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1 GPP L'esperienza di Arca S.p.A A cura di Marco Petriccione Funzione Service Management e Gestione dei sistemi di e-procurement Assago, 01/04/2016

2 I N D I C E Ruolo di Arca nel Procurement lombardo: Benefici per gli Enti Locali E- Procurement: la piattaforma Sintel Le Convenzioni Green di ARCA Definire la qualita in gara: Requisiti minimi e premianti Verifiche e controlli

3 Ruolo di ARCA nel Procurement lombardo Centrale di committenza Ottimizza gli acquisti a livello di sistema Supporto nella gestione degli acquisti di beni e servizi degli enti lombardi attraverso gare pubbliche aggregate Consulenza e formazione Offre consulenza specialistica agli Enti per la predisposizione delle proprie gare sia tradizionali che telematiche e per lo sviluppo dell'eprocurement Regione ed Enti regionali > 1700 Enti Pubblici di riferimento Promotrice dell e-procurement Migliora le performance d acquisto dei singoli Enti Realizzazione e promozione di soluzioni e-procurement, per la gestione dei processi di approvvigionamento online SUA Stazione Unica Appaltante Svolgimento delle gare in nome e per conto dei singoli Enti Enti Locali ed altre PA Enti Sanitari 3

4 Centrale di Committenza: Benefici per gli Enti L ottimizzazione degli acquisti derivante dalle gare centralizzate può essere valutata su diverse dimensioni di analisi Risparmi sui prezzi storici Risparmio medio ponderato sui prezzi storici di circa il 24% pari a circa 300 Mln Risparmi sui costi di pubblicazione Economie di processo Qualità delle forniture Risparmio, da parte degli Enti, dei costi di pubblicazione di singole procedure di gara (circa 15K cad.) Riduzione del numero complessivo delle gare Aumento produttività del personale Centralizzazione degli eventuali costi di contenzioso Standard qualitativi elevati ed omogenei a livello regionale (beneficio enti piccoli) Monitoraggio continuo qualità prodotti/servizi GPP >> Introduzione nei prodotti/servizi oggetto di gara di caratteristiche di eco-compatibilità ambientale Trasparenza Gestione telematica delle procedure di gara (pubblicazione, ricezione offerte e apertura buste, aggiudicazione e stipula, ecc) e del rapporto con i fornitori 4

5 E-procurement: focus sulla piattaforma telematica Sintel La piattaforma di e-procurement Sintel consente agli Enti di realizzare gare sopra e sotto soglia comunitaria tramite tutte le procedure previste dalla normativa vigente, interamente online, usufruendo dei servizi di formazione ed affiancamento operativo. Sintel viene utilizzato in autonomia e gratuitamente da: Tutti gli Enti pubblici aventi sede in Regione Lombardia; Fornitori italiani e internazionali. Riduzione significativa della durata di una gara telematica rispetto ad una tradizionale Adozione di standard comuni su documentazione e processi e diffusione di conoscenze e buone pratiche EFFICIENZA Riduzione media della spesa complessiva Ampliamento del numero di imprese partecipanti alle gare (specie PMI) TRASPARENZA Eliminazione della carta Accessibilità attraverso internet alle gare e relativa documentazione 5

6 E-procurement: i risultati del GPP nell e-procurement Caso di studio 2014 Fogli di carta A4 consumati per tipologia di gara (tradizionale vs Sintel) Solo per le procedure di gara, gli Enti pubblici lombardi consumano ca risme di carta l anno Circa alberi consumati ogni anno in Lombardia Fino al 2014 sono state gestite con Sintel circa gare, che hanno consentito di salvare 600 alberi 1 albero salvato ogni 24 gare online L uso a regime prevede che vengano gestite con Sintel tutte le gare degli Enti sanitari e regionali ed il 30% delle gare degli Enti locali 750 alberi salvati all anno (~55% del totale) Nota: i dati sono relativi ad analisi condotta da Centrale Regionale Acquisti su un campione di Enti lombardi, si riferiscono a gare svolte su Sintel dal 01/04/2008 al 30/06/2014 Ipotesi: 5 gr./foglio ; 17 alberi di medie dimensioni per 1 tonnellata di carta. Fonte: Istituto di ricerca sull impresa e lo sviluppo del Consiglio Nazionale delle Ricerche di Torino, CERIS-CNR,

