REGOLAMENTO DELLE MISSIONI E DELLE TRASFERTE E RELATIVO RIMBORSO SPESE

Transcript

1 ALMA MATER STUDIORUM UNIVERSITA DI BOLOGNA REGOLAMENTO DELLE MISSIONI E DELLE TRASFERTE E RELATIVO LINEE GUIDA Arag-Settore trattamenti economici

2 Premessa Il legislatore ha disciplinato la materia delle missioni e del rimborso delle relative spese negli anni 70. I ripetuti e successivi interventi sono stati caratterizzati da una logica prevalentemente rivolta al contenimento della spesa. Ci sono stati, per esempio, limitazioni alla spesa complessiva per missioni, reiterati blocchi degli adeguamenti degli importi massimi rimborsabili, esclusione di alcune famiglie professionali di pubblici impiegati da alcune tipologie di rimborso, abrogazione delle indennità di trasferta. La materia rientrava anche tra quelle oggetto di trattativa a livello nazionale per il personale contrattualizzato. Le parti firmatarie dei contratti collettivi del comparto Università hanno rimandato questo argomento ad una successiva sequenza contrattuale che però non hanno mai affrontato. La regolamentazione interna delle missioni risaliva al In Ateneo, nel corso del tempo, sono state recepite alcune modifiche, tuttavia era necessaria una revisione dell intera disciplina. La materia delle missioni è strettamente connessa ai rimborsi al personale che ha un rapporto diverso da quello di lavoro dipendente con l Ateneo. Pertanto, al fine di assicurare omogeneità, ove possibile, e nell ambito di un coerente disegno, la revisione ha avuto per oggetto tutti i rimborsi di spesa derivanti da spostamenti connessi all attività da svolgere nell interesse dell Università di Bologna. Il Regolamento recepisce la normativa vigente al momento della sua emanazione. Si propone di acquisire le eventuali modifiche legislative che dovessero intervenire successivamente con atti amministrativi a firma del Direttore Generale senza procedere a revisioni del testo regolamentare per assicurare snellezza al procedimento e rapidità di adeguamento. Resta inteso però che modifiche comportanti maggiori spese saranno sottoposte all approvazione del Consiglio di Amministrazione. Per quanto attiene all uso del mezzo proprio da parte del personale contrattualizzato, il Consiglio ha confermato la precedente decisione, escludendo la possibilità di procedere al rimborso delle spese sostenute, garantendo al contempo la necessaria copertura assicurativa. Resta confermato il rimborso delle spese per l uso nel mezzo proprio da parte del personale adibito a funzioni ispettive, di verifica e controllo. Si ricorda che gli spostamenti nell ambito della regione Emilia Romagna per raggiungere sedi dell ateneo rientrano nella disciplina della mobilità intra-ateneo approvata dal Consiglio di Amministrazione nelle sedute del 23 dicembre 2011, Arag 16.2 e del 20 marzo 2012, Arag Obiettivo di questo documento è agevolare l omogena applicazione del nuovo Regolamento. ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 1

3 Articolo 1 Definizioni Per condividere il linguaggio, assicurare trasparenza e disporre di strumenti di monitoraggio della spesa sono state introdotte alcune definizioni utili a fare chiarezza. Sono identificate due tipologie: le missioni e le trasferte. Nelle missioni rientrano i rimborsi relativi agli spostamenti del personale dipendente, a tempo indeterminato e determinato. Nelle trasferte rientrano i rimborsi relativi agli spostamenti del personale con rapporti diversi da quello di lavoro dipendente che, di seguito per semplicità, chiameremo esterni. Articolo 2 Ambito soggettivo di applicazione Il Regolamento si applica al personale dipendente e agli esterni. L elencazione di esterni di cui al presente articolo fa riferimento alle tipologie di persone che tipicamente hanno un rapporto con l Ateneo; tuttavia essa non è esaustiva. In generale non si è voluto porre alcun limite alle possibili figure con le quali l Ateneo può instaurare un rapporto. Anche gli studenti possono essere formalmente incaricati di svolgere un attività nell interesse dell Ateneo e questa possibilità è diversa e distinta rispetto ai viaggi istruzione studenti, per i quali esiste apposita disciplina. Il Regolamento stabilisce la disciplina da applicare alle missioni e alle trasferte e al rimborso delle relative spese. Non rientra nell oggetto del Regolamento stabilire su quali fondi pagare le missioni e le trasferte. Non è oggetto del Regolamento stabilire la disciplina fiscale da applicare ai rimborsi delle spese, in particolare nel caso delle trasferte. Per maggiori dettagli su questo ambito si rimanda alle Linee Guida per le trasferte a personale con rapporto diverso da quello subordinato pubblicate sugli SVC di Arag. Il personale docente autorizzato a svolgere esclusiva attività di ricerca scientifica (anno sabbatico, congedo per motivi di studio), titolare di fondi ricerca o formalmente inserito in un gruppo di ricerca, può essere rimborsato delle spese di missione direttamente connesse alla finalità del progetto di ricerca. ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 2

