SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO ATTIVITÀ PREVISTE, OBIETTIVI E PREVISIONE DEL FABBISOGNO PER L ANNO 2014

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1 SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO ATTIVITÀ PREVISTE, OBIETTIVI E PREVISIONE DEL FABBISOGNO PER L ANNO 2014 PARTE SECONDA DESCRIZIONE ANALITICA DELLE ATTIVITA CORRENTI DA GARANTIRE E OBIETTIVI SPECIFICI PREVISTI PER IL 2014 A) SERVIZI ALL UTENZA A1) COLLEZIONI DOCUMENTARIE SU SUPPORTO ELETTRONICO Le collezioni documentarie su supporto elettronico minimizzano le diseconomie connesse alla struttura bipolare dell Ateneo, garantiscono la possibilità di accedere ai contenuti informativi senza limitazioni rispetto all orario, al luogo di fruizione e, con particolare riferimento a riviste e monografie full-text, al numero di utenti che possono usufruirne contemporaneamente. Oltre ad essere, per alcuni settori disciplinari, l unico formato in cui vengono oggi pubblicati i documenti, permettono di usufruire di opzioni avanzate di ricerca e analisi dei contenuti e favoriscono l interdisciplinarietà. Ordinaria attività di sviluppo delle collezioni documentarie su supporto elettronico che comportano: raccolta delle segnalazioni d interesse da parte dell utenza, selezione, acquisizione, trattamento amministrativo-contabile, gestione delle consistenze, raccolta di dati statistici d uso e predisposizione degli atti istruttori per la loro valutazione da parte di Comitato Tecnico Scientifico del SiBA e Consigli Scientifici delle Biblioteche. Obiettivi specifici per il 2014: Per il 2014 (sul cui bilancio graveranno i costi per le risorse del 2015), a fronte dello scenario precedentemente illustrato e che è gravato da significative incognite, si prevede sostanzialmente di poter garantire il mantenimento delle risorse documentarie così come risultanti al termine del processo di spending review operato nell ultimo biennio. Durante tutto il corso del prossimo anno verrà nuovamente effettuato un capillare riesame delle collezioni. Nel 2014 dovrà essere portata a compimento l analisi e la conseguente revisione di procedure e flussi di lavoro per la gestione degli abbonamenti in formato elettronico all interno del nuovo contratto aggiudicato alla ditta Swets che è stata avviata nella seconda metà del Analoga analisi e revisione riguarderà le procedure per la selezione, l acquisto, e la messa a disposizione degli utenti di materiale monografico su supporto elettronico (e-book) tramite Pagina 1 di 14

2 la piattaforma ebrary. A2) COLLEZIONI DOCUMENTARIE SU SUPPORTO CARTACEO E COLLEZIONI SPECIALI (MATERIALE AUDIOVISIVO E CARTE GEOGRAFICHE) Collezioni documentarie di materiale monografico e periodico in formato cartaceo e collezioni speciali di materiale audiovisivo, carte aeree e piani di volo destinate alla consultazione in sede o al prestito a supporto dell attività didattica e di ricerca. Collezione scaffale di genere, raccolta documentaria sulla tematica delle pari opportunità e di genere, realizzata fra 2007 e 2008, su richiesta del Comitato Pari Opportunità e collocata presso le Biblioteche di Economia a Varese e Giurisprudenza a Como. Ordinaria attività di sviluppo delle collezioni documentarie su supporto cartaceo e collezioni speciali di materiale audiovisivo, carte aeree e piani di volo a supporto della didattica e della ricerca che comportano: la raccolta delle segnalazioni d interesse da parte dell utenza, selezione, acquisizione, trattamento amministrativo-contabile, catalogazione e gestione (incluso attività di rilegatura) di materiale monografico e periodico, raccolta di dati statistici d uso e predisposizione degli atti istruttori per la loro valutazione da parte di Comitato Tecnico Scientifico del SiBA e Consigli Scientifici delle Biblioteche. Obiettivi specifici per il 2014: Per il 2014 (sul cui bilancio graveranno i costi per l acquisto monografie per l anno corrente e per gli abbonamenti riviste del 2015) lo scenario precedentemente illustrato si declina in una previsione di sostanziale mantenimento delle risorse documentarie con modeste riduzioni e nella prosecuzione del capillare riesame delle collezioni avviato nel precedente biennio. Nel 2014 dovrà essere portata a compimento l analisi e la conseguente revisione di procedure e flussi di lavoro per la gestione degli abbonamenti in formato cartaceo all interno del nuovo contratto aggiudicato alla ditta Swets che è stata avviata nella seconda metà del