AGENDA SECTION n. 5b. 1. La gestione dell ambito di progetto. a. PSM si focalizza su. b. Pianificare la gestione dell ambito

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1 AGENDA SECTION n. 5b 1. La gestione dell ambito di progetto a. PSM si focalizza su b. Pianificare la gestione dell ambito c. Piano di gestione dell ambito d. Piano di gestione dei requisiti e. Raccogliere i requisiti f. Piano di gestione degli stakeholders g. Context diagrams h. Documentazione dei requisiti i. Matrice di tracciabilità dei requisiti j. Definire l ambito k. Descrizione dell ambito di progetto l. Creare la WBS 86

2 I PROCESSI E LE AREE DI PM 87

3 GESTIONE DELL AMBITO DI PROGETTO Project Scope Management includes the processes required to ensure that the project includes all the work required, and only the work required, to complete the project successfully. Managing the project scope is primarily concerned with defining and controlling what is and is not included in the project. Project Management Ins0tute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) FiDh Edi0on, Project Management Ins0tute, Inc., 2013, Pag

4 PROJECT SCOPE MANAGEMENT SI FOCALIZZA SU ü Nel considerare come concetti separati i seguenti: PRODUCT SCOPE PROJECT SCOPE caratteristiche e funzioni di un prodotto, servizio o risultato lavoro che deve essere svolto per raggiungere il risultato di progetto ü Nel controllare continuamente che si stia completando tutto il lavoro previsto ü Nel prevenire che l ambito del progetto sia esteso senza che la richiesta sia gestita nel processo strutturato di change control system (sistema di controllo delle modifiche); ü Nel controllare che tutti i cambiamenti alla definizione dell ambito stesso siano compatibili con il project charter; ü Nel prevenire il lavoro non necessario (scope creep (modeste modifiche migliorative che si ritiene non debbano avere impatti signiticativi) o il cosiddetto gold plating (produrre livelli di qualita eccezionali, ma non richiesti) 89

5 RIASSUMENDO ü La gestione dell ambito di progetto include i processi necessari per garantire che il progetto comprenda tutto il lavoro necessario, ed esclusivamente il lavoro necessario, per completare con successo il progetto. ü Il suo obiettivo primario è definire e controllare ciò che è incluso nel progetto e ciò che non lo è. ü Ogni modifica all ambito deve essere verificata per compatibilità con il Project Charter altrimenti deve essere rifiutata. N.B. se ciò che ci chiedono non è compatibile con il Project Charter, deve essere realizzato in un progetto diverso. La mancanza di rigore nella gestione dell ambito del progetto è una delle più comuni cause di fallimento dei progetti. 90

6 PIANIFICARE LA GESTIONE DELL AMBITO Plan Scope Management is the process of creating a scope management plan that documents how the project scope will be defined, validated, and controlled. The key benefit of this process is that it provides guidance and direction on how scope will be managed throughout the project. INPUT Project Management Plan Project Charter Fattori ambientale aziendali Asset dei processi organizzativi Strumenti e tecniche Parere di esperti Riunioni OUTPUT Piano di gestione dell ambito Piano di gestione dei requisiti Project Management Ins0tute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) FiDh Edi0on, Project Management Ins0tute, Inc., 2013, Pagg

7 PIANO DI GESTIONE DELL AMBITO ü Il piano di gestione dell'ambito del progetto fornisce indicazioni sul modo in cui l'ambito del progetto sarà definito, documentato, verificato, gestito e controllato. ü I componenti del piano di gestione dell'ambito del progetto includono: Un processo che consenta di preparare una descrizione dettagliata dell'ambito del progetto sulla base della descrizione preliminare. Un processo che consenta la creazione della WBS a partire dalla descrizione dettagliata dell'ambito del progetto e che stabilisca in che modo la WBS verra aggiornata e approvata. Un processo che specifichi la modalita per ottenere la verifica e l'accettazione formale dei deliverable di progetto completati. Un processo che consenta di controllare in che modo verranno elaborate le richieste di modifica alla descrizione dettagliata dell'ambito del progetto. Tale processo è direttamente collegato al processo di controllo integrato delle modifiche. 92

