Centro di Riferimento Oncologico di Aviano REGOLAMENTO DI ATTUAZIONE DELLE NORME SULLA TUTELA DELLA RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI (PRIVACY)

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1 Centro di Riferimento Oncologico di Aviano REGOLAMENTO DI ATTUAZIONE DELLE NORME SULLA TUTELA DELLA RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI (PRIVACY) Adottato con deliberazione n. 45 del

2 REGOLAMENTO DI ATTUAZIONE DELLE NORME SULLA TUTELA DELLA RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI (PRIVACY) Art Ambito di applicazione... 3 Art Circolazione dei dati nell ambito del Centro di Riferimento Oncologico di Aviano... 3 Art. 2 bis... 3 Obblighi degli operatori... 3 Art Definizioni... 4 Art Dati particolari e soggetti pubblici... 4 Art STRUTTURA ORGANIZZATIVA PER L ATTUAZIONE DEL D.Lgs.196/ Art Modalità di raccolta e requisiti dei dati personali... 7 Art Misure di sicurezza... 9 Art Notificazione delle banche dati... 9 Art Diritti dell interessato... 9 Art Richieste di trattamento, diffusione e comunicazione dei dati personali Art Modalità di comunicazione e diffsione di dati Art Cessazioni del trattamento Art Trasferimento dei dati all estero... 11

3 REGOLAMENTO DI ATTUAZIONE DELLE NORME SULLA TUTELA DELLA RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI (PRIVACY) Art.1 Ambito di applicazione 1. Il presente regolamento è adottato in attuazione del D.Lgs.196/03 Codice in materia di protezione dei dati personali e successive modifiche e disciplina il trattamento, la comunicazione e la diffusione da parte del Centro di Riferimento Oncologico di Aviano dei dati personali, anche raccolti in banche dati. 2. Il Centro di Riferimento Oncologico di Aviano provvede al trattamento, alla diffusione, alla comunicazione dei dati e alla cessazione del trattamento degli stessi nell ambito del perseguimento dei propri fini istituzionali nei limiti prefissati dalle leggi e dai regolamenti. Art.2 Circolazione dei dati nell ambito del Centro di Riferimento Oncologico di Aviano 1. Le disposizioni contenute negli articoli che seguono s intendono riferite al trattamento, alla diffusione ed alla comunicazione dei dati anche all esterno. L accesso ai dati personali da parte delle strutture e dei dipendenti del Centro di Riferimento Oncologico di Aviano è comunque limitato ai casi in cui sia finalizzato al perseguimento dei fini istituzionali. In tal senso il Centro di Riferimento Oncologico di Aviano provvede alla organizzazione delle informazioni e dei dati a sua disposizione mediante strumenti, anche di carattere informatico, atti a facilitarne l accesso e la fruizione anche per finalità didattiche e di ricerca. 2. Ogni richiesta d accesso ai dati personali da parte delle strutture e dei dipendenti del Centro di Riferimento Oncologico di Aviano, debitamente motivata, deve essere soddisfatta nella misura necessaria al perseguimento dell interesse istituzionale. Art. 2 bis Obblighi degli operatori 1. I dipendenti del Centro di Riferimento Oncologico di Aviano, nonché tutte le persone che prestano attività all'interno dello stesso a qualsiasi titolo, con o senza retribuzione, compresi gli allievi e i docenti dei corsi di formazione e di aggiornamento professionale, i borsisti, i contrattisti, gli specializzandi, i tirocinanti e i volontari, sono tenuti al rispetto di quanto previsto dai regolamenti aziendali. 2. I soggetti di cui al comma 1 sono tenuti in particolare: a) ad attenersi alla massima riservatezza e ad osservare le istruzioni emanate per il trattamento dei dati dal titolare, dai responsabili e dagli incaricati del trattamento, ivi comprese le misure di sicurezza; b) ad astenersi da operazioni attinenti il trattamento dei dati personali al di fuori di quanto necessario per l'espletamento dei propri compiti e nell'ambito delle funzioni istituzionali dell Ente;