Proseguirà inoltre, in considerazione della carenza di spazi che affligge le biblioteche, una puntuale analisi del grado di aggiornamento e dei dati d uso delle collezioni cartacee in vista di una riorganizzazione delle collocazioni che preveda lo scarto o l accantonamento in magazzini esterni di parte del materiale. A3) INSUBRIASPACE - DEPOSITO ISTITUZIONALE TESI DI DOTTORATO DI ATENEO InsubriaSPACE garantisce la conservazione e la pubblica consultabilità delle tesi di dottorato dell Ateneo - in maniera totale o solo nei dati bibliografici, in funzione delle autorizzazioni rilasciate dall autore - ed è lo strumento attraverso il quale viene effettuato il deposito a Pagina 2 di 14

3 norma della L.106/ "Norme relative al deposito legale dei documenti di interesse culturali destinati all'uso pubblico presso le Biblioteche Nazionali di Roma e Firenze. Gestione del sistema che comprende la gestione di profili degli utenti, la validazione e pubblicazione delle tesi inserite con verifica formale dei metadati inseriti e verifica dal punto di vista contenutistico sulla conformità delle tesi rispetto alle direttive sul diritto d autore, aggiornamento dell home page, verifica della reportistica inviata dalla Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze a seguito delle regolari operazioni di harvesting da essa effettuate, manutenzione e implementazione dei metadati bibliografici per la compatibilità dell archivio con le procedure di raccolta nazionali e internazionali, produzione e valutazione delle statistiche d uso, corsi specialistici di formazione sull uso del deposito e sulle problematiche ad esso correlate e corsi on demand concordati con le Scuole di Dottorato, assistenza all utenza e al personale bibliotecario per l utilizzo del servizio. L housing del server e dell infrastruttura tecnologica sono demandate al CINECA. Obiettivo specifico per il 2014 Integrazione di InsubriaSPACE all interno delle risorse disponibili attraverso l indice PRIMO CENTRAL quale target specifico Depositi istituzionali per aumentarne la visibilità all utenza mondiale. Aprile 2014 A4) INSUBRE - PORTALE PER L ACCESSO ALLE RISORSE ELETTRONICHE Con il Portale InsuBRE (Sistema integrato per l accesso alle risorse documentarie in formato elettronico e alle informazioni bibliografiche) attraverso l integrazione delle diverse fonti/contenitori di risorse informative acquisite dal Sistema Bibliotecario, viene reso disponibile all utenza dell Ateneo l accesso e la consultazione delle collezioni documentarie in formato elettronico nel rispetto delle restrizioni dettate dalle leggi sul copyright e sul diritto d autore. Attraverso InsuBRE si accede al mega-indice di materiali scientifici Primo Central che ricerca istantaneamente fra centinaia di milioni di articoli abbracciando la maggior parte delle risorse elettroniche delle istituzioni e per molti materiali permette la ricerca anche all interno del full-text dei singoli articoli. Il Portale consente di favorire l accesso alle informazioni indipendentemente dalla dislocazione fisica dell utente e di realizzare, nel contempo, economie di scala nell acquisizione di informazioni che, per sovrapposizione disciplinare, possono interessare settori di ricerca e corsi di laurea variamente distribuiti fra i poli dell Ateneo. Gestione del sistema attraverso un continuo aggiornamento delle risorse elettroniche (ejournal, e-book, basi di dati bibliografiche, full-text e fattuali) indicizzate all interno del portale, sia dal punto di vista descrittivo e contenutistico che da quello di gestione delle autorizzazioni d accesso secondo le condizioni previste dai contratti per le risorse elettroniche. Con Pagina 3 di 14

4 cadenza mensile vengono prodotte le statistiche di accesso al portale e vengono recepiti gli aggiornamenti e le aggiunte alla knowledge base. Assistenza all utenza e al personale bibliotecario per l utilizzo del servizio. L housing del server è demandato al CINECA. A5) TATOO CONSULTAZIONE BANCHE DATI NON DISPONIBILI VIA WEB Il servizio tatoo permette la condivisione in rete di Ateneo di CD e DVD di banche dati non disponibili via web, nel rispetto delle restrizioni dettate dalle leggi sul copyright e sul diritto d autore, garantendo l accesso alle informazioni indipendentemente dalla dislocazione fisica dell utente nelle diverse sedi dell Ateneo, permettendo nel contempo di realizzare economie di scala nell acquisizione di informazioni che, per sovrapposizione disciplinare, possono