8 PIANO DI GESTIONE DEI REQUISITI ü Si tratta di un documento che descrive come i requisiti verranno gestiti nel progetto, spesso è allegato nel piano di project management. Tra le informazioni in tale piano: Il processo di assegnazione delle priorita Attivita di configuration management per la gestione dei cambiamenti al prodotto, servizio o risultato, per la valutazione dell impatto delle modifiche e per l autorizzazione alle modifiche Le metriche da usare sui requisiti; Le regole di tracciabilita dei requisiti, ossia come saranno organizzate le matrici di tracciabilita ; Le regole di gestione (scrittura, memorizzazione, modifica, etc). 93

9 RACCOGLIERE I REQUISITI (1/2) ü Raccogliere i requisiti significa definire e documentare le esigenze degli stakeholder al fine di soddisfare gli obiettivi del progetto. ü I requisiti possono essere divisi in: Requisiti di prodotto (technical requirements). Sono i requisiti necessari alla definizione del prodotto/servizio da produrre in output Requisiti di progetto (non technical requirements). Si tratta di requisiti commerciali, di project management, di applicazione di metodologie, ecc. ü La descrizione dei requisiti è percio il risultato di un processo che inizia dalla raccolta, comprendendo in essa, anche desideri, preferenze e aspettative spesso non essenziali all obiettivo del progetto oppure non possibili a causa dei vincoli e prosegue con l introduzione di una priorita fra essi, distinguendo fra irrinunciabili, desiderabili e possibili 94

10 RACCOGLIERE I REQUISITI (2/2) INPUT Project Charter Registro degli stakeholders Piano di gestione dell ambito Piano di gestione dei requisiti Piano di gestione degli stakeholders Strumenti e tecniche Interviste Focus group Workshop guidati Tecniche di creativita di gruppo Tecniche decisionali di gruppo Questionari e sondaggi Osservazioni Prototipi Benchmarking Context Diagrams Analisi di documenti OUTPUT Documentazione dei requisiti Matrice di tracciabilita dei requisiti Project Management Ins0tute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) FiDh Edi0on, Project Management Ins0tute, Inc., 2013, Pag

11 I PROCESSI E LE AREE DI PM 96

12 PIANO DI GESTIONE DEGLI STAKEHOLDERS Project Stakeholders Management is the process of developing appropriate management strategies to effectively engage stakeholders throughout the project life cycle, based on the analysis of their needs, interests, and potential impact on project success. The key benefit of this process is that it provides a clear, actionable plan to interact with project stakeholders to support the project s interests. INPUT Project Management Plan Registro degli stakeholders Fattori ambientale aziendali Asset dei processi organizzativi Strumenti e tecniche Parere di esperti Riunioni Tecniche analitiche OUTPUT Piano di gestione degli stakeholders Aggiornamento di documenti di progetto Project Management Ins0tute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) FiDh Edi0on, Project Management Ins0tute, Inc., 2013, Pagg

13 TECNICHE DI CREATIVITÀ DI GRUPPO ü Brainstorming ü Mappe mentali ü Affinity diagram ü 98

14 UN ESEMPIO: IL QFD Il Quality Function Deployment è un sistema per introdurre nell'azienda i requisiti di base di un prodotto/servizio richiesto dal cliente. Il QFD raggiunge l'obiettivo di: trasferire e trasformare le richieste del cliente esterno in richieste ai clienti interni (enti, reparti, ecc.) dell'azienda migliorare la comunicazione tra le diverse aree aziendali stabilire delle priorità nel miglioramento dei prodotti definire specifici obiettivi di riduzione dei costi definire obiettivi di sigma, indici di performance e parametri di efficienza confrontarsi con la concorrenza Il QFD viene applicato attraverso un approccio grafico denominato casa della qualità che riunisce una serie di tabelle in cui convergono dal cliente e da tutti gli enti interessati le informazioni di volta in volta necessarie allo sviluppo di un nuovo prodotto o servizio. 99

