INFORMAZIONI GENERALI POSTA

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1 Ogni utente del CFP Como è dotato di casella di posta elettronica. La forma delle caselle di posta elettronica è iniziale del Ad esempio Il centro dispone anche di altre caselle, per altro indicate nel sito web Gli utenti nuovissimi che non l avessero possono passare attraverso il coordinatore di filiera, il responsabile d ufficio o contattare IT Manager. Per attivare un account di posta elettronica IT manager invia richiesta scritta al fornitore esterno, RED APPLE, che, tipicamente entro le 24 ore successive all apertura del ticket, perfeziona l operazione. Le caselle di posta elettronica sono fisicamente disponibili su server di posta elettronica esterno gestito dal fornitore e hanno una capienza massima pari a 150 MB. Come tali non sono illimitate. Periodicamente è consigliabile una verifica dello spazio disponibile. Si rammenta agli utenti alcune semplici modalità operative (valide in particolare per chi usa un client): 1) Non inviare allegati particolarmente pesanti. Regola non scritta vuole che non si superino i 10 MB di dimensione. Messaggi troppo grandi richiedono al server di posta elettronica un tempo di elaborazione dati elevato e il server, in caso di coda eccessiva, taglia i messaggi in esubero che non vengono inviati, oppure si blocca. 2) E consigliabile non inviare contemporaneamente la stessa mail a troppi utenti. Conviene inviare messaggi distinti Può essere fastidioso ma è meglio. Inoltre l invio multiplo può rallentare la velocità di navigazione su Internet. 3) Quando si devono inviare o ricevere file di grosse dimensioni si possono adottare altre strategie. Si possono inviare i link a siti web (upcfpcomo.com, cfpcomo.com) da cui perfezionare il download, il path di rete locale CFP in cui si trova il file di interesse. Un ulteriore possibilità è offerta dal cloud computing, che offre spazio condivisibile, in gran parte gratuito, nella nuvola internettiana. Bisogna dotarsi degli strumenti giusti. Ad esempio Google+, Dropbox, Skydrive. Gli utenti possono accedere alla loro mail attraverso web da qualsiasi postazione del pianeta collegata ad Internet, oppure attraverso apposito client (OUTLOOK, ecc.). In questa ipotesi si è scelto, per gli utenti dotati di postazione fissa, di configurare un accesso locale. Per alcuni collaboratori che hanno invece esigenze di mobilità è stato configurato un accesso remoto. Accesso via webmail: Aprire una finestra browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, ecc.) Digitare nella barra URL l indirizzo Il browser carica la pagina di seguito evidenziata. Il messaggio indica che si è verificato un problema di sicurezza. Ma non ci dobbiamo allarmare. E necessario cliccare il link Continuare con il sito Web (scelta non consigliata). Viene attivato il protocollo di sicurezza SSL per cui sulla barra URL si vedrà https. E corretto. 1

2 Viene caricato il web client Zimbra. Ogni utente viene informato da IT Manager delle proprie credenziali di accesso (user name e password). La password è stabilita da RED APPLE, ma può essere modificata attraverso le opzioni successive all autenticazione. Lo user name coincide con l indirizzo di posta elettronica individuale. Vedi s_moriani@cfpcomo.com. Gli utenti che utilizzano la stessa postazione di lavoro traggono vantaggio dallo spuntare il flag Ricordami che semplifica la compilazione del modulo. La password può essere modificata. La scelta è individuale e personale. Se un utente utilizza solo il web client non ci sono controindicazioni. Viceversa chi usa un client dovrà utilizzare la stessa password anche per la configurazione del client (Outlook, ecc.). 2

3 Chi vuole cambiare la password deve accedere alla scheda Preferenze e premere il tasto Cambia Password. Vedi immagine a seguire. Dimenticare o smarrire la password richiede l intervento del fornitore esterno RED APPLE per il reset e l assegnazione di una password nuova. Alcuni utenti che hanno la titolarità di caselle di posta elettronica personale con altri fornitori (Google, Tiscali, Infostrada, Fastweb, ecc.) possono valutare la convenienza e l opportunità di un redirect ossia di ricevere lì anche i messaggi della Va verificata la presenza di tale opzione direttamente tra le pagine del servizio di posta elettronica. Zimbra offre anche servizi relativi all organizzazione personale (agenda, contatti, ecc.) Per questioni di uniformità è richiesto agli utenti del CFP l adozione di corpo firma e clausola di riservatezza standardizzati. Ciò vale per il client in uso e per la web mail. Per i dettagli implementativi si richiede la lettura del file firma cfp.docx. Accesso via Outlook: Gli utenti del CFP che dispongono di una postazione fissa, tipicamente amministrativi e alcuni docenti, utilizzano il client Outlook 2007/2010. Dal menu Strumenti Impostazioni Account si accede alla maschera di configurazione della/e casella/e di posta elettronica in uso. 3

4 Il vantaggio di usare Outlook risiede fondamentalmente nella possibilità di disporre di un backup dei messaggi di posta elettronica. Infatti la struttura del centro si è dotata di un server di posta elettronica interno che affianca quello esterno del fornitore RED APPLE. Prima di essere visionabili in Outlook i messaggi sono scaricati dal server di posta elettronica esterno a quello interno e da lì alla postazione dell utente. Per perfezionare la comunicazione tra Outlook e server locale viene installato sulle singole postazioni un sw chiamato OUTLOOK CONNECTOR FOR MDEAMON. Se i due non comunicano la posta non arriva. Il primo controllo da effettuare consiste nell accertare lo stato di Outlook. Se è OFFLINE non potrà scaricare posta o inviarla. Vedi immagine seguente. 4

5 Lo stato OFFLINE si verifica solitamente a seguito di uno sganciamento della rete locale. Ma lo stato ONLINE si ristabilisce semplicemente chiudendo e riaprendo Outlook. Gli utenti mobili, tipicamente dotati di portatile, che usano Outlook hanno una configurazione diversa. In tal caso i messaggi non passano attraverso il server di posta elettronica interno e non è richiesto l uso di MDEAMON. Se i parametri di configurazione della ricezione sono uguali per tutti (user name e password a parte), la parte riguardante la spedizione è funzionale al provider di connettività che ognuno di noi utilizza. Il CFP si avvale di una connessione Telecom, ma l utente, da casa propria, può usare altre soluzioni. N.B. Del cambiamento di password operato via web mail deve essere informato IT Manger per adeguare la profilazione utente sul mail server interno (indispensabile per chi usa MDEAMON) e per modificare anche l account Outlook (l utente può fare da solo se non usa MDEAMON). 5

6 N.B. Chi non utilizza MDEAMON può scegliere se tenere, e per quanto tempo, una copia dei messaggi scaricati in locale anche su server (Altre Impostazioni Impostazioni avanzate). Magari perché l utente deve consultare vecchi messaggi quando è fuori ufficio. In tal caso diventa indispensabile prestare attenzione alla dimensione della casella. Per altro un messaggio automatico del postmaster avvisa che la capienza è vicina al limite. Per chi si avvale di MDEAMON l impostazione di cui sopra è gestita da server locale, ma la considerazione sullo spazio è la stessa. 6