ericsoft [ hotel 3 ] SCHEDA TECNICA Prenotazioni

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1 ericsoft [ hotel 3 ] SCHEDA TECNICA Prenotazioni Gestione o L inserimento di una prenotazione può avvenire sia specificando il numero di risorsa (camera, piazzola, sala, appartamento) che indicando solamente la tipologia della risorsa richiesta, demandando ad un secondo momento, l assegnazione. o Ogni prenotazione viene classificata con un numero di protocollo che può essere comunicato al cliente ed essere utilizzato per evitare incomprensioni o errori nelle successive comunicazioni. o Ogni scheda di prenotazione può essere immessa nel sistema attribuendole uno qualsiasi degli stati seguenti: Waitlist: solo in questo stato la prenotazione non compare nei planning e non da luogo al decremento della disponibilità. Apposite ricerche e stampe consentono di conoscere in qualsiasi momento le prenotazioni in attesa di essere prese in considerazione. Opzionata: una prenotazione viene memorizzata in questo stato quando si intende condizionare la sua conferma a particolari accordi entro una determinata data di opzione, scaduta la quale la prenotazione sarà classificata come opzione scaduta. Prenotata: è lo stato che si predilige per le prenotazioni che non sono sottoposte alla procedura di conferma. Confermata: quando per una prenotazione opzionata vengono assolti gli obblighi stabiliti, essa viene posta in questo stato. Bloccata: ad una prenotazione che si trova in questo stato, non può essere modificato il numero di camera. Presente: stato assunto da tutte le prenotazioni all atto del check in. No Show: tutte le prenotazioni in stato di opzionata, prenotata, confermata e bloccata che non vengono messe in stato di presente entro la data indicata per l arrivo, vengono spostate in automatico in questo stato. In qualsiasi momento, e soprattutto in fase di prenotazione, è possibile conoscere lo storico soggiorni dei clienti, compresi i No Show. o Un meccanismo di recupero automatico delle informazioni, consente di compilare una prenotazione in modo veloce, sicuro e conforme agli accordi presi con i clienti per quanto riguarda le convenzioni di pagamento, i listini e i dati di fatturazione precedentemente specificati dagli addetti al booking. o A fini statistici è possibile completare una scheda di prenotazione con numerose informazioni quali i dati di provenienza, i mezzi utilizzati, la fascia di mercato, il canale di vendita, la tipologia di clientela. 1/ 15

2 o Sulle schede possono essere memorizzati i dati della carta di credito con la quale il cliente garantisce il soggiorno. Questa operazione può essere eseguita con l ausilio di un lettore che istantaneamente riporta in scheda tutti i dati eliminando eventuali errori di trascrizione. o All interno della scheda di prenotazione sono forniti gli strumenti per agevolare operazioni quali la stampa di lettere o preventivi, la stampa di richieste di conferma, la gestione di acconti, depositi e caparre e delle relative stampe. o Nella scheda di prenotazione è possibile riporre una copia scansionata di tutti i documenti cartacei oppure la copia di una mail o i relativi allegati scambiati fra il cliente e i responsabili del booking. o Dalla scheda di prenotazione è, inoltre, possibile pianificare in anticipo una serie di addebiti (denominati ricorrenze) da eseguirsi in date prescelte comprese nel periodo di soggiorno. o Il concetto di gruppo è stato ampliato fino a diventare di convegno. In quest ottica la data di arrivo delle schede componenti può essere tra loro differente, cosi come la data di partenza (se ne deduce che il gruppo ne è un caso particolare in cui tutti arrivano nello stesso giorno e tutti ripartono lo stesso giorno). o L inserimento di una prenotazione di gruppo (o per un convegno) può essere fatta in tre passaggi successivi: Impegno risorse; dove si indicano quali e quante risorse sono richieste e per quale periodo. Questo stato serve a scalare le risorse dalla disponibilità globale. Ma nello stesso tempo non costringe a conoscere dettagli sull offerta, sul prezzo e, soprattutto, sull assegnazione. Definizione risorse; in aggiunta alle informazioni dell Impegno, si indicano il numero degli occupanti, il trattamento, la retta ed eventuali supplementi o riduzioni. Al termine di tale definizione, si avrà sulla scheda di gruppo il prezzo dell intero soggiorno del gruppo o del convegno raggruppato per casistiche uguali. In questa fase non viene, ancora, presa in considerazione l assegnazione delle risorse. Assegnazione; in genere fatta dopo aver ricevuto l elenco degli occupanti (o Rooming list), è l operazione in cui si assegnano le risorse disponibili cosicché sia tutto pronto e stabilito per l operazione di Check in che potrà essere condotta in maniera rapida e precisa. I planning o Planning di periodo; interattivo e altamente personalizzabile, può costituire la base operativa per il ciclo di vita di una prenotazione partendo dal Check - in e arrivando al Check out, passando per la creazione delle schedine di P.S., per la gestione degli addebiti e per la stampa del conto. o Planning Giornaliero; o quadro giornaliero sul quale è possibile avere un prospetto della situazione del giorno dell'intero piano camere nonché tutte le operazioni di gestione del ciclo di vita di una 2/ 15

