Sommario. Premessa... 5 Modelli organizzativi regionali... 6 Modello A... 7 Modello B... 8 Modello C... 9

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3 Sommario Premessa... 5 Modelli organizzativi regionali... 6 Modello A... 7 Modello B... 8 Modello C... 9 Composizione dei database locali Database SQL Server Esportazione Esportazione da parte di utente con profilo Standard Esportazione da parte di utente con profilo Amministratore Importazione Importazione da parte di utente con profilo Standard La continuità storica dei dati contabili Trasferimento archivi rilevatori sede regionale Importazione da parte di utente con profilo Amministratore Esportazione / Importazione da parte di utente Generico Flusso dei dati nella rete RICA Questo documento tecnico, disponibile solo in formato elettronico sul sito internet di GAIA, è stato redatto dal Team di Sviluppo del progetto GAIA: A. Giampaolo, M. De Dominicis e A. Gabriele, con la collaborazione di C. Pilan. La supervisione del documento è di A. Scardera. La copertina e le immagini sono state curate da A. Di Cesare. È vietato qualsiasi altro uso diverso dalle indicazioni INEA Istituto Nazionale di Economia Agraria

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5 Premessa La raccolta dei dati presso le aziende agricole del campione RICA REA viene coordinata, gestita e realizzata dall INEA attraverso le proprie sedi regionali, secondo quanto stabilito nell ambito del cosiddetto II Protocollo d Intesa, stipulato tra Mipaaf, INEA, ISTAT e Regioni e Province Autonome. Essa è attuata con specifiche convenzioni bilaterali con le singole Regioni, oppure attraverso singoli contratti a persone fisiche o appalti ad Enti pubblici e privati. Poiché le indagini RICA e REA devono rispondere ai rispettivi regolamenti istitutivi comunitari e sono comprese nel Programma statistico nazionale (SISTAN), in base alla legislazione vigente, esse comportano il rispetto del segreto statistico, l obbligo di risposta e la tutela della riservatezza e dei diritti degli interessati. La diversa strutturazione a livello regionale della Rete RICA è giustificata dall impostazione della rilevazione che negli anni si è consolidata in ciascuna regione. La parte organizzativa comune a tutte le regioni prevede l intervento di rilevatori presso le aziende del campione (da 5 a 50 aziende circa per rilevatore, a seconda del modello organizzativo), col compito di raccogliere le informazioni necessarie ed eseguire la registrazione e il controllo delle medesime con il programma GAIA messo a disposizione dall INEA. Le indagini RICA e REA, avendo come unità di rilevazione le singole unità di produzione, presentano un flusso dei dati che inizia direttamente dalle aziende agricole del campione contabile; pertanto tutta l attività di raccolta e archiviazione dei dati ai diversi livelli della rete, assume un importanza rilevante per la nuova metodologia contabile RICA INEA. Il trasferimento degli archivi contabili prodotti da GAIA in ambito RICA è influenzato sia dai vincoli imposti dalle normative comunitarie (Reg. CE 79/65) e nazionali (d.lgs. 196/2003), sia dal tipo di organizzazione della rete di rilevazione a livello regionale, dalla tipologia di soggetti coinvolti nella raccolta dei dati, e infine dal sistema informativo progettato per l archiviazione dei dati. Il meccanismo implementato in GAIA di importazione ed esportazione dei dati tiene conto di tutti i possibili casi che si riscontrano in ambito RICA: Rilevatore Rilevatore, Rilevatore Centrocontabile, Rilevatore Sede regionale, Centrocontabile Sede regionale, ecc. La garanzia del buon esito di tali funzionalità comporta uno stretto collegamento sia al database relazionale SQL Server 2005 utilizzato in GAIA, sia alle modalità operative dei programmi import/export integrati in GAIA. La gestione degli archivi in GAIA Pagina 5