4 c) ad astenersi dalla comunicazione e diffusione dei dati personali in difformità dalla normativa contenuta nel D.Lgs.196/03, nei relativi provvedimenti di attuazione e nei regolamenti aziendali. Art. 3 Definizioni 1. Secondo l art.4 del Codice in materia di protezione dei dati personali D.Lgs.196/03, per banca dati si intende qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti. 2. Per dato personale si intende qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale. 3. Per trattamento dei dati si intende qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l ausilio di mezzi elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l organizzazione, la conservazione, la consultazione, l elaborazione, la modificazione, la selezione, l estrazione, il raffronto, l utilizzo, l interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati. 4. Per responsabile si intende la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali. 5. Per comunicazione si intende il dare conoscenza dei dati personali a uno o a più soggetti determinati diversi dall interessato, dal rappresentante del Titolare nel territorio dello Stato, del Responsabile e degli incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione 6. Per diffusione si intende il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione. 7. I dati particolari. Fra i dati personali c è una categoria di informazioni che rivela l origine razziale ed etnica, le condizioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale : la vasta gamma delle spiacevoli implicazioni collegate ad un uso improprio di questi dati ha spinto il legislatore a definirli sensibili. Perciò, tali informazioni sono oggetto di trattamento soltanto se l interessato fornisce un consenso scritto e/o con l autorizzazione del Garante: se questi non la concede entro un mese l elaborazione è vietata. 8. Il dato anonimo presuppone l impossibilità di risalire all interessato a prescindere dalla proporzione e alla ragionevolezza dei mezzi impiegati. Art.4 Dati particolari e soggetti pubblici I dati sensibili o particolari possono essere raccolti da parte di soggetti pubblici solo: 1. se c è una disposizione di legge che lo prevede e stabilisce quale tipo di dati, quale elaborazione è permessa e le rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite;

5 2. se la legge c'è ma indica solo le rilevanti finalità perseguite si deve predisporre un Regolamento nel quale individuare e rendere pubblici i tipi di dati e le operazioni pertinenti in relazione alle finalità perseguite; 3. se la legge non c'è deve essere richiesto al Garante di individuare quali tra le attività svolte, hanno rilevanti finalità di interesse pubblico indi si deve predisporre un regolamento come al comma 2; Per la Sanità pubblica i trattamenti dei dati personali sensibili sono regolamentati nel titolo V del Codice. Le informazioni su salute e sessualità sono trattabili su autorizzazione del Garante nei casi previsti dal c.p.p. per la raccolta di prove da parte dei difensori (art.38 c.p.p.). I dati personali sulla salute possono essere resi noti all interessato solo tramite un medico designato da quest ultimo o dal titolare del trattamento.(art.23). La diffusione dei dati idonei a rivelare lo stato di salute è infine vietata, salvo nei casi in cui sia necessaria per la finalità di prevenzione, accertamento o repressione di reati. Art.5 STRUTTURA ORGANIZZATIVA PER L ATTUAZIONE DEL D.Lgs.196/03 1. Ai fini dell applicazione del D.Lgs.196/03, il Titolare dei dati trattati dal Centro di Riferimento Oncologico di Aviano ivi compresi i dati contenuti nelle banche di dati automatizzate o cartacee detenute dall Istituto, è l Istituto nella persona del Direttore Generale, suo legale rappresentante. 2. Poiché nelle Aziende ospedaliere non esiste un unica banca dati personali e sensibili, ma una molteplicità di archivi, cartacei ed informatizzati, a cui corrispondono una pluralità di trattamenti affidati ed utilizzati da soggetti diversi, il Direttore Generale, nella sua qualità di legale rappresentante del Titolare, individua e designa i Responsabili, come previsto dall art.20 del Codice, col compito di garantire il rispetto delle disposizioni in materia di trattamento dei dati personali. Compiti e modalità di attuazione vengono espressamente previsti dal Titolare in forma scritta, con particolare attenzione alle misure di sicurezza da adottare. La figura del Responsabile corrisponde a quella di: un dipendente con qualifica di dirigente; il dirigente deve essere già responsabile di una unità in cui è suddivisa l organizzazione aziendale. Il rispetto della privacy diventa un ulteriore compito, di norma, del responsabile di budget (struttura complessa, unità operativa, servizio, ufficio secondo l organizzazione aziendale). Questa scelta si basa sulla considerazione che detto personale, per l esperienza maturata, come richiede la legge, può fornire idonea garanzia del rispetto delle vigenti disposizioni e, può assicurare l attuazione di quanto affidato. Inoltre il sistema organizzativo delineato, sovrapponibile, di norma, a quello aziendale preesistente alla D.Lgs. 196/03, garantisce capacità e qualificata vigilanza sui trattamenti senza incorrere ad una eccessiva polverizzazione delle responsabilità. La Società INSIEL, gestore regionale per il Friuli Venezia Giulia per l informatica degli Enti pubblici, viene individuata quale Responsabile esterno del trattamento dei dati personali svolto con mezzi elettronici o comunque automatizzati, vista la convezione in atto per la conduzione del S.I.S.R.(Sistema Informatico Sanitario Regionale).

