FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0)

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1 FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Vengono di seguito illustrati i passi necessari per la generazione del vostro DPS aziendale. 1) Inserimento di una nuova azienda. Dal menu laterale, selezionare la voce Nuova azienda. Nella maschera visualizzata inserire tutte le informazioni relative all azienda facendo attenzione ad alimentare i campi aventi le etichette in rosso, in quanto informazioni obbligatorie. Il sistema vi comunicherà comunque se non è stato effettuato il corretto inserimento delle informazioni richieste, sia in termini di obbligatoriètà del dato che in termini di formato dell informazione imputata. Le informazioni inserite tramite la maschera verranno successivamente riportate nel DPS, si consiglia quindi di prestare la massima attenzione nella compilazione. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 1 di 19

2 2) Assegnazione dati trattati ad una azienda. Dopo aver inserito l azienda, dal menu laterale selezionare la voce Gestione Azienda Nella maschera che viene proposta, selezionare la voce Gestione dati Trattati. Spuntare nella maschera visualizzata le voci relative ai dati trattati dall azienda e premere il tasto Registra. Le informazioni selezionate nella maschera Dati trattati, verranno rese automaticamente disponibili durante la fase di alimentazione degli archivi. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 2 di 19

3 3) Assegnazione finalità dei dati trattati da una azienda. Dopo aver inserito l azienda, dal menu laterale selezionare la voce Gestione Azienda. Nella maschera che viene proposta, selezionare la voce Gestione finalità. Spuntare nella maschera visualizzata le voci relative alla finalità per le quali i dati precedentemente selezionati (vedi punto 2) sono trattati. Le informazioni selezionate nella maschera Finalità, verranno rese automaticamente disponibili durante la fase di alimentazione degli archivi. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 3 di 19

4 4) Assegnazione Interessati dei dati trattati da una azienda. Dopo aver inserito l azienda, dal menu laterale selezionare la voce Gestione Azienda. Nella maschera che viene proposta, selezionare la voce Gestione interessati. Spuntare nella maschera visualizzata le voci relative agli interessati al trattamento dei dati precedentemente selezionati (vedi punto 2). FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 4 di 19

5 Le informazioni selezionate nella maschera Interessati saranno rese automaticamente disponibili durante la fase di alimentazione degli archivi. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 5 di 19

6 5) Definizione sedi di un azienda. Una volta che terminata la compilazione dei dati relativi alla scheda azienda, si consiglia di inserire i dati relativi alle sedi della stessa. Selezionare dal menu laterale la voce Gestione Sedi e successivamente il link Inserisci una nuova sede. Verrà visualizzata la relativa maschera di compilazione. All inserimento della prima sede, il sistema alimenta automaticamente i campi presenti nella maschera con i dati imputati inizialmente nella scheda azienda, permettendo comunque la modifica dell informazione. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 6 di 19

7 Per ogni sede è possibile inserire le informazioni relative ai sistemi di sicurezza presenti. Anche in questo caso le informazioni le cui etichette sono riportate in rosso sono obbligatorie e verranno riportate nel DPS finale così come inserite. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 7 di 19

8 6) Definizione locali di un azienda. Per ogni sede precedentemente inserita è necessario censire i relativi locali. Selezionare la voce Gestione Locali e successivamente selezionare il link Inserisci nuovo locale. Verrà visualizzata la maschera di gestione nella quale è necessario inserire i dati relativi ad ogni locale presente in ogni singola sede. Per ogni locale è possibile inserire le informazioni relative ai sistemi di sicurezza presenti. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 8 di 19

9 7) Registrazione elaboratori presenti in azienda. Una volta inserite le informazioni sui locali, si può passare alla registrazione degli elaboratori. Selezionare quindi la voce di menu Gestione elaboratori e successivamente Inserisci nuovo Elaboratore. Nella maschera visualizzata è necessario inserire le informazioni relative ad ogni elaboratore, compresa la locazione del medesimo, la tipologia, i sistemi di sicurezza attivati. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 9 di 19

10 8) Registrazione risorse. Selezionare dal menu laterale la voce Gestione Risorse e poi il link Inserisci nuova risorsa. Nella maschera che viene proposta, all inserimento della prima risorsa, i campi sono alimentati automaticamente con i dati del legale rappresentante inseriti nella scheda azienda. E possibile gestire sia risorse interne che personale esterno. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 10 di 19

11 Le risorse inserite in tale ambito ed i relativi dati, saranno utilizzabili ed utilizzati per la redazione automatica delle lettere di nomina e del DPS. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 11 di 19

12 9) Gestione nomine. Dal menu laterale selezionare la voce Gestione nomine e selezionare la nomina di interesse, ad esempio Incaricato al backup. Cliccare successivamente sul link Aggiungi un incaricato di backup. Nella nuova maschera che viene visualizzata, selezionare la risorsa alla quale si vuole assegnare la nomina ed imputare il periodo di validità della stessa. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 12 di 19

13 In seguito alla pressione del tasto Nomina il sistema permetterà di visualizzare il documento generato o di salvarlo in formato Word su disco. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 13 di 19

14 10) Gestione archivi aziendali. Dopo aver terminato il censimento delle infrastrutture, dell hardware, delle risorse e la creazione delle singole nomine, si può passare alla registrazione delle informazioni relative agli archivi utilizzati nell azienda. Selezionando la voce Gestione Archivi e successivamente Inserisci nuovo archivio, verrà visualizzata la maschera di gestione di tale informazioni. E possibile gestire sia archivi cartacei FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 14 di 19

15 che archivi informatici: i dati imputabili per ciascuna tipologia sono differenti. Una volta inserite le informazioni generali sull archivio, sarà possibile indicare quali dati su esso risiedono, per quali finalità vengono trattati e chi sono i relativi interessati. Le informazioni relative ai dati trattati, alle finalità ed agli interessati tra le quali è possibile effettuare una scelta, sono le medesime selezionate con le operazioni ai punti 2, 3 e 4. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 15 di 19

16 11) Censimento accessi ad archivi. Selezionare la voce Gestione risorse e successivamente fare click sull icona raffigurante un CD posta accanto al nome di una risorsa. Verrà visualizzata la maschera di riepilogo all interno della quale, tramite dei semplici segni di spunta, è possibile indicare per ogni singolo archivio dell azienda, l eventuale livello di accesso della risorsa. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 16 di 19

17 12) Analisi dei rischi. Selezionare la voce del menu laterale Analisi dei rischi e successivamente il link Inserisci nuovo rischio. E possibile inserire sia rischi relativi alle infrastrutture dell azienda, che rischi relativi al comportamento degli operatori piuttosto che agli archivi trattati. Il tipo di rischi e le misure correttive applicabili e\o applicate sono contestuali alla tipologia del rischio selezionato. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 17 di 19

18 13) Documento programmatico. Selezionare Documento programmatico dal menu laterale e scegliere successivamente se si vuole effettuare il DPS per un unica sede dell Azienda o per l intera azienda. Scelta la voce di interesse selezionare il tasto Personalizza documento. Impostare quindi la data di firma del documento e selezionare un template tra i disponibili, da utilizzare per la redazione dello stesso. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 18 di 19

19 Registrate le informazioni, scegliere se salvare in locale il DPS generato o se visualizzarlo. FLUSSO OPERATIVO Come creare un nuovo DPS (versione 2.0) Pag. 19 di 19