Gli appalti pubblici: cosa cambia dopo i decreti Spending review e Crescita? Una panoramica completa e dettagliata.

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1 44 Manuale di Scrittura Efficace Ultimo aggiornamento 14 gennaio 2013 Organizzare le informazioni Nel precedente paragrafo hai visto come generare idee utili per conoscere meglio l argomento su cui dovrai scrivere. Ora vediamo come organizzare le informazioni che hai raccolto e iniziare a scrivere. Prima di buttarsi a capofitto nella scrittura, diamo uno sguardo alle modalità di organizzazione di un testo. Per quanto ogni scritto sia diverso da un altro, possiamo ritrovare sempre delle strutture organizzative stabili. Le strutture organizzative sono sette. Capire quale struttura è più utile prima di iniziare a scrivere rende il lavoro più semplice e la scrittura più efficace. Sette modi per strutturare un testo: 1. Importanza delle informazioni; 2. Da semplice a complesso; 3. Cronologia; 4. Categorie; 5. PAR: Problema-azione-risultato; 6. Domande e Risposte; 7. Organizzazione visiva. Importanza delle informazioni È una buona regola strutturare un testo partendo dalle informazioni più importanti. La domanda è: quali sono le informazioni più importanti? La risposta è più semplice di quanto si pensi: le informazioni più importanti sono quelle che interessano il destinatario e raggiungono gli obiettivi che ci siamo prefissi. DA UN SITO WEB SPECIALIZZATO IN APPALTI Gli appalti pubblici: cosa cambia dopo i decreti Spending review e Crescita? Una panoramica completa e dettagliata. Con una scelta corretta, il sito non ha iniziato l articolo parlando in generale degli appalti pubblici, cosa sono, come nascono o si evolvono. Ha detto subito cosa cambia con i nuovi decreti, dando per scontato che il destinatario conosca già cosa sia e come funzionano gli appalti pubblici quindi è interessato a sapere cosa sta

2 45 Manuale di Scrittura Efficace Ultimo aggiornamento 14 gennaio 2013 cambiando. Da semplice a complesso Quando il destinatario è un lettore non esperto, un buon modo di organizzare il testo è la sequenza da semplice a complesso, cioè partendo dalle informazioni più semplici per poi passare a quelle più difficili. Di solito questa struttura si usa nei manuali: come dipingere un quadro, come interpretare i dati di borsa e così via. DI MANUALE DI UNA SCUOLA DI FORMAZIONE CHE INSEGNA AD INVESTIRE IN BORSA Per iniziare ad investire in borsa da casa tua hai bisogno di 3 cose: 1. Un computer collegato a Internet; 2. Un po di soldi da investire; 3. L accesso ad una piattaforma di Trading online. 1. Procurarsi un collegamento ad Internet ( ) Cronologia La struttura cronologica descrive l'evoluzione degli eventi in modo temporale. È l'ideale per scrivere testi in cui le azioni seguono un criterio sequenziale: pensa a un manuale per far funzionare un lettore DVD, a un resoconto di come si sono svolti degli eventi, un'analisi sull'andamento della produzione negli ultimi tre mesi, o, ancora, a un testo che descrive gli aggiornamenti di un software e così via. Testo di un manuale per l'uso di un lettore DVD: 1. Premi ESC per aprire il cassetto Porta DVD; 2. Inserisci il DVD nel vano porta CD; 3. Premi Play e il cassetto porta DVD si chiuderà; 4. Aspetta che l'immagine compaia sullo schermo. La scrittura cronologica richiede un'analisi approfondita di come si sono svolti gli avvenimenti, o nel caso dei manuali, di come dovranno svolgersi. Per alcuni tipi di manuali (macchinari pericolosi, apparati medici), la correttezza delle informazioni

3 46 Manuale di Scrittura Efficace Ultimo aggiornamento 14 gennaio 2013 e il rispetto della giusta cronologia sono fondamentali. Con l'organizzazione cronologica del testo è fondamentale avere un'idea chiara di come il testo deve evolvere. Pensare prima di scrivere è fondamentale, ma poi è molto più semplice andare avanti. Categorie Immagina di dover scrivere una relazione di 150 pagine su un progetto appena concluso. Una divisione cronologica potrebbe essere noiosa, e impedirebbe al lettore di capire dove si trovano le informazioni. In questo caso, la divisione per categorie è molto utile, perché permette di ridurre testi complessi in unità informative più semplici. Una divisione per categorie non è solo utile per testi lunghi, ma in tutti i casi in cui devi scrivere testi in cui le informazioni siano facili da raggiungere e analizzare. PER UNA RELAZIONE 1. Introduzione 2. Analisi dello scenario macro-economico nel Gli interventi legislativi a favore dell'economia: aspetti legali 4. Gli interventi legislativi a favore dell'economia: aspetti finanziari PER 1. Saluti 2. Introduzione offerta 3. Dettagli preventivo 4. Tempi di consegna 5. Tempi di pagamento 6. Informazioni per il contatto 7. Saluti di chiusura