3 prenotazione. o RAC per Disponibilità di periodo; costituisce uno strumento estremamente veloce e utile per stabilire la disponibilità di risorse raggruppate per tipologia in un dato periodo. o Piantina; simile come logica al Planning giornaliero, questo strumento è in grado di riprodurre graficamente piani o zone della struttura con la reale disposizione delle risorse, per le quali sono disponibili tutte le operazioni di gestione del ciclo di vita di una prenotazione. Disponibilità o Di Periodo; questo strumento è stato studiato per fornire il massimo supporto possibile ai responsabili booking che possono visionare la disponibilità delle risorse suddivise per tipologia, la disponibilità totale di tutte le risorse espressa anche in termini di numero di posti letto e la situazione degli allotment, delle prenotazioni in waitlist e quelle in overbooking. Tutti i dati riportati tengono conto anche delle risorse poste Fuori servizio. o Giornaliera; per far fronte a tutte quelle situazioni in cui è necessario rispondere alla richiesta di disponibilità in modo veloce e sicuro (cliente di passaggio, cliente al telefono ecc.), è stato creato questo strumento che con la sola digitazione della presunta data di arrivo permette di sapere se e quali risorse sono disponibili per il periodo richiesto. o Situazione risorse; con l ausilio di questo strumento il personale di front office può gestire e visionare la condizione di tutte le risorse (libera da rifare, libera rifatta, occupata da rifare, occupata rifatta) onde gestire opportunamente l arrivo di un cliente. Le stesse informazioni sulla condizione delle risorse vengono mostrate sul planning giornaliero e sulla piantina. Alcune fra le innumerevoli stampe realizzate per coadiuvare i responsabili booking: o Situazione annuale prenotazioni: specchio basato su griglia annuale che riporta per ogni giorno la quantità di risorse confermate, la quantità di quelle in attesa di conferma e di quelle in allotment. A titolo statistico viene, anche, riportata la percentuale di occupazione risorse su base annua. o Previsione delle presenze: effettua, per il periodo voluto, una riga per giorno, la previsione delle presenze suddivise per fasce (adulti, ragazzi, bambini, infanti, gratuiti), del numero di risorse occupate e della retta prodotta calcolate sulla base delle prenotazioni in essere. Viene corredata di un prospetto che divide le presenze previste nel periodo per tipo di arrangiamento, per convenzione di pagamento e per prenotante e di un grafico lineare che mostra l andamento della retta prodotta giornalmente nel 3 / 15

4 Check in periodo. o Situazione impegno risorse: mostra, una riga per giorno nel periodo selezionato, il numero di arrivi previsti, di clienti in fermata, di partenze previste e di occupazione suddivisi in termini sia di risorse che di persone. Molto utile a prevedere, per tempo, la mole di lavoro generata dal movimento clienti e, di conseguenza, la quantità di personale necessario a garantire un servizio efficiente. o Specchio settimanale delle presenze: griglia settimanale che mostra, per ogni giorno, il numero di pernotti, di breakfast, di lunch e di dinner per ogni gruppo presente e per tutte le prenotazioni singole raggruppate sotto la dicitura Individuali. o Preparazioni per cucina: mostra, una riga per giorno nel periodo selezionato, il numero di colazioni, pranzi e cene previste sulla base delle prenotazioni in essere e una previsione sul limite massimo del numero di clienti in movimento (clienti in fermata, clienti in arrivo e clienti in partenza) che potrebbero decidere di servirsi del ristorante. o Giornale delle presenze: per ogni giorno del periodo selezionato, riporta, raggruppato per gruppi, la quantità delle tipologie di risorse riservate (tutte le prenotazioni singole sono raggruppate sotto la dicitura Individuali ), l elenco degli allotment in essere e uno specchio che riporta il totale delle risorse confermate, da confermare e in lista d attesa. L operazione di Check in consente di porre nello stato di presente una qualsiasi scheda di prenotazione in arrivo, fornendo la certezza che siano state date completamente e correttamente l insieme minimo di informazioni necessarie a gestire una scheda cliente presente. In questa fase possono essere aggiunte tutte le informazioni di natura statistico - commerciale previste dalla direzione, assieme alle informazioni anagrafiche del cliente. Possono essere predisposti eventuali sottoconti per far fronte all esigenza espressa da parte dei clienti, alloggiati anche in una stessa risorsa, di suddividere tutti gli addebiti extra. Qualora all interno della struttura sia attivo il sistema di pagamento elettronico, in questa fase si possono programmare e associare ai corrispondenti conti le chip-card. Se il programma è interfacciato con un sistema di controllo accessi, in questa fase avviene la comunicazione per l abilitazione della tessera di ingresso e per l attivazione dei sistemi automatizzati della risorsa. Sono forniti anche strumenti per ottimizzare le operazioni di check in di gruppi o convegni garantendo, così, velocità e precisione da parte degli addetti. Pubblica sicurezza Con l inserimento delle schedine, viene aggiornato automaticamente l archivio indirizzi generale e viene fornita la possibilità di eseguire la stampa su carta, a video e su file del tabulato ISTAT (Tavola A), dei modelli C59/C60 e della Comunicazione di P.S. Sono stati predisposti strumenti per il controllo dell avvenuta registrazione di tutti gli ospiti, per facilitare la compilazione di schedine di gruppo e per ricercare 4/ 15

