Codice etico e di condotta aziendale

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1 Codice etico e di codotta aziedale 2015

2 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale 2 Sommario Il ostro impego verso l itegrità Messaggio del ostro CEO Filosofia e valori aziedali Il ostro Codice etico e di codotta aziedale Tutela dei ostri iteressi e delle ostre risorse Coflitti di iteresse Gestioe della proprietà e delle iformazioi Gestioe dei record aziedali Sistemi, reti, comuicazioi elettroiche Furto e uso improprio della proprietà Proprietà itellettuale e iformazioi riservate Sicurezza delle iformazioi Cotatti co i media e la comuità fiaziaria Frode e dichiarazioi false o fuorviati Attività pubblicitarie e promozioali Uso dei social media Protezioe della privacy Protezioe dei dati Rapporti co parter aziedali, clieti, foritori e cocorreza Leggi su cocorreza e atitrust Cocussioe Offerta o accettazioe di doi o itratteimeto Sazioi commerciali Cotratti co altre parti Trasazioi co i goveri Lavorare co i goveri Assuzioe di persoale goverativo Coivolgimeto politico dell azieda Rispetto dei ostri colleghi e delle ostre comuità Pratiche di lavoro eque Ambiete di lavoro Diritti umai Ambiete Segalazioe e idagie di problemi L importaza della segalazioe Idagii Riservatezza Protezioe da atti di ritorsioe Domade frequeti

3 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Il ostro impego verso l itegrità Messaggio del ostro CEO Filosofia e valori aziedali Il ostro Codice etico e di codotta aziedale 3 Tora al Sommario

4 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Messaggio del ostro CEO 4 Cari Colleghi, come dipedeti di RELX Group, siamo orgogliosi dei cotributi che apportiamo e del modo i cui coduciamo le ostre attività. L azieda è u leader modiale ella foritura di soluzioi per lo scambio di iformazioi per clieti professioali i qualsiasi settore, co u persoale composto da oltre dipedeti e uità operative i cetiaia di comuità iterazioali, dove viviamo e lavoriamo. Aiutiamo gli scieziati a fare uove scoperte, gli avvocati a vicere le cause, i medici a salvare le vite, i vertici aziedali a cosolidare i rapporti co i clieti. Assistiamo i gruppi assicurativi ell offerta ai propri clieti di prezzi iferiori a frote di ua migliore valutazioe del rischio, a far risparmiare dearo a cotribueti e cosumatori cosetedo al govero e agli istituti fiaziari di rilevare casi di frode. Il ostro Codice etico e di codotta aziedale racchiude gli stadard e le politiche i base a cui operiamo. Il Codice si uisce al ostro impego verso i ostri Valori e la ostra Resposabilità aziedale, per servire da quadro di riferimeto e guida affiché agiamo i modo aperto, oesto, etico e basato su sai pricipi. Il Codice, che trova applicazioe a tutti oi. Spiega come dobbiamo comportarci sul posto di lavoro, sul mercato e elle comuità i cui operiamo. Descrive ioltre i che modo ciascuo di oi è teuto a gestire i vari aspetti etici e legali. Il Codice ricoosce le ostre politiche ambietali e comuitarie e le disposizioi del Uited Natios Global Compact di cui il RELX Group è firmatario. Ache i ostri foritori e appaltatori soo chiamati a operare i coformità agli elemeti chiave del Codice attraverso il ostro Codice di codotta per foritori. Il Codice va letto, capito e usato come strumeto di orietameto el lavoro. Questo ci aiuta a garatire che tutte le ostre azioi siao compiute ei migliori iteressi della ostra azieda e dei ostri clieti. Evetuali domade sul Codice e sulla relativa applicazioe soo da rivolgersi al resposabile di competeza, alle risorse umae, a u legale aziedale, a u membro del ostro Gruppo per la Coformità aziedale o a u membro del Comitato per la Coformità dell area aziedale o del RELX Group. Ioltre sollecito tutti a sollevare dubbi e segalare qualsiasi situazioe i cui si ritega che possa essere avveuta u ifrazioe del Codice. Il Codice spiega i che modo è possibile farlo. Ioltre precisa che o sarao tollerati evetuali atti di ritorsioe cotro chiuque effettui ua segalazioe. La ostra reputazioe è determiata dal ostro comportameto. Soo sicuro che isieme garatiremo che gli elevati stadard, che ci si aspetta siao mateuti da u leader della comuità aziedale globale, cotiuio ad essere raggiuti. Grazie. Erik Egstrom CEO (Chief Executive Officer) Tora al Sommario