interessare settori di ricerca e corsi di laurea variamente distribuiti fra i poli dell Ateneo. Gestione complessiva del sistema che comporta l amministrazione di un server, collocato a Varese, la gestione dell applicativo nonché un continuo aggiornamento delle risorse documentarie rese disponibili, sia dal punto di vista descrittivo e contenutistico che da quello di gestione delle autorizzazioni d accesso secondo le condizioni previste dai contratti di licenza o acquisto. Assistenza all utenza e al personale bibliotecario per l utilizzo del servizio. A6) ATATOO - AUDIO IN TATOO AtATOO consente di trasferire e rendere consultabile in Rete di Ateneo i contenuti audio di CD o DVD allegati a monografie possedute dalle biblioteche, in modo da renderli fruibili dagli utenti in maniera distribuita, da qualsiasi postazione all interno dell Ateneo su cui sia installato uno specifico client di tipo freeware, nel rispetto delle restrizioni dettate dalle leggi sul copyright e sul diritto d autore. Gestione del caricamento di contenuti multimediali che comporta la necessità di alcuni passaggi preliminari di lavorazione dei documenti: un riversamento della risorsa iniziale in formato MP3, l'elaborazione di pagine html per la consultazione del contenuto nonché la descrizione di ciascuna traccia audio e la predisposizione di una serie di script che associno i contenuti multimediali alla sessione di riproduzione aperta sul server. IL che comporta l amministrazione di un server, collocato a Varese, la gestione dell applicativo nonché un continuo aggiornamento delle risorse documentarie rese disponibili, sia dal punto di vista descrittivo e contenutistico che da quello di gestione delle autorizzazioni d accesso secondo le condizioni previste dai contratti di licenza o acquisto. Assistenza all utenza e al personale bibliotecario per l utilizzo del servizio. Pagina 4 di 14

5 A7) GESTIONE SISTEMA BIBLIOTECARIO SU PORTALE DI ATENEO Il Sistema Bibliotecario offre all utenza un servizio informativo sul complesso dei servizi erogati a supporto dell attività didattica, di ricerca ed amministrativa dell Ateneo all interno del Portale d Ateneo. Gestione complessiva dell attività di redazione, pubblicazione ed aggiornamento nel tempo dei contenuti riferiti al Sistema Bibliotecario sul portale d Ateneo in qualità di Redazione Web Locale secondo le modalità stabilite dalla Redazione Web Centrale. A8) AUTOMAZIONE DEI SERVIZI BIBLIOTECARI ATTRAVERSO ALEPH Il sistema Aleph consente, tramite i suoi diversi moduli, di gestire in modo integrato le diverse attività tramite le quali la biblioteca organizza i tradizionali servizi all utenza: acquisizione, catalogazione, trattamento dati amministrativi per il patrimonio bibliografico, gestione periodici, prestito, prenotazioni, prestito interbibliotecario e document delivery. Gestione complessiva del sistema Aleph che comporta un continuo aggiornamento delle funzionalità e degli archivi bibliografici, amministrativi ed anagrafici, nonché l assistenza al personale bibliotecario e la risoluzione di problemi riguardanti la gestione dei servizi all utenza. Attraverso il sistema di reportistica dell applicativo e con lo sviluppo ad hoc di procedure di estrazione dati vengono inoltre sistematicamente raccolte informazioni statistiche riguardanti l utilizzo dei servizi gestiti attraverso Aleph. L housing del server è demandato al CINECA, che dal settembre 2012 ha acquisito quale affitto del ramo d azienda il CILEA. Obiettivi specifici per il 2014 Nel corso del 2014 è previsto il perfezionamento delle configurazioni e l aggiornamento della documentazione a supporto dello staff relativamente alle procedure di acquisizione del materiale bibliografico in modo da armonizzarle da una parte alle caratteristiche della nuova fornitura abbonamenti, dall altra alle modifiche previste dalla nuova piattaforma contabile e dalle nuove procedure introdotte in Ateneo con il passaggio alla Contabilità Economico Patrimoniale. Pagina 5 di 14