6 Modelli organizzativi regionali A livello di Sede Centrale INEA, la responsabilità della gestione della rete RICA nazionale è affidata al Servizio 1, che ha il compito di monitorare e controllare la corretta esecuzione dell indagine ai diversi livelli della rete. A livello regionale il compito di assicurare il corretto svolgimento dell attività di rilevazione, secondo le disposizioni contenute nelle Procedure Operative emanate dal coordinatore nazionale della rete RICA, è svolto dal responsabile RICA regionale dell INEA. Le informazioni raccolte presso le aziende agricole vengono trasmesse alle sedi regionali INEA, direttamente dai soggetti incaricati, nel caso di rilevatore beneficiario di incarico da parte di INEA, o per il tramite di strutture intermedie (OOPPAA, Enti strumentali, ecc.) in caso di rapporti indiretti tra INEA e soggetto rilevatore. Le sedi regionali eseguono ulteriori verifiche e validazioni sui dati, ed infine li trasmettono, alla Sede Centrale INEA per l implementazione della Banca Dati nazionale, ai Servizi della DG Agri dell UE per la compilazione della scheda RICA comunitaria, all ISTAT per l implementazione della scheda REA. I sistemi organizzativi della rete di rilevazione RICA a livello regionale (rapporti tra Rilevatore e Sede Regionale dell INEA) si possono schematizzare in tre modelli: A. i Rilevatori vengono individuati, selezionati e incaricati direttamente dall INEA (contratti a persone fisiche: generalmente Collaborazione professionale o Collaborazione coordinata e continuativa), e collaborano direttamente con la Sede regionale. Ad ogni Rilevatore viene assegnato un codice utente univoco: il Rilevatore e l utente registrato in GAIA sono la stessa cosa. B. L INEA stipula Convenzioni/Appalti con Enti Pubblici/Privati (OOPPAA regionali o provinciali, Agenzie di Sviluppo Agricolo, Centri di Assistenza Agricoli, Studi associati, ecc.), in questo caso i Rilevatori non sono a diretto contatto con la Sede regionale, ma vengono scelti e coordinati dall Ente incaricato. In questi casi, tuttavia, è comunque necessario che la sede regionale stabilisca un contatto quanto più diretto possibile con il Rilevatore impegnato nella raccolta delle informazioni (come descritto nelle Procedure operative RICA); questo modello organizzativo nel tempo deve tendere verso il modello C descritto di seguito. Pertanto la Sede regionale non assegna il codice utente ai singoli Rilevatori ma all Ente collaboratore, quindi in GAIA più Rilevatori utilizzano lo stesso codice utente. C. L INEA stipula Convenzioni/Appalti con Enti Pubblici/Privati (OOPPAA, Agenzie di Sviluppo Agricolo, Centri di Assistenza Agricoli, Studi associati, ecc.), ma a differenza del modello B i Rilevatori vengono individuati (selezionati) e coordinati direttamente della Sede regionale (in collaborazione con l Ente incaricato). Come nel caso A, la Sede regionale assegna ad ogni singolo Rilevatore un codice utente univoco, quindi il Rilevatore e l utente registrato in GAIA sono la stessa cosa. In alcuni contesti regionali possono esistere modelli organizzativi misti, nei quali una parte della rilevazione è affidata ai singoli rilevatori con incarichi diretti (modello A), mentre un'altra quota di aziende è assegnata invece ad Enti privati (OOPPAA, ecc.), mediante contratti o appalti (modello B). La gestione degli archivi in GAIA Pagina 6

7 Modello A Rilevatore: persona fisica, con incarico diretto da parte di INEA, selezionata e formata dalla sede regionale INEA; Utente: codice utente in GAIA, univoco a livello regionale, assegnato dal Responsabile RICA regionale. Ogni Rilevatore avrà in GAIA, nella fase d impianto delle nuove contabilità, un proprio elenco aziende (un proprio file gaia_codici fornito dalla sede regionale). La gestione degli archivi in GAIA Pagina 7

8 Modello B Ente: soggetto giuridico incaricato da INEA per la rilevazione; Rilevatore: persona fisica coordinata e formata dall Ente e non dalla sede regionale INEA; Utente: codice utente in GAIA assegnato dal Responsabile RICA regionale all Ente incaricato. Ogni Rilevatore che lavora o collabora con l Ente avrà la stessa anagrafica utente in tutti i computer dove viene installato ed utilizzato GAIA. La ripartizione delle aziende tra i Rilevatori viene eseguita dall Ente, quindi ogni rilevatore avrà in GAIA, nella fase d impianto delle nuove contabilità, lo stesso elenco di aziende (unico file gaia_codici per tutti i rilevatori). La gestione degli archivi in GAIA Pagina 8

