Sistemi e Tool per documentare e migliorare i processi

Transcript

1 Presentazione Sistemi e Tool per documentare e migliorare i processi Ancona, 10 novembre

2 Agenda Introduzione NIKE Consulting Approccio alla documentazione e al miglioramento dei processi Fasi operative Tool di supporto Conclusioni 2

3 Chi è NIKE Consulting Operante sul mercato dal 1995 Centro di eccellenza ARIS in Italia (Partner IDS Scheer) Specializzata nell industria dei servizi finanziari Best team di supporto 3 partner e 35 consulenti Conoscenza specialistica di processi e normative finanziarie ( banchespeciali-Basilea-etc.) 6000 gg/uomo di consulenza venduti nel reference model di processo di aziende best in class (benchmark) 10% fatturato investito per la formazione delle risorse interne e in innovazione tecnologica Riferimento per ABI in materia di Internal Auditing e Risk management Membro del Comitato Scientifico Nazionale Risk Mgmt Certificata ISO 9001/2000 Tecniche e competenze di project management in ambienti complessi 3

4 Le aree di competenza Control Governance Competenze Process Management - Codici aziendali - Comunicazione interna CORPORATE GOVERNANCE ORGANIZZAZIONE E GOVERNO DI IMPRESA - Struttura organizzativa - Procedure organizzative - Corporate Planning e management control - Gestione di progetti complessi - Analisi e valutazione rischi di progetto - Rischio di mercato - Rischio di credito - Rischio operativo PROJECT MANAGEMENT RISK MANAGEMENT P R O C E S S I O P E R A T I V I IT MANAGEMENT BUSINESS IMPROVEMENT - Analisi funzionale -Software selection - Manualistica operativa -BPI/ BPR -Canali distributivi -Clienti - Sistema dei controlli - Supporto alla funzione di Internal Auditing - Compliance CONTROLLI INTERNI PERFORMANCE MEASUREMENT -Misurazione dei processi - Balanced Scorecard - Fattori chiave di successo Education & Training Knowledge Management 4

5 Alcune Referenze Nike BANCA INTERMOBILIARE Società Interbancaria per l Automazione 5

6 Alcuni punti di riflessione - Le aziende italiane lavorano per processi? (effetto moda ) SI E DIFFUSA L IDEA CHE BISOGNA LAVORARE PER PROCESSI MA NON VI E SUFFICIENTE VISIONE DELLE REALI IMPLICAZIONI - Spesso i tool informatici utilizzati supportano solo una parte dei processi dell azienda e delle attività progettuali - I budget disponibili sono sempre più ristretti! - Il 90% delle aziende italiane per modificare il processo utilizza la leva informatica (logica tecnologica) o lo fa con l obiettivo principale del taglio dei costi - Esistono notevoli spazi di miglioramento nell operatività attuale - Non esiste un metodo univoco generalizzabile: esistono però metodologie e tool che opportunamente selezionati permettono di documentare e migliorare in logica di processo l attività aziendale 6

7 Una soluzione per il Process Life Cicle Ottimizzazione Descrizione / Analisi Processi PROCESS LIFE CICLE Controllo Processi Misurazione Implementazione Esecuzione Processi 7

8 APPROCCIO ALLA DOCUMENTAZIONE E AL MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI AZIENDALI FASI PRINCIPALI: Comprensione del background aziendale e Organizzazione del progetto Process Modeling Implementation (attuazione) Monitoring (miglioramento continuo) (1) (2) (3) (4) 8

9 APPROCCIO ALLA DOCUMENTAZIONE E AL MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI AZIENDALI FASI PRINCIPALI: Comprensione del background aziendale e Organizzazione del progetto Process Modeling Implementation (attuazione) Monitoring (miglioramento continuo) 5% Metodologie consolidate 35% Metodologie consolidate 55% Metodologie sperimentali 5% Metodologie consolidate (1) (2) (3) (4) 9