5 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Filosofia e valori aziedali Nell ambito del processo di selezioe e assuzioe del persoale, dello sviluppo dei prodotti e servizi, del rapporto co gli altri e del coseguimeto degli obiettivi aziedali, ambiamo all eccelleza attraverso l adozioe di u approccio aperto, oesto, etico e basato su sai pricipi. Al fie di soddisfare questo impego: 5 seguiamo i ostri Valori di orietameto al cliete, valorizzazioe delle ostre risorse, passioe per la vittoria, iovazioe e asseza di cofii; osserviamo tutte le leggi applicabili, ovuque operiamo; siamo firmatari del Uited Natios Global Compact, u iiziativa volotaria di resposabilità aziedale tesa a garatire la protezioe dei diritti umai, pratiche di lavoro eque e o discrimiatorie, protezioe dell ambiete ed elimiazioe della corruzioe; ambiamo a lavorare co clieti e foritori di carattere aziedale solido e buoa reputazioe; evitiamo di sosteere qualsiasi orgaizzazioe coivolta i codotte discrimiati; e cotiamo sui ostri dipedeti affiché lavorio co oestà e itegrità. Tora al Sommario

6 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Il ostro Codice etico e di codotta aziedale Leggedo e seguedo il Codice, sollevado dubbi e segalado evetuali codotte illegali o o etiche, il dipedete ci aiuta a operare el rispetto di elevati stadard etici e del ostro impego verso la coformità alla legge. 6 Il Codice etico e di codotta aziedale di RELX Group è uo strumeto di orietameto utile a compredere e rispettare le orme di coformità ed etica di base che si applicao alla propria fuzioe. Forisce ioltre idicazioi i merito a quado e co chi sollevare dubbi. Si applica ad ogi dipedete, fuzioario e direttore che operi per ua qualuque delle ostre aziede. Il Codice rispecchia il ostro impego verso ua codotta etica e legale. Tuttavia, o descrive ogi sigola legge e politica che potrebbe applicarsi a ciascua circostaza. Il dipedete deve garatire l osservaza ache di evetuali ulteriori politiche di RELX Group e aziedali che si applicao al proprio ruolo. Se tali politiche prevedoo disposizioi più severe del Codice, il dipedete dovrà atteersi alla politica più severa. Il dipedete è resposabile di leggere e operare i coformità al Codice e di svolgere il proprio lavoro i modo etico. I caso di violazioe del Codice o di altre politiche, il dipedete può essere soggetto ad azioe correttiva o discipliare o perfio al liceziameto. L azieda ha altresì facoltà di riferire accaduti di seria atura alle autorità pubbliche per evetuale persecuzioe legale. Il RELX Group e ogi azieda soo affiacati da Comitati per la Coformità che hao il compito di forire le direttive e svolgere attività di sorvegliaza su questioi iereti la coformità. I membri dei Comitati soo dispoibili sulle itraet del RELX Group e aziedale. Evetuali domade sul Codice soo da rivolgersi al resposabile di competeza, alle risorse umae, a u legale aziedale, a u membro del ostro Gruppo per la Coformità aziedale o a u membro del Comitato per la Coformità. Evetuali domade su circostaze specifiche soo da rivolgersi immediatamete al loro isorgere, e prima di adottare qualsiasi azioe che abbia il poteziale di violare la legge applicabile, il Codice o altra politica. Qualora il dipedete sia testimoe o appreda di evetuali codotte illegali o o etiche, ha la resposabilità di segalarle. È vietato ogi atto di ritorsioe cotro i dipedeti che segalao ua violazioe i buoa fede, ovvero che ritegoo siceramete che si tratti di violazioe. Il Codice o è u cotratto di assuzioe. È soggetto e o cambia i termii di qualsivoglia cotratto di assuzioe esistete o accordo di cotrattazioe collettiva che trovi applicazioe al dipedete specifico. Il Cosiglio di ammiistrazioe di RELX Group plc è resposabile dell iterpretazioe fiale del Codice e può sottoporlo a revisioe i qualsiasi mometo, i coformità ai termii di qualsiasi accordo di cotrattazioe collettiva o legislazioe locale. QUALI SONO LE MIE RESPONSABILITÀ PER QUANTO ATTIENE AL CODICE? Leggerlo e capire i che modo trova applicazioe alla propria fuzioe Seguire le orme di coformità ed etica descritte el Codice Cooscere e seguire ulteriori politiche e leggi che si applicao all attività, alla sede o al ruolo specifici. Quado u problema è trattato sia el Codice sia i altra politica o legge applicabile, seguire la liea guida più severa Chiedere i caso di dubbi sulle modalità di applicazioe del Codice a ua particolare circostaza o decisioe Segalare evetuali violazioi o sospette violazioi che si ritega possao avere avuto luogo, seza temere atti di ritorsioe.? Tora al Sommario

7 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Tutela dei ostri iteressi e delle ostre risorse 8 Coflitti di iteresse Gestioe della proprietà e delle iformazioi Gestioe dei record aziedali Sistemi, reti, comuicazioi elettroiche Furto e uso improprio della proprietà Proprietà itellettuale e iformazioi riservate Sicurezza delle iformazioi Cotatti co i media e la comuità fiaziaria Frode e dichiarazioi false o fuorviati 7 18 Attività pubblicitarie e promozioali 18 Uso dei social media Tora al Sommario

