Tema Gestione documentale Dematerializzazione delle tesi

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1 Tema Gestione documentale Dematerializzazione delle tesi Rapporto per Tavolo Tecnico 17/02/2011 I risultati della rilevazione effettuata Maria Guercio, Stefano Palagiano Premessa e principali nodi critici rilevati Le strategie messe in atto dalle Università oggetto della rilevazione sui processi di formazione, gestione e conservazione dei documenti in forma di dissertazione scientifica (tesi di laurea, di dottorato e prodotti della ricerca scientifica) evidenziano una notevole difformità di approcci e rende esplicita la necessità di individuare pratiche uniformi e coerenti, soprattutto in relazione ad alcuni nodi organizzativi, giuridici e archivistici che un uso adeguato di strumenti tecnologici consentirebbe di affrontare migliorando significativamente le criticità logistiche e l accesso a materiali documentari di grande pregio e di rilevante valore giuridico. Questo primo rapporto costituisce una sintesi critica dei risultati emersi dalla somministrazione del questionario sulla gestione informatica delle tesi. Si precisa che hanno ad oggi risposto al questionario 15 Atenei rispetto ai 22 interpellati. Il questionario è stato inviato al gruppo iniziale di università ed enti aderenti, con l'obiettivo in prima battuta di raccogliere osservazioni, suggerimenti e integrazioni in merito alle domande che venivano poste. Una volta raccolte le osservazioni provenienti dalle Università, il questionario è stato aggiornato e inviato in forma ufficiale. In particolare, le domande miravano a investigare i temi legati alla formazione, gestione e conservazione delle tesi di laurea, di dottorato e dei prodotti della ricerca con la finalità, tra le altre, di raccogliere informazioni su eventuali policy o regolamenti interni, sugli strumenti (di fatto nessuno) utilizzati per gestire l'integrità, sui formati utilizzati, sugli schemi di metadati eventualmente adottati e sul loro rapporto con il set di metadati predisposto dalla CRUI. Si sono inoltre raccolte informazioni sull esistenza di depositi ad accesso aperto e sulle eventuali relazioni tra i sistemi documentari di natura archivistica e amministrativa e i depositi ad accesso aperto. Uno specifico spazio è stato dato anche all'analisi dei software che vengono attualmente utilizzati per la gestione informatica delle tesi e all'indagine sulle iniziative eventualmente avviate dagli Atenei in tema di conservazione a lungo termine di documenti digitali. Si è cercato infine di fare una stima approssimativa, di per sé problematica, relativa ai costi sostenuti in ordine alla digitalizzazione e conservazione delle tesi.

2 Uno degli aspetti più problematici è dato dalla complessità (nascosta) dell'oggetto trattato, un oggetto che può e deve essere considerato infatti da molteplici punti di vista. La definizione del valore della/e tesi dal punto di vista giuridico e la doppia natura (archivistica e biblioteconomica) sono certamente tra gli elementi più rilevanti in questo senso. In termini tecnici, numerosi sono gli aspetti che sarebbe utile, se non necessario, tenere in considerazione in particolare nel contesto delle tesi digitali: i principali sono gli strumenti di autorialità (le diverse tipologie di firma da adottare in ambiente digitale, anche se si è verificato che la tesi è quasi sempre sottoscritta solo dal docente), i formati idonei per la conservazione, i metadati descrittivi e di conservazione, l'integrazione con i sistemi di gestione documentale, le responsabilità in ordine alla gestione e conservazione. Gli aspetti relativi alla conservazione costituiscono un nodo di fondamentale importanza, in considerazione del fatto che le tesi sono documenti archivistici a conservazione permanente. Garantire attraverso gli opportuni strumenti la provenienza e l'autenticità, definire i flussi interni, le responsabilità e le modalità operative, valutare le necessità di interoperabilità con i depositi ad accesso aperto sono elementi centrali da prendere in considerazione negli sviluppi futuri. E altresì evidente che il nodo non dovrebbe essere affrontato mediante la moltiplicazione dei depositi digitali (istituzionali o archivistici) che le Università o i consorzi di riferimento si preparano a predisporre o hanno già sviluppato al loro interno per gestire tali servizi. Questa duplicazione è controproducente per molte ragioni: innanzitutto perché in una fase di scarsità di risorse conduce alla moltiplicazione non giustifica di soluzioni tecnologiche. In secondo luogo la frammentazione non conduce mai alla qualità dei servizi offerti. Eventualmente deve essere opportunamente considerato un sistema di deposito federato per alcune tipologie di fonti con i centri nazionali e regionali cui è affidato il deposito legale delle risorse digitali (ad esempio le biblioteche nazionali nel caso del deposito di tesi di dottorato). In questo ambito uno degli aspetti più rilevanti e complessi vi è certamente anche quello dell'accesso dei materiali in questione, anche con riferimento alla realtà operativa dei depositi istituzionali. Sono naturalmente da tenere in considerazione anche i nodi di natura amministrativa, giuridica e probatoria con attenzione ai problemi della provenienza, dell integrità e dell autenticità delle nuove fonti acquisite. E ad esempio da considerare con molta cautela, se non negativamente, la decisione di alcuni atenei di accettare le tesi in forma di CD: un primo passo verso la verifica di integrità mediante la gestione integrata dei processi che assicuri sin dalle prime fase della produzione della tesi o della dissertazione i dati rilevanti in termini di provenienza/autore o autori e di definizione di responsabilità..

