Ministero degli Affari Esteri Cerimoniale Diplomatico VISITE UFFFICIALI ALL ESTERO VADEMECUM OPERATIVO PR I M A D E L L ARRIVO

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1 PR I M A D E L L ARRIVO 1. Nota Verbale per la comunicazione delle date della visita Nomina di un funzionario responsabile per la predisposizione degli adempimenti opertativi Riunione operativa con il Cerimoniale locale (delegazione, precedenza, autovetture, sicurezza, eventi ufficiali, stampa, questioni sanitarie, ospitalità) Prenotazione stanze in Hotel ( consultare la sezione Hotel) Prenotazione autovetture in affitto (incluso pulmino giornalisti e bagagli) Verifica della necessità di un servizio di int erpretariato Compilazione lista di invitati nel caso di un evento ufficiale (per le visite di Stato, l elenco dovrà essere preventivamente inviato al Quirinale) Riunione di coordinamento con tutto il personale (assegnazione compiti: logistica, ospitali tà, rassegna stampa, logistica equipaggio velivolo di Stato, logistica giornalisti al seguito, turno reperibilità in Ambasciata, consegna delle comunicazioni urgenti eventualmte ricevute in Ambasciata durante la visita, autovetture di servizio) Riunione di coordinamento con i responsabili degli Uffici consolari Riunione con i Senatori e Deputati eletti all estero e con i rappresentanti della comunità (COMITES, CGIE, Associazioni) Predisposizione della documentazione da anticipare al Ministero Elaborazione programma con il Protocollo e i Capi di Gabinetto delle personalità (presentazione della personalità in visita) Incontro con il Direttore Generale dell Hotel (sicurezza e planimetria) Visita delle stanze in Hotel; incontro con il responsabile della reception Permesso di sorvolo Rapporti con la stampa locale e della comunità residente (lettere e colazioni) Coordinamento con il rappresentante locale dell ANSA Curriculum personalità tradotto con foto ( da inviare al Protocollo, personalità e stampa) Fotografie recenti e significative della personalità in visita per la valorizzazione della visita sulla stampa locale Pagina 1 di 9

2 20. Verifica della necessità di interventi della personalità (stampa, collettività) e delle connesse esigenze tecniche (luci, podi o, microfoni, altoparlanti) Contatti con società di noleggio autovettura In caso di delegazioni numerose e spostamenti in località di difficile accesso, verificare la necessità di affittare un sistema di telecomunicazioni via radio, che includa autist i e sicurezza Sopralluogo di tutte le sedi dove si svolgono gli incontri (ingresso, scale, ascensori, tavolo, microfoni, servizi, numeri di telefono e fax, bagni, acqua) Riunioni con il responsabile della Sicurezza (scambio di cellulari) Nota Verbale di richiesta di porto d armi temporanei per agenti di sicurezza italiani al seguito Eventuali regali e fiori per la delegazione che dovranno essere trovati in Hotel Predisposizione dei badge (bilingue) per il personale dell Ambasciata, della delegazione, della stampa, degli autisti e della sicurezza (modello allegato), con nastrino tricolore Comunicazione al Protocollo e alla sicurezza dei badge predisposti dall Ambasciata, con le diverse categorie di accesso a seconda del colore Predisposizione dei numeri utili completi (Paese, Roma e personale Ambasciata e Capi degli Uffici consolari ) da anticipare al Ministero Predisposizione di un tesserino tascabile con i numeri utili per la delegazione Predisposizione del programma (vedi la sezione Progra mma) Predisposizione dei numeri (fronte-retro) plastificati per le autovetture del corteo, da applicare nei vetri (anteriore e posteriore) (secondo il modello allegato) Predisposizione di una busta nominativa per ciascun componente della delegazione contenente il programma, la chiave della stanza, il modulo immigrazione precompilato, il numero dell autovettura dove dovrà prendere posto, il badge personale numerato Tutela sanitaria (gruppo sanguigno della personalità, presidio medico, ospedali di riferimento, ambulanza se necessaria, eventuali allergie alimentari) AEROP ORTO 1. Permesso di sorvolo Scaletta aereo Pagina 2 di 9

