AFFIDABILE FLESSIBILE E LIMS

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1 di Maria Elena Monti In primo piano Eurosoft AFFIDABILE FLESSIBILE E LIMS

2 Creare opportunità di lavoro Grazie al L.I.M.S - Laboratory Information Management Systems - è possibile migliorare e innovare tutto ciò che riguarda l attività di un laboratorio di prova che, come recita la normativa UNI EN ISO/IEC 17025, deve stabilire, attuare e mantenere un sistema di qualità adeguato e deve, inoltre, documentare le politiche, i sistemi, i programmi, le procedure e le istruzioni nella misura necessaria per assicurare la qualità dei risultati delle prove e/o delle tarature. La soluzione proposta da Eurosoft è il software dedicato EuSoft.Lab La storia di EuroSoft è caratterizzata da una costante e graduale crescita, sia in termini di fatturato che di produttività. Negli ultimi anni, infatti, l azienda ha visto incrementi costanti del proprio fatturato annuo e del numero di clienti acquisiti. E gradualmente è cresciuta anche la dimensione delle aziende clienti: sempre più spesso, infatti, negli ultimi anni, grandi laboratori scelgono di affidarsi a EuroSoft per la gestione dei propri processi chiave. La fonte principale di crescita della EuroSoft sono i clienti stessi che, lavorando fianco a fianco, permettono all azienda di recepire e applicare tutti i suggerimenti che migliorano il prodotto. Sono loro che attraverso il passaparola consentono all azienda, più di qualsiasi altra fonte di marketing, il contatto con nuovi clienti. Il trend di costante crescita continua ad accompagnare l azienda che, per supportare al meglio i propri clienti e far fronte al costante aumento del numero di risorse impiegate, a partire dal prossimo gennaio si trasferirà in una nuova sede più ampia e dotata delle più moderne tecnologie a sevizio dei clienti. EuroSoft, quindi, continua nel suo percorso di crescita e questo nonostante l andamento generale del mercato. Ciò accade perché non guarda il mercato ma, a partire dalle esigenze manifestate dai propri clienti, crea soluzioni innovative e migliorative che poi propone sul mercato stesso. La società non segue il mercato, ma lavora per creare il proprio. EuroSoft, nel corso degli anni, è stata scelta come partner per l automatizzazione dei processi gestionali aziendali da un numero sempre crescente di laboratori di piccole, medie e grandi dimensioni. In particolare, questi ultimi sempre più spesso scelgono il programma proposto dall azienda, che si è imposto sul mercato come sistema sinonimo di affidabilità e flessibilità. Le esperienze accumulate nel corso degli anni con le diverse tipologie di laboratori clienti hanno consentito alla società di conoscere le varie realtà e problematiche e di trovare, insieme al cliente, soluzioni specifiche per ciascun problema. Le ARPA (Agenzie Regionali per la Protezione Ambientale) hanno scelto EuSoft.Lab per l automatizzazione dei propri laboratori. EuroSoft, infatti, ha fornito il sistema LIMS nei seguenti enti: ARPA Friuli Venezia Giulia ( dipartimenti provinciali), ARPA Lombardia ( dipartimenti provinciali), ARTA Abruzzo ( dipartimenti provinciali), ARPA Puglia ( dipartimenti provinciali), ARPA Basilicata ( dipartimenti provinciali), ARPA Molise ( dipartimenti provinciali). Storica è poi la collaborazione con l Acquedotto Pugliese Spa (8 laboratori regionali) che nel 2001 acquista il LIMS EuSoft.Lab. È cominciato, da allora, un sodalizio professionale tra le due aziende che ha visto la società realizzare per l Ente anche un sistema informativo per la pianificazione, gestione e monitoraggio delle attività di controllo ambientale. assieme al cliente EuroSoft nasce nel 1997 con lo specifico obiettivo di creare un sistema informativo L.I.M.S. per i laboratori di prova, in un mercato (quello italiano) in cui non esisteva praticamente nulla se non sistemi di multinazionali o piccoli sistemi home-made. Un idea, quindi, basata su una forte esigenza per un prodotto software ingegnerizzato che fosse costruito in maniera più rispondente alle specifiche richieste del settore. Sin dalla sua costituzione, quindi, EuroSoft si è specializzata nella creazione di sistemi software per la gestione delle attività dei laboratori di prova, conformi alle ormai obsolete UNI CEI