ESTATE POLIGNANESE 2016 Avviso pubblico per la presentazione di proposte di manifestazioni

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1 ESTATE POLIGNANESE 2016 Avviso pubblico per la presentazione di proposte di manifestazioni L Amministrazione comunale, con la deliberazione di G.C. n. 42 del 29/02/2016, ha definito il proprio indirizzo per l organizzazione dell Estate polignanese L obiettivo che ci si propone, nell ambito del perseguimento dei propri fini istituzionali, come previsto dalla missione n. 7 (Turismo) del DUP , è quello di promuovere la città attraverso la realizzazione di occasioni di visibilità delle sue risorse naturali, artisticoculturali e archeologiche, ovvero organizzazione e/o sostegno di iniziative, manifestazioni ed eventi di vario genere rivolte a cittadini, turisti e visitatori. Il presente avviso nasce dalla volontà di definire un programma di attività che rientrino negli ambiti qui di seguito indicati: CULTURA SPETTACOLO SPORT ATTIVITA PER BAMBINI ATTIVITA MULTIDISCIPLINARI MOSTRE L Amministrazione comunale si riserva la possibilità di implementare il programma con manifestazioni ed eventi direttamente organizzati. Soggetti ammessi Sono ammessi alla partecipazione enti pubblici, fondazioni, imprese e associazioni in possesso dei seguenti requisiti: a. essere formalmente costituiti da almeno 6 mesi prima dell indizione del presente avviso; b. non svolgere attività partitiche in qualunque forma o non dare vita a iniziative politiche; c. regolarità contributiva ai fini del rilascio del DURC; Istanze Le domande, in busta chiusa, redatte secondo l apposito modulo (Allegato n.01) predisposto dall Ufficio e corredate da tutti i documenti richiesti, dovranno pervenire al protocollo generale dell Ente, a mezzo raccomandata postale o agenzia di recapito autorizzata o anche a mano, entro e non oltre le ore dell 8 aprile 2016 (non farà fede il timbro di spedizione). All esterno della busta dovrà essere riportato l indirizzo del destinatario (Comune di Polignano a Mare Beni e Attività culturali Pubblica Istruzione 1

2 Turismo Servizi Sociali Sport Spettacolo Biblioteca, viale delle Rimembranze Polignano a Mare), il nominativo o la ragione sociale del mittente, la sede legale e la seguente dicitura Proposte di manifestazioni per l estate polignanese Il plico dovrà contenere la seguente documentazione: a) istanza di partecipazione (Allegato n. 01) b) atto costitutivo e statuto (per le associazioni, qualora non già depositato presso l Ente); c) copia dell ultimo bilancio di esercizio delle associazioni e delle imprese coinvolte e indicazione del volume di affari dell ultimo esercizio; d) sintesi della proposta relativa alla singola manifestazione o iniziativa, con l indicazione dell ambito d intervento (cultura, spettacolo, sport, attività per bambini, attività multidisciplinare, mostre), dei tempi di svolgimento, della location, della gratuità o eventuale costo del biglietto, dei servizi richiesti tra quelli previsti a carico dell Ente (Allegato n.02); e) proposta progettuale (max 3 pagine); f) cast dettagliato e completo dei CV degli artisti coinvolti nel progetto; g) relazione (max 2 pagine) sulle attività culturali realizzate nel triennio precedente (se il soggetto richiedente era già esistente, altrimenti degli anni precedenti inferiori ai 3), con indicazione precisa di luoghi e tempi di esecuzione, modalità organizzative, artisti coinvolti, eventuali prezzi applicati; h) piano finanziario comprensivo delle entrate e delle uscite nel quale siano indicate, analiticamente, le spese da sostenere e le entrate per fronteggiarle compreso l eventuale contributo comunale (Allegato n.03) i) fotocopia del documento di identità, in corso di validità, del legale rappresentante del soggetto proponente. Non saranno prese in considerazione: istanze giunte dopo la scadenza del termine previsto dall Avviso Pubblico; istanze prive di uno o più dei documenti innanzi indicati la cui mancanza non consenta una corretta valutazione delle stesse. Si precisa che ogni soggetto potrà presentare più proposte, anche se racchiuse in un unico plico, a condizione che per ognuna di esse venga presentata la documentazione di cui alle lettere a), d), e), f), h), i); Approvazione del programma Modalità di assegnazione delle risorse Le proposte pervenute entro la scadenza prefissata saranno istruite dall Beni e Attività culturali Pubblica Istruzione Turismo Servizi Sociali Sport Spettacolo Biblioteca, che ne verificherà l ammissibilità in base alla documentazione trasmessa e le elencherà in relazione agli ambiti di intervento individuati. 2

