Manuale di conservazione della Provincia di Verona (Articolo 8 DPCM 3 dicembre 2013)

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1 p_vr.p_vr.registro UFFICIALE.I h.13:15 Allegato alla determnazone organzzatva n. del PROVINCIA DI VERONA Settore drezone generale Servzo gestone nformatzzata de fluss documental e trattamento dat Manuale d conservazone della Provnca d Verona (Artcolo 8 DPCM 3 dcembre 2013) SFD_2014_2_03_04 versone data Approvato con Autrce Drgente 1.0 Determnazone organzzatva n. del Mary Degan Mchele Mgud

2 Indce generale 1. Premessa Scopo del Documento Defnzon Modello organzzatvo della Provnca Ruol e responsabltà Oggett della conservazone Tpologe documental Descrzone del sstema d conservazone Il processo d conservazone Esbzone Msure d scurezza del sstema Rnvo e rcham...18 Allegat...23

3 1. Premessa Il percorso normatvo traccato dal legslatore nel corso degl ultm ann n matera d semplfcazone e nnovazone de procedment ammnstratv rconosce alla demateralzzazone documentale un ruolo prmo pano. In tale contesto, la conservazone de document natv dgtal e/o dgtalzzat dvene fattore mprescndble per la sostenbltà del processo d demateralzzazone stesso: è fondamentale, nfatt, garantre la conservazone documentale modo autentco e accessble anche nel lungo perodo, così come avvene tradzonalmente per document analogc. Vale la pena drmere fn da subto la questone termnologa dervante dall'uso mpropro dell espressone conservazone sosttuva. Tale termne, nfatt, contene n sé due concett del tutto ndpendent: una cosa è sostture un documento cartaceo esstente con la sua versone dgtale, acqusto medante scansone, altro è conservare l documento nformatco dgtalzzato o natvo dgtale per un perodo d tempo ndefnto. S tratta d due operazon ben dstnte che s basano su tecnologe e su crter del tutto dvers. Sembrano ovvetà, ma non è così, vst alcun equvoc operatv che contnuano a sussstere nell applcazone della delberazone CNIPA 11/2004: nfatt, è puttosto dffusa l opnone - erronea - che l solo fatto d aver correttamente eseguto l operazone d sosttuzone da anche la garanza d aver ademputo agl obblgh della conservazone A tale rguardo le nuove regole tecnche per la conservazone de document nformatc, adottate con Decreto del Presdente del Consglo de Mnstr 3 dcembre , apportando modfche alla delberazone CNIPA n. 11/2004, amplano l concetto d memorzzazone de document nformatc ntroducendo l concetto d "sstema d conservazone", ovvero, oltre ad asscurare la conservazone a norma de document elettronc e la dsponbltà de fasccol nformatc, è necessaro defnre regole, procedure, tecnologe e modell organzzatv da adottare per la gestone d tal process, con ndcazon d dettaglo. In partcolare, le nuove regole tecnche, secondo un approcco coordnato e organco, prendono n consderazone l'ntero "cclo d vta" del documento, dalla formazone alla conservazone nell ambto d un archvo dgtale, ntroducendo un'ottca d sstema d gestone e conservazone de document nformatc fnora mancante, del quale ne vengono precsat requst per asscurare la leggbltà n un futuro, anche remoto, de document e del loro contesto, ovvero fasccol nformatc con metadat a ess assocat, tramte l adozone d regole, procedure e tecnologe donee a garantrne le caratterstche d autentctà, ntegrtà, affdabltà, leggbltà e reperbltà. Inoltre, è mportante evdenzare che, con l entrata n vgore delle sopractate nuove regole tecnche, è dvenuta obblgatora l adozone del Manuale della conservazone, oggetto del predente documento, n cu devono essere, tra l'altro, llustrat dettaglatamente: l modello d funzonamento e l processo d conservazone e d trattamento de pacchett d archvazone (con partcolare rfermento alle modaltà d presa n carco de pacchett d versamento e della predsposzone del rapporto d versamento, che ora vene reso obblgatoro e per l quale è prevsta la necessara apposzone d un rfermento temporale), comprensvo delle procedure per la produzone d duplcat o cope, delle norme n vgore ne luogh dove sono conservat document (e cò è sntomatco dell attenzone che occorre nella scelta dell eventuale outsoucer), nonché delle nfrastrutture utlzzate e le msure d scurezza adottate; 1 Pubblcate nella Gazzetta Uffcale n. 59 del 12 marzo 2014 (Supplemento Ordnaro n. 20).

4 ruol, le responsabltà, gl obblgh e le eventual deleghe de soggett convolt, le tpologe degl oggett nformatc oggetto d conservazone. Le nuove regole tecnche per la conservazone de document nformatc s nserscono, nfne, nel contesto d azon nel persegumento de crter d economctà, effcaca e pubblctà dell azone ammnstratva, prefssate dall' Agenza per l Itala Dgtale. In consderazone del ruolo strategco assunto dalla conservazone dgtale nella gestone documentale dell'ente, la Provnca d Verona, con determnazone n del 19 dcembre 2013, ha attvato l servzo d conservazone de document nformatc affdandolo n outsourcng alla socetà Enerj Srl d Sant'Ambrogo d Valpolcella (Verona), sulla base d quanto prevsto dal progetto per l'attvazone del predetto servzo, approvato con l sopractato provvedmento, nel quale ne vengono defnte le caratterstche organzzatve e funzonal n relazone alle specfctà struttural dell'ente.

5 2. Scopo del Documento 1. Il presente Manuale descrve l sstema d conservazone de document nformatc della Provnca, dal punto d vsta organzzatvo, tecnco ed operatvo. 2. Il presente Manuale, n partcolare: a) ndvdua l modello organzzatvo defnto dalla Provnca per l sstema d conservazone; b) defnsce le competenze, ruol e le responsabltà degl attor convolt nel processo d conservazone de document; c) elenca le tpologe degl oggett sottopost a conservazone, comprensva dell ndcazone de format gestt, de metadat da assocare alle dverse tpologe d document e delle eventual eccezon; d) llustra le procedure atte ad asscurare la conservazone de document nformatc prodott e rcevut dalla Provnca, nonché de fasccol nformatc, garantendone le caratterstche d autentctà, ntegrtà, affdabltà, leggbltà e reperbltà e asscurando; e) descrve l trattamento dell'ntero cclo d gestone dell'oggetto conservato nell'ambto del processo d conservazone; f) descrve le modaltà d accesso a document e a fasccol conservat, per l perodo prescrtto dalla norma, ndpendentemente dall'evolvers del contesto tecnologco e la modaltà d svolgmento del processo d esbzone e d esportazone dal sstema d conservazone con la produzone del pacchetto d dstrbuzone; g) defnsce le procedure d montoraggo della funzonaltà del sstema d conservazone e delle verfche sull ntegrtà degl archv con l evdenza delle soluzon adottate n caso d anomale; h) precsa le procedure per la produzone d duplcat o cope; ) ndca temp entro qual le dverse tpologe d document devono essere scartate ovvero trasferte n conservazone, ove, nel caso delle pubblche ammnstrazon, non gà present nel manuale d gestone.