9 Modello C Ente: soggetto pubblico o privato a cui l INEA affida la rilevazione (anche più soggetti nella stessa regione); Rilevatore: persona fisica, non contrattualizzata da INEA, identificata e formata direttamente dal responsabile RICA regionale; Utente: codice utente in GAIA, univoco al livello regionale, assegnato dal Responsabile RICA regionale al singolo Rilevatore. La ripartizione delle aziende tra i Rilevatori viene eseguita da INEA, quindi ognuno di essi avrà in GAIA, nella fase d impianto delle nuove contabilità, un proprio elenco aziende (un proprio file gaia_codici fornito dalla sede regionale). La gestione degli archivi in GAIA Pagina 9

10 Composizione dei database locali Indipendentemente dal modello organizzativo gli archivi contabili, possono essere presenti nel/i database di GAIA come: 1. archivio contabile totale (contenente tutte le aziende contabilizzate in uno o più esercizi contabili) di un singolo Rilevatore memorizzato nel database di un singolo computer, non condiviso con altri utenti/rilevatori; 2. archivio totale o parziale (alcune aziende contabilizzate in un esercizio contabile) di un singolo Rilevatore memorizzato nei database di diversi computer non condivisi con altri utenti/rilevatori; 3. archivi totali di più Rilevatori memorizzati nel database installato su un unico computer; 4. archivi totali o parziali di più Rilevatori memorizzati nei database di diversi computer, condivisi o meno con altri utenti/rilevatori. La gestione degli archivi in GAIA Pagina 10

11 Database SQL Server 2005 Il progetto iniziale di GAIA prevedeva un database MS ACCESS 97. Nel 2006, a seguito della messa a disposizione da parte di Microsoft della versione gratuita di MS SQL Server 2005, è iniziata la migrazione del database GaiaSys da Access verso la piattaforma SQL Server, trasferimento concluso nel primo semestre Questo tipo di database rappresenta l ambiente unico delle diverse base dati delle procedure informatiche della rete RICA. La versione Express (gratuita) è stata utilizzata per le installazioni stand alone e client degli utenti/rilevatori (GaiaTest compreso), mentre la versione Standard è stata impiegata per i database delle sedi regionali, della sede centrale, del datawarehouse e del database per la creazione degli archivi della Scheda Comunitaria e dell indagine REA. SQL Server 2005 Express, la versione successiva di MSDE, è una piattaforma di database client realizzata sulla base di SQL Server 2005 Standard. Le caratteristiche peculiari di questa piattaforma sono la semplicità di utilizzo, un sistema di database client affidabile e pienamente integrato con gli strumenti di sviluppo Microsoft Visual Studio 2005 e.net utilizzati per la realizzazione del pacchetto GAIA. L installazione e l aggiornamento dei database GaiaSys e GaiaTest è completamente automatizzata per gran parte dei Sistemi Operativi, da Windows 98 SP2 a Windows Vista. La procedura standard prevede l installazione del solo motore SQL Server e dei servizi di configurazione dei database. Solo in caso di manutenzione è necessario installare manualmente lo strumento di gestione del database (SQL Server Management Studio Express), per sostituire o collegare altri database distribuiti su altri computer, o per intervenire direttamente sulla struttura. Al termine della procedura di installazione del pacchetto GAIA, al primo avvio del programma, viene creato il file di configurazione per l accesso ai database (gaia.ini). Senza questo file, creato e gestito automaticamente da un modulo integrato in GAIA (ConnectGaia.exe), non è possibile collegarsi al database precedentemente installato. L avvio di GAIA con il parametro /r consente di selezionare il database SQL Server 2005 a cui collegarsi. Questa opzione va utilizzata per gestire i database di GAIA installati nei computer di una rete locale. Operazione da fare con il supporto dell amministratore di rete o dell help desk di GAIA. L aggiornamento del database è gestito in modo completamente automatico dal programma EsecuzioneScript.exe installato con GAIA, che consente, in abbinamento al programma SRCUPD.exe, di ricercare gli aggiornamenti disponibili online ed eseguirli in modo trasparente, senza alcun intervento da parte dell utente. L aggiornamento di Gaiasys e GaiaTest riguarda sia la struttura che il contenuto degli oggetti che compongono i database (tabelle, query, viste, ecc.). Ad ogni aggiornamento del database viene incrementato il numero della versione. Prima dell avvio delle operazioni di trasferimento degli archivi contabili, è importante verificare la versione del database in uso, visualizzata nella finestra di Login di GAIA. Il trasferimento degli archivi tra utenti o computer diversi è possibile solo se le versioni dei database sono identiche. Tale verifica viene eseguita dalla procedura al momento dell importazione. Ad ogni aggiornamento del database, automatico o manuale, viene eseguita sempre una copia di backup dei file, copia di sicurezza utilizzata da GAIA per ripristinare il database qualora l aggiornamento non venga completato correttamente. La gestione degli archivi in GAIA Pagina 11

