VERBALE N 4 SEDUTA DEL 24 OTTOBRE 2013

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1 SiBA - SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO COMITATO TECNICO SCIENTIFICO Pagina 1 di 12 In videoconferenza - a Varese presso la Sala riunioni SIC al piano 4 di Via Ravasi 2, a Como presso la Sala Riunioni SIC al piano 0 di via Valleggio, 11 - si è riunito alle ore del 24 ottobre 2013 il Comitato Tecnico Scientifico del Sistema Bibliotecario di Ateneo. Presiede il Rettore Prof. Alberto Coen Porisini Svolge funzione di Segretario verbalizzante la Dott.ssa Anna Rita Grilli Sono Presenti (P), Assenti (A), Giustificati (G): Prof. Alberto Coen Porisini (P) Prof. Giancarlo Bertocco (P) Dott.ssa Manuela Viola (P) Prof.ssa Grazia Mannozzi (G) Prof. Italo Guarneri (G) Dott.ssa Alessandra Bezzi (P) Dott.ssa Silvia Ceccarelli (P) Dott. Luca Mondini (P) Dott.ssa Daniela Cermesoni (P) Sig.ra Rebecca D Amato (A) Dott.ssa Anna Rita Grilli (P) Ordine del Giorno: 1. Comunicazioni 2. Provvedimenti per il personale 3. Budget Economico e degli Investimenti esercizio finanziario 2014: richieste di finanziamento e programmazione pluriennale Autorizzazioni alla spesa e variazioni di bilancio 5. Risorse elettroniche - banche dati e riviste on line 6. Varie ed eventuali 1. Comunicazioni 1.1 Il Direttore informa che, nella seduta dello scorso 30 settembre, il Consiglio di Amministrazione ha approvato l aggiudicazione definitiva della procedura aperta per l affidamento dei servizi integrati per gli edifici universitari, lotto 1 Assistenza tecnico-informatica e sorveglianza e lotto 2 Servizi integrati di biblioteca di durata quinquennale più eventuale proroga per un ulteriore biennio (periodo ). Il servizio relativo al Lotto 2 è stato aggiudicato alla ditta CAEB. Nell attesa della stipula del contratto sono state avviate le attività propedeutiche all avvio del servizio dal prossimo anno. 1.2 Il Direttore informa che, nella seduta dello scorso 30 settembre, il Consiglio di Amministrazione ha approvato lo schema di budget autorizzatorio unico di Ateneo, annuale e triennale, composto dagli schemi di budget economico e budget degli investimenti (di Contabilità Analitica), e il Piano dei Conti per il triennio ed ha ratificato il Decreto Rettorale n del 16 settembre u.s. relativo al trattamento del patrimonio mobiliare e immobiliare dell'ateneo alle relative categorie inventariali e l attribuzione della percentuale di ammortamento cui il bene viene assoggettato, nonché allo stralcio del Manuale di Contabilità e Controllo di gestione relativo al trattamento del patrimonio bibliografico e dei beni mobili di interesse artistico, storico e culturale all interno del paragrafo dei Principi Contabili, ovvero dei Principi di valutazione delle poste di bilancio (Allegato n. 1).

2 SiBA - SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO COMITATO TECNICO SCIENTIFICO Pagina 2 di Il Direttore comunica che, secondo quanto previsto dal Regolamento SiBA, i Consigli di Dipartimento interessati hanno provveduto alla designazione dei propri rappresentanti nei Consigli Scientifici delle biblioteche: - nella seduta dello scorso 30 settembre il Consiglio del Dipartimento di Economia ha designato quali componenti del Consiglio Scientifico della Biblioteca di Economia la Prof.ssa Giovanna Gavana; la Dott.ssa Stefania Gianoncelli e il Dott. Enrico Moretto; - nella seduta dello scorso 15 ottobre il Consiglio del Dipartimento di Scienza e Alta Tecnologia ha designato, quali componenti del consiglio Scientifico della Biblioteca di Scienze, i Proff. Andrea Penoni, Stefano Pigola, Simone Tini, Luigina Vezzoli, Paolo Bellini e la sig.ra Valentina Castiglioni (rappresentante Studenti). - per il Consiglio Scientifico della Biblioteca di Medicina e Scienze sono stati designati dai rispettivi dipartimenti i Proff. Giulio Carcano e Marco Cosentino per il Dipartimento di Scienze Chirurgiche e Morfologiche (DSCM); i Proff. Elena Bossi, Antonio Osculati e Gianluca Tettamanti per il Dipartimento di Biotecnologie e Scienze della Vita (DBSV); i Proff. Giovanni Porta e Roberto Valli per il Dipartimento di Medicina Clinica e Sperimentale (DMCS) e i Proff. Fabio Minazzi, Alberto Trombetta, e Alberto Vianelli per il Dipartimento di Scienze Teoriche e Applicate (DISTA). 1.4 Lo scorso 30 settembre a Varese nell ambito della presentazione dell attività didattica organizzata dal Dipartimento di Economia, si è tenuta una breve presentazione dei servizi offerti dal Sistema Bibliotecario. La presentazione è stata curata da Luca Segato Responsabile della Biblioteca di Economia 1.5 Lo scorso 15 ottobre in collaborazione con ProQuest e DEAMediagroup, il SiBA ha organizzato, a Como e in videoconferenza in Varese, un corso di formazione sull'utilizzo della piattaforma CSA Illumina e delle banche dati ARTbibliographies Modern (ABM), BHI: British Humanities Index, DAAI: Design and Applied Arts Index, Linguistics and Language Behavior Abstracts (LLBA) e Arts & Humanities Full Text. L incontro, in collaborazione con il Centro SIC, è stato inoltre reso disponibile in streaming. 