15 LA CASA DELLA QUALITÀ 100

16 AFFINITY DIAGRAMS È una sorta di brainstorming scritto. Quando le idee non sono chiare o vanno organizzate, il metodo fornisce una chiave per organizzare e raggruppare le idee su un argomento, classificandole in base ad un nesso logico. E un metodo eseguito attraverso una fase divergente (creativa) ed una convergente (organizzazione delle idee) che riunisce le proposte per somiglianza o diversita. STEP 1: definizione del problema STEP 2: formazione dei gruppi di affinità (clustering) STEP 3: formazione dei gruppi di affinità (labelling) STEP 4: priorizzazione dei gruppi di affinità 101

17 CONTEXT DIAGRAMS I Context diagrams descrivono in maniera visiva l ambito del prodotto (sottoinsieme dell ambito di progetto) mostrando il sistema di business (process, equipment, computer system, etc.) e come gli stakeholders interagiscono con esso. 102

18 CONTEXT DIAGRAMS: ESEMPIO 103

19 CONTEXT DIAGRAMS: REGOLE 1. Key principle - everything moves through the centre 2. Personify the object of attention the process, project, or action all flows in, or out 3. Actors Someone does something with some information 4. Information - What do they give to the project, what do they get from the project 5. Place all players on the board until edited out based on session scope. 104

20 DOCUMENTAZIONE DEI REQUISITI Il requisito è la condizione o capacità che deve essere soddisfatta o posseduta da un sistema, prodotto, servizio, risultato o componente perchè questo possa essere conforme alle caratteristiche richieste da un contratto, uno standard, delle specifiche di prodotto o da altri documenti formali. I requisiti comprendono le necessità, le esigenze e le aspettative quantificate e documentate dello sponsor, del cliente e di altri stakeholder. La documentazione dei requisiti descrive i requisiti raccolti. Questi possono essere organizzati in piu documenti con requisiti di livello di dettaglio diverso 105

21 MATRICE DI TRACCIABILITÀ DEI REQUISITI Si tratta di una matrice che collega i singoli requisiti agli oggetti prodotti e li traccia in tutto il ciclo di vita del progetto. Di fatto opera il censimento dei requisiti e li lega alle fonti da una parte e al prodotto dall altra. In un sistema complesso si hanno molte matrici e per poter tracciare tutti i requisiti bisogna utilizzare uno strumento informatico. 106

22 MATRICE DI TRACCIABILITÀ DEI REQUISITI: ESEMPIO 107

23 DEFINIRE L AMBITO Si tratta di stabilire in dettaglio quello che deve essere fatto precisando i deliverable ed il lavoro necessario a realizzarli. E un processo chiave della fase di pianificazione del progetto, che chiarisce caratteristiche e confini, definisce i prodotti ed i servizi ad esso associati ed evidenzia le esclusioni. Inoltre vengono precisati i metodi di accettazione e di controllo dell ambito, i vincoli di progetto (budget fissato, date limite, milestones di consegna...) e le assunzioni di progetto. INPUT Project Charter Piano di gestione dell ambito Documentazione dei requisiti Asset dei processi organizzativi Strumenti e tecniche Parere degli esperti Analisi del prodotto Identificazione delle alternative Workshop guidati OUTPUT Descrizione dell ambito di progetto Aggiornamento dei documenti di progetto Project Management Ins0tute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) FiDh Edi0on, Project Management Ins0tute, Inc., 2013, Pag

24 DESCRIZIONE DELL AMBITO DI PROGETTO Descrive i deliverable del progetto ed il lavoro che deve essere eseguito per la loro realizzazione. Puo contenere informazioni di incluso ed escluso. Comprende: La descrizione delle specifiche del prodotto. E una elaborazione progressiva delle caratteristiche che il prodotto dovra avere. I criteri di accettazione del prodotto. Definisce i criteri che saranno usati per accettare il prodotto I deliverable del progetto. La descrizione di tutti i deliverable del progetto, sia finali che intermedi. Possono essere descritti in maniera sommaria o dettagliata Le esclusioni dal progetto. Descrive dettagliatamente cio che non fa parte del progetto I vincoli di progetto. Descrive i vincoli del progetto. Se il progetto si fa su commessa, le clausole del contratto diventano vincoli del progetto Gli assunti del progetto. La lista e la descrizione degli assunti di progetto 109