3 Sulla base delle risorse disponibili nel bilancio di previsione 2016, in sede di approvazione del programma con deliberazione di Giunta comunale, l Ente definirà l eventuale importo economico da assegnare agli organizzatori per la realizzazione di iniziative negli ambiti sopra indicati. L importo assegnato dall Ente, sia per i soggetti obbligati che per quelli non obbligati a presentare fattura, non potrà superare il 70% del costo complessivo preventivato da ciascun proponente in sede di partecipazione all avviso pubblico e comunque l importo massimo di 8.000,00 per ciascun evento, in relazione alla rispondenza della singola proposta ai seguenti criteri: Esperienza pregressa dell iniziativa Valorizza le esperienze già svolte e le edizioni dell iniziativa già realizzate, anche se in comuni diversi, purché siano in numero non inferiore a tre. Carattere innovativo della proposta Capacità del proponente di definire una proposta originale e innovativa, anche qualora l iniziativa abbia già acquisito negli anni una sua identità. Valorizzazione del territorio / delocalizzazione Capacità dell'iniziativa di valorizzare zone della città che non siano già dotate, per propria natura, di forte attrazione turistica e culturale, nel rispetto dell auspicata delocalizzazione ed a beneficio del pubblico, con particolare riguardo per turisti e visitatori. Autofinanziamento Valorizza le strategie di autofinanziamento e in particolare la capacità di recuperare in modo autonomo risorse di qualsivoglia natura (pubbliche o private) e altre soluzioni (sbigliettamenti, offerte gratuite, merchandising, etc.). Coerenza dei costi progettuali con l iniziativa proposta Valuta la precisione nell indicazione di entrate e uscite, mediante le quali si riscontrino la reale rispondenza ai contenuti della proposta e la capacità di utilizzare al meglio le risorse a disposizione. Comunicazione e partnership Capacità di attuare strategie di comunicazione e diffusione del materiale pubblicitario riguardante l'iniziativa mediante mezzi propri e/o attraverso partnership riconosciute e documentate. Attenzione al pubblico Capacità di coinvolgere il pubblico e di promuoverne la formazione sui contenuti dell iniziativa, mediante la partecipazione attiva (es. masterclass, workshop, performance, laboratori, forum, esperienze ludico-ricreative). Si precisa che: potrà essere ammessa a finanziamento una sola iniziativa per ciascun proponente; 3

4 le date e i luoghi proposti dagli organizzatori dei singoli eventi restano subordinate a quelle stabilite dall Amministrazione comunale per le manifestazioni organizzate direttamente dall Ente. Oneri a carico dell Ente L Amministrazione comunale si farà carico dei seguenti servizi: montaggio e smontaggio del palco di proprietà comunale, secondo le dimensioni richieste dal proponente e comunque non superiori a mt 8 x 6 (mt 6 x 6 in piazza San Benedetto); collocazione delle sedie di proprietà comunale; fornitura di energia elettrica, limitatamente ai luoghi che ne siano già muniti nonchè alla disponibilità di potenza, nell intesa che l eventuale aumento di potenza sarà a carico del proponente; transennamento interno ed esterno ai luoghi degli eventi a tutela degli spettatori, segnaletica e divieti di sosta finalizzati allo sgombero delle aree interessate; promozione del singolo evento nell ambito dell intero calendario estivo attraverso strumenti diversi (manifesti, brochure, sito internet, etc.) nell intesa che sarà garantita l affissione gratuita (in assenza di sponsor) per manifesti singoli, eventualmente prodotti dal proponente. Oneri degli organizzatori I soggetti inseriti nel programma approvato dall Amministrazione comunale dovranno farsi carico di quanto segue: service audio e video/luci; Siae; Enpals; ogni altro servizio non incluso tra quelli forniti dall Ente (ad es. aumento di potenza elettrica oltre la disponibilità dell Ente, gruppo elettrogeno, sedie eccedenti la disponibilità comunale, bagni chimici, etc.). Gli organizzatori dovranno munirsi di tutte le autorizzazioni previste dalla normativa vigente e in particolare predisporre, laddove necessario, tutta la documentazione necessaria a ottenere l agibilità ex art. 80 del Tulps dalla Commissione Locale di Vigilanza per attività di pubblico spettacolo (CLVPS), secondo i criteri approvati con delibera di G.C. n. 116 del 16/07/2000. Pubblicazione dell elenco dei soggetti ammessi - accettazione L Beni e Attività Culturali - Pubblica Istruzione Turismo - Servizi Sociali pubblicherà il 5 maggio 2016 sul sito istituzionale dell Ente ( l elenco dei soggetti ammessi, con l indicazione dell importo eventualmente assegnato, della data e del luogo di svolgimento dell evento. 4

