CAPITOLATO PRESTAZIONALE

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1 azienda regionale pro s edilitzia abitativa DIREZIONE GENERALE FORNITURA DI UN SISTEMA INFORMATICO INTEGRATO E DEI CONNESSI SERVIZI DI ASSISTENZA E DI MANUTENZIONE PER LA GESTIONE DEL PATRIMONIO. ALLEGATO ALLA DETERMINAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE N. DEL

2 CAPO 1 - GENERALITÀ Articolo 1 Generalità Il presente Capitolato prestazionale disciplina la procedura di affidamento finalizzata alla fornitura di un sistema informatico integrato e dei connessi servizi di assistenza e manutenzione per la gestione del patrimonio immobiliare dell Azienda Regionale per l Edilizia Abitativa della Sardegna (AREA), nel prosieguo indicata come AREA. Il Capitolato ha per obiettivo quindi la definizione delle caratteristiche della fornitura e dei servizi informatici collegati per la gestione integrata delle attività amministrative, tecniche e generali relative al patrimonio immobiliare dell AREA, da acquisire mediante procedura negoziata, in economia, cottimo fiduciario. Detta fornitura ed i connessi servizi informatici in particolare comprendono: a) fornitura di un software che presenti le funzionalità e i requisiti di qualità dettagliati nel CAPO 3 Funzionalità e qualità del software di questo Capitolato; b) erogazione dei servizi di assistenza e manutenzione, come specificati nel CAPO 4 Assistenza e manutenzione di questo Capitolato. Articolo 2 - Patrimonio gestito La dimensione del patrimonio immobiliare che dovrà essere gestito attraverso il software oggetto di questo Capitolato è rappresentata dalle seguenti grandezze indicative, riferite alle unità immobiliari (di seguito, UI) gestite dai Distretti territoriali periferici dell AREA nell anno 2014, che siano o non siano movimentate: a) Distretto di Cagliari n b) Distretto di Carbonia n c) Distretto di Oristano n d) Distretto di Nuoro n e) Distretto di Sassari n Totale UI n Fisiologicamente, nel corso del tempo, questi valori possono aumentare in seguito alla costruzione o al conferimento di nuove unità immobiliari, o viceversa possono diminuire in seguito alla loro vendita o dismissione. 2/25

3 CAPO 2 - REQUISITI MINIMI RICHIESTI Il software proposto dovrà in ogni caso risultare adeguato alla realtà dell AREA ed alla mole di dati che devono essere gestiti. Articolo 3 - Ambiente di utilizzo Il funzionamento del software dovrà essere garantito nell ambiente, residente presso A.R.E.A., di seguito specificato: Server con SO Microsoft Windows Server 2008 Standard R2 64 bit RDBMS Microsoft SQL Server 2008 Standard; Client con SO Microsoft Seven Professional bit o successivi. Articolo 4 - Requisiti tecnici - Enti utilizzatori del software Non potranno essere proposti software ancora in fase di sviluppo per i quali non sia dimostrato nell offerta tecnica il precedente regolare impiego e proficuo utilizzo da soggetti gestori operanti in realtà tecnicoamministrative analoghe a quella dell AREA (ATER, ALER, IACP, ecc.). Articolo 5 - Requisiti tecnici - Volume di dati Il concorrente dovrà indicare nell offerta tecnica il numero di documenti fiscali (fatture e note di credito) emessi attraverso il software proposto nell anno 2014, suddiviso per Enti utilizzatori, ovvero dichiarare quale Ente utilizzatore ha il maggior numero di documenti fiscali emessi attraverso il software proposto. 3/25

4 CAPO 3 - FUNZIONALITÀ E QUALITÀ DEL SOFTWARE Il software proposto dovrà possedere le seguenti funzionalità per accertare la cui sussistenza, oltre a rispondere alle richieste d informazione sotto specificate (manuali, screenshot, demo ecc.). Il concorrente dovrà garantire la disponibilità ad ospitare, presso una sede di sua scelta, l eventuale visita di tecnici, incaricati dalla Commissione giudicatrice della presente gara, per visionare il software proposto e il suo funzionamento operativo. L offerta tecnica dovrà indicare espressamente e senza riserve l accettazione, da parte del concorrente, delle condizioni descritte in questo CAPO 3. Articolo 6 - Funzionalità del software (Tabella 1,Offerta tecnica, lett. a) della lettera di invito) Tutte le funzionalità sono raggruppate per sub aree operative, elencate di seguito, che sono direttamente correlate al rispettivo punteggio di valutazione: 1. Gestione del patrimonio; 2. Gestione dei lavori di manutenzione sugli immobili; 3. Gestione dell utenza; 4. Gestione dei rapporti contrattuali e dei contratti; 5. Gestione fatturazione canone e altre voci; 6. Gestione della bollettazione; 7. Gestione degli interscambi contabili; 8. Gestione dei documenti; 9. Gestione contabilità pregressa; 1. Gestione del patrimonio Dovranno essere garantite le seguenti funzionalità: 1.1 Gestione anagrafica del territorio: nazioni, regioni, comuni amministrativi, località, circoscrizioni, quartieri e vie; 1.2 Gestione isolati: possibilità di aggregare più edifici in isolati ai fini manutentivi, di rendicontazione ecc.; 1.3 Gestione edifici: caratteristiche e struttura principali, associazione a documenti patrimoniali specifici (si vedano, più avanti, i punti Gestione degli estremi dei documenti patrimoniali associati ad Edifici- Scale-UI: principali tipologie, certificati di abitabilità, certificati prevenzione incendi, collaudi, 4/25

