PROCEDURA GESTIONE QUALITA PGQ 4.2.4

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1 1 di 5 PROCESSO DI GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DELLA QUALITA Copia on line controllata Questo Documento è emesso con distribuzione riservata e non può essere riprodotto senza il benestare scritto dell I.P.S.S.C.T. P. Verri MODIFICHE AL DOCUMENTO Revisione Capitolo/paragrafo Modificato Descrizione Modifica e scaduti i termini tali documenti vengono distrutti con l invio al macero allegato LDL FASI REDAZIONE VERIFICA APPROVAZIONE Funzione RGQ RGQ DS Nominativo M.L.Bianchi M.L.Bianchi G. Ramolini Data Firma 1 1 Originale firmato nell archivio Sistema Gestione Qualità

2 2 di 5 INDICE 1. - SCOPO 2. - CAMPO DI APPLICAZIONE 3. - DEFINIZIONI 4. - RESPONSABILITA E MODALITA DI GESTIONE 5. - ALLEGATI

3 3 di 5 1. SCOPO DELLA PROCEDURA Definire, per ciascun tipo di registrazione della qualità, le responsabilità, modalità di gestione e tempi minimi di conservazione. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura si applica sia alle registrazioni della qualità (sia quelle interne, sia quelle eventualmente inviate da fornitori). 3. DEFINIZIONI Registrazione della qualità : è un documento che fornisce evidenza oggettiva di attività eseguite o di risultati ottenuti. Le registrazioni sono effettuate normalmente compilando appositi moduli su supporto cartaceo o informatico. Le registrazioni sono efficaci solo se sono al sicuro da deterioramenti, prontamente recuperabili e chiaramente leggibili per tutto il periodo di conservazione stabilito. Documento superato : è il documento non più in vigore. Tutte le copie dei documenti superati devono essere distrutte dai destinatari al momento della ricezione della copia aggiornata. L originale invece viene conservato dal RGQ, al fine di mantenere la memoria storica, per un periodo di 3 anni per quelli che secondo le norme ministeriali (Vedi ERQ 4.2.4) è prevista la corservazione per un numero maggiore di anni si procede all archiviazione, e scaduti i termini tali documenti vengono distrutti con l invio al macero. Il documento superato viene distinto da quello in vigore riportando sul frontespizio la scritta DOCUMENTO SUPERATO Firma: 4 MODALITA OPERATIVE La definizione delle attività e responsabilità relative alla gestione dei documenti di registrazione della qualità comporta le seguenti fasi operative: definizione della tipologia dei documenti di registrazione identificazione dei documenti approvazione distribuzione gestione delle modifiche archiviazione conservazione. 4.1 Tipologia di documenti Sono detti documenti di registrazione della qualità: documenti relativi all approvvigionamento di prodotti e servizi e alla qualificazione e valutazione fornitori documenti di progettazione del servizio documenti di erogazione del servizio

4 4 di 5 documenti di controllo del servizio erogato documenti di controllo dei documenti e dati documenti relativi alla gestione delle non conformità e programmazione delle azioni correttive e preventive documenti relativi a verifiche ispettive interne documenti relativi a formazione del personale. La tabella allegata individua i documenti di registrazione oggetto di gestione specifica. 4.2 Attività di gestione documenti di registrazione Identificazione dei documenti di registrazione della Qualità Il conseguimento della qualità e l efficacia del Sistema Qualità deve essere dimostrabile dai documenti di registrazione della qualità che attestano nel tempo che quanto realizzato rispetta i requisiti contrattuali e tecnici richiesti e che l Istituto P. Verri ha osservato le prescrizioni previste dal proprio Sistema Qualità. Il Rappresentante della Direzione individua i documenti che consentono di definire, svolgere, controllare, registrare le attività svolte e che sono state previste dal Manuale. Ogni documento è univocamente individuato e identificato dal codice e descritto dal MGQ e dalle PGQ di pertinenza. I documenti del tipo Procedure - Istruzioni Operative moduli, modelli sono identificati da tre lettere e una serie di numeri in sequenza, nella forma XYZ 00 1: XYZ è posto uguale a : PGQ nel caso di Procedure IST nel caso di Istruzioni Operative QSC nel caso di Questionari Soddisfazione Cliente 0.0 è relativo alla sezione e paragrafo della norma ISO di riferimento 1 è una sequenza interna di emissione. Anche la modulistica interna viene identificata secondo una classificazione sopra definita, quella esterna, secondo la classificazione di protocollo dell Ente emittente. I documenti di registrazione della qualità sono riportati nella tabella in allegato nella quale è anche indicato la funzione responsabile dell emissione, il luogo di archiviazione e i tempi standard di conservazione. Il Responsabile della gestione della qualità mantiene copia in ultima edizione degli originali dei documenti di registrazione Approvazione L approvazione deve garantire che i documenti siano emessi solo dopo le necessarie verifiche e l approvazione degli organi collegiali coinvolti nonché del Rappresentante della Direzione per attestare la conformità al sistema. L Organo che emette il documento di registrazione della qualità è responsabile della sua corretta compilazione, leggibilità e rintracciabilità Distribuzione La distribuzione di ogni documento è responsabilità dell Organo emittente in collaborazione con il Rappresentante della Direzione, il quale individua i destinatari e rende disponibile il documento secondo le modalità ritenute più idonee. La distribuzione deve essere idonea all uso del documento e nello stesso tempo garantire che tutte le funzioni coinvolte ne dispongano al momento opportuno e nella revisione aggiornata Modifica I documenti di Registrazione della Qualità possono subire modifiche a seguito di:

5 5 di 5 richiesta dei singoli Organi competenti, a fronte di esigenze operative osservazioni e proposte del Rappresentante della Direzione e concordate con gli Organi interessati. Le modifiche ritenute necessarie ai documenti in uso o l introduzione di nuovi documenti di registrazione, vengono verificate per congruità dal Rappresentante della Direzione e quindi approvate Archiviazione Il RGQ è responsabile della gestione dei Documenti di Registrazione della Qualità compilati e della loro archiviazione Conservazione I documenti di registrazione della qualità sono conservati presso il luogo di archiviazione per il tempo indicato nella tabella riportata in allegato. Normalmente i documenti sono archiviati in ordine cronologico in relazione all oggetto di cui trattano Protezione Tutta la documentazione di registrazione deve essere conservata in luoghi e con modalità tali da garantire la protezione delle informazioni e dei dati contenuti Modalità di eliminazione delle registrazioni Annualmente gli Uffici /Dipartimenti (normalmente a fine anno) effettuano un analisi della documentazione archiviata provvedendo ad eliminare tutti i documenti i cui termini di conservazione risultino scaduti. I tempi di conservazione ivi indicati possono essere superati solo in caso di diverse specifiche richieste da enti esterni oppure dalla Direzione. 5 ALLEGATI Allegato n. 1 PGQ Elenco procedure (EPR 4.2.4) Allegato n. 2 PGQ Elenco Istruzioni (EIS 4.2.4) Allegato n. 3 PGQ Elenco Registrazioni Qualità (ERQ 4.2.4) Richiesta modifica documento (RMD 4.2.3) Lista di distribuzione documento (LDD 4.2.3) Lista di distribuzione documento on line (LDL 4.2.3)

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