5 Il soggetto ammesso dovrà comunicare la propria formale accettazione entro il 10 maggio 2016, unitamente a una scheda riepilogativa dell evento, sulla base di un facsimile predisposto dall Ente e pubblicato sul sito istituzionale (contestualmente all elenco dei soggetti ammessi) contenente tutte le informazioni da utilizzare nel materiale promozionale. I soggetti ammessi, entro la scadenza di cui al comma precedente, potranno presentare all variazioni di particolare rilevanza artistica, organizzativa o finanziaria che comportino modifiche del progetto presentato. La rimodulazione del progetto rispetto all istanza originaria non potrà pena l inammissibilità modificare la tipologia di attività, né ridurre per più del 50% il totale dei costi ammissibili. In tale evenienza, l Ente si riserva la facoltà di esaminare la nuova proposta e rideterminare entro il 16 maggio 2016 l importo assegnato che, in ogni caso, non potrà superare il 70% dei costi ammissibili dichiarati in sede di variazione. I soggetti beneficiari di un intervento economico sono obbligati a inserire, su ogni proprio strumento di comunicazione, i loghi del Comune di Polignano a Mare e del SAC Mari tra le mura, unitamente al logo prescelto dall Ente per la grafica del programma estivo. Erogazione delle risorse e rendicontazione L importo assegnato verrà liquidato alla conclusione dell attività svolta dopo che il soggetto proponente avrà presentato al Settore competente, entro e non oltre il 31 ottobre 2016, la seguente documentazione: idonea relazione sull attività svolta; bilancio consuntivo dell evento nel quale vengano evidenziate le spese sostenute e le entrate per fronteggiarle, compreso l eventuale importo assegnato dall Ente; documentazione giustificativa, in originale o in copia conforme, consistente nella fattura (per i soggetti in possesso di partita Iva, obbligati a produrla) o nella rendicontazione delle spese sostenute (per i soggetti in possesso di partita Iva non obbligati a produrre fattura e per gli altri soggetti). L importo della fattura, per i soggetti che siano obbligati a presentarla, corrispondente a quello assegnato dall Ente nella deliberazione di G.C., non potrà superare il 70% dei costi dichiarati, in quanto sostenuti, per l intero svolgimento della manifestazione. La liquidazione dell importo assegnato potrà avvenire esclusivamente mediante bonifico bancario con riferimento alle coordinate comunicate dal proponente in sede di partecipazione al presente avviso. L Amministrazione si riserva inoltre di effettuare in proprio o commissionare a soggetti ispettivi terzi autorizzati (Inps, Enpals, Siae, Agenzia delle entrate) controlli presso le sedi di svolgimento degli eventi o direttamente presso le sedi operative e legali dei soggetti beneficiari di contributo, allo scopo di verificare la coerenza tra quanto dichiarato in sede preventiva e quanto riscontrato in sede di rendicontazione al fine di ottenere la liquidazione del contributo. 5