6 A9) SERVIZIO DI AUTOMAZIONE AUTENTICAZIONE POSTAZIONI AL PUBBLICO Il servizio consente all utenza di accedere alle postazioni informatiche al pubblico collocate presso le biblioteche utilizzando le proprie credenziali di accesso alla posta elettronica per la consultazione delle collezioni documentarie in formato elettronico e del catalogo bibliografico riferito alle collezioni in formato cartaceo nonché per usufruire del servizio di stampa nel rispetto delle restrizioni dettate dalle leggi sul copyright e sul diritto d autore. Gestione complessiva del sistema che comporta l amministrazione di un server, collocato a Varese, destinato alla gestione delle procedure di autenticazione (studenti, personale PTA, docenti e ricercatori, utenti esterni e convenzionati) e di un server ridondante, collocato in Como che dialogano con SARA (il sistema di autenticazione del SIC) per quanto riguarda l utenza istituzionale (studenti, personale PTA, docenti e ricercatori) e archivi gestiti dal SiBA per quanto riguarda gli utenti locali delle biblioteche (utenti esterni e convenzionati attraverso le diverse convenzioni attive per i servizi bibliotecari con Statale di Milano, Bicocca), la gestione e manutenzione delle 42 postazioni informatiche collocate presso le 4 biblioteche in Como e Varese. Assistenza all utenza e al personale bibliotecario per l utilizzo del servizio. Nel corso del 2013 è stata esperita una nuova gara ad evidenza pubblica per l affidamento dei servizi integrati per gli edifici universitari per il quinquennio che prevede l esternalizzazione del servizio di assistenza tecnica per le postazioni al pubblico mantenendo al SIBA l attività di coordinamento e controllo dell esecuzione del servizio. Obiettivi specifici per il 2014 In fase di avvio del contratto verranno concordate con il fornitore aggiudicatario le specifiche indicazioni operative per l esecuzione dei servizi richiesti, con particolare riferimento alle problematiche legate all autenticazione degli utenti istituzionali ed esterni e alla predisposizione delle statistiche d uso delle postazioni. febbraio 2014 A10) SERVIZIO DI ACCESSO DA REMOTO ALLE RISORSE ELETTRONICHE PROXY SERVER Il servizio Proxy Server permette di accedere, in modalità regolamentata da password, alle riviste elettroniche ed alle banche dati acquisite dal SiBA da calcolatori dotati di connessione ad internet non fornita dall'università, utilizzando un server proxy web situato sulla rete dati dell'università. Servizio realizzato in collaborazione con il SiC. Nel 2013 in collaborazione con il Centro SIC che ne ha curato lo sviluppo tecnologico, è stato realizzato il progetto di estensione dell accesso remoto alle risorse elettroniche all utenza studentesca attualmente in fase di completamento. Una volta terminata, da parte del SIC, la generale revisione dell infrastruttura tecnologica necessaria nell ambito del progetto di e- sternalizzazione del servizio di posta elettronica, con il trasferimento delle utenze studentesche all interno del sistema di autenticazione d Ateneo già utilizzato per il persona- Pagina 6 di 14

7 le docente e tecnico-amministrativo, è stato possibile gestire in maniera automatizzata per tutte le categorie di utenti la profilatura dei diritti d accesso al proxy server garantendo al contempo gli obblighi previsti dai contratti per l accesso alle risorse elettroniche. E stato perciò possibile, rivedere l intero processo di erogazione del servizio con l automazione delle procedure di autorizzazione. Mentre il flusso di processo automatizzato relativo all abilitazione viene gestito dal Centro SIC il Centro SIBA provvede alla gestione dei permessi di utilizzo e al costante aggiornamento delle liste di risorse elettroniche per cui è contrattualmente previsto l accesso via proxy nonchè all assistenza all utenza per l utilizzo del servizio. A11) SERVIZIO DI FOTOCOPIATURA E STAMPA Il servizio di fotocopiatura e stampa, gestito attraverso affidamento in outsourcing (procedura ad evidenza pubblica per contratto attivo di durata quinquennale rinnovabile per ulteriori quattro anni), permette all utenza di effettuare stampe dalle postazioni al pubblico e fotocopie delle collezioni documentali nel rispetto delle restrizioni dettate dalle leggi sul copyright e sul diritto d autore. Gestione del flusso informativo per la segnalazione di richieste di intervento alla ditta appaltatrice, prima assistenza all utenza sull utilizzo del servizio. A12) FORMAZIONE DELL UTENZA Attività di assistenza e orientamento all'utenza sui servizi delle biblioteche e le risorse documentarie disponibili sia in formato cartaceo che elettronico. Realizzazione di corsi introduttivi sui servizi offerti dalle biblioteche e le risorse documentarie disponibili, corsi sull'utilizzo dell'opac di Ateneo e del Portale InsuBRE per le risorse elettroniche, corsi specialistici di addestramento all'uso di specifiche banche dati per settore disciplinare e corsi on demand di Information Literacy concordati con i diversi Corsi di laurea per l inserimento nei piani didattici. L attività prevede oltre a corsi tradizionali in presenza, l uso della piattaforma di e-learning d Ateneo nonché di filmati digitali (corsi on line) a supporto dell attività formativa nonché di presentazione dei servizi prodotti dal SiBA attra- Pagina 7 di 14

