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2 Ordini...pag. 4 Gestione...pag. 11 Impostazioni...pag. 13 Importa...pag. 14 Esporta...pag. 16 Business...pag. 18

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4 ordini Benvenuto in Order Sender Questa è la schermata principale di Order Sender. Da qui è possibile creare una nuova commessa d ordine, visualizzare gli ultimi ordini o l intero archivio di ordini (già inviati o ancora in lavorazione). E inoltre possibile effettuare una ricerca sugli ordini per cliente o per fornitore. 4

5 ordini Crea Nuovo Ordine Questa è la schermata in cui viene compilato il modulo d ordine. Permette di specificare i dati del cliente, del fornitore della spedizione e degli articoli. 5

6 ordini Campo fornitore e Campo cliente Iniziando a digitare nel campo fornitore si aprirà un menù contenente i fornitori da voi precedentemente inseriti (per l inserimento vedi pagina 11), e le voci responsabile, tel, cell ecc. verranno compilate automaticamente: lo stesso vale per il campo cliente (per l inserimento vedi pagina 11). Inserendo nei campi delle nuove voci, non presenti nelle anagrafiche, vi è la possibilità di salvarle direttamente dalla schermata in cui siete con il tasto salva fornitore o salva cliente. Grazie a questo processo non è indispensabile inserire clienti e fornitori dalla voce gestione clienti o gestione fornitori, ma è possibile inserirli volta per volta durante la creazione di un nuovo ordine. Allo stesso modo, nel caso in cui si sia caricato un fornitore o un cliente già presente nelle anagrafiche, tramite i tasti aggiorna fornitore e aggiorna cliente è possibile aggiornare permanentemente, senza passare dalla relativa sezione di gestione, eventuali variazioni ai campi del fornitore e del cliente. Se questo non viene fatto le modifiche resteranno valide solo per l ordine a cui si sta lavorando, ma nelle anagrafiche verranno mantenuti i dati precedenti. La data verrà inserita automaticamente in base al giorno in cui completiamo l ordine, anche se è possibile modificarla manualmente. 6

7 Campo articoli ordini Alla voce articoli è possibile inserire prodotti da voi precedentemente caricati (gestione prodotti pagina 11) seguendo lo stesso principio utilizzato in precedenza, ovvero seguendo il percorso aggiungi articolo ed iniziando a scrivere nel campo codice poi descrizione e così via scegliendo le quantità, i prezzi e gli eventuali sconti (per l impostazione degli sconti vedi pagina 12). N.B.: gli articoli compariranno automaticamente man mano che si digita il loro codice solo se è già stato inserito nell ordine il fornitore..l IVA sarà inserita automaticamente, utilizzando quella di default (vedi Dati Personali pag. 11). Il totale verrà aggiornato a fronte dell aggiunta di nuovi articoli e sarà possibile modificare la valuta di default selezionata nella sezione Dati Personali. Il tasso di cambio tra valute non è gestito. E possibile far ripartire il conteggio da 1 tramite l apposito bottone nelle sezioni Ultimi ordini e Archivio ordini. 7

8 ordini Alla chiusura della pagina crea nuovo ordine, o alla chiusura di Order Sender, il salvataggio dell ordine sarà automatico, che sia stato completato o meno. Una volta compilati i campi principali non rimane che inviare l ordine premendo il pulsante invia, alla cui pressione si aprirà una schermata nella quale potrete decidere a chi mandare l ordine, oltre che al fornitore. Procedendo l ordine sarà inviato via mail agli indirizzi specificati in precedenza, come allegato pdf. L ordine, una volta spedito, non può essere modificato, ma può essere rispedito o cancellato. I numeri progressivi degli ordini non possono essere cambiati, ma è possibile far ripartire il conteggio da 1 tramite l apposito bottone nelle sezioni Ultimi ordini e Archivio ordini. Il conteggio riparte comunque automaticamente ogni anno.. 8

9 Ultimi ordini ordini Visualizza gli ultimi 50 ordini creati. Gli ordini non ancora inviati sono caratterizzati da un icona con un punto esclamativo rosso e dalla scritta ORDINE NON INVIATO in rosso, mentre quelli già spediti da un icona con un segno di spunta verde e dalla scritta ORDINE INVIATO in verde. L ordine, una volta spedito, non può essere modificato, ma può essere rispedito o cancellato. Archivio ordini Visualizza tutti gli ultimi ordini, ordinati per data. Gli ordini non ancora inviati sono caratterizzati da un icona con un punto esclamativo rosso e dalla scritta ORDINE NON INVIATO in rosso, mentre quelli già spediti da un icona con un segno di spunta verde e dalla scritta ORDINE INVIATO in verde. L ordine, una volta spedito, non può essere modificato, ma può essere rispedito. 9

