Servizio e-business Saipem Acquisto a catalogo elettronico - Omaggistica. Manuale Fornitore

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1 Servizio e-business Saipem Acquisto a catalogo elettronico - Omaggistica Manuale Fornitore

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Acquisto a catalogo elettronico - Omaggistica in qualità di Fornitore. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizi. 2

3 Sommario Sommario... 3 Flusso Omaggistica... 4 Creazione proposta entrata merce... 8 Informazioni utili Copyright e Trademark

4 Flusso Omaggistica Richiedente Cliente AM e-business Approvatori Supervisore A B Sistema e- Business Fornitore Richiesta Credenziali Invio Credenziali via mail Portale NO 1 Creazione SB mail NO 2 Approvazione mail SI 3 Approvazione SB? 1 step 2 step mail 4 Approvazione SB? 3 step 5 Invio mail Ricezione ODA Evasione ODA NO Inserimento PEM 10 9 Approvazione? SI 10 Registrazione EM 4 4

5 Flusso di processo: Descrizione attività ID Attività A B Descrizione Attività Richiesta Abilitazione Rilascio Credenziali Caratteristiche Il richiedente accede al portale e-business e il form elettronico di richiesta abilitazione inserendo i propri dati anagrafici (nome, cognome, matricola, , nome del responsabile, società). I dati inseriti saranno sottoposti a verifica automatica (on-line) con le anagrafiche definite in active directory Saipem. Alla sottomissione della richiesta di abilitazione, viene automaticamente inoltrata una al servizio di supporto Saipem Profile, con in copia conoscenza il responsabile del richiedente indicato nel form. Sulla base delle informazioni inviate tramite form, il servizio di supporto effetua l abilitazione e ne invia notifica via al richiedente ed in copia al suo responsabile. Soluzione Applicativa Portale E-Business Un volta in possesso delle credenziali di accesso, il richiedente si collega al portale e- Business Saipem e procede alla creazione della richiesta (Shopping Basket), selezionando gli item desiderati dal catalogo elettronico. Contestualmente il richiedente sceglie, da apposito menù a tendina, i nominativi dell approvatore a cui sarà sottoposta la richiesta: 1 Inserimento Richiesta Da Catalogo - 1 step: il sistema proporrà il nominativo del responsabile del cdc/wbs specificati sulla richiesta - 2 step: Se il richiedente non appartiene alla segreteria dell AD o di un 1 riporto AD, il menù a tendina proporrà la lista dei nominativi dei 1 riporti AD, e il richiedente sceglierà il nominativo corrispondente al 1 riporto responsabile per l unità del richiedente stesso Se il richiedente appartiene alla segreteria dell AD o di un 1 riporto AD, allora l unico approvatore selezionabile sarà l AD stesso (o persona da esso delegata) Alla conferma della richiesta, il sistema notifica al primo approvatore (responsabile cdc/wbs) la presenza di una attività di approvazione a sistema 5

6 Flusso di processo: Descrizione attività ID Attività Descrizione Attività Caratteristiche Soluzione Applicativa 2 Approvazione responsabile cdc/wbs Il responsabile di cdc/commessa scelto dal richiedente si collega ad e-business Saipem ed accede alla propria Inbox dove sono raccolte tutte le richieste di approvazione. Il responsabile analizza ogni singola richiesta, procedendo all approvazione o al rifiuto della stessa. In caso di rifiuto, la richiesta torna in carico al richiedente (previa notifica automatica via mail) che potrà effettuarne la modifica o la cancellazione. In caso di approvazione, il sistema notifica all approvatore successivo (specificato dal richiedente al momento della creazione) la presenza di una attività di approvazione a sistema 3 Approvazione 1 riporto AD o AD Il 1 riporto AD (o l AD stesso) si collega ad e-business Saipem ed accede alla propria Inbox dove sono raccolte tutte le richieste di approvazione. L approvatore analizza ogni singola richiesta, procedendo all approvazione o al rifiuto della stessa. In caso di rifiuto, la richiesta torna in carico al richiedente (previa notifica automatica via mail) che potrà effettuarne la modifica o la cancellazione. In caso di approvazione, il sistema notifica al supervisore omaggistica la presenza di una attività di approvazione a sistema 4 Approvazione Supervisore Omaggistica Il Supervisore Omaggistica si collega ad e-business Saipem ed accede alla propria Inbox dove sono raccolte tutte le richieste di approvazione. Il supervisore analizza ogni singola richiesta, procedendo all approvazione o al rifiuto della stessa. In caso di rifiuto, la richiesta torna in carico al richiedente (previa notifica automatica via mail) che potrà effettuarne la modifica o la cancellazione. 5 Invio ODA A conclusione dell iter approvativo, il sistema automaticamente invia una mail al supervisore omaggistica e al fornitore, contenente un PDF riepilogativo della richiesta stessa 6 Ricezione ODA Il fornitore riceve l ordine in formato PDF tramite mail 6

7 Flusso di processo: Descrizione attività ID Attività Descrizione Attività Caratteristiche Soluzione Applicativa 7 Evasione ordine Il fornitore compi le operazioni necessario all invio del materiale ordinato 8 Inserimento PEM Il fornitore si collega al sistema e-procurement per l inserimento della proposta entrata merce Fuori Sistema 9 Approvazione PEM 10 Regsitrazione PEM Il Richiedente si collega ad e-business Saipem ed accede alla propria Inbox dove sono raccolte tutte le richieste di approvazione. Il richiedente analizza ogni singola PEM, procedendo all approvazione o al rifiuto della stessa. In caso di rifiuto, la PEM torna in carico al fornitore (previa notifica automatica via mail) che potrà effettuarne la modifica o la cancellazione. A valle della approvazione, la PEM viene registrata a sistema e l ordine d acquisto risulta confermato 7

8 CREAZIONE PROPOSTA ENTRATA MERCE 8

9 Creazione PEM Nel caso di fornitori multi ruolo, per la gestione di tutti i processi legati agli acquisti a catalogo è necessario selezionare il tab e-purchasing Per creare una PEM è necessario: Selezionare dal menu la voce Gestione dell ordine Selezionare dal menu la voce Creare documenti Conferma esterna Il sistema consente di ricercare per: numero d ordine, periodo e descrizione posizione gli ordini per cui si intende creare la PEM Per creare la PEM selezionare la riga di interesse (cliccando sul «quadratino» accanto al numero ordine d acquisto) e cliccare il tasto Continuare 9

10 Creazione PEM Il fornitore nella creazione della PEM trova indicato: Dati di base con Nome conferma Riferimento, Data di consegna (obbligatorio), Lettera vettura da compilare Dettagli su autore e data creazione/modifica della conferma Riepilogo posizioni: Quantità insoluta: quantità ordinata ridotta della quantità già consegnata Confermare quantità: inserire la quantità che si sta consegnando per quella posizione Se è l ultima consegna inserire il flag: Ultima consegna, in questo caso non è necessario indicare il campo Conferma quantità, il sistema conferma in automatico tutta la Quantità insoluta 10

11 Creazione PEM Una volta completata la creazione della PEM è possibile: Controllare: effettuare un check sui dati inseriti per verificare che non ci siano errori Salvare: parcheggiare la PEM per future elaborazioni Chiudere: uscire dalla creazione conferma senza salvare i dati modificati Confermare: inviare la notifica di PEM al richiedente per l approvazione 11

12 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business eni, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati sul Portale del Servizio. Service operation support

13 Copyright e trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. E vietata la riproduzione per finalità commerciali. Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio. 13