8 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Coflitti di iteresse I dipedeti o possoo itrapredere attività o possedere iteressi fiaziari che iterferiscoo co la propria performace lavorativa, la fedeltà a RELX Group o le decisioi che predoo per ostro coto. 8 U coflitto di iteresse può emergere quado si svolge u attività o si ha u iteresse fiaziario che sottrae eergie o iterferisce co la piea, fedele e tempestiva performace lavorativa; oppure quado può icidere i maiera iopportua co le decisioi prese ell ambito del proprio ruolo. È importate evitare questo geere di coflitti. Se il dipedete ritiee di poter avere u coflitto, o di poter offrire tale impressioe, dovrà discutere della situazioe co il suo resposabile e u rappresetate delle risorse umae. Alcui coflitti appareti possoo essere risolti semplicemete rededoli oti; altri devoo essere elimiati. I coflitti di iteresse possoo emergere i svariati modi. Esempi comui compredoo: Impieghi, igaggi o affiliazioi esteri Quado il dipedete lavora per, riveste la fuzioe di direttore, forisce servizi di cosuleza o offre prestazioi a u altra azieda, può emergere u coflitto di iteresse reale o apparete. Per evitare che ciò accada, il dipedete o dovrà itrapredere alcua attività o ricoprire fuzioi i regime di libera professioe o come secodo lavoro che: si ripercuotao egativamete sulla qualità o sulla quatità del lavoro che il dipedete svolge per la ostra società; siao i competizioe co ua delle ostre aziede: implichio ua sposorizzazioe o supporto da parte ostra dell impiego estero del dipedete o dell orgaizzazioe per la quale il dipedete lavorerà; siao lesive della ostra reputazioe; o facciao uso o iterferiscao co il ostro tempo, le ostre strutture, risorse o foriture. Marco è u dipedete del RELX Group e vede ache prodotti utrizioali. Durate la pausa prazo, Marco usa il computer e l idirizzo del lavoro per comuicare ai clieti gli scoti che applica a certi prodotti. LA SUA CONDOTTA È CONSENTITA? Risposta: No. Ache se è autorizzato a svolgere questa attività el suo tempo libero, Marco usa la proprietà aziedale (computer e idirizzo del lavoro) per promuovere u attività che o è correlata al suo impiego.? Tora al Sommario

9 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Iteressi i altre società No ammettiamo iteressi di proprietà i società cocorreti, foritrici o clieti, eccetto per ivestimeti miori i società quotate i borsa. L ivestimeto o il prestito di dearo a u azieda cocorrete rappreseta u coflitto di iteressi vietato. Lo è ache l avere tale iteresse i uo dei ostri clieti o foritori co i quali il dipedete o chiuque riferisca al dipedete lavora. Avere tali iteressi ecoomici o è permesso. L uica eccezioe a tale divieto soo ivestimeti miori elle azioi quotate i borsa della cocorreza, dei foritori e dei clieti. U ivestimeto è cosiderato miore se è u importo che o: iflueza o sembra ifluezare le decisioi prese per ostro coto, teedo presete l autorità discrezioale che il dipedete ha elle trattative della ostra società co tale azieda, il compeso auale e altri fattori di rilievo; o iflueza le decisioi dell azieda i cui il dipedete ha ivestito. I qualsiasi caso, o è ammesso deteere più dell 1% delle azioi i circolazioe dell azieda quotata i borsa. Tali limiti o si applicao agli ivestimeti attraverso fodi comui d ivestimeto, che soo cosetiti idipedetemete dal valore dell ivestimeto. Se il dipedete detiee titoli superiori (o che assumerao valore superiore) a tali limiti, dovrà cotattare immediatamete il resposabile. Se il coiuge, il covivete o altro familiare diretto lavora per, offre cosuleza a o detiee altro iteresse fiaziario i ua delle ostre aziede cocorreti o clieti o foritrici co cui il dipedete opera, esiste u poteziale coflitto. Tale iteresse deve essere comuicato al resposabile e a u rappresetate delle risorse umae. Accertarsi di o dare adito a comuicazioi improprie o coflitti di fedeltà. Opportuità aziedali Il dipedete ha il dovere di dare precedeza ai ostri iteressi legittimi quado e emerga l opportuità. Sarebbe iopportuo trarre u vataggio persoale da opportuità scoperte grazie alla posizioe ricoperta o attraverso l uso di proprietà, iformazioi o tempo aziedali. 9 Nepotismo Supervisioare, decidere i materia di assuzioe o cotratti laddove siao coivolti pareti o persoe legate al dipedete da u rapporto persoale, rappreseta u coflitto. L impiego o il mateimeto del rapporto lavorativo di u parete o soo vietati, e l azieda o desidera essere coivolta i rapporti cosesuali tra colleghi. Tuttavia, è importate garatire che ogi dipedete o sia o o dia l impressioe di essere ifluezato iopportuamete dall esisteza di stretti rapporti persoali. No è cosetito supervisioare, trattare, approvare o altrimeti partecipare direttamete a decisioi i merito all assuzioe, al mateimeto, alla promozioe, al coivolgimeto cotrattuale o alla retribuzioe del proprio coiuge, covivete, di familiari diretti o altre persoe legate al dipedete dal tipo di rapporto persoale stretto che potrebbe ragioevolmete dare l impressioe di poter compromettere la capacità di predere decisioi aziedali i maiera autooma e seza pregiudizi. Tora al Sommario