6 In sintesi l organizzazione per la gestione dei dati personali ai sensi del D.Lgs. 196/03 è così definita: TITOLARE: Il Centro di Riferimento Oncologico di Aviano nella persona del Direttore Generale suo Legale rappresentante, che impartisce le disposizioni in ordine alle finalità ed alle modalità dei trattamenti dei dati, individua i Responsabili e ne controlla l operato. RESPONSABILE: Dirigente preposto di norma a struttura complessa od unità operativa che nell ambito generale della propria responsabilità del servizio, cura anche gli aspetti relativi alla Privacy. Svolge i seguenti compiti: a) dare attuazione alla normativa contenuta nella Legge, nei relativi provvedimenti di attuazione del Garante, nei Regolamenti Aziendali e nella normativa nazionale e regionale che disciplina specifici trattamenti di dati. b) dare l'informativa prevista dalla Legge e richiedere il consenso dell'interessato, ove necessario; c) rispettare ed applicare le misure di sicurezza idonee a salvaguardare la riservatezza, la custodia, l'integrità e la completezza dei dati trattati ai sensi dell Allegato B al D.Lgs.196/03, dell'articolo 7 del presente regolamento, della delibera di nomina a Responsabile. d) Individuare, nominare e dare istruzioni scritte agli incaricati del trattamento, nominati ai sensi del presente articolo, in conformità alla normativa vigente; e) Interagire con il Garante per le informazioni richieste, i controlli e gli accessi da parte delle autorità competenti; f) Informare tempestivamente il Titolare di tutte le questioni rilevanti ai fini dell'attuazione del D.Lgs.196/03 e dei regolamenti aziendali; g) Rispondere alle istanze degli interessati secondo quanto stabilito dalla Legge, fatti salvi i compiti attribuiti alle strutture indicate nel presente articolo in collaborazione con l'ufficio relazioni con il pubblico (U.R.P.) aziendale h) Ogni altro adempimento stabilito dal Titolare; i) Conserva l'elenco delle banche dati, gli atti di individuazione degli incaricati e le misure di sicurezza adottate con le relative variazioni ed aggiornamenti esistenti presso la struttura di cui è Responsabile. In caso di assenza o impedimento del Responsabile, le relative attribuzioni sono svolte da chi lo sostituisce per le attività di istituto. INCARICATO: il personale addetto al trattamento dei dati nell ambito delle strutture dell Istituto formalmente incaricato dal Titolare o dai Responsabili. L'incaricato, salve le ulteriori e specifiche prescrizioni del Responsabile, è tenuto al trattamento dei dati attenendosi alle seguenti modalità: a) il trattamento deve essere effettuato in modo lecito, secondo correttezza e, comunque, in modo tale da garantire, in ogni operazione di trattamento, la massima riservatezza; b) i dati devono essere raccolti e registrati per gli scopi inerenti l'attività svolta ; c) deve essere, ove possibile, verificata l'esattezza dei dati e ne deve essere effettuato l'aggiornamento; d) deve essere verificato che i dati trattati siano pertinenti, completi e non eccedenti le finalità per le quali sono stati raccolti o successivamente trattati, secondo le disposizioni ricevute dal Responsabile;