10 Comprensione del background aziendale e Organizzazione del progetto (1) (2) (3) (4) ATTIVITA DELIVERABLES Definizione degli obiettivi del progetto e individuazione delle aree di intervento Costituzione del Gruppo di lavoro e condivisione operatività Pianificazione delle attività Comunicazione del progetto Formazione Analisti-Gruppo di lavoro Analisi della documentazione disponibile Interviste al management Individuazione metodologie e tecniche Software Selection ed eventuale configurazione dei tools Classificazione dei processi e scelta processi target Stesura Manuale delle Convenzioni Obiettivi chiari e condivisi Team di progetto costituito e formato Working Plan dettagliato Assessment documentazione Manuale metodologico Tools individuati e configurati Processi aziendali classificati (Top map aziendale) Processi target individuati Manuale delle Convenzioni 10

11 APPROCCIO ALLA DOCUMENTAZIONE E AL MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI AZIENDALI FASI PRINCIPALI: Comprensione del background aziendale e Organizzazione del progetto (1) Process Modeling (2) Implementation (attuazione) (3) Monitoring (miglioramento continuo) (4) DESIGN (diagnosi) (2.1) REDESIGN (concezione terapia) (2.2) 11

12 DESIGN (rilevazione situazione AS IS) (2.1) (2.2) ATTIVITA Interviste, indagini documentali, estrazioni dai sistemi IT Rilevazione della struttura organizzativa e delle regole di funzionamento Descrizione dell architettura informatica, Applicazioni e grado di copertura IT Mappatura dei processi aziendali Individuazione per ogni processo di tutti gli elementi caratteristici Rilevazione e tracciamento delle principali criticità emerse nei processi Rilevazione e mappatura delle competenze Benchmarking e confronto quali-quantitativo Analisi dei gap di prestazione Identificazione degli indicatori di prestazione quantitativi e qualitativi dei processi e loro valorizzazione. DELIVERABLES Organigrammi e informazioni sulle variabili organizzative Modelli IT Mappe della conoscenza Indicatori di Prestazione Mappe di processo Report sulle prioritarità per la riprogettazione 12

13 Strutture di partenza ORGANIGRAMMA AZIENDALE SVA - Sviluppo Applicazioni SW00 - Estero - Interfacce SWIFT T2* - Tesoreria Enti TAB - Titoli amministrazione TAT - Titoli amministrazione TBT - Titoli BANCA ALFA S.p.A. Direzione generale Banca Alfa Controlli interni TIF - Titoli TIL - Remote Banking TIO - Titoli TIP - Titoli - Portaf. proprietà TIQ - Titoli TIR - Titoli Staff Risorse umane e segreteria Staff Budget e controllo di gestione Customer Service Staff Compliance e Sicurezza Staff Direzione Generale Gestione Clienti Funzione Sicurezza Funzione Compliance e Normativa TQB - Titoli TRF - Titoli TRISBS - Incassi per conto della P. A. TRV - Trasporto valori TS0 - Tesoreria Enti TSG - Tesoreria Enti Elenco procedure informatiche Information Technology Servizi Amministrativi Servizi Generali Servizi Beni Immobiliari Centro Acquisti Operations Staff IT Governance Organizzazione e Sistemi Banche Commerciali Staff Controlli e Qualità Back Office Estero/ Promotori Contabilità Fornitori Gestione Valori Manutenzione e Programmazione Area Nordi- Manutenzione e Programmazione Area Centro Staff Controllo Spesa Acquisti IT ANA ANG ANS1 ASSIC BONIFICI CARD COL CRI CS01 DEL EC00 EE00 Esercizio Commerciale e Credito Back Office Finanza Infrastrutture Operative Manutenzione e Programmazione Area Sud Acquisti Tecnico/ Immobili Sistemi centrali Finanza e mercati Anagrafe Titoli e GPM Manutenzione e Programmazione Sedi Centrali Acquisti Servizi Generali GCC GEDIM GESIN GEVA GP00 GR01 Desktop Management e Telecomunicazioni Canali virtuali e innovazioni tecnologiche Sistemi di Pagamento Organizzazione e Sistemi Holding e Governo Collocamento Fondi Titoli Italia Titoli Esteri e Derivati Amministrazione Immobili Elenco transazioni Sistemi canali virtuali Sistemi direzionali Back Office Sistemi di Pagamento Applicazioni canali virtuali Estero e Tesoreria di Proprietà Servizi Diversi TCCCB132 TCCEE106 TCCEE1A9 TCCMB144 TCCXB115 Incassi e Pagamenti TES03P28 TIA01P14 TPIRE167 TPOIE1D8 TPOIE1E0 TSETE154 TTIAE118 TTIAE177 TTIAE1A9 TTIAE1N1 OR - Back Office Sistemi di Pagamento Responsabile Funzione Incassi e Pagamenti Elenco tabulati Incassi e Pagamenti Addetto Funzione Incassi e Pagamenti modello C3 cluster C5 2C44 Preposto all'autorizzazione in RNI della Funzione Incassi e Pagamenti C12 C8 CZ Gruppo Back Office Assegni Nucleo Back Office Banche - Gruppo Back Office Bonifici Gruppo Back Office Portafoglio CA C2. Elenco Cluster dati 13

