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1 SOMMARIO Attivazione prodotto... 3 Gestione Annunci... 3 Maschera di ricerca annunci... 4 Inserimento di un annuncio... 5 Comune e località... 6 Indirizzo e Mappa... 7 Altri campi... 7 Descrizioni aggiuntive... 7 Foto e video... 7 foto... 7 Video... 8 Modifica annuncio Cancellazione di un annuncio Disattivazione annunci Cancellazione annuncio Duplicazione annunci Riferimento Automatico Gestione Richieste Trova veloce Maschera richieste Gestione degli incroci Incroci su Annunci Gestione Clienti Gestione Agenda Appuntamenti Gestione agenda dall elenco annunci/richieste Prima possibilità Seconda possibilità Gestione agenda dall interfaccia grafica Gestione Agenti e integrazione con Google Calendar Creazione agenti Integrazione Google Calendar Visualizzazione appuntamenti su richieste/annunci Configurazione invio Configurazione invio sms Configurazione predefinite Invio di un offerta a molti clienti Invio di molte offerte a un solo cliente Stampe Stampa annuncio per cliente o ad uso interno Stampa appuntamenti Stampa richiesta Stampa annuncio per vetrina Invio degli annunci ai portali immobiliari Invio annunci a rivista Impostazione delle riviste Invio degli annunci Backup e Manutenzione Richieste

2 Attivazione prodotto Strumenti > registrazione prodotto Compilare i campi obbligatori: Nome Agenzia, Partita Iva, Cliccare su Registrazione Dopo la registrazione attendere l invio dell con il codice di attivazione da inserire in: Strumenti > inserimento codice attivazione Gestione Annunci Cliccare sul pulsante "Annunci, si apre la maschera degli annunci con il relativo motore di ricerca. Maschera di ricerca annunci E possibile cercare gli annunci per: Cliente, Comune, Tipologia immobile, Tipologia annuncio, Località, Riferimento, Prezzo, Mq, Numero locali, Indirizzo, Priorità, Data inserimento. La ricerca per indirizzo è di tipo like, per cui ad esempio, per trovare un immobile in via Garibaldi, basterà scrivere anche solo una parte della parola (Garib) e premere invio. Tutte le colonne hanno l ordinamento crescente/decrescente. E possibile gestire le colonne attivando più o meno i relativi campi Le colonne possono essere spostate secondo le proprie esigenze, agendo con il tasto destro sul nome della colonna e trascinandola nella posizione desiderata. Di default sono visualizzati gli ultimi 30 annunci inseriti. Per visualizzare tutti gli annunci inseriti cliccare su azzera filtri. Tutte le finestre possono essere allargate fino alla dimensione massima dello schermo, questo permette a seconda della dimensione degli schermi, una gestione massimizzata. Se il monitor ha un dimensione troppo piccola (come ad esempio un netbook), il sistema avvisa che le dimensione minime per una corretta visualizzazione non sono rispettate. 3 4

3 Il cliente (proprietario) è un campo obbligatorio. E possibile inserire il nuovo proprietario cliccando su nuovo cliente, oppure cercare uno già presente nell archivio. Sono obbligatori il campo Cognome e Nome o Ragione Sociale, il telefono o l . Questi sono campi univoci, nel senso che non potranno esistere un altro nome, numero o uguali. Il sistema avverte di controllare nell elenco dei clienti già presenti. Compilare i vari campi della scheda immobile. Inserimento di un annuncio Per inserire un annuncio cliccare su nuovo annuncio, si apre la maschera di inserimento: Comune e località È possibile selezionare il comune, tenendo presente che il software ricorda l ultimo inserimento. Molte grandi città hanno la suddivisione in zone. Il campo località può essere sfruttato per gestire sia le frazioni, sia le zone di città più piccole. Ogni volta che è inserita una località, questa viene memorizzata per il comune inserito ed è possibile ritrovarla nel menu a discesa la volta successiva. 5 6