6 3. Defnzon 2 A fn del presente Manuale s'ntende per: a) Accredtamento: rconoscmento, da parte dell Agenza per l Itala dgtale, del possesso de requst del lvello pù elevato, n termn d qualtà e scurezza ad un soggetto pubblco o prvato, che svolge attvtà d conservazone o d certfcazone del processo d conservazone; b) Archvo: complesso organco d document, d fasccol e d aggregazon documental d qualunque natura e formato, prodott o comunque acqust da un soggetto produttore durante lo svolgmento dell attvtà; c) Area organzzatva omogenea: un nseme d funzon e d strutture, ndvduate dalla ammnstrazone, che opera su tematche omogenee e che presenta esgenze d gestone della documentazone n modo untaro e coordnato a sens dell artcolo 50, comma 4, del D.P.R. 28 dcembre 2000, n. 445; d) Codce: decreto legslatvo 7 marzo 2005, n. 82 e successve modfcazon e ntegrazon; e) Conservazone: nseme delle attvtà fnalzzate a defnre ed attuare le poltche complessve del sstema d conservazone e a governarne la gestone n relazone al modello organzzatvo adottato e descrtto nel manuale d conservazone; f) Esbzone operazone che consente d vsualzzare un documento conservato e d ottenerne copa; g) Fasccolo nformatco: aggregazone strutturata e unvocamente dentfcata d att, document o dat nformatc, prodott e funzonal all eserczo d una specfca attvtà o d uno specfco procedmento. Nella pubblca ammnstrazone l fasccolo nformatco collegato al procedmento ammnstratvo è creato e gestto secondo le dsposzon stablte dall artcolo 41 del Codce; h) Manuale d conservazone: strumento che descrve l sstema d conservazone de document nformatc a sens dell artcolo 9 delle regole tecnche del sstema d conservazone; ) Manuale d gestone: documento che descrve l sstema d gestone nformatca de document d cu all artcolo 5 delle regole tecnche del protocollo nformatco a sens del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e successve modfcazon e ntegrazon, aggornato con delberazone d Gunta Provncale n. 149 del 8 agosto 2013; j) Pano d conservazone: strumento, ntegrato con l sstema d classfcazone per la defnzone de crter d organzzazone dell'archvo, d selezone perodca e d conservazone a sens dell artcolo 68 del D.P.R. 28 dcembre 2000, n. 445, approvato con determnazone organzzatva n. 58 del 5 febbrao 2013; k) Processo d conservazone: nseme delle attvtà fnalzzate alla conservazone de document nformatc d cu all artcolo 10 delle regole tecnche del sstema d conservazone; l) Produttore: persona fsca o gurdca, d norma dversa dal soggetto che ha formato l documento, che produce l pacchetto d versamento ed è responsable del trasfermento del suo contenuto nel sstema d conservazone. m) Regole tecnche del sstema d conservazone: le regole tecnche n matera d conservazone a sens degl artcol 20, comm 3 e 5-bs, 23-ter, comma 4, 43, comm 1 e 3, aa, 44 bs e 71, comma 1, del Codce dell'ammnstrazone dgtale d cu al D.Lgs. n. 82 del 2005, approvate con Decreto del Presdente del Consglo de Mnstr 3 dcembre 2013; n) Responsable della conservazone: soggetto responsable dell nseme delle attvtà 2 Glossaro così aggornato dal Decreto del Presdente del Consglo de Mnstr 3 dcembre 2013.

7 elencate nell artcolo 8, comma 1 delle regole tecnche del sstema d conservazone o) Responsable del trattamento de dat: la persona fsca, la persona gurdca, la pubblca ammnstrazone e qualsas altro ente, assocazone od organsmo prepost dal ttolare al trattamento d dat personal; p) Responsable della scurezza; soggetto al quale compete la defnzone delle soluzon tecnche ed organzzatve n attuazone delle dsposzon n matera d scurezza. Per la rmanente termnologa tecnco/normatva relatva al presente Manuale, s rnva all'allegato n. 1 Defnzon, che contene l glossaro aggornato a sens delle recent Regole tecnche.

8 4. Modello organzzatvo della Provnca 1. La Provnca è costtuta n un unca Area organzzatva omogenea sttuta con regolamento provncale sull ordnamento degl uffc e servz e dentfcata dal codce: p_vr. 2. La Provnca realzza process d conservazone all'nterno della propra struttura organzzatva affdandol 3 a conservator accredtat, pubblc o prvat, d cu all'art. 44-bs, comma 1, del Codce, fatte salve le competenze del Mnstero de ben e delle attvta' cultural e del tursmo a sens del decreto legslatvo 22 gennao 2004, n. 42, e successve modfcazon. 3. A sens d quanto dsposto nel precedente comma, la Provnca ha affdato 4 l servzo d conservazone e l ruolo d responsable della conservazone alla socetà EnerJ srl con sede n Va Daz 4, Sant Ambrogo d Valpolcella, Verona - P. Iva PEC: che dspone d un processo tecnco e organzzatvo certfcato e valdato da strutture esterne qualfcate nel settore (stud legal, consulent, assocazone ANORC). 4. Poché alla data dell'attvazone del servzo era ancora n corso la defnzone della normatva che prevede de requst azendal, tecnc ed organzzatv mnm per le socetà che effettuano la Conservazone per conto d terz, Enerj s è mpegnata ad ntraprendere l percorso d Accredtamento senza oner agguntv per la Provnca. 3 A sens d quanto prevsto dall'art. 44 del Codce dell'ammnstrazone Dgtale. 4 Con determnazone drgenzale n del 19 dcembre 2013 la Provnca ha approvato l progetto per l'attvazone della conservazone de document nformatc dell'ente e affdato l servzo d conservazone, nonché la responsabltà dello stesso, alla socetà ndcata.

