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1 P.I.C. INTERREG IIIΑ GRECIA-ITALIA PERIODO DI PROGRAMMAZIONE LINEE GUIDA PER LA REVISIONE CONTABILE MAGGIO

2 INDICE 1. INTRODUZIONE 1.0 Programma P.I.C INTERREG IIIΑ Grecia-Italia Regole QCS 2000/ Norme INTERREG IIIΑ Norme del P.I.C. INTERREG IIIΑ Grecia-Italia Autorità di Gestione Autorità di Pagamento Sistema di controllo «Controllo di 1 livello» Comitato di Sorveglianza e Comitato di Pilotaggio 2. REVISIONE CONTABILE 2.1 Ruolo e compiti del revisore 2.2 Requisiti della revisione contabile 3. AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE 3.1 Regole di ammissibilità 3.2 Verifica delle spese dichiarate 3.3 Categorie di spese ammissibili 3.4 Spese non ammissibili 4. PROCEDURA PER LA PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA DI PAGAMENTO 2

3 1. INTRODUZIONE L applicazione dei programmi del 3 periodo di Programmazione QCS richiede l adozione di un sistema efficace di gestione e di controllo finanziario che assicuri la corretta gestione finanziaria dei fondi europei, conformemente alle disposizioni (Regolamenti) istituiti dalla CE per il 3 periodo di programmazione. In questo contesto, le linee guida incluse in questo manuale forniscono utili informazioni linee guida a tutti i partners e revisori contabili dei progetti INTERREG ΙΙΙΑ Grecia-Italia al fine di assicurare l applicazione efficace di tali regole nel corso dell attuazione dei progetti. 1.0 Programma Grecia-Italia IIIA 2000/2006 Il Programma Transfrontaliero INTERREG IIIΑ Grecia-Italia 2000/2006 è stato approvato in base a: La decisione della Commissione Europea (CE) (2003)108/ La comunicazione (CE) D 2004 del 07/09/2004 n 7675 il con l approvazione del Complemento di Programmazione del Programma di Iniziativa Comunitaria INTERREG IIIΑ Grecia-Italia 2000/2006. L obiettivo generale del programma INTERREG IIIΑ Grecia-Italia 2000/2006 è di rinforzare il sistema di collaborazione transfrontaliera tra i due paesi, al fine di incrementare la competitività di tutta la regione e di preservare e valorizzare le risorse ambientali e culturali d interesse comune. Gli obiettivi strategici sono: Il miglioramento delle comunicazioni tra le regioni interessate al PIC mediante il potenziamento dell accessibilità e la sicurezza dei trasporti; La valorizzazione-preservazione delle risorse ambientali e culturali comuni o similari; L assistenza per la competitività delle economie. Lo scopo del Programma è «il miglioramento dell integrazione nell area del Mediterraneo nord-orientale» analizzato in tre (3) Obiettivi Strategici distinti: 3

4 Pianificazione territoriale a livello internazionale per promuovere lo sviluppo policentrico e sostenibile; Miglioramento dell accesso alle reti europee di trasporto, alle reti energetiche e alla società dell informazione; Promozione, miglioramento e conservazione del patrimonio naturale, culturale ed ambientale. 1.1 REGOLE QCS Per l attuazione dei programmi dei Fondi strutturali nel 3 periodo di programmazione, l UE ha emanato una serie di Regolamenti. Il quadro normativo principale dei Fondi strutturali è il Regolamento (CE) n. 1260/1999 (Regolamento Generale e successivo di modifica (CE) 1447/2001) che fissa le disposizioni generali dei Fondi strutturali. Il Regolamento definisce le seguenti responsabilità: ai sensi dell art. 38 del Regolamento Generale, gli Stati membri sono responsabili al primo livello della corretta gestione e del controllo finanziario dei programmi dei Fondi strutturali; ai sensi dell art. 34, l Autorità di Gestione, definita all articolo 9 punto (n) del Regolamento Generale, è responsabile della corretta esecuzione del programma; l Autorità di Pagamento (articolo 9 punto (o) e articolo 32 del Regolamento Generale) riceve i fondi dell U.E. pagati dalla Commissione, li trasferisce ai beneficiari finali conformemente alle regole istituzionali degli Stati membri e del programma e presenta, in base alle certificazioni delle spese, le domande per ulteriori pagamenti dei fondi alla Commissione; le istituzioni (pubbliche o public equivalent) responsabili di una «operazione» ( nell ambito dei progetti e delle attività cofinanziati) sono chiamate «beneficiari finali» (articolo 9 punto (k) e (l) del Regolamento Generale). Ulteriori dettagli sui sistemi di amministrazione e di controllo per la gestione dei Fondi strutturali dell U.E. sono stabiliti dal Regolamento CE n. 438/2001 e successivo di modifica (CE) 2355/2002: l articolo 4 stabilisce che i sistemi di gestione e controllo applicati dagli Stati membri prevedano procedure per la verifica: I. della fornitura dei beni e dei servizi cofinanziati, II. della veridicità della spesa dichiarata, III. del rispetto delle disposizioni comunitarie e nazionali (in particolare di quelle applicabili in materia di ammissibilità delle spese al contributo del FESR, appalti publici, protezione dell ambiente e del principio delle pari opportunita ). 4