4 Indirizzo e Mappa Kiwi è integrato con 1ClickAnnunci (vedi più avanti). Poiché 1Clickannunci gestisce la pubblicazione degli annunci sui portali immobiliari è necessario fare attenzione a togliere il flag sul check box indirizzo visibile per evitare che sui portali sia pubblicato tale dato. Togliendo il flag, anche la mappa non punterà più all indirizzo dell immobile, ma prenderà in considerazione quanto scritto nel campo località. Il ricalcolo non è automatico e per ricalcolare le coordinate cliccare sul pulsante ricalcola.. A questa maniera sui portali immobiliari (ad esempio casa.it o immobiliare.it), l annuncio sarà privo di indirizzo lato pubblico, ma ugualmente geolocalizzato per una migliore visibilità sui portali stessi. Altri campi Molti campi della scheda come ad esempio, giardino, terrazzo, ecc. possono avere tre stati: presente, assente, ignorato. Questo consente all agenzia di specificare o meno le informazioni aggiuntive. Lo stato iniziale di questi campi è ignorato. NB E importante compilare il maggior numero di campi possibile soprattutto se Kiwi è integrato con 1ClickAnnunci. Molti portali premiano con una maggiore visibilità gli annunci che hanno più campi compilati. Ad esempio, è preferibile dare l informazione che non è presente il box auto piuttosto che ignorare tale informazione. Inoltre occorre ricordare che la maggior parte dei principali portali (vedi casa.it, immobiliare.it, idealista.it ) hanno molti campi obbligatori come i metri quadri, il prezzo, il numero locali, ecc. Descrizioni aggiuntive E possibile inserire oltre la descrizione in italiano e altre lingue, anche la descrizione per la vetrina dell agenzia. Questa descrizione ovviamente più breve andrà nella stampa per le vetrine ed è adoperata per l invio degli annunci alle riviste. Foto e video foto Dalla scheda immobile selezionare la scheda foto e video cliccare su inserisci nella sezione foto. Il sistema di default, copia le foto dal percorso dove si trovano, alla cartella degli annunci specificata nel setup.ini. Questo consente di risparmiare tempo nell inserimento delle foto da una fotocamere digitale. Una volta caricata la foto, appaiono le informazioni relative al peso e alle dimensioni. E possibile specificare se si tratta: della foto principale, se è una planimetria, se tale foto deve essere pubblicata in Internet, se deve andare nella stampa della vetrina, se deve avere il logo o altra immagine in trasparenza. Per quest ultima funzione occorre che il logo abbia uno sfondo omogeneo e monocromatico, dopodiché sarà possibile regolarne la trasparenza. Inoltre è possibile corredarla di una didascalia. E anche possibile lasciare le foto nella posizione corrente flaggando l apposito campo. Una volta caricate le foto è possibile vedere anche l anteprima completo di tutte quelle inserite. Tale funzione è presente anche nel menu contestuale attivabile con il tasto destro sull elenco degli immobili. Video Kiwi gestisce per i video solo percorsi web. Gestione Youtube Per i clienti 1Clickannunci, Kiwi gestisce la pubblicazione dei video su Youtube. I video sono caricati di default sul canale di Kiwi. 7 8

5 possono essere caricati anche su un proprio canale solo se si è inscritti al canale di kiwi immobiliare. Per poter pubblicare sul proprio canale: Strumenti >Opzioni > Opzioni generali> cliccare su YouTube Personale. Il pulsante è di tipo on/off. Una volta selezionato il video da caricare, cliccare sul pulsante pubblica su Youtube. Per caricare il video potrebbero occorrere anche molti minuti. Una volta caricato su Youtube automaticamente verrà restituito il link e il codice embedded. Modifica annuncio Per modificare un annuncio è sufficiente fare doppio click nel record corrispondente all annuncio. Cancellazione di un annuncio La cancellazione dell annuncio avviene su due livelli: Disattivazione e Eliminazione: Disattivazione annunci Per disattivare un annuncio cliccare nella casellina attivo all interno della maschera di inserimento/modifica annuncio. L annuncio NON è cancellato dal database, ma è segnato in rosso nell elenco degli annunci ed è tolto dagli incroci. E possibile filtrare dall elenco degli annunci tutti gli annunci disattivi. L annuncio disattivato non sarà nemmeno pubblicato sui portali (vedi più avanti). E sempre possibile riattivare l annuncio spuntando la casellina ATTIVO. Cancellazione annuncio Per cancellare definitivamente un annuncio fare tasto destro su un annuncio. Si apre il menu contestuale in cui è presente la voce elimina annuncio. Tale operazione è irreversibile. Cancellando un annuncio si perdono le informazioni relative agli appuntamenti fatti su di esso e gli invii effettuati. Duplicazione annunci Sempre con il tasto destro su un annuncio è possibile duplicare l annuncio. Al momento della duplicazione al riferimento è aggiunto un _1. Ad esempio un annuncio duplicato con riferimento A001, sarà proposto come A001_1. Naturalmente è possibile modificare il riferimento come si vuole. Riferimento Automatico Kiwi gestisce anche i riferimenti automatici, utili per le agenzie con numerosi annunci. Strumenti > Opzioni >Opzioni Generali Flaggare Genera Progressivo Riferimento Il riferimento è di tipo numerico. E possibile far partire la numerazione dal numero che desideriamo e stabilire di quante cifre deve essere il riferimento. Ad esempio se decidiamo che il nostro riferimento deve avere 5 cifre, il primo riferimento sarà del tipo 00001, il secondo il decimo e cosi via. Con 5 cifre sono gestiti riferimenti E inoltre possibile inserire un prefisso automatico composto sia da cifre che da lettere. Gestione Richieste Trova veloce Kiwi gestisce le richieste con il pulsante "Trova veloce" 9 10