1.6 Nell ambito delle iniziative per la settimana dell Accesso Aperto il prossimo 25 ottobre a Vercelli presso la sede dell Università del Piemonte Orientale la Dott.ssa Daniela Cermesoni parteciperà al Seminario Ridefinire i diritti: autore e lettore nella prospettiva dell accesso aperto alla letteratura scientifica organizzato dal Sistema Bibliotecario d Ateneo con un intervento dal titolo Le tesi di dottorato all'università dell'insubria: InsubriaSpace tra full text e diritto d'autore. 1.7 Il Direttore informa che il prossimo 14 novembre si terranno a Perugia, presso il Polo Cittadino dell Università, la 50 e la 51 Assemblea ITALE. P er il giorno successivo, 15 novembre è inoltre in programma il Seminario, organizzato da ITALE Alma:una road map italiana. La Dott.ssa Elena Fasola e il Dott. Giuseppe Marino parteciperanno in qualità di relatori presentando, in collaborazione con colleghi di altri Atenei, un resoconto dell IGELU annual meeting tenutosi in Berlino nello scorso settembre. 1.8 Si forniscono i dati relativi al servizio di fotocopiatura e stampa presso le biblioteche affidato, a partire dal dicembre 2007, in outsourcing con contratto quinquennale, rinnovato per ulteriori quattro anni nel settembre dello scorso anno. Con questo intervento si è proceduto a razionalizzare insieme al servizio di fotocopia anche quello di gestione delle stampe dalle postazioni al pubblico nelle biblioteche, con il duplice obiettivo di uniformare e migliorare la qualità del servizio all utenza presso tutte le biblioteche, eliminando quindi per l utente il limite al numero di fogli stampabili e l obbligo di portare con se la carta per la stampa e per il Sistema Bibliotecario oneri di gestione sempre più difficili da sostenere sia in termini economici che di risorse umane utilizzate, garantendo anzi un, seppur modesto, ricavo. Il servizio è offerto a costi concorrenziali. Al 12 settembre scorso, data in cui si è provveduto, per il sesto anno di fornitura (anticipatamente rispetto ai termini contrattuali in ragione della chiusura anticipata dell attività per l esercizio contabile) alla rilevazione del numero di copie effettuate per l emissione fattura all aggiudicatario il totale ammontava complessivamente a , così ripartite fra le biblioteche:

3 SiBA - SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO COMITATO TECNICO SCIENTIFICO Pagina 3 di 12 - Economia: copie - Medicina e Scienze: copie - Giurisprudenza: copie - Scienze: copie. 2. Provvedimenti per il personale 2.1 Il Segretario Amministrativo Dott.ssa Anna Rita Grilli e il Vice Segretario Amministrativo Sig.ra Sara Gussoni hanno partecipato lo scorso 4 ottobre al corso Illustrazione scelte di configurazione e modalità di predisposizione budget e lo scorso 7 ottobre al corso Introduzione Ambiente U-GOV organizzati dall Ateneo nell ambito del piano di formazione per il passaggio alla contabilità economico patrimoniale e al nuovo applicativo di contabilità. 2.2 Lo scorso 15 ottobre Luciana Battagin, Ada Bondio, Maria Rita Civetta, Giovanna Colombo, Francis Crowther, Daniela Cermesoni, Elena Giavari, Letizia Pelucchi, Monica Sandrini, Luca Segato, Paola Sidoli, Pasquina Teora e Giuseppe Marino hanno partecipato ai corsi di formazione: Funzionalità di Ebrary" e "Presentazione ed utilizzo della banca dati CSA Arts & Humanities" organizzati dal SiBA. 2.3 La Dott.ssa Sonia Bucca parteciperà, il prossimo 5 novembre al corso Illustrazione scelte di configurazione e introduzione Ambiente U-GOV organizzati dall Ateneo nell ambito del piano di formazione per il passaggio alla contabilità economico patrimoniale e al nuovo applicativo di contabilità. 2.4 La Dott.ssa Anna Rita Grilli, la Sig.ra Sara Gussoni, le Dott.sse Sonia Bucca e Cinzia Imperiale parteciperanno nei giorni 11-15, 18 e 21 novembre prossimi ai corsi di formazione organizzati da CINECA sui Moduli U-GOV Contabilità, U-GOV Progetti, U-GOV Risorse Umane-Missioni e Compensi. I corsi si terranno in videoconferenza presso le sedi di Como e Varese con collegamento a Bologna. 2.5 I prossimi 14 e 15 novembre il Vice Direttore Dott.ssa Silvia Ceccarelli, il Dott. Giuseppe Marino e le Dott.sse Elena Fasola ed Elena Giavari parteciperanno all Assemblea dell Associazione Itale e al Seminario ITALE Alma:una road map italiana in programma presso l Università di Perugia. 3. Budget Economico e degli Investimenti esercizio finanziario 2014: richieste di finanziamento e programmazione pluriennale In conseguenza dell adozione da parte dell Ateneo del Bilancio Unico e della contabilità economicopatrimoniale, prevista dalla L.240/10, il prospetto di budget economico e degli investimenti per il triennio , che ha funzioni autorizzatorie per il 2014 e programmatorie per i due anni seguenti, è stato redatto, sulla base delle indicazioni fornite dall Amministrazione, in coerenza con la definizione delle unità analitiche previste per il Sistema Bibliotecario: UA UA UA UA UA UA Sistema Bibliotecario d'ateneo Amm.ne SIBA Biblioteca Economia Biblioteca Giurisprudenza Biblioteca Scienze Biblioteca Medicina e Scienze