12 Esportazione L esportazione dei dati registrati in GAIA è una operazione importante non solo per creare copie di salvataggio dei dati immessi nella procedura, ma anche per inviare i propri archivi ad un altro utente, trasferire definitivamente o temporaneamente gli archivi su un altro computer, oppure, nel caso di una rete locale, trasferire gli archivi contabili da un database ad un altro. Questa operazione rappresenta la modalità esclusiva con cui i rilevatori della rete RICA trasmettono gli archivi contabili delle aziende rilevate alla sede Regionale INEA di competenza. Ovviamente la trasmissione può avvenire in più momenti nel corso delle fasi di rilevazione e di controllo dei dati registrati. L esportazione dei dati viene effettuata in due modi a seconda del profilo dell utente loggato in GAIA: utente standard o utente amministratore. L utente con profilo standard può esportare solo le proprie aziende, sia quelle registrate direttamente in GAIA sia quelle create da altri utenti standard ed associate al suo codice da parte dell utente amministratore. Quest ultimo invece può esportare tutte le aziende presenti in un determinato database collegato a GAIA indipendentemente dall utente a cui esse sono associate. In entrambi i casi le modalità di accesso a tale funzione sono identiche, come pure il formato e la struttura dell archivio esportato. L esportazione, svicolata dal profilo utente, può essere eseguita in qualsiasi momento della contabilità, sempre che sia stata completata la procedura guidata del contesto aziendale delle aziende da esportare. La selezione degli archivi richiede la scelta dell anno nell ambito del quale sono state contabilizzate le aziende agricole in GAIA. Essa non viene condizionata invece dalla stato della contabilità. Un archivio di esportazione, infatti, può contenere contemporaneamente sia aziende in fase di impianto, sia aziende chiuse, sia aziende con l esercizio contabile aperto. Mentre per le operazioni di esportazione lo stato dell esercizio contabile è ininfluente, nella fase di importazione questa condizione diventa invece vincolante, come sarà descritto in seguito. In GAIA, il comando per esportare i dati si trova nella maschera Gestione aziende (pulsante Esporta). L esportazione può essere eseguita anche dal comando Esporta dati del menu File. In entrambi i casi l esportazione può essere avviata solo dopo aver chiuso l eventuale azienda in lavorazione (comando Chiudi azienda del menu File o pulsante Chiudi della barra degli strumenti). Un altra importante attività nella gestione della rete di rilevazione RICA riguarda la distribuzione degli elenchi aziende. Con il comando Report della maschera Gestione aziende l utente può esportare, in diversi formati (excel, pdf, word, ecc.) l elenco delle aziende presenti sul proprio computer. Il report si presenta in modo diverso in funzione del profilo utente. Nel caso di utente standard le aziende sono raggruppate per esercizio contabile, mentre per gli utenti amministratori il report raggruppa le aziende per esercizio contabile e utente. Questo report è fondamentale per la definizione degli elenchi delle aziende disponibili ad essere rilevate con metodologia RICA INEA. Il report contenente l elenco delle aziende va trasmesso alla sede regionale INEA per le attività di monitoraggio, in particolare per controllare, all avvio della rilevazione, la corretta assegnazione dei codici alle aziende. Attualmente non è stata ancora implementata in GAIA la funzione che consente di esportare gli elenchi aziende verso il programma di classificazione tipologica comunitaria CLASS_CEG. La gestione degli archivi in GAIA Pagina 12