5 comunicazioni opere minori, concessioni edilizie, condoni, ricevuta catastale, sanatoria, ecc.; e Archivio documentale: gestione di documenti strutturati (documenti di Word, cartelle di Excel, documenti PDF, disegni DWG ecc.) e non strutturati (immagini, filmati, suoni ecc.) e relativi metadati con possibilità di collegamento degli stessi a una o più entità (edifici, scale, unità immobiliari, persone, contratti, incassi, condomini, ecc.), interventi subiti (costruzione, risanamento, ristrutturazione ecc.) e provvedimenti legislativi associati, elementi immobiliari associati, gestione di flag personalizzabili, gestione millesimi a livello edificio, stampe relative alla composizione; 1.4 Gestione scale: caratteristiche e struttura principali, associazione a documenti patrimoniali specifici (si vedano, più avanti, i punti Gestione degli estremi dei documenti patrimoniali associati ad Edifici- Scale-UI: principali tipologie, certificati di abitabilità, certificati prevenzione incendi, collaudi, comunicazioni opere minori, concessioni edilizie, condoni, ricevuta catastale, sanatoria, ecc.; e Archivio documentale: gestione di documenti strutturati (documenti di Word, cartelle di Excel, documenti PDF, disegni DWG ecc.) e non strutturati (immagini, filmati, suoni, ecc.) e relativi metadati con possibilità di collegamento degli stessi a una o più entità (edifici, scale, unità immobiliari, persone, contratti, incassi, condomini, ecc.), interventi subiti (costruzione, risanamento, ristrutturazione ecc.) e provvedimenti legislativi associati, gestione presenza ascensori e associazione ad ascensori, gestione struttura e stato di conservazione per elementi della scala, gestione di flag personalizzabili, gestione millesimi a livello scala, predisposizione antenna satellitare; 1.5 Gestione unità immobiliari: caratteristiche e struttura principali, associazione a documenti patrimoniali specifici (si vedano, più avanti, i punti Gestione degli estremi dei documenti patrimoniali associati ad Edifici-Scale-UI: principali tipologie, certificati di abitabilità, certificati prevenzione incendi, collaudi, comunicazioni opere minori, concessioni edilizie, condoni, ricevuta catastale, sanatoria, ecc.; e Archivio documentale: gestione di documenti strutturati (documenti di Word, cartelle di Excel, documenti PDF, disegni DWG ecc.) e non strutturati (immagini, filmati, suoni, ecc.) e relativi metadati con possibilità di collegamento degli stessi a una o più entità (edifici, scale, unità immobiliari, persone, contratti, incassi, condomini, ecc.), interventi subiti (costruzione, risanamento, ristrutturazione ecc.) e provvedimenti legislativi associati, stato conservativo e manutentivo, associazione a passi carrai, abbinamenti tra unità immobiliari (di seguito indicate come UI) con storicizzazione, gestione pertinenze, dati catastali, variazioni catastali storicizzate sia a fini patrimoniali che per il calcolo del canone, stanze, posti letto, dati relativi a vendita, ente gestore storicizzato, proprietà storicizzata, gruppo di gestione storicizzato, spese fisse associate alle UI 5/25

6 storicizzate, gestione storicizzata millesimi per tipologia, gestione di flag personalizzabili, esponenti sui civici, gestione valori canone concordato, strumenti di analisi UI gestite nel tempo (es. tabelle pivot), stampe riassuntive sui dati catastali; 1.6 Gruppi di gestione: per ogni UI deve essere prevista l appartenenza, anche storicizzata, a specifici gruppi di gestione (locazione sociale, locazione canone moderato, vendita ecc.) al fine della rendicontazione contabile; 1.7 Gestione centri di imputazione (C.I.): possibilità di mettere una o più UI in relazione tra loro per lavori manutentivi, rendicontazione, ecc.; 1.8 Associazione di documenti, immagini e filmati a Edifici-Scale-UI; 1.9 Gestione centrali termiche: gestione anagrafica ed associazione a centri di imputazione; 1.10 Gestione ascensori: gestione anagrafica ed associazione a centri di imputazione; 1.11 Gestione impianti: gestione anagrafica di impianti (antenne, pannelli fotovoltaici ecc.) ed associazione a centri di imputazione; 1.12 Gestione passi carrai: gestione anagrafica ed associazione ad UI; 1.13 Gestione degli estremi dei documenti patrimoniali associati ad Edifici-Scale-UI: principali tipologie, certificati di abitabilità, certificati prevenzione incendi, collaudi, comunicazioni opere minori, concessioni edilizie, condoni, ricevuta catastale, sanatoria, ecc.; 1.14 Gestione dei tributi (IUC): elaborazioni, reportistica di controllo, storicizzazione, calcoli acconti e saldi, stampe su moduli predefiniti; 1.15 Gestione iter delle vendite delle UI: gestione procedura di vendita secondo la legge 560/93, gestione piano di vendita, accertamento dei requisiti, rapporti prevendita con assegnatari e notai, gestione contabile (acconti, piani di ammortamento ecc.), associazione a documenti specifici (si vedano, più avanti, i punti Gestione degli estremi dei documenti patrimoniali associati ad Edifici-Scale-UI: principali tipologie, certificati di abitabilità, certificati prevenzione incendi, collaudi, comunicazioni opere minori, concessioni edilizie, condoni, ricevuta catastale, sanatoria, ecc.; e Archivio documentale: gestione di documenti strutturati (documenti di Word, cartelle di Excel, documenti PDF, disegni DWG ecc.) e non strutturati (immagini, filmati, suoni, ecc.) e relativi metadati con possibilità di collegamento degli stessi a una o più entità (edifici, scale, unità immobiliari, persone, contratti, incassi, condomini, ecc.) Gestione piani di ammortamento con ambiente di simulazione; 6/25

