sistema sostenibile di gestione delle attività di organizzazione eventi e di ufficio

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1 sistema sostenibile di gestione delle attività di organizzazione eventi e di ufficio Informazioni sul candidato: Ragione sociale: ecocongress società cooperativa Indirizzo: Via N. Cristofani 4/A Cap: 6135 Citta: Perugia Provincia: PG Telefono: Fax: morelli@ecocongress.it Settore: Servizi (organizzazione di eventi, congressi e convegni; consulenza) Sito web: Attivita dell'impresa: EcoCongress si occupa dell\'organizzazione di eventi, convegni e congressi a basso impatto ambientale, attraverso una metodologia che permette di ridurre i consumi di risorse, gli sprechi e le emissioni di agenti inquinanti. Esegue inoltre attività di consulenza per ridurre l\'impatto ambientale di eventi non direttamente organizzati. Certificazioni: Attualmente EcoCongress non possiede alcuna certificazione. In qualità di soggetto promotore e organizzatore di eventi di varia natura sta comunque operando in tale direzione, al fine di ottenere nel breve/medio termine la certificazione del proprio sistema di gestione degli eventi secondo lo standard BS Forme di controllo della gestione: EcoCongress ha redatto e aggiorna costantemente un proprio sistema di gestione, che rende pubblico, nel quale definisce la politica aziendale di sostenibilità, analizzando nel dettaglio tutti gli aspetti ambientali diretti legati alla propria attività, fissando di volta in volta specifici obiettivi

2 ambientali e verificando il raggiungimento degli stessi. Certificazioni del prodotto: Attualmente il sistema di gestione ideato da EcoCongress non possiede alcuna certificazione. In qualità di soggetto promotore e organizzatore di eventi di varia natura sta comunque operando in tale direzione, al fine di ottenere nel breve/medio termine la certificazione BS 8901.

3 Informazioni sull'innovazione: Titolo: sistema sostenibile di gestione delle attività di organizzazione eventi e di ufficio Presentazione dell'innovazione L\'innovazione consiste nell\'implementare, in tutte le attività operative e d\'ufficio svolte da EcoCongress, un sistema di azioni, strategie e processi volti all\'ottimizzazione delle risorse a disposizione,alla riduzione dei consumi e degli sprechi derivanti da tali azioni, e ad un calo nella produzioni di rifiuti solidi così come di agenti inquinanti che si rilasciano nell\'atmosfera. Progettista: EcoCongress Innovazione di: gestione Tema: ENERGIE Descrizione dell'innovazione: Il sistema di gestione/organizzazione di cui EcoCongress si è dotata, è stato messo a punto seguendo i dettami della prima ed unica Normativa in materia di sostenibilità degli eventi, il British Standard Le fasi in cui si articolano tutte le attività associate alla gestione/organizzazione di un evento, nel rispetto delle indicazioni fornite dal BS 8901, sono pertanto tre: progettazione; implementazione; controllo e riesame. Progettazione La fase di progettazione della gestione/organizzazione del singolo evento prevede diversi punti. - Definizione della politica di sostenibilità: EcoCongress redige una politica di sostenibilità che definisce la posizione aziendale rispetto ai principi e alle pratiche di sostenibilità, includendo al suo interno tutte le attività correlate all evento stesso su cui ha possibilità di controllo per l intero periodo in cui esse sono coinvolte all interno del sistema evento ; - Identificazione delle criticità: EcoCongress procede all individuazione delle criticità in fase di definizione della politica di sostenibilità tenendo conto di tutti gli aspetti legati all organizzazione di eventi, della loro grandezza e frequenza. Di fondamentale importanza in questa fase, è il coinvolgimento e il confronto con gli stakeholder ; - Definizione di obiettivi da raggiungere e indicatori di performance: EcoCongress procede secondo quanto stabilito nella propria politica di sostenibilità, prendendo in considerazione anche soluzioni alternative a quelle inizialmente definite per il raggiungimento dei medesimi risultati. EcoCongress inoltre si impegna a ricorrere alle migliori pratiche disponibili, cercando di migliorare le stesse al fine di ottenere i migliori livelli di performance possibili. - EcoCongress identifica inoltre le criticità associate allo svolgimento delle proprie attività e la natura, la gravità e la durata delle stesse, procedendo poi di conseguenza per affrontarle. Implementazione EcoCongress implementa continuamente il proprio sistema di gestione/organizzazione e modifica le proprie procedure di azione adattandole ad ogni evento, al fine di ottenere la migliore soluzione possibile in termini di sostenibilità. Gli strumenti attraverso cui EcoCongress mette in atto l implementazione del proprio sistema di gestione/organizzazione sono: definizione delle responsabilità; previsione di risorse; formazione; comunicazione con gli stakeholders; supporto alla catena di gestione; documentazione appropriata. Controllo e riesame In questa fase EcoCongress procede a valutare i risultati ottenuti, attraverso opportune procedure di monitoraggio e di misura che consentano di individuare eventuali non-conformità con quanto stabilito e quindi di agire adeguatamente nei loro confronti (azioni preventive, individuazione ed eliminazione delle cause, predisposizione di interventi futuri che ne scongiurino il ripetersi, etc.). Viene pertanto definito un opportuno piano di audit per il sistema di gestione, al fine di garantire che il miglioramento del sistema stesso,