EN 45001, per poi passare alle Uni Cei Iso/Iec 17025, nonché Uni En Iso 9000 e a quanto richiesto dagli enti preposti per l accreditamento. Il prodotto EuSoft.Lab rappresenta il core business della EuroSoft, tanto che il 70% del suo fatturato è rappresentato dalla fornitura di sistemi informativi per laboratori di prova. L azienda offre, inoltre, soluzioni chiavi in mano satellitari al L.I.M.S. che cubano il 30% del fatturato e comprendono: datawarehouse per Acquedotti; Sistema di gestione del parco trasformatori elettrici; Sistema di gestione delle attrezzature e Dpi (dispositivi protezione individuale); mappa cartografica (georeferenziazione dei punti di prelievo); Sistema di supporto alla gestione dei controlli ambientali (strumento funzionale allo svolgimento dei compiti istituzionali dell Arpa in tema di controlli ambientali, sia su base preventiva che in emergenza.) I sistemi forniti vengono supportati sempre da attività di consulenza e formazione, affinché il cliente sia messo in condizioni di operare in regime di qualità, nel rispetto delle normative vigenti. EuroSoft ha sempre utilizzato il metodo di lavorare insieme, a fianco del cliente, creando una partnership tesa a raggiungere obiettivi comuni. Nel corso degli anni l azienda ha maturato una notevole esperienza sul campo, seguendo con particolare attenzione le innovazioni tecnologiche che il mercato ha proposto e creando delle figure professionali ad elevato contenuto tecnico. Lo staff interno di EuroSoft è composto da oltre 20 unità che operano con un organizzazione basata sull utilizzo di un sistema CRM (Customer Relationship Management) per gestire in maniera coordinata tutte le informazioni relative ai clienti, sia di natura tecnica (assistenza e manutenzione) sia di natura commerciale. Ogni risorsa umana, dal suo ingresso in azienda, è accompagnata da un piano di formazione dettagliato che prevede interventi formativi da parte di risorse interne, qualificati enti esterni e momenti di affiancamento/training on the job. La formazione verte soprattutto sulle dinamiche del laboratorio di prova, nonchè sulle tecnologie utilizzate e da utilizzare, in modo da garantire al cliente la totale disponibilità di ciascuno per la risoluzione di qualsiasi problema. Un clima aziendale positivo e collaborativo, finalizzato ad ottenere una sempre elevata motivazione del personale e la conseguente responsabilizzazione in merito ai propri obiettivi, costituisce, infine, un elemento essenziale per ottenere il massimo dal lavoro in team. Lo staff di Eurosoft LAB nov./dic

3 L esperienza consolidata con queste aziende ha fatto sì che EuroSoft si specializzasse nella gestione delle problematiche ed esigenze tipiche dei laboratori ambientali tra cui sicuramente la gestione e pianificazione delle attività di campionamento. Inoltre, è in corso un progetto per l implementazione di componenti cartografiche tra il LIMS e il SIT (Sistema Informativo Territoriale) per la georeferenziazione dei punti di prelievo e per l utilizzo di PDA durante le attività di campionamento. Nel corso degli anni di attività la EuroSoft ha avuto modo di acquisire un elevato know how anche relativamente alle problematiche dei laboratori alimentari. L azienda Parmalat nel 2007 ha dotato il laboratorio del centro di ricerca del LIMS di EuroSoft con l intento di estendere il progetto a tutti i laboratori di controllo qualità dislocati all interno degli stabilimenti produttivi del gruppo. Pluriennale e consolidata è, inoltre, la collaborazione con Fiorucci che nel 2005 acquista Eusoft.Lab per il proprio laboratorio di controllo qualità. Solide sono, inoltre, le competenze possedute dalla EuroSoft relativamente alle esigenze e problematiche specifiche delle realtà elettriche. Terna, società responsabile in Italia della trasmissione e del dispacciamento dell'energia elettrica su tutto il territorio nazionale, ha informatizzato, attraverso l ausilio di EuSoft.Lab, i 2 laboratori AOT di Roma e Padova. Terna ha inoltre commissionato alla EuroSoft la realizzazione di un sistema di gestione del parco trasformatori elettrici che s interfaccia con il LIMS e con applicazioni proprietarie di diagnostica impianti. Anche Enel, la più grande azienda elettrica d Italia di produzione, distribuzione e vendita