO I LAVOO Ci impegniamo a mantenere un ambiente di lavoro in cui non si verifichino molestie e in cui tutti i dipendenti vengano rispettati. In molti casi, le molestie sul lavoro sono una forma di discriminazione generalmente rivolta a colpire in modo fisico o verbale alcune caratteristiche dell individuo: razza, genere, età o credo religioso. Solitamente, le molestie sul lavoro sono azioni inappropriate o eccessive che creano un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o offensivo. È I possibile mostrare manifesti politici nella propria area personale di lavoro? E i simboli e le immagini religiose? dipendenti non possono usare il posto di lavoro per dimostrare il loro sostegno a una particolare causa politica, a un partito o a un candidato. Altri dipendenti potrebbero considerare inappropriato questo comportamento, poiché le questioni politiche sono spesso controverse e possono essere percepite come offensive o intimidatorie dagli altri dipendenti. iguardo alla volontà di mostrare simboli e immagini religiose, rispettiamo il desiderio dei dipendenti di esprimere il proprio credo religioso. Tuttavia, dovremmo tenere a mente che l eccessiva ostentazione di preferenze personali o di simboli religiosi, durante le cerimonie aziendali o negli edifici della Società, potrebbe essere considerata intimidatoria o ostile nei confronti di colleghi che hanno un credo differente. Violenza sul posto di lavoro Cerchiamo di mantenere un ambiente di lavoro che rispetti la dignità e la sicurezza di tutti i dipendenti, che favorisca buone prestazioni lavorative e che sia privo di qualunque tipo di violenza sul posto di lavoro. Non tollereremo violenze, minacce, comportamenti minacciosi e calunniosi, intimidazioni o qualsiasi altra forma di violenza sul posto di lavoro proveniente da qualunque soggetto. Generalmente, tra le violenze sul posto di lavoro includiamo la condotta intimidatoria o le molestie che inducono timori nel destinatario e creano un ambiente di lavoro ostile o intimidatorio. Molestie sessuali Le molestie sessuali sono una forma di molestia sul lavoro che lede la dignità di uomini e donne. Le molestie sessuali includono, ma non sono limitate a, richieste di favori sessuali in cambio di vantaggi di tipo professionale, minacce o comportamenti ostili in caso di rifiuto da parte della vittima, oppure contatti fisici sgraditi. Se pensate di essere oggetto di molestie, è necessario informare l offensore che le sue azioni non sono gradite. Se non desiderate procedere in modo diretto o se non riuscite in questo modo a risolvere il problema, potete contattare il vostro superiore o la direzione isorse umane, oppure fare riferimento alle risorse elencate nella pagina Ulteriore assistenza. È Si consentito frequentare un proprio dipendente nel caso di una relazione consensuale? crea un conflitto d interessi nell avere una relazione con una persona con cui vi è un rapporto gerarchico. Anche se pensate di mantenere un atteggiamento imparziale, la vostra obiettività potrebbe essere involontariamente compromessa. Indipendentemente dalle vostre azioni reali, la relazione probabilmente sarà percepita come un elemento che può influenzare in modo inappropriato la vostra capacità di giudizio. Tali relazioni potrebbero avere conseguenze negative sull atmosfera del posto di lavoro e sulla produttività. È quindi inaccettabile iniziare o proseguire una relazione con una persona con cui vi è un rapporto gerarchico diretto o indiretto e della quale potreste influenzare le valutazioni sulle performance, la politica retributiva e le promozioni. ovete informare immediatamente la direzione isorse umane. È possibile frequentare un collega con cui non vi sia un rapporto gerarchico diretto né indiretto. Se scoprite di trovarvi in una situazione sconveniente dopo che la relazione è iniziata o è terminata, dovreste avvertire le isorse umane. Merck/MS - Codice etico, terza edizione 17

19 I NOSTI IPENENTI Talvolta, alcuni clienti medici hanno comportamenti sessualmente provocanti nei miei confronti durante le visite di vendita; ritengo che tale comportamento rasenti la molestia sessuale. Il mio lavoro dipende dalle buone relazioni che riesco a mantenere con questi medici, ma il loro comportamento mi fa sentire a disagio. Come mi devo comportare? Nessun dipendente dovrebbe tollerare le molestie sessuali o qualsiasi altra forma di molestia sul lavoro. Se riuscite, provate a parlare al cliente del suo comportamento, spiegandogli con calma che non è gradito. Qualora tale comportamento persista, o se non volete affrontare direttamente il medico, dovreste parlarne con il vostro manager, le isorse umane o qualsiasi altra risorsa elencata nella pagina Ulteriore assistenza. ASSUNZIONE I AMICI E PAENTI Cerchiamo di assumere dipendenti che possono contribuire al successo della nostra Società. Siamo disposti ad assumere amici e parenti dei dipendenti attuali e incoraggiamo la loro raccomandazione. Tuttavia, non favoriremo i candidati che hanno amici e parenti tra i nostri dipendenti. Assumeremo ogni candidato in base alle sue qualifiche per la posizione aperta. La direzione deve essere consapevole del fatto che la raccomandazione di amici o parenti può essere percepita come un condizionamento illegittimo del processo di assunzione; pertanto dovrebbe mettere in atto strategie atte a evitare l apparente sponsorizzazione di un amico o parente come candidato e le interferenze nel processo di assunzione. Per assicurare l obiettività ed evitare un conflitto di interessi, i membri di una famiglia non dovrebbero avere relazioni dirette o indirette con altri membri della stessa famiglia all interno della Società. In rare occasioni, quando si verificano circostanze particolari che costituiscono un eccezione a questa politica, occorre ottenere prima l approvazione da parte del vicepresidente della propria divisione. Abbiamo la responsabilità di prendere decisioni esclusivamente in base agli interessi di Merck/MS, senza implicazioni di carattere personale. Può La capitare che la Società scelga un candidato meno attraente perché parte di un pacchetto che comprende anche un candidato molto attraente? politica della Società mira ad assumere i candidati che sono qualificati per il lavoro in questione. In rari casi, ad esempio quando due coniugi si candidano a posizioni aperte all interno della Società, prendiamo in considerazione candidature in concerto. Lo facciamo perché comprendiamo che assumere un coniuge senza l altro sarebbe particolarmente problematico qualora, per esempio, fosse necessario un trasferimento. Tuttavia, se uno dei coniugi non possiede i requisiti necessari per la posizione, non gli assegneremo il lavoro. 18 Merck/MS - Codice etico, terza edizione