3 Un ulteriore elemento di riflessione è dato dall'opportunità di arrivare ad una normalizzazione redazionale delle tesi: esistono a tal proposito i risultati del gruppo di lavoro dell'università di Padova, gruppo costituito da bibliotecari e archivisti (gruppo di lavoro Tesi, risultati del 2004), orientato all'individuazione degli elementi qualificanti della tesi, in ordine alla sua produzione, identificazione, presentazione (es dati/metadati identificativi come numero matricola- cognome/nome studente- nome file- file unico o file plurimi- abstract). Sempre in questo contesto, possono acquisire importanza anche l'aspetto estrinseco della tesi (modalità di redazione, formato etc.) e le garanzie di autenticità (formalità legate alla presenza di un formulario di presentazione, oltre al nodo della sottoscrizione). Un punto di osservazione privilegiato è costituito dalle tesi di dottorato, anche alla luce delle possibilità offerte da questa particolare tipologia di documento, su cui si sono finora concentrate maggiormente alcune iniziative a livello nazionale. In particolare, le linee guida per il deposito delle tesi di dottorato negli archivi aperti elaborate dal gruppo Open Access della CRUI e in particolare il set di metadati predisposto in quest'ambito costituiscono dei punti di riferimento imprescindibili nel settore. Lo schema di metadati CRUI è sembrato un buon punto di partenza soprattutto per valutare come e sulla base di quali elementi questo set di metadati potesse essere integrato. La Commissione Biblioteche della CRUI ha in particolare elaborato alcuni importanti strumenti: le Linee guida per l accesso aperto alle tesi di dottorato (novembre 2007) contengono una serie di raccomandazioni affinché gli Atenei adottino soluzioni simili e coerenti nella raccolta ed esposizione dei materiali. Le linee guida raccomandano la modifica dei bandi e dei regolamenti per i dottorati di ricerca, l archiviazione delle tesi nell archivio aperto dell ateneo e forniscono una serie di indicazioni per quanto riguarda il diritto d autore (utilizzo di materiale di terzi ma anche e soprattutto i diritti del dottorando), i metadati e i formati di consegna in vista della conservazione a lungo termine. Inoltre, le Linee guida per gli archivi istituzionali (aprile 2009) raccomandano che ogni ateneo si doti di un archivio istituzionale ad accesso aperto che documenti la produzione scientifica delle università. La sperimentazione sulle tesi di dottorato si avvale quindi di una serie di strumenti già disponibili e può contare sull'esistenza di importanti progetti come Magazzini Digitali sviluppato dalla Biblioteca nazionale di Firenze in collaborazione con la Fondazione Rinascimento digitale. Si ritiene comunque che il tema della produzione di dissertazioni scientifiche a vario livelli e per diverse finalità debba essere affrontato tenendo presente le necessità e opportunità della gestione documentale con particolare riferimento alle esigenze di gestione e verifica di integrità e autenticità, di identificazione precoce e coerente dei metadati, di conservazione a lungo termine e di

4 integrazione con i sistemi di registrazione e repertori azione già in uso presso gli atenei. Si fa qui, ad esempio, riferimento all uso di sistemi di registrazione protocollo che, ai sensi del dpcm 30 marzo 2009, costituiscono uno degli strumenti per l opponibilità a terzi dei riferimenti temporali dei documenti digitali.

