Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE. Id: 1079

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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE Id:

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare

3 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE COMUNE DI RODENGO SAIANO AREA AMMINISTRATIVA CONTABILE SETTORE TRIBUTI Firma del responsabile della candidatura - 3 -

4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano EQUITA FISCALE NELLA TARSU Responsabile: Cognome: COFFETTI Nome: PERICLE Telefono: Ruolo: Responsabile Settore Tributi Referente: Cognome: COFFETTI Nome: PERICLE Telefono: Ruolo: Responsabile Settore Tributi Durata dell intervento in mesi : 8 (otto) Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/08/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo: ,00 di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: ,00 - a carico di altre Fonti (indicare quali). 0 Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

5 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali X è un iniziativa autonoma del proponente X altro (specificare) previsto art. 1 comma 340 Legge 311/2004 e art. 1, comma 106, 107 e 108 Legge 296/ La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) X altro (specificare) il responsabile del progetto ha effettuato una indagine circa la problematica e proposto la soluzione all Amministrazione comunale che ha approvato il progetto Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso X sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi L allineamento della banca dati TARSU al catasto metrico ( files messi a disposizione dal portale dei Comuni denominati Dati per TARSU, attualità ) permetterà di effettuare controlli incrociati con altre banche dati in possesso del Comune ( quali ad es. anagrafe, ici, acquedotto, ecc.) e banche dati esterne in corso di pubblicazione sul portale SIATEL quali la banca dati Enel. Inoltre l allineamento delle banche dati dei tributi locali permetterà di sovrapporre le mappe catastali, il PGT, e le mappe Google. Il dato catastale diventerà il dato sensibile rilevante per il pagamento di tutti i tributi locali. Per questo motivo vale la pena investire tempo e risorse per preparare per tempo e adeguatamente la banca dati Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi - 5 -

6 X esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. I tributi locali, in particolare la TARSU, si basano su dichiarazione iniziale da parte del contribuente. In realtà questo dato il Comune lo può trovare o presso l Ufficio Tecnico comunale o l Agenzia del Territorio. Abbiamo scelto di utilizzare il dato messo a disposizione dall Agenzia del Territorio nel portale dedicato ai Comuni perché 1) è previsto dalla Legge; 2) è il dato ufficiale per eccellenza; 3) permette di adempiere a quanto stabilito dalla Legge n. 296/2006; 4) è relativamente più facile completare l allineamento e effettuare una correzione della metratura sul dichiarato. Il tutto senza disturbare, se non minimamente e dove è effettivamente necessario, il contribuente. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse X responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento X altro : software house esterne all Amministrazione. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Il Comune ha in dotazione un software per la gestione dei tributi locali. Il responsabile di tributi ha chiesto, sulla base del presente progetto, delle personalizzazioni che possano mantenere aggiornato nel tempo il lavoro di allineamento tra gli archivi del Comune e gli archivi del Catasto. Le fasi e le risultanze di tali interventi verranno puntualmente pubblicate nell'area TARSU (già esistente sul Portale comunale), allo scopo di informare e sensibilizzare l'utenza In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): Alcune indagini a campione hanno dimostrato una percentuale di scostamento tra il dato reale (mq. reali di superficie TARSU) ed il dato dichiarato (mq. dichiarati dall utenza) da far pensare, in ottica complessiva, ad una iniqua distribuzione dei costi del servizio. dati di funzionamento (specificare quali): Altro (specificare) - 6 -

7 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: X controllare i risultati X valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) X innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 7 -

8 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Equità fiscale: obiettivo primario di una buona amministrazione locale é garantire un equo e corretto pagamento dei servizi da parte di tutti i cittadini. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste). Federalismo fiscale: la definizione di archivio corretto e puntuale consente di avere un controllo completo del proprio territorio. Tale controllo consentirà simulazioni e precise previsioni davanti alle possibili scelte federaliste. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento Riduzione e differenzazione delle tariffe: il servizio TRSU non prevede guadagni pertanto garantendo il pagamento corretto da parte di tutti i contribuenti ci si pone l obbiettivo di una riduzione delle tariffe e differenzazione tra tariffa abitazione e tariffa garage. Senso di benessere da parte della comunità alla consapevolezza che tutti pagano correttamente il servizio. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. L Ufficio si propone di allineare la banca dati TARSU (circa n utenze private dato ufficiale ruolo 2008) al catasto metrico cioè alla banca dati messa a disposizione dall UTE (Agenzia del Territorio)