7 e) i dati devono essere conservati rispettando le misure di sicurezza predisposte o in uso nell'istituto; f) nessun dato può essere comunicato a terzi o diffuso in difformità alle istruzioni del Titolare o del Responsabile. g) In caso di allontanamento dal posto di lavoro, l'incaricato deve adottare le misure in atto e a sua disposizione, secondo le istruzioni ricevute dal Responsabile, per evitare l'accesso da parte di terzi, anche se dipendenti, ai dati personali trattati o in trattamento, sia cartaceo che automatizzato. Art.6 Modalità di raccolta e requisiti dei dati personali I dati personali oggetto di trattamento sono: 1) trattati in modo lecito e secondo correttezza; 2) raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi e utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini non incompatibili con tali scopi; 3) esatti e, se necessario, aggiornati; 4) pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti e successivamente trattati; 5) conservati in una forma che consenta l identificazione dell interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per gli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e successivamente trattati; 6) il trattamento dei dati personali per scopi storici, di ricerca scientifica o di statistica è compatibile con gli scopi per i quali i dati sono raccolti o successivamente trattati e può essere effettuato anche oltre il periodo necessario a questi ultimi scopi; e se effettuato nel rispetto dei codici di deontologia e di buona condotta sottoscritti e previsti. L interessato deve essere informato oralmente o per iscritto sullo scopo della raccolta e sugli usi che dei suoi dati si faranno, nonché: dell obbligatorietà o meno di fornire i dati; delle conseguenze in caso si rifiutasse di fornirli; dei soggetti ai quali le informazioni potranno essere comunicate; dei diritti che egli può far valere contro un uso improprio dei dati; riguardo al nome, alla denominazione, ragione sociale o domicilio, residenza o sede del Titolare e, se designato, del Responsabile del trattamento. Tutti i dati forniti direttamente dall interessato, comunque, debbono essere acquisiti solo se egli lo permette, salvo che ci sia un obbligo legale o contrattuale. La questione del consenso è affrontata dal D.Lgs.196/03, secondo il quale l interessato autorizza oralmente o per iscritto la raccolta dei propri dati. In alcuni casi, tuttavia, l assenso non è necessario. Per il trattamento dei dati da parte di un soggetto pubblico non economico, solo per fini istituzionali nei limiti fissati dalla Legge e dai Regolamenti non è previsto il consenso al trattamento. Trattamento dei dati personali. 1. Il trattamento dei dati personali raccolti direttamente dall'istituto o ad esso comunicati da altri soggetti, svolto sia mediante l'ausilio di mezzi elettronici e comunque informatizzati, sia senza di essi, è effettuato all'interno dell'istituto stesso esclusivamente per lo svolgimento dei fini Istituzionali, nel rispetto del D.Lgs.196/03, del presente Regolamento, delle direttive del Garante e delle istruzioni impartite dal Direttore Generale in qualità di Titolare e dai Responsabili nominati ai sensi dell'articolo 5 del presente Regolamento.

8 2. I trattamenti effettuati a norma del comma 1 sono finalizzati all'erogazione delle prestazioni sanitarie nonché gli adempimenti amministrativi, di organizzazione e di controllo preordinati alla predetta erogazione, con particolare riguardo: a) alla attività di prevenzione finalizzate ai provvedimenti delle autorità sanitarie; b) alle attività di diagnostica strumentale e di laboratorio; c) alle attività di prevenzione delle malattie, di cura e di riabilitazione in regime ambulatoriale in sede ospedaliera; d) alle attività di ricovero ordinario e in day hospital; e) alle attività di ricovero in regime residenziale e semiresidenziale; f) alle attività di controllo della salute dei lavoratori che operano all'interno dell'istituto; g) alle attività di ricerca e di sperimentazione, nonché di elaborazione statistica, epidemiologica e sociologica. 3. Sono altresì soggetti alla normativa contenuta nel presente regolamento i trattamenti di dati personali effettuati in virtù di norme legislative e regolamentari concernenti le attività strumentali preordinate allo svolgimento dei fini istituzionali di cui ai commi 1 e 2, comprendenti in particolare: a) le gestione del personale dipendente, ivi comprese le procedure di assunzione; b) la gestione del personale che intrattiene rapporti giuridici con l'istituto diversi dal rapporto di lavoro dipendente e che operano a qualsiasi titolo all'interno dell'istituto stesso, ivi compresi gli specializzandi, gli allievi e i docenti delle scuole di formazione, i tirocinanti, i volontari; c) la gestione dei rapporti con i consulenti, i fornitori per l'approvvigionamento di beni e di servizi nonché con le imprese per l'esecuzione di opere edilizie e di interventi di manutenzione; 4. I Responsabili adottano le opportune misure organizzative affinché la raccolta dei dati in luogo aperto al pubblico avvenga in condizioni di riservatezza. Trattamento da parte di soggetti esterni all'istituto. 1. I soggetti che, per esigenze organizzative dell'istituto e in funzione del perseguimento dei suoi fini istituzionali, in base a uno specifico rapporto giuridico, effettuano, con utilizzazione della loro organizzazione o di quella dell'istituto stesso, trattamenti di dati per conto di quest'ultimo, (società di informatica, organismi di consulenza, istituti di credito, bancari ed assicurativi, istituti per la formazione, associazioni di volontariato e simili), ne assumono la responsabilità ai sensi della D.Lgs.196/ L'Istituto, in sede di instaurazione dei rapporti giuridici con i soggetti di cui al comma 1, fatti salvi i casi di contitolarità, li individua, a seconda del tipo di rapporto, quali Responsabili o incaricati del trattamento dei dati, fornendo ad essi le conseguenti istruzioni come previsto dal D.Lgs.196/03.