10 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Gestioe della proprietà e delle iformazioi 10 Il dipedete deve gestire la ostra proprietà e le ostre iformazioi resposabilmete, evitado l uso improprio e gli sprechi. Le ostre risorse soo destiate ad essere utilizzate affiché il dipedete raggiuga i propri Gestioe dei record aziedali obiettivi lavorativi, e quelli aziedali complessivi. L uso illegale o altro uso improprio della proprietà o delle iformazioi aziedali o sarà tollerato. Ioltre, si raccomada di usare tali risorse co la dovuta cura. I record devoo essere accurati, completi e tempestivi e coservati i liea co la Politica di gestioe dei record e il Programma di coservazioe dei record di RELX Group e qualsiasi disposizioe di sospesioe della distruzioe dei record applicabili. Preparazioe dei record L itegrità dei ostri libri e record è importate ai fii della ostra credibilità. Cotiamo sul fatto che i ostri dipedeti tegao i libri e i record cotabili i modo che rispecchio correttamete e fedelmete tutte le trasazioi eseguite. Questa prassi cotribuisce a garatire che si foriscao alle parti iteressate e al pubblico iformazioi fiaziarie complete, accurate, tempestive e compresibili. Aalogamete, tutti i record o fiaziari che si creao devoo essere accurati, completi e tempestivi. Fra questi, per esempio, vi soo i record dei costi, delle vedite, i time sheet, i report spese, i record paghe e beefit, le documetazioi obbligatorie, i cotratti e le acquisizioi. Nell ultima settimaa del trimestre, Ia valuta l ipotesi di attedere ua settimaa per registrare le spese relative alle foriture che l azieda ha ricevuto prima del termie previsto el mese correte, per evitare che si ripercuotao sul profitto del trimestre. PUÒ FARLO? Risposta: No. Ia deve preparare tutti i record iteri e la documetazioe i maiera fedele e accurata. La ostra credibilità e reputazioe dipedoo dall accuratezza dei ostri libri, record e dichiarazioi. Tutte le spese devoo essere registrate el periodo i cui soo state sosteute.? Tora al Sommario

11 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Coservazioe dei record I requisiti legali ci impogoo la coservazioe di certi record aziedali per specifici periodi di tempo. Per operare i coformità a tali requisiti, e per coservare spazio e limitare i costi di memoria, occorre coservare e/o elimiare i record i base a quato stabilito dalla Politica di gestioe dei record e dal Programma di coservazioe dei record di RELX Group.Ciò iclude le copie cartacee dei documeti; messaggi ; dati elettroici coservati i qualsivoglia modo; e record su qualsiasi altro supporto. I alcui casi, certi record devoo essere coservati oltre il ormale periodo di coservazioe. Questo accade i preseza di record relativi a ua causa legale reale, itimata o ragioevolmete prevista, u idagie goverativa o ua citazioe i giudizio per documeti o iformazioi. Quado emergoo tali circostaze, è ecessario coservare tutti i record possibilmete Poiché oggi molte sedi di RELX Group dispogoo di ua memoria sostazialmete illimitata per la posta elettroica sul cloud, Frieda pesa che o sia più ecessario elimiare le . HA RAGIONE? Risposta: No. Numerosi tipi di record o devoo essere coservati all ifiito; e la maggior parte dei record che devoo essere coservati per lughi periodi o deve essere coservata come file . Avere ua memoria illimitata o riduce la ecessità di gestire attivamete le e di elimiare quelle che devoo essere rimosse i base alla Politica di gestioe dei record e al Programma di coservazioe dei record. iereti i qualsivoglia forma, sospededo immediatamete qualsiasi ordiaria modalità di elimiazioe o alterazioe di documeti relativi ai soggetti della disputa, dell idagie o della citazioe i giudizio. U legale dell azieda provvederà a cotattare il dipedete qualora l azieda appreda di azioi legali o goverative i corso o previste che richiedao ua proroga del periodo di coservazioe dei record.? 11 Sistemi, reti, comuicazioi elettroiche I sistemi di RELX Group devoo essere usati per scopi aziedali, o i via privata. Tutte le comuicazioi e le iformazioi trasmesse, ricevute, create da o coservate sul computer aziedale, sul telefoo o su altro sistema iformatico (collettivamete i sistemi ) soo proprietà di RELX Group.I ostri sistemi devoo essere usati i modo appropriato e i coformità alle politiche applicabili. Uso accettabile L uso dei ostri sistemi è destiato a fialità aziedali. Ache se l uso per ragioi persoali limitate è cosetito, o deve iterferire co il lavoro o recare disturbo ai colleghi o alle attività geerali della società. I sistemi o l apparecchiatura aziedali o possoo i alcu caso essere usati per i segueti fii: molestare, itimidire o fare commeti discrimiatori o diffamatori sugli altri; creare, iviare, ricevere itezioalmete, accedere, scaricare o salvare materiale sessualmete esplicito, abusivo, offesivo o profao; giocare d azzardo; itrodurre deliberatamete programmi ocivi, come virus, sulla rete o sul server di RELX Group; violare il copyright, il segreto commerciale, il brevetto o altri diritti di proprietà itellettuale di terzi; o per qualsiasi altra fialità che violi le ostre politiche o possa determiare resposabilità o arrecare dao all azieda. I caso di domade sull uso dei sistemi aziedali o qualora il dipedete appreda di casi di uso dubbio o proibito, dovrà essere iformato immediatamete il resposabile di competeza. Tora al Sommario