25 ATTENZIONE Spesso capita di dedicare attenzione a funzionalità non richieste, ma che rischiano solo di vanificare il successo del progetto; fornire degli extra che sono out of scope non solo è una perdita di tempo ma non aggiunge nessun beneficio al progetto e spesso......provoca il ritardo di attività che invece sono importanti È quindi molto importante dare al cliente quello che il cliente ha chiesto, nulla di più nulla di meno. 110

26 CREARE LA WBS È il Processo di suddivisione dei deliverable del progetto e del lavoro incluso nel progetto in componenti più piccoli e quindi maggiormente gestibili. INPUT Piano di gestione dell ambito Descrizione dell ambito del progetto Documentazione dei requisiti Fattori ambientali aziendali Asset dei processi organizzativi Strumenti e tecniche Scomposizione Giudizio di esperti OUTPUT Baseline dell ambito Aggiornamento dei documenti di progetto Il lavoro pianificato è contenuto nel livello più basso dei componenti della WBS, chiamati Work Package. Un Work Package può essere soggetto a schedulazione, stima dei costi, monitoraggio e controllo. Project Management Ins0tute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) FiDh Edi0on, Project Management Ins0tute, Inc., 2013, Pag

27 SCOPE BASELINE The scope baseline is the approved version of a scope statement, work breakdown structure (WBS), and its associated WBS dictionary, that can be changed only through formal change control procedures and is used as a basis for comparison. It is a component of the project management plan. 112

28 WORK BREAKDOWN STRUCTURE ü Scomposizione gerarchica orientata ai deliverable, del lavoro che deve essere eseguito dal gruppo di progetto per conseguire gli obiettivi del progetto e realizzare i deliverable richiesti. Organizza e definisce l ambito complessivo del progetto. ü Rende possibile la pianificazione e controllo del progetto attraverso la pianificazione ed il controllo dei suoi elementi costitutivi

29 WBS: UN ESEMPIO 114

30 PERCHÉ UNA STRUTTURA GERARCHICA? ü Minimizza il rischio di dimenticare qualcosa ü Evidenzia facilmente la gerarchia del progetto ü Colloca facilmente un WP all interno del progetto ü Individua facilmente i punti di controllo ü Facilita la comunicazione tra gli stakeholders ü Individua in maniera omogenea e inequivocabile il lavoro da fare ü Permette aggregazione di dati (tempi, costi, ricavi, ecc.) sulle parti di lavoro, dal livello inferiore a quello superiore. 115

31 WBS: APPROCCI La WBS può essere costruita in vari modi/criteri: ü per Componenti/Prodotti ü per Funzioni del prodotto ü per Fasi di tempo o processi ü per Unità Organizzative o Dipartimenti ü per Aree geografiche ü per Cost account ü attraverso combinazioni delle precedenti 116

32 APPROCCIO PRATICO ALLA COSTRUZIONE DELLA WBS La radice dell albero è il progetto, che viene suddiviso in rami. I rami di un livello nascono dalla suddivisione di quelli del livello precedente. Deve essere rispettato il principio della completezza. La disaggregazione del progetto è sviluppata secondo tre ottiche: ü Il progetto viene disaggregato nelle sue attività elementari (ABS Activity Breakdown Structure); ü Il progetto viene disaggregato in base agli output attesi (PBS Product Breakdown Structure); ü Il progetto viene disaggregato in base alle responsabilità (OBS Organization Breakdown Structure). 117

33 WBS: ACTIVITY BREAKDOWN STRUCTURE REALIZZAZIONE VILLA PROGETTAZIONE ACQUISTI INSTALLAZIONE NORMATIVA OPERE CIVILI MATERIALI EDILI TEGOLE GENIO CIVILE IMP. ELETTRICO TEGOLE PAVIMENTI CERTIFICAZ IMP. ELETTR. IMP. IDRAULICO PAVIMENTI MATERIALI ELETTR. PISCINA IMPIANTO TELEF. CAVI PRESE 118