9 5. Ruol e responsabltà 1. Nel sstema d conservazone della Provnca sono ndvduat seguent ruol: a) produttore: la Provnca nella fgura del responsable della tenuta del protocollo nformatco, della gestone de fluss documental e degl archv, ferme competenze e responsabltà de soggett che hanno formato gl att e document e salve le regole nterne determnate per la conservazon d document non gestt dal sstema d protocollo nformatco e fluss documental; b) utente: persona, ente o sstema che nteragsce con servz d un sstema d gestone nformatca de document e/o d un sstema per la conservazone de document nformatc, al fne d frure delle nformazon d nteresse; c) responsable della conservazone: soggetto responsable dell nseme delle attvtà elencate nell'artcolo 7, comma 1, delle regole tecnche del sstema d conservazone. La Provnca ha ndvduato la socetà EnerJ srl con sede n Va Daz 4, Sant Ambrogo d Valpolcella, Verona - P. Iva PEC: 2. Il responsable del servzo per la tenuta del protocollo nformatco, della gestone de fluss documental e degl archv (denomnato nell'ente servzo gestone nfromatzzata de fluss documental e trattamento dat) asscura la trasmssone del contenuto del pacchetto d versamento, da lu prodotto, al sstema d conservazone secondo le modalta' operatve defnte nel presente Manuale. 3. L'utente rchede al sstema d conservazone l'accesso a document per acqusre le nformazon d nteresse ne lmt prevst dalla legge. Tal nformazon vengono fornte dal sstema d conservazone secondo le modaltà prevste nel presente Manuale. 4. Il responsable della conservazone defnsce e attua le poltche complessve del sstema d conservazone e ne governa la gestone con pena responsabltà ed autonoma, n relazone al modello organzzatvo adottato a sens dell'art Il responsable della conservazone opera d'ntesa con l responsable del trattamento de dat personal, con l responsable della scurezza, con l responsable de sstem nformatc e con l responsable per la tenuta del protocollo nformatco, della gestone de fluss documental e degl archv. 6. Fanno capo al responsable della conservazone compt ad esso attrbut dall'artcolo 7 delle Regole Tecnche. 7. Il responsable della conservazone, sotto la propra responsabltà, può delegare lo svolgmento del processo d conservazone o d parte d esso ad uno o pù soggett d specfca competenza ed esperenza n relazone alle attvtà ad ess delegate. Tale delega e' formalzzata, esplctando charamente l contenuto della stessa, ed n partcolare le specfche funzon e competenze affdate al delegato. 8. La conservazone può essere affdata ad un soggetto esterno, secondo modell organzzatv d cu all'art. 5, medante contratto o convenzone d servzo che preveda l'obblgo del rspetto del manuale d conservazone predsposto dal responsable della stessa. 9. Il soggetto esterno a cu e' affdato l processo d conservazone assume l ruolo d responsable del trattamento de dat come prevsto dal Codce n matera d protezone de dat personal. 10. Resta ferma la competenza del Mnstero de ben e delle attvtà cultural e del tursmo n matera d tutela de sstem d conservazone degl archv pubblc.

10 6. Oggett della conservazone 1. Sono oggett del sstema d conservazone: a) document nformatc e document ammnstratv nformatc prodott e acqust dalla Provnca, con metadat ad ess assocat d cu all allegato 5 delle Regole Tecnche; b) fasccol nformatc ovvero le aggregazon documental nformatche con metadat ad ess assocat d cu all allegato 5 al presente decreto, contenent rferment che unvocamente dentfcano sngol oggett documental che appartengono al fasccolo o all aggregazone documentale. 2. Il sstema d conservazone, n attuazone d quanto prevsto dall art. 44, comma 1, del Codce, la conservazone de suddett oggett conservat dalla presa n carco fno all eventuale scarto, garantendone le caratterstche d autentctà,ntegrtà, affdabltà, leggbltà, reperbltà. 3. Il sstema d conservazone garantsce l accesso all oggetto conservato, per l perodo prescrtto dalla norma, ndpendentemente dall evolvers del contesto tecnologco. 4. Gl oggett della conservazone sono trattat dal sstema d conservazone n pacchett nformatv a sens d quanto prevsto dall'artcolo 4 delle Regole Tecnche 5 e dalle relatve specfche tecnche v allegate. 5: pacchett nformatv sono dstnt n: a) pacchett d versamento; b) pacchett d archvazone; c) pacchett d dstrbuzone.

11 7. Tpologe documental 1. Le tpologe documental afferent agl oggett d cu al precedente artcolo del presente Manuale sono ndvduate dal Responsable del servzo per la tenuta del protocollo nformatco, della gestone de fluss documental e degl archv d'ntesa con l responsable della conservazone, tenendo conto delle: a) peculartà delle class documental; b) de format de fle nvabl n conservazone. 2. La classe documentale specfca tutte le caratterstche relatve ad una tpologa d documento da sottoporre a conservazone, ndvduando le nformazon necessare a qualfcare ed dentfcare unvocamente ogn sngolo documento. Ha parametr propr d comportamento ed attrbut o metadat caratterstc. Per cascuna classe documentale sono ndvduate le nformazon contenute nell'allegato 2 Tpologe documental del presente Manuale. 3. Eventual varazon delle condzon delle class documental ovvero l estensone della conservazone ad altre tpologe d document, sono concordate d'ntesa con l Responsable della Conservazone e defnte, con successv provvedment, aggornando d volta n volta l suddetto allegato. 4. A sens della normatva vgente sono conservat solo format d fle done ad essere correttamente conservat, ndvduat dall'allegato 2 alle Regole Tecnche, a cu ntegralmente s rnva 6, rspettando requst v prevst d standard apert, n modo da garantre a chunque n futuro la possbltà tecnca d avere accesso a dat conservat, corredat da una struttura d dat per la memorzzazone nel sstema d conservazone n grado d asscurare l nteroperabltà tra sstem. 6 Nelle regole Tecnche è stata data partcolare attenzone alla defnzone de format. Se le ammnstrazon sono lbere per quanto rguarda la formazone del documento, dversamente per la conservazone s rchede che format rspettno requst degl standard apert, n modo da garantre a chunque n futuro la possbltà tecnca d avere accesso a dat conservat. A cò s aggunge la defnzone d specfche strutture d dat per la memorzzazone de document nformatc nel sstema d conservazone n grado d asscurare l nteroperabltà tra dvers sstem che verranno realzzat.