4 47 Manuale di Scrittura Efficace Ultimo aggiornamento 14 gennaio 2013 PAR (Problema-Azione-Risultato) Buona parte della comunicazione aziendale ha l'obiettivo di far compiere delle azioni: ordinare un prodotto, visitare un sito, chiamare un Numero Verde e così via. Quando la risposta è il tuo obiettivo principale, può esserti molto utile un modo di organizzare il testo che si chiama PAR, acronimo di Problema-Azione- Risultato. Questo tipo di struttura è divisa in tre parti: Problema di partenza; Azione da compiere o compiuta; Risultati ottenuti. Questa tecnica si può adattare a molti tipi di testo: da un semplice curriculum a una lettera da associare a un preventivo. La DFR è un'azienda che ha bisogno di un fornitore di computer. Ha richiesto alla tua azienda un preventivo e una presentazione della vostra organizzazione. L azienda vuole certezze sui tempi di consegna. In questo caso una lettera di presentazione in formato PAR (che illustra quello che avete già fatto per un'azienda simile), con allegato il preventivo è una buona soluzione. Negli ultimi 2 anni 243 aziende si sono rivolte a noi per rifornirsi di computer. (Problema). Entro 2 ore dal ricevimento dell ordine abbiamo avviato il processo di produzione dei computer. (Azione) Nel 98% dei casi la consegna è avvenuta entro 7 giorni dall ordine di acquisto. Per l altro 2% entro 12 giorni. (Risultato) È importare capire che la struttura PAR non segue necessariamente l ordine Problema-Azione-Risultato. Nella scrittura pubblicitaria, ad esempio, molte volte è più efficace iniziare il testo con una domanda che illustra il risultato e solo dopo descrivere il problema e l azione per risolverlo. Devi scrivere una lettera a tutti i rivenditori dei tuoi prodotti per convincerli a spingere una determinata serie di finestre. Hai scelto la struttura PAR (Problema-

5 48 Manuale di Scrittura Efficace Ultimo aggiornamento 14 gennaio 2013 azione-risultato) perché la ritieni più efficace per gli obiettivi e il target. Con questa struttura descriverai al rivenditore il suo problema (vendere di più), quale azione deve compiere (ordinare materiale pubblicitario, chiedere ulteriori informazioni) per ottenere risultati (guadagnare di più). Ecco quindi come potrebbe essere il tuo piano di lavoro per questa lettera. Target: tutti i nostri rivenditori della linea finestre X Obiettivi: spingerli a promuovere la vendita di finestre X in promozione dal 10 giugno al 21 luglio. INDICE 1. Introduzione 2. Corpo 3. Invito all'azione 4. Contatti Entrando nel dettaglio: Introduzione 1. Titolo per attirare l'attenzione; (Problema) 2. Saluti; 3. Congratulazioni per la collaborazione; Corpo 1. Introduzione sulla nuova offerta relativa al prodotto finestre; (Problema) 2. Dettagli sui vantaggi per i clienti finali; (Risultati) 3. Dettagli sui vantaggi per il rivenditore; (Risultati) Invito all'azione 1. Invito a promuovere le finestre; (Azione) 2. Invito a richiedere materiale pubblicitario; (Azione) 3. Dettagli per chiedere ulteriori informazioni; (Azione) Contatti 1. Nome e cognome 2. Saluti 3. , telefono, fax

