Università di Macerata Facoltà di Economia

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1 Materiale didattico per il corso di Internal Auditing Anno accademico Università di Macerata Facoltà di Economia 10 Ornella Ornella Rogata: Rogata: Valutazione SCI SCI - Payroll ciclo attivo Management 1

2 Analisi SCI processo ciclo attivo - Order To Cash 1) Cosa significa analizzare un processo, in ottica di audit Aspetti organizzativi Sotto processi Obiettivi di controllo Rischi Controlli Test 2) Come rappresentare l analisi su un processo (Risk Control Matrix RCM) Ornella Rogata: Valutazione SCI Payroll Management 2

3 1) Cosa significa analizzare un processo, in ottica di audit L analisi del processo in ottica di audit significa individuare: gli aspetti organizzativi (accountability sul processo/sottoprocessi/attività) gli obiettivi dei controlli (le finalità dei controlli volti a contrastare specifici rischi che possono intervenire nella conduzione delle attività) i rischi potenziali (che potrebbero minacciare il raggiungimento degli obiettivi del processo) i controlli (le attività con cui si attua il controllo sul processo/ sotto processi/attività e le modalità di esecuzione) Le attività di audit svolte dall IA sono dei test sul sistema di controllo interno ovvero dei test di adeguatezza sulle attività di controllo poste in essere a supporto dei processi aziendali, al fine di mitigare i rischi che pregiudicano il raggiungimento degli obiettivi. Ornella Rogata: Valutazione SCI Payroll Management 3

4 Aspetti organizzativi: funzioni, process owner, action owner, control owner. Le funzioni organizzative coinvolte nel processo di Payroll Management (Gestione delle paghe) All departments HR Dpt Treasury Dpt 4

5 Aspetti organizzativi: funzioni, process owner, action owner, control owner. I process owners: soggetti responsabili del processo e/o dei sotto processi (hanno la responsabilità del raggiungimento degli obiettivi dell intero processo e/o dei sotto processi che gestiscono). Alcuni esempi: HR Management Director gestione assunzioni/dimissioni/licenziamenti e job rotations HR Administration Director calcolo paghe e gestione adempimenti legali HR Rewarding&Policies Director regole di assegnazione benefit; assegnazione e monitoraggio degli incentivi al personale Treasury Director gestione degli incassi/pagamenti ai dipendenti Departments Directors assegnazione di benefit; approvazione delle spese viaggio dei propri collaboratori 5

6 Aspetti organizzativi: funzioni, process owner, action owner, control owner. Gli action owners: soggetti responsabili delle singole attività nei vari sotto processi (hanno la responsabilità del raggiungimento degli obiettivi delle singole attività in cui è suddiviso il sotto processo). Alcuni esempi: HR Manager inserimento del nuovo dipendente in anagrafica Payroll Manager elaborazione dei cedolini paga Cash Manager registrazione del rimborso per spese viaggio del dipendente 6

7 Aspetti organizzativi: funzioni, process owner, action owner, control owner. I control owners: soggetti responsabili delle attività di controllo, quindi delle attività che minimizzano il rischio di non raggiungere gli obiettivi stabiliti. Alcuni esempi: HR Manager aggiornamento dati in anagrafica dipendenti Payroll Manager controllo sul calcolo dei cedolini paga Cash Manager verifica delle posizioni debitorie/creditorie (rimborsi/anticipi aperti) verso dipendenti 7

8 Sotto-processi 1. Gestione dell anagrafica dipendenti 2. Rilevazione delle presenze 3. Calcolo e rappresentazione dei costi del personale 4. Elaborazione delle tasse e dei contributi 5. Gestione di personale non dipendente 6. Gestione anticipi e rimborsi delle spese 7. Gestione degli incentivi e benefit 8. Gestione pagamenti dei salari e stipendi 9. Cessazione del rapporto lavorativo 10. Gestione contabile delle vertenze, TFR, costi del personale 11. Contabilizzazione del costo del lavoro 8