di elettricità e gas, ha deciso di adottare presso i suoi laboratori di Firenze e Palermo il sistema Eu- Soft.Lab e prevede di estendere l informatizzazione anche a tutti i altri laboratori presenti all interno delle centrali di produzione del gruppo. Di rilievo, inoltre, la collaborazione con la rete camerale dei laboratori di prova, gran parte dei quali utilizza il LIMS EuSoft.Lab. L azienda segue con cura i propri clienti dal momento dell acquisizione fino alla completa messa a regime del sistema e assistenza successiva. Al ricevimento dell ordine, al cliente viene inviato il Gantt delle attività che descrive tempi, modalità e milestones dell intero Progetto LIMS. Il cliente successivamente e nel corso di tutta la fase operativa viene supportato dallo staff tecnico. Il sistema CRM organizza le attività operative interne in modo tale da garantire efficacia, intesa come rispondenza alle richieste dei clienti e agli standard tecnici stabiliti, ed efficienza, intesa come rispetto dei tempi stabiliti nella pianificazione delle attività. Attraverso il sistema CRM è possibile monitorare periodicamente gli indicatori del livello di soddisfazione del cliente, che orientano le scelte della Direzione aziendale, permettendo così alla Eurosoft di offrire al cliente servizi di customer care di alta qualità. Ciascuna interazione con il supporto tecnico (richiesta di assistenza, di formazione, di personalizzazione, etc.) viene gestita mediante una componente esterna del CRM che consente al laboratorio di comunicare, mediante Internet, con il sistema informativo aziendale interno, in cui vengono automaticamente registrate e lavorate le pratiche del cliente. Mediante la componente esterna del CRM il laboratorio può conoscere in tempo reale lo stato di avanzamento di ciascuna Sua richiesta, l'operatore che ha preso in carico la pratica, la soluzione al problema prospettato. I processi chiave della EuroSoft sono certificati secondo la norma Uni En Iso 9001: 2000, attestazione conseguita nel 2003 dall ente DNV relativamente alle fasi di Progettazione, sviluppo, manutenzione e assistenza di prodotti software. Tra i processi certificati riveste un ruolo fondamentale l attività di testing prima del rilascio di nuove release, nonché l attività di assistenza e supporto tecnico ai clienti. Così come richiesto dalla norma sui sistemi di gestione della qualità, tutti i processi di fondamentale importanza per l azienda vengono costantemente monitorati al fine di garantire i massimi livelli di qualità dei prodotti/servizi offerti. Nell ottica del miglioramento continuo e per fronteggiare la costante crescita dell azienda e la richiesta del mercato, nel corso del 2008 è stata portata a termine una riorganizzazione aziendale finalizzata ad ottenere vantaggio competitivo aggiunto (Competitive Edge). Di fondamentale importanza, in questa fase, è stata (e lo è tutt ora) la pre- Fig. 1 - Fatturato e previsione 2009 Fig. 3 - Carta di controllo Ph LAB 22 nov./dic. 2008

4 ziosa collaborazione del dott. Mohamad Hammoud, Project Management and Business Consultant noto a livello internazionale per le molteplici esperienze di organizzazione aziendale. Gli obiettivi di sviluppo e crescita della EuroSoft, dunque, prevedono per il prossimo anno servizi migliorativi e aggiuntivi di customer care e la produzione di sistemi dal sempre più elevato livello qualitativo. Mentre la strategia aziendale per l anno futuro, prevede il rilascio della versione multilanguage del L.I.M.S. e l estensione al mercato estero per il quale vanta già alcune esperienze significative. Soluzione software affidabile e flessibile Per garantire una gestione documentata dei processi interni al laboratorio, e quindi ottemperare agli standard dettati dalle normative vigenti, nascono i Laboratory Information Management Systems (L.I.M.S.), sistemi informativi che consentono di automatizzare ed informatizzare l intero ciclo analitico garantendo sicurezza e rintracciabilità delle informazioni. Si tratta di un sistema informatico in grado di gestire le fasi di acquisizione, elaborazione ed archiviazione di tutti i dati generati dai laboratori e/o processi. La caratteristica del sistema L.I.M.S. può variare in funzione della tipologia produttiva o del processo di produzione