8 verso il servizio Insubrec reso disponibile dal SIC. In collaborazione con il Centro SIC verranno organizzati corsi di formazione sulle tematiche del Diritto d autore con particolare riferimento all utilizzo della piattaforma e-learning d Ateneo destinati specificamente al personale docente e ricercatore. A13) ACCESSO, CONSULTAZIONE E PRESTITO LOCALE Accesso ai locali, alle collezioni documentarie su qualsiasi formato e a servizi bibliotecari per una media di 45 ore settimanali di apertura per le biblioteche con orario continuato dalle 9 alle 18 dal lunedì al venerdì. Gestione dell accesso alle sale e servizi di primo livello per il pubblico quali consulenza e informazione agli utenti per l uso degli strumenti bibliografici e per l interrogazione del catalogo in linea, distribuzione del materiale bibliografico e riorganizzazione delle scaffalature e dell archivio, incluso trattamento antitaccheggio ed etichettatura dei volumi ed il servizio operativo di document delivery, prestito interbibliotecario e prestito a domicilio. Registrazioni dati sulle presenze in biblioteca, l utilizzo dei posti a sedere e degli armadietti sul sistema informativo predisposto per il Sistema Bibliotecario di Ateneo. Il servizio è affidato in outsourcing, nell ambito dell appalto di durata quinquennale dei servizi integrati per gli edifici universitari ripartito in due lotti uno per sorveglianza edifici e assistenza aule e laboratori ed uno per i servizi integrati di biblioteca. Obiettivi specifici per il 2014 Nel corso del 2013 è stata esperita una nuova gara ad evidenza pubblica per l affidamento dei servizi integrati di biblioteca per il quinquennio Entro il primo trimestre del del 2014, in fase di avvio del contratto verranno concordate con il fornitore aggiudicatario specifiche indicazioni operative per l esecuzione dei servizi richiesti, con particolare riferimento al sistema informativo di supporto alla gestione e alle rilevazioni quantitative e qualitative. A14) SERVIZI DI SUPPORTO PER IL DIRITTO ALLO STUDIO (CIDIS) Servizio rivolto agli studenti per la consultazione e prestito del materiale bibliografico acquisito dal Consorzio CiDIS presso le biblioteche con orario continuato dalle 9 alle 18 dal lunedì al venerdì. Diversamente da quanto accade per le Università Statale di Milano e Milano Bicocca per cui il servizio viene direttamente erogato dal Consorzio CIDIS in strutture separate dalle biblioteche, per l Insubria tale servizio è garantito dal Sistema Bibliotecario di Ateneo. Raccolta delle segnalazioni dei testi d esame da parte dei Corsi di Laurea, revisione e tra- Pagina 8 di 14

9 smissione al Consorzio CIDIS come proposte d acquisto. Catalogazione del materiale bibliografico ricevuto nell OPAC di Ateneo, conservazione, gestione e prestito dei volumi presso le biblioteche nel rispetto del regolamento stabilito dal Consorzio CiDIS. A15) UTILIZZO DEI SERVIZI E DELLE RISORSE DOCUMENTARIE CARTACEE ED ELETTRONICHE DISPONIBILI NELLE BIBLIOTECHE PER UTENTI DISABILI Garanzia di pari opportunità di accesso ai servizi e alle risorse documentarie cartacee ed elettroniche delle biblioteche a tutti gli utenti. Gestione su richiesta del Servizio Disabili di Ateneo dell attivazione di servizi a distanza per la consultazione delle risorse elettroniche, assistenza nella ricerca bibliografica e di reperimento del materiale; gestione tecnico-informatica delle postazioni dedicate (ad uso non esclusivo) presso le biblioteche. Nel 2013 è stata avviata una collaborazione con il Servizio Studenti disabili finalizzata a favorire l accesso alle risorse documentarie rese disponibili dal Sistema Bibliotecario di Ateneo SIBA in tutti i media informativi, secondo le linee guida della check list IFLA (International Federation of Libraries Association) Access to libraries Persons with disabilities. In una prima fase è stata sperimentata l utilizzazione di strumenti informatici tablet, portatili, leggeri e di piccole dimensioni, in particolare dotati di equipaggiamenti indirizzati specificamente a problemi di disabilità visiva, auditiva, dislessia ed autismo. L obiettivo specifico