4 In tali casi può essere considerato luogo di inizio e fine viaggio quello in cui l interessato svolge la sua attività. Non spetta alcun rimborso per il soggiorno e gli spostamenti nel luogo in cui è ubicata l istituzione presso la quale il docente svolge la sua attività. Nel caso di aspettativa facoltativa o obbligatoria al docente già titolare di fondi di ricerca o formalmente inserito in un gruppo di ricerca, si applica il presente Regolamento per le missioni direttamente connesse alla finalità del progetto di ricerca. Se si trova in tali posizioni o in fuori ruolo o in prova per passaggio ad altra pubblica amministrazione il docente non gestisce e non accede a fondi di ricerca per cui non può applicarsi il presente Regolamento. Il personale disabile che necessita di accompagnamento è tenuto a dichiarare nel modulo di incarico, nella sezione note, di recarsi in missione o trasferta con un accompagnatore. L accompagnatore ha diritto al rimborso delle spese, dietro presentazione dei documenti giustificativi e nel limite dei medesimi massimali previsti per il personale disabile. I documenti giustificativi devono essere intestati all accompagnatore. Articolo 3 Autorizzazione alla missione Il personale dipendente ha una sede di servizio e quando deve espletare la propria attività lavorativa in un luogo diverso deve essere autorizzato. L autorizzazione ha lo scopo di assicurare che nel giorno o periodo in cui si è in missione si sta prestando attività lavorativa (per il personale che vi è tenuto restano gli obblighi previsti per la gestione dell orario). Inoltre consente di godere della copertura assicurativa. Il Magnifico Rettore, il Direttore Generale, i Prorettori, i Direttori di dipartimento e centri, i Presidenti e Vice presidenti di scuola e i Coordinatori di campus devono compilare il modello di autorizzazione e firmarlo senza sottoporlo ad altro soggetto. Si tratta in sostanza di un atto di auto-autorizzazione che deve essere compilato proprio per assicurare gli scopi sopra citati, ma non è soggetto all approvazione di altre figure istituzionali. La modulistica è disponibile sull Intranet di Ateneo al seguente indirizzo: e sugli SVC di Arag ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 3

5 Articolo 4 Incarico alla trasferta In analogia al personale dipendente, anche quello esterno deve essere autorizzato a prestare la sua attività in un luogo diverso da quello pattuito. Ciò deve essere previsto fin dal provvedimento iniziale (contratto, lettera di incarico, atto di nomina etc) Articolo 5 Durata della missione e della trasferta Gli spostamenti, anche inferiori a 4 ore e per distanze inferiori a 10Km, si configurano come missione o trasferta. Ai fini del computo della durata in missione o trasferta e per conciliare e uniformare le diverse fattispecie che possono verificarsi, si considera luogo di partenza il comune sede di servizio (per i dipendenti) o di prestazione dell attività (per gli esterni). Se l interessato parte o arriva in un orario non compatibile con quello di apertura/chiusura della propria sede per stabilire l inizio della missione si considera anche il tempo per raggiungere stazioni, porti, e aeroporti. Esempio: se l aereo parte alle 7.00 del mattino e devo recarmi in aeroporto almeno un ora prima, ai fini del calcolo delle ore di missione, si considera anche il tempo necessario per arrivare in aeroporto dalla propria abitazione se essa è ubicata nel comune sede di servizio; se invece essa è in un altro comune la durata si computa da quando l interessato ha raggiunto il comune sede di servizio. Qualora, per motivate ragioni, la missione o trasferta abbia inizio e/o termine nel luogo di residenza, è possibile il rimborso solo se c è convenienza economica per l Ateneo. L interessato deve dimostrare, in sede di autorizzazione, che le spese complessive saranno inferiori a quelle che avrebbe sostenuto nel caso in cui fosse partito, o tornato, dalla sede di servizio. In caso contrario, il rimborso sarà pari a quello determinato riferendosi al percorso sede di lavoro luogo di missione/trasferta. Nel caso in cui l interessato si trovi in missione o trasferta in un luogo e debba recarsi in altro luogo per un altra missione o trasferta può, previa autorizzazione, partire dalla prima località. Tra le due missioni o trasferte al massimo può intercorrere un giorno. Di norma, anche per incarichi di lunga durata occorre rientrare se il luogo della missione o trasferta dista non più di 90 minuti di viaggio col mezzo più veloce. Tuttavia, anche in presenza di tale requisito, può esserci la necessità di permanere nel luogo di missione o trasferta. Occorre infatti considerare i tempi di spostamento dal luogo in cui si effettua la prestazione lavorativa verso stazioni, aeroporti e porti, tener conto degli orari dei mezzi di trasporto oltre all impegno necessario a svolgere le attività richieste. ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 4

6 E ammessa la partenza il giorno immediatamente precedente e/o il rientro il giorno immediatamente successivo alle attività. Spostamenti anticipati o ritardati di più giorni non sono ammessi al rimborso e viene a mancare anche la copertura assicurativa oltre alla necessità di giustificare l assenza dal lavoro nel caso di missioni. Art. 6 Documentazione per il rimborso delle spese Per ottenere il rimborso delle spese deve essere debitamente compilato il relativo modulo. Si raccomanda la corretta compilazione del modulo in quanto esso rappresenta l atto che supporta e giustifica le spese da rimborsare. Si invitano i responsabili, i titolari dei fondi e coloro che procedono al pagamento a prestare attenzione a tale modulo a tutela propria, del percipiente e dei firmatari dei mandati. Molto importanti sono le motivazioni che giustificano l utilizzo dei mezzi straordinari. Le ricevute devono essere intestate al soggetto autorizzato alla missione o trasferta. Sono ammessi anche gli scontrini che non riportano il nominativo dell interessato a condizione però che la spesa risulti sostenuta nel luogo e nel tempo coincidenti con il periodo dello spostamento. Qualora si è in più persone e non fosse possibile ottenere ricevute per ognuno, occorre prestare attenzione al momento della richiesta di rimborso. Ciascuno, allegando la copia della ricevuta e dichiarando il nominativo che detiene l originale, può specificare la quota di rimborso che chiede in base alla spesa effettivamente sostenuta. Nel caso in cui invece non si specifica nulla, d ufficio si procede a dividere l intero importo tra il numero delle persone così che ciascuno ha il medesimo importo a rimborso. Si ricorda che nel caso di trasferte ci sono situazioni fiscali per le quali il percipiente detrae le spese e quindi ha la necessità di conservare gli originali. In tal caso egli consegnerà le copie. Nel caso di furto o smarrimento delle ricevute, per ottenerne il rimborso occorre presentare agli uffici la relativa denuncia all Autorità di Pubblica Sicurezza. Art. 7 Spese rimborsabili Il personale autorizzato alla missione o trasferta è tenuto a contenere le spese. In linea con il principio di condivisione del linguaggio e per schematizzare le tipologie di spesa sono stati individuate due classificazioni. ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 5