14 Approccio top down ai processi Livelli di scomposizione Logica di scomposizione clienti L Output ha un valore sul mercato? Input competenze multifunzionali? 1 Macroprocessi Diverse logiche di classificazione -Esterniper i processi primari - Interni per i processi di supporto Sì Sì 2 Processi - Sequenziale (è una parte del macroprocesso) - Specializzazione (è una tipologia del m.p.) Altri processi Macroprocesso Sì Sì 3 Fasi - Sequenziale (è una parte del processo) - Specializzazione (è una tipologia del processo) Altre fasi Processo Sì No 4 Attività - Sequenziale (è una parte delle fasi) Altre attività No No 5 Operazioni elementari - Sequenziale (è una parte delle attività) Altre operazioni No No 14

15 Mappatura dei processi (max livello di dettaglio) Processi caratteristici Sviluppo Prodotti Gestione Contratti Gestione Sinistri Gestione Contratti Emissione Rami propri di Direzione Emissione contratto Grandine Il cliente ha la necessità di richiedere l'emissione del contratto Richiedere l'emissione del contratto Emissione contratto Trasporti Cliente Emissione Altri danni ai beni Emissione Contratto Assunzione Controlli post-vendita Telefono Contattare il Ramo Agenzia Polizza Emettere contratto Ramo Altri danni ai beni Pianificazione e Controllo Contabilità Generale Contabilità Tecnica Agenzie Processi di Controllo Emissione di Agenzia (entro i limiti) Emissione di Agenzia (oltre i limiti) Emissione di Direzione oltre i limiti di prodotto Emissione Rami propri di Direzione Contattare il Ramo Emettere Certificato Raccogliere Certificati Contattare Consorzio Emettere contratto Incassare tramite bonifico Abbinare le movimentazioni tecnico/contabili Certificato Emettere Certificato Raccogliere Certificati Agenzia Ramo Grandine Archivio Polizze Archivio Contabile Caricare su archivio polizze Caricare su archivio contabile Contabilità gestione dir. Contabilità gestione dir. Processi di supporto Gestione Reti di Vendita Gestione Immobiliare Riassicurazione Coassicurazione Gestione Finanziaria Acquisti Processi Gestionali Processi di investimento Selezione e Gestione del Personale Gestione Sistemi Inf. Emissione in Agenzia Emissione in Direzione Processi (Alberi Attività) Polizze Grandine Fasi - Sottoprocessi (Alberi Attività) Contattare Consorzio Emettere contratto Incassare tramite bonifico Ramo Grandine Consorzio Contabilità tecnica Macroprocessi (Catene del Valore) Abbinare le movimentazioni tecnico/contabili Credito e Contenzioso Il contratto è stato emesso Attività L attività preliminare è la mappatura dei L attività preliminare è la mappatura dei processi fino a livello di dettaglio processi fino a livello di dettaglio opportuno (Macroprocesso Operazioni opportuno (Macroprocesso Operazioni elementari) con la realizzazione inoltre dei elementari) con la realizzazione inoltre dei vari modelli di struttura organizzativa, vari modelli di struttura organizzativa, struttura IT, Normativa e Prodotti struttura IT, Normativa e Prodotti (eventualmente canali distributivi, (eventualmente canali distributivi, clientela, ecc...) clientela, ecc...) Sist Inform. Mutui Stampa riepilogo Stampa riepilogo Eseguire estinzione anticipata Stampa riepilogo per cliente Far firmare cliente stampa riepilogo Richiesta pagamenti diversi allo sportello Addetto Filiale Addetto Filiale Cliente CPE - Estinzione anticipata mutui/pres... Richiesta cliente COME estinzione CHI anticipata mutui Simulare estinzione LN00_ Addetto per calcolo Mutui Filiale importo da pagare Cliente non accetta Cliente accetta Verificare se trattasi di prestito COSA con contributo Prestito senza Prestito contributo con contributo Scheda degli attributi delle attività Tempo di trasmissione: Tempo intercorrente fra un attività e la successiva Rettificare su sistema i dati stipula Avg. processing time: 5,00 Minute(s) 1,00 Minute(s) Min. processing time: 2,00 Minute(s) Max. processing time: 10,00 Minute(s) Verificare su sistema correttezza intervento Durata più probabile (Avg.) moda (realistica) Durata minima (Min) dell attività (stima ottimistica) Durata massima (Max) dell attività LN00_ Mutui Stampa riepilogo Stampa riepilogo Eseguire estinzione anticipata Stampa riepilogo per cliente Far firmare cliente stampa riepilogo Richiesta pagamenti diversi allo sportello Pagamenti vari allo sportello Richiedere autorizzazione al Servizio Crediti Territoriale Valutare richiesta cliente Comunicare autorizzazione alla filiale Autorizzazione comunicata a filiale Addetto Filiale Addetto Filiale Cliente Addetto Filiale Servizio Crediti Territoriale Servizio Crediti Territoriale 15