5 Questo livello di controllo viene denominato «Controllo di primo livello» (per differenziarlo dal sistema di verifica di cui all articolo 10 del Regolamento 438/2001 del Consiglio. Secondo l articolo 7, i sistemi di gestione e controllo devono assicurare una «pista di controllo» adeguata, che consente di verificare: a) la corrispondenza degli importi complessivi certificati alla Commissione, alle singole registrazioni di spesa ed alla relativa documentazione giustificativa, conservate ai vari livelli dell amministrazione e presso i beneficiari finali; b) l assegnazione ed i trasferimenti delle risorse comunitarie e nazionali disponibili. L Autorità di Pagamento (articolo 9), prima della certificazione di una dichiarazione di spesa, è tenuta a verificare che: a) l Autorità di Gestione abbia rispettato il Regolamento 1260/99 (in particolare gli articoli 38, 32 e 28); e b) la dichiarazione di spesa, riguardi esclusivamente spese ammissibili. 1.2 Norme INTERREG III Le linee guida della Commissione, relative all iniziativa comunitaria INTERREG III (C(2000)1101), e (C226(2004/02) stabiliscono che devono essere costituite una sola Autorità di Gestione ed una sola Autorità di Pagamento per ogni programma INTERREG e che per le operazioni cui partecipano partners di diversi Stati membri deve essere designato un Partner Capofila che è responsabile dinnanzi all Autorità di Gestione della correttezza della gestione finanziaria del progetto. 1.3 NORME DEL P.I.C. GRECIA-ITALIA 2000/2006 Conformemente ai regolamenti in vigore per i Fondi Strutturali, le linee guida per il Programma d Iniziativa Comunitaria INTERREG III, il programma approvato PIC INTERREG IIIA Grecia-Italia e il suo Complemento di Programmazione, il sistema di gestione e controllo del programma Grecia-Italia sono costituite da: Autorità di Gestione Ai sensi degli articoli 9 e 34 del Regolamento (CE) n. 1260/1999 e del punto 25 della Comunicazione 2004/C226/02, Autorità di Gestione (AdG) del programma INTERREG ΙΙΙA Grecia-Italia è Il Servizio di Gestione dell Iniziativa Comunitaria INTERREG del Ministero dell Economia e delle Finanze della Grecia. La sede dell Autorità di Gestione è il Ministero dell Economia e delle Finanze, Segretariato Generale per gli Investimenti e lo Sviluppo, Servizio di Gestione dell Iniziativa Comunitaria INTERREG, indirizzo:leoforos Georghikis Scholis 65, 57001, Thessaloniki. 5