12 8. Descrzone del sstema d conservazone 1. La Provnca conserva propr document nformatc con sstem coerent con la normatva d settore e le regole tecnche vgent, secondo quanto prevsto dal presente Manuale. 2. Per l attvazone del servzo d conservazone state defnte le seguent attvtà: a) ndvduazone e defnzone delle class documental da nvare n conservazone; b) defnzone de dat o attrbut specfc da correlare a cascuna classe documentale; c) defnzone, controllo e verfca degl strument software d vsualzzazone, delle verson e de format de document; d) defnzone de temp d conservazone; e) defnzone dell anagrafca de document ossa dell area organzzatva e dell uffco propretaro de document da nvare n conservazone; f) defnzone della perodctà d nvo de document al sstema d conservazone ossa defnzone dell ntervallo d tempo ntercorrente fra due dstnte prese n carco de document da parte del sstema d conservazone; g) defnzone dell ntervallo d tempo ntercorrente tra la presa n carco e la chusura del pacchetto (la chusura d un pacchetto o volume d document rappresenta l attvtà conclusva del processo d conservazone al termne del quale può essere effettuata l esbzone de document); h) defnzone operatva per l consoldamento de document (marcatura temporale); ) defnzone operatva per la gestone de document per qual certfcat d frma rsultano non vald o scadut; j) defnzone ed adozone delle dsposzon nterne all Ente relatve alla produzone e all archvazone de document da nvare n conservazone, contenute nel Pano d conservazone degl archv Al fne d lmtare al mnmo le operazon d rlavorazone a carco degl operator per l nvo de document n conservazone è stato attvato l sstema d conservazone denomnato JDoc penamente ntegrato all'attuale sstema d protocollo nformatco e gestone de fluss documental, dotato d sstema d comuncazone bdrezonal per l'effettuazone delle attvtà d nvo e rcezone de document n manera sem automatca, composto d due element: l modulo JDoc l sstema d protocollo nformatco Folum 4. Tale sstema consente d rdurre al mnmo l ntervento dretto dell operatore allo scopo d predsporre le nformazon necessare alla conservazone del documento. 5. Il trasfermento fsco de document e delle nformazon a corredo, avvene attraverso una procedura batch che consente d mportare n JDoc dat present nel sstema d gestone del protocollo nformatco e la loro collocazone corretta de document all nterno del sstema d conservazone. 6. Al termne della procedura, JDoc fornsce all applcazone dalogante nformazon d dettaglo sulle operazon effettuate, n partcolare l dentfcatvo unvoco assegnato al documento nel sstema d conservazone. 7 Approvato con determnazone organzzatva n. 58 del 28 dcembre 2013.

13 9. Il processo d conservazone 1. Il processo d conservazone sntetzza una procedura nformatca all'nterno del sstema d conservazone, che attrbusce valore legale, cvle e fscale, a document nformatc alla conclusone del processo stesso. Il processo d conservazone può essere così schematzzato: 2. Il processo d conservazone, nel dettaglo, a sens dell'artcolo 9 delle Regole tecnche, prevede: a) l acquszone da parte del sstema d conservazone del pacchetto d versamento per la sua presa n carco; b) la verfca che l pacchetto d versamento e gl oggett contenut sano coerent con le modaltà prevste dal manuale d conservazone; c) l rfuto del pacchetto d versamento, nel caso n cu le verfche d cu alla lettera b) abbano evdenzato delle anomale; d) la generazone, anche n modo automatco, del rapporto d versamento relatvo ad uno o pù pacchett d versamento, unvocamente dentfcato dal sstema d conservazone e contenente un rfermento temporale, specfcato con rfermento al Tempo unversale coordnato (UTC), e una o pù mpronte, calcolate sull ntero contenuto del pacchetto d versamento, secondo le modaltà descrtte nel manuale d conservazone; e) l eventuale sottoscrzone del rapporto d versamento con la frma dgtale o frma elettronca qualfcata apposta dal responsable della conservazone, ove prevsta nel manuale d conservazone; f) la preparazone, la sottoscrzone con frma dgtale o frma elettronca qualfcata del responsable della conservazone e la gestone del pacchetto d archvazone sulla base delle specfche della struttura dat contenute nell allegato 4 e secondo le modaltà rportate nel manuale della conservazone; g) la preparazone e la sottoscrzone con frma dgtale o frma elettronca qualfcata, ove prevsta nel manuale d conservazone, del pacchetto d dstrbuzone a fn dell esbzone rchesta dall utente;

14 h) a fn della nteroperabltà tra sstem d conservazone, la produzone de pacchett d dstrbuzone concdent con pacchett d archvazone; ) la produzone d duplcat nformatc o d cope nformatche effettuat su rchesta degl utent n conformtà a quanto prevsto dalle regole tecnche n matera d formazone del documento nformatco; j) la produzone delle cope nformatche al fne d adeguare l formato d cu all art. 11, n conformtà a quanto prevsto dalle regole tecnche n matera d formazone del documento nformatco; k) lo scarto del pacchetto d archvazone dal sstema d conservazone alla scadenza de termn d conservazone prevst dalla norma, dandone nformatva al produttore, preva autorzzazone del Mnstero de ben e delle attvtà cultural e del tursmo rlascata al produttore secondo quanto prevsto dalla normatva vgente n matera. 3. L ter procedurale del processo d conservazone vene d seguto descrtto n forma schematca, ndvduando ruol convolt, le competenze e le responsabltà necessare a garantrne l regolare svolgmento. Ruolo Competenze Descrzone Produttore Defnzone delle Il Produttore supporta l Responsable della modaltà d Conservazone per l ndvduazone delle tpologe d conservazone document che dovranno essere trattate dal sstema d conservazone, la defnzone delle class documental e de relatv dat specfc, della perodctà d nvo de document n conservazone, delle eventual modaltà d consoldamento, della perodctà d chusura del lotto, de temp d conservazone specfc. Defnzone delle Il Produttore collabora con l Responsable della modaltà d Conservazone per defnre le modaltà d trasmssone de trasmssone de document al sstema d conservazone e, se prevsto, document procede alla trasmssone medesma.

15 Ruolo Competenze Descrzone Responsable della Conservazone (RDC) Compt organzzatv e operatv: defnzone delle modaltà d conservazone Il RDC defnsce le caratterstche e requst del sstema d conservazone n funzone della tpologa de document da conservare, organzza conseguentemente l contenuto de volum d document conservat e defnsce le procedure d scurezza e d traccabltà che ne garantscono la corretta conservazone ed l'esbzone. Il RDC conclude la procedura d conservazone de document apponendo la propra frma dgtale ed assocando una marca temporale al fle d chusura, contenente le mpronte de document nformatc da conservare, generato medate l utlzzo delle procedure messe a dsposzone dal SOFTWARE ENERJ. Il RDC provvede a trasmettere fle contenent le mpronte de document conservat alle competent Agenze delle Entrate ne temp prevst dalla legge e tene apposta traccatura delle comuncazon effettuate. Il RDC dspone presuppost e le operazon necessare per l assolvmento dell mposta d bollo n modaltà vrtuale per la conservazone sosttutva delle scrtture per le qual è prevsto. Compt d E cura del RDC tenere traccatura aggornata delle regstrazone: defnzone attvtà nerent la conservazone de document, delle memorzzando, al termne d ogn procedura seguent modaltà d dat: trasmssone de codce unvoco del volume d document; document tpologa d documento archvato; estrem dentfcatv del lotto d document conservat; estrem dentfcatv del responsable della conservazone; estrem dentfcatv delle persone eventualmente delegate dal responsable della conservazone. conservazone sosttutva. Compt d manutenzone e controllo: verfca della gestone del sstema d conservazone Il RDC, allo scopo d garantre accessbltà alle nformazon contenute nell archvo ntraprende perodcamente le seguent procedure: verfca della corretta funzonaltà del sstema, de programm n gestone, delle logche d traccatura e documentazone del sstema stesso, curandone l eventuale aggornamento necessaro; verfca perodca, con cadenza non superore ad ann uno, dell effettva dsponbltà de document conservat medante le funzon messe a dsposzone dal SOFTWARE ENERJ ed