9 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione 1) Confronto informatico una tantum delle denunce TRSU con il Catasto metrico (4 gantt) Acquisizione dati Catasto metrico dall UTE ed incrocio informatico con le denunce TRSU. Il sistema prevede il riporto degli estremi catastali (sezione, foglio, mappale e subalterno) e l 80% della superficie risultante a catasto per i contribuenti aventi nel territorio comunale un unico immobile di categoria A e zero o più immobili di categoria C. - Allineamento automatico del 50% delle denunce (3289 UTENTI) 2) Questionario per contribuenti non allineati (6 e 7 gantt) Predisposizione automatica di un questionario per contribuenti ai quali non è stato assegnato l immobile e successivo caricamento manuale dei questionari che ritornano all ente. Creazione automatica questionario Raggiungimento di una percentuale intorno al 100% di allineamento delle denunce 3) Confronto periodico automatico con catasto (9 gantt) Verifica dei dati catastali presenti nelle denunce TRSU e nel catasto metrico: se i dati saranno presenti nel Catasto metrico ma non corretti verrà effettuato in automatico l aggiornamento dell 80% della superficie risultante a catasto (elusori o immobili che nel corso dell anno gli immobili hanno subito variazioni a seguito di ristrutturazioni o modifiche edilizie). - Aggiornamento costante e continuo dei dati catastali per gli immobili accatastati 4) Questionario per contribuenti (10 e 11 gantt) Contestualmente verrà predisposto un questionario per i contribuenti: - con immobili presenti in Catasto ma non tra le denunce TRSU (potenziali evasori totali) - con immobili presenti tra le denunce TRSU ma non in Catasto (immobili non accatastati). Funzione necessaria dal prossimo esercizio. Successivo caricamento manuale dei questionari che ritornano all ente. Creazione automatica questionario Aggiornamento costante dei dati catastali nella banca dati TRSU anche per gli immobili non accatastati da attivarsi solo dal prossimo esercizio - 9 -

10 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Maggior gettito derivante dall aumento della base imponibile Indicatore (descrizione e unità di misura) Riduzione e differenzazione tra tariffa abitazione e tariffa garage Target n utenze private che suddivise tra abitazioni civili e garages fanno circa 7000 posizioni 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano X Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 5 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Funzionari Responsabile, coordinatore e aiuto in 60 gg fase esecutiva Personale esterno n. 2 esecutore. Predisposizione e 120 gg invio questionari. Caricamento dati Personale esterno Modifiche software sul programma 10 gg Personale esterno Pubblicazione comunicazione e dati sul portale internet istituzionale 10 gg 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) n. 1 Incaricato esterno esecutore amministrativo Invio comuniazione ditte; front office; call center; predisposizione questionari e caricamento dati. n. 1 Incaricato esterno caricamento dati n. 1 programmatore Pubblicazione in Internet n. 1 programmatore Modifiche al programma tributi Commissione bilancio e tributi : n. 7 componenti la commissione di cui 3 componenti di Giunta comunale ( vice sindaco + assessore bilancio + assessore attività produttive ) la Commissione ha il compito di monitorare i risultati attesi e intervenire congiuntamente con la minoranza ad una riduzione delle tariffe. Giunta comunale: Sindaco + 6 assessori