aziendale e può essere modulare e personalizzabile in modo da crescere in funzione delle esigenze dei laboratori che li utilizzano, anche se molto diversi tra loro, un L.I.M.S, inoltre, deve essere in grado di affrontare le diverse problematiche che si trovano comunemente all interno di un laboratorio: gestire la normale routine applicativa, cioè accettazione campioni, inserimento risultati, convalida, stampa Fig. 2 - Il Desktop Rapporti di Prova, e nello stesso tempo fornire uno strumento che permetta l interpretazione dei dati archiviati mediante comparazioni, analisi statistiche e grafici. I sistemi software sviluppati internamente, tuttora utilizzati in molte aziende, vengono implementati con ingenti investimenti in tempo e risorse e spesso senza raggiungere gli obiettivi desiderati. La necessità di soluzioni immediate e specifiche per le esigenze del settore determina la nascita di prodotti commerciali. I benefici che l utilizzo di un sistema L.I.M.S. permette di apportare all organizzazione sono notevoli sia in termini di semplificazione del lavoro che in termini d innovazione. Consente, infatti, una notevole riduzione dei tempi di accettazione, validazione e refertazione delle analisi per ciascun campione. Altra caratteristica fondamentale di un L.I.M.S. è la distribuzione del lavoro: fare in modo che qualsiasi sia la modalità organizzativa del laboratorio, ogni reparto ne riceva un adeguato carico. In tal modo, il lavoro viene distribuito tra le varie risorse del laboratorio, in base alle competenze di ciascuna. Il sistema deve consentire al laboratorio di operare secondo gli standard di qualità, per garantire livelli di sicurezza, tracciabilità e rintracciabilità delle informazioni. La sicurezza garantita dal sistema è sia applicativa, nel senso che ciascun utente, dopo essersi opportunamente autenticato, deve poter utilizzare soltanto le funzioni di propria competenza, definendo le policy di sicurezza nonché di accesso al sistema, sia strutturale ossia l architettura informatica del sistema deve prevedere una base di dati che garantisca, con un elevato livello di sicurezza, la non-manomissibilità delle informazioni. Tutte le operazioni, devono essere opportunamente memorizzate (tracciabilità) in modo da generare un log delle attività eseguite e ciascuna informazione deve poter essere rintracciata a 360 (rintracciabilità). Il sistema informativo che davvero dà valore all utilizzatore finale è quello che permette di introdurre reali innovazioni nelle modalità di lavoro. E ciò è reso possibile grazie al know how costruito da tutti gli utilizzatori che, quindi, contribuiscono attivamente alla crescita innovativa del sistema. EuSoft.Lab è il L.I.M.S. di EuroSoft ideato nel 1997 mediante la sinergia con laboratori accreditati Sinal. Da quel momento in poi, grazie alla collaborazione di tutti i clienti man mano acquisiti, il prodotto è stato costantemente migliorato, raggiungendo una sempre maggiore completezza. Questo grazie al contributo degli utilizzatori che con le loro richieste hanno consentito di trasformare le esigenze di ciascuno in valore aggiunto per tutti. EuSoft.Lab opera in conformità alle norme UNI CEI ISO/IEC 17025, UNI EN ISO 9000 e a quanto richiesto dagli enti preposti per l'accreditamento. Il programma consente di gestire l intero ciclo analitico, dall accettazione del campione fino all emissione del rapporto di prova e della relativa fattura (fig. 2 Il Desktop). Il sistema, innanzitutto, permette di gestire gli accessi mediante password abilitando l utente esclusivamente alle funzioni di propria competenza definendo, così come richiesto dalla norma, le responsabilità ed autorità di ciascuno (mansionario). L utente abilitato all accettazione, tramite EuSoft.Lab, procede a registrare i dati del campione da analizzare, abbinandoli al committente esterno o interno (reparto o punto di prelievo) nonché ad assegnare le prove da effettuare. Il sistema facilita il lavoro di ciascun analista che potrà compilare in automatico il quaderno di laboratorio indicando, per ciascuna prova di ciascun campione, i dati relativi ai prodotti (reagenti, vetreria) e alle preparazioni utilizzate indicandone fornitore, lotto, scadenza. Inoltre, l analista può indicare quali apparecchiature ha utilizzato, conoscendone anche lo stato d uso (se da tarare e/o da manutenere). Il responsabile di reparto, a seguito della verifica dello stato di avanzamento dei campioni, potrà effettuare una convalida di primo livello, con l inserimento di giudizi, note, conclusioni e allegati esterni. Fig. 4 - Pianificazione attività di campionamento Fig. 5 - Mappa cartografica LAB nov./dic