4 SiBA - SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO COMITATO TECNICO SCIENTIFICO Pagina 4 di 12 Vengono illustrati dal Direttore il prospetto di Budget Economico e degli Investimenti per il triennio (Allegato n. 2) accompagnato da relazione illustrativa del piano d attività previsto per il 2014 (Allegato n. 3) ed una relazione sullo stato di avanzamento degli obiettivi per l anno corrente (Allegato n. 4). La situazione del SiBA anche nel 2013 è stata caratterizzata, in senso negativo, da tre elementi: 1) pur in assenza di contrazione delle risorse finanziarie assegnate, l aumento dei costi delle risorse documentali complessivamente stimato intorno al 6%/anno, implica una diminuzione delle risorse effettivamente disponibili. Il SiBA ha reagito continuando gli interventi di razionalizzazione (i cui margini tuttavia sono sempre più ridotti) e con il taglio delle risorse documentali meno necessarie; 2) il perdurare della criticità della situazione del personale: attualmente, rispetto alle 25 posizioni previste in organico, le unità in servizio effettivo sono soltanto 21, sei delle quali usufruiscono del regime di part-time. 3) l aumento del carico di lavoro originato da innovazioni apportate a normativa, regolamenti e condizioni contrattuali. A questo proposito è possibile citare, a titolo di esempio il complesso di attività richieste dal passaggio alla contabilità economico-patrimoniale prevista dalla legge 240/10. Sono stati realizzati, o lo saranno certamente entro l'anno, tutti gli obiettivi previsti, essenzialmente concentrati sulla gestione e il mantenimento evolutivo delle molte attività e dei servizi realizzati in questi anni e di cui deve essere garantita l erogazione. Nel corso del 2013 è proseguita la complessa attività istruttoria e di analisi delle collezioni documentarie (spending review) in maniera da consentire ai Consigli Scientifici delle Biblioteche e al Comitato Tecnico Scientifico del Sistema Bibliotecario di effettuare le valutazioni necessarie per la riduzione della spesa. Il processo è stato condotto nel periodo fra marzo e agosto 2013 e la revisione delle collezioni documentali in formato elettronico è stata approvata dal Comitato Tecnico Scientifico del SiBA nella seduta dello scorso 11 settembre. Sull unità analitica Amm.ne SIBA vengono valorizzati gli importi relativi alle voci di spesa relative ai servizi di interesse generale del Sistema Bibliotecario (SIBA + Biblioteche) compresi quelli relativi alle risorse elettroniche di interesse d Ateneo e/o di più biblioteche mentre sulle singole unità analitiche delle biblioteche vengono valorizzati gli importi relativi all acquisizione di monografie e riviste su qualsiasi formato nella cornice dei contratti d appalto pluriennali in essere nonchè quelli relativi a pacchetti di riviste e banche dati di interesse esclusivo di ognuna. Le previsioni di spesa per il 2014 sono pari a ,04 di cui ,04 riferite al Budget Economico e 7.000,00 riferite al Budget Investimenti e sono finalizzate al mantenimento del complesso di risorse documentali e servizi così come risultanti dalla revisione della spesa posta in essere nell anno corrente, che ha comportato la dismissione di alcune risorse elettroniche e riviste in abbonamento e una riduzione della spesa per l acquisizione di materiale monografico. Tali previsioni, tenuto conto delle obbligazioni giuridiche già assunte per contratti pluriennali già assunti e dell aumento di 1 punto percentuale dell aliquota IVA ordinaria, comportano un incremento del 5,68% rispetto allo stanziamento assegnato per il Va precisato che tale incremento è comunque ridotto rispetto alle previsioni di fabbisogno triennale formulate nel 2012 per il triennio con una riduzione del 2% circa per il 2014 e del 7,50% circa per il Si basano sui seguenti elementi: - obbligazioni giuridiche già assunte per contratti pluriennali - stime relative alla rinegoziazione di diversi contratti consortili in scadenza per le risorse elettroniche - previsione di aumento medio dei prezzi di listino delle risorse documentarie nell ordine del 2-18% a seconda delle voci - aumento di un punto percentuale dell Aliquota IVA ordinaria su tutti i beni e servizi ad esso soggetti - aumento dei canoni per i contratti di manutenzione software e hardware nell ordine del 4-10% a seconda delle voci - revisione prezzi ai sensi dell art. 115 del D.Lgs 163/2006 per i contratti a somministrazione periodica - contenimento delle previsioni di spesa per consumi intermedi - contenimento delle spese per la sostituzione periodica di apparecchiature tecnologiche e informatiche obsolete.