16 eventuale rprstno delle condzon normal d operatvtà del sstema; verbalzzazone delle anomale rlevate e della procedura d rprstno adottata ed aggornamento della documentazone relatva. Compt per la Compt per la protezone de dat protezone de dat e Il RDC realzza l sstema d conservazone nel rspetto delle procedure delle dsposzon azendal relatve alla tutela della nformatche e d scurezza, dsponbltà ed ntegrtà de dat personal assstenza/spezone: approfondte nel DPS e provvede pertanto a defnre rlevazone e profl d autorzzazone degl utent per l accesso alle comuncazone delle dverse aree dell archvo n base alle specfche anomale competenze. Al fne d garantre un doneo lvello d scurezza e dsponbltà de document conservat, l RDC mplementa e mantene un apposto archvo per conservare le dverse verson de software per la consultazone de support contenent volum d document conservat precedentemente. L archvo del software contene necessar materal per l nstallazone delle dverse verson de software utlzzat nella gestone dell archvo elettronco e gl eventual relatv dspostv software ed hardware. Compt d assstenza/spezone Il RDC garantsce l effettva dsponbltà de document conservat e ntraprende cclcamente le relatve procedure d controllo. Il RDC è rfermento nell azenda per l regolare funzonamento delle procedure relatve alla conservazone de document e provvede a fornre assstenza al personale azendale che dovesse, per ragon motvate, frure dell archvo de document con rlevanza fscale. Il RDC vgla sul regolare svolgmento de process operatv nerent la conservazone de document ed spezona perodcamente l attvtà degl operator ed ntraprende tutte le azon d carattere organzzatvo e sstemco per l ottmzzazone del sstema d conservazone ed l progressvo adeguamento Compt d redazone Il RDC è ncarcato della redazone e e aggornamento dell aggornamento della documentazone d sstema (d della documentazone cu l presente manuale é parte con relatv allegat, d sstema verbal, relazon, ncarch, ecc ) e s mpegna ad ntegrarla a fronte d aggornament tecnc, tecnologc e normatv.

17 Ruolo Competenze Descrzone Gestore del Servzo d Conservazone (GSC) Gestone tecnca del sstema d conservazone Il GSC ospta l nfrastruttura hardware e software del sstema d conservazone e adotta le msure necessare per la scurezza fsca e logca del sstema preposto al processo d conservazone sosttutva e delle cope d scurezza de support d memorzzazone. Gestone del Il GSC provvede alla stesura ed all aggornamento del Manuale del Manuale del Processo d Conservazone che documenta Processo d l nfrastruttura del sstema, le nomne del personale Conservazone addetto alle procedure e l adozone delle msure necessare alla scurezza fsca e logca del sstema. Elaborazone e presa Il GSC, medante procedure nformatzzate, accogle le n carco de rcheste d presa n carco de document e verfca document eventual anomale o dfformtà da quanto prevsto nella defnzone de dat tecnc d conservazone. Comuncazone d anomale Gestone de lott de document Elaborazone d chusura lott Il GSC comunca al RDC eventual anomale rscontrate nel processo d presa n carco e/o nelle successve fas del processo d conservazone. Il GSC organzza l contenuto de support n modo da garantre la corretta conservazone e scurezza de dat. Il GSC provvede alle operazon d chusura de lott d conservazone con l apposzone del rfermento temporale e della frma dgtale garantendone la corretta esecuzone. L operazone d chusura del lotto determna l completamento del processo d conservazone rendendo document esbbl. Verfca perodca Il GSC verfca perodcamente, con cadenza non della leggbltà de superore a cnque ann, l effettva leggbltà de document document conservat provvedendo, se necessaro, al rversamento dretto o sosttutvo del contenuto de support Esbzone de document conservat Il GSC provvede alla rproduzone ed esbzone de document che abbano completato l processo d conservazone. Archvo del software Il GSC mantene e rende accessble un archvo del software de programm n gestone nelle eventual dverse verson Indcazon dal Conservatore Il GSC gestsce l processo d conservazone recependo le ndcazon del RDC 4. Per l dettaglo delle attvtà s rnva all'allegato 3 Manuale della conservazone del presente Manuale.

18 10. Esbzone 1. Il sstema d conservazone permette a soggett autorzzat l accesso dretto, anche da remoto, al documento nformatco conservato, attraverso la produzone d un pacchetto d dstrbuzone selettva secondo le seguent modaltà. 2. Le caratterstche del software JDoc e l adozone d format standard consoldat e rconoscut a lvello nternazonale nella rappresentazone de dat conservat ne garantscono l accesso attraverso sstem estern o software d terz basat su medesm standard. 3. Al fne d ottemperare agl obblgh d esbzone l documento conservato su supporto magnetco deve essere reso leggble e, a rchesta dell ammnstrazone rchedente, dsponble su supporto nformatco o su carta n copa conforme all'orgnale dgtale, presso l luogo d conservazone. 4. Il Responsable della Conservazone, per le fnaltà d esbzone de document conservat, potrà avvare le procedure d rversamento dretto e d rversamento sosttutvo. 11. Msure d scurezza del sstema 1. Nell ambto del pano generale della scurezza, l responsable della conservazone, a sens d quanto prevsto dall'artcolo 12 delle Regole Tecnche, ha predsposto specfco pano della scurezza del sstema d conservazone al fne d garantre la massma scurezza de dat archvat 2. In caso d non leggbltà o d perdta de dat sussste ala la possbltà d recuperare gl oggett conservat da altre font a dsposzone. Infatt è stata creata una nfrastruttura hardware e software che prevede, n partcolare : a) un datacenter prncpale collocato presso la sede d EnerJ d Verona con una nfrastruttura IBM. b) un datacenter d dsaster recovery collocato a Padova con una nfrastruttura analoga a quella del sto prncpale. c) la creazone d DVD, con relatvo software d consultazone, contenent volum fscal con cadenza mensle ed l loro trasfermento n un terzo sto a Pescantna (VR) n un armado blndato. 3. Il dettaglo delle msure adottate è contenuto nell'allegato 3 al presente Manuale 12. Rnvo e rcham 1. Ogn modfca al presente manuale che s dovesse rendere necessara a seguto d ulteror prescrzon da parte del legslatore n matera deve essere approvata dal drgente del servzo gestone nformatzzata de fluss documental e trattamento dat con apposto provvedmento.