20 I NOSTI AZIONISTI CONFLITTI I INTEESSE Abbiamo la responsabilità nei confronti degli azionisti di prendere decisioni esclusivamente in base agli interessi della Società, senza implicazioni di carattere personale. Quando siamo coinvolti, direttamente o indirettamente, in attività esterne che potrebbero mettere a repentaglio il nostro giudizio professionale o che potrebbero essere interpretate in tal senso, insorge un potenziale conflitto di interessi. obbiamo evitare le situazioni in cui possa presentarsi un conflitto d interessi, reale o presunto. i seguito sono menzionati alcuni esempi di conflitti di interesse effettivi o potenziali: avere un interesse finanziario personale nell attività di un fornitore, cliente, concorrente o distributore; avere un parente stretto (ad es. coniuge, convivente, parente, parente acquisito, fratello, cognato, fratello o figlio adottivo, oppure genitore, fratello o figlio del convivente), o qualcuno considerato alla stregua di un familiare (es. un fidanzato), che lavora per un fornitore, cliente, concorrente o distributore; ricevere un compenso, sotto qualsiasi forma, da un fornitore, cliente, concorrente o distributore; avere un interesse personale o potenziale nel guadagno in ogni transazione della Società; far parte di un Comitato consultivo e/o il Consiglio di amministrazione di un associazione o Società che opera sul mercato/nell industria analogamente a Merck/MS; avere un parente stretto che lavora in un agenzia che approva i nostri farmaci; assumere un dipendente/consulente a causa della sua parentela con figure decisionali governative; avere un impiego esterno (retribuito o non retribuito) presso un organizzazione concorrente. Qualora vi sia un conflitto di interessi, è necessario discuterne con le persone preposte. Spesso, la semplice divulgazione del potenziale conflitto d interessi alla Società è la sola azione necessaria. Se pensate che vi sia un potenziale conflitto di interessi, dovete informarne il vostro manager. Alcuni dipendenti, fra cui direttori, funzionari, dirigenti e alcuni altri dipendenti, devono redigere ogni anno un documento relativo ai conflitti di interesse in cui descrivono tutti i conflitti che li riguardano, effettivi o potenziali. I prestiti della Società ai dipendenti sono questioni particolarmente delicate, soggette a esami specifici. I prestiti della Società ai dirigenti o ai membri del Consiglio di amministrazione sono proibiti, salvo che non fossero già esistenti in data 30 luglio Possiedo Se Ci Nel alcune azioni di British Telecom. Poiché BT è uno dei gestori dei servizi telefonici di cui fa uso la Società, devo informare i miei superiori di questo conflitto di interessi? un investimento è inferiore all 1% delle azioni in circolazione di una Società di proprietà pubblica, quale British Telecom, secondo le norme aziendali non vi è conflitto di interessi. sono direttive che possono aiutare a evitare potenziali conflitti di interessi con i clienti medici che sono anche amici intimi? momento in cui si riscontra un potenziale conflitto di interessi, reale o presunto, avendo un amicizia personale con un cliente con il quale si fanno affari, è necessario riferire al proprio manager di queste relazioni personali. Il vostro manager controllerà la situazione e deciderà, se necessario, quali provvedimenti debbano essere presi per gestire il potenziale conflitto. Sarebbe anche opportuno rispondere alle seguenti domande per stabilire se la vostra relazione con un cliente possa presentare un conflitto di interessi: Si tratta di un amicizia privata o di un amichevole relazione professionale? Frequentate il cliente medico? urante i fine settimana? In vacanza? Pensate che la vostra fedeltà ai legami personali possa annullare o apparentemente compromettere la vostra capacità di prendere decisioni negli interessi della Società? iscutete di lavoro in ambienti non lavorativi? State riferendo al cliente informazioni che potrebbero essere considerate confidenziali o di proprietà della Società? La vostra relazione compromette, o sembra compromettere, l obiettività del cliente nel prendere decisioni (in caso sia un medico, le abitudini di prescrizione dei farmaci)? Merck/MS - Codice etico, terza edizione 19

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