è quello di favorire l accesso al patrimonio di testi elettronici in formato book e journal, specificamente acquisiti dal SIBA per i propri utenti e ai documenti free on line di settore che, rispettando i criteri di accessibilità per i siti web, risultino leggibili per i programmi di sintesi vocale. Le nuove attrezzature, configurate e integrate nel dominio SiBA, sono ora disponibili tramite il Servizio Disabili e presso la biblioteca di Giurisprudenza. La collaborazione con il Servizio disabili prosegue nel 2014 in vista della selezione e della acquisizione di nuovi strumenti e nuovi contenuti specificamente destinati a favorire l accesso all informazione da parte di utenti con disabilità A16) DIRITTO D AUTORE, PROPRIETÀ INTELLETTUALE E RICERCA SCIENTIFICA Supporto all utenza istituzionale nelle diverse attività di studio e ricerca attraverso un servizio informativo sull uso delle risorse documentarie e informative (in formato cartaceo ed elettronico) nel rispetto della normativa in materia di diritto d autore e di rispetto della pro- Pagina 9 di 14

10 prietà intellettuale. Mantenimento ed aggiornamento delle sezioni informative (guide, documenti, FAQ e tutorial) sul diritto d autore e la proprietà intellettuale curate dal SiBA e pubblicate in un apposita sezione delle pagine web del Sistema Bibliotecario nonché sulla piattaforma di e-learning di Ateneo. Prima assistenza all utenza e attività di promozione e formazione sugli aspetti più generali relativi al rispetto del diritto d autore rivolta agli studenti incluso i Laureandi in fase di predisposizione della tesi e ai Dottorandi per il deposito della tesi di dottorato nel deposito istituzionale di Ateneo. A17) PROGETTO DI REVISIONE DELLE MODALITA DI EROGAZIONE DEI SERVIZI E ADOZIONE DELLA CARTA DEI SERVIZI Il SiBA, secondo quanto previsto dall art.2 del Regolamento di funzionamento, è responsabile di stabilire le condizioni d uso dei diversi servizi erogati all utenza interna ed esterna. Nel corso del tempo, con l aumentare della quantità e della complessità delle attività svolte dal Sistema Bibliotecario a supporto della ricerca e della didattica, è contemporaneamente aumentata la quantità e la complessità della normativa interna ed esterna di riferimento per l utenza. Pare dunque opportuno da una parte rivedere le modalità di erogazione dei servizi alla luce dei dati ottenuti da rilevazioni qualitative e quantitative sull uso dei servizi, dall altra articolare in un documento organico, le informazioni relative ai servizi che il Sistema Bibliotecario d Ateneo si impegna a fornire all'utenza, e i relativi standard qualitativi. Obiettivi specifici per il 2014: Data la complessità dell intervento si prevede la costituzione di un gruppo di lavoro, che coinvolgerà il personale delle biblioteche e degli uffici centrali del SIBA con il coordinamento della Direzione SiBA e l articolazione dell obiettivo in due fasi che verranno portate a compimento nell arco di un biennio. Anno Prima fase: - Analisi dei dati d uso relativi ai servizi funzionale alla proposta di revisione delle modalità di erogazione e delle norme che regolano la fruizione dei servizi. In questa fase verrà realizzata un indagine di Customer Satisfaction destinata all utenza studentesca da cui ricavare importanti dati di tipo qualitativo funzionali all analisi. - Analisi della normativa, della documentazione di riferimento, e della situazione dell ateneo al fine della elaborazione di un piano per la redazione della di Carta dei Servizi del Sistema Bibliotecario. Anno Seconda fase: - Elaborazione di una proposta di revisione complessiva delle modalità di erogazione dei servizi da sottoporre al Comitato Tecnico Scientifico del SIBA. - predisposizione di una proposta di Carta dei Servizi da sottoporre al Comitato Tecnico Scientifico del SIBA - adozione della Carta dei Servizi del Sistema Bibliotecario di Ateneo Pagina 10 di 14