7 1.17 Gestione dei condomini (di fatto, costituiti, autogestioni): anagrafica (con P. IVA, C.F., IBAN, ecc.), definizione centri di imputazione, associazione amministratori condominiali, esercizi condominiali, assemblee, bilanci, rendicontazioni, criteri di ripartizione, spese da rendicontare, spese preventive, definizione acconti, riparto spese e stampe relative, conguagli, caricamento guidato addebiti di conguaglio su rapporti contrattuali, wizard per la creazione delle tabelle millesimali a livello di centro di imputazione, wizard per la creazione di quote a partire da una tabella millesimale; 1.18 Gestione richieste di pagamento dell amministratore: gestione insoluti, anticipi condominiali e spedizione automatica dei solleciti, addebito automatico spese alla contabilità assegnatari; 1.19 Trasmissione dati all Osservatorio regionale sulla situazione abitativa : predisposizione di una procedura periodica di estrazione dati per l invio alla Regione Sardegna in formato e con specifiche definite; 1.20 Stampe varie in ambito patrimoniale: elenco piani di ammortamento, elenco rate ammortamento per consuntivo/preventivo, elenco cambi di gruppo di gestione (vendite), riepilogo spese per rendicontazione, stampe addebiti per tipo e periodo richiesti, elenco stabili in proprietà mista, stampe fabbricati in locazione ecc.. 2. Gestione dei lavori di manutenzione sugli immobili Dovranno essere garantite le seguenti funzionalità: 2.1 Gestione delle chiamate per manutenzione: classificazione secondo tempistiche predefinite, stampa chiamate, ricerche chiamate collegate, registrazione solleciti, reclami, apertura ordine correlato; 2.2 Gestione degli ordini di manutenzione: creazione ordine con le relative informazioni fondamentali (date di apertura, inizio e termine previsto, appalto e ditta esecutrice, tipologia manutenzione e tipo intervento, descrizione lavori, computo metrico del preventivo, capitoli di spesa e anno contabile di riferimento, fase ordine), gestione annullo ordine, stampe, impostazione centro di imputazione (C.I.) in automatico, segnalazione di eventuali morosità o altre particolarità, indicazione del numero di proprietari e affittuari presenti nel C.I., gestione ordini correlati o subordini, gestione interventi e spese (inserimento articolo di spesa direttamente dal prezziario corrente), contabilizzazione interventi per data SAL (Stato Avanzamento Lavori), associazione a documenti specifici (si veda il punto Archivio documentale: gestione di documenti strutturati (documenti di Word, cartelle di Excel, documenti PDF, disegni DWG ecc.) e non strutturati (immagini, filmati, suoni ecc.) e relativi metadati con possibilità di collegamento degli stessi a una o più entità (edifici, scale, unità immobiliari, persone, contratti, incassi, 7/25

8 condomini, ecc.), log variazioni in cui si registra l operatore che effettua variazioni sull ordine, gestione fatture e aggiornamento automatico del budget; 2.3 Modulo per l accesso da remoto al gestionale, attraverso un ambiente limitato, sicuro e protetto per inserimento ordini di manutenzione da parte di ditte esterne; 2.4 Gestione contabilizzazione e liquidazione dei lavori secondo le modalità stabilite dalle vigenti normative in materia di lavori pubblici in relazione ai documenti e agli atti contabili da produrre (libretto delle misure, registro di contabilità, stato d avanzamento lavori e finale, certificato di pagamento); 2.5 Gestione dei budget definiti con regole storicizzabili e personalizzabili in base a campi definiti dall Azienda (es. anno contabile, gruppo bollettazione, proprietà, capitolo di spesa, ecc.), rendicontazioni (stampe per singolo comune e riepilogative); 2.6 Gestione degli appalti: dettagli amministrativi, possibilità di legare all appalto comuni, edifici, scale e singole UI al fine di automatizzare le chiamate, gestione esecutori, gestione dei S.A.L.; 2.7 Gestione prezziari: elenchi prezzi a due livelli per i vari appalti con possibilità di storicizzazione, clonazione prezzari esistenti; 2.8 Gestione fatture: possibilità di registrare e legare le fatture emesse dagli appaltatori ai vari S.A.L. contabilizzati; 2.9 Strumenti di analisi ordini gestiti e budget (es. tabelle pivot). 3. Gestione dell utenza Dovranno essere garantite le seguenti funzionalità: 3.1 Gestione delle persone fisiche e giuridiche: gestione dati anagrafici, recapiti e residenza, appartenenza a gruppi (amministratori, tecnici, direttori lavori, ecc.), storicizzazione informazioni principali delle persone fisiche, associazione a iter casi sociali, associazione a documenti specifici (si veda il punto Archivio documentale: gestione di documenti strutturati (documenti di Word, cartelle di Excel, documenti PDF, disegni DWG ecc.) e non strutturati (immagini, filmati, suoni ecc.) e relativi metadati con possibilità di collegamento degli stessi a una o più entità (edifici, scale, unità immobiliari, persone, contratti, incassi, condomini, ecc.); 3.2 Gestione dei nuclei familiari: gestione componenti con gradi di parentela, posizioni contrattuali e relazioni nel nucleo, storicizzazione istanze del nucleo (inclusione ed esclusione componenti), stampa dettagliata composizione nucleo; 8/25