7 Nella prima confluiscono le spese proprie di missione o trasferta che sono: viaggio e trasporto, vitto e alloggio. Nella seconda tutte le spese connesse alla missione o trasferte, definite complementari. L elencazione contenuta nel Regolamento è ampia, tuttavia essa potrebbe non essere esaustiva. Se dovesse presentarsi il caso di una spesa non elencata occorre accertarsi, previa anche dichiarazione dell interessato, che essa è pertinente e connessa all attività svolta durante la missione o trasferta. Importante anche per la frequenza della casistica è il rimborso delle spese di iscrizione a convegni e seminari. Questa rappresenta una spesa a sé, ma poiché spesso è sostenuta nell ambito di una missione o trasferta si è ritenuto opportuno includerla in questo Regolamento. La spesa di iscrizione potrebbe essere anche di importo rilevante e pertanto si è ritenuto opportuno consentire agli interessati di richiederne, per iscritto, l erogazione in anticipo. Al rientro, l interessato è tenuto a presentare la documentazione attestante la partecipazione al convegno, pena la restituzione della somma. Si raccomanda, come suggerito anche dal Consiglio di Amministrazione, di procedere con oculatezza e ponderazione alla richiesta di anticipazione di tali spese, ovvero solo quando l importo è di un certo rilievo. Dal punto di vista contabile, per tale spesa si procede con un generico di spesa associando il codice SIOPE 1550_A. Se la località di missione o trasferta coincide con quella di residenza possono essere riconosciute esclusivamente le spese di viaggio e trasporto con mezzi pubblici per recarsi nella sede di svolgimento delle attività. Art. 8 Massimali di spesa rimborsabili per missioni e trasferte in Italia Ai fini dei massimali di spesa sono identificati due gruppi. Nel gruppo A confluiscono i docenti, i ricercatori, il direttore generale e i dirigenti. Nel gruppo B confluiscono i tecnici amministrativi e i collaboratori linguistici. E stato considerato anche il caso in cui il personale del gruppo B si rechi in missione o trasferta insieme al personale del gruppo A. In tal caso, il responsabile della struttura può autorizzare l applicazione al personale del gruppo B dei massimali previsti per il gruppo A. Con riferimento al rimborso delle spese dei pasti, in CIA, non è stato possibile creare un automatismo che consentisse di rilevare questo aggancio, quindi occorre agire manualmente. Nella maschera dettaglio missione, nel menu a tendina tipo spese, occorrerà selezionare la voce PASTO GRUPPO A ITALIA per le missioni in Italia, o PASTO GRUPPO A AREA A, AREA B, AREA C, ecc.per le missioni all estero, nonché inserire l importo speso nella casella importo euro. ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 6

8 Di norma, al personale dipendente di altri enti si applicano i massimali previsti per il ruolo al quale egli appartiene nella propria amministrazione. A tutti gli altri esterni si applicano di norma i massimali del gruppo B. E comunque possibile attribuire a tutte le tipologie di esterni i massimali del gruppo A in relazione alla professionalità e alle attività che il soggetto svolge per l Ateneo. Art. 9 Spese di viaggio e trasporto Altro elemento di novità è costituito dalla distinzione tra spese di viaggio e quelle di trasporto. Le spese di viaggio sono quelle sostenute per gli spostamenti per raggiungere la località della missione o della trasferta. Le spese di trasporto sono quelle sostenute per raggiungere stazioni, aeroporti e porti e quelle sostenute per spostarsi nel luogo della missione o trasferta. Sono spese di viaggio le spese di aereo, treno, nave. Il rimborso delle spese di viaggio avviene previa presentazione della documentazione in originale fatti salvi i casi degli esterni che per motivi fiscali possono consegnare le copie. Se il biglietto di viaggio è privo di prezzo, occorre allegare una dichiarazione dell agenzia che ha emesso il biglietto o la ricevuta di pagamento. Nel caso di ticketless il biglietto tradizionale è sostituito dalla ricevuta a bordo o comunque dal documento comprovante il pagamento. Nel caso di biglietti acquistati on line con carta di credito la documentazione da presentare per il rimborso deve comprendere la conferma della prenotazione o ticket online, l eventuale ricevuta e la carta d imbarco. Per i viaggi in aereo è rimborsato il costo del biglietto per la classe economica. E possibile il rimborso del biglietto in business class limitatamente ai voli transcontinentali superiori alle cinque ore. Per i viaggi in treno o nave, il rimborso avviene nel limite del costo del biglietto in base alla classe, I^ per il gruppo A e II^ per il gruppo B. Sono ammesse al rimborso anche le seguenti spese: supplementi obbligatori, prenotazioni posti, deposito bagagli e cambio treno. Sono escluse dal rimborso le eventuali maggiorazioni di prezzo (c.d. sovratassa) derivanti dall acquisto del biglietto sul treno o dalla mancata vidimazione. Per i viaggi con autobus extraurbani è rimborsato il costo del biglietto di viaggio. Sono ammessi a rimborso i diritti di agenzia. In via eccezionale e subordinatamente al verificarsi delle tassative condizioni previste dal Regolamento al comma 4 del presente articolo, è possibile essere autorizzati ad usare la propria automobile o a noleggiare un auto. Nel caso di utilizzo dell auto propria, e ammesso il rimborso delle spese di viaggio dal o sino al luogo di residenza solo nel caso in cui quest ultimo sia più vicino al luogo di missione o trasferta, quindi economicamente più vantaggioso per l Amministrazione. Ai fini del rimborso delle spese di viaggio, si considera sede di partenza il territorio del comune in cui si trova la sede di servizio per il personale dipendente, o quella di prestazione dell attività per gli esterni. ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 7