10 ordini Cerca per cliente Visualizza gli ordini relativi ad un cliente. Gli ordini non ancora inviati sono caratterizzati da un icona con un punto esclamativo rosso e dalla scritta ORDINE NON INVIATO in rosso, mentre quelli già spediti da un icona con un segno di spunta verde e dalla scritta ORDINE INVIATO in verde. L ordine, una volta spedito, non può essere modificato, ma può essere rispedito o cancellato. Cerca per fornitore Visualizza gli ordini relativi ad un fornitore. Gli ordini non ancora inviati sono caratterizzati da un icona con un punto esclamativo rosso e dalla scritta ORDINE NON INVIATO in rosso, mentre quelli già spediti da un icona con un segno di spunta verde e dalla scritta ORDINE INVIATO in verde. L ordine, una volta spedito, non può essere modificato, ma può essere rispedito o cancellato. 10

11 gestione Gestione fornitori Permette di creare, gestire ed eliminare il tuo elenco fornitori. Una volta entrati nel menù inserire i dati del fornitore tramite il tasto + Dallo stesso menù sarà possibile cancellare o modificare fornitori precedentemente inseriti tramite i pulsanti modifica e cancella tutti nella parte alta a sinistra dello schermo. Gestione clienti Permette di creare, gestire ed eliminare il tuo elenco clienti. Una volta entrati nel menù inserire i dati del cliente tramite il tasto + Dallo stesso menù sarà possibile cancellare o modificare clienti precedentemente inseriti tramite i pulsanti modifica e cancella tutti nella parte alta a sinistra dello schermo. Gestione prodotti Permette di creare, gestire ed eliminare il catalogo di prodotti relativo ad ogni singolo fornitore. Una volta entrati nel menù selezionare il fornitore precedentemente inserito (vedi punto 1) ed aggiungere i prodotti ad esso associati tramite il tasto + Dallo stesso menù sarà possibile cancellare o modificare prodotti precedentemente inseriti tramite i pulsanti modifica e cancella tutti nella parte alta a sinistra dello schermo. 11

12 gestione Gestione sconti Permette di creare, gestire ed eliminare gli sconti relativi ad ogni cliente associati ad un fornitore o a singoli prodotti. Una volta entrati nel menù, selezioniamo il cliente al quale vogliamo abilitare uno sconto ed aggiungiamo il suddetto tramite il pulsante +. Uno sconto può essere applicato ad un intero listino fornitore o ad un singolo prodotto. Nel primo caso, nella schermata di inserimento andiamo a scegliere dal menù a tendina il fornitore del prodotto al quale vogliamo abbinare lo sconto, senza specificare alcun prodotto. Nel secondo caso, dopo avere specificato il listino fornitore, specifichiamo anche un prodotto dal relativo menu a tendina. Nel caso in cui sia presente sia uno sconto sull intero listino fornitore sia uno sconto sul singolo prodotto, al momento della compilazione dell ordine verrà inserito in automatico lo sconto relativo al singolo prodotto (nella schermata di compilazione dell ordine sarà comunque sempre possibile modificare manualmente lo sconto). Una volta specificato il fornitore ed eventualmente il prodotto, selezioniamo la percentuale di sconto. E possibile specificare fino a tre percentuali di sconto successive: la seconda percentuale rappresenta uno sconto sul prezzo già scontato con la prima percentuale, e la terza uno sconto applicato al prezzo già scontato con la seconda. Se ad esempio ad un prodotto X si associa uno sconto 1 del 10% e uno sconto 2 del 5%, partendo da un prezzo iniziale di 100, il prezzo scontato finale sarà di (il primo sconto riduce il prezzo a 90, su questo applicando lo sconto 2 si arriva a 85.5). 12

13 impostazioni I Tuoi dati Permette di inserire i propri dati personali che saranno utilizzati per il riquadro di intestazione del PDF dell ordine. Il riquadro rimarrà vuoto nel caso in cui i dati non siano compilati. In questa sezione è anche possibile selezionare la valuta di default. La valuta può poi essere modificata dalla schermata dell Ordine. Inoltre è possibile specificare il valore percentuale di IVA che sarà applicato di default sul prezzo degli articoli in fase di compilazione di un ordine. 13