11 B) SERVIZI INTERNI B1) FORMAZIONE DEL PERSONALE Fra le funzioni che il SiBA è chiamato a svolgere per il raggiungimento dei propri scopi istituzionali di gestione dei servizi bibliotecari e documentali a supporto della didattica, della ricerca e dell amministrazione dell Ateneo, rientrano specificamente formazione e l aggiornamento professionale dello staff che opera presso il Sistema Bibliotecario d Ateneo, a garanzia di un continuo miglioramento nella qualità dei servizi offerti all utenza. Il piano di aggiornamento e formazione specialistica viene modulato sulla base delle necessità di aggiornamento professionale connesse alle attività di servizio svolte o da svolgere dalle diverse componenti del Sistema Bibliotecario (bibliotecari, amministrativi, amministrativo-gestionali, informatici). I corsi destinati allo staff SiBA vengono realizzati sia con risorse interne che in collaborazione con partner esterni. A partire dal 2014 il SIBA provvederà autonomamente esclusivamente per gli interventi formativi a titolo gratuito mentre per le esigenze formative che prevedano costi di erogazione presenterà le proprie richieste all Ufficio Formazione dell Ateneo a cui è assegnato interamente il budget d Ateneo per la formazione. B2) SERVIZI INFORMATIVI Per le sue finalità istituzionali il SiBA, in accordo con il SIC e nel rispetto delle indicazioni di sua competenza progetta e gestisce le procedure e gli strumenti informatici, telematici, bibliografici, necessari a potenziare e migliorare la disponibilità delle informazioni bibliografiche e dei documenti all'utenza didattica e scientifica dell'ateneo, acquisisce le necessarie risorse hardware e software, coordina e armonizza gli strumenti informatici, le risorse informative e le procedure gestionali automatizzate delle Biblioteche. In particolare questo comporta la gestione sistemistica degli elaboratori che ospitano i sistemi informativi del SiBA e la gestione, l installazione e il mantenimento dell'evoluzione dell'hardware, del software di base e applicativo delle postazioni di lavoro del personale e delle postazioni al pubblico presso le biblioteche, delle periferiche dedicate e la relativa assistenza. Il parco tecnologico SiBA comprende: 7 server (5 a Varese 2 a Como), 2 apparati di backup su nastro (a Como), 79 PC (43 a Varese 36 a Como) fra postazioni di lavoro del personale e postazioni destinate al pubblico nelle biblioteche, tutte specificamente attrezzate per utenti con disabilità, 6 PC portatili (2 a Varese 4 a Como), 25 fra stampanti, apparecchiature multifunzione stampa, copia e fax, fotocopiatrici e fax (9 a Varese e 16 a Como) e 1 videoproiettore a Varese. Obiettivi specifici per il 2014 Pianificazione dello spostamento degli apparati di Varese dall attuale sede di Monte Generoso allo scopo di centralizzare gli apparati in un unico luogo che risponda a soluzioni di maggiore sicurezza ed affidabilità impiantistica rispetto alla situazione attuale. Il progetto verrà condotto in collaborazione con il Centro SIC in coordinamento con il progetto di allestimento della nuova sala server SIC presso la sede dell ex Colonia Agricola. Lo spostamento renderà necessario progettare e implementare soluzioni operative che con- Pagina 11 di 14

12 sentano di garantire la continuità al servizio e, contemporaneamente, la riconfigurazione delle apparecchiature interessate. Subordinata alle tempistiche di realizzazione della logistica Entro il 2014 dovranno inoltre essere migrate verso il sistema operativo Windows 7 alcune postazioni utente nelle sedi di Varese e di Como, che attualmente utilizzano il sistema operativo Windows XP, ormai obsoleto e non più supportato né aggiornato da Microsoft, con conseguenti problemi di sicurezza. Aprile 2014 B3) PARTECIPAZIONE A PROGETTI E CONSORZI NAZIONALI ED INTERNAZIONALI (ITALE, IGELU, ACNP; CDU-CILEA; SBBL, PROGETTO EUROPEO MICHAEL, ESSPER, GIM, GOOD PRACTICE) La partecipazione a progetti e consorzi regionali, nazionali e internazionali, scelta strategica perseguita dal Sistema Bibliotecario a partire dal 2002, hanno permesso e permettono di conseguire economie di scala nell acquisizione di risorse documentarie ed erogazione di servizi bibliotecari. La condivisione di esperienze e di gestione di progetti complessi all interno del più ampio circuito professionale italiano ed internazionale si traduce nella possibilità di garantire servizi all utenza di elevata qualità. Nell ambito del programma comunitario LL/Erasmus Staff che consente al personale docente e tecnico-amministrativo straniero in servizio presso enti partecipanti al programma di trascorrere all'estero un periodo di formazione presso uno degli enti, curato per il nostro Ateneo dall Ufficio Relazioni Internazionali, nel giugno del 2013 il SIBA ha ospitato per una settimana una collega dell Università polacca Jan Kochanowski in Kielce per uno scambio di e- sperienze in cui sono stati illustrati l organizzazione ed i servizi erogati dal SiBA con particolare riferimento all automazione dei servizi di biblioteca attraverso