12 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Privacy Nelle sedi statuitesi, o è garatita alcua privacy di quato creato, memorizzato, iviato o ricevuto sui ostri sistemi. Ache ei Paesi co stadard sulla privacy più severi, l azieda o garatisce la riservatezza dell uso dei ostri sistemi. I messaggi e di segreteria telefoica e l uso di Iteret soo soggetti ad itercettazioe e alla divulgazioe a terzi i occasioe di cause legali o idagii. Ove legalmete permesso, possiamo moitorare l uso dei ostri sistemi da parte dei dipedeti per legittimi scopi aziedali. Ciò iclude, ad esempio, la prevezioe di codotte illegali sospettate o altro uso improprio dei sistemi o per garatire l adeguatezza delle ostre risposte ai ostri clieti e ad altri cotatti aziedali. 12 Furto o uso improprio della proprietà L azieda vieta i tetativi di furto o i furti effettivi e l uso improprio della proprietà aziedale o persoale di altri dipedeti. Fra questi, l uso eccessivo o o autorizzato della proprietà aziedale. Il furto o l uso improprio della proprietà aziedale di cui è fatto divieto può assumere molte forme, tra cui: furto di foriture, apparecchiature, documeti, cotati o altra proprietà tagibile; uso eccessivo di telefoi, computer, macchie fotocopiatrici, macchie fax o altra apparecchiatura per scopi o aziedali; ivio di time sheet o report spese falsificati; uso delle ostre iformazioi proprietarie, segreti commerciali o altre risorse i asseza della ecessaria autorità; e tratteimeto di beefit persoali da u cliete, foritore o altre parti co le quali operiamo che ci appartegoo di diritto. Tora al Sommario

13 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Proprietà itellettuale e iformazioi riservate Come tutta la proprietà aziedale, le iformazioi riservate e la proprietà itellettuale devoo essere protette e coservate presso i ostri uffici, eccetto ei casi ecessari per fialità aziedali. Le ostre iformazioi riservate e proprietarie, i segreti commerciali e altra proprietà itellettuale (tra cui copyright, marchi commerciali e brevetti) devoo essere tutelati esattamete come si protegge tutto il resto della proprietà aziedale importate. Ciò sigifica che la riservatezza delle iformazioi deve essere opportuamete usata e protetta. Esempi del tipo di iformazioi cosiderate riservate o proprietarie soo: rapporti co i clieti; piai di determiazioe dei prezzi; prodotti e servizi i sviluppo; proiezioi e record fiaziari; e acquisizioi o cessioi poteziali. Cosultare le Procedure di classificazioe del valore delle iformazioi per ua guida alla valutazioe e alla gestioe di vari geeri di iformazioi aziedali. Tutti i documeti, i file, i record e i report acquisiti o creati durate il periodo di impiego presso RELX Group appartegoo a RELX Group.Gli origiali o le copie di tale proprietà possoo essere rimossi da uo dei ostri uffici solo se ecessario ai fii del completameto dell icarico. Tali record devoo essere restituiti tempestivamete e i qualsiasi mometo su richiesta. Qualora il dipedete sia coivolto i u operazioe di acquisizioe o cessioe, potrebbe essere ecessario firmare u accordo di o divulgazioe. Periodicamete si detegoo proprietà itellettuale e/o iformazioi riservate o proprietarie apparteeti a terze parti. Fra questi documeti vi possoo essere materiali di copyright co liceza o iformazioi apprese el corso di ua proposta di acquisizioe. La copiatura e l uso di proprietà o iformazioi itellettuali di terze parti soo cosetiti solo se l uso è coforme alle leggi applicabili e agli accordi stipulati co il proprietario. 13 Olivia e i suoi colleghi di RELX Group sviluppao algoritmi proprietari per migliorare la rilevaza dei risultati di ricerca. Uo dei suoi algoritmi o è stato selezioato per l implemetazioe, quidi Olivia ha deciso di doare il prodotto a u uiversità. PUÒ FARLO?? Risposta: No. Il lavoro di Olivia è proprietà itellettuale dell azieda. Lei o ha facoltà di codividere il lavoro co terzi salvo laddove abbia l autorità specifica di farlo, ache se l azieda o ha i quel mometo itezioe di fare uso. Tora al Sommario