16 Valutazione performance di processo - KPI 01 Finanziaria 01 Finanziaria 02 Clienti 02 Clienti 03 Processi 03 Processi 04 App ren dim ento & Crescita 04 Apprendim Professionale ento & Crescita Pro fession ale 05 Partner & innovazione 05 Partner & innovazione Ampliamento mercato A m p lia nazionale m e n t o mercato c lie n te la nazionale re ta il cliente la re tail Nuovi partner Nuovi commerciali partner commerciali Incremento operazioni con clientela retali tramite e-business Incremento operazioni con clientela retali tramite e-business Elevato Elevato livelevato e llo d i tasso Elevato di re dlivd eitiv llo itàd i crescita tasso dei di re (RdOd E) itiv ità crescita rica vi dei (R O E) rica vi di mprocessi a rk e tin g di e mvendite a rk e tin g efficienti e vendite e fficie n ti Ampia gamma Ampia di gamma servizi di servizi Elevata motivazione Elevata dipendenti motivazione dipendenti Configurazione Configurazione Data Warehouse Data W a re h o u s e Elevata sod disfazio Elevatane sod clientela disfazio ne clie ntela Processi e-business Proce ssi e-business ottim ali ottim ali Conoscenza Conoscenza pro cessi s processi e c ific i s p e c ific i Incremento Knowledge Incremen to Management Knowledge Management Ba ssi costi Bassi di prodotto costi di prodotto Ba ssi costi Bassi di processo costi di processo Nuovi partner Nuovi tecnpartner ologici tecn ologici Integrazione Inottimale te g r a zio n e processi ottimale attuali processi a ttu a li Comitato Direttivo Bassi costi di processo Indicatore Costi di processo - Clientela Retail Cruscotto aziendale - valutazione KPI - KRI e performance processo 03 Processi Bassi costi di processo Actual Time Period: Target Time Period: Indicatore costi di processo clientela retail Actual Time Period: First quart 100% Target Time Period: Processi di marketing e vendite efficienti Actual Time Period: Target Time Period: Stato di avanzamento di progetto Actual Time Period: First quart 100% Target Time Period: Processi e-business ottimali Actual Time Period: Target Time Period: 90,9% 93,3%100% 100% 93,3% 113, % 96% 100% Indice lavorazione online operazioni clientela retail 100% 96% Actual Time Period: First quart 100% 97 Target Time Period: Integrazione ottimale processi attuali Actual Time Period: Target Time Period: Processi e-business/ processi attuali Actual Time Period: First quart 100% Target Time Period: 82,5% 92,5%100% 100% 92,5% 0 1 1,15 1,35 166,7% 100% 100% 100% % 150% [] [%] [] [] Dagli obiettivi ai KPI Incremento operazioni con clientela retali tramite e-business Sistema contabilità industriale Incremento operazioni con clientela retali tramite e-business Elevato Elevato livello di tasso di redditività crescita dei (ROE) Elevato ricavi Elevato Actual value: livello 0,80 di Actual value: tasso 0,92 di Plan value: redditività 1,00 01 Finanziaria Plan value: crescita 1,00 dei (ROE) ricavi Actual value: 0,80 Actual value: 0,92 Plan value: 1,00 01 Finanziaria Ampliamento Elevata Bassi Plan value: 1,00 mercato nazionale soddisfazione costi di clientela retail clientela prodotto Actual Ampliamento value: 0,48 Ampia Actual value: Elevata 1,02 Actual value: Bassi 1,06 mercato nazionalegamma di soddisfazione costi di Plan value: 1,00 Plan value: 1,00 Plan value: 1,00 02 Clienti clientela retail servizi clientela prodotto Actual value: Actual 0,48 value: Ampia 0,96 Actual value: 1,02 Actual value: 1,06 gamma di Plan value: 1,00 Plan value: 1,00 Plan value: 1,00 Plan value: 1,00 02 Clienti servizi Bassi Processi di Actual value: 0,96 costi di Processi marketingplan value: 1,00 processo Integrazione e-business e vendite Actual value: Bassi 0,91 ottimale ottimali efficienti Processi di costi di Processi Plan value: 1,00 processi Actual value: marketing 1,00 Actual value: 1,03 processo attuali Integrazione 03 Processi e-business Plan value: e vendite 1,00 Plan value: 1,00 Actual value: 0,91 Actual value: ottimale 0,82 ottimali efficienti Plan value: 1,00Plan value: processi 1,00 Actual value: 1,00 Actual value: 1,03 attuali 03 Processi Plan value: 1,00 Plan value: 1,00 Actual value: 0,82 Plan value: 1,00 Elevata Conoscenza motivazione processi dipendenti specifici Actual value: Elevata 0,91 Actual Conoscenza value: 0,86 04 Apprendimento & motivazione processi Plan value: 1,00 Plan value: 1,00 Crescita Professionale dipendenti specifici Actual value: 0,91 Actual value: 0,86 04 Apprendimento & Plan value: 1,00 Plan value: 1,00 Crescita Professionale Configurazione Nuovi Data partner Warehouse tecnologici Nuovi Actual Configurazione value: 0,78 Actual value: Nuovi 0,60 partner Data Incremento partner 05 Partner & innovazione Plan value: 1,00 Plan value: 1,00 commerciali Warehouse Knowledge tecnologici Actual value: Nuovi 1,00 Actual value: 0,78 Management Actual value: 0,60 partner Incremento 05 Partner & innovazioneplan value: 1,00 Plan value: 1,00 Actual value: 1,09 Plan value: 1,00 commerciali Knowledge Plan value: 1,00 Actual value: 1,00 Management Plan value: 1,00 Actual value: 1,09 Plan value: 1,00 Realizzazione progetto ABC Ottimizzazione processi M. Rossi M. Rossi Tasso di turn over della clientela Relazioni tra Obiettivi e Relazioni tra Obiettivi e KPI (Key Performance KPI (Key Performance Indicators) KRI Indicators) KRI Responsabilità Responsabilità Iniziative / Progetti Iniziative / Progetti Fonti informative Fonti informative Dai KPI al monitoraggio Weighting: 0,300 Indice di soddisfazione clientela interna Indice di soddisfazione della clientela Indice di soddisfazione manifestato dalla clientela Weighting: 0,400 Weighting: 0,400 Weighting: 0,200 Indice di soddisfazione della clientela corporate Weighting: 0,700 Relazione tra KPI Relazione tra KPI (gerarchie) (gerarchie) Indice di soddisfazione della clientela retail Quantificazione di Valore reale e obiettivo: Valore pianificato Valore minimo Valore massimo Scostamenti ammissibili Intervallo temporale di riferimento La valorizzazione dei dati reali avviene in base a rilevazione sul campo, input dai Sist. Informatici, valori standard. I valori obiettivo sono in funzione di: Richieste esplicite / esigenze manifestate dai clienti Analisi preliminari dei risultati perseguibili / da perseguire (analisi di mercato, benchmarking esterni / interni,.) 16