9 3.3 Gestione iter amministrativi dei componenti: dei nuclei familiari (stabile convivenza, coabitazione e relativi sottocasi) e relative stampe; 3.4 Gestione redditi: registrazione dei vari tipi di reddito (lavoro dipendente, pensione autonomo ecc.), storicizzazione dei redditi, possibilità di utilizzo dei singoli redditi per frazioni di anno; 3.5 Gestione raccolta redditi: gestione dell iter di richiesta/acquisizione dei redditi, con tracciatura delle richieste e degli eventuali solleciti/diffide/convocazioni, stampe di reportistica varia; 3.6 Gestione ambiente di simulazione canone: possibilità di simulare i canoni al verificarsi di variazioni di composizione o reddituali delle famiglie con stampa delle relative schede per qualsiasi periodo di validità del contratto. 3.7 Gestione conguagli e avvisi: possibilità di effettuare i conguagli dei canoni a seguito di variazione della situazione familiare/reddituale con contestuale inserimento di avvisi automatici in bolletta (si veda il punto Gestione avvisi: definizione di diverse tipologie di avvisi, creazione avvisi con testo fisso e testo variabile, caricamento singolo o massivo (sulla base di filtri per categorie di assegnatari); 4. Gestione dei rapporti contrattuali e dei contratti Dovranno essere garantite le seguenti funzionalità: 4.1 Gestione deposito cauzionale con calcolo degli interessi annuali o a fine rapporto; 4.2 Gestione storicizzata adesione ai sindacati utenza con caricamento importi, stampe ed esportazione elenchi filtrabili per sindacato, gestione tabelle tariffe, aggiornamento quote storicizzate, stampa movimentazioni del mese; 4.3 Gestione indirizzo di spedizione bollette; 4.4 Morosità: calcolo massivo della morosità per ritardato pagamento a dipendere dal tipo di contratto e addebito della stessa in contabilità dei singoli; 4.5 Gestione sollecito di pagamento per singoli inquilini con inserimento delle bollette sollecitate e gestione dell iter dall invio della raccomandata alla chiusura del sollecito; 4.6 Gestione morosità con invii sollecito: elaborazioni massive sui rapporti contrattuali con ausilio di filtri per la preparazione dei solleciti di cui al precedente punto e relativi report; 4.7 Gestione piani di rientro del debito con acquisizione automatica delle bollette sollecitate (si veda il punto 4.5), utilizzo di anticipi e creazione delle rate (capitale ed interesse) per il rientro, caricamento automatico in fattura della quota interessi ed in bolletta della quota capitale; 9/25

10 4.8 Gestione contenzioso (sfratto, morosità, iter decadenza con relativi report di individuazione dei nuclei aventi i presupposti) con addebiti per spese amministrative e legali; 4.9 Gestione iter legali: preavviso di sfratto, intimazione sfratto per morosità, decreto ingiuntivo, decreto ingiuntivo per sfratto, precetto, precetto per rilascio, stampa prospetto spese iter legale; 4.10 Gestione casi sociali con storicizzazione dei singoli casi; 4.11 Stampe varie da elenco rapporti contrattuali e da rapporto singolo: stampa massiva variazioni contrattuali rispetto ad uno specifico mese e anno, stampe riassuntive bollette non pagate, stampe con morosità e canone, elenco scadenze iter legale, dati nazionalità, esportazione dati solleciti per stampa unione, esportazione elenchi, situazione rapporto; 4.11 Gestione disdette/usciti con acquisizione delle informazioni relative ai nuovi recapiti, iter di creazione addebiti finali con emissione di fattura/nota di credito e bolletta di chiusura; 4.12 Produzione e stampa etichette in relazione ad anagrafiche intestatari con filtro complesso su dati patrimoniali e contrattuali; 4.13 Gestione contratti del rapporto: gestione diverse tipologie di contratto (locazione, vendita ecc.), creazione e gestione di contratti simulati per la fase di preassegnazione, unità immobiliari associate, stampe/ristampe (contratto ecc.), inserimento dati per registrazione contratto, visualizzazione storico e scadenziario registrazioni, gestione disdetta contratto, caricamento addebiti per disdette e relative stampe; 4.14 Gestione sfittanze (si intende lo stato di non locazione delle UI): apertura/chiusura automatica e controllata di una sfittanza alla chiusura/apertura di un contratto, stampa elenchi con diverse modalità di ordinamento, gestione storicizzata fase sfittanza (step temporali legati alle attività manutentive ed agli iter di assegnazione da parte dei Comuni), stampa verbale consegna chiavi, visualizzazione ordini relativi, date consegna chiavi, stampa addebiti condominio e disponibilità alloggio, registrazione dati di comunicazione al/dal comune, disponibilità strumenti di analisi (es. tabelle pivot); 4.15 Gestione canone: canone secondo la legge regionale n. 13/89 e ss.mm.ii., canone contrattuale con aggiornamento ISTAT parametrizzato, canone fisso da contratto ecc., storico dei canoni applicati con memorizzazione del dettagli del calcolo, stampa automatica della scheda di determinazione del canone negli avvisi in bolletta (si veda il punto 6.7), possibilità di simulazione dei canoni (si veda il punto 3.6), possibilità di conguaglio canoni (si veda il punto Gestione conguagli e avvisi: possibilità di effettuare i conguagli dei canoni a seguito di variazione della situazione familiare/reddituale con contestuale inserimento di avvisi automatici in bolletta (si veda il punto Gestione avvisi: definizione di 10/25