6 Le sue funzioni e i suoi compiti sono stabiliti nella sezione delle Disposizioni di Attuazione del Programma I.C. INTERREG IIIA/Grecia-Italia 2000/2006, così come modificate ed inviate alla Commissione per l approvazione Autorità di Pagamento L Autorità di Pagamento è costituita ai sensi dell articolo 9 del Regolamento (CE) n. 1290/1999 e del punto 25 della Comunicazione 2004/C226/02 dell Iniziativa INTERREG III. Gli stati membri (Grecia, Italia) nominano un servizio speciale del Ministero dell Economia e delle Finanze della Grecia quale Autorità di Pagamento (AdP) del programma. La composizione, le competenze ed il funzionamento dell Autorità di Pagamento sono stabilite dal Regolamento (CE) n. 1260/1999 e dalla Legge n. 2860/ della Repubblica Ellenica (Gazzetta Ufficiale FEK 251/0/2000). La sede dell Autorità di Pagamento è il Ministero dell Economia e delle Finanze, Servizio Speciale dell Autorità di Pagamento, via Voulis & Navarhou Nikodimou 11, Syntagma, 10163, Αtene. Le sue responsabilità sono stabilite nella sezione delle Disposizioni di Attuazione del Programma IC INTERREG IIIA/Grecia-Italia, così come modificate ed inviate alla Commissione per l approvazione Sistema di controllo «Controllo di 1 livello» Conformemente all articolo 34, paragrafo 1, del Regolamento (EC) N 1260/1999 del Consiglio, l Autorità di Gestione è responsabile dell efficacia e della regolaritá della gestione e dell applicazione. In particolare, deve assicurare la regolaritá delle attivitá finanziate nell ambito dell intervento. Tenendo conto del fatto che l Autorità di Gestione e l Autorità di Pagamento non possono controllare il buon utilizzo dei fondi comunitari all esterno del territorio greco, le autorità dei paesi Grecia eitalia sono tenute ad adottare le misure necessarie al fine di accertarsi del corretto impiego di tali fondi sul loro territorio, indicando a tal fine le autorità pubbliche competenti e le procedure applicabili durante l esecuzione delle revisioni contabili. Gli Stati membri nominano i servizi che assumono la responsabilità della verifica delle spese sul loro territorio, ai sensi dell articolo 4 del Regolamento (CE) n. 438/2001. Gli Stati membri sono tenuti ad istituire dei sistemi di gestione e di controllo tali da assicurare che l Autorità di Gestione sia in grado di realizzare l attuazione del programma. In base agli articoli 2 e 19 del Regolamento (EC) No. 438/2001, gli stati membri sono tenuti ad assicurare il buon funzionamento del sistema di gestione e di controllo, istituiti a livello di stati membri conformemente all articolo 4 del Regolamento 438/2001. Conformemente al articolo 34 del Regolamento Generale ed in accordo con le sopradette norme, un importante compito dell Autorità di Gestione è quello del coordinamento, volto ad assicurare che i sistemi di gestione e di controllo prevedano la verifica e la certificazione 6

7 dei prodotti resi (servizi, progetti, ecc.), dell ammissibilità delle spese dichiarate e del rispetto delle regole nazionali e comunitarie, in particolare del Regolamento (EC) n. 1685/2000, così come modificato dal Regolamento (EC) No. 448/2004. È responsabilità degli Stati membri assicurarsi che la conferma provenga da persona / istituzione / ministero competente e indipendente rispetto all attuazione del progetto.. In questo senso, gli Stati membri si assumono la responsabilità finale dei fondi FESR consentiti ai rispettivi partners nazionali dei progetti. Per la Grecia, conformemente al punto delle Disposizioni di Attuazione del Programma IC INTERREG IIIA/Grecia-Italia 2000/2006, così come inviate alla Commissione per l approvazione, i controlli di cui all articolo 4 del Regolamento 438/01 sono effettuati dall AdG INTERREG e da un reparto operativo indipendente dell Autorità di Pagamento. L AdG INTERREG è responsabile per la programmazione e l esecuzione di controlli in loco su base annuale. In Italia i controlli di cui al capo del reg.to CE 438/2001 (I livello)- art. 4 e seg. - sono eseguiti dal Responsabile per l attuazione in Italia della misura del C d P Funzionario Pubblico in servizio presso l Assessorato Regionale responsabile per l attività di riferimento. Tale funzionario è funzionalmente indipendente da chi gestisce i progetti e/o il Programma. Le spese vengono certificate (capo III reg.to CE 438/2001 art. 9), progetto per progetto, dalla sezione Pagamenti e Controlli P.I.C. Interreg III A Grecia/Italia istituita con Delibera di Giunta Regionale n. 812/2004 presso l Assessorato al Mediterraneo della Regione Puglia. L Autorità di Gestione del programma, quale responsabile dell efficacia e della regolarità della gestione, sarà informata sui risultati dei controlli in loco, effettuati presso i partners italiani dal rispettivo ente di certificazione Comitato di Sorveglianza e Comitato di Pilotaggio La Struttura di monitoraggio e controllo del Programma Grecia-Italia 2000/2006 comprende anche il Comitato di Sorveglianza del programma (una descrizione dettagliata si può trovare al punto delle Disposizioni di Applicazione del programma IC IIIA/Grecia-Italia2000/2006 inviato alla Commissione per l approvazione) e il Comitato di Pilotaggio (una descrizione dettagliata si può trovare al punto delle Disposizioni di Applicazione del programma PIC IIIA/Grecia-Italia inviatoed approvato dalla Commissione) come pure dal Segretariato Tecnico Congiunto (una descrizione dettagliata si può trovare al punto delle Disposizioni di Applicazione del programma PIC IIIA/Grecia-Italia 2000/2006 inviate alla Commissione per l approvazione. 7