17 Analisi e Confronto quantitativo-qualitativo Attività del processo parametro metrica Valore rilevato Azienda A Valore rilevato Azienda B 1 ricezione ordine 2 evasione a magazzino 3 spedizione 4 fatturazione Efficienza Livello di servizio Durata attività Efficienza Efficienza Efficienza Ordini annui/addetto Tempo conferma ordine (gg) Minuti Kg/addetto Kg/addetto Fatturato/addetto (in mil di euro) 320 1, , Totale processo evasione ordine Efficienza Durata media Ordini annui/addetto Fatturato/addetto (ml di euro) Minuti 320 0, , Durata minima teorica Minuti La griglia seguente indica per ciascuna leva operativa: - Situazione attuale (as is): caratteristiche quali/quantitative del processo attuale -Vision(to be): sintesi di caratteristiche quali/quantitative del nuovo processo -Gapfra la situazione desiderata quella corrente e le azioni da intraprendere per annullare il gap Leve operative Processo AS IS Processo TO BE (vision nuovo processo) Gap e azioni da intraprendere Flusso delle Attività Parcellizzato e sequenziale Unificato e gestito in tempo reale Ridisegno flussi Struttura organizzativa funzionale Per processi Ridisegno organizzativo Tecnologia Sistemi non integrati Sistemi integrati e DB integrato Integrazione sistemi o progettazione nuovo SI Risorse umane Specializzazione su singole attività Competenze multiple Addestramento Misurazione prestazioni Costi Tempo e costi Aggiunta indicatore di prestazione con priorità Tempo e Costi 17 Esempio tratto da Bracchi e Motta (1997)