9 Art. 7 Misure di sicurezza Per tutto quanto riguarda le misure di Sicurezza previste dalla Legge, si rinvia al Documento Programmatico sulla Sicurezza del Centro di Riferimento Oncologico di Aviano. Art. 8 Notificazione delle banche dati 1. Per consentire al Titolare la notificazione delle banche dati prevista dal D.Lgs.196/03, chi intraprende o cessa (vedi art.12 del presente Regolamento) il trattamento dei dati, nell ambito delle strutture del Centro di Riferimento Oncologico di Aviano, è tenuto a comunicarlo al Responsabile della struttura il quale provvederà ad informare il titolare. 2. La comunicazione deve contenere almeno le seguenti indicazioni: a) la natura dei dati, il luogo ove sono custoditi; b) l ambito di comunicazione e di diffusione dei dati; c) la descrizione delle misure di sicurezza adottate; Art. 9 Diritti dell interessato 1. Il soggetto i cui dati sono contenuti in una banca di dati ha il diritto di ottenere, senza ritardo: 1) la conferma dell esistenza o meno di trattamenti di dati che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la comunicazione in forma intellegibile dei medesimi dati e della loro origine, nonché della logica e delle finalità del trattamento; 2) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge; 3) l aggiornamento, la rettificazione, ovvero, qualora vi abbia interesse, l integrazione dei dati; 4) l attestazione che le operazioni di cui ai n.2 e 3 sono state portate a conoscenza dei terzi. 2. L interessato ha, inoltre, il diritto di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei dati che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta. 3. L interessato può esercitare tali diritti con una richiesta scritta al Responsabile della banca dei dati. 4. L interessato può conferire, per iscritto, delega o procura a persone fisiche o ad associazioni. 5. Ogni cittadino ha il diritto di impedire, in tutto o in parte, il trattamento dei suoi dati personali se questi sono utilizzati per finalità di informazione commerciale, invio di materiale pubblicitario, ricerche di mercato.

10 Art.10 Richieste di trattamento, diffusione e comunicazione dei dati personali. I dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono essere diffusi, secondo quanto disposto dal D.Lgs. 196/03 Art.26 comma Ogni richiesta rivolta al Centro di Riferimento Oncologico di Aviano e finalizzata ad ottenere il trattamento, la diffusione e la comunicazione dei dati personali anche contenuti in banche dati dev essere scritta e motivata. In essa devono essere specificati i dati identificativi del richiedente e devono essere indicati i dati ai quali la domanda si riferisce e lo scopo per il quale sono richiesti. 2. Il Centro di Riferimento Oncologico di Aviano, dopo aver valutato che la richiesta sia legittima, provvede alla trasmissione dei dati stessi nella misura e secondo le modalità strettamente necessarie a soddisfare la richiesta. Art.11 Modalità di comunicazione e diffusione dei dati 1. Al fine di ottenere la comunicazione dei dati, i soggetti privati presentano una richiesta scritta al Responsabile indicando: a) il nome, la denominazione o la ragione sociale; b) le finalità e le modalità di utilizzo dei dati richiesti; c) l eventuale ambito di comunicazione dei dati richiesti; d) l impegno ad utilizzare i dati esclusivamente per le finalità e nell ambito delle modalità indicate. 2. La comunicazione e la diffusione dei dati sono comunque permesse quando: a) siano necessarie per finalità di ricerca scientifica o di statistica e si tratti di dati anonimi; b) la comunicazione o la diffusione siano richieste, in conformità con la Legge, da forze di Polizia, dall Autorità Giudiziaria, da organismi di informazione e sicurezza o da altri soggetti pubblici ai sensi dell Art. 58, comma 2 del D.Lgs.196/03, per finalità di difesa o si sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l osservanza delle norme che regolamentano la materia. Art.12 Cessazioni del trattamento Il titolare del trattamento deve preventivamente notificare al Garante, in caso di cessazione del trattamento dei dati, la loro destinazione. Le ipotesi previste sono: a) la distruzione. In questo caso pare opportuno fare riferimento alle normative riguardanti la tenuta e la conservazione delle cartelle cliniche. Qualificato come documento finalizzato all esercizio di un pubblico servizio, la cartella clinica è un bene indispensabile e inalienabile. La disciplina della sua conservazione e distruzione rientra nell ambito del D.P.R. n.1409 del 30 settembre 1963, il quale stabilisce che l Ente pubblico curi la conservazione e l organizzazione dei propri archivi, creando sezioni