5 tutti gli alloggiati all interno della struttura. Durante l inserimento delle schedine in osservanza all obbligo di legge sulla privacy, il programma richiede se il cliente ha firmato il consenso per il trattamento delle informazioni, al fine di poter escludere dai mailing coloro i quali non lo hanno fatto. Anche le liste per la portineria o le liste a video che vengono consultate, per esempio in seguito a una telefonata per ricercare il numero di camera, mostrano se il cliente ha autorizzato il trattamento delle informazioni cosicché sia possibile prevenire errori da parte degli operatori front-office nel fornire informazioni non autorizzate. Live in L aggiornamento dei dati di una scheda cliente risulta immediato e semplice purché l operatore goda dei permessi necessari a farlo. Se opportunamente impostato, il programma memorizza tutte le variazioni di retta sotto forma di rettifica con l autore, la data e l ora di esecuzione, consentendo un pieno controllo sull operato degli utenti. In qualsiasi momento (anche prima del Check in) è possibile predisporre sottoconti collegati al conto principale della scheda cliente da utilizzarsi per gli addebiti extra, per l addebito di una parte della retta, per l arrivo posticipato o la partenza anticipata di uno o più occupanti. Collegando opportunamente le schedine ( o uno o più famigliari di una schedina) alle eventuali persone del sottoconto, si otterrà l aggiornamento automatico di tutti i moduli di P.S. quali modelli C59/C60 e Tavola A con la reale data di arrivo o di partenza rispetto a quella del conto principale. Le metodologie di addebito extra previste dal programma sono di vario tipo: o Addebiti tastiera-mouse: schermate studiate appositamente per eseguire in modo intuitivo e veloce gli addebiti con il semplice ausilio di tastiera e/o mouse. Da qui si possono eseguire anche le operazioni di cancellazione, di modifica, di rettifica e di splitting purché l utente sia autorizzato a farlo. o Addebiti penne ottiche: dispositivo per la lettura di codici a barre che consente di memorizzare l addebito in tempo reale senza trascrizioni o passaggi di informazioni fra reparti. Molto utile per il riscontro delle consumazioni dei Frigobar, consente all addetto di effettuare il ricarico e gli addebiti contemporaneamente. o Addebiti da ristorante: se dotato della soluzione di Ericsoft per la gestione ristorante e POS, gli addebiti del ristorante (ma anche dei bar, di negozi interni, di piscine e di servizi di affitto materiale) possono essere direttamente trasferiti sul conto del cliente in tempo reale con la possibilità di stampare un buono di consumo per la controfirma. o Addebiti chip-card: attraverso la medesima soluzione è possibile introdurre l utilizzo di tessere chip card o transponder a braccialetto, anche precaricate, che il cliente potrà utilizzare all interno della struttura. o Addebiti ricorrenti: funzionalità che consente all atto della prenotazione, o comunque prima del check-in della scheda cliente, di effettuare una serie di preaddebiti nelle opportune date in seguito a particolari servizi richiesti dal cliente. 5 / 15

6 Check out La procedura di emissione conto prevede la possibilità di selezionare, attraverso numerosi filtri, uno o più conti da chiudere. La stampa dei conti avviene dopo la visualizzazione di una maschera di anteprima che consente di verificare la correttezza dei dati, di eseguire modifiche dell ultimo momento, di cambiare modalità di visualizzazione del conto stesso e di selezionare il tipo di documento che il cliente desidera: proforma, ricevuta fiscale, fattura, estratto conto e quant altro definito a livello di manutenzione. Dopo l anteprima, possono essere fornite le informazioni sull intestazione del documento, sulla composizione della distinta di pagamento, sul cambio divisa e sui destinatari di eventuali sospesi. E anche consentita l'emissione anticipata del conto del cliente calcolato fino al giorno corrente o fino alla fine del soggiorno. In quest ultima ipotesi, alla reale partenza del cliente, se non ci sono ulteriori addebiti sul suo conto, sarà sufficiente eseguire la funzione di liberazione della camera. Sono supportate diverse numerazioni dei documenti affinché ogni postazione di check - out possa avere una propria numerazione sui documenti fiscali; in alternativa, se diversamente voluto, tutte le postazioni di check - out possono condividere la stessa numerazione. Chiusura giornaliera Al termine della giornata lavorativa si può procedere all elaborazione della chiusura e alla stampa dei report inerenti i dati gestionali, attraverso un semplice click su un bottone. Consente la visione di dati parziali riferiti a singoli operatori oppure consente il trattamento dei dati globali. o Chiusura generale: mostra la situazione corrispettivi suddivisi per aliquota I.V.A., i dati di occupazione di clienti, risorse e letti della giornata, la situazione cassa suddivisa per i vari tipi di pagamento e di possibili divise straniere, situazione sospesi, situazione depositi, produzione giornaliera divisa per comparto e la situazione arrangiamenti del giorno con Arrivi, Partenze e Fermate. o Documenti emessi del giorno: mostra l elenco, suddiviso per operatore, dei documenti emessi nella giornata riportando per ognuno il tipo (Ric. Fisc. o fattura), il numero, l intestatario, il numero di risorsa, il totale documento, la parte a cassa e la parte a sospeso. o Incasso documenti per comparto: mostra il totale fatturato nella giornata suddiviso per comparti. o Addebiti del giorno: mostra l elenco degli addebiti eseguiti in giornata suddiviso per operatore e comparto. o Addebiti cancellati: mostra l elenco degli addebiti cancellati nella giornata suddivisi per operatore e per comparto. o Addebiti rettificati: mostra l elenco degli addebiti rettificati nella giornata suddivisi per operatore e per comparto. o Sospesi: elenco dei sospesi emessi, chiusi e 6 / 15