7 E-procurement: Elenco Fornitori Telematico Regione Lombardia ha istituito* l Elenco unico fornitori regionale, gestito con Sintel. La Piattaforma contiene ora una banca dati con tutte le informazioni rilevanti sui fornitori, sempre disponibili per gli Enti. FORNITORE REGISTRATO Disponibilità di informazioni anagrafiche FORNITORE ACCREDITATO FORNITORE ACCREDITATO + INTEGRAZIONI Comprova requisiti di partecipazione ex Art. 38 D.Lgs 163/2006 Sottomissione di certificazioni (qualità, green, etiche, etc.) * L.R. 33/2007 Art. 1, c. 6/bis 7

8 Le Convenzioni green di ARCA ARCA ha introdotto all interno delle proprie procedure di gara centralizzate criteri volti ad acquistare prodotti e servizi ecologici, salvaguardando la concorrenza e premiando i beni più innovativi. Tessuto non tessuto per sale operatorie Agenzia viaggi Distributori automatici Servizio di call center e centralino Energia elettrica Divise polizia locale Cancelleria Fotocopiatori in noleggio Carta in risme Postazioni di lavoro 8

9 Definire la qualità in gara 1/3 I criteri sono dei requisiti oggettivi che definiscono l oggetto del nostro acquisto. La prima scelta strategica che deve compiere una stazione appaltante è quella di descrivere l oggetto della propria procedura di gara. Esempio GARA PER LA FORNITURA DI CARTA IN RISME Bisogna stabilire i criteri che andranno a definire l oggetto di gara USO FORMATO TIPOLOGIA GRAMMATURA CONSEGNE Carta per copiatrici e stampanti in risme da 500 fogli A4 e A3 Naturale e Riciclata 75 gr e 80 gr In scatole e in bancali CARATTERISTICHE Spessore tra 96 e 116 micron, bianco ISO 85%, ecc 9

10 Definire la qualità in gara 2/3 I criteri ecologici sono requisiti che devono essere rispettati da un prodotto o da un produttore per dimostrare che quel dato prodotto o processo produttivo ha un impatto ambientale ridotto rispetto a un prodotto o processo che svolga la stessa funzione. Il requisito ecologico da fissare all interno della documentazione di gara deve essere: 1 Dimostrabile 2 Misurabile (per i requisiti di funzionalità) 3 Di univoca interpretazione..come DEFINIRE UN REQUISITO ECOLOGICO.. 10

11 Definire la qualità in gara 3/3 Laddove presenti, ARCA applica i criteri ambientali minimi del Ministero dell Ambiente. (es. carta, apparecchiature IT, energia elettrica ). In altri casi vengono fissati criteri aggiuntivi che impattano sul ciclo di vita del prodotto. Bisogna assolutamente evitare descrizioni che non possiedano le caratteristiche precedentemente menzionate. Si potrebbe altrimenti rischiare di inficiare il risultato della gara (contenziosi/ricorsi ecc ). Vediamo alcuni esempi: La carta offerta deve essere sottoposta a processo di sbiancamento della cellulosa effettuato senza l utilizzo di biossido di cloro Il concorrente dovrà fornire anche carta di tipo riciclato La grammatura della carta offerta deve essere compresa tra un valore minimo di 72 gr/mq e un valore massimo di 84 gr/mq La carta offerta deve avere una grammatura di circa 80 gr. La capacità di assorbimento del fotocopiatore deve essere a 1,5 kw Il fotocopiatore deve avere un ridotto impatto ambientale 11