9 Sotto-processo: Gestione dell anagrafica dipendenti Tutti i nuovi dipendenti sono inseriti nell'anagrafica dipendenti/sistema di payroll Le variazioni dell'archivio HR/ sistema di payroll sono tempestive e accurate e solo variazioni effettive vengono effettuate all'anagrafica dei dipendenti Tutti i dipendenti non più in organico sono tempestivamente opportunamente tracciati nell'archivio dell'anagrafica dipendente/ sistema di payroll Sono in essere procedure che assicurano che tutti i nuovi inserimenti nell'organico aziendale siano registrati in anagrafica sui sistemi HR/Payroll, autorizzati e le informazioni del nuovo dipendente inserite correttamente per permettere il calcolo di retribuzioni, benefit e tasse I dati contenuti nell'archivio del payroll sono periodicamente rivisti per assicurare accuratezza Sono in essere procedure tali da assicurare che tutte le dimissioni siano registrate tempestivamente in anagrafica sui sistemi HR/Payroll Procedure Monitoraggio e verifica dati in anagrafica (evidenze di controllo) Controlli automatici di sistema Verifica rispetto dei principi SOD/organizzativi 9

10 Sotto-processo: Rilevazione delle presenze Il tempo lavorato è accuratamente registrato ed elaborato tempestivamente I dati registrati relativi a tempo e presenza riflettono il tempo effettivamente lavorato e sono autorizzati Eventuali rettifiche (es. giustifiche per mancata o errata timbratura) sono tracciate e documentate Il tempo lavorato è rilevato automaticamente Esistono procedure adeguate per trasferire i dati relativi a presenze e tempo lavorato al sistema di payrol al fine di minimizzare il rischio di errori di inserimento Tutti gli elementi non ricorrenti (malattia, ferie, altra attività che richieda interventi manuali sul sistema di HR/payroll) sono rivisti ed approvati dal management A fronte di rettifiche alle presenze si richiede documentazione di supporto e autorizzazione Gli straordinari ed i relativi pagamenti sono autorizzati dal management per tutti i dipendenti a cui sono corrisposti Verifica presenza di controlli automatici sulle timbrature in relazione alle regole Ottenere documentazione/verifica approvazione dal management di elementi non ricorrenti e straordinari (sulla base di una selezione a campione) 10

11 Sotto-processo: Calcolo e rappresentazione dei costi del personale Le paghe (con indennità e trattenute) sono accuratamente calcolate I cedolini sono pagati solo ai dipendenti in forza e non a quelli cessati Esiste una separazione delle responsabilità (SOD) tra chi gestisce i dati di retribuzione e chi paga L'ufficio personale verifica mensilmente che tutte le componenti delle retribuzioni siano adeguatamente processate per permettere il calcolo accurato delle paghe Le procedure stabiliscono che chi prepara le retribuzioni non autorizzi o predisponga i pagamenti (e che non possa modificare le RAL a sistema) Controllo manuale o automatico tra il numero dei cedolini emessi e il numero dei dipendenti in forza Controllo tra il totale dei netti a pagare dei cedolini e quanto effettivamente pagato. Evidenza monitoraggio e controllo accuratezza del calcolo (evidenze di controllo) Procedure Verifica sul rispetto dei principi SOD 11

12 Sotto-processo: Calcolo e rappresentazione dei costi del personale I salari e gli stipendi (indennità e trattenute) sono accuratamente calcolate Esiste una separazione delle responsabilità (SOD) tra chi gestisce i dati di retribuzione e chi paga L'ufficio personale verifica mensilmente che tutte le componenti delle retribuzioni siano adeguatamente processate per permettere il calcolo accurato delle paghe Le procedure stabiliscono che chi prepara le retribuzioni non autorizzi o predisponga i pagamenti Monitoraggio e controllo sull accuratezza del calcolo (evidenze di controllo) Procedure Verifica sul rispetto dei principi SOD 12