8 2 REVISIONE CONTABILE Le presenti linee guida sulla Revisione Contabile mirano soprattutto a definire le procedure relative al «controllo di 1 livello». 2.1 Ruolo e compiti del revisore L ente ufficiale per il controllo di 1 livello (ente pubblico o privato vedi precedente paragrafo 1.3 punto 3) attesta le spese verificando la validità e la correttezza delle fatture/documenti contabili e dichiara l uso appropriato dei fondi tramite il rilascio di una «Certificazione delle spese» (i moduli esatti di certificazione necessari nell ambito del programma Grecia-Italia 2000/2006 sono riportati in allegato alla Domanda di Pagamento). La certificazione conferma inoltre l erogazione del corrispondente cofinanziamento nazionale e regionale. La certificazione presentata all Autorità di Gestione deve portare la firma originale ed il timbro del revisore. L ente ufficiale per il controllo di 1 livello deve effettuare dei controlli in loco tramite i quali viene appurato l effettivo svolgimento delle attività e l attuazione delle forniture, dei lavori e dei servizi (per i partners greci i controlli in loco potranno essere effettuati dalla corrispondente unità del Servizio di Gestione INTERREG). Il responsabile dell ente di redicontazione contabile, come pure i partners di progetto, devono essere a conoscenza del fatto che gli standard normativi a livello nazionale possono essere più severi rispetto ai requisiti posti dai regolamenti comunitari. In tali casi, si applicano le norme più severe. L ente ufficiale per il controllo di 1 livello è responsabile dei metodi e delle tecniche impiegati durante i controlli. In ogni caso, i seguenti punti devono essere considerati con particolare attenzione: piena conformità con le disposizioni del Contratto di Finanziamento e con i documenti a cui fa riferimento (p.e. il progetto approvato STP e STS e la decisione di approvazione del Comitato di Pilotaggio). piena conformità con i seguenti regolamenti CE: Regolamento (CE) n. 1260/1999 del Consiglio, così come modificato dal Regolamento (CE) n. 1447/2001 del Consiglio, recante disposizioni generali sui Fondi strutturali; Regolamento (CE) n. 1159/2000 della Commissione, relativo alle azioni informative e pubblicità a cura degli Stati membri sugli interventi dei Fondi strutturali; Regolamento (CE) n. 1685/2000 della Commissione, così come modificato dal Regolamento (CE) n. 448/2004 della Commissione, recante disposizioni 8