13 Esportazione da parte di utente con profilo Standard L utente Standard può esportare solo ed esclusivamente le aziende registrate direttamente in GAIA con il proprio account, ovvero le aziende associate al suo codice utente da un utente con profilo di amministratore (generalmente il responsabile della sede regionale). L utente standard può esportare quindi solo le aziende che vengono visualizzate nella griglia della maschera Gestione aziende in funzione dell anno selezionato nel riquadro Esercizi contabili della stessa maschera. Una volta individuate le aziende contabilizzate in un determinato Esercizio Contabile che si intende esportare è sufficiente cliccare sulla casella di controllo posta ad inizio riga della griglia per selezionarle. Cliccando sulle intestazioni delle colonne che compongono la griglia della maschera Gestione aziende, l elenco delle aziende può essere ordinato a piacere; in questo modo si può facilmente individuare un gruppo particolare di aziende da esportare (ad esempio di un determinato comune o provincia, OTE o UDE, stato, codice azienda, tipo di indagine, ecc.). Per avviare la procedura occorre confermare la selezione cliccando sul pulsante Esporta. Tale pulsante si attiva solo dopo aver selezionato almeno un azienda elencata nella griglia. Al momento dell avvio dell esportazione il programma segnala all utente il numero delle aziende selezionate. Se si annulla, cliccando sul pulsante No del messaggio, l esportazione viene annullata. Se invece si conferma il numero di aziende che si intende esportare, la procedura mostra all utente una finestra di input attraverso la quale è possibile aggiungere una breve annotazione al file di esportazione. Questa nota è utile per identificare meglio gli archivi nella conseguente fase di importazione sia da parte dello stesso utente che da parte di altri utenti/rilevatori o dal responsabile RICA della sede regionale. Se si clicca sul pulsante Annulla il testo della nota viene cancellato e l esportazione viene avviata senza l annotazione. Il processo di elaborazione dell esportazione potrebbe durare qualche minuto in funzione del numero di aziende selezionate, del volume delle registrazioni contabili, e dalla potenza di calcolo del La gestione degli archivi in GAIA Pagina 13

14 computer. Attualmente non è possibile esportare con una unica soluzione tutti gli esercizi contabili di una determinata azienda archiviata nel database collegato a GAIA. Al termine dell esportazione, il programma richiede all utente, attraverso la classica finestra di dialogo di Windows, la cartella di destinazione (per default viene proposto il desktop) dove salvare il file prodotto dalla procedura. Nella casella Nome file viene proposto il nome del file in funzione della data di esportazione, che ovviamente può essere rinominato a piacere. La tipologia di file proposta è di tipo compresso (*.zip). Per motivi di sicurezza a tutela dei dati contabili in esso contenuti, il file zippato è protetto da una password gestita direttamente dai moduli importazione ed esportazione di GAIA. La dimensione del file varia in funzione del numero di aziende selezionate e dalla quantità delle informazioni registrate per ogni azienda. Il file può quindi essere archiviato su diversi supporti magnetici, per essere poi trasferito ad altri utenti via e mail o con programmi ftp, oppure con altre modalità di trasmissione online/offline. I dati esportati da GAIA sono in formato nativo SQL Server 2005, pertanto non possono essere aperti o gestiti con procedure diverse dai moduli di importazione ed esportazione integrati in GAIA, che utilizzano l utility denominata BCP del programma SQL Server La gestione degli archivi in GAIA Pagina 14

