CIRCOLARE n. 2 del 16 giugno 2008 Direzione Tecnica. Alle AGENZIE. Oggetto: Norme contabili e gestionali

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1 CIRCOLARE n. 2 del 16 giugno 2008 Direzione Tecnica Alle AGENZIE Oggetto: Norme contabili e gestionali Le presente circolare disciplina le principali disposizioni di carattere contabile e gestionali che l Agente, a seguito del mandato sottoscritto, è tenuto ad osservare. INCASSO DEI PREMI L incasso del premio assicurativo consegue dall emissione delle Polizze ed Appendici, secondo le istruzioni emanate dalla circolare n. 1 del 16/06/08, relativa alla Procedura di Sottoscrizione. La garanzia a favore dell Assicurato decorre dal momento della sottoscrizione del contratto e contestuale incasso del premio da parte dell Agenzia. L incasso potrà essere eseguito per contanti, assegni, bollettino postale, o mediante accredito sul conto corrente bancario intrattenuto dall Agente cui è affidato il mandato. In caso di incasso tramite bollettino postale od accredito bancario il pagamento si intende eseguito dal momento in cui il contraente si sarà spossessato del relativo controvalore a favore dell Agente e/o Compagnia. Eseguito l incasso del premio, come sopra precisato, l Agenzia dovrà darne immediata registrazione sul Foglio Cassa. In caso di mancata sottoscrizione il contratto assicurativo sarà dichiarato Senza Effetto e tutti gli esemplari di polizza dovranno essere tempestivamente annullati e restituiti in Direzione. FOGLIO CASSA Il Foglio Cassa, in formato elettronico di cui alla procedura Millennium, dovrà essere compilato osservando le istruzioni di carattere informatico di cui al relativo manuale. Le registrazioni, eseguite in forma completa e con ogni possibile attenzione, riguarderanno per la quasi totalità quelle di natura assicurativa ed altre residuali operazioni, comunque previste dal sistema, previa autorizzazione da parte della Direzione. Il Foglio Cassa, di cui si allega un fac-simile, avrà cadenza quindicinale (allegato 1). Pag. 1 di 6

2 GESTIONE DELLE RIMESSE a) Conto corrente bancario specifico Per la gestione dei premi incassati l Agente - di cui nell arco della quindicina è semplice depositario - dovrà aprire uno specifico separato conto corrente presso un Istituto di Credito di proprio gradimento così intestato: Sig./Soc. Agente di..elba Assicurazioni S.p.A. Su tale conto corrente dovranno essere versati giornalmente tutti gli incassi di competenza della Compagnia, che a fine quindicina, a seguito della chiusura del Foglio Cassa, dovranno essere inviati in Direzione secondo i termini e modalità di seguito precisate. b) Rimessa I saldi di Cassa devono essere rimessi alla Compagnia con frequenza quindicinale; il saldo di cassa della prima quindicina è costituito dall ammontare a favore della Direzione dell ultimo giorno lavorativo di tale periodo; quello della seconda quindicina è costituito dall ammontare risultante all ultimo giorno lavorativo del mese di riferimento. La rimessa a favore della Direzione deve essere disposta il primo giorno lavorativo successivo alla chiusura delle rispettive quindicine, come sopra definite, mediante bonifico bancario con valuta fissa per il beneficiario del 5 giorno successivo. Il bonifico della rimessa dovrà avvenire con disposizione irrevocabile di bonifico e valuta fissa sul seguente conto corrente intestato a: ELBA Compagnia di Assicurazione e Riassicurazione S.p.A. Unicredit Banca Spa Agenzia 201 Milano Mecenate IBAN: IT 56 P I termini di pagamento della rimessa sono inderogabili salvo diversi accordi con la Direzione. E invece facoltà della Direzione modificare tali termini con comunicazione all Agente. Entro il secondo giorno lavorativo successivo alla chiusura quindicinale, dovrà essere trasmessa in Direzione, via fax o via , la contabile di addebito eseguita sul conto corrente dell Agente con la specifica del CRO. Gli originali di tali documenti dovranno essere conservati ordinatamente in Agenzia ed essere archiviati e tenuti a disposizione della Direzione. Con riferimento al versamento del saldo di cassa la causale dovrà essere obbligatoriamente indicata nella forma indicata nell esempio che segue: Agenzia di.. saldo della quindicina del mese di../anno. Causale: Elba Assicurazioni AG. (codice).. SALDO.. Pag. 2 di 6