14 importa Come importare i tuoi dati Con Order Sender è possibile importare la tua lista clienti, fornitori e prodotti da un file csv generato da Excel o Open Office direttamente dal tuo computer. Questo eviterà la perdita di tempo della compilazione dei campi a mano.. 14

15 importa Per importare in Order Sender liste di clienti, fornitori e prodotti è necessario registrarsi ed accedere all area riservata del sito Da qui si può scaricare il modello standard di file da compilare con i nostri dati di clienti, fornitori o prodotti. La riga di intestazione presente nel modello NON deve essere cancellata, ed i campi inseriti devono assolutamente rispettare l ordine specificato in questa riga. Nel caso in cui il software utilizzato per aprire il file (Excel o Open Office ad esempio) richieda al momento dell apertura del file parametri quali la codifica dei caratteri o il separatore di colonna e di campo, mantenere quelli già impostati di default. In ogni caso il separatore di colonna è ; (punto e virgola) il separatore di campo è (doppio apice) e la codifica è UTF-8. Una volta compilato, il file dovrà essere caricato nel sistema sempre dall area riservata, specificando quale software abbiamo usato per la compilazione del file (Excel per PC, Excel per Mac o altro come ad esempio Open Office). Ad upload ultimato ti verrà fornito un codice che andrà inserito nel tablet alla sezione importa il quale scaricherà il file automaticamente e lo imposterà con una formattazione adeguata e pronta all uso. Al momento dell importazione è fondamentale impostare la tipologia di file (fornitori o prodotti o clienti). Gli elementi importati vengono semplicemente aggiunti all elenco già esistente in gestione, quindi è necessario assicurarsi che non ci siano elementi doppi rispetto a quelli già presenti nel sistema. Order Sender NON importa ordini effettuati in precedenza. In caso di importazione di prodotti il prezzo deve essere scritto senza usare un separatore per le migliaia e utilizzando il punto come separatore dei decimali. Es:

16 esporta 16

17 esporta Come esportare i tuoi dati Con Order Sender è possibile esportare la tua lista clienti, fornitori e prodotti in un file csv gestibile da Excel o Open Office, direttamente sul tuo computer. Questo ti permetterà di poter continuare a lavorare su un tablet diverso dal tuo o consentirà di creare una copia di backup del tuo lavoro. Per esportare i dati riguardanti prodotti, clienti o fornitori salvati sul nostro tablet sarà sufficiente entrare nella sezione esporta del tablet stesso, inserire username e password inerenti all area riservata del sito e scegliere la tipologia di esportazione tra clienti-fornitori-prodotti. Il file esportato potrà essere gestito dall area riservata. Order Sender NON esporta gli ordini effettuati i quali rimangono sul tablet. 17

18 business Questa sezione è pensata per funzionare in collegamento con un pacchetto Order Sender Business. Order Sender Business è un servizio pensato per singoli agenti, o per aziende, che consente di gestire da un gestionale online un elenco di fornitori, prodotti, clienti, sconti ed agenti. Questi dati saranno poi inviati e sincronizzati con gli Order Sender installati sui Tablet degli agenti, inoltre, quando si invierà un ordine a un fornitore legato a una sottoscrizione Business, questo sarà inserito e visibile nel pannello di controllo online. Da questa sezione è possibile per i singoli agenti iscriversi a una o più sottoscrizioni Order Sender Business, specificando il proprio username e password, e il codice sottoscrizione, che viene rilasciato al momento dell acquisto di un pacchetto Business. Una volta aggiunta una nuova sottoscrizione sarà possibile sincronizzarla manualmente da quest area, ricevendo e mantenendo aggiornati i dati provenienti da web. In ogni caso, il sistema verificherà ad ogni avvio dell app, purchè siano trascorse almeno 4 ore dall utlima sincronizzazione effettuata, se ci sono nuovi aggiornamenti per i dati legati alle sottoscrizioni a cui si è registrati. Nella sezione di gestione i fornitori, prodotti, clienti e sconti associati ad una sottoscrizione saranno evidenziati e non potranno essere modificati o cancellati manualmente. Cancellando una sottoscrizione tutti i dati ad essa associata saranno cancellati dal database del Tablet La cancellazione sarà forzata automaticamente in caso di username e password non più validi, o nel caso in cui la sottoscrizione sia scaduta e non sia stata rinnovata. Non sarà possibile per lo stesso agente aggiungere la stessa sottoscrizione su più di un dispositivo alla volta. 18

19 Sviluppato da: Cosmobile srl Via Europa, Minerbio (BO) Viale Gramsci Forlì (FC)

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