5 Successivamente si passa alla convalida definitiva da parte del responsabile del Laboratorio (anche più di uno). A termine del ciclo analitico, si procede con l emissione del rapporto di prova sia in formato cartaceo che elettronico (con eventualmente l apposizione della firma digitale) e con l emissione, infine, della fattura e/o dell invio di un flusso elettronico verso sistemi esterni di contabilità. Grazie a EuSoft.Lab è possibile gestire tutti i documenti di qualità, tra i quali le registrazioni del personale, così come espressamente richiesto dal punto della norma che recita [ ]Il personale che esegue compiti particolari deve essere qualificato sulla base di appropriata istruzione, formazione ed addestramento, esperienza e/o comprovata abilità, come richiesto. Il software consente, infatti, di gestire l anagrafica dipendenti con l indicazione di tutte le informazioni utili per la valutazione delle abilità del proprio personale e la relativa qualifica (titolo di studio, esperienze maturate, corsi di formazione effettuati); l accesso controllato mediante password consente poi la totale rintracciabilità dell identità degli operatori che hanno effettuato le varie operazioni. Attraverso il LIMS EuSoft.Lab è possibile elaborare ed esportare i dati in molteplici formati csv, xls, xml. I dati vengono estratti mediante criteri (filtri) impostati dall utente ed esportati in modelli che lui stesso crea. In tal modo, possono essere effettuate estrazioni di dati per l esportazione (per esempio) in fogli di MS-Excel che, opportunamente formattati e programmati, restituiscono gli elaborati nel formato richiesto. Ciò consente all utente di poter soddisfare qualsiasi esigenza e richiesta di elaborazione dati diventando autonomo nella scelta dei criteri di esportazione dei dati e degli strumenti da utilizzare per la loro interpretazione ed elaborazione. In tal modo potranno anche essere generate le carte di controllo e i trend analitici per verificare l aderenza di una caratteristica rispetto ad una specifica (fig. 3 Carta di controllo del Ph). EuSoft.Lab, oltre all iter principale del campione, consente di gestire funzionalità di supporto, ma altrettanto importanti per il laboratorio, apportando una reale innovazione nella gestione del lavoro. Consente, infatti, di facilitare e supportare la gestione dei piani di intervento delle apparecchiature, in modo da garantire, così come richiesto dalla norma, la continua funzionalità, il corretto uso, la conservazione e la manutenzione preventiva e correttiva. Il sistema offre, infatti, agli utenti la possibilità di indicare le apparecchiature da utilizzare per ciascuna prova, permette la registrazione dell anagrafica di ciascuno strumento e accessorio utilizzato nel laboratorio (così come previsto dalla Uni Cei Iso/Iec al punto 5.5.5), l identificazione e l etichettatura delle apparecchiature (punto 5.5.8), l impostazione dei piani di taratura e manutenzione nonché la registrazione degli interventi. Tra le funzionalità aggiuntive di Eu- Soft.Lab vi è la possibilità di gestire il magazzino prodotti (reagenti, vetreria, strumentazione..). A ciascuno dei materiali utilizzati all interno del laboratorio vengono associate le informazioni necessarie ed utili per un corretto utilizzo: Fig. 6 - Cartina Italia divisione in categorie, informazioni sulla sicurezza e modalità di conservazione, segnalazione della scorta minima per il riordino automatico, fornitore (con gestione del catalogo prodotti per ciascuno di essi). Il sistema consente di emettere in automatico l ordine al fornitore (o nel caso di strutture con apposito ufficio acquisti, di emettere la RdA), di procedere con il carico prodotti in magazzino (sia manualmente che con penna ottica con lettura del codice a barre associato al prodotto caricato), di tener traccia del prelievo prodotti sino ad arrivare allo smaltimento dei prodotti scaduti. Attraverso