5 SiBA - SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO COMITATO TECNICO SCIENTIFICO Pagina 5 di 12 Le previsioni di spesa per il 2015 sono pari a ,85 di cui ,85 riferite al Budget Economico e ,00 riferite al Budget Investimenti e sono finalizzate all'esclusivo mantenimento dell'esistente quale risulterebbe se venissero accolte le richieste di finanziamento formulate per il Si basano sui seguenti elementi: - obbligazioni giuridiche già assunte per contratti pluriennali - stime relative alla rinegoziazione di alcuni contratti nazionali per le risorse elettroniche di particolare rilevanza quali ad esempio i pacchetto Springer e Nature - previsione di aumento medio dei prezzi di listino delle risorse documentarie nell ordine del 2-18% a seconda delle voci - aumento di un punto percentuale dell Aliquota IVA ordinaria su tutti i beni e servizi ad esso soggetti - aumento dei canoni per i contratti di manutenzione software e hardware nell ordine del 4-10% a seconda delle voci - revisione prezzi ai sensi dell art. 115 del D.Lgs 163/2006 per i contratti a somministrazione periodica - contenimento delle previsioni di spesa per consumi intermedi - contenimento delle spese per la sostituzione periodica di apparecchiature tecnologiche e informatiche obsolete. Le previsioni di spesa per il 2016 sono pari a ,39 di cui ,39 riferite al Budget Economico e 7.460,00 riferite al Budget Investimenti e sono finalizzate all'esclusivo mantenimento dell'esistente quale risulterebbe se venissero accolte le richieste di finanziamento formulate per il Si basano sui seguenti elementi: - obbligazioni giuridiche già assunte per contratti pluriennali - stime relative alle nuove condizioni ottenibili per gara monografie (l attuale è in scadenza a maggio 2016) - stime relative alla rinegoziazione di alcuni contratti nazionali per le risorse elettroniche di particolare rilevanza quali ad esempio il pacchetto Wiley - previsione di aumento medio dei prezzi di listino delle risorse documentarie nell ordine del 2-18% a seconda delle voci - aumento di un punto percentuale dell Aliquota IVA ordinaria su tutti i beni e servizi ad esso soggetti - aumento dei canoni per i contratti di manutenzione software e hardware nell ordine del 4-10% a seconda delle voci e stima sottoscrizione nuovi contratti a scadenza che per gli anni precedenti erano già interamente finanziati - revisione prezzi ai sensi dell art. 115 del D.Lgs 163/2006 per i contratti a somministrazione periodica - contenimento delle previsioni di spesa per consumi intermedi - contenimento delle spese per la sostituzione periodica di apparecchiature tecnologiche e informatiche obsolete. Vengono riassunte per macrovoce le previsioni:

6 SiBA - SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO COMITATO TECNICO SCIENTIFICO Pagina 6 di 12 B U D G E T E C O N O M I C O PROSPETTO DI BUDGET SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO Materiale 2014 % 2015 % 2016 % bibliografico in formato elettronico (riviste on line, banche dati, e-book) ,97 91,31% ,35 91,10% ,45 90,22% Materiale bibliografico in formato cartaceo (monografie e riviste) , , ,00 oneri di gestione (servizi, canoni manutenzione h/w e s/w, manutenzione 8,06% 7,95% 9,16% attrezzature, etc.) , , ,94 BUDGET INVESTIMENTI investimento 7.000,00 0,63% ,00 0,95% 7.460,00 0,62% TOTALE , , ,39 Gli obiettivi fissati per il Sistema Bibliotecario per il prossimo anno sono stati determinati in coerenza con le difficoltà di bilancio e con l esiguità delle risorse umane disponibili. Per il 2014 si prevede essenzialmente di garantire il complesso dei servizi attualmente erogati. Va sottolineato che ciò comporta comunque interventi di manutenzione evolutiva per adeguarne e migliorarne la fruibilità in un ambiente tecnologico in continua evoluzione e in presenza di esigenze gestionali sempre più complesse. Per l anno 2014 tali interventi riguarderanno in particolare: - la revisione dei flussi di lavoro adottati al SiBA per la gestione economico-finanziaria, in modo da adeguarli alle modifiche previste dai nuovi regolamenti, dalla nuova piattaforma contabile e alle nuove procedure introdotte in Ateneo che coinvolgerà soprattutto il personale della struttura di coordinamento, in accordo con le biblioteche; - la pianificazione, di