18 (2.1) REDESIGN (definizione situazione TO BE) (2.2) ATTIVITA Definizione nuovi obiettivi e indici di prestazione Definizione varianti/alternative di ridisegno Mappatura nuovi processi aziendali (situazione To Be) Disegno nuove variabili organizzative Ridefinizione flussi informativi, sistemi IT, applicazioni Individuazione nuovi sistemi coerenti per le risorse umane Simulazione delle alternative Analisi di fattibilità tecnica-economica-organizzativa di tutte le azioni di miglioramento in team aziendali interfunzionali (analisi d impatto) Valutazione degli aspetti tecnici e comportamentali del progetto. Progettazione del piano di azione DELIVERABLES Piano di azione operativo finale Definizione, rating e selezione delle opzioni di miglioramento Ordine di Servizio, Dimensionamento Organici e Manuali Operativi Modelli dei processi, IT e organizzativi del To Be 18

19 I Miglioramento di processo - Simulazioni ( What if ) Dati iniziali Struttura Filiale/Ufficio N Figure Professionali Numero (FTE effett) Processi/Fasi/Attività Tempo (Min/Max/Medio) Simulazione n medio operazioni (Volumi) o istanze processo (nr. clienti) Eventuale distribuz. Statistica - temporale Il calcolo dei dimensionamenti è tipicamente un attività legata alla simulazione. Si basa sull individuazione e sull utilizzo di driver (tipicamente relativi al numero di operazioni e alla stima dei tempi di effettuazione delle attività) che caratterizzano il processo in esame. Per ciascun processo si ottiene così l assorbimento di risorse necessario alla sua esecuzione. ALCUNI DELIVERABLE DELLA SIMULAZIONE: tempi di attraversamento del processo (lead time) ( best worse ) tempi di attesa dinamica (livello delle code) livelli di saturazione (%) e efficienza delle risorse aziendali aree az. FTE teorici (ottimali) e effettivi (dichiarati) numero di processi completati in un determinato intervallo temporale numero di esecuzioni attività numero di occorrenze eventi Individuazione attività critiche / colli di bottiglia Analisi interrelazione dinamica dei processi Saturazione effettiva [%] 145% 140% 135% 130% 125% 120% 115% 110% 105% 100% 95% 90% 85% 80% 75% 70% 65% 60% 55% 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% A B C D E F (pt) Impegno FTE Andamento saturazione area Aziendale (A+B) 7,0 6,5 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 G H L (pt) Fond. O rdinari o In d. Ordinari o M N O P Q (pt) Ind. Pool R S T Agr. Agevolat o AA BB CC pt) DD EE FF GG pt) HH II (pt) LL MM NN pt) OO pt) PP RR pt) Risorse Im pegno FTE su prodotti - Area GE.FI. In d. Sab atini In d. Agevolat o Saturazione 100% Saturazione 75% Saturazione 110% Im pegno FTE gruppo Rate 6,3 4,5 2,6 0,5 0,0 0,1 1,8 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Im pegno FTE gruppo CS 0,0 0,6 2,2 2,7 3,1 2,1 0,0 0,4 0,7 0,6 0,4 0,4 Altro Agr. Ordinari o In d. Credito di firm a Ind. con provvist a Risultati In d. Apertura di Agr. Fondi di te rz i 19