15 Esportazione da parte di utente con profilo Amministratore La procedura di esportazione è utile all utente amministratore per la restituzione ai soggetti rilevatori degli archivi contenenti le aziende contabilizzate, organizzati per anno e per utente. Prima di procedere con l esportazione l utente amministratore deve scegliere l utente standard presente nel database connesso a GAIA attraverso il campo lista denominato Filtra per utente della maschera Gestione aziende e quindi selezionare le aziende da esportare, associate allo stesso utente. Il pulsante Esporta non si attiva fino a quando non viene selezionato un utente e non vengono indicate le aziende da esportare. In alternativa possono essere selezionate tutte o alcune delle aziende visualizzate nella griglia, indipendentemente dall utente ad esso associate, selezionando la voce Tutte le aziende dalla lista Filtra per utente. Questa voce viene proposta per default all apertura della maschera Gestione aziende. L opzione Tutte le aziende è utile ad esempio per esportare l intero archivio consolidato (dal punto di vista contabile chiuso e corretto) di un determinato esercizio da un centro contabile alla sede regionale INEA oppure da quest ultima verso la sede nazionale. Gli utenti amministratori, dovendo gestire un numero di aziende consistente rispetto agli utenti standard, possono selezionare o deselezionare le aziende visualizzate nella griglia cliccando sul pulsante Seleziona tutto / Annulla selezione della maschera Gestione aziende. Il numero delle aziende caricate nella griglia varia quindi in funzione della voce selezionata nella lista Filtra per utente. La procedura esporterà tutte le aziende associate all utente selezionato che generalmente è diverso dall utente loggato in quel momento in GAIA, ovvero le aziende selezionate nella griglia indipendentemente dal filtro sull utente. I successivi passi della procedura di esportazione sono gli stessi illustrati per l utente con profilo standard. La gestione degli archivi in GAIA Pagina 15

16 Importazione L importazione degli archivi è un attività importante per tutti gli utenti, dentro e fuori dalla rete RICA, indipendentemente dal profilo e dal momento della rilevazione. Si possono importare semplicemente archivi dello stesso utente quale funzione di ripristino (tipo restore) di un salvataggio effettuato come funzione di backup. Si possono ad esempio importare archivi dello stesso utente o di altri utenti, con le stesse aziende, proveniente da un altro computer o da un server di una rete locale. Nell ambito RICA uno dei momenti più importanti dell indagine riguarda l acquisizione degli archivi contabili dei singoli rilevatori da parte della sede regionale. Oltre che per l acquisizione definitiva delle aziende contabilizzate, per l implementazione delle banche dati della RICA, a livello regionale e nazionale, l importazione degli archivi è essenziale per l INEA anche ai fini del monitoraggio e controllo della rilevazione. La procedura di importazione costituisce pertanto un utilissimo strumento per acquisire in GAIA gli archivi contabili provenienti da altri utenti o da altri computer, allo scopo sia di rendere efficace il flusso dei dati tra gli utenti della rete RICA, indipendentemente dal modello organizzativo regionale, sia per alimentare, al termine della fase di rilevazione, i database centralizzati. Essa rappresenta quindi la procedura complementare alla fase di esportazione illustrata in precedenza. L importazione dei dati contabili può essere eseguita anche quando in GAIA non è stata ancora registrata alcuna azienda. Quando si avvia GAIA collegato ad un database vuoto e si vogliono importare delle aziende già registrate in altri computer, occorre prima selezionare l Esercizio Contabile corrispondente all archivio da importare, registrando l anno nella finestra di input oppure selezionandone uno dall apposita lista. Una volta scelto l anno contabile, se non è presente viene richiesto di importare il file gaia_codici. Nel caso in esame (database GaiaSys vuoto) tale richiesta deve essere annullata cliccando sul pulsante No del messaggio che compare all avvio della procedura guidata. Al primo passaggio della procedura guidata (sia esso lo step di selezione delle aziende dalla lista del file gaia_codici che la creazione di una nuova impresa) si deve cliccare sul pulsante Annulla della maschera. Una volta abbandonata la procedura guidata occorre cliccare sul menu File e selezionare il comando Importa dati, per visualizzare la finestra di dialogo GAIA importazione dati. A differenza della fase di esportazione, nell ambito della quale non esistono particolari vincoli formali o strutturali da rispettare, l importazione invece è condizionata da una serie di vincoli imposti dalla nuova metodologia contabile e dal tipo di database. Le verifiche sugli archivi da importare sono necessari sia per garantire l uniformità dei dati trasferiti tra entità e soggetti diversi della rete RICA, sia per rispettare la sicurezza delle informazioni contenute negli stessi archivi contabili. Ai vincoli imposti dal sistema di storicizzazione implementato nel database SQL Server, si associano inoltre le restrizioni derivanti dal modo con cui nell ambito RICA vengono assegnate le chiavi alle unità elementari della rilevazione (univocità dei codici utenti e dei codici azienda). La logica funzionale della procedura di importazione rispetta fedelmente quella di esportazione, ossia gli archivi contabili delle aziende vengono importati per singolo esercizio. Nei casi di archivi aziendali già presenti nel database di arrivo, nell ambito di uno stesso esercizio, e con lo stesso stato contabile, tutti i dati dell azienda presente nel database vengono eliminati e sostituiti con quelli in arrivo. Si raccomanda pertanto di fare una copia di sicurezza degli archivi presenti sul proprio computer attraverso il comando di esportazione, per eventuali ripristini successivi. La gestione degli archivi in GAIA Pagina 16