11 diverse tipologie di avvisi, creazione avvisi con testo fisso e testo variabile, caricamento singolo o massivo (sulla base di filtri per categorie di assegnatari) Gestione registrazione contratti: nuove registrazioni, rinnovi, proroghe, risoluzione e cessioni, registrazione da effettuare nel mese e relative stampe, storicizzazione delle registrazioni effettuate, elaborazione, convalida ed invalida delle registrazioni da effettuare, resa definitiva delle registrazioni fatte e caricamento in bolletta degli addebiti per registrazione, reportistica di controllo, esportazione dati per registrazione telematica tramite interfacciamento al software specifico per inoltro verso l Agenzia delle Entrate; 4.17 Gestione documentale: associazione a documenti specifici (si veda il punto 8.1). 5. Gestione fatturazione canone e altre voci Dovranno essere garantite le seguenti funzionalità: 5.1 Definizione del carico: ambiente di predisposizione di addebiti ricorrenti o puntuali con automatico caricamento nelle fatture di competenza, alimentazione automatica del carico dalle varie entità (UI, lavori, gestioni condominiali ecc.), log delle variazioni; 5.2 Fatturazione massiva: emissione delle fatture/note di credito a cadenza mensile con inserimento automatico delle voci predisposte nella definizione del carico (si veda il punto Definizione del carico: ambiente di predisposizione di addebiti ricorrenti o puntuali con automatico caricamento nelle fatture di competenza, alimentazione automatica del carico dalle varie entità (UI, lavori, gestioni condominiali ecc.), log delle variazioni;); 5.3 Fatturazione singola: emissione di fatture/note di credito su singole posizioni contrattuali in aggiunta ed ad di fuori della fatturazione massiva; 5.4 Gestione competenza/residui: attribuzione alle singole righe di fattura dell anno e mese di competenza (ad esempio per i conguagli dei canoni di anni passati) al fine della rendicontazione degli incassi in conto competenza ed in conto residui; 5.5 Annullo di fatture/note di credito: possibilità di annullare per intero o per singoli importi fatture e note di credito emesse con automatica emissione delle corrispondenti note di credito e fatture di annullo; 5.6 Copertura delle fatture emesse: pagamento automatico delle fatture con gli incassi derivanti dai flussi (poste/banche), possibilità di copertura automatica anche da incassi anomali e fuori flusso, possibilità di copertura manuale anche per importi parziali; 11/25

12 5.7 Copertura automatica delle fatture in fase di emissione: qualora siano presenti crediti da parte degli assegnatari deve essere possibile, in maniera totalmente automatica, stabilire per singolo assegnatario di utilizzare tali importi per pagare, anche parzialmente, le fatture già in fase di emissione; 5.8 Registri IVA: produzione del registro sezionale IVA (T.U. IVA art. 23); 5.9 Produzione lotti per archiviazione sostitutiva: produzione di lotti mensili in formato standard (TXT, XML ecc.) per la predisposizione dei file PDF da avviare al processo di archiviazione sostitutiva. 6. Gestione della bollettazione Per bollettazione si intende la preparazione di tutti gli elementi che confluiranno nella comunicazione periodica agli assegnatari contenente tipicamente: una lettera circolare, degli avvisi generici o specifici, la fattura del mese, un eventuale nota di credito ed il bollettino di CCP premarcato TD896 per il pagamento. Dovranno essere garantite le seguenti funzionalità: 6.1 Preparazione bollette: determinazione e caricamento con procedimenti automatici delle spese postali, delle quote di esazione bolletta, delle quote relative all indennità di coabitazione, delle indennità di mora, delle quote ammortamento (capitale ed interesse), delle quote sindacali, degli addebiti per assicurazioni e piani di rateizzazione del debito (capitale ed interesse); 6.2 Determinazione canone provvisorio/definitivo e stampa di verifica per eventuali anomalie, stampa delle differenze tra il canone in bollettazione ed il canone di un mese precedente; 6.3 Controllo formale pre e post bollettazione: verifica di eventuali incongruenze dei dati e relativa stampa di report da effettuare prima e dopo l emissione delle bollette; 6.4 Generazione di bollette provvisorie: possibilità di generare una bollettazione provvisoria a scopo di verifica con successivo annullamento della stessa; 6.5 Generazione promemoria morosità: inserimento automatico in bolletta di promemoria del tipo le ultime n bollette risultano non pagate a scopo di sollecito; 6.6 Possibilità di inibire i caricamenti di addebiti o attività che interferiscano con la bollettazione durante la fase di elaborazione delle bollette; 6.7 Gestione avvisi: definizione di diverse tipologie di avvisi, creazione avvisi con testo fisso o testo variabile, caricamento singolo o massivo (sulla base di filtri per categorie di assegnatari); 12/25