20 Griglia di sintesi su leve operative/fasi del Process Modeling Leve operative Design (rilevazione As Is) Redesign (definizione situaz. To Be) Metodi e tecnologie (esempi) Flusso delle Attività Modellazione: macroprocessi, processi, fasi, attività, operazioni Diagnosi: Analisi, diagnosi e benchmarking con aziende concorrenti e best in class Ridisegno e simulazione alternative Diagrammi di flusso, meta-modelli, WF, Case, Process Designer Struttura organizzativa Modellazione: Struttura organizzativa, meccanismi operativi, stili di direzione Diagnosi:Analisi, diagnosi e benchmarking con aziende concorrenti e best in class Progettazione struttura org.va meccanismi oper., stili di direzione Organigrammi, mansionari, funzionigrammi,griglie attività/responsabil. Flusso delle informazioni e tecnologia IT Modellazione: flusso delle informaz., architett. infrastruttura IT, applicazioni, dati e copertura IT Diagnosi: Esame opportunità di mercato e soluzioni concorrenti Ridisegno flussi informat., nuove applicazioni, sistemi, Data Base Diagrammi di flusso informazioni, schemi di rappresentazione ERM, CASE tools Risorse umane Modellazione: Rilevazione knowledge sulle persone/posizioni e sui processi Diagnosi: Analisi, diagnosi e benchmarking con altre aziende concorrenti o Best Definizione nuovi sistemi HR coerenti con nuova progettazione Griglie di analisi knowledge posizioni/persone e processi Misuraz. Prestaz /Strategie Modellazione: Identificazione Indicatori q/q e valori delle prestazioni attuali Diagnosi: Confronto prestazioni competitori e best, analisi dei gap Definizione nuovi valori obiettivo e nuovi indici prestaz Variabili di efficienza, efficacia, qualità, liv. servizio, metodo KPI Gestione progetto Project management Rielaborazione da Bracchi e Motta (1997) 20

21 METODOLOGIA Flow-diagrams (anche flow-chart) & STRUMENTI Diagramma ad albero Diagramma di Warnier-Orr Business Activity Map (BAM) Diagrammi delle transazioni di stato Structurated Process Analysis (SPA) Role Activity Diagram (RAD) Diagrammi relazionali Diagrammi a spina di pesce UML (Unified Modelling Language) BPML (Business Process Modelling Language) Modelli di flussi di azioni Modelli matematici IDEF EPC (Event-driven Process Chain) Modelli sinaptici Carte di processo Action Workflow diagram Diagrammi gerarchici Modelli a rete STRIM (RAD + ER + ling.txt) WPDL (Workflow Process Definition Language) IL PACCHETTO METODOLOGIA + TOOL (eventualmente + metodologie) VALUTAZIONE DEL FORNITORE (SOLIDITA, IMPEGNO E CONOSCENZA MKT, SUPPORTO) CAPACITA DI INTERFACCIARSI CON ALTRI SISTEMI (DB, WF, ERP, CASE ) MULTIFUNZIONALITA BASE (Realizzazione modelli, Exporting/Importing, Analisi TVC, Report) AVANZATE (Simulazione, ABC, QM, KM, Web Publishing, Groupware, Certificazione, Librerie precostituite come best practices, interfacce ) FUNZIONALITA GENERICHE o di SUPPORTO (metafunzionalità) 21 CRITERI DI SCELTA PER ORIENTARSI TRA I TOOL E LE METODOLOGIE: Domandarsi prima di tutto che utilizzo se ne deve fare, qual è l obiettivo all interno dell azienda? (help on line, correttore testi e erori metod., GUI personalizzabile, ecc..) CAPACITA DI RAPPRESENTARE ESAUSTIVAMENTE I VARI ASPETTI AZIENDALI SCALABILITA e FLESSIBILITA CLIENT/SERVER ARCHITECTURE WEB BASED COMPLESSITA / USER FRIENDLY CARATTERISTICHE TECNICHE DEL PRODOTTO DIFFUSIONE FORMAZIONE NECESSARIA SERVIZIO POST-VENDITA ASSISTENZA PREZZO