17 GAIA non può determinare per ogni singola azienda quale dei due archivi sia quello più aggiornato; deve essere quindi l utente a decidere se sostituire l azienda già presente nel database oppure annullare l importazione. Nell ambito della rete RICA, un caso particolare di importazione, fondamentale nella fase di impianto delle nuove contabilità aziendali, è l acquisizione dell elenco delle aziende agricole predisposto e distribuito dalla sede regionale Inea (il cosiddetto file gaia_codici citato in precedenza). Tale elenco può essere importato in GAIA, in più momenti all impianto della contabilità, attraverso il comando Codici INEA del menu File. Per maggiori dettagli su questa specifica funzione per gestire gli elenchi delle aziende da contabilizzare per l indagine RICA si rimanda allo specifico documento tecnico scaricabile dalla pagina Documenti della sezione Download del sito di GAIA. La gestione degli archivi in GAIA Pagina 17

18 Importazione da parte di utente con profilo Standard Prima di procedere con l importazione, occorre verificare che l utente con profilo standard sia lo stesso a cui sono associate le aziende da importare, indipendentemente dal profilo dell utente mittente che ha eseguito materialmente l esportazione. Per importare archivi contabili in computer dove non è stato ancora registrato l utente a cui sono associate le aziende da importare, occorre prima creare la sua anagrafica attraverso il pulsante Nuovo utente della maschera di Login. Le informazioni che compongono la scheda dell utente standard devono essere identiche a quelle dell utente a cui sono associate le aziende da importare. In particolare dovranno coincidere le seguenti informazioni: Nome e cognome, Sede INEA, Codice utente, Ente appartenenza, Nome utente e Password. Se una delle informazioni dei quattro campi sottolineati risulta diversa, l importazione degli archivi viene bloccata. La procedura si blocca anche quando la versione del database e il numero dell aggiornamento di GAIA risultassero diversi. Come è stato ricordato nei paragrafi precedenti, il file contenente gli archivi contabili da importare non può essere aperto in quanto è protetto da una password riconosciuta solo dal programma di importazione, quindi i dati dell anagrafica dell utente a cui sono associate le aziende esportate non possono essere recuperate attraverso il file di esportazione. Per garantire quindi la sicurezza dei dati esportati, è necessario acquisire con modalità diverse le informazioni essenziali per creare la nuova anagrafica utente in un computer diverso da quello da cui è stata effettuata l esportazione. Tali informazioni devono essere comunicate dall utente mittente su un file diverso dall archivio esportato, ovvero devono essere comunicate con procedure diverse (ad esempio via posta elettronica). Quindi anche lo stesso utente che deve ad esempio trasferire i propri archivi in un nuovo computer, deve prima registrare su quest ultimo la sua stessa anagrafica memorizzata nel computer dove ha contabilizzato le aziende. Attraverso il comando Dati utente del menu Strumenti, è possibile visualizzare e stampare l anagrafica dell utente standard connesso in quel momento a GAIA. Nel caso di incompatibilità con i dati contenuti nell archivio da importare (utenti diversi o versioni del database differenti) il programma segnala comunque all utente quali di queste informazioni risultano essere diverse. Quando l esportazione è stata effettuata da un utente con profilo amministratore, l utente mittente potrebbe essere diverso dall utente a cui sono associate le aziende esportate, ma ciò, a parità di tutte le altre informazioni, non blocca la fase di importazione. La gestione degli archivi in GAIA Pagina 18