7 incassati suddiviso per operatore competente. o Depositi: elenco di tutti i depositi percepiti da tutti i clienti. o Deposito dei prenotati: elenco dei depositi dei soli clienti prenotati (Caparre). o Deposito dei presenti: elenco dei depositi dei soli clienti presenti (Deposito beni e valori). o Prima nota pagamenti: elenco suddiviso per tipi di pagamento, che riporta tutti i movimenti a cassa dei documenti emessi oggi. o Prima nota documenti: elenco di tutti i documenti che hanno movimentato la cassa. o Occupazione: stampa che riporta l occupazione espressa in termini di clienti, di risorse e di posti letto raffrontando i dati con il corrispondente periodo dell anno precedente. o Sospesi in scadenza: elenco dei sospesi in scadenza che riporta cliente, scheda di riferimento, dati del documento da saldare, importo e operatore competente. o Opzioni scadute: elenco raggruppato per operatore competente, di tutte le schede di prenotazione a cui sono scadute le date di opzione entro le quali erano attese le caparre confirmatorie. o Waitlist scadute: elenco di tutte le prenotazioni in lista di attesa previste in per la giornata. Le stampe possono, opzionalmente, essere visualizzate in anteprima oppure stampate. E altresì possibile definire quali stampe debbano obbligatoriamente essere stampate nel momento in cui si lancia l elaborazione della chiusura. Contabilità Sono fornite funzionalità di ricerca e gestione dei documenti emessi attraverso le quali è possibile ripristinare documenti errati, per poi eventualmente ristamparli, oppure modificare la distinta di incasso. La gestione dei sospesi consente di visualizzare la situazione nel suo complesso oppure di analizzarla per singolo cliente consentendo la consultazione anche delle partite chiuse. Ad un sospeso può essere cambiato l intestatario di riferimento e può essere spezzato per essere incassato parzialmente. La gestione acconti consente di fatturare anticipi e acconti collegandoli all anagrafica del pagante oppure alla sua scheda cosicché, in fase di check out, venga automaticamente scalato dal totale del documento fiscale di fine soggiorno. Un acconto, ad esempio inviato da una agenzia, può essere scomposto in parti più piccole per essere utilizzato in diverse occasioni. Gestione emissione documenti per clienti di passaggio che usufruiscono di servizi aggiunti quali ristorante, bar, caffetteria, sala da ballo, ecc. Stampe fornite a supporto: o Documenti emessi: elenco di tutti i documenti emessi con informazioni sui relativi soggiorni, nel periodo indicato che riporta, opzionalmente, il dettaglio per singolo extra o per comparto. o Sospesi emessi: elenco di tutti i documenti sospesi con informazioni sui relativi soggiorni, nel periodo indicato che riporta, opzionalmente anche il dettaglio per extra o per comparto. o Sospesi emessi per intestatario: elenco di tutti i documenti sospesi raggruppati per intestatario. o Sospesi emessi in scadenza: schema di tutti i sospesi in scadenza entro 30, 60, 90 o più giorni raggruppati per anagrafica. 7 / 15

8 o Elenco depositi nel periodo: elenco di tutti i depositi in un determinato periodo raggruppati per cliente. o Fatturato per anagrafica: classifica del fatturato generato da ciascun anagrafica in un determinato periodo con o senza dettaglio. o Corrispettivi suddivisi per aliquota IVA: Situazione corrispettivi suddivisi per aliquota I.V.A. nel periodo indicato. o Produzione arrangiamenti per operatore: produzione del comparto arrangiamenti suddivisa per operatore che ha creato la prenotazione. Molto utile per premi di produzione nel settore marketing. o Situazione pagamenti e sospesi: mostra la situazione cassa suddivisa per i vari tipi di pagamento comprensiva delle parti a sospeso. Ottenibile anche con dettaglio. Statistiche Sono presenti funzionalità progettate al fine di fornire tutti gli strumenti necessari al controllo, alla consultazione, all analisi e all archiviazione, totale o parziale, dei dati di gestione della struttura. Il prospetto, uno degli strumenti più rappresentativi, analizza e compara i dati e le statistiche relativi a qualsiasi periodo per ottenere dati sulla produzione (suddivisa per arrangiamento e comparti extra) sulle presenze, sui room-nights, sugli arrivi, sulle partenze, sulle percentuali di occupazione (riferite alle camere, al numero minimo di letti e a quello massimo) e sulla produzione media per presenza e per room-night. In sezioni diverse, sono anche riassunti tutti i documenti emessi nel periodo selezionato, suddivisi per causale con totale importo, totale a cassa e totale a sospeso e la situazione sospesi divisa per mastro clienti che riporta il totale dei sospesi emessi nel periodo e, di questi, il totale di quelli incassati e il totale di quelli ancora da incassare. A completamento viene fornito anche un riassunto della situazione acconti col totale degli acconti ricevuti nel periodo, il totale di quelli utilizzati e il totale residuo. Molte sono le stampe fornite a corredo studiate per evidenziare al meglio ogni singolo aspetto della gestione: o Prospetto: versione stampata del prospetto sopra descritto. o Riepilogo comparato dei ricavi: mostra la produzione per comparti del giorno corrente, del mese corrente e dell anno corrente rapportata con i valori degli stessi periodi dell anno precedente evidenziando in valore e in percentuale tutte le variazioni. Allo stesso modo vengono confrontati i dati sull occupazione di risorse e posti letto. o Rilevazione delle presenze: grafico a torta che mostra la proporzione dei clienti rispetto alla nazionalità, alla nazione di residenza, alla regione di residenza e all età, che hanno 8 / 15