concerto con il SIC, degli interventi necessari per il trasferimento dell infrastruttura tecnologica SiBA di Varese presso la sala server SIC, in analogia a quanto già realizzato negli anni precedenti per l infrastruttura tecnologica SiBA di Como ospitata presso la sala server SIC di Valleggio - il progetto di adozione della Carta dei servizi del Sistema Bibliotecario, che coinvolgerà il personale delle biblioteche e degli uffici centrali del SiBA con il coordinamento della Direzione SiBA e che si prevede di completare nel Anche nel 2014 proseguirà l attività istruttoria e di analisi delle collezioni documentarie (spending review che dovrà tener conto in primo luogo delle esigenze della ricerca, ma anche di quelle legate agli obblighi contrattuali) in maniera da mettere in condizioni i Consigli scientifici delle Biblioteche e il Comitato Tecnico Scientifico del Sistema Bibliotecario di poter effettuare le proprie valutazioni rispetto al contenimento della spesa. Vengono illustrati gli obiettivi che si ritiene possano essere realizzati nel 2014 (Allegato n. 4): A) servizi all'utenza, diretti a gestire le risorse documentarie o a consentirne l'utilizzo - collezioni documentarie su supporto elettronico - collezioni documentarie su supporto cartaceo e collezioni speciali (materiale audiovisivo e carte geografiche) - InsubriaSPACE - Deposito Istituzionale Tesi di Dottorato di Ateneo

7 SiBA - SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO COMITATO TECNICO SCIENTIFICO Pagina 7 di 12 - InsuBRE - Portale per l accesso alle risorse elettroniche - tatoo Consultazione banche dati non disponibili via web - AtATOO - Audio in tatoo - gestione Sistema Bibliotecario su Portale di Ateneo - automazione dei servizi bibliotecari attraverso ALEPH - servizio di automazione autenticazione postazioni al pubblico - servizio di accesso da remoto alle risorse elettroniche Proxy Server - servizio di fotocopiatura e stampa - formazione dell utenza - accesso, consultazione e prestito locale - servizi di supporto per il diritto allo studio (CIDIS) - utilizzo dei servizi e delle risorse documentarie cartacee ed elettroniche disponibili nelle biblioteche per utenti disabili - Diritto d autore, proprietà intellettuale e ricerca scientifica - progetto di adozione della Carta dei Servizi B) servizi interni - formazione del personale afferente al SiBA - servizi informativi - partecipazione a progetti e consorzi nazionali ed internazionali (Itale, IGELU, ACNP; CdU-CILEA; SBBL, progetto europeo MICHAEL, ESSPER, GIM, Good Practice) - sistema informativo per la gestione, la valutazione ed il monitoraggio dei servizi - revisione dei processi di gestione amministrativo contabile C) servizi forniti ad altre strutture dell'ateneo (Dipartimenti e Amministrazione): - Servizio di assistenza tecnico-biblioteconomica sull utilizzo dell applicativo ALEPH per il personale del Centro Internazionale per le Storie Locali e le Diversità Culturali - servizio di acquisto materiale bibliografico per dipartimenti e altre strutture dell ateneo - formazione personale tecnico-amministrativo. Oltre alle richieste di budget per il SiBA e le biblioteche si aggiungono: - la richiesta di finanziamento per collaborazioni a tempo parziale degli studenti ai servizi dell università pari a la copertura dei costi per il primo anno del contratto d appalto di durata quinquennale per il servizi integrati di biblioteca pari a circa che grava sul budget dell Amministrazione Centrale. Si segnala inoltre che, come negli anni precedenti, si dovrà tenere conto nel bilancio di Ateneo dello stanziamento della cifra di copertura della quota a.a. 2013/2014 per il pagamento in forma forfetaria dei compensi dovuti per la riproduzione di opere coperte dal diritto d autore prevista dal nuovo accordo CRUI / SIAE, sottoscritto fra le parti stimato in Il Comitato approva all unanimità. Il punto 3.1 viene letto ed approvato seduta stante. IL COORDINATORE IL DIRETTORE IL SEGRETARIO AMMINISTRATIVO (prof. Alberto Coen Porisini) (dr.ssa Alessandra Bezzi) (dr.ssa Anna Rita Grilli) 4. Autorizzazioni alla spesa e variazioni di bilancio 4.1 Il Segretario Amministrativo illustra brevemente le variazioni di bilancio (Allegato n.5) e ne chiede l autorizzazione. Il Comitato approva all unanimità.