4 e quindi l obiettivo della sua sostenibilità, siano raggiunti. EcoCongress stabilisce in ogni caso frequenza, scopo, criteri e metodologia dell audit, come pure ruoli e responsabilità per lo stesso e raccomandazioni per la comunicazione di quanto riscontrato nel suo corso. Per EcoCongress, l obiettivo principale di questa fase è dunque riesaminare il proprio operato, apprendendo dall accaduto per poter agire di conseguenza, perfezionando il proprio sistema di gestione di evento in evento e rendendo disponibili ad altri organizzatori di eventi i risultati di quanto fatto. EcoCongress ha studiato questo sistema con l\'obiettivo di portare avanti il suo credo aziendale, cioè quello di portare avanti un nuovo modo di fare eventi, più responsabile e capace di veicolare un messaggio di sostenibilità a persone, enti, aziende e a tutti i soggetti a vario titolo coinvolti in azioni complesse come l\'organizzazione di eventi. Data della prima realizzazione: Settembre 2010 Benefici ambientali: I primi benefici ambientali sono stati riscontrati già in fase di messa in opera dell ufficio. Ogni complemento d arredo, infatti, è stato ideato, progettato e realizzato dallo staff di EcoCongress integrando la necessità di rispondere alle proprie esigenze e il rispetto totale dell ambiente, utilizzando esclusivamente materiale riciclato e/o di riuso proveniente da una distanza massima di 50 km dall ufficio stesso. Ciò ha comportato una significativa riduzione dei consumi energetici e delle conseguenti emissioni associate a questa fase del ciclo di vita dell ufficio. Come noto, infatti, ogni materiale vergine ha una quantità di energia incorporata (Embodied Energy), legata al proprio processo di produzione, di gran lunga superiore a quella associata al riciclo/riuso di materiali. Inoltre, la provenienza strettamente locale di tutti i materiali ha consentito di ridurre significativamente le emissioni dovute al trasporto degli stessi. In definitiva, secondo le stime eseguite dalla divisione scientifica di EcoCongress, in fase di arredamento è stata conseguita una riduzione delle emissioni di CO2 pari all 85% rispetto ad un ufficio standard. Per quanto riguarda invece la fase di esercizio e, in particolare i consumi energetici di natura elettrica, a otto mesi dalla effettiva apertura dell ufficio è stato possibile evitare il 70% del totale delle emissioni di CO2 che un utilizzo standard dell ufficio stesso avrebbe generato. Tale risultato è stato possibile grazie ad una serie di accorgimenti, tra cui l assenza di condizionamento estivo, lo sfruttamento massimo dell illuminazione naturale, l utilizzo di lampade a Led o a risparmio energetico ed il ricorso ad apparecchiature elettroniche (PC, stampanti, distributori di corrente multiprese ad interruttore, etc.) ad elevata efficienza. Relativamente al consumo di materiale vario per le attività di ufficio, EcoCongress utilizza esclusivamente carta 100% riciclata e con certificazione Ecolabel, marchio che garantisce ridotti consumi ed emissioni del processo produttivo della stessa, così come l\'utilizzo di cartucce rigenerate per la stampa di documenti (ai quali viene comunque preferito, ove possibile, il formato elettronico). I benefici ambientali di tale scelta sono significativi sia in termini di consumo evitato di nuove risorse che di riduzione delle emissioni inquinanti in atmosfera. Per quel che riguarda gli altri aspetti di gestione dell ufficio, nella fattispecie consumo di acqua potabile e produzione di rifiuti, EcoCongress utilizza riduttori di flusso in tutti punti di erogazione, WC a flusso controllato ed effettua una rigorosa raccolta differenziata. Benefici ambientali: Altri benefici ambientali Minor consumo energie non rinnovabili Diminuzione scarichi inquinanti Riduzione rifiuti prodotti Ricorso energie rinnovabili Minor consumo materie prime Ricorso a risorse locali Miglior uso infrastrutture esistenti