19 2. Per quanto non espressamente prevsto e dscplnato nel presente manuale vale quanto stablto dalla vgente normatva nazonale e dalle norme nterne d rfermento, d seguto rportate: Norma nazonale d rfermento Rfermento Crcolar e regole tecnche Crcolare 10 aprle 2014, n Accredtamento e vglanza conservator Decreto del Presdente del Consglo de Mnstr, 22/02/2013; Regole tecnche n matera d generazone, apposzone e verfca delle frme 22 febbrao 2013 Crcolare 29 dcembre 2011, n.59 - Accredtamento conservator DPCM 3 dcembre Regole tecnche sstema conservazone Delbera Cnpa 19 febbrao 11/2004- Regole tecnche per la rproduzone e conservazone Delberazone CNIPA del 21/05/2009, n. 45; Regole per l rconoscmento e la verfca del documento nformatco. Legg, decret e drettve D.P.C.M. Del 30/03/2009; Regole tecnche per la frma dgtale. Rsoluzone Agenza delle Entrate n. 1/E del 10 gennao 2013; Artcolo 21, comma 2, lettera b), del D.P.R. n. 633 del Charment n matera d numerazone delle fatture Legge 24 dcembre 2012, n. 228, cosddetta "legge d stabltà 2013"; L'art. 1, comm , delle c.d. legge d stabltà, n cu è stato trasfuso l'art. 1 del DL 216/2012, ntroduce dverse novtà sgnfcatve rguardant l'mposta sul valore aggunto recependo la drettva comuntara 2010/45/UE del 13 luglo Legge d conversone n. 221/2012 del 17 dcembre 2012 del Decreto Legge 18 ottobre 2012, n. 179; Decreto-legge, n. 179 del 18 ottobre 2012, cosddetto Decreto Svluppo Bs o Crescta 2.0, coordnato con la legge d conversone 17 dcembre 2012, n. 221, recante:"ulteror msure urgent per la crescta del Paese". (GU n. 294 del Suppl. Ordnaro n. 208) Decreto Legge 11 dcembre 2012, n. 216 pubblcato n GU n. 288 del 11/12/2012; Dsposzon volte al recepmento delle drettva 2010/45/UE del 13 luglo 2010 relatva al sstema comune d mposta sul valore aggunto per quanto rguarda le norme n matera d fatturazone D.P.C.M. del 19/07/2012 (G.U. del 10/10/2012, n. 237); Defnzone de termn d valdtà delle autocertfcazon crca la rspondenza de dspostv automatc d frma a requst d scurezza d cu al D.P.C.M. del 30/10/2003, e de termn per la sosttuzone de dspostv automatc d frma D.L. del 06/07/2012, n. 95 Dsposzon urgent per la revsone della spesa pubblca con nvaranza de servz a cttadn, Convertto, con modfcazon, dalla Legge

20 07/08/2012, n. 135 D.L. del 22/06/2012, n. 83; Msure urgent per la crescta del Paese, Convertto, con modfcazon, dalla Legge 07/08/2012, n D.L. del 07/05/2012, n. 52; Dsposzon urgent per la razonalzzazone della spesa pubblca, Convertto, con modfcazon, dalla Legge 06/07/2012, n. 94 D.L del 09/02/2012, n. 5; Dsposzon urgent n matera d semplfcazone e d svluppo, Convertto, con modfcazon, dalla Legge 04/042012, n. 35. Legge del 12/11/2011, n. 183 (Legge d stabltà 2012); Dsposzon per la formazone del blanco annuale e plurennale dello Stato. DPCM del 25 maggo 2011; Modaltà, lmt e temp d applcazone delle dsposzon del codce dell'ammnstrazone dgtale (CAD) all'ammnstrazone economcofnanzara. Codce dell'ammnstrazone Dgtale (CAD) n vgore dal 25 gennao 2011; Testo completo vgente contente le modfche ed ntegrazon ntrodotte dal D.Lgs. 30 dcembre 2012, n. 235, pubblcato nel Supplemento ordnaro n. 8 alla G.U. n. 6 del 10 gennao D. Lgs. del 07/03/2005, n. 82 (G.U. del 16/05/2005, n.112); Codce dell ammnstrazone dgtale (CAD), modfcato dal D. Lgs. del 30/12/2010,n. 235 (n Suppl. ordnaro n. 8 alla G.U. del 10/01/2011, n. 6) D. Lgs. del 30/06/2003, n. 196 (G.U. del 29/07/2003, n. 174); Codce n matera d protezone de dat personal. D.P.R. del 28/12/2000, n. 445 (G.U. del 20/02/2001, n. 42); Testo unco delle dsposzon legslatve e regolamentar n matera d documentazone ammnstratva (TUDA

21 Norma nterna Rfermento Manuale d gestone Il manuale d gestone descrve l sstema d gestone, anche a fn della conservazone, de document nformatc e fornsce le struzon per l corretto funzonamento del servzo per la tenuta del protocollo nformatco, della gestone de fluss documental e degl archv. Nel manuale d gestone sono rportat, n partcolare: 1. la panfcazone, le modaltà e le msure d cu all'art. 3, comma 1, lettera e); 2. l pano d scurezza de document nformatc d cu all'art. 4, comma 1, lettera c); 3. le modaltà d utlzzo d strument nformatc per la formazone de document nformatc, a sens dell'art. 40, comma 1, del Codce, e per lo scambo degl stess all'nterno ed all'esterno dell'area organzzatva omogenea, v comprese le caselle d posta elettronca, anche certfcata, utlzzate; 4. la descrzone d eventual ulteror format utlzzat per la formazone del documento nformatco n relazone a specfc contest operatv esplctat e motvat; 5. l'nseme mnmo de metadat assocat a document soggett a regstrazone partcolare e gl eventual ulteror metadat rlevant a fn ammnstratv, defnt, per ogn tpologa d documento, nell'ambto del contesto a cu esso s rfersce. Documento Il documento replogatvo sulla scurezza, ex DPS, descrve: replogatvo sulla le msure organzzatve per una corretta gestone del trattamento de scurezza dat; le regole comportamental per gl ncarcat al trattamento; le msure mnme adottate e panfcate al fne d garantre la rservatezza, l'ntegrtà, la dsponbltà e l'autentctà de dat trattat; le msure d protezone fsca degl access e d regole organzzatve e comportamental segute dal personale dell'ente; crter per l trattamento de rsch resdu al fne d rdurl ad un lvello rtenuto accettable Progetto per Il progetto per l'mplementazone delle procedure d dsaster recovery, l'mplementazone approvato con determnazone organzzatva n. 201/2013, contene l delle procedure d documento d anals per la defnzone sa del pano d contnutà operatva dsaster recovery e sa del pano d dsaster recovery, con una prma ndcazone delle msure tecnche e organzzatve necessare per garantre l funzonamento de centr d elaborazone dat e delle procedure nformatche rlevant n st alternatv a quell d produzone Pano d conservazone Il pano d conservazone, oltre a defnre crter per la costtuzone de fasccol sa analogc che dgtal, l loro ordnamento attraverso l ttolaro, ndca l tempo d conservazone de document/fasccol presso gl archv dell'ente.