8 SiBA - SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO COMITATO TECNICO SCIENTIFICO Pagina 8 di Il Direttore presenta la proposta di servizio predisposta da CINECA (Allegato n. 6) per il canone ALEPH 2014 (la quota riferita al 2013 è già stata fatturata e pagata all interno della convenzione 2013). Il canone per il 2014 (comprensivo di costi di gestione e assistenza CINECA h/w e s/w, nonché dei costi di manutenzione Ex-Libris Italy) è di ,00 + IVA 22% da ripartire, secondo gli accordi definiti con Bicocca rispettivamente al 35,6% e al 64,4 % fra i due Atenei. L importo a carico SiBA è di ,00 + IVA 22%. L Ateneo è membro effettivo del Consorzio CINECA. Poiché CINECA è soggetto che opera in house rispetto ai propri consorziati perché risultano soddisfatti quegli indicatori che, in assenza di precisi riferimenti normativi e desumibili dalla giurisprudenza, permettono di identificare in concreto le condizioni entro cui possa essere esercitata una deroga alla disciplina dell evidenza pubblica comunitaria: totale composizione pubblica del capitale della società in house; esercizio del controllo analogo a quello esercitato sui propri servizi; la società in house realizza la parte più importante della propria attività per gli enti da cui è controllata e l Ateneo è membro effettivo del Consorzio sussistono gli elementi necessari che consentono di ricorrere allo strumento dell affidamento diretto (in house providing) di specifici servizi informatici a supporto dell attività dell Ateneo a CINECA. Il Direttore precisa che la Proposta di servizio per la gestione del Polo Aleph per l'anno 2014 non è sottoposta alle norme sulla tracciabilità dei flussi finanziari di cui all art. 3 della L. 136/2010 come affermato dall Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture nella Determinazione n. 10 del 22 Dicembre 2010 e confermato nella Determinazione n.4 del 7 Luglio Il Comitato approva all unanimità la spesa di ,00 + IVA 22% che graverà sui fondi SiBA 2013 cap Il Direttore ricorda che il CTS, nella seduta del 27/11/2006, allo scopo di aumentare l efficienza nella gestione amministrativo-contabile degli impegni di spesa relativi alle risorse elettroniche acquisite attraverso CILEA nell ambito della convenzione annuale stipulata con l Ateneo, ha deliberato di autorizzare il Direttore a procedere all apertura di unico impegno sul centro di costo SIBA attingendo, nella misura deliberata dal CTS in fase di approvazione di rinnovi e sottoscrizioni, ai fondi delle Biblioteche su cui gravano gli importi per banche dati e riviste elettroniche acquisite attraverso CILEA. CILEA a seguito del processo di aggregamento dei tre preesistenti Consorzi CILEA, CASPUR e CINECA avviato lo scorso anno, è stato ora incorporato nel Consorzio CINECA. Poiché le negoziazione condotte dal Consorzio CINECA con i diversi editori non sono ancora state completate e non è ancora possibile avere certezza che la procedura posta in essere dal consorzio riuscirà a concludersi entro il 22 di novembre data di chiusura anticipata dell esercizio finanziario per le necessità correlate all adozione del Bilancio unico, della contabilità economico-patrimoniale e della migrazione al nuovo applicativo U-GOV Contabilità, e considerato che il Comitato ha approvato il mantenimento delle risorse nella seduta dello scorso 11 settembre, il Direttore propone che si proceda destinando i fondi del SiBA e delle Biblioteche previsti per la sottoscrizione di tali risorse, nelle proporzioni stabilite dai criteri di ripartizione approvati, sul bilancio 2013 applicando la procedura di trasferimento dei fondi sul centro di costo SIBA. Il Direttore illustra brevemente lo schema relativo al trasferimento dei succitati importi sul centro di costo SiBA (Allegato n. 7) che verrà successivamente perfezionato. Il Direttore ricorda inoltre che dal prossimo anno le spese relative ai contratti consortili di interesse generale e comuni a più biblioteche graveranno sull unità analitica UA Amm.ne SIBA. Il Comitato, approva la proposta e dispone che la quota di ,00 su fondi SIBA, di ,00 su fondi Medicina, di ,00 su fondi di Scienze Varese, di ,00 sui fondi di Economia, di ,00 su fondi di Giurisprudenza e di ,00 su fondi di Scienze Como sul Bilancio 2013 sia

9 SiBA - SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO COMITATO TECNICO SCIENTIFICO Pagina 9 di 12 destinata a copertura dell importo necessario 2014 per l insieme delle risorse elettroniche che verranno acquisite attraverso i contratti consortili in fase di negoziazione da parte del Consorzio CINECA. La somma complessiva di ,00, qualora non sia possibile perfezionarne l acquisizione che, in considerazione dell importo, prevede l autorizzazione a spesa da parte del Consiglio d Amministrazione, sarà dunque riportata sul Budget Economico dell Unità Analitica UA Amm.ne SIBA esercizio 2014 come COAN anticipata alla voce CA per un importo di ,00 e alla voce CA per un importo di , Il Direttore propone che, una volta definito l importo complessivo destinato alla sottoscrizione degli abbonamenti a riviste e il cui contratto è in fase di stipula, a fronte dei preventivi formali e delle ultime spese già previste ed autorizzate, risultasse un eventuale disponibilità di fondi, sulle dotazioni SiBA e Biblioteche, si possa procedere, ove ce ne fosse necessità, destinando tali fondi all acquisto di