6 49 Manuale di Scrittura Efficace Ultimo aggiornamento 14 gennaio 2013 Come vedi, si tratta di una traccia di massima su cui cominciare a organizzare la scrittura. Durante la prima stesura e in fase di revisione finale, questa sequenza potrebbe variare, ma è comunque un utile riferimento per iniziare a scrivere. Domande e risposte Lo schema Domanda-Risposta permette un controllo completo su come il lettore otterrà informazioni. Il percorso di lettura, infatti, è molto rigido, quindi non consente libere interpretazioni ma soltanto la possibilità di scegliere poche e selezionate opzioni. Non è una struttura particolarmente creativa, e può risultare molto noiosa. Non a caso si usa solo per scopi puramente funzionali, come le Domande e Risposte (FAQ) di un sito web, le appendici dei manuali tecnici e di quelli orientati alla risoluzione dei problemi. D. Come posso contattare la vostra azienda? R. Può scrivere a telefonare allo o contattarci attraverso Skype aggiungendo scrittura.org tra i suoi contatti. D. Come posso riavviare il computer in caso di blocco? R. Premendo per 5 secondi il tasto verde posto sul retro del computer. Organizzazione visiva Ci sono alcuni documenti in cui l'elemento grafico è prevalente rispetto al contenuto. In questo caso, trasformare le immagini in testo può risultare faticoso per te e inutile per il lettore. Con l organizzazione visiva l'informazione è trasformata in grafici, tabelle, schemi, liste ed elenchi puntati. L esempio più conosciuto di organizzazione visiva di un testo è quella dei foglietti per montare i mobili di una famosa multinazionale svedese. I testi sono ridotti al minimo, in alcuni casi completamente assenti. I disegni descrivono tutto. Immagina il bilancio di fine anno di un'azienda. Ti hanno chiesto di lavorare sui dati per renderli comprensibili agli investitori. Teoricamente, puoi trasformare ogni grafico in un testo: Nel mese di dicembre 2008 abbiamo avuto una crescita del 33% nella vendita del

7 50 Manuale di Scrittura Efficace Ultimo aggiornamento 14 gennaio 2013 prodotto X, ma i margini di profitto si sono ridotti del 12% a causa dell'aumento delle materie prime usate nel processo di produzione. La tecnica è efficace ma stancante: immagina di doverlo fare per 200 grafici. È molto più semplice usare i grafici, e affiancare delle didascalie sintetiche. Grafico 1. Andamento vendite dicembre Grafico 2. Aumento delle materie prime. Grafico 3. Riduzione dei profitti. 2 Immagina di dover descrivere il successo dell'operazione Bambini al Museo. Potresti scrivere: "Nel 2000 sono stati i bambini che hanno visitato Palazzo Vecchio a Firenze, una cifra che è diminuita di circa unità nel 2001 per poi risalire nel " Oppure usare un grafico. Con una didascalia così: Numero dei bambini che hanno visitato Palazzo Vecchio nel periodo

8 51 Manuale di Scrittura Efficace Ultimo aggiornamento 14 gennaio 2013 Conclusioni Prima di iniziare a scrivere, decidi quale organizzazione del testo può essere più utile per i tuoi obiettivi e più efficace per il tuo lettore. Questa sarà la guida principale durante la stesura del testo, ma ricorda che ogni testo è sempre il risultato di più strutture e che nessuna organizzazione del testo è migliore delle altre: ognuna ha vantaggi e limiti. Immagina il manuale d'uso di un telefonino. C'è la struttura cronologica per la sezione batteria: Togliere il coperchio facendo leva sul gancio di plastica; Inserire la batteria con i contatti verso destra; Richiudere il coperchio; Premere il tasto verde per accendere il telefono; Se il telefono non si accende, consulta la sezione Domande e Risposte a pagina 45. Nello stesso manuale, in una pagina interna, troviamo una tipica struttura PAR. Mancata accensione del telefono Se il telefono non si accende premendo il tasto verde, esegui questi passaggi. Rimuovi il coperchio; Rimuovi la batteria; Rimetti il coperchio; Inserisci il caricabatteria da viaggio nella presa di corrente e collegalo al telefonino. A tutto questo si associano immagini con didascalie, quindi una struttura anche visiva. Nel disporre le domande più frequenti è preferibile partire dalle domande più importanti: Perché non si accende il telefonino? o Perché lo schermo è tutto scuro?. È quindi opportuno lasciare alla fine domande secondarie tipo Come pulire lo schermo o Personalizzare il colore di sfondo. Se devi scrivere una relazione sull'andamento delle vendite di 10 prodotti nel 2008, puoi usare sia un'organizzazione cronologica, sia una per categorie. Nel

9 52 Manuale di Scrittura Efficace Ultimo aggiornamento 14 gennaio 2013 primo caso dividerai il testo in 12 mesi, e all'interno dei mesi parlerai dei 10 prodotti. Ma puoi anche organizzare il testo creando 10 categorie, una per ogni prodotto, e analizzare le vendite indicando che cosa è successo mese per mese.

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