5 Minor ricorso a trasporto e logistica Valutazione dell'impatto dell'innovazione sul sistema L\'impatto prodotto dal sistema di gestione delle attività di EcoCongress nel sistema economico-produttivo riguarda al momento un aspetto maggiormente rivolto alla sensibilizzazione di realtà commerciali affini e non verso questo specifico sistema di gestione delle attività. I risultati quantitativi in termini di riduzione dell\'impatto ambientale, per quanto significativi nell\'ambito della singola attività, diventano irrilevanti se rapportati all\'intero ambito produttivo nel quale si opera; la valenza assunta diventa quindi tanto maggiore quanti più soggetti operativi abbracciano questo modo di condurre il proprio business. In questa ottica il potenziale di sviluppo è enorme, vista la densità di aziende che, come EcoCongress, conducono attività d\'ufficio, molte delle quali in modo preponderante o addirittura totale. Non servono poi grossi investimenti né dal punto di vista infrastrutturale né da quello economico, poiché si tratta di seguire una serie di linee guida che permettono di massimizzare l\'efficienza e la sostenibilità delle proprie attività, senza intaccarne la resa commerciale: convertire certi comportamenti standard con altri meno impattanti (utilizzo documenti elettronici, raccolta differenziata, spegnimento centralizzato dispositivi elettronici, raggiungimento del luogo di lavoro con mezzi pubblici o ecologici, etc.); determinare obiettivi a breve e lungo termine e stabilire modalità e risorse per perseguirli; fare formazione continua nei confronti di tutte le figure lavorative della società; eseguire controlli periodici sui processi e sui risultati; allungare la vita media di prodotti ed oggetti di consumo (stampa su fogli riutilizzati, rigenerazione di toner e cartucce di stampa, etc.); diffondere i risultati in modo chiaro e trasparente. Altri attori sociali coinvolti per la promozione e lo sviluppo dell'innovazione: La promozione del sistema di gestione delle attività di EcoCongress avviene direttamente attraverso i soggetti pubblici, privati o di altra natura nei confronti dei quali presentiamo il core business della società o per i quali lavoriamo. La realizzazione di un evento a basso impatto prevede, praticamente nella totalità dei casi, una comunicazione adeguata da parte del committente/organizzatore relativamente all\'innovazione proposta per l\'organizzazione dell\'evento. Il sistema di gestione degli eventi si interfaccia in modo diretto con il sistema di gestione delle attività, dal momento che per la realizzazione di un evento occorre, oltre alla pratica in loco, un grande lavoro preventivo in ufficio per la pianificazione, l\'analisi e l\'organizzazione delle attività. Sono attive inoltre collaborazioni con realtà che lavorano, a livello di singoli servizi, nel campo degli eventi e che contribuiscono a promuovere il messaggio che EcoCongress vuole diffondere quotidianamente anche attraverso il proprio sistema di gestione. Tra questi ricordiamo, per il momento, L\'Angolo del Bio (e-commerce di prodotti biologici alimentari e-non), Treedom (compensazione ambientale attraverso piantumazione di alberi), MadeInCongress (informazione sul mondo dei convegni e dei green meetings), Marrai a Fura (portale di informazione dedicata all\'ambiente e alla sostenibilità), LibLab (progetti etici e solidali legati al cinema, ai matrimoni, etc.). Politiche di comunicazione ambientale e sociale adottate: La breve storia di EcoCongress non conta politiche di comunicazione ambientale e sociale propriamente dette e fini a se stesse. La società ha però sposato diverse cause relative alla salvaguardia dell\'ambiente e ad una gestione sostenibile delle risorse a disposizione, attraverso eventi organizzati direttamente o in collaborazione con altre realtà, tesi a sensibilizzare diversi tipi di pubblico e a fornire soluzioni concrete su argomenti vari ricadenti negli ambiti suddetti: la valorizzazione dell\'acqua come bene pubblico e fondamentale alla rivitalizzazione del territorio e delle comunità locali ( Acqua e... Sele - Caposele, 09/04/11), la promozione delle fonti rinnovabili per la produzione di energia ( Le rinnovabili nella Piana del Sele - Albanella, 03/09/11), la raccolta differenziata di rifiuti particolari ( In viaggio con l\'olio esausto - Roccadaspide, 04/03/2011), la

6 gestione sostenibile delle strutture ricettive ( Efficienza nel settore alberghiero - Tuoro sul Trasimeno, 08/01/2010); a queste si aggiungono la creazione, in collaborazione con il Comune di Perugia, di un\'area verde attrezzata per i bambini nel territorio comunale, oltre ad una serie di iniziative con gli enti locali sull\'educazione ambientale delle nuove generazioni, in corso di ufficializzazione.