14 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Sicurezza delle iformazioi Ciascuo di oi deve tutelare e proteggere le iformazioi che ci hao affidato ell ambito delle ostre masioi. Dobbiamo essere diligeti el preveire l accesso o autorizzato ai ostri sistemi e dati. Il dipedete è resposabile di cooscere e seguire tutte le politiche e le pratiche mirate a salvaguardare le ostre iformazioi. Tra le misure adottate, per esempio: iviare iformazioi riservate o ad accesso ristretto solo se autorizzati a farlo e co adeguate misure di tutela ai fii della protezioe delle iformazioi. 14 teere riservati e o codividere gli ID utete o le password; segalare adeguatamete tetativi di accesso o corruzioe dei ostri sistemi co teciche quali phishig, pretextig e social egieerig; leggere e seguire le comuicazioi e le liee guida emesse dall azieda per la tutela delle iformazioi; o caricare software persoale o o autorizzato sui computer aziedali o su dispositivi mobili emessi dall azieda come smartphoe o tablet; sicurezza fisica e protezioe delle password di tutti i dispositivi portatili (laptop, tablet, smartphoe) e dispositivi di memoria; teere la scrivaia e le aree di lavoro libere da iformazioi sesibili; e Se la masioe prevede l accesso a iformazioi persoali, record pubblici o ad altre iformazioi sesibili, accertarsi di cooscere e operare i coformità a tutte le politiche e leggi applicabili per tali iformazioi. I caso di domade o dubbi sulla sicurezza delle iformazioi, cotattare il resposabile di competeza, il resposabile dalla sicurezza dei dati o u legale aziedale. Audrey riceve la chiamata di ua persoa che dice di essere u fuzioario della sicurezza iformatica e che le chiede le sue iformazioi di accesso per verificare che abbia caricato sul suo computer il software ativirus più recete. Audrey deve forire i suoi dati? Risposta: No. No bisoga mai forire ad altri le proprie credeziali di accesso.? Cotatti co i media e la comuità fiaziaria Solo i dipedeti autorizzati possoo comuicare co i media o la comuità fiaziaria. I azieda è i atto ua Politica di divulgazioe volta a garatire che tutti i report e i comuicati stampa siao emessi regolarmete e da persoale i possesso della ecessaria autorità. Il dipedete o deve forire iformazioi o rispodere a domade proveieti dai media o dalla comuità fiaziaria seza debita autorità. La gestioe delle domade deve seguire la seguete prassi: ioltrare le domade dei media riguardati la ostra casa madre, i particolare i merito ad aspetti fiaziari o altri aspetti riservati, al Reparto comuicazioi aziedali di RELX Group; ioltrare le domade dei media sulla propria attività aziedale i base a quato richiesto dalle politiche e dalle procedure dell uità aziedale; e ioltrare le richieste di iformazioi o di visite alla sede da parte di istituti fiaziari, broker, aalisti, commetatori, azioisti o altri membri delle comuità fiaziarie o d ivestimeto al Reparto fiaza aziedale di RELX Group. Tora al Sommario

15 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Richieste di iformazioi da parte di legali e agezie goverative Qualora il dipedete sia cotattato da u legale che o ci rappreseta, da ageti goverativi, da ivestigatori o da altre terze parti alla ricerca di iformazioi o documeti aziedali riguardati ua cotroversia o idagii poteziali o effettive, deve comuicarlo immediatamete a u legale aziedale. Questo è ecessario ache se la richiesta o riguarda ua questioe che ci coivolge. Il rivio immediato a u legale aziedale L uità aziedale di Fracis ha appea auciato u acquisizioe che potrebbe avere u impatto positivo sulla comuità locale. U blogger di busiess ha iviato a Fracis u testo el quale gli chiede che cosa e pesa dell acquisizioe. COME SI DEVE COMPORTARE FRANCIS? è fodametale se il dipedete riceve ua covocazioe, ua citazioe i giudizio o altro documeto che legalmete lo covoca o che richiede ua risposta etro u dato termie. Il ostro legale valuterà la situazioe, determierà la risposta opportua e cosiglierà i dipedeti che devoo essere messi al correte della situazioe.? 15 Risposta: Fracis dovrebbe rifiutarsi cortesemete di rispodere alla domada e riviare il blogger al reparto di comuicazioe aziedale. Le domade dei media possoo essere soddisfatte solo da persoe autorizzate a parlare per coto dell azieda. Evetuali risposte o autorizzate o imprecise possoo avere cosegueze daose o altre ripercussioi idesiderabili per l azieda. Tora al Sommario