gli applicativi Aleph, SFX e Metalib plus. Obiettivi specifici per il 2014: Nell ambito del programma comunitario LL/Erasmus Staff, nel 2014 è prevista la visita di una collega bibliotecaria presso l Università di Las Palmas (Gran Canaria). B4) SISTEMA INFORMATIVO PER LA GESTIONE, LA VALUTAZIONE ED IL MONITORAGGIO DEI SERVIZI Il Sistema Bibliotecario svolge un attività di misurazione dei propri servizi e di raccolta ed analisi dei dati, in particolare di quelli quantitativi che costituiscono un sistema organico di informazioni e dati per la gestione, il monitoraggio e la valutazione dei servizi bibliotecari. Il sistema rappresenta uno strumento decisionale per permettere la formulazione di obiettivi Pagina 12 di 14

13 di servizio coerenti con le risorse disponibili e per verificare in maniera tempestiva, nonché periodicamente, la rispondenza tra obiettivi prefissati e risultati raggiunti. Continuativa per il 2014 B5) REVISIONE DEI PROCESSI DI GESTIONE AMMINISTRATIVO CONTABILE Nel 2014 dovrà essere portato a termine il complesso di attività, sia sotto il profilo organizzativo, amministrativo-gestionale e tecnologico che, a seguito dell adozione, secondo quanto disposto dalla legge 240/2010, del Bilancio Unico e della contabilità economicopatrimoniale, rivedendo le procedure operative per l esecuzione delle varie fasi dei processi di acquisizione che coinvolgono il SiBA e le biblioteche. C) SERVIZI FORNITI AD ALTRE STRUTTURE DELL ATENEO C1) SERVIZIO DI ASSISTENZA TECNICO-BIBLIOTECONOMICA SULL UTILIZZO DELL APPLICATIVO ALEPH PER IL PERSONALE DEL CENTRO INTERNAZIONALE PER LE STORIE LOCALI E LE DIVERSITA CULTURALI Il servizio di assistenza tecnico sull applicativo ALEPH e supporto biblioteconomico e catalografico per il catalogo del Centro Internazionale di Ricerca per le Storie Locali e le Diversità Culturali periodiche occasioni di aggiornamento sulle norme di gestione del catalogo e modalità di funzionamento del sistema, nonché attività di assistenza tecnica sull applicativo e supporto biblioteconomico e catalografico stimabili rispettivamente in 40 ore/anno e 60 o- re/anno. C2) SERVIZIO DI ACQUISTO MATERIALE BIBLIOGRAFICO PER DIPARTIMENTI E ALTRE STRUTTURE DELL ATENEO Servizio on demand per l acquisto e trattamento catalografico di materiale bibliografico. Le condizioni previste per l erogazione del servizio sono: - trasferimento dei fondi necessari per l acquisto al SiBA - Il materiale acquistato tramite SIBA, entra a far parte del patrimonio della Biblioteca di area e, nel caso si tratti di materiale monografico, viene reso disponibile al Dipartimento richiedente con la formula del Deposito prevista dal regolamento comune delle Biblioteche (prestito di un anno rinnovabile per un altro anno) - la fornitura del servizio è direttamente subordinata alla disponibilità di adeguate risorse umane da dedicarvi - l acquisizione viene realizzata esclusivamente usufruendo delle condizioni ottenute dal SIBA, attraverso l individuazione, tramite gara d appalto interateneo, di un fornitore unico per l acquisto di libri italiani e stranieri ed all interno degli importi previsti dal capitolato o, nel caso di risorse documentarie in formato elettronico, viene realizzato usufruendo e- sclusivamente delle condizioni ottenute dal SIBA, attraverso l individuazione, tramite gara d appalto, di un fornitore unico per gli abbonamenti a periodici in qualsiasi formato e banche dati non soggette ad esclusiva italiane e straniere ed all interno degli importi previsti dal capitolato. Pagina 13 di 14

14 C3) FORMAZIONE PERSONALE TECNICO AMMINISTRATIVO Servizio on demand per la realizzazione di corsi di formazione rivolti al personale tecnicoamministrativo dell Ateneo. Corsi di formazione destinati al personale tecnico-amministrativo dell area amministrativocontabile e gestionale mirato a sviluppare la conoscenza delle fonti informative giuridiche ed economiche rese disponibili dall Ateneo a supporto dell attività delle diverse aree dell Amministrazione Centrale, dei Centri Servizi e delle strutture di Didattica e di Ricerca. Corsi di formazione destinati al personale tecnico-amministrativo dell area tecnica, tecnicoscientifica ed elaborazione dati mirato a sviluppare la conoscenza delle fonti informative di ambito scientifico e biomedico nonché giuridico rese disponibili dall Ateneo a supporto dell attività di Didattica e di Ricerca. La realizzazione del servizio necessita di adeguata pianificazione preventiva. Pagina 14 di 14