monografie italiane e straniere sia in formato cartaceo che elettronico nell ambito della fornitura di gara d appalto interateneo sul bilancio Fornisce al Comitato una prima stima di larga massima degli importi. Il Direttore precisa che tali eventuali disponibilità possono essere destinate a spese una tantum per l acquisizione di monografie sia in formato cartaceo che e-book a parziale integrazione delle riduzioni di spesa su tali voci operate dalle biblioteche ad inizio anno e non essere destinate ad altre tipologie di acquisto in ragione della necessità di contenere l aumento della spesa a carattere periodico. Dopo ampia ed articolata discussione il Comitato ritiene opportuno che i Consigli Scientifici delle Biblioteche verifichino per le vie brevi l effettiva esigenza di acquisizione di ulteriore materiale bibliografico a carattere monografico e e la stima degli importi che si ritenesse necessario destinare a tale scopo. Il Comitato approva all unanimità e dispone che, una volta effettuata tale verifica, le eventuali disponibilità delle Biblioteche derivanti dalle economie sul Bilancio 2013, nella misura che verrà definita, siano destinate a copertura della spesa per l acquisto di monografie italiane e straniere sia in formato cartaceo che elettronico nell ambito della fornitura di gara d appalto interateneo. 5. Risorse elettroniche - banche dati e riviste on line 5.1 Accordo con Consorzio CIPE per negoziazione contratto Lippincott Il Direttore fa presente che nel periodo il SiBA, attraverso il contratto consortile stipulato dal Consorzio CIPE per l interesse degli Atenei aderenti e con significativi risparmi, ha provveduto a garantire l accesso al pacchetto editoriale edito dall editore Lippincott, fornito attraverso il rappresentante esclusivo per l Italia DEA per far fronte alle esigenze scientifiche della Biblioteca di Medicina e di Scienze di Varese. Il Direttore ricorda che il Consiglio di amministrazione di CIPE, nella riunione del , consentendo l'adesione di altre università non consorziate ai contratti stipulati dal Cipe, ha stabilito che a compenso dell attività di negoziazione svolta da Cipe sia allo stesso riconosciuto un corrispettivo specifico e che lo stesso venga valorizzato sulla base della percentuale convenuta nel 1,5% del valore del contratto negoziato nell interesse di ciascuna Università. Il Direttore fa presente che il Consorzio CIPE sta conducendo, nell interesse degli Atenei aderenti, una negoziazione per la stipula di un contratto di accesso alle riviste elettroniche con l editore per l anno Il Consorzio CIPE conduce le attività di negoziazione e manutenzione del contratto con l editore. Il CTS, nelle sedute del 22/07/2008, 12/05/2010, 08/07/2010, 24/11/2011 e 28/11/2012 ha deliberato di aderire, attraverso un accordo fra le parti, al contratto stipulato dal Consorzio CIPE per usufruire dei benefici ottenibili ed ottenuti sia in termini di costi di contrattazione e di condizioni contrattuali negoziate per un numero consistente di atenei.

10 SiBA - SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO COMITATO TECNICO SCIENTIFICO Pagina 10 di 12 Il Direttore propone la stipula di un accordo con il Consorzio CIPE affinché all Ateneo dell Insubria si possano estendere le stesse condizioni economiche e di servizio negoziate da CIPE con l editore per l acquisto del pacchetto Lippincott per il In virtù di tale accordo i singoli Atenei potranno emettere ordinativo nei confronti del fornitore usufruendo delle condizioni ottenute da CIPE. Per l attività di negoziazione e manutenzione del contratto quadro le sedi aderenti riconoscono un corrispettivo pari all 1,5% del valore del contratto negoziato nell interesse dell Ateneo il cui costo graverà per l 85% sui fondi di Medicina e per il 15% sui fondi Scienze Varese bilancio 2013, secondo i criteri di ripartizione deliberati dal CTS nella seduta del 23/07/2009. L importo di tale corrispettivo è stimato in 517,46 IVA 22% inclusa. Considerato che non risultano attive convenzioni CONSIP aventi ad oggetto tali forniture, che le stesse non sono reperibili ricorrendo al mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA) e che non sono inoltre attive convenzione quadro di Ateneo per queste forniture. Visti gli artt. 125 comma 11 del D.Lgs 163/2006 e art. 10 del Regolamento d Ateneo per la disciplina di lavori, servizi e forniture in economia che reca disposizioni relative alle acquisizioni in economia mediante cottimo fiduciario con affidamento diretto si propone di procedere con affidamento diretto al Consorzio CIPE. Il Comitato approva all unanimità la stipula dell accordo con il Consorzio CIPE, tramite affidamento diretto, il cui costo graverà sui fondi di Medicina e Scienze Varese secondo la proporzione sopra indicata. Visto l ammontare complessivo della spesa di 517,46 (inclusa IVA) rientrante nella competenza del Direttore ai sensi dell art. 5 comma 2 del regolamento di Ateneo per la Disciplina di Lavori, Servizi e Forniture in Economia, sarà cura del Direttore del Centro SiBA provvedere agli adempimenti del caso. Tenuto conto che l importo definitivo, potrebbe non pervenire entro i termini di chiusura dell esercizio finanziario corrente, il Direttore propone di riportare la somma sul Budget Economico dell Unità Analitica UA Amm.ne SIBA esercizio 2014 come COAN anticipata alla voce CA per un importo di 517,46 (inclusa IVA). Tenuto conto che l importo definitivo, correlato all ammontare del contratto per l accesso al pacchetto Lippincott, potrebbe non pervenire entro i termini di chiusura dell esercizio finanziario corrente, il Comitato Tecnico Scientifico autorizza a riportare la somma sul Budget Economico dell Unità Analitica UA Amm.ne SIBA esercizio 2014 come COAN anticipata alla voce CA per un importo di 517,46 (inclusa IVA). 