l integrazione di un ulteriore e apposito modulo, EuSoft.Lab consente anche di generare preventivi/offerte, per le attività analitiche e per quelle di altra natura, e la trasformazione del preventivo in ordine all accettazione del committente. Il preventivo autorizzato viene automaticamente trasformato in contratto (commessa) per poi essere richiamato durante le fasi di accettazione del campione. Secondo la norma 17025, punto Il laboratorio deve disporre di un piano e di procedure di campionamento di sostanze, di materiali o prodotti destinati alle prove o alle tarature al momento dell esecuzione. Attraverso il L.I.M.S. EuSoft.Lab è possibile gestire i campionamenti, impostare le frequenze di campionamento per ciascun committente e/o punto di prelievo, pianificare i campionamenti per dato periodo ed elaborare statistiche sui campionamenti effettuati per data e/o per punto di prelievo. Le fasi di campionamento, inoltre, possono essere gestite e rappresentate mediante sistemi cartografici che, basandosi sulla geo-referenziazione dei punti di prelievo, consentono di utilizzare mappe geografiche per la rappresentazione dei punti e dei percorsi da seguire. A seguito dell esecuzione della pianificazione, l utente può stampare i modelli da compilare in loco (p.e. verbale di campionamento), accedere ai dati storici del punto di prelievo su cui effettuare il campionamento. A valle del processo di pianificazione è possibile monitorare ciascun piano di campionamento, visualizzando anche informazioni sullo stato di avanzamento di ciascun item, informazioni cartografiche sulla dispersione delle attività, confronti tra l eseguito e il pianificato al fine di generare indici di qualità sui piani definiti. A supporto delle attività descritte, il L.I.M.S. EuSoft.Lab consente all utente di utilizzare un dispositivo mobile (p.e. PDA) per consultare le informazioni di supporto alle attività di campionamento da svolgere: localizzazione del sito, procedure operative per il campionamento e per l eventuale esecuzione di misure su campo. EuSoft.Lab, inoltre, permette l acquisizione automatica dei risultati analitici da qualsiasi tipo di apparecchiatura indipendentemente da marca e modello e la successiva verifica della correttezza dei risultati. I dati acquisiti vengono verificati dal L.I.M.S. e validati dall utente a cui esso notifica eventuali anomalie (p.e. fuori limite). L acquisizione può avvenire sia in modalità OFF-LINE (con PDA fuori rete LAN) o in modalità ON-LINE (con PDA in LAN con il L.I.M.S.). La spedizione dei RDP a mezzo fax-sms e la pubblicazione dei risultati analitici mediante Web consentono di estendere la rete aziendale verso l esterno e di dare ai clienti la possibilità di accedere, in maniera controllata e sicura, a parte delle informazioni residenti sulla Intranet, mantenendo bassi i costi di implementazione e migliorando il rapporto di collaborazione tra laboratorio e cliente. Ciò significa che questi (o un altro utente esterno) accede mediante Web alle informazioni di ciascun campione, legge i risultati, scarica i dati in locale e stampa il RdP. L estrema facilità ad apportare customizzazioni al L.I.M.S. ha consentito di configurare e rendere operativo anche la gestione del QAPP (Quality Assurance Project Planning) al fine di consentire la gestione di un programma operativo che assicuri risultati analitici affidabili e legalmente difendibili. A tal fine è stato implementato un protocollo analitico per garantire la qualità del dato prevedendo, per ciascun lotto di campioni (batch analitica) analizzati, una sequenza di campioni di controllo. Così come richiesto dal mercato di riferimento, inoltre, il sistema è interfacciabile con strumenti esterni in uso dal laboratorio: viene, infatti, facilmente interfacciato con i sistemi di contabilità più evoluti e con ERP (Enterprise Resource Planning) gestionali quali SAP. EuSoft.Lab vanta circa 180 installazioni, omogeneamente distribuite su tutto il territorio nazionale. I laboratori clienti operano per conto terzi o all interno di Enti pubblici o di aziende private, a servizio di attività industriali appartenenti a numerosi settori merceologici (alimentare, ambientale, veterinario, chimico, enologico, tessile, elettrico, meccanico, edile). LAB 24 nov./dic. 2008