9 soggiornato in un determinato periodo. o Indici di occupazione:griglia che riporta il calcolo degli indici di occupazione di un periodo con suddivisione per tipologia di risorsa unitamente a un grafico degli indici espressi in percentuale e a uno specchio riassuntivo della durata media dei soggiorni. o Fatturato per fasce orarie: consente di analizzare il fatturato espresso in fasce orarie definibili a piacere. Molto utile per le attività di servizio. o Situazione addebiti: situazione addebiti raggruppati per comparto, per magazzino e per stato. o Mancati arrivi: situazione dei mancati arrivi di un qualsiasi periodo. Sicurezza L accesso al programma può essere limitato a determinati utenti i quali potranno notificarsi attraverso l impiego del classico nome utente e password oppure tramite la pressione di un pulsante che ne riporta il nominativo oppure tramite una tessera chip-card personale oppure tramite un bracciale con transponder incorporato. Ogni profilo utente può essere configurato sia per quanto riguarda il livello delle informazioni visibili che per le operazioni da esso eseguibili. Sarà il responsabile dell installazione a decidere quali operazioni possono essere compiute da uno specifico utente (operatore front-office, operatore back-office, direzione, etc.) e a quali informazioni può avere accesso. Tutte le operazioni eseguite dagli utenti, ivi incluse le cancellazioni di addebiti dal conto, le rettifiche di prezzi e l emissione di qualsiasi tipo di documento (proforma, scontrino, ricevuta fiscale, fattura) sono memorizzabili e consultabili dal gestore in qualsiasi momento. Il programma è, inoltre, fornito della funzione copie di sicurezza di tutti i dati che può essere eseguita con un semplice click e consente di memorizzare copie di sicurezza sullo stesso disco rigido, sul disco di altre macchine in rete, su appositi supporti quali floppy disk, dischi removibili, CDR e DVDR. In qualunque momento è possibile esportare su uno qualsiasi dei supporti sopra elencati tutti o parte dei documenti emessi con tutti i dati gestionali ad essi connessi. Se e quando sarà ritenuto opportuno potrà essere fatta l operazione contraria (importazione), che consentirà di visionare tutte le statistiche di gestione comprensive dei dati precedentemente archiviati. Anagrafiche La gestione, e soprattutto l inserimento di nuove anagrafiche, è stata integrata sia con la funzione di inserimento delle prenotazioni che con quella di inserimento delle schedine di P.S., favorendo così l aggiornamento dei dati anagrafici del cliente con le usuali operazioni di check-in (necessarie e obbligatorie ad ogni soggiorno). Attraverso la possibilità di creare fino a 99 mastri (Indirizzi, Privati, Ditte, Agenzie, Dipendenti, Gruppi ecc.), le anagrafiche potranno essere suddivise e dettagliate a seconda delle necessità. 9 / 15

10 Per ogni mastro definito è possibile specificare quali dati devono essere richiesti all inserimento, cosicché sarà possibile inibire i dati personali (famigliari e documento d identità) per le anagrafiche di tipo Ditte o Agenzie oppure si potranno disattivare i dati fiscali e commerciali per il mastro Indirizzi. Tramite le anagrafiche è, anche possibile visionare istantaneamente lo storico soggiorni e la situazione sospesi. Fra le possibili informazioni memorizzabili per ogni anagrafica, vi sono l eventuale sito internet del cliente e la sua estremamente utile nel caso si desideri prendere iniziative quali mailing elettronici, liste di distribuzioni per offerte etc. Innumerevoli sono i tipi di stampe che completano la gestione anagrafiche: elenchi, tabulati e prospetti di tutte o parte delle anagrafiche, etichette, buste, statistiche basate su città, nazione, mastro, note. Possibilità di filtrare, in qualsiasi stampa, anche per ultimo anno di soggiorno, cosicché sia possibile estromettere anagrafiche ormai datate. Listini Possibilità di creare fino a listini diversi per ognuno dei quali è possibile creare infinite periodicità (alternanze di stagionalità quali bassa, media, alta, altissima, festivi, feriali, fiere, etc.). I prezzi possono essere definiti a persona oppure a risorsa a seconda dell arrangiamento. Possibilità di definire fino a 10 supplementi calcolati a persona e altri 10 calcolati a risorsa per ogni prenotazione. Ogni listino può essere definito su base giornaliera, settimanale, quindicinale e mensile Per ogni listino possono essere definiti gli scorpori e il loro valore (camera, prima colazione, pranzo e cena o quant altro ritenuto necessario). Per una gestione rapida e precisa dei listini, è stata implementata una funzione di copia, che consente di duplicare in tutte le sue parti un qualsiasi listino esistente, e una di aggiornamento automatico che consente di manipolare, con un singolo click, tutti i prezzi di un listino con variazioni in valore o percentuale sia per arrangiamenti che per supplementi. Magazzino economato Nella moderna dottrina del Food & Beverage, la Gestione magazzino sia a livello di contabilità che a livello di movimentazione, ricopre il ruolo base e costituisce il trampolino di lancio per l economato consentendo, assieme agli opportuni strumenti di analisi, di raggiungere ottimi standard qualitativi, di ottimizzazione degli acquisti, di approfondimento e miglioramento delle procedure di controllo e di supervisione. L anagrafica articoli consente la definizione e la supervisione di tutti gli articoli movimentati all interno della struttura in seguito agli acquisti, alla vendita e ai trasferimenti da un magazzino all altro. Per ogni articolo si possono specificare: due livelli merceologici per aumentare il grado di analiticità delle statistiche; unità di misura di 10 / 15