34 WBS: PRODUCT BREAKDOWN STRUCTURE VILLA EDIFICIO GIARDINO OPERE MURARIE IMPIANTI AIUOLE PISCINA FONDAMENTA ELETTRICO RISCALDAMENTO MURETTI VASCA TELAIO IDRAULICO TV PIANTE FILTRO TETTO TELEFONICO ANTIFURTO 119

35 WBS: ORGANIZATIONAL BREAKDOWN STRUCTURE IMPRESA EDILE ABC AMMINISTRAZIONE PROGETTAZIONE ACQUISTI DIREZIONE LAVORI CONTABILITÀ PROGETT. STRUTT. DIRETTORE LAV. PERSONALE PROGETT. IMP. CAPI CANTIERE MOVIMENT. TERRA 120

36 Il WORK PACKAGE: WORK PACKAGE e DELIVERABLE ü ü ü Rappresenta un pacchetto di lavoro da realizzare È l elemento finale (foglia) della WBS Diviene elemento di pianificazione e controllo Il DELIVERABLE: ü ü ü ü ü ü Ogni prodotto, servizio o risultato che deve essere ottenuto per completare il progetto o una sua parte che sia misurabile e verificabile. Spesso ci si può riferire agli external deliverable, intendendo dei deliverable soggetti all approvazione da parte dello sponsor del progetto o del cliente Possono dunque essere deliverable: Documenti relativi al progetto, inclusi quelli richiesti per le fasi successive Documenti relativi al prodotto risultato del progetto Prodotti (risultati fisici delle attività) 121

37 DESCRIZIONE DEI WORK PACKAGE I WP rappresentano l elemento a cui fa riferimento la programmazione di dettaglio e il controllo dei progetti. Devono perciò: ü Identificare specifici deliverable o famiglie omogenee di deliverable; ü Essere associati ad un unico responsabile; ü Essere misurabili in termini di avanzamento e costi. Al WORK PACKAGE resta associato: ü Una descrizione (WPD - Work Package Description) - cosa si deve fare? ü I prodotti d input - cosa serve per poterlo eseguire? ü I prodotti di output - cosa viene prodotto? ü Il responsabile - chi lo fa? ü Il costo - quanto costa? ü I tempi di realizzazione (data d inizio e di fine, durata) - quando si realizza? ü Attività necessarie per la realizzazione del WP - cosa bisogna fare? ü Documentazione a supporto (specifiche, norme, disegni, ecc.) 122

38 ESEMPIO DI WBS: ALLESTIMENTO DI UN MATRIMONIO Matrimonio Cerimonia Ricevimento Documenti Abiti Partecipazioni Chiesa Allesti m. Musich e Letture Completiamola insieme Fedi 123

39 DESCRIZIONE DEI WORK PACKAGE Le informazioni fondamentali associate ad ogni WP sono: ü Descrizione (acquisto fedi) ü Il responsabile (amica del cuore) ü Costo (max 300 l una) ü Deliverable (fedi) ü Deadline (8 dicembre 2013) ü Descrizione del lavoro (es. selezionare il modello, trovare negozio, individuare la misura, scegliere iscrizione, ordinare, pagare, ritirare.) 124

40 Organization Breakdown Structure L OBS è una scomposizione gerarchica di tipo top-down delle responsabilità di progetto generata allo scopo di individuare in maniera chiara e univoca chi fa. Sposa Sposo Mamma Sposa Sorella sposa Amica del cuore Suoce ra Cogna ta. Padre sposa

41 Matrice di assegnazione delle responsabilità (RAM) Sposa Matrimonio Ricevimento Documenti Abiti Partecipazioni Cerim. Sposo Mamma Sposa Sorella sposa Amica del cuore Suoce ra Cognata. Padre sposa Chiesa Allesti m. Music he Lettur e Fedi