6 Qualora un evento programmato non dovesse essere realizzato per avverse condizioni meteorologiche, l organizzatore potrà riprogrammarlo in altra data alle condizioni già definite. Nel caso in cui l evento non dovesse essere realizzato o lo fosse soltanto in parte, l Amministrazione comunale potrà annullare o ridurre l importo assegnato. In sede di rendicontazione potranno essere ammesse tutte le spese sostenute e documentate ai sensi della normativa vigente, purché funzionali all organizzazione e alla realizzazione dell evento medesimo. Non sono ammissibili le seguenti spese: acquisto di beni strumentali e non la cui funzione sia suscettibile di ulteriori usi e destinazioni successive allo svolgimento della manifestazione (es. computer, arredi, ecc.); spese inerenti l uso di immobili (ad. esempio canoni di locazione, oneri condominiali, pagamento utenze ecc.) che costituiscano sede o rappresentanze del soggetto richiedente il contributo, neppure in quota parte; spese, compensi, retribuzioni, indennità di missione del personale interno (dipendente/soci/volontari) e dei collaboratori dei quali ci si avvale a qualsiasi titolo; giustificazioni contabili non intestate al soggetto beneficiario; giustificazioni contabili con causali non compatibili con l iniziativa per la quale è stato richiesto il finanziamento (es. spese di gestione e funzionamento dell organizzatore comprese le tasse); spese di rappresentanza (ricevimenti, incontri conviviali, omaggi floreali, premi ecc.) in misura percentuale superiore al 30% della spesa complessiva documentata; spese di vitto relative a soggetti appartenenti all organismo beneficiario dell intervento finanziario; spese di carburante in misura percentuale superiore al 15% della spesa complessiva documentata; fatture, scontrini e/o ricevute fiscali con oggetto generico o non chiaramente riferibili al soggetto beneficiario dell importo e alla manifestazione. Le spese su indicate sono ammesse solo se riferite ad attività strettamente funzionali alla realizzazione dell iniziativa ed effettuate in un arco temporale compreso tra il 45 giorno antecedente la data di inizio dell evento e il 45 giorno successivo alla data di chiusura. Mostre Le mostre verranno realizzate nello spazio antistante la Biblioteca comunale, comunemente noto come Porticato. I soggetti interessati ad esporre possono produrre richiesta, utilizzando l apposito modello predisposto dall Ente (Allegato n. 04), entro la scadenza prevista dal presente avviso. 6

7 Il calendario delle mostre sarà predisposto dall Ente e approvato nell ambito del programma estivo, sulla base delle istanze pervenute e in relazione all effettiva disponibilità dello spazio, in maniera tale che a ognuno dei soggetti venga assicurata la possibilità di esporre per almeno n. 7 giorni. Gli espositori dovranno corrispondere una tariffa giornaliera che, con la deliberazione di G.C. n.118 del 10/07/2015, risulta quantificata in 30,00 per i mesi di maggio, giugno e settembre e in 40,00 per i mesi di luglio e agosto. Privacy Ai sensi del decreto legislativo n.196 del 2003 e s.m.i., i dati trasmessi verranno trattati nel rispetto dei principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti dei soggetti proponenti. Ai sensi e per gli effetti dell art. 13 del D.Lgs. n. 196/2003 e ss.mm.ii, si informa che: a) i dati forniti saranno tratti esclusivamente per le finalità inerenti il presente avviso; b) il trattamento dei dati sarà effettuato con modalità informatizzate e manuali; c) il conferimento dei dati è obbligatorio ai fini della partecipazione alla presente procedura e dell eventuale concessione dei benefici previsti dall avviso per cui l eventuale mancato conferimento delle informazioni comporta la decadenza del diritto al beneficio; d) titolare del trattamento dei dati è l ; e) in ogni momento chi ne abbia interesse può esercitare il diritto di opposizione di cui all art. 7 D.Lgs. n.196/2003 e ss.mm.ii., secondo modalità di cui all art. 8 dello stesso decreto. Responsabile del procedimento Ai sensi dell art. 7 della L. n.241/1990 e ss.mm.ii., responsabile del procedimento è il dott. Domenico Matarrese Responsabile P.O. dell del Comune di Polignano a Mare, tel mail: settore.cultura@comune.polignanoamare.ba.it. Contatti La modulistica può essere scaricata dal sito internet dell Ente o ritirata presso l Beni e Attività Culturali- Pubblica Istruzione Turismo- Servizi Sociali Sport- Spettacolo Biblioteca, cui possono essere richieste informazioni in merito al presente avviso ( ) Polignano a Mare, 11 marzo 2016 Il Responsabile della P.O. f.to Dr. Domenico MATARRESE Il Dirigente f.f. del Settore f.to Dr. R. Nicola VITTO 7