22 Allegat

23 Allegato n. 1 Defnzon A fn del presente Manuale s'ntende per: a) Accesso: operazone che consente a ch ne ha drtto d prendere vsone ed estrarre copa de document nformatc; b) Accredtamento: rconoscmento, da parte dell Agenza per l Itala dgtale, del possesso de requst del lvello pù elevato, n termn d qualtà e scurezza ad un soggetto pubblco o prvato, che svolge attvtà d conservazone o d certfcazone del processo d conservazone; c) Affdabltà caratterstca che esprme l lvello d fduca che l utente rpone nel documento nformatco; d) Aggregazone documentale nformatca aggregazone d document nformatc o d fasccol nformatc, runt per caratterstche omogenee, n relazone alla natura e alla forma de document o n relazone all oggetto e alla matera o n relazone alle funzon dell ente; e) Archvo: complesso organco d document, d fasccol e d aggregazon documental d qualunque natura e formato, prodott o comunque acqust da un soggetto produttore durante lo svolgmento dell attvtà; f) Archvo nformatco: archvo costtuto da document nformatc, fasccol nformatc nonché aggregazon documental nformatche gestt e conservat n ambente nformatco g) Area organzzatva omogenea: un nseme d funzon e d strutture, ndvduate dalla ammnstrazone, che opera su tematche omogenee e che presenta esgenze d gestone della documentazone n modo untaro e coordnato a sens dell artcolo 50, comma 4, del D.P.R. 28 dcembre 2000, n. 445; h) Attestazone d conformtà delle cope per mmagne su supporto nformatco d un documento analogco: dcharazone rlascata da notao o altro pubblco uffcale a cò autorzzato allegata o asseverata al documento nformatco; ) Autentctà: caratterstca d un documento nformatco che garantsce d essere cò che dchara d essere, senza aver subto alterazon o modfche. L autentctà può essere valutata analzzando l'denttà del sottoscrttore e l'ntegrtà del documento nformatco; j) Base d dat collezone d dat regstrat e correlat tra loro; k) Certfcatore accredtato: soggetto, pubblco o prvato, che svolge attvtà d certfcazone del processo d conservazone al quale sa stato rconoscuto dall Agenza per l Itala dgtale, l possesso de requst del lvello pù elevato, n termn d qualtà e d scurezza; l) Cclo d gestone: arco temporale d esstenza del documento nformatco, del fasccolo nformatco, dell aggregazone documentale nformatca o dell archvo nformatco dalla sua formazone alla sua elmnazone o conservazone nel tempo; m) Classfcazone:attvtà d organzzazone logca d tutt document secondo uno schema artcolato n voc ndvduate attraverso specfc metadat; n) Codce: decreto legslatvo 7 marzo 2005, n. 82 e successve modfcazon e ntegrazon; o) Codce eseguble: nseme d struzon o comand software drettamente elaborabl da sstem nformatc; p) Conservatore accredtato: soggetto, pubblco o prvato, che svolge attvtà d conservazone al quale sa stato rconoscuto, dall Agenza per l Itala dgtale, l possesso de requst del lvello pù elevato, n termn d qualtà e d scurezza, dall Agenza per l Itala dgtale;

24 q) Conservazone: nseme delle attvtà fnalzzate a defnre ed attuare le poltche complessve del sstema d conservazone e a governarne la gestone n relazone al modello organzzatvo adottato e descrtto nel manuale d conservazone; r) Coordnatore della Gestone Documentale:responsable della defnzone d crter unform d classfcazone ed archvazone nonché d comuncazone nterna tra le AOO a sens d quanto dsposto dall artcolo 50 comma 4 del DPR 445/2000 ne cas d ammnstrazon che abbano sttuto pù Aree Organzzatve Omogenee; s) Copa analogca del documento nformatco:documento analogco avente contenuto dentco a quello del documento nformatco da cu è tratto; t) Copa d scurezza:copa d backup degl archv del sstema d conservazone prodotta a sens dell artcolo 12 delle present regole tecnche per l sstema d conservazone; u) Destnataro: dentfca l soggetto/sstema al quale l documento nformatco è ndrzzato; v) Duplcazone de document nformatc: produzone d duplcat nformatc; w) Esbzone operazone che consente d vsualzzare un documento conservato e d ottenerne copa; x) Estratto per rassunto: documento nel quale s attestano n manera sntetca ma esaustva fatt, stat o qualtà desunt da dat o document n possesso d soggett pubblc; y) Evdenza nformatca: una sequenza d smbol bnar (bt) che può essere elaborata da una procedura nformatca; z) Fasccolo nformatco: Aggregazone strutturata e unvocamente dentfcata d att, document o dat nformatc, prodott e funzonal all eserczo d una specfca attvtà o d uno specfco procedmento. Nella pubblca ammnstrazone l fasccolo nformatco collegato al procedmento ammnstratvo è creato e gestto secondo le dsposzon stablte dall artcolo 41 del Codce; aa) Formato: modaltà d rappresentazone della sequenza d bt che costtuscono l documento nformatco; comunemente è dentfcato attraverso l estensone del fle: ab) Funzonaltà agguntve: le ulteror component del sstema d protocollo nformatco necessare alla gestone de fluss documental, alla conservazone de document nonché alla accessbltà delle nformazon; ac) Funzonaltà nteroperatve: le component del sstema d protocollo nformatco fnalzzate a rspondere almeno a requst d nterconnessone d cu all artcolo 60 del D.P.R. 28 dcembre 2000, n. 445; ad) Funzonaltà mnma: la componente del sstema d protocollo nformatco che rspetta requst d operazon ed nformazon mnme d cu all artcolo 56 del D.P.R. 28 dcembre 2000, n. 445; ae) Funzone d hash: una funzone matematca che genera, a partre da una evdenza nformatca, una mpronta n modo tale che rsult d fatto mpossble, a partre da questa, rcostrure l evdenza nformatca orgnara e generare mpronte ugual a partre da evdenze nformatche dfferent; af) Generazone automatca d documento nformatco: formazone d document nformatc effettuata drettamente dal sstema nformatco al verfcars d determnate condzon; ag) Identfcatvo unvoco: sequenza d caratter alfanumerc assocata n modo unvoco e persstente al documento nformatco, al fasccolo nformatco, all aggregazone documentale nformatca, n modo da consentrne l ndvduazone; ah) Immodfcabltà: caratterstca che rende l contenuto del documento nformatco non alterable nella forma e nel contenuto durante l ntero cclo d gestone e ne garantsce la statctà nella conservazone del documento stesso; a) Impronta: la sequenza d smbol bnar (bt) d lunghezza predefnta generata medante l applcazone alla prma d una opportuna funzone d hash; aj) Inseme mnmo d metadat del documento nformatco: complesso de metadat da