12 Requisiti ecologici e documentazione di gara Una volta stabiliti i criteri ecologici, dove inserirli all interno della documentazione di gara? A quale requisito non si è disposti a rinunciare? Criteri ambientali fissati dalla normativa Obiettivi della Stazione Appaltante Qual è l offerta del mercato della fornitura? Analisi dei fornitori (certificazioni di processo) Analisi dei prodotti (certificazioni, prodotti innovativi) Obbligo di certificazione ECF o TCF o equivalente REQUISITI MINIMI Imballo delle singole risme con materiale riciclabile REQUISITI PREMIANTI Criteri ambientali che la stazione appaltante sarebbe disposta ad acquistare ad un costo maggiore rispetto al livello minimo prefissato. Criteri ambientali che la stazione appaltante ritiene necessari ma che non sono messi a disposizione da tutti i fornitori. Criteri ambientali che la stazione appaltante intende inserire per promuovere innovazione di prodotto e/o processo all interno del mercato della fornitura. Consegna con veicoli verdi Consegna con bancali ecologici 12

13 Esempi di assegnazione dei punteggi ecologici Nella gara per la fornitura di carta in risme è stato assegnato punteggio tecnico ai prodotti in possesso di una delle seguenti certificazioni: TIPOLOGIA STRUMENTO DI PROVA Riduzione tempi di consegna Trasmissione anticipata DDT Consegna con veicoli verdi Dichiarazione di impegno in fase contrattuale con applicazione di penali per mancato rispetto Libretto di circolazione Consegna con pallet ecologici Certificazioni ambientali Possesso della certificazione di prodotto o di certificazione equivalente PRINCIPIO DI EQUIVALENZA ex art. 68 del D.Lgs n. 163/2006: la comprova prevede che il fornitore presenti l originale ovvero copia conforme corredata da dichiarazione di autenticità della certificazione ovvero di certificazione equivalente ovvero altro mezzo di prova appropriato ai sensi dell art. 68 del D.Lgs. n. 163/

14 Verifiche e controlli 1/2 Le verifiche ispettive si svolgono secondo un processo articolato in quattro fasi principali: 1. Predisposizione documentazione e campione di Enti 2. La società di ispezione contatta gli Enti e predispone ed esegue il piano di verifiche 3. Gli Ispettori, concluse le verifiche, trasmettono ad ARCA la relazione di chiusura 4. Analisi e rielaborazione della relazione Una verifica ispettiva può essere svolta con differenti modalità: Presso la sede degli Enti selezionati: l ispettore effettua una verifica documentale sul processo di esecuzione della fornitura e una verifica di prodotto, tramite il confronto dei prodotti consegnati sia con quanto offerto in sede di gara sia con quanto richiesto dall Ente Presso la sede del fornitore aggiudicatario della Convenzione: l ispettore effettua una verifica documentale sulle fatture emesse Attività di blind test, per la verifica del funzionamento del Call Center del Fornitore negli orari e nei giorni stabiliti

15 Verifiche e controlli 2/2 In presenza di requisiti di carattere ambientale, in fase di verifica è necessario monitorare l applicazione degli aspetti green da parte del fornitore aggiudicatario. La Convenzione per la fornitura di carta in risme è stata sottoposta a controlli della qualità intrinseca del prodotto consegnato rispetto a parametri minimi ed eventuali parametri migliorativi rispetto alla qualità minima prevista a gara. Verifica sul requisito migliorativo offerto consegna con veicoli verdi Green Public Procurement Veicoli Verdi Modalità di riscontro: l ispettore controlla i libretti di circolazione, se la verifica si effettua in fase di consegna, e il numero di targa dei veicoli usati per la consegna della merce. Tali verifiche, già previste nel capitolato tecnico, sono state svolte con la collaborazione di un ente ad hoc (Organismo di Certificazione). Se il Contratto/Convenzione oggetto di verifiche ispettive prevede criteri green, questi devono essere inseriti nella check list predisposta per l attività di monitoraggio. 15

16 Relatore: Marco Petriccione Riferimenti relatore: Funzione Service Management e Gestione dei sistemi di e-procurement Numero Verde

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