11 acquisto, di vendita e il rapporto che fra essi intercorre per automatizzare il calcolo delle giacenze; i due fornitori più accreditati alla sua fornitura; prezzi di riferimento concordati onde favorire controlli incrociati alla ricerca di aumenti ingiustificati; il livello di riordino in ciascuno dei 15 magazzini onde prevenire esaurimenti inaspettati; Dall anagrafica di ciascun articolo è possibile accedere alle funzioni di verifica della giacenza espressa in unità di misura di acquisto, di vendita e di valore per ogni singolo magazzino o per la loro totalità. Per tutti quegli articoli, denominati da ora in avanti semilavorati, che sono il risultato di lavorazioni di materie prime (pietanze, porzioni, cocktail etc.) esiste la possibilità di specificare la ricetta (distinta base) con l elenco di tutte le componenti e relative quantità. Tenendo presente che un semilavorato può contenere all interno della propria ricetta un altro semilavorato, si deduce che le ricette possono essere a infiniti livelli. Una simile elasticità consente di rappresentare anche i più sofisticati scenari, garantendo una precisione altrimenti difficilmente ottenibile. La movimentazione degli articoli avviene tramite l inserimento e la memorizzazione di diverse tipologie di documenti: fatture dei fornitori, bolle dei fornitori, note di credito ai fornitori, trasferimenti interni fra magazzini, saldi iniziali, scarti e ammanchi, deperimento e deprezzamento merce e scarichi indotti dagli addebiti (chiusure). All atto dell inserimento delle fatture dei fornitori, è possibile specificare anche le condizioni di pagamento praticate, cosicché lo scadenziario sia aggiornato e permetta di avere sempre sotto controllo i pagamenti da effettuare. In automatico vengono creati anche i movimenti di prima nota cosicché il conto associato al fornitore risulti sempre aggiornato e fornisca in ogni momento la situazione dare/avere. In aggiunta alle schermate di gestione e di controllo, sono fornite stampe di vario genere: o Elenco dei movimenti di magazzino ordinati per data. o Costo di acquisto medio ponderato di ogni articolo suddiviso anche per fornitore diverso. o Lista analitica per l'incidenza di ogni articolo nel calcolo del costo pasto. o Estratto conto di un mastrino con dare, avere e saldo progressivo. o Elenco delle registrazioni da N a N oppure da data a data oppure per mastrino o Elenco scadenze di primanota (chiuse, aperte o entrambe) da data a data e per anagrafiche. o Lista degli articoli sotto scorta raggruppati per fornitore principale. o Stampa inventario di magazzino. o Schede articoli di magazzino. Allotment Quello degli allotments è diventato un capitolo di primaria importanza nella gestione di alcune tipologie di hotel al punto tale che Ericsoft ha sentito l esigenza di fornire una serie di strumenti studiati appositamente per la loro definizione, gestione e controllo. La fase di definizione permette di inserire contratti di allotments sia per risorse specifiche sia per un gruppo generico di cui è nota solo la tipologia. Ogni agenzia ( o prenotante in genere ) può avere infiniti contratti ognuno dei quali valido, per esempio, solo in determinati periodi oppure avente diverso periodo di release oppure avente diverso listino di riferimento. 11 / 15