5 Le risposte del questionario 1) L'Ente ha definito regolamenti, normativa interna o policy specifiche in merito alla formazione, gestione e conservazione di tutti i documenti che abbiano la forma della dissertazione scientifica (tesi di laurea, tesi di dottorato, prodotti della ricerca scientifica)? Dalle risposte ottenute emerge che la maggioranza delle Università (9 su 15) ha lavorato alla definizione di specifici regolamenti, che identificano i vari livelli di gestione sia per le tesi di dottorato che per le tesi di laurea. Per ciò che riguarda le tesi di dottorato i Regolamenti esistenti sono stati ove necessario integrati alla luce delle esigenze legate al deposito nell'archivio istituzionale di Ateneo ad accesso aperto. Per quanto riguarda le tesi di laurea la gestione è stata generalmente lasciata in capo alle singole Facoltà o Corsi di Laurea. Maggiore attenzione è stata data alle attività di consegna in un contesto volto ad una complessiva digitalizzazione dell'intera fase, anche nell'ottica di una progressiva automazione del processo di acquisizione del documento all'interno del sistema. 2) L'Ente ha definito flussi di lavoro specifici in merito alle varie fasi di vita dei documenti sopraindicati? (se disponibile, specificare) Dalle risposte ottenute emerge una grande attenzione alla definizione di workflow specifici, riguardanti sia le tesi di laurea che di dottorato. Vi sono casi di flussi particolarmente strutturati la cui definizione ha permesso di integrare applicativi diversi dedicati ad altrettante fasi di vita dei documenti in oggetto. La strutturazione di workflow anche particolarmente complessi è necessaria in rapporto a oggetti documentari dalla molteplice natura e valenza. 3) Sono state definite responsabilità specifiche in merito alle varie fasi (formazione, gestione e conservazione) di gestione dei documenti in oggetto? (se disponibile, specificare)

6 Le riflessioni svolte dai vari Atenei su questo punto richiamano quelle svolte in merito al punto precedente. Le responsabilità in ordine alla gestione dei documenti in oggetto risulta ripartita tra soggetti diversi, secondo le varie fasi del workflow documentale e in base anche alla diversa valenza (amministrativa, probatorio/giuridica e scientifica) rivestita dal documento. L'intero workflow documentale (in particolare per quanto riguarda l'oggetto tesi di dottorato) è caratterizzato dal concorso di una pluralità di attori dalle competenze estremamente diversificate. 4) In quale formato tali documenti vengono acquisiti? Cartaceo, digitale o entrambi? In una fase tipicamente di transizione come l'attuale, permane la coesistenza dei due formati. Questo processo di passaggio sta però giungendo alle battute finali, poichè una buona parte di Atenei ha potuto definire termini temporali precisi a partire dai quali l'acquisizione sarà soltanto in formato digitale. 5) Nel caso del digitale, è stato definito un formato di acquisizione standard? (es: pdf,...) Quasi tutti gli Atenei hanno definito in modo chiaro un formato standard di acquisizione degli oggetti documentali. La scelta unanime del PDF, e in alcuni casi del PDF/A, è in linea con le più recenti valutazioni in merito alle politiche adeguate per la conservazione a lungo termine. 6) Nel caso del mantenimento del cartaceo insieme al digitale, quale ruolo viene dato alle due tipologie (cartaceo e digitale)? Quale dei due è l'originale? Nel caso di originale digitale come si identificano le persone che intervengono nel processo (ad esempio studente, relatore, etc.)? La qualità di originale rimane attributo del cartaceo nella stragrande maggioranza dei casi. Laddove il digitale assume valore di originale si riscontra anche uno sviluppo di un sistema affidabile di autenticazione degli accessi (ad esempio Shibboleth).

7 7) Come si gestisce l'integrità? (ad esempio si utilizza la firma digitale o si ricorre a forme di sigillo elettronico?) Solo in pochi casi si è provveduto a definire politiche specifiche a garanzia e tutela dell'integrità del documento. Quello relativo all'integrità e soprattutto agli strumenti per perseguire questo fine rappresenta un nodo di fondamentale importanza e difficile soluzione. Le strategie sinora adottate vanno dal calcolo un hash del file alla verifica del checksum del file originale sino alla definizione e valorizzazione del sistema informatico quale garante dell'integrità del documento. 8) Nell'ambito del processo di acquisizione dei documenti in oggetto, è stato definito un set di metadati specifici per agevolare il processo di (auto-)archiviazione all'interno di un sistema di gestione documentale specifico? La maggioranza delle Università ha aderito al set di metadati già definito dalle linee guida CRUI per l'oggetto tesi di dottorato. Quanto alla specifica tipologia delle tesi di laurea, esistono in più Atenei gruppi di lavoro sul tema oppure stanno finalizzando l'implementazione di un set di metadati specifico. I metadati in via di definizione presso i gruppi di lavoro delle Università del Salento e Ferrara tengono conto della doppia natura, archivistica e biblioteconomica, dell'oggetto tesi. L'Università di Padova ha definito un set di metadati all'interno dell'archivio istituzionale ad accesso aperto, che partendo dal nucleo simple Dublin Core lo integra con altri elementi. 9) Nel caso dell'oggetto "tesi di dottorato", tale set di metadati fa esclusivo riferimento alle linee guida CRUI o è stato definito un set di metadati integrativo o laternativo? Alcune Università hanno fatto la scelta di integrare il set di metadati CRUI con specifiche aggiuntive di vario tipo. Tali specifiche sono ad esempio orientate all'utilizzo di metadati tratti dai set "thesis.degree" e "dclib" o ispirati da esigenze locali. E' stata mantenuta aderenza alle indicazioni date dalla CRUI in particolare per non inficiare l'interoperabilità e la procedura di harvesting.