11 separate per i documenti relativi ad affari esauritisi da oltre 40 anni, e non effettui scarti di materiale, se non dopo averne ottenuto l autorizzazione dalla competente Sovraintendenza archivistica. Nel caso specifico delle cartelle cliniche, il Ministero della Sanità con la circolare 5 agosto 1968 n.162 ha consigliato la loro conservazione per un periodo minimo di 25 anni. Successivamente, lo stesso Ministero con decreto 16 dicembre 1986, emanato a seguito di specifiche richieste da parte di strutture sanitarie pubbliche e private, ha stabilito che le cartelle cliniche e i relativi referti si conservino per un periodo illimitato, dapprima in un archivio corrente, quindi, in una separata sezione di archivio. Non solo: trascorsi i 40 anni, è fatto divieto di procedere al versamento del materiale in questione agli Archivi di Stato, com era stato sostenuto da taluni, in quanto il versamento stesso è previsto esclusivamente per gli atti degli uffici statali. Laddove i presidi sanitari trovassero difficoltà nell allestimento di idonei locali da destinare ad archivio, è consentita la possibilità del ricorso alla microfilmatura sostitutiva di tutta la documentazione sanitaria ai sensi della legge n. 15 del 14 gennaio 1968, del DPCM 11 settembre 1974 e del Decreto del Ministro per i Beni culturali e ambientali 29 marzo 1979, secondo modalità stabilite di volta in volta dal Ministro per i Beni culturali con un proprio decreto. Per ottenere l emanazione, occorre inviare alla Direzione Generale degli Archivi di Stato una relazione sui documenti che si intendono microfilmare ai fini della sostituzione, indicando i dati riguardanti la determinazione delle serie archivistiche, il sistema di riproduzione e di cartellinatura (la preparazione dei documenti da riprodurre e la codificazione adottata per l elaborazione elettronica), le caratteristiche delle copie di consultazione. Inoltre, vanno allegati i facsimile degli schemi di cartellinatura e dei mezzi di consultazione, nonché prove della pellicola da usare. Trascorsi sei mesi dalla richiesta, la risposta può intendersi acquisita. I documenti originali microfilmati secondo le procedure prescritte possono essere distrutti a tre condizioni: 1) che si riferiscano a un periodo anteriore all ultimo triennio; 2) che siano stati sottoposti alle dovute operazioni di collaudo e autenticazione; 3) che siano trascorsi sei mesi dalla pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale del decreto del Ministro per i Beni culturali, ai sensi dell articolo 25, terzo comma, della legge 4 gennaio 1968, n.15; b) la cessione ad altro titolare, purché vi sia analogia di trattamento e di scopi nei limiti previsti dalla Legge. Il caso ricorre nell ipotesi di trasferimento di paziente da struttura a struttura, o nel caso di richieste di informazioni. La cessione dei dati per fini diversi è nulla ed è punita con sanzioni amministrative irrogate dal Garante; c) la conservazione per fini esclusivamente personali. Il caso ricorre nell ipotesi di conservazione a fini statistici o di archivio dati personali. Art.13 Trasferimento dei dati all estero Il trasferimento è comunque consentito nell ambito sanitario, quando: a) l interessato ha manifestato il proprio consenso. Deve essere dato in forma scritta quando si tratta di dati sensibili; b) sia necessario per la salvaguardia di un interesse pubblico rilevante individuato con Legge; c) sia necessario per la salvaguardia della vita o dell incolumità fisica dell interessato o di un terzo, nel caso in cui l interessato non possa prestare il proprio consenso per impossibilità fisica, per incapacità di agire o per incapacità di intendere o di volere;

12 d) sia effettuato in accoglimento di una richiesta di accesso legittima ai documenti amministrativi, ovvero di una richiesta di informazioni estraibili da un pubblico registro, atto o documento conoscibile da chiunque; e) sia autorizzato dal Garante sulla base di adeguate garanzie per i diritti dell interessato, prestate anche con un contratto; f) il trattamento sia finalizzato unicamente a scopi di ricerca scientifica o di statistica e sia effettuato nel rispetto dei codici di deontologia e di buona condotta sottoscritti.

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