25 assocare al documento nformatco per dentfcarne provenenza e natura e per garantrne la tenuta; ak) Integrtà: nseme delle caratterstche d un documento nformatco che ne dcharano la qualtà d essere completo ed nalterato; al) Interoperabltà: capactà d un sstema nformatco d nteragre con altr sstem nformatc analogh sulla base d requst mnm condvs; am) Leggbltà: nseme delle caratterstche n base alle qual le nformazon contenute ne document nformatc sono frubl durante l ntero cclo d gestone de document; an) Log d sstema: regstrazone cronologca delle operazon esegute su d un sstema nformatco per fnaltà d controllo e verfca degl access, oppure d regstro e traccatura de cambament che le transazon ntroducono n una base d dat; ao) Manuale d conservazone: strumento che descrve l sstema d conservazone de document nformatc a sens dell artcolo 9 delle regole tecnche del sstema d conservazone; ap) Manuale d gestone: strumento che descrve l sstema d gestone nformatca de document d cu all artcolo 5 delle regole tecnche del protocollo nformatco a sens delle regole tecnche per l protocollo nformatco D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e successve modfcazon e ntegrazon; aq) Memorzzazone: processo d trasposzone su un qualsas doneo supporto, attraverso un processo d elaborazone, d document analogc o nformatc; ar) Metadat: nseme d dat assocat a un documento nformatco, o a un fasccolo nformatco, o ad un'aggregazone documentale nformatca per dentfcarlo e descrverne l contesto, l contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestone nel tempo nel sstema d conservazone; as) Pacchetto d archvazone: pacchetto nformatvo composto dalla trasformazone d uno o pù pacchett d versamento secondo le specfche contenute nell allegato 4 del presente decreto e secondo le modaltà rportate nel manuale d conservazone; at) Pacchetto d dstrbuzone: pacchetto nformatvo nvato dal sstema d conservazone all utente n rsposta ad una sua rchesta; au) Pacchetto d versamento: pacchetto nformatvo nvato dal produttore al sstema d conservazone secondo un formato predefnto e concordato descrtto nel manuale d conservazone; av) Pacchetto nformatvo: contentore che racchude uno o pù oggett da conservare (document nformatc, fasccol nformatc, aggregazon documental nformatche), oppure anche sol metadat rfert al oggett da conservare; aw) Pano della scurezza del sstema d conservazone: documento che, nel contesto del pano generale d scurezza, descrve e panfca le attvtà volte a proteggere l sstema d conservazone de document nformatc da possbl rsch nell ambto dell organzzazone d appartenenza; ax) Pano della scurezza del sstema d gestone nformatca de document: documento, che, nel contesto del pano generale d scurezza, descrve e panfca le attvtà volte a proteggere l sstema d gestone nformatca de document da possbl rsch nell ambto dell organzzazone d appartenenza; ay) Pano d conservazone: strumento, ntegrato con l sstema d classfcazone per la defnzone de crter d organzzazone dell'archvo, d selezone perodca e d conservazone a sens dell artcolo 68 del D.P.R. 28 dcembre 2000, n. 445; az) P ano generale della scurezza: documento per la panfcazone delle attvtà volte alla realzzazone del sstema d protezone e d tutte le possbl azon ndcate dalla gestone del rscho nell ambto dell organzzazone d appartenenza; ba) Presa n carco: accettazone da parte del sstema d conservazone d un pacchetto d versamento n quanto conforme alle modaltà prevste dal manuale d conservazone;

26 bb) Processo d conservazone: nseme delle attvtà fnalzzate alla conservazone de document nformatc d cu all artcolo 10 delle regole tecnche del sstema d conservazone; bc) Produttore: persona fsca o gurdca, d norma dversa dal soggetto che ha formato l documento, che produce l pacchetto d versamento ed è responsable del trasfermento del suo contenuto nel sstema d conservazone. Nelle pubblche ammnstrazon, tale fgura s dentfca con responsable della gestone documentale; bd) Rapporto d versamento: documento nformatco che attesta l'avvenuta presa n carco da parte del sstema d conservazone de pacchett d versamento nvat dal produttore; be) Regole tecnche del sstema d conservazone: le regole tecnche n matera d conservazone a sens degl artcol 20, comm 3 e 5-bs, 23-ter, comma 4, 43, comm 1 e 3, aa, 44 bs e 71, comma 1, del Codce dell'ammnstrazone dgtale d cu al D.Lgs. n. 82 del 2005, approvate con Decreto del Presdente del Consglo de Mnstr 3 dcembre 2013; bf) Regstrazone nformatca: nseme delle nformazon rsultant da transazon nformatche o dalla presentazone n va telematca d dat attraverso modul o formular res dsponbl n varo modo all utente; bg) Regstro partcolare: regstro nformatco d partcolar tpologe d att o document nell ambto della pubblca ammnstrazone è prevsto a sens dell artcolo 53, comma 5 del D.P.R. 28 dcembre 2000, n. 445; bh) Regstro d protocollo: regstro nformatco d att e document n ngresso e n uscta che permette la regstrazone e l dentfcazone unvoca del documento nformatco all atto della sua mmssone cronologca nel sstema d gestone nformatca de document; b) Repertoro nformatco: regstro nformatco che raccogle dat regstrat drettamente dalle procedure nformatche con cu s formano altr att e document o ndc d att e document secondo un crtero che garantsce l dentfcazone unvoca del dato all atto della sua mmssone cronologca; bj) Responsable della gestone documentale o responsable del servzo per la tenuta del protocollo nformatco, della gestone de fluss documental e degl archv: drgente o funzonaro, comunque n possesso d done requst professonal o d professonaltà tecnco archvstca, preposto al servzo per la tenuta del protocollo nformatco, della gestone de fluss documental e degl archv, a sens dell artcolo 61 del D.P.R. 28 dcembre 2000, n. 445, che produce l pacchetto d versamento ed effettua l trasfermento del suo contenuto nel sstema d conservazone; bk) Responsable della conservazone: soggetto responsable dell nseme delle attvtà elencate nell artcolo 8, comma 1 delle regole tecnche del sstema d conservazone bl) Responsable del trattamento de dat: la persona fsca, la persona gurdca, la pubblca ammnstrazone e qualsas altro ente, assocazone od organsmo prepost dal ttolare al trattamento d dat personal; bm) responsable della scurezza; soggetto al quale compete la defnzone delle soluzon tecnche ed organzzatve n attuazone delle dsposzon n matera d scurezza; bn) rfermento temporale: nformazone contenente la data e l ora con rfermento al Tempo Unversale Coordnato (UTC), della cu apposzone è responsable l soggetto che forma l documento; bo) scarto: operazone con cu s elmnano, secondo quanto prevsto dalla normatva vgente, document rtenut prv d valore ammnstratvo e d nteresse storco culturale; bp) sstema d classfcazone: strumento che permette d organzzare tutt document secondo un ordnamento logco con rfermento alle funzon e alle attvtà dell'ammnstrazone nteressata; bq) sstema d conservazone sstema d conservazone de document nformatc d cu all artcolo 44 del Codce; br) sstema d gestone nformatca de document: nell ambto della pubblca

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