11 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Non vi sono collaborazioni con altri soggetti. L intervento si basa su un controllo incrociato di dati informatici presenti all interno della base dati comunale e di dati disponibili da enti esterni quali l Agenzia delle Entrate, la Camera di Commercio, l UTE. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Le attività di consulenza previste sono sostanzialmente con la software house produttrice e manutentrice del prodotto gestionale in possesso dell ente, Studio K di Reggio Emilia. Detta software house dovrà realizzare le modifiche previste nel piano e collaborare nella definizione dei controlli informatici tra le banche dati. La Web Agency Capitolium di Brescia si occuperà della puntuale pubblicazione e di una efficace comunicazione sul Portale comunale del materiale inerente il progetto TARSU, delle risultanze del piano e di ogni informazione utile per la sensibilizzazione dell'utenza in merito al progetto stesso. Terminata la fase di progettazione e realizzazione delle implementazioni software, non sono previste altre attività di consulenza. 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione L intervento sarà monitorato dall ufficio Tributi: durante tutto il periodo in cui il progetto sarà in svolgimento verrà costantemente verificata la corretta attuazione delle attività. In concomitanza con le milestone indicate nel Gantt saranno redatte precise relazioni all amministrazione sui risultati raggiunti rispetto gli obiettivi prefissati Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il responsabile dell ufficio Tributi effettuerà tutte le attività di coordinamento: - in collaborazione con la software house produttrice del gestionale dei tributi svilupperà l analisi per le implementazioni necessarie al prodotto per il confronto UTE-TRSU; - in collaborazione con la Web Agency che cura il Portale definirà gli approcci comunicativi e divulgativi; - in collaborazione con la Commissione bilancio e tributi verranno pianificate le attività di invio dei questionari ed il successivo data entry delle informazioni di ritorno; - in autonomia verranno effettuate le attività di incrocio informatico dei dati

12 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Il monitoraggio sarà costante con specifica verifica per ciascuna fase indicata nel Gannt: al termine di ogni fase verrà verificata informaticamente la corretta attuazione delle attività indicate dal piano. In occasione delle milestone verranno effettuate le verifiche dei risultati ottenuti in rapporto agli obiettivi previsti. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Le fasi di comunicazione saranno le seguenti: - comunicazione interna affinché sia esplicitate a tutte le aree dell ente gli obiettivi dell intervento; il piano sarà parte integrante del PEG dell ente - comunicazione esterna in fase iniziale sarà cura dell amministrazione comunicare alla cittadinanza attraverso specifiche iniziative o attraverso il Portale Comunale e attraverso il Notiziario Comunale gli scopi dell attività; diventa importante chiarire che eventuali disagi dovuti ai questionari hanno l importante obiettivo di una equità fiscale e di una riduzione delle tariffe - comunicazione esterna ad intervento terminato sarà cura dell amministrazione informare la cittadinanza dei risultati ottenuti attraverso i mezzi di diffusione a disposizione (Portale comunale, televisioni e giornali locali, ecc.) 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell iniziativa. Il principale fattore critico potrebbe nascere dalla mancata collaborazione da parte della cittadinanza nelle risposte ai questionari. Ulteriori problemi, in termini di automatismi informatici, potrebbero sorgere da una mole eccessiva di dati non correttamente aggiornati da parte dell UTE (Agenzia del Territorio)

13 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO Inserire il Gannt relativo alla tempistica del Piano. Fasi Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Luglio Agosto Milestone 1 Partenza progetto Analisi tecnica implementazione 2 software gestionale Implementazione e collaudo del 3 procedura software Incrocio informatico con catasto 4 metrico (Fase 1) Verifica raggiungimento 50% dei Milestone 5 contribuenti allineati Predisposizione questionari ed 6 invio ai contribuenti (Fase 2) Input delle informazioni ritorno 7 dai questionari (Fase 2) Verifica raggiungimento del 100% Milestone 8 dei dati allineati Confronto periodico con catasto 9 UTE (Fase 3) Predisposizione questionari ed 10 invio ai contribuenti (Fase 4) Input delle informazioni ritorno 11 dai questionari (Fase 4) Relazione finale ed illustrazione 12 alla cittadinanza dei risultati Milestone 13 Termine progetto

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