22 Alcune classificazioni dei tool a supporto Business Process Analysis/Modeling BPR tool Vendors 1. Simple flow-chart graphic software: (Micrografx's ABC SnapGraphics e ABC Flowcharter; VISIO; Process Charte della Scitor ) 2. BPR tools Process modelling products: (Plexus della Jonathan Co-Systems Group; Bpwin della Logic Works Inc; ARIS Toolset della IDS Scheer, ecc..) 2.1 IDEF process mapping products: (COSMO della Coe-Truman Technologies; BUSINESS ENGINEERING TOOLKIT della D. Appleton Company; "intelligent" IDEF tools della Knowledge Based Systems Inc. (KBSI): AIO Win, Procap, Prosim, WITNESS; Design/IDEF della Meta Software. Business Design Facility (BDF) della Texas Instruments (TI); ABLE PM della Triune Software; KI Shell della UES Knowledge Integration Center (UES-KIC); MINERVA della Wizdom, System Architect della Popkin ) 3. Specialised Tools: 3.1 Process simulation products: (OPTIMA della AdvanEdge Technoogies; ADC ProcessSimulator dell'application Development Consultants; WITNESS Simulation Software della AT & T ISTEL; SIMPROCESS e SIMPROCESS II; Extend + BPR della Imagine; Prosim della KBSI (Knowledge Based Systems, Inc.); WorkFlow Analyser della Meta Software Co; Design/CPN della Meta Software; Micro Saint della Micro Analysis & Simulation Software; ITHINK della Performance Systems; ServiceModel della PROMODEL Co; TemPRO della Software Consultants International (SCI) Ltd; ARENA della Systems Modeling Co; ARIS Simulation della IDS Scheer ) 3.2 Process mapping - related Activity-Based-Costing (ABC) products: (Easy ABC Plus della ABC Technologies; AIO WIN della KBSI; BPwin della Logic Works; ABLE PM della Triune Software; ARIS ABC della IDS Scheer ) 4. Workflow tools: (Visual Workflo FlowMark, IBM MQSeries, Oracle, Fujitsu, Jet Form, Level 8, Lotus Notes, FabaSoft Components, SiFrameANTE, Workflow (CSE), Staffware, Workflow COSA, Plexus, SAVVION, Nobilis software, Qlink) 5. Case Tools: (COOL:Biz (KEY/ADW) from Sterling Software, COOL:Gen (IEF/Composer) from Sterling Software, Designer/2000 from Oracle, GroundWorks (Bachman/Analyst) from Cayenne (Data Models only), ERwin from Platinum/LogicWorks, Select Enterprise from Select Software Tools, Select SE (Systems Engineer) from Select Software Tools, Rational Rose from Rational Software, PowerDesigner/DataArchitect from Sybase (Data Models only), System Architect from Popkin) 22

23 Supporto ARIS all attività aziendale Modellazione Processi, Risorse e Applicazioni IT Supporto a progetti ridisegno o miglioramento (BPR/BPI) - Benchmarking Analisi Costi di prodotto e di processo (PCA: Process Cost Analyser - ABC: Activity Based Costing) I moduli ARIS a supporto del Process Life Cycle Simulazione, Dimensionamento, Ottimizzazione Knowledge Management (mappatura competenze) Diffusione Web e Report Rischi operativi e controlli Certificazione VISION (ISO 9001:2000) Automazione Processo (Workflow) Process Performance Management, KPI, BSC Sviluppo software, introduzione ERP, CRM, SCM E- Business ARIS for SAP R/3 23

24 Grazie per la Vostra attenzione. Domande? L intervento è stato effettuato dalla Nike Consulting ( Dott. Lorenzo Capozza: lcapozza@nikeconsulting.it Dott. Paolo Montisci: pmontisci@nikeconsulting.it 24