13 6.8 Gestione importi extra-fattura: possibilità di creare e gestire importi di addebito o accredito (tipicamente importi di morosità pregresse o crediti in restituzione) da portare in bolletta al di fuori della fatturazione del mese; 6.9 Produzione di bollettini di CCP: calcolo e produzione di un singolo bollettino per assegnatario/mese con il totale da pagare anche a fronte della presenza di più componenti (fattura, nota di credito, importi extra positivi o negativi); 6.10 Gestione di bollette negative per definirne/gestirne la destinazione; 6.11 Creazione manuale di bollette: possibilità di creare bollette in provvisorio sul singolo assegnatario per controllo e verifica; 6.12 Gestione bollette con importi limitati: trasferimento automatico alla bollettazione del mese successivo degli importi del bollettino inferiori ad un minimo stabilito; 6.13 Gestione particolarizzata delle bollette per nuclei usciti (si veda il punto Gestione disdette/usciti con acquisizione delle informazioni relative ai nuovi recapiti, iter di creazione addebiti finali con emissione di fattura/nota di credito e bolletta di chiusura); 6.14 Creazione flussi bollette: gli avvisi (lettera circolare ed altri avvisi), la fattura, l eventuale nota di credito, il bollettino premarcato TD896 devono confluire automaticamente in un unico lotto di spedizione secondo le specifiche della Posta ibrida di Postel (c.d. Chiocciolario); 6.15 Spedizioni periodiche: Il flusso di cui al precedente punto deve poter essere prodotto in maniera automatica per periodi superiori al mese: mantenendo cioè la fatturazione mensile (si veda il punto Fatturazione massiva: emissione delle fatture/note di credito a cadenza mensile con inserimento automatico delle voci predisposte nella definizione del carico (si veda il punto Definizione del carico: ambiente di predisposizione di addebiti ricorrenti o puntuali con automatico caricamento nelle fatture di competenza, alimentazione automatica del carico dalle varie entità (UI, lavori, gestioni condominiali ecc.), log delle variazioni); deve essere possibile creare il flusso verso Postel a cadenza bimensile, trimestrale ecc.; 6.16 Gestione rimborsi con assegno: attribuzione importi a rimborso con assegno, interscambio assegni con contabilità; 6.17 Gestione degli incassi da pagamento dei bollettini di CCP: acquisizione degli incassi attraverso i flussi postali (conto BancoPosta ecc.) con possibilità di inserire manualmente incassi extra-flussi (tipicamente incassi di assegni ed altro effettuati al di fuori del CCP); 13/25

14 6.18 Copertura automatica delle fatture: il pagamento (copertura) della fattura deve avvenire in modo totalmente automatico per quei pagamenti eseguiti utilizzando i bollettini premarcati TD896 prodotti dalla procedura; 6.19 Copertura manuale delle fatture: gli incassi derivanti da bollettini non premarcati (tipicamente i modelli TD123), previa pre-lavorazione manuale al fine di individuarne l assegnatario, devono andare a coprire le fatture non ancora pagate in modo automatico o tramite wizard di aiuto agli operatori; 6.20 Gestione di altri tipi di incasso: deve essere fornita la possibilità di acquisizione massiva degli incassi derivanti dai bonifici delle c.d. Poste Private, anche incrociando i dati con i flussi del BancoPosta; 6.21 Gestione documentale: per i versamenti non smaterializzati (modelli TD123, bonifici Poste Private ecc.) deve essere possibile allegare l immagine del certificato di allibramento (vedi il punto Backup dei documenti: il backup dei file contenenti i documenti deve avvenire a totale cura del sistema a garanzia del perfetto allineamento della base dati con i documenti allegati); Strumenti di analisi dell incassato, dell emesso e della morosità (es. tabelle pivot, stampe parametrizzabili ecc.); 6.23 Strumenti di analisi dei residui per anno di formazione (es. tabelle pivot, stampe parametrizzabili ecc.). 7. Gestione degli interscambi contabili Dovranno essere garantite le seguenti funzionalità: 7.1 Gestione delle tabelle di interscambio contabile: per contabilità economico patrimoniale e finanziaria, definizione delle relazioni causale-gruppo gestione-conto contabile; 7.2 Gestione flussi di interscambio: lotti di interscambio verso la contabilità generale per emissione fatture, note di credito, incassi posta, incassi conti contabilità, scarico delle bollette negative su versamenti e su rimborsi, riconciliazione incassi; relativa reportistica di controllo anomalie; cancellazione dei singoli lotti di interscambio se provvisori e blocco degli elementi (fatture, incassi ecc.) interscambiati se definitivi; storico degli interscambi effettuati; 7.3 Formato flussi di interscambio: i flussi di interscambio devono avere un formato aperto (XML, TXT, ecc.) per permettere l interfacciamento con i programmi di contabilità economico patrimoniale e finanziaria. 8. Gestione di documenti Dovranno essere garantite le seguenti funzionalità: 14/25