9 detagliate di applicazione del Regolamento (CE) n. 1260/1999 del Consiglio, così come modificato dal Regolamento (CE) n. 1447/2001 del Consiglio, per quanto riguarda l ammissibilità delle spese concernenti le operazioni cofinanziate dai Fondi strutturali e che revoca il Regolamento (CE) n. 1145/2003; Regolamento (CE) n. 438/2001 della Commissione, recante disposizioni di applicazione del Regolamento (CE) n. 1260/1999 del Consiglio per quanto riguarda i sistemi di gestione e controllo dei contributi concessi nell ambito dei Fondi strutturali. Conformità con i regolamenti comunitari e leggi nazionali e regionali in materia di appalti pubblici. Conformità con le linee guida complementari e generali per i partner di progetto definite con: il Regolamento n. 1783/1999 del Parlamento Europeo e del Consiglio sul Fondo Europeo di Sviluppo Regionale; le Linee Guida generali dell Iniziativa Comunitaria INTERREG III. Comunicazione della Commissione agli Stati membri del 2 setebre 2004 che stabilisce gli orientamenti generali dell iniziativa comunitaria di cooperazione trans-europea volta ad incentivare uno sviluppo armonioso ed equilibrato del territorio europeo INTERREG III (2004/C 226/02). il Documento Unico di Programmazione (DOCUP) ed il Complemento di Programmazione del PIC INTERREG IIIA Grecia-Italia 2000/2006. Gli enti ufficiali per il controllo di 1 livello dovranno inoltre essere a conoscenza del contenuto dei seguenti documenti: il Manuale di rendicontazione del Programma Grecia-Italia; la decisione di approvazione della domanda del progetto esaminato; il Contratto di finanziamento tra l AdG e il Partner Capofila e/o il contratto tra il partner capofila ed i partners di progetto esaminato. 2.2 Requisiti della revisione contabile Nell ambito del Programma INTERREG IIIA Grecia Italia , una notevole percentuale di progetti del programma interessa progetti multipartenariali, vale a dire progetti nella cui attuazione sono coinvolti molti partners provenienti dalle regioni ammissibili dei due stati (Grecia Italia). Il partner capofila è responsabile sotto il profilo finanziario e legale delle attività dell intero progetto verso l Autorita di gestione, compresi tutti i partners. Il partner capofila e i partners di progetto devono applicare dei sistemi efficaci di gestione e di controllo finanziario che consentano la puntuale identificazione delle spese di ogni singola operazione e la loro attribuzione a ciascun partner. Il partner capofila ha la responsabilità 9

10 di assicurare la validità delle dichiarazioni finanziarie e contabili prodotte dai suoi partners ed il rispetto da parte di ogni partner degli obblighi relativi alla gestione delle operazioni. Il partner capofila ha la responsabilità di garantire che in ogni fase del procedimento di revisione contabile il revisore abbia a disposizione tutte le informazioni necessarie per portare a termine una revisione completa e accurata. Il partner capofila ed i suoi partners sono obbligati a conservare ai fini della revisione contabile tutti i files - gli archivi, i documenti e i dati concernenti le operazioni per un periodo minimo di tre anni dopo il pagamento finale dei fondi FESR agli Stati Membri del Programma INTERREG IIIA Grecia - Italia 2000/2006. Il partner capofila e gli altri partners devono, pertanto conservare in archivio la documentazione almeno fino al Ciò comporta che il partner capofila deve garantire che le informazioni e la documentazione siano rese disponibili anche da parte degli altri partners. Il partner capofila è altresì obbligato a garantire che sia se stesso sia tutti gli altri partners ottemperino a tali doveri. Il partner capofila è anche responsabile della corretta presentazione dei rapporti di avanzamento forniti all Autorità di Gestione come previsto nel Contratto di Finanziamento. Tutti i partners di progetto dovranno produrre e presentare all Autorità di Gestione dei rapporti di avanzamento controllati entro i termini previsti dal Contratto di Finanziamento e delle linee quida dell Autorita di Gestione. Il rapporto comprende anche l attestazione del ente ufficiale per il controllo de 1 livello. Ogni operazione deve essere controllata in ogni periodo di rendicontazione, (rapporto di avanzamento trimestrale). Ogni partner, ai fini dell ammissibilità a finanziamento, deve tenere una contabilità separata per ogni progetto. Ogni documento contabile relativo alle spese effettuate e alle entrate incassate dal partner capofila e dai partner di progetto in relazione all operazione deve essere archiviato separatamente (Regolamento (CE) n. 1685/2000 della Commissione, così come modificato dal Regolamento (CE) n. 448/2004 della Commissione, in particolare Norma n. 2: Contabilizzazione delle entrate). I conti con le