9 Se il personale non risiede nel comune sede di servizio, le spese di viaggio per la tratta casa-lavoro (comune di residenza comune sede di servizio) non sono rimborsabili. Per tali spese il lavoratore gode delle detrazioni per lavoro dipendente e il loro eventuale rimborso sarebbe assoggettato a tassazione con un reintegro minore della spesa per il dipendente e con contestuale maggiore spesa per l Ateneo. Tale eventualità non è ammessa. In caso di utilizzo dell auto propria, il personale è tenuto a richiedere all Ufficio Assicurazioni dell Ateneo, con congruo anticipo, l attivazione della copertura assicurativa sul mezzo. Al personale autorizzato all uso dell auto propria spetta: il rimborso del pedaggio autostradale, dietro presentazione del tagliando di spesa in originale o, in caso di pagamento con Telepass, della stampa della fattura Telepass da cui risulta l addebito della spesa di pedaggio; l indennità chilometrica, pari ad un quinto del costo di un litro di benzina verde, calcolato sul numero complessivo dei chilometri percorsi. Il numero dei chilometri complessivamente percorsi è determinato dall ufficio competente alla liquidazione delle spese, sulla base delle distanze ufficiali desunte dal sito Internet in base all opzione percorso consigliato. L aggiornamento mensile dell indennità chilometrica è a cura dell Ufficio Missioni dell Area Finanza e Controllo di gestione. Non è ammesso il rimborso relativo alle spese di manutenzione e riparazione dell auto propria. Si ricorda inoltre che il rimborso delle spese per l uso dell auto propria non è riconosciuto al personale contrattualizzato di cui al D. Lgs. 165/2001 (dirigenti, tecnici amministrativi e collaboratori linguistici), con la sola eccezione prevista per il personale con funzioni istituzionali di carattere ispettivo, di vigilanza e controllo e solo quando la missione è attinente all esercizio di dette funzioni. Il personale contrattualizzato di cui al D. Lgs. 165/2001 senza funzioni istituzionali di carattere ispettivo, di vigilanza e controllo, se autorizzato dal proprio responsabile, può recarsi in missione con l auto propria, richiedendo la necessaria copertura assicurativa, in tal caso però non è riconosciuto il rimborso del pedaggio e dell indennità chilometrica. Il personale autorizzato all uso dell auto a noleggio è tenuto a presentare fattura rilasciata dalla ditta che ha fornito il mezzo. In tal caso è ammesso a rimborso anche il costo del carburante, oltre alle medesime spese previste per l uso dell auto propria, dietro presentazione di apposita documentazione in originale. In caso di utilizzo dell auto di servizio, spetta il rimborso delle spese di pedaggio autostradale e dell eventuale parcheggio. Non compete alcuna indennità chilometrica. Sono spese di trasporto le spese di autobus e metro sostenute per gli spostamenti nell area urbana di svolgimento della missione o della trasferta e quelle per raggiungere stazioni, aeroporti e porti.sono ammesse a rimborso le spese sostenute per raggiungere stazioni, porti e aeroporti dalla propria sede di servizio o dalla propria abitazione, quando ne ricorrono i presupposti. Tuttavia se si risiede fuori dal comune sede di lavoro, non possono essere rimborsare le spese della tratta casa-lavoro. Attenzione: i rimborsi riferiti a spostamenti nell ambito del territorio comunale sede di lavoro concorrono a formare il reddito del dipendente. Sono esclusi dal reddito soltanto i rimborsi delle spese di trasporto documentate da un vettore (per esempio il biglietto ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 8