15 8.1 Archivio documentale: gestione di documenti strutturati (documenti di Word, cartelle di Excel, documenti PDF, disegni DWG ecc.) e non strutturati (immagini, filmati, suoni ecc.) e relativi metadati con possibilità di collegamento degli stessi a una o più entità (edifici, scale, unità immobiliari, persone, contratti, incassi, condomini, ecc.); 8.2 Backup dei documenti: il backup dei file contenenti i documenti deve avvenire a totale cura del sistema a garanzia del perfetto allineamento della base dati con i documenti allegati. 9. Gestione contabilità pregressa La contabilità inquilinato, fino all ottobre 2004, è stata gestita senza emissione di fattura mentre da novembre 2004 sono state emesse fatture e note di credito mensili, di conseguenza lo storico presenta due distinti periodi tuttora attivi (gestione morosità, incassi riferiti a periodi pregressi ecc.) che devono essere gestiti. Pertanto dovranno essere garantite le seguenti funzionalità: 9.1 Gestione movimenti contabili ante 10/2004: ambiente ove gestire i movimenti in forma di dare/avere svincolati da formali fatture, con possibilità di visualizzazione automatica a partire da matricola e/o nome inquilino; 9.2 Gestione fatture pregresse: acquisizione delle fatture emesse dal 11/2004 con rispetto della congruenza formale delle stesse (data emissione, numerazione annuale, pagamenti, morosità ecc.) e possibilità di gestirle in modo indistinto da quelle emesse successivamente all avvio del nuovo sistema. L offerta tecnica dovrà indicare la capacità del software proposto dal concorrente di fornire ciascuna delle funzionalità elencate, espressa in termini di: un giudizio di copertura (presente, parziale, assente); un riferimento ai punti dell interfaccia in cui la funzionalità stessa e soddisfatta; un eventuale chiarimento (indispensabile nei casi di copertura parziale). Per la valutazione dovranno essere forniti degli screenshot atti ad illustrare l operatività del software, ovvero potrà essere installata su uno dei sistemi dell AREA un istanza funzionante, un prototipo od una demo. In alternativa potrà essere fornita una documentazione dell interfaccia utente che sia sufficiente a rappresentare il modo di accedere alle diverse funzionalità. Articolo 7 - Ulteriori requisiti del software 15/25

16 Gli ulteriori requisiti del software misurano la qualità del software proposto in termini di: a) flessibilità operativa e facilità di intervento sul software concessa al personale informatico interno all azienda; b) qualità del software proposto in termini di completezza, facilità d uso dell interfaccia e navigabilità delle informazioni; c) database basato sul modello relazionale RDBMS con accesso nativo ed utilizzo di logica lato server mediante stored procedure, trigger, ecc.. 16/25

17 Flessibilità operativa (Tabella 1,Offerta tecnica, lett. b.1) della lettera di invito) Dovranno essere garantite le seguenti funzionalità: 1. Libero accesso all intera struttura del database senza alcuna cifratura dei dati e delle stored procedure (con possibilità di effettuare interrogazioni ed analisi, ad esempio creazione di stored procedure e di view, nonché integrazioni con creazione di nuove tabelle); 2. Possibilità di creare dati aggiuntivi nelle form delle principali entità (Patrimonio, Rapporti Contrattuali e Contratti) a totale cura del personale interno all AREA, ed utilizzo degli stessi nei filtri di cui al successivo punto relativo alla Qualità del software ; 3. Possibilità di personalizzare i menu principali e quelli contestuali delle varie form esistenti nell'applicazione, con l inserimento di link a stored procedure create dal cliente o report personalizzati, nonché a programmi esterni con eventuale passaggio di parametri tratti dalla situazione istantanea in cui si trova l applicazione. Restano escluse le modifiche alle form e alla logica del software che devono restare di competenza unica del Fornitore; 4. Funzioni di esportazione dati dai principali contesti dell'applicazione, con l'ausilio di filtri parametrici, nei formati più diffusi (Excel, Word, testo delimitato, ecc.); 5. Gestione tramite il verificarsi di eventi o a cadenza pianificata dell invio automatico di /sms a vari soggetti (operatori o esterni) interessati al verificarsi di particolari situazioni (ad esempio comunicazione ad una ditta della presa in carico di una manutenzione, ecc.); 6. Possibilità di gestire in autonomia l attivazione/uso di alert (ad esempio invio di /sms o messaggi popup) dalle form preventivamente concordate col Fornitore, distribuiti nei punti più significativi dell applicazione; 7. Gestione di documenti contenti metadati ed integrati con le varie entità ai quali allegare sia file strutturati (fogli di Excel, documenti di Word, ecc.) che file non strutturati (immagini, filmati, ecc.); 8. Possibilità di creare in maniera autonoma i documenti di cui al precedente punto 7; 9. Disponibilità di un ambiente di test totalmente identico negli archivi e nelle funzionalità a quello di produzione con possibilità di riallineamento, con cadenza prestabilita e su richiesta, con l ambiente di produzione; 10. Possibilità di gestire le autorizzazioni all'uso dell'applicazione e a specifiche parti di essa per utenti singoli e per gruppi, con elevato dettaglio nell attribuzione dei diritti in relazioni alle 17/25