6 Nella ricerca veloce non è necessario memorizzare il richiedente. Selezionare la tipologia di annuncio e immobile, selezionare le province, o i comuni, o le zone delle grandi città, e i dati aggiuntivi. I filtri aggiuntivi servono per raffinare la ricerca di un immobile. Da notare che: - nella scelta delle zone è possibile personalizzare delle Macrozone: dopo avere creato la macrozona aggiungere i comuni o le zone dei comuni (se presenti). La creazione delle macrozone serve per gestire velocemente della aree predefinite nelle quali solitamente lavora l agenzia. - il campo località è alimentato da quello inserito nella gestione dell'annuncio. - si può specificare uno spazio aperto generico che ricercherà immobili con il terrazzo o il giardino. - se non si è specificato la presenza di alcune condizioni nella scheda dell annuncio, ad esempio "condizionatore", "ascensore", flaggando i relativi check box nella scheda di ricerca, tale annuncio potrà essere incrociato. - non verranno incrociati immobili dove si specificata l'assenza dei vari parametri, ove invece sono stati specificati come condizione di ricerca a meno che non siano migliorativi. Ad esempio se è stato flaggato la scelta di un immobile con il balcone, il sistema incrocerà anche immobili con il terrazzo. - è possibile selezionare un piano alto con ascensore oppure un piano basso. Per piano alto si intende dal terzo piano compreso in su. - E inoltre possibile filtrare anche le nude proprietà. Il risultato della ricerca viene mostrato cliccando "mostra incroci". Per salvare la ricerca inserire il nome del richiedente. I campi obbligatori oltre al nome sono l' o il telefono. Maschera richieste La maschera di ricerca delle richieste prevede la ricerca per: nome del cliente, comune, data, prezzo e macrotipologie 11 12

7 La gestione delle colonne delle richieste è uguale a quella degli annunci. Per ogni richiesta è visualizzabile il numero di incroci, il numero di invii di o sms già effettuati, gli appuntamenti presi per quella richiesta. Gestione degli incroci Sia dalla maschera degli annunci che da quella delle richieste è possibile vedere gli incroci: Dalla maschera degli annunci vedremo le richieste per quel determinato immobile, mentre dalla maschera delle richieste vedremo quanti immobili soddisfano quella richiesta. E consigliabile mettere vicino alla colonna degli incroci, la colonna degli invii effettuati e la colonna degli appuntamenti fatti. Incroci su Annunci Se un annuncio ha ad esempio 3 incroci significa che per tale annuncio ci possono essere 3 possibili clienti interessati a visionare l immobile. Si ha quindi la possibilità di contattarli per /sms oppure telefonicamente gestendo magari il calendario delle telefonate. A colpo d occhio dalla maschera degli annunci è possibile vedere se per un annuncio è stato effettuato un invio cliccando su mostra incroci. Se il numero degli incroci è verde vuol dire che non sono stati effettuati invii su quell annuncio per quella determinata richiesta e che quindi è possibile inviare /sms. Se è rosso significa che sono già stati effettuati invii per quell annuncio su quella determinata richiesta. Gestione Clienti Dal pulsante Clienti è possibile accedere all elenco dei clienti. Per Clienti si intendono sia i proprietari che gli acquirenti. Nell elenco clienti è possibile fare ricerche per nome e/o cognome, telefono, , indirizzo, città e referente. E inoltre possibile marcare un nominativo come investitore. Per ogni nominativo è possibile vedere gli eventuali immobili, le richieste effettuate o gli appuntamenti fatti. Nell elenco dei clienti i proprietari sono contrassegnati dal colore blu. Gestione Agenda Appuntamenti La gestione dell agenda consente di tenere traccia di tutti gli appuntamenti fatti e storicizzare il lavoro svolto dagli agenti. Gestione agenda dall elenco annunci/richieste Prima possibilità Dall'elenco annunci cliccare sul pulsante "nuovo appuntamento", nell agenda verrà compilato automaticamente la sezione dedicata all annuncio. Seconda possibilità Dall'elenco annunci cliccare sul pulsante "mostra incroci", dall'elenco incroci cliccare su "nuovo appuntamento"; nell agenda saranno compilati automaticamente la sezione relativa all annuncio e la sezione relativa alla richiesta con i dati necessari all'identificazione del immobile del proprietario e del richiedente. Selezionare con il mouse il giorno e la fascia orario e cliccare sul pulsante "crea appuntamento"