10 dell autobus), purché si tratti di spesa connessa alla missione o alla trasferta. Per questo motivo non è possibile il rimborso delle spese sostenute per l uso dell auto propria nel comune sede di servizio e nel luogo di svolgimento della missione o della trasferta. In tali casi infatti manca il vettore terzo. Per i mezzi di trasporto urbano è rimborsato il costo del biglietto. Sono rimborsabili carnet di viaggi, biglietti giornalieri o multipli quando è dimostrabile la convenienza economica per l Università di Bologna e per i soli spostamenti connessi all'attività da svolgere in missione o trasferta. E inoltre previsto l utilizzo di taxi o auto a noleggio solo nei casi tassativamente previsti nel Regolamento. Queste regole valgono per l uso di tali mezzi sia nel luogo sede di lavoro che nella località sede della missione o trasferta. Inoltre, e solo in caso di missione o trasferta all estero, l autorizzazione all uso del taxi o dell auto a nolo può essere concessa se ci si reca in un paese notoriamente rischioso. Tale circostanza deve comunque essere segnalata dall interessato nel modulo di autorizzazione nella sezione note. Il rimborso è riconosciuto previa presentazione di idonea documentazione contenente la data, il tragitto e l importo pagato. Art. 10 Spese di vitto Sono ammesse a rimborso le spese per pasti consumati esclusivamente nella località di missione o lungo il percorso, nei viaggi di andata e ritorno. Sono escluse le spese per pasti consumati nella sede di servizio (es. bar dell aeroporto o della stazione ferroviaria), in quanto il loro rimborso costituisce reddito imponibile. Si ha diritto al rimborso di un pasto dopo 4 ore di missione o trasferta. Si ha diritto al rimborso di due pasti dopo 8 ore di missione o trasferta. Quando si ha diritto a due pasti si assume come riferimento massimo l importo giornaliero. Si può quindi consumare uno spuntino veloce a pranzo dal costo limitato e poi consumare una cena più consistente e si procede al rimborso nel limite massimo giornaliero previsto per il gruppo al quale l interessato appartiene. Per esempio: un primo scontrino di 5 euro consente un rimborso massimo per la cena di 56,10 euro per il gruppo A e di 39,26 euro per il gruppo B. Attenzione: non è previsto un numero minimo o massimo di pasti. Ciò implica che in caso di presentazione di più ricevute di spesa per pasti nell arco della stessa giornata, essi sono rimborsabili sino al raggiungimento del limite massimo giornaliero previsto per il gruppo a cui si appartiene. La spesa dei pasti deve essere documentata da fattura, ricevuta o scontrini rilasciati da ristoranti o pubblici esercizi, da cui risulti chiara la spesa complessivamente sostenuta. Ai fini del rimborso sono ammesse anche le spese per pasti effettuate presso supermercati o negozi di generi alimentari, purché dallo scontrino risulti chiara la descrizione della natura dei beni acquistati. Deve naturalmente trattarsi di acquisto di generi alimentari sostitutivi del pasto e non di altri beni di uso strettamente personale. Nel caso di missione o trasferta all estero, se la ricevuta non contiene i tipici elementi indicati nel comma 3 del presente articolo, è necessario che l interessato presenti una dichiarazione con la quale attesta che la normativa del paese non prevede tali regole e ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 9

11 certifica, sotto la propria responsabilità, che le spese sono ammissibili ai sensi del Regolamento. Quando si è in missione, il personale dipendente contrattualizzato non ha diritto al buono pasto. Art. 11 Spese di alloggio Per il rimborso delle spese di alloggio, sia in Italia sia all estero, occorre fare riferimento alla categoria dell albergo: 4 stelle per il gruppo A 3 stelle per il gruppo B Il personale compreso nel gruppo B può alloggiare in un albergo a 4 stelle se dimostra la convenienza economica rispetto al 3 stelle. E ammessa al rimborso la spesa di albergo per una camera singola o, in caso di indisponibilità, di una camera doppia uso singola. Nel caso venga utilizzata una camera doppia si procede al rimborso del 50% del prezzo della camera. Qualora dalla fattura risulti che un altra persona ha soggiornato insieme all interessato, la spesa sarà rimborsata per la metà. Di norma, la spesa della prima colazione è inclusa nel costo del pernottamento. Se invece la prima colazione ha un costo a parte, questo deve risultare nella ricevuta e il relativo importo concorre al raggiungimento del massimale di spesa giornaliero dei pasti. Analoga impostazione si ha nel caso in cui si scelga la mezza pensione o pensione completa. Il rimborsi avviene sempre nel limite massimo giornaliero dei pasti. Si ricorda comunque che il diritto ad uno o due pasti è connesso alle ore trascorse in missione o trasferta. Per il rimborso bisogna presentare la ricevuta. Se la prenotazione avviene tramite siti web (come per esempio: Trivago, Expedia) ai fini del rimborso occorre presentare la stampa della prenotazione e la ricevuta dell avvenuto pagamento. E ammesso anche il rimborso delle spese di alloggio in appartamenti in locazione o presso residenze turistico alberghiere, purché economicamente più convenienti rispetto al costo dell albergo, nella medesima località. Tale circostanza deve essere comprovata dall interessato in sede di autorizzazione. Ai fini del rimborso occorre presentare la ricevuta di pagamento quietanzata. Art. 12 Missioni e trasferte all estero Per le missioni e trasferte all estero sono previste due modalità di rimborso: il rimborso documentato il trattamento alternativo. In sede di richiesta di autorizzazione alla missione, l interessato è tenuto a scegliere il tipo di rimborso. ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 10