18 funzionalità dell'applicazione. Proprietà delle credenziali di accesso conformi agli standard correnti: lunghezza e complessità password, scadenza ciclica, rinnovo password con meccanismo autogestito; 11. Sistema di backup. Qualità del software (Tabella 1,Offerta tecnica, lett. b.2) della lettera di invito) Dovranno essere garantite le seguenti funzionalità: 1. L interfaccia, al fine di garantire una esperienza d uso il più possibile non dispersiva, dovrà essere organizzata per aree omogenee di dati (ad esempio assegnatari, famiglie, contratti, unità immobiliari ecc.) raggruppati in singole schermate che rappresentino il rapporto logico tra gli stessi; 2. Le informazioni correlate ad una schermata (ad esempio le unità immobiliari di un assegnatario o i redditi di un nucleo familiare) dovranno essere accessibili in modo diretto, senza dover risalire menu o alberi né, tanto meno, ridigitare codici; 3. Qualora la procedura sia organizzata in moduli (ad esempio gestione patrimonio, gestione contratti, gestione bollettazione, ecc.) il passaggio tra gli stessi dovrà avvenire attraverso link diretti che non necessitino di esplicita apertura di programmi e che presentino automaticamente le entità correlate a quella di partenza; 4. Dovrà essere presente un sistema di esplorazione che attraverso filtri sui dati salienti delle singole entità permetta di raggiungere le stesse a prescindere dalla conoscenza di codici o matricole. Si richiede inoltre una documentazione della struttura e delle componenti dell interfaccia utente, eventualmente la stessa documentazione fornita per illustrare le funzionalità di cui al precedente punto 1, ad un livello di dettaglio sufficiente da consentire di comprenderne la facilità d uso da parte degli operatori addetti. Qualità del database (Tabella 1,Offerta tecnica, lett. b.3) della lettera di invito) Dovranno essere garantite le seguenti funzionalità: 1. Tipologia accesso. Sarà considerato preferenziale l accesso nativo al RDBMS rispetto all accesso attraverso ODBC; 18/25

19 2. Logica sui dati implementata lato server tramite stored procedure, check constraints, trigger, campi calcolati, ecc., al fine di consentire al personale tecnico dell AREA di modificare il comportamento dell applicazione (ove possibile) senza dover agire sul codice (di proprietà del Fornitore) e nello stesso tempo garantire uno schema di dati robusto; Si richiede inoltre una copia del modello ER dell intero database o, qualora non fosse possibile, dei diagrammi relativi alle principali entità e relazioni dell applicazione. A supporto dei diagrammi dovrà infine essere fornita tutta la documentazione necessaria e ad un livello di dettaglio sufficiente da consentire di comprendere il grado di normalizzazione del database. L offerta tecnica dovrà riportare una documentazione sufficiente ad illustrare le caratteristiche o le capacità del software proposto rispetto a ciascuno dei requisiti elencati. 19/25

20 CAPO 4 - RILASCIO E DISPONIBILITÀ DEL SOFTWARE Articolo 8 - Rilascio del software (Tabella 1,Offerta tecnica, lett. c) della lettera di invito) Il software sarà fornito in licenza d uso non esclusiva. La fornitura sarà limitata agli eseguibili della procedura stessa. Sono pertanto esclusi dalla fornitura l hardware e l ambiente informatico. Fa parte della fase di rilascio l attività di avviamento operativo del software, ivi compreso l eventuale attività progettuale ed operativa per la conversione ed il trasferimento dei dati (migrazione) dai sistemi attualmente in uso presso i Distretti territoriali verso il nuovo software proposto. Relativamente alla migrazione dei dati provenienti dai differenti ambienti in utilizzo nei vari Distretti, gli stessi dovranno essere riuniti all interno di un unico database, distinguendone al contempo la provenienza originaria. La migrazione prevede, a cura del Fornitore, la mappatura della struttura e del significato dei dati fra i sistemi di origine e di destinazione, il successivo sviluppo di procedure per il trasferimento dei dati e la loro esecuzione finalizzata al popolamento della nuova base di dati. Prevede inoltre, sempre a cura del Fornitore, la messa a punto degli algoritmi di calcolo in modo che i risultati del nuovo software coincidano con quelli prodotti dai precedenti sistemi. A tal fine dovrà essere garantita la continuità dei servizi dei Distretti territoriali (intervallo di tempo pari a zero tra lo switch off del vecchio sistema e lo switch on del nuovo). Dovrà in oltre essere garantita la non varianza dei dati contabili nel passaggio da un sistema all altro. Prevede infine la formazione dei tecnici e degli operatori che lavoreranno sul nuovo sistema. Conclude la fase di rilascio il test di accettazione, vale a dire l attività di collaudo sui sistemi installati che stabilisce il raggiungimento dei livelli di funzionamento desiderati e il cui superamento sancisce l avvenuto rilascio del software. I contenuti e le modalità di conduzione del test di accettazione saranno concordati fra le parti in sede di stesura del contratto di fornitura dei servizi informatici. Tutte queste attività dovranno essere svolte dal Fornitore entro 6 (sei) mesi dal verbale di consegna del servizio, e rientrano fra i servizi dovuti in ragione di questo Capitolato. Se per la fase di rilascio sarà necessario superare la durata massima ammessa si applicheranno le penali previste nella Lettera d invito e nello schema di contratto d appalto.. 20/25

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