8 Gestione agenda dall interfaccia grafica Direttamente nell'agenda nella sezione "annuncio", cliccare sul simbolo della tabella per accedere agli annunci, una volta trovato quello che interessa fare doppio click sul record. Selezionare con il mouse il giorno e la fascia oraria, cliccare sul pulsante "crea appuntamento". Oppure nella sezione richiesta cliccare sul simbolo della tabella, una volta trovata la richiesta fare doppio click sul record. Selezionare con il mouse il giorno e la fascia oraria e cliccare sul pulsante "crea appuntamento". Oppure nella sezione richiesta, cliccare sul simbolo acconto a quello della tabella per inserire una nuova richiesta. Questa sarà inserito automaticamente tra l'elenco dei cliente e delle richieste. E possibile gestire appuntamenti sciolti semplicemente selezionando con il mouse il giorno e la fascia oraria e cliccando sul pulsante "crea appuntamento". In ogni momento è possibile rientrare nell'appuntamento per modificarlo oppure per aggiungere note. Gestione Agenti e integrazione con Google Calendar E possibile configurare più agenti per la gestione degli appuntamenti. Creazione agenti Appuntamenti >Gestione Agenti Cliccare sul pulsante Nuovo Agente Dopo aver creato più agenti è possibile visualizzarne i nomi nell agenda. Cliccare nell elenco a discesa modalità di visualizzazione > gruppo a sinistra si attiva il simbolo simile ad un occhio. Cliccare su questa icona, si attiva una finestra per spuntare gli agenti da visualizzare nel calendario Integrazione Google Calendar E necessario avere un account valido su Google Calendar. Da Appuntamenti >Gestione agenti: selezionare ciascun agente da sincronizzare. Cliccare sul pulsante in corrispondenza del campo ID GOOGLE. Si apre una finestra dove inserire l account di Google Calendar. Dopo aver effettuato la connessione è possibile verificare i calendari attivi. Associare un calendario già presente oppure crearne uno nuovo con il pulsante crea nuovo. Con l opzione memorizza password, ogni modifica fatta per tale agente è sincronizzata automaticamente con Google Calendar. Visualizzazione appuntamenti su richieste/annunci Per ogni richiesta è inoltre possibile stampare l'elenco degli appartamenti visitati, così come per ogni immobile è stampabile l'elenco degli appuntamenti effettuati su richiesta. A tali funzioni si può accedere cliccando con il tasto destro sulle richieste o sugli annunci. Configurazione invio Strumenti >Opzioni > Configurazione posta in uscita Inserire il server di posta in uscita (SMTP) del proprio account di posta elettronica (può essere utile verificare come è configurato sul vostro client di posta elettronica (Outlook, Thunderbirth, ecc). NB: A seconda del provider può essere necessario inserire per la posta in uscita anche l'account e password. Per gli account Google flaggare Connessione protetta al server. Configurazione invio sms Strumenti >Opzioni > Configurazione posta in uscita Kiwi è integrato il sistema di sms di vola.it e Kqi.it. In entrambi casi è necessario avere un account valido. Inserire negli appositi campi le credenziali di uno dei due gestori 15 16

9 Configurazione predefinite Strumenti > opzioni > opzioni generali inserire l'oggetto e il testo dell' /sms predefinito che verrà inserito nell' che arriverà al cliente. Selezionare i clienti che avevano fatto una richiesta compatibile con l'annuncio a cui vogliamo inviare la proposta immobiliare, adoperando gli strumenti di selezione e i relativi pulsanti sotto l'elenco clienti. In alternativa possiamo tenere premuto il tasto CTRL sulla tastiera e cliccare con il mouse. Inserire, se non già impostato dalle opzioni generali, il testo e l'oggetto dell' che sarà inserito prima dell'offerta. Cliccare su "invia " o invia sms. Invio di molte offerte a un solo cliente Gestione richieste > Selezionare la richiesta, cliccare su invio sms, si apre la seguente maschera: Invio di un offerta a molti clienti Gestione annunci > selezionare l'annuncio in cui sono presenti gli incroci. Cliccare su invio /sms