12 Gli automatismi del programma scattano all atto di inserimento delle prenotazioni il cui prenotante ha anche dei contratti di allotments con parametri che si conciliano con quelli della prenotazione stessa. A quel punto sarà mostrata una tabella che riporta per ogni giorno il numero totale di camere in allotment, il numero di quelle utilizzate, quindi il numero di quelle rimaste. Sarà facoltà dell operatore scegliere l allotment a cui collegare la prenotazione piuttosto che scegliere di non accettare la prenotazione stessa perché terminata la disponibilità, sempre che non si decida di accettarla comunque in extra-allotment. In ogni momento tutte le liste e le stampe messe a disposizione possono fornire utili informazioni al grado di occupazione e utilizzo degli allotment stessi da parte delle agenzie sia da un punto di visto complessivo che giornaliero: o Elenco allotment: mostra tutti i contratti in essere raggruppati per prenotante, con quantità e tipologia delle risorse, data di validità del contratto, release e listino di riferimento. o Conteggio allotment utilizzati: mostra il conteggio degli allotment utilizzati di una determinata agenzia elencando gli estremi dell allotment (tipologia, quantità, release inizio, fine, durata e listino) la quantità totale di giorni-camera, la quantità utilizzata e quella ancora libera. Al termine viene mostrato anche un prospetto riassuntivo delle prenotazioni associate al prenotante extra - allotment. o Previsione di utilizzo allotment: conteggio degli allotment utilizzati e in previsione di utilizzo sulla base delle prenotazioni esistenti di una determinata agenzia. o Dettaglio allotment per data: elenco degli allotment di una anagrafica dettagliati per data. Pagamento elettronico L adozione di sistemi di pagamento elettronico (Chip card, Badge magnetici, Transponder) consente di centralizzare e limitare il trattamento del denaro a una cerchia più ristretta di persone, migliorando i processi di controllo e verifica dell operato da parte della proprietà e/o della direzione. Nelle strutture che adottano tale sistema, inoltre, si è osservato un incremento del venduto grazie alla semplicità e alla praticità con cui un cliente può consumare. Il sistema può essere configurato per operare nella modalità tessere prepagate (a credito) oppure nella modalità tessere di riconoscimento (a debito). L addebito ai clienti avviene utilizzando la loro tessera personale in uno qualsiasi dei punti di addebito installati (bar, ristoranti, piscine, discoteche, campi sportivi, servizi di noleggio etc.) Procedure automatizzate provvedono ad addebitare in tempo reale, sul conto del cliente, tutti gli extra acquistati garantendo l assenza dei disservizi che possono derivare dalla perdita della tessera o dal suo maltrattamento e conseguente malfunzionamento. Al momento di stampare il conto si è certi di avere addebitato tutti gli extra consumati fino a quel momento dal cliente. Sono fornite stampe e strumenti per la verifica del sistema, in particolare: o Elenco delle tessere aperte con dettaglio delle consumazioni raggruppato per punti di addebito. o Riepilogo delle tessere aperte per punti di addebito. o Elenco singoli addebiti per tessera aperta. o Elenco delle tessere chiuse con dettaglio addebiti raggruppato per punti di addebito. o Riepilogo delle tessere chiuse raggruppato per punti di addebito. o Elenco singoli addebiti per tessere chiuse. Penne ottiche 12 / 15

13 Il supporto delle penne ottiche nel programma consente ai camerieri e al personale in genere, di poter inserire gli addebiti direttamente nel computer evitando errori di trascrizione e/o dimenticanze (grazie al loro semplice utilizzo che consiste nel passarle sui codici a barre indicanti la risorsa, gli extra ordinati e/o consumati dal cliente per poi riporle nell apposito calamaio al fine di concludere il processo di addebito). Questa modalità operativa viene sfruttata sia in fase di servizio per tutte quelle vivande considerate extra (bevande, caffetteria, etc.) sia in fase di ricarico dei frigobar nelle camere dei clienti. Con l ausilio delle penne ottiche si può, poi, nelle strutture che forniscono arrangiamenti di mezza pensione o pensione completa, procedere alla raccolta delle ordinazioni ai clienti fra le possibili scelte del menù per il pranzo e per la cena. Evitando così i doppi conteggi e le trascrizioni spesso causa di noiosi errori. Lettore carte di credito E possibile collegare al computer un lettore di carte a banda magnetica attraverso il quale poter snellire le operazioni di check-in e memorizzazione dei dati (numero, validità, intestatario) della carta di credito del cliente. Operazione che viene portata a termine senza alcun errore di trascrizione garantendo l esattezza dei dati per eventuali addebiti. Le informazioni permangono sulla scheda di prenotazione del cliente fino a qualche giorno dopo la sua partenza (il numero di giorni è decidibile a livello di parametrizzazione del programma). Dopodiché saranno cancellate permanentemente dalla base dati onde garantire la massima sicurezza e riservatezza al cliente con la minore responsabilità possibile per l hotel. Building automation Sono forniti gli strumenti che consentono l interfacciamento con programmi di terze parti che gestiscono sistemi di controllo accessi (per la programmazione di badge magnetici che fungono da chiave per l accesso alla camera o a quelle aree della struttura a cui il cliente può accedere, nonché per il controllo e il monitoraggio delle risorse stesse). Attraverso un'unica operazione di check-in effettuata sui programmi Ericsoft, si attiva la gestione del cliente anche sul programma esterno, senza perdite di tempo nella duplicazione dei dati. Documentale e messaggistica Al fine di completare la gestione delle prenotazioni, sono state introdotte funzionalità per gestire immagini scansionate di contratti, accordi, richieste, listini e quant altro costituisca documentazione scambiata con clienti a fronte di una o più prenotazioni. Integrato come una estensione delle anagrafiche, rende possibile associare, ad esempio, la scansione digitale della richiesta fatta da una ditta, agenzia o cliente in genere per la prenotazione di camere, appartamenti o sale convegni cosicché non vi sia il bisogno di mantenere un archivio cartaceo esterno e passibile di usura e perdita. E consentito memorizzare il file contenente il preventivo (redatto ad esempio con una delle applicazioni Microsoft Office) col quale si risponde alla richiesta oppure il listino redatto appositamente per un occasione. Si potranno memorizzare anche eventuali richieste di modifiche o comunicazioni di riduzione o aumento delle risorse richieste avendo così la possibilità di consultare in qualsiasi momento l elenco delle comunicazioni intervenute tra la struttura e il cliente stesso dimostrando, in qualunque momento, chi, come e quando ha comunicato variazioni all accordo. 13 / 15