8 10) Come viene gestita e con quali strumenti la duplice natura archivisticobiblioteconomica dei documenti in oggetto? Nei casi in cui tale duplice natura non viene gestita si tende a privilegiare l'aspetto biblioteconomico dell'oggetto tesi. Negli altri casi (la maggior parte) in cui è stata affrontata la problematica della doppia natura si è pervenuti a soluzioni diverse in ordine alla gestione, conservazione e fruizione di questi prodotti. La gestione degli oggetti segue la definizione di specifiche responsabilità in ordine a precise fasi del workflow documentale. 11) Esistono in ateneo depositi ad accesso aperto? Nella maggioranza delle Università ci sono depositi ad accesso aperto. Le sperimentazioni più avanzate da questo punto di vista riguardano le Università di Bologna e Padova. Nel primo caso l'ateneo dispone di quattro depositi istituzionali differenziati per tipologie documentarie. Nel caso di Padova si registra l'esistenza di due distinti repository, uno dedicato alle tesi di dottorato e l'altro a tutte le altre categorie di tesi. 12) Quali software sono stati adottati per la gestione informatica delle tesi? (dettagliare le specifiche tecniche) I software adottati sono nella maggioranza dei casi soluzioni open source (DSpace o EPrints), oppure sviluppati all'interno dell'università stessa. 13) Esistono strumenti operativi per soddisfare le esigenze di interoperabilità tra i sistemi documentari di natura archivistica e amministrativa e i depositi ad accesso aperto? Il nodo dell'interoperabilità tra sistemi documentari diversi nella maggior parte dei casi non è stato ancora affrontato. Alcune Università hanno avviato gruppi di lavoro finalizzati all'analisi del problema (Torino, Ferrara e Catania). 14) Come si è operato per gestire il deposito legale delle tesi di dottorato presso le Biblioteche centrali, quali sono le metodologie e i criteri adottati?

9 La maggior parte delle Università adempie al deposito legale delle tesi di dottorato presso le Biblioteche centrali tramite harvesting automatico dei dati e dei metadati delle tesi di dottorato. La procedura avviene in modo da essere compatibile con il protocollo di interoperabilità OAI-PMH, secondo le raccomandazioni delle linee guida CRUI. Di una certa rilevanza il fatto che, secondo quanto segnalato dall'università di Milano Bicocca, le Biblioteche Nazionali "harvestano" anche i file delle tesi che nel repository sono sotto embargo. 15) Sono state definite modalità di fruizione? Le modalità di fruizione adottate tengono conto di numerosi fattori: eventuali restrizioni all'accesso (embrago della tesi, problematiche legate alla proprietà intellettuale) o fattori di ordine tecnologico (accesso solo per utenti autorizzati tramite un sistema di autenticazione). 16) In generale, l'ateneo ha avviato iniziative (anche in collaborazione con terzi) di conservazione a lungo termine di documenti digitali? Gli Atenei hanno in larga misura avviato iniziative, progetti di ricerca o collaborazioni per affrontare il nodo della conservazione a lungo termine dei documenti digitali. In molti casi le iniziative si sono indirizzate a specifiche tipologie documentarie, quali ad esempio i verbali d'esame. L'attenzione nei confronti di un tema così cruciale ha portato alla partecipazione/collaborazione a progetti nazionali e internazionali rilevanti, come PARER, Magazzini Digitali, InterPARES3. 17) Qualora l'ente abbia sostenuto costi per la digitalizzazione e conservazione delle tesi, si prega di indicare l'ammontare (approssimativo) dei costi per singola tesi distinguendo se possibile tra costi sostenuti per intervento diretto e costi per servizi esternalizzati. Uno degli elementi critici è quello della valutazione e definizione dei costi relativi alla digitalizzazione e conservazione degli oggetti. Rimane oggettivamente difficile quantificare con precisione i costi in un contesto che vede la maggior parte dei processi di digitalizzazione ancora ad una fase iniziale.

10 Numerosi ed estremamente diversificati sono gli elementi che vanno ad incidere su una valutazione della spesa complessiva. Nonostante ciò, le Università di Bologna e Catania hanno effettuato una stima in tal senso: - Università di Bologna - costo di gestione pari a circa 4 euro a tesi, - Università di Catania - costo di circa 30mila euro per l attivazione del servizio per il processo di dematerializzazione del flusso di gestione delle tesi di dottorato, il costo non comprende gli oneri relativi al personale.