12 Il trattamento alternativo può essere richiesto solo per missioni o trasferte di almeno 24 ore compiute considerando anche le ore di viaggio. Nel caso di rimborso documentato si ha diritto al rimborso delle spese di viaggio, vitto e alloggio in base a quanto riportato nelle tabelle 1 e 2 del Regolamento (limiti e importi stabiliti dal DM 23 marzo 2011 del Ministero degli Affari Esteri a seguito dell abrogazione della diaria all estero). Si ha diritto inoltre al rimborso delle spese di trasporto per gli spostamenti nel luogo di missione o trasferta con i mezzi pubblici. Per gli spostamenti nell area urbana di missione o trasferta è ammesso anche il rimborso delle spese del taxi, preventivamente autorizzate, nella misura massima giornaliera di 25,00 euro. A tale importo si aggiunge il rimborso delle spese di taxi sostenute per raggiungere aeroporto, stazioni o porti nel paese estero. Nel caso di trattamento alternativo si ha diritto al rimborso delle spese di viaggio e di una somma forfettaria che copre le spese di vitto, alloggio e trasporto. La somma forfettaria è individuata dal citato DM in relazione ai paesi di destinazione, raggruppati in sette Aree. Gli importi forfettari sono uguali per i due gruppi, A e B, di personale. Il trattamento alternativo è riconosciuto nella misura intera per ogni 24 ore di missione compiute; per periodi compresi tra le 12 e le 24 ore continuative si ha diritto alla metà dell importo e per periodi inferiori alle 12 ore non si ha diritto ad alcuna somma. Scegliendo questa opzione non si ha diritto al rimborso delle spese per i trasporti urbani nell area della missione o della trasferta. Resta invece confermata l ammissibilità delle spese per raggiungere aeroporti, stazioni e porti in Italia. In caso di fruizione gratuita di alloggio e/o di vitto, non è possibile riconoscere il trattamento alternativo. In tal caso si applicherà il rimborso documentato. Per stabilire il corretto regime tributario del trattamento alternativo, occorre far riferimento all art. 51 comma 5 del DPR 917/76 TUIR, che stabilisce l esenzione dal reddito imponibile dell importo forfettario nel limite massimo giornaliero di 77,47 euro per l estero. Gli importi fissati dal DM a titolo di trattamento alternativo per ogni Area superano l importo esente e quindi per la differenza devono essere tassati. Nella tabella sono riportati gli importi soggetti a contribuzione e tassazione per ogni Area: AREA TRATTAMENTO ALTERNATIVO DI MISSIONE Gruppo A e B importi giornalieri in euro Importo esente da contribuzione e tassazione Importo lordo percipiente sottoposto a contribuzione e tassazione AREA A 120,00 77,47 42,53 AREA B 120,00 77,47 42,53 AREA C 120,00 77,47 42,53 AREA D 125,00 77,47 47,53 AREA E 130,00 77,47 52,53 AREA F 140,00 77,47 62,53 AREA G 155,00 77,47 77,53 ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 11

13 In CIA, per assegnare il trattamento alternativo, è necessario inserire prima le spese di treno e/o aereo e solo successivamente il trattamento alternativo per le relative giornate. In caso di richiesta del trattamento alternativo per un periodo compreso tra le 12 e 24 ore, poiché CIA non calcola in automatico la metà dell importo forfettario spettante, è necessario procedere manualmente. Si deve calcolare: - la metà del trattamento alternativo (con relativa quota esente) per le giornate in cui la missione o trasferta ha una durata compresa tra le 12 e 24 ore (in genere il primo e l ultimo giorno); - il trattamento alternativo nella misura intera (e relativa quota esente) per tutti i giorni in cui si ha diritto all importo forfettario nella misura intera. L importo complessivo deve essere inserito nella maschera diaria, flaggando la voce manuale. Nella tabella sono riportati gli importi al 50% del trattamento alternativo e i relativi importi esenti e soggetti a tassazione: AREA TRATTAMENTO ALTERNATIVO DI MISSIONE Gruppo A e B importi giornalieri in euro Importo esente da contribuzione e tassazione Importo lordo percipiente sottoposto a contribuzione e tassazione AREA A 60,00 38,74 21,27 AREA B 60,00 38,74 21,27 AREA C 60,00 38,74 21,27 AREA D 62,50 38,74 23,77 AREA E 65,00 38,74 26,27 AREA F 70,00 38,74 31,27 AREA G 77,50 38,74 38,77 Art. 13 Anticipazione delle spese L anticipo di missione può essere richiesto dal personale con rapporto dipendente e dagli esterni che percepiscono una remunerazione. L istituto dell anticipazione deve conciliare l esigenza degli interessati con la tutela dell amministrazione che si espone finanziariamente, pertanto l Ateneo deve avere la possibilità di potersi rivalere ai fini del recupero sulle somme di cui è debitrice. Si riporta il suggerimento espresso dai consiglieri di amministrazione, di procedere alla richiesta di anticipazione solo quando l importo è di un certo rilievo in relazione alla propria retribuzione. L anticipo è concesso per missioni o trasferte superiori ad un giorno e per una spesa di almeno 100 euro. ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 12

14 La richiesta deve pervenire con congruo anticipo e comunque almeno 15 giorni prima della partenza. L erogazione dell anticipo è connessa alle modalità organizzative di ciascuna struttura. Occorre tener presente anche il carico di lavoro nelle diverse strutture che varia nel corso dell anno, per cui non si ritiene corretto stabilire una rigida tempistica per l erogazione dell anticipo. Le spese di viaggio sono anticipate per il loro ammontare presunto. Per le missioni o trasferte in Italia e all estero si anticipa il 75% delle spese di alloggio. Nel caso di opzione per il trattamento alternativo nelle missioni o trasferte all estero si anticipa il 90% dell importo giornaliero previsto. Al termine della missione o trasferta, l interessato è tenuto a presentare la documentazione giustificativa delle spese entro e non oltre 30 giorni, decorsi i quali si procede al recupero delle somme. Se l anticipo risultasse superiore alle spese effettivamente sostenute e ammesse al rimborso, l interessato deve provvedere alla restituzione entro 30 giorni dalla comunicazione del debito. Se l interessato, dopo aver ottenuto l anticipo, non effettua la missione o la trasferta è tenuto a restituirla al più presto e comunque entro 10 giorni dalla data in cui avrebbe avuto inizio lo spostamento. Nel caso di mancata restituzione non è possibile concedere ulteriori anticipi per altre missioni o trasferte finché la situazione debitoria non è completamente sanata. Art. 14 Missioni e trasferte non effettuate o interrotte Nel caso in cui si è impossibilitati ad effettuare una missione o trasferta per gravi motivi, debitamente documentati, (malattia, ricovero, decesso di familiari, eventi naturali eccezionali, sciopero dei mezzi ordinari di trasporto), l interessato deve esperire tutti i tentativi possibili per recuperare le somme sborsate. Per gli importi di cui non si ottiene il rimborso e per le eventuali penali si ha diritto al reintegro da parte dell Ateneo. In assenza di gravi motivi le spese sono a carico dell interessato. Si applicano le medesime regole nel caso in cui il personale dipendente non effettua la missione o è richiamato in sede per motivi di lavoro. Questo caso non è contemplato per gli esterni. Art. 15 Norme finali Il Regolamento è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione nella seduta del 20 dicembre 2013, pubblicato sul Bollettino Ufficiale del 15 gennaio 2014 n.ro 209. Entra in vigore il 30 gennaio 2014 e contestualmente è abrogato il precedente Regolamento. ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 13