19 Per poter avviare la procedura di importazione occorre chiudere l eventuale azienda in lavorazione, attraverso il pulsante Chiudi della barra degli strumenti oppure dal comando Chiudi Azienda del menu File. Il comando Importa si trova nella maschera Gestione aziende. Come per l esportazione, anche il comando di importazione è accessibile dal menu File attraverso il comando Importa dati. Sia che si clicchi sul pulsante Importa che sul relativo comando del menu File, viene visualizzata la finestra di dialogo di Windows attraverso la quale occorre individuare il percorso dove è posizionato il file zip da importare. Se accidentalmente si seleziona un file zip diverso dal file generato dal programma di esportazione, GAIA segnala l errore. Una volta individuato il giusto file degli archivi da importare, occorre cliccare sul pulsante Apri della finestra di dialogo per accedere al programma GAIA Importazione dati. Il programma di importazione si presenta in modo diverso a seconda delle verifiche effettuate sull archivio importato. Nel caso in cui vi sia corrispondenza tra i dati dell archivio importato e i dati presenti nel database, i campi della maschera vengono riempiti ed ordinati come illustrato nella figura seguente. Quando si accede al programma di importazione, anche se tutti i controlli sono superati, le aziende non vengono visualizzate immediatamente. Nell intestazione della maschera sono mostrati i Dati contenuti nel file d esportazione, nell ordine: il numero di aziende, l esercizio contabile, la data di esportazione, la versione del database, il numero dell aggiornamento di GAIA, il mittente che ha effettuato l esportazione e il relativo profilo, ed infine la sede regionale dell utente mittente. Sul lato destro della maschera viene invece evidenziata, nello specifico riquadro di colore giallo, la nota che accompagna il file di esportazione. Il pulsante Prosegui si attiva solo quando l anagrafica dell utente a cui sono associate le aziende, la versione del database e il numero dell aggiornamento collimano con i dati presenti in GAIA. Diversamente, il pulsante Prosegui non si attiva e sul lato sinistro dello stesso viene visualizzata la casella di testo che avvisa l utente per quale motivo l archivio non può essere importato. Nel caso illustrato nella figura precedente un utente con profilo standard ha tentato di importare un archivio di un altro utente. Quando invece, come nella figura sottostante, le versioni del database o il La gestione degli archivi in GAIA Pagina 19

20 numero dell aggiornamento di GAIA sono diversi, la maschera si presenta con i dati del file d esportazione tutti visibili e il pulsante Prosegui disattivato. Per recuperare archivi esportati da computer non aggiornati occorre rivolgersi al team di sviluppo della procedura GAIA per il tramite della sede regionale Inea oppure attraverso la sezione contatti del sito di GAIA. Indipendentemente dal fatto che si possa o meno proseguire con l importazione, la procedura può essere abbandonata in qualsiasi istante della fase di avvio dell importazione chiudendo la maschera GAIA Importazione dati, e il controllo quindi torna alla finestra principale di GAIA. Se tutti i dati contenuti nel file di esportazione coincidono allora si può andare avanti con l importazione cliccando sul pulsante Prosegui. La conferma apre la tabella posta nella sezione sottostante della maschera dove vengono elencate le aziende contenute nell archivio da importare. Per concludere l importazione occorre selezionare almeno una delle aziende comprese nell elenco. Come per la maschera Gestione aziende anche in questa griglia è possibile ordinare liberamente l elenco delle aziende a piacimento al fine di individuare il gruppo o le singole aziende che si intende importare. Se eventualmente si decide di non continuare allora basta cliccare sul pulsante Chiudi per abbandonare la procedura e tornare alla finestra principale di GAIA. Nel caso in cui tra le aziende da importare vi fossero aziende presenti nel database di importazione con lo stesso codice ma con uno stato contabile diverso, allora la procedura blocca l importazione di tali aziende, identificandole con una specifica icona. Portando il puntatore del mouse sull icona di attenzione posta ad inizio riga, viene visualizzato un breve testo (popup) che indica il motivo dell incompatibilità tra lo stato contabile dell azienda presente nel database rispetto a quella contenuta La gestione degli archivi in GAIA Pagina 20

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