14 Centralino telefonico E fornita la possibilità di importare all interno del programma tutte le telefonate gestite da un centralino, addebitando sul conto dei clienti le telefonate da loro eseguite o tenendo traccia in un archivio parallelo delle telefonate non eseguite dalle camere e che quindi non possono essere addebitate. Sono forniti strumenti e stampe attraverso i quali si potranno controllare tutte le telefonate fatte in un determinato periodo da qualsiasi telefono presente e collegato al centralino. Per alcuni modelli di centralini (occorre richiederne la lista direttamente a Ericsoft) sono fornite funzionalità di comunicazione bi-direzionale che consentono di attivare e disattivare via software i telefoni, di impostare sveglie e di eseguire dal telefono l addebito di servizi fra i quali le consumazioni frigobar. Export contabilità Il programma è corredato di tutti gli strumenti necessari ad esportare i dati contabili della giornata (corrispettivi, documenti, sospesi) verso programmi di gestione contabile di terze parti. Assieme al vantaggio di non perdere tempo nella trascrizione, si consideri l aumento della sicurezza di tale operazione non affetta più da possibili errori umani. E, opzionalmente, possibile aprire in contabilità un mastrino separato per i clienti per i quali lo si ritiene necessario potendo gestire le partite aperte e gli estratti conto direttamente dal programma esterno. Naturalmente, se più strutture (hotel, residence, villaggi, locali, ristoranti etc.) hanno in comune un unico centro contabile, è possibile centralizzare i movimenti contabili in un unico contenitore agevolando, così, la gestione delle partite aperte, dei sospesi e dei rientri economici. Caratteristiche generali Grazie al semplice ma sofisticato meccanismo di gestione delle stampe, è immediato procedere all esportazione dei dati desiderati verso applicativi di Office Automation di terze parti tra i quali Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access ) per attività di analisi e di promozione. E disponibile un potente HELP in linea che facilità l'utilizzo e la comprensione delle funzioni del programma. Gestione e condivisione di tutte le stampanti configurate nel pannello di controllo del sistema operativo. Le versioni Versione Light o Planning di periodo. o Planning giornaliero. o Piantina. o Disponibilità di periodo. o Disponibilità giornaliera. o Prenotazione schede per risorsa o solo per tipologia. o Lista arrivi, partenze, presenze sia del giorno che di periodo. o Prospetto preparazioni per cucina e preparazioni per governante. o Schedine di PS con famigliari (con data di partenza diversa). o Lista schedine, C59 e C60, Tavola A, comunicazione e registro di PS. o Addebiti extra o Lista addebiti extra, addebiti cancellati e addebiti rettificati o Conti clienti, personalizzabili nella forma e nel contenuto o Lista documenti emessi anche con dettaglio o Chiusura contabile con riepilogo di produzione, addebiti e documenti emessi o Liste waitlist scadute, mancati arrivi, preparazioni. o Gestione anagrafiche o Liste rubrica, etichette per mailing, buste, anagrafiche. o Gestione del listino con stagionalità, supplementi a camera e a persona o Stampa listini prestazioni e listino extra. Versione Professional o Versione Light o Gestione pacchetti. o Contratti commerciale collegati alle anagrafiche. o Gestione sospesi. 14 / 15

15 o Gestione gruppi. o Gestione operatori e password. o Recupero dati dall anagrafica e dai soggiorni precedenti. o Gestione di listini. o Gestione Depositi (caparre confirmatorie). o Data di scadenza delle prenotazioni opzionate. o Voucher. o Possibilità di eseguire spostamenti di risorsa. o Gestione di addebiti ricorrenti. o Dati statistici, di riferimento e commerciali sulle schede di prenotazione. o Gestione sottoconti. o Possibilità di esportare qualsiasi report nei formati più diffusi. o Gestione delle risorse fuori servizio. o Gestione degli eventi. o Situazione camere. o Gestione menù ristorante. o Visualizzazione e stampa delle statistiche. o Gestione primanota. o Gestione documenti fiscali. Moduli aggiuntivi Magazzino economato Allotment Pagamento elettronico Penne ottiche Lettore carte di credito Building automation Documentale e messaggistica Centralino telefonico Centralino telefonico attivo Export contabilità Requisiti di sistema Microprocessore Pentium II o superiore 32 MB di RAM (consigliati 64 MB) per i client 128 MB di RAM (consigliati 256 MB) per il server Disco Rigido con 100 MB disponibili Unità CD-ROM (si consigliano scheda audio e casse acustiche). Scheda grafica VGA (si consiglia Super VGA o superiore). Mouse Microsoft o 100% compatibile Sistema operativo Microsoft Windows 95, Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000, Windows XP. Reti supportate Reti basate sui sistemi operativi Windows Tutte le reti che supportano interamente la compatibilità con Windows, inclusa Novell Netware 15 / 15

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