16 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Frode e dichiarazioi false o fuorviati Tutti i report e le dichiarazioi scritte od orali sulla ostra azieda devoo essere accurati e o fuorviati. 16 La ostra credibilità e reputazioe dipedoo dall accuratezza dei ostri libri, record e dichiarazioi. Vietiamo severamete qualsivoglia tetativo di frode a clieti, foritori, azioisti, revisori o altra parte co la quale comuichiamo o operiamo. Co ciò si itede rilasciare, i modo itezioale o scosiderato, dichiarazioi orali o scritte false o fuorviati o fare omissioi sui ostri prodotti, servizi, codizioe fiaziaria, politiche, sicurezza, privacy o prassi di coformità. Tasha sta facedo ua presetazioe a u poteziale cliete, che poe diverse domade sui ostri prodotti. Dubbiosa su ua delle risposte, Tasha desidera lasciare ua buoa impressioe e iveta ua risposta che suoa ragioevole. HA ADOTTATO L APPROCCIO CORRETTO? Il dipedete che comuica co i ostri revisori iteri o esteri deve forire tutte le iformazioi ecessarie i relazioe alla preparazioe dei report di revisioe e correggere qualsivoglia iterpretazioe apparetemete scorretta di tali iformazioi prima della pubblicazioe dei relativi report. Ha ioltre il compito di preparare tutti i report iteri e la documetazioe i maiera fedele e accurata.? Risposta: No. È sempre meglio essere accurati e comportarsi i liea co la ostra reputazioe e credibilità aziché maipolare i fatti e presetare iformazioi potezialmete scorrette. Tasha avrebbe reso u servizio migliore a RELX Group e al poteziale cliete se avesse risposto che avrebbe fatto ricerche i merito, per poter offrire el giro di breve tempo risposte accurate. Tora al Sommario

17 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Frode i titoli È illegale commettere frode o tetare di commettere frode a dao di chiuque i relazioe ai titoli di u azieda quotata i borsa, comprese le azioi di RELX Group e quelle di qualsiasi altra azieda di cui si appredao iformazioi materiali, o pubbliche, el corso del lavoro svolto per RELX Group. Per esempio, è illegale: forire al pubblico iformazioi materiali false o fuorviati sull azieda o su altra azieda pubblica; o forire al pubblico iformazioi materiali di cui dovrebbe essere a coosceza (i coformità ai requisiti della ostra politica sui cotatti co i media e la comuità fiaziaria, come sopra descritto); acquistare o vedere titoli i base alle iformazioi materiali o pubbliche; o forire tali iformazioi ad altre parti che potrebbero usarle per acquistare o vedere titoli. Le iformazioi materiali o pubbliche soo idicate come iformazioi itere.le iformazioi soo materiali se hao il poteziale di icidere sul prezzo dei titoli o che u ragioevole ivestitore cosidererebbe importati ai fii della decisioe riguardate l acquisto o la vedita dei titoli. Le iformazioi soo o pubbliche se o soo state divulgate i u report auale o periodico agli azioisti, i u comuicato stampa o i u documeto pubblico alle autorità regolatorie. I caso di dubbi, si deve partire dal presupposto che le iformazioi apprese come dipedete di RELX Group soo materiali e o pubbliche. I caso di domade sull acquisto o sulla vedita di titoli i preseza di poteziale coivolgimeto di iformazioi itere (o che appaioo come tali), chiedere a u legale aziedale prima di cotrattare i titoli. Dove applicabile, è ecessario operare i coformità al ostro Codice per la codivisioe delle trasazioi prima di cotrattare titoli delle ostre aziede. Jorge apprede che la sua azieda acquisirà u azieda cocorrete; l operazioe potrebbe determiare u aumeto del prezzo azioario dell azieda cocorrete. Decide di acquistare ua parte delle azioi della cocorrete e suggerisce a sua sorella di fare lo stesso. Può farlo? Risposta: No. Jorge o può cotrattare titoli sulla base di iformazioi itere, é codividere tali iformazioi co terzi perché giochio i borsa. Questo si applica alle cotrattazioi delle azioi di RELX Group o quelle di qualsiasi altra azieda. Co iformazioi itere si itedoo iformazioi materiali, o pubbliche, che potrebbero icidere sul prezzo dei titoli o che u ragioevole ivestitore cosidererebbe importati ai fii della decisioe riguardate l acquisto o la vedita dei titoli.? 17 Tora al Sommario