5.2 Lippincott Il Direttore ricorda che l editore Lippincott fornisce l accesso alla sola versione elettronica delle proprie riviste esclusivamente attraverso specifici accordi da stipularsi attraverso intermediari cui l editore affida tale ruolo in esclusiva per le diverse nazioni come risulta come da attestazione acquisita agli atti del SiBA. Il CTS, facendo seguito alla seduta dello scorso 11 settembre, ha ritenuto necessario continuare a garantire l accesso al pacchetto Lippincott per supportare adeguatamente le esigenze didattiche e di ricerca dell utenza d Ateneo negli specifici ambiti disciplinari delle scienze biomediche, deliberandone il mantenimento per il prossimo anno all interno della cornice di contratto consortile stipulato dal Consorzio CIPE in virtù delle condizioni contrattuali ed economiche particolarmente vantaggiose. Il contratto, di durata annuale per il periodo 1 gennaio 31 dicembre 2014 a fronte dell accesso illimitato, per riconoscimento IP ai 50 titoli di interesse Insubria comprensivi inoltre dell accesso alle annate precedenti a partire dal 1997 e del diritto d accesso perpetuo alle annate sottoscritte prevede un incremento rispetto alla spesa 2013 stimato fra il 5% e il 6%. Il Contratto generale che verrà stipulato da CIPE con l editore prevede che gli Atenei aderenti all Accordo con CIPE usufruiscano delle medesime condizioni per stipulare proprio ordinativo con Wolters-Kluwer che è

11 SiBA - SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO COMITATO TECNICO SCIENTIFICO Pagina 11 di 12 distributore in esclusiva dell editore per la versione elettronica attraverso la piattaforma OVID, come da attestazione acquisita agli atti del SiBA. Il Comitato approva all unanimità. Poiché la negoziazione condotta dal Consorzio CIPE con l editore non è ancora completata e non è ancora possibile avere certezza che la procedura posta in essere dal consorzio riuscirà a concludersi entro la fine dell anno e considerato che il Comitato ha approvato il mantenimento della risorsa, il Direttore propone che si proceda destinando i fondi di Medicina e Scienze Varese previsti per la sottoscrizione del pacchetto editoriale, nelle proporzioni stabilite dai criteri di ripartizione approvati (rispettivamente 85% e 15%), sul bilancio Tenuto conto che l importo definitivo, potrebbe non pervenire entro i termini di chiusura dell esercizio finanziario corrente, il Direttore propone di riportare la somma sul Budget Economico dell Unità Analitica UA Biblioteca Medicina-Scienze esercizio 2014 come COAN anticipata alla voce CA per un importo di ,00 (inclusa IVA). Il Comitato approva la proposta e dispone che la quota di ,00 gravante per ,00 sui fondi di Medicina e per 5.445,00 sui fondi di Scienze Varese sul Bilancio 2013 sia destinato a copertura dell importo necessario 2013 per il pacchetto Lippincott che verrà acquisito attraverso il contratto consortile in fase di negoziazione da parte del Consorzio CIPE. La somma complessiva di ,00 sarà dunque riportata sul Budget Economico dell Unità Analitica UA Biblioteca Medicina-Scienze esercizio 2014 come COAN anticipata alla voce CA Mathscinet Nella riunione dell 11 settembre scorso il Comitato ha approvato il mantenimento della banca dati Mathscinet, di interesse di Scienze Como, attraverso il consorzio Mathscinet italiano, con ente capofila l Università di Modena e Reggio Emilia, quale contratto consortile. L Università di Modena e Reggio Emilia non ha ancora fornito indicazioni riguardo la quota di adesione al consorzio per il Il Direttore informa che, sulla base dei costi delle annualità precedenti, si è stimata per il 2014 la cifra di 4.638,00 IVA 22% inclusa. Poiché il Comitato ha già approvato il mantenimento della banca dati Mathscinet per il 2014 e qualora non dovesse pervenire in tempo utile da parte dell Università di Modena che svolge funzioni di ente capofila per il consorzio italiano Mathscinet, tutta la documentazione necessaria per il perfezionamento del rinnovo, il Direttore propone di riportare la somma sul Budget Economico dell Unità Analitica UA Biblioteca Scienze esercizio 2014 come COAN anticipata alla voce CA per un importo di 4.638,00 IVA inclusa. Il Comitato approva la proposta e dispone che la quota di 4.638,00 gravante sui fondi di Scienze Como sul Bilancio 2013 sia destinata a copertura dell importo necessario 2013 per la banca dati Mathscinet e sarà dunque riportata sul Budget Economico dell Unità Analitica UA Biblioteca Scienze esercizio 2014 come COAN anticipata alla voce CA Varie ed eventuali Non vi sono varie ed eventuali. Alle ore non essendovi altro da discutere, il Presidente ringrazia i presenti e dichiara chiusa la seduta. IL PRESIDENTE

12 SiBA - SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO COMITATO TECNICO SCIENTIFICO Pagina 12 di 12 (prof. Alberto Coen Porisini) IL DIRETTORE (dott.ssa Alessandra Bezzi) IL SEGRETARIO VERBALIZZANTE (dott.ssa Anna Rita Grilli)