3 3. Tappeto rosso Bandiere (italiana e europea) Fiori in sala VIP Rinfresco in sala VIP (verifica eventuale richiesta) Permessi di accesso personale Ambasciata Contatti con l Ufficio Immigrazione (apposizione dei timbri di ingresso) Pre-compilazione formulari per l immigrazione Verifica rilascio porto d armi alla sicurezza italiana Verifica disponibilità bagni (personalità, deleg azione e equipaggio) Servizio carburante per aereo di Stato Servizio catering per aereo di Stato Presenza funzionario del Protocollo Verifica del programma con gli addetti alla s icurezza e con gli autisti Eventuale invito ai rappresentanti della comunità residente per l accoglienza Verifica presenza di un eventuale incontro con la stampa Macchina fotografica digitale Verifica numeri di telefono e fax (carta A4) per la ricezione di comunicazioni urgenti CORTEO 1. Apposizione dei numeri delle auto Verifica benzina e stato pulizia (interna e esterna) autovetture Caricabatterie per cellulari Fazzoletti di carta, bottiglia d acqua con bicchieri di carta ed ombrello in autovetture Preparazione auto Vip Sistemazione delle auto del corteo secondo l incarrozzamento ufficiale Riunione preparatoria con autisti e con personale di sicurezza... H OTEL 1. Tappeto rosso Bandiere (italiana e europea) all ingresso Planimetria con disposizione stanze e lista dei numeri utili Sistemazione degli eventuali regali e dei fiori in ciascuna stanza Disabilitare eventuali telefonate dirette in arrivo alla personalità... Pagina 3 di 9

4 6. Predisposizione con largo anticipo dell ufficio delegazione; salvo diversa richiesta specifica, occorre prevedere due computer con stampante collegata e funzionante, Internet a ba nda larga, 5 risme di carta A4, cartelline colorate porta documenti, toner di riserva, materiale di cancelleria, fotocopiatrice con fascicolatore, due linee fax, Ups, carta ufficiale con relative buste, tritacarte, n astrino tricolore, elenchi telefonici del Mae e della Rete estera Congruo numero di adattatori per la rete elettrica se le prese e l alimentazione è differente da quella italiana Presenza del Direttore Generale dell Hotel all arrivo del corteo... PR OG R A M M A 1. Oltre al calendario degli eventi, è necessario includere i numeri utili, un breve cenno dei luoghi da visitare e possibilmente i dati essenziali del Paese; il libretto deve avere un format o tascabile (secondo l allegato) Trasmissione del programma in pdf per posta elettronica al Ministero e alla Segreteria dell Ufficio della personalità Consegna di una copia del programma al personale dell Ambasciata (incluso il centralino) e ai responsabili degli Uffici consolari Consegna di una copia del progra mma agli autisti, al responsabile della sicurezza e al Protocollo DURANTE LO SVOLGIMENT O DELLA V I S IT A 1. Verifica dell orario di partenza del velivolo, in collegamento diretto con il 31 mo stormo ovvero con la compagnia aerea Giungere all aeroporto con al meno un ora di anticipo per poter procedere alle opportune verifiche della sezione Aeroporto Contatto diretto e costante del Capo Missione con il responsabile del corteo e con il responsabile della visita Necessità di un incarrozzamento con l auto di Cerimoniale come primo veicolo e che consenta sempre all interprete, al fotografo e al cameramen ufficiale di poter giungere nei luoghi degli i ncontri in anticipo Massima cura nell incarrozzamento del pulmino riservato ai giornalisti al seguito Verifica costante con l Ambasciata e con l Ufficio delegazione in Hotel per il controllo di eventuali comunicazioni urgenti dirette alla personalità Pagina 4 di 9

5 7. Verifica e costante monitoriaggio degli apparati elettronici (microfoni e altoparlanti) Durante la visita, il responsabile della logistica dell equipaggio si occupa intanto del trasferimento in aeroporto in modo che l aereo possa essere predisposto per la partenza Il responsabile amministrativo si occupa del pagamento delle fatture in Hotel Il responsabile della logistica raccoglie i passaporti della delegazione, in modo che possano essere consegnati in anticipo alle autorità di frontiera per la necessaria apposizione dei timbri di uscita Il personale della logistica si assicura che le valigie siano tutte consegnate, insieme a tutti gli effetti personali, nel pulmino riservato ai bagagli Il personale di sicurezza riconsegna in aeroporto al momento della ripartenza i porto d armi temporanei. 13. E S E M PIO DI NUMERO DA APPORRE ALLE A U T OV E T T U R E D E L CORTEO Pagina 5 di 9

6 E S E M PIO DI BADGE (AMBASC IA TA, DELEGAZIO N E, S TA MPA, AU TIS TI, S IC U R EZZA) Pagina 6 di 9

7 E S E M PIO DI PR O GR A M M A Pagina 7 di 9

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