18 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Attività pubblicitarie e promozioali La legge impoe che le prassi da seguire ell ambito delle attività pubblicitarie e di vedita siao corrette e accurate. Se corrette e accurate, soo altresì utili a preservare il ostro approccio di serietà e professioalità e la ostra reputazioe. Tutte le dichiarazioi pubblicitarie o di altra atura i qualsivoglia supporto stampato, elettroico o altro supporto o stampato devoo essere fedeli e partire da u ragioevole presupposto. Devoo altresì essere covalidate prima della pubblicazioe o della divulgazioe. Questo altresì si applica alle presetazioi orali o ache a coversazioi casuali quado si fao commeti obiettivi, effettivi o quatificabili sui ostri prodotti o servizi o su quelli di altre aziede. 18 Uso dei social media Le piattaforme e i servizi dei social media soo strumeti che ci aiutao a rafforzare i ostri marchi, a promuovere i ostri prodotti e servizi e a sviluppare relazioi co i ostri clieti attuali e poteziali. Però, quado si usao i social media, si deve: esercitare itegrità persoale, professioalità e resposabilità; rispettare i ostri diritti di proprietà itellettuale e quelli di terze parti; fare dichiarazioi o parlare per coto di RELX Group solo se si ha l autorità per farlo; e o codividere iformazioi riservate o altre iformazioi protette. Queste precauzioi si applicao ad attività sui social media sazioate o sposorizzate dall azieda. Si applicao ache all uso persoale dei social media quado: ci si idetifica come dipedete di u azieda di RELX Group; si posta sulle ostre attività aziedali, sui ostri prodotti, servizi o cocorreti; o si discute o ci si coette ad altri dipedeti o ai ostri autori, editori, clieti, ageti, foritori o altri parter. Cosultare la Politica sui social media di RELX Group per ulteriori iformazioi. Jo è u dipedete di RELX Group che ama redere cotributi alle discussioi di gruppo su LikedI co iformazioi e opiioi basate sulle esperieze del proprio lavoro. U collega ha detto a Jo che le sue azioi soo soggette alla politica sui social media dell azieda. Jo o è d accordo, perché sostiee di svolgere quell attività el tempo libero e sul proprio accout di LikedI. CHI HA RAGIONE? Risposta: Ha ragioe il collega di Jo. Jo o ha il divieto di svolgere la sua attività, ma è soggetto alla politica perché è verosimilmete idetificabile come dipedete di RELX Group, pertato gli altri potrebbero pesare che parli per coto della società. Se posta commeti sui prodotti, servizi o cocorreti di RELX Group o si coette ad altri cotatti lavorativi, è soggetto alla politica. Di cosegueza, deve cooscere e seguire la Politica sui social media di RELX Group e qualsiasi altra politica o liea guida forita dalla sua azieda.? Tora al Sommario

19 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Protezioe della privacy 20 Protezioe dei dati 19 Tora al Sommario

20 RELX Group Codice etico e di codotta aziedale Protezioe dei dati L azieda è impegata a proteggere la privacy e la sicurezza dei dati persoali riguardati i ostri clieti, dipedeti, cosumatori e altre parti e a rispettare tutte le leggi discipliati le modalità di gestioe di tali iformazioi. 20 Nel corso delle ostre attività, abbiamo la facoltà di raccogliere, deteere e usare iformazioi persoali dei ostri clieti, foritori, dipedeti, cadidati all assuzioe e azioisti, ella rispettiva veste. Le iformazioi persoali soo iformazioi che possoo essere utilizzate per idetificare u idividuo. Tra queste, il ome, l idirizzo o il umero di telefoo di ua persoa o il umero del documeto d idetità. Desideriamo creare u ambiete di sicurezza e fiducia che icoraggi le persoe a codividere le proprie iformazioi persoali co RELX Group secodo quato richiesto dalle ostre esigeze aziedali. Questo ci cosete di capire meglio le loro ecessità e quidi forire loro iformazioi, servizi e prodotti di qualità superiore. A tal fie, occorre: operare i coformità alle leggi applicabili e alla politica aziedale i materia di protezioe e uso dei dati persoali; o raccogliere, trattare, usare, divulgare o memorizzare dati persoali salvo laddove vi sia ua fialità aziedale legittima a tal fie e siao state iviate le ecessarie otifiche alle persoe di competeza; e seguire attetamete le politiche aziedali e altre misure di protezioe correlate alla corretta classificazioe, raccolta, elaborazioe, uso, divulgazioe, memorizzazioe, trasferimeto ed elimiazioe delle iformazioi persoali. Ambire a proteggere tali iformazioi come se riguardassero oi stessi. Tora al Sommario

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