15 Le missioni e trasferte con data inizio uguale e/o successiva al 30 gennaio sono soggette alla disciplina del nuovo Regolamento. Le missioni e trasferte iniziate e terminate entro il 29 gennaio, ancorché rimborsate successivamente, sono soggette alla precedente disciplina. Le missioni e trasferte iniziate entro il 29 gennaio e terminate dopo il 30 gennaio devono essere scomposte in due periodi: quello dalla data iniziale al 29 gennaio, il cui rimborso segue le regole pregresse e quello dal 30 gennaio al termine, il cui rimborso avviene con la nuova regolamentazione. E ammessa l applicazione di specifiche discipline dei rimborsi nel caso di progetti di ricerca o mobilità finanziati da terzi sempre nel rispetto della disciplina contributiva e fiscale. Il diritto al rimborso si prescrive entro cinque anni dallo svolgimento della missione o trasferta. Per quanto non previsto, la fonte di riferimento resta la disciplina di carattere generale. ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 14

16 MODULISTICA ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 15

17 Modulo 1 RICHIESTA DI ANTICIPO DI MISSIONE COGNOME E NOME MATRICOLA QUALIFICA IN SERVIZIO PRESSO CHIEDE un anticipo per la missione a Partenza il Rientro il Oggetto della missione MISSIONE IN ITALIA O ALL ESTERO CON RIMBORSO DOCUMENTATO L anticipo può essere erogato per il viaggio nella misura del 100% della spesa prevista e per l alloggio nella misura del 75% della spesa prevista VIAGGIO ALBERGO TIPOLOGIA TOTALE IMPORTO SPESA IMPORTO ANTICIPO RICONOSCIUTO (a cura dell ufficio) MISSIONE ALL ESTERO CON TRATTAMENTO ALTERNATIVO L anticipo può essere erogato per il viaggio nella misura del 100% della spesa prevista e per il trattamento alternativo nella misura del 90% della somma spettante di cui alla tabella 3 del Regolamento TIPOLOGIA IMPORTO SPESA IMPORTO ANTICIPO RICONOSCIUTO (a cura dell ufficio) VIAGGIO TRATTAMENTO ALTERNATIVO (vedi tabella 3 del Regolamento) TOTALE ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 16

18 Il sottoscritto dichiara: di avere non avere percepito altre indennità o rimborsi da altri enti/istituzioni Il sottoscritto si impegna inoltre: a presentare all ufficio la richiesta di rimborso spese di missione entro 30 giorni dalla conclusione della missione; a restituire l anticipo ricevuto entro 10 giorni dalla data in cui avrebbe avuto inizio la missione, in caso di impossibilità ad effettuarla; qualora l importo dell anticipo risultasse superiore alle spese effettive, a restituire la differenza entro 30 giorni dal termine della missione. EVENTUALI NOTE Data Il richiedente Si autorizza la spesa per missione sui seguenti fondi: F.S. PRENOT/IMPEGNO N. CDR PROGETTO Il Titolare dei fondi di progetto* Il Responsabile della Struttura * La firma è richiesta solo in caso di missioni che gravano su fondi di progetto finalizzati ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 17

19 Modulo 2 RICHIESTA DI INCARICO DI MISSIONE COGNOME E NOME MATRICOLA QUALIFICA IN SERVIZIO PRESSO CHIEDE L AUTORIZZAZIONE A SVOLGERE LA MISSIONE A DAL AL OGGETTO DELLA MISSIONE MEZZI ORDINARI DI VIAGGIO TRENO AEREO NAVE PULLMAN/CORRIERA AUTO DI SERVIZIO MEZZI STRAORDINARI DI VIAGGIO E DI TRASPORTO Il sottoscritto chiede l autorizzazione all uso di uno dei seguenti mezzi straordinari: TAXI AUTO PROPRIA* AUTO A NOLEGGIO *In caso di utilizzo dell auto propria, il sottoscritto, sotto la propria responsabilità, dichiara altresì: di appartenere al personale contrattualizzato di cui al D. Lgs. 165/2011 con funzioni istituzionali di carattere ispettivo, di vigilanza e controllo e che la missione è attinente all esercizio di tali funzioni di appartenere al personale contrattualizzato di cui al D. lgs. 165/2001 senza funzioni istituzionali di carattere ispettivo, di vigilanza e controllo (solo per missioni fuori dalla circoscrizione provinciale; in tal caso la presente autorizzazione vale ai soli fini assicurativi e non comporta il diritto al rimborso delle spese) Itinerario Km totali percorsi A/R Tipo vettura targa Il sottoscritto solleva l Amministrazione da qualsiasi responsabilità diretta o indiretta circa l uso di tale mezzo. ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 18