10 Selezionare gli annunci compatibili con la richiesta adoperando gli strumenti di selezione e i relativi pulsanti sotto l'elenco annunci. In alternativa possiamo tenere premuto il tasto CTRL sulla tastiera e cliccare con il mouse. Inserire, se non già impostato dalle opzioni generali, il testo e l'oggetto dell' che sarà inserito prima dell'offerta. Cliccare su "invia " o invia sms. Stampe Dal menu "stampe" abbiamo la possibilità di generare un file html contenente l'elenco degli annunci, delle richieste e dei clienti. Sono "esportati" i record e i campi a video, per cui se sono attivi dei filtri si vedranno solo i record risultanti. Stampa annuncio per cliente o ad uso interno Cliccando con il tasto destro sugli annunci si accede alla stampa dell'annuncio corrente o degli annunci visualizzati. Prima della stampa vera e propria è visualizzata un'anteprima. Tale anteprima può essere adoperata anche per far vedere a video gli immobili ad un cliente senza dover per forza mostrare informazioni riservate come ad esempio il proprietario. Stampa appuntamenti La stampa dell'agenda consente di visualizzare oltre all appuntamento, le informazioni più o meno dettagliate dell annuncio e della richiesta con la possibilità di stampare altri possibili incroci da proporre durante la visita. Stampa richiesta Nell'elenco delle richieste con il tasto desto si accede alla stampa della richiesta che prevede la stampa della richiesta selezionata o di quelle presenti a video. Dal menu stampe invece si può selezionare la richiesta dal nome del richiedente. Stampa annuncio per vetrina La stampa per la vetrina è su A4. Vengono ottimizzate le foto per questo formato (kiwi seleziona le prime inserite altrimenti quelle flaggate "in vetrina"). Il testo dell'annuncio è preso dal campo vetrina nella scheda dell'annuncio. Il resto è preso dai campi predefiniti: prezzo, numero vani, comune e zona. Invio annunci ai portali immobiliari (1ClickAnnunci) Kiwi ha stretto una collaborazione con 1ClickAnnunci (www.1clickannunci.it) per cui è possibile gestire 1ClickAnnunci direttamente da Kiwi. Per poter gestire 1ClickAnnunci occorre avere un account attivo di 1ClickAnnunci. Per pubblicare gli annunci: Strumenti > pubblicazione annunci Si apre la maschera di revisione annunci per portale. Da tale maschera è possibile controllare l invio ai portali gestiti tramite 1clickannunci. Ad esempio se si hanno delle limitazioni numeriche degli annunci, da questa griglia è facilmente individuabile. Infatti il numero eccessivo è indicato con il colore rosso. E inoltre possibile selezionare o deselezionare tutti gli annunci contemporaneamente da un determinato portale o mettere in ordine tutti gli 19 20

11 annunci attivi o disattivi cliccando sulla colonna del portale. Questa maschera può essere nascosta cliccando su non mostrare più questa finestra. Invio annunci a rivista Kiwi gestisce anche l invio alle riviste cartacee tramite . Impostazione delle riviste. Strumenti > gestione riviste Cliccare sul pulsante nuova rivista. Inserire il nome della rivista con l , il numero max di annunci disponibili e la periodicità dell invio. Invio degli annunci Strumenti > invio annunci a riviste Si apre la maschera di inserimento. Gli annunci sono caricati con il metodo del drag and drop (trascinamento) dall elenco degli annunci. Una volta selezionati gli annunci da inviare è possibile decidere se associare a ciascuno una foto o meno cliccando nel campo corrispondente. E inoltre possibile mettere le foto per tutti o per nessuno spuntando l apposita casellina. L può essere corredata da un commento iniziale. E inoltre possibile mettere una destinatario di posta elettronica in CC per verificare l invio delle . Una volta effettuato l invio nella maschera apparirà la data dell ultimo invio e la data prevista per quello successivo. E spedita per solo la foto principale il cui nome del file viene rinominato automaticamente nel nome del riferimento. Ad esempio se il riferimento dell annuncio è A001, l immagine inviata avrà il nome A001.jpg. Inoltre l immagine è ridimensionata automaticamente. Backup e Manutenzione Richieste Strumenti > opzioni > informazioni sul backup E possibile vedere il percorso del database, delle foto e del programma. E possibile fare il backup manualmente di tutta la cartella e di tutto il database selezionando una risorsa su cui fare la copia. Il backup è una operazione fondamentale e si consiglia vivamente di farlo almeno una volta al giorno su più unità, adoperando anche software di backup di terze parti

12 E consigliabile fare ogni tanto manutenzione delle richieste con l apposito tool. Richieste > manutenzione E possibile eliminare le richieste tramite diversi parametri: data inserimento/modifica, per numero incroci e invii uguale a zero e per tipo di richiesta: vendita, affitto o vacanze. 23

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