3 ARRETRATI Il sistema Contabile (Millennium) segnala via Web l elenco dei titoli in arretrato. L Agenzia entro 60 gg., per quanto possibile, deve adoperarsi per l incasso di tali titoli. Qualora non riuscisse ad incassare uno o più titoli, l Agenzia deve compilare il modulo Titoli restituiti, allegato alla presente circolare (allegato 2). Tale modulo, con la documentazione allegata, deve essere inviato alla Direzione secondo le istruzioni più avanti precisate. Un eventuale contenzioso finalizzato all Incasso del premio sarà gestito dalla Direzione di Ramo. Nel caso di incasso del titolo in contenzioso da parte della Compagnia, la stessa provvederà a riconoscere all Agente il 50% delle relative provvigioni. INVIO DELLA DOCUMENTAZIONE DALL AGENZIA ALLA DIREZIONE Devono essere inviati alla Compagnia: le richieste di affidamenti; tutti i documenti di polizza e le relative appendici; il Foglio Cassa dell ultimo giorno di chiusura della quindicina, debitamente firmato dall Agente; il modulo relativo alla restituzione dei titoli; tutta la restante documentazione da inviare alla Compagnia. I suddetti documenti, fatta eccezione per quelli di particolare urgenza da inviare via fax o tramite Posta, dovranno essere inviati in Direzione con cadenza quindicinale a mezzo Corriere entro il terzo giorno successivo la chiusura della relativa quindicina. ARCHIVIAZIONE DOCUMENTAZIONE DA PARTE DELL AGENZIA L archivio di Agenzia deve mantenere un ordine costante. La forma è demandata all Agente, purchè ordinata e la documentazione sia reperibile nel tempo. I locali di archiviazione devono essere facilmente accessibili e devono rispettare quanto indicato dalla normativa in merito alla tutela della privacy e al trattamento dei dati personali (decreto legislativo 196/03) ed alla sicurezza sui luoghi di lavoro (decreto legislativo 626/94). A tal proposito ricordiamo che è necessario vengano archiviati: il Foglio Cassa riepilogativo della quindicina (firmato dall Agente) e del relativo bonifico comprovante la rimessa fatta a favore della compagnia. Nel caso di pagamento di premi con assegno da parte del Contraente ne va archiviata copia in Agenzia; i mandati e i relativi allegati, l iscrizione al registro degli intermediari; la polizza di Responsabilità Civile; la lettera di incarico di intermediazione di eventuali collaboratori; il materiale di formazione. Quanto sopra sulla base delle indicazioni dell art. 57 del Regolamento n. 5 del 16 ottobre (Codice delle Assicurazioni Private D.Lgs. n. 209 / 2005) Pag. 3 di 6

4 Certi che le modalità sopra esposte troveranno piena applicazione, restiamo a disposizione per ogni successivo approfondimento ritenuto necessario e Vi porgiamo i nostri migliori saluti. Elba Assicurazioni S.p.A. Allegati: 1) Fac-simile di Foglio Cassa 2) Distinta dei titoli insoluti restituiti Pag. 4 di 6

5 Pag. 5 di 6

6 Allegato n. 2 alla circolare n. 2 del 16/06/2008 Cod. Ag. :.. Descrizione.. Spett.le Direzione Generale DISTINTA DEI TITOLI INSOLUTI RESTITUITI N. N Polizza Contraente Data effetto titolo CAUSALE Svincolo Insoluto Altro Data.. L AGENTE ELB 101 Ed. 02/08 Pag. 6 di 6

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