20 MEZZI STRAORDINARI DI VIAGGIO E DI TRASPORTO E obbligatoria la compilazione pena il mancato rimborso delle relative spese Viaggio (auto propria o a noleggio) sciopero dei mezzi ordinari di trasporto il luogo della missione non è servito da mezzi ordinari di linea convenienza economica per l Università di Bologna particolari esigenze di servizio e/o necessità di raggiungere il luogo o di rientrare al più presto in sede per motivi istituzionali trasporto di materiali e/o strumenti delicati o ingombranti incompatibilità di orario dei mezzi ordinari di trasporto con le esigenze dell attività oggetto della missione Trasporto nella sede di servizio (taxi o auto a noleggio) sciopero dei mezzi ordinari di trasporto trasporto di materiali e/o strumenti delicati o ingombranti utilizzo nella fascia oraria dalle ore alle ore 7.00 difficoltà a deambulare debitamente certificata incompatibilità di orario dei mezzi ordinari di trasporto con le esigenze di servizio Trasporto nel luogo di missione (taxi o auto a noleggio) sciopero dei mezzi ordinari di trasporto trasporto di materiali e/o strumenti delicati o ingombranti utilizzo nella fascia oraria dalle ore alle ore 7.00 difficoltà a deambulare debitamente certificata incompatibilità di orario dei mezzi ordinari di trasporto con le esigenze di servizio nel caso di missioni all estero per motivi di sicurezza del paese di destinazione EVENTUALI NOTE ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 19

21 MISSIONI ALL ESTERO Il sottoscritto opta per la seguente modalità di rimborso delle spese: RIMBORSO DOCUMENTATO (con presentazione dei documenti di spesa in originale) TRATTAMENTO ALTERNATIVO (solo per missioni all estero, superiori a un giorno, incluso il tempo del viaggio) Data Il richiedente Vista la richiesta si autorizza la missione sui seguenti fondi: F.S. PRENOT/IMPEGNO N CDR PROGETTO Verificata altresì la sussistenza dei presupposti all utilizzo dell auto propria (ove richiesto), si autorizza la copertura assicurativa sui seguenti fondi: F.S. PRENOT/IMPEGNO N CDR Il Titolare dei fondi di progetto* * Il Responsabile della Struttura ** La firma è richiesta solo in caso di missioni che gravano su fondi di progetto finalizzati ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 20

22 Modulo 3 RICHIESTA DI RIMBORSO MISSIONE IN ITALIA COGNOME E NOME MATRICOLA chiede il rimborso delle spese per la missione a Partenza il alle ore da a Rientro il alle ore da a Oggetto della missione Dettaglio spese TIPOLOGIA DI SPESA GIUSTIFICATIVI IMPORTO IN EURO VIAGGIO n. ALBERGO n. PASTI n. AUTOBUS/METRO n. TAXI n. ALTRO (specificare- vedi articolo 7 del Regolamento) n. ALTRO (specificare vedi articolo 7 del Regolamento) n. ALTRO (specificare vedi articolo 7 del Regolamento) n. Il sottoscritto dichiara: di avere non avere percepito altre indennità o rimborsi da altri enti/istituzioni di avere non avere ricevuto l anticipo di missione per euro di avere non avere usufruito dell auto propria per complessivi km ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 21

23 Le spese di (specificare la tipologia) sono fatturate dall agenzia di viaggio, per un importo pari a euro Le spese di (specificare la tipologia) sono state sostenute con carta di credito di servizio, per un importo pari a euro NOTE Data Il richiedente Si autorizza la spesa per missione sui seguenti fondi: F.S. PRENOT/IMPEGNO N. CDR PROGETTO Il Titolare dei fondi di progetto* Il Responsabile della Struttura * La firma è richiesta solo in caso di missioni che gravano su fondi di progetto finalizzati ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 22

24 Modulo 4 RICHIESTA DI RIMBORSO MISSIONE ALL ESTERO COGNOME E NOME MATRICOLA chiede il rimborso delle spese per la missione a Partenza il alle ore da a Rientro il alle ore da a Oggetto della missione CHIEDE: IL RIMBORSO DOCUMENTATO DELLE SEGUENTI SPESE: TIPOLOGIA GIUSTIFICATIVI IMPORTO IN VALUTA ESTERA VIAGGIO n. ALBERGO n. PASTI n. AUTOBUS/METRO n. TAXI n. IMPORTO IN EURO ALTRO (specificare vedi art 7 del Regolamento ) ALTRO (specificare vedi art 7 del Regolamento ) ALTRO (specificare vedi art 7 del Regolamento ) n. n. n. IL TRATTAMENTO ALTERNATIVO, oltre alle spese di viaggio, secondo gli importi previsti nella tabella 3 del Regolamento delle missioni e delle trasferte. ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 23

25 Dichiara inoltre: di avere non avere percepito altre indennità o rimborsi da altri enti/istituzioni di avere non avere ricevuto l anticipo di missione per euro di avere non avere usufruito dell auto propria per complessivi km Le spese di (specificare la tipologia) sono fatturate dall agenzia di viaggio, per un importo pari a euro Le spese di (specificare la tipologia) sono state sostenute con carta di credito di servizio, per un importo pari a euro EVENTUALI NOTE Data Il richiedente Si autorizza la spesa per missione sui seguenti fondi: F.S. PRENOT/IMPEGNO N. CDR PROGETTO Il Titolare dei fondi di progetto* Il Responsabile della Struttura * La firma è richiesta solo in caso di missioni che gravano su fondi di progetto finalizzati ARAG-Settore trattamenti economici Pag. 24