13 Sotto-processo: Elaborazione delle tasse e dei contributi Tutte le variazioni sulle tabelle relative alle ritenute sono accurate ed elaborate da personale appropriato La documentazione fiscale e contributiva è coerente con le disposizioni di legge Le variazioni da apportate alle tabelle delle ritenute sono adeguatamente validate ed effettuate da personale autorizzato Le tabelle delle ritenute sono periodicamente riviste dal management per garantirne la completezza, l'accuratezza e la piena coerenza con i requisiti di legge La predisposizione della documentazione richiesta dalla normativa è rivista dal management per garantirne l'accuratezza e la coerenza con le disposizione di legge Verifica ed analisi sui privilegi di accesso alle tabelle Monitoraggio sui dati per verifica coerenza con le disposizioni di legge (evidenze di controllo) 13

14 Sotto-processo: Gestione di personale non dipendente Sono definite le politiche per l'utilizzo di collaboratori esterni Le ritenute sul lavoro autonomo sono correttamente ed accuratamente calcolate e tempestivamente versate. Le politiche in essere garantiscono il corretto utilizzo dei collaboratori esterni Le procedure in essere assicurano il corretto calcolo delle ritenute sul lavoro autonomo ed il loro tempestivo pagamento Policy utilizzo collaboratori esterni Evidenze di controllo sul calcolo delle ritenute 14

15 Sotto-processo: Gestione anticipi e rimborsi delle spese La gestione degli anticipi ai dipendenti è gestita in modo accurato Tutti i rimborsi spese sono validi; i rimborsi spese imputati sono relativi a spese reali effettuate dai dipendenti Tutte le spese sono correttamente registrate nel rispetto dei principi contabili e fiscali Tutti i rimborsi spese sono correttamente e tempestivamente elaborati L'ufficio cassa gestisce gli anticipi ai dipendenti nel rispetto delle procedure in essere Esistono politiche per il rimborso spese ai dipendenti e per l'elaborazione delle stesse Le procedure in essere assicurano che le spese per viaggi siano registrate correttamente in contabilità generale Le proposte di pagamento sono tempestivamente create dopo la contabilizzazione del credito verso i dipendenti per spesa di viaggio. Sono in essere controlli per garantire che non vi siano partite creditorie aperte Procedure sulle spese viaggio e sulla gestione dei rimborsi Verifica processo di rimborso e validità documentazione presentata dal dipendente (campione) Evidenze di monitoraggio anticipi ai dipendenti 15

16 Sotto-processo: Gestione degli incentivi e benefit La possibilità di aderire ai benefits plan della società è data ai dipendenti con idonee caratteristiche Tutti i programmi relativi ai benefits (sanità, pensione, executive benefits) promossi dalla società, sono contabilizzati secondo i corretti principi contabili La consegna ed il ritiro di beni di proprietà della società sono documentati e tracciati Le variazioni delle informazioni relative ai benefit concessi ai dipendenti sono imputate in modo adeguato Il pagamento dei bonus è rivisto prima di essere effettuato Gli incentivi all'esodo erogati sono effettivi I controlli in essere assicurano che tutti i dipendenti idonei, e solo questi, abbiano la possibilità di aderire ai benefits plan Le procedure in essere assicurano che tutti i benefits siano identificati e classificati per natura e che ne sia determinata la corretta ed appropriata politica contabile Appropriati livelli di management controllano la contrattualistica, le fatture ed ogni altra documentazione relativa ai benefits corrisposti al fine di verificarne la coerenza con quanto previsto dai principi contabili e dalla normativa fiscale Le procedure in essere assicurano che la società utilizzi, in modo appropriato, l'eventuale personale esterno (ad es. consulenti o attuari) al fine di determinare correttamente i costi e le esigenze di informativa relativi ai benefits programs I controlli in essere assicurano che le assegnazioni e i ritiri di beni di proprietà della società siano documentati e tracciati a sistema al fine di ridurre il rischio di perdite I controlli in essere assicurano che le richieste le modifiche delle informazioni relative ai benefits siano imputate in modo accurato e completo Il processo di approvazione assicura che i bonus siano correttamente calcolati e basati su documentazione approvata dall'ente che ha promosso l'iniziativa Esistono dei controlli che assicurano la validità degli incentivi all'esodo erogati Procedure Evidenze dei controlli Verifica processo di approvazione (campione) 16

17 Sotto-processo: Gestione pagamenti dei salari e stipendi L'autorizzazione al pagamento delle retribuzioni è coerente con il valore calcolato in fase di predisposizione delle buste paga Esiste una separazione delle responsabilità tra chi genera proposte di pagamento e chi paga La disposizione del pagamento sono riviste ed approvate dal management per assicurare piena coerenza con i valori elaborati in fase di creazione delle buste paga Le procedure stabiliscono che solo il personale competente possa richiedere e autorizzare la predisposizione dei pagamenti Verifica sui controlli relativi alle disposizioni di pagamento e del processo autorizzativo (evidenze di controllo) Verifica sul rispetto dei principi SOD 17

18 Sotto-processo: Cessazione del rapporto lavorativo L'interruzione del rapporto di lavoro rispetta le disposizioni societarie e di legge Le competenze finali sono correttamente calcolate e liquidate nei tempi stabiliti dalla società e dalle leggi al fine di ridurre il rischio di azioni legali Il management del personale monitora l'osservanza delle politiche e delle procedure per i dipendenti dimessi, incluse le disposizioni di legge e societarie Le procedure in essere assicurano le competenze finali (TFR e altri elementi accessori) siano determinate correttamente e liquidate nei tempi stabiliti Procedure Evidenze di monitoraggio delle dimissioni in rispetto di politiche/procedure/legge (evidenze di controllo) Verifica sui controlli a presidio del processo di liquidazione delle competenze finali (campione e evidenze di controllo) 18

19 Sotto-processo: Gestione contabile delle vertenze, TFR, costi del personale Accurate analisi e valutazioni vengono effettuate in merito alle vertenze con il personale Il TFR è correttamente calcolato e registrato in contabilità Le poste differite sono contabilizzate rispettando il principio di competenza Il management rivede e verifica tutte le vertenze con il personale, in accordo con i legali interni ed esterni Il sistema calcola mensilmente la quota di TFR ed invia tali informazioni alla contabilità generale Esiste un sistema di monitoraggio degli utili e perdite attuariali che consenta la corretta gestione e rilevazione dei costi relativi al TFR Monitoraggio su vertenze (evidenze dicontrollo) Verifica sul processo di contabilizzazione dei contenziosi e del TFR, anche in rispetto del principio di competenza (campione) 19

20 Sotto-processo: Contabilizzazione del costo del lavoro Le registrazioni contabili dei costi del personale sono effettuate in modo accurato e completo I costi per il personale sono contabilizzati nel corretto periodo di competenza Le procedure in essere assicurano che il costo del personale da registrare in contabilità rifletta il totale pagato e dovuto per il corretto periodo di competenza Il management monitora la corretta competenza dei costi del personale Procedure Evidenze di controlli ed analisi su: corretta competenza scostamenti fra previsto e contabilizzato scostamenti fra pagato e contabilizzato varianze per tipologia di costi 20

21 2) Come rappresentare l analisi su un processo (RCM) Le RCM (Risk & Control Matrix) sono delle matrici che, a livello di processo, sotto-processo ed attività, individuano gli obiettivi, i rischi e le attività di controllo. Generalmente includono le seguenti informazioni: Activity Description: descrizione dell attività Activity Owner: descrizione del responsabile dell attività Risk/Control Objectives: rischi e obiettivi di controllo Control Activity: controllo teorico Implementation Method: modalità di svolgimento del controllo Gap Analysis: eventuale gap tra controllo teorico e modalità di svolgimento del controllo Control rating (ex. primary control): rilevanza del controllo Mandatory Documentation: documentazione attestante l effettiva implementazione del controllo Type of control: es. manuale o automatico Frequency: frequenza del controllo Control Owner: responsabile del controllo Le RCM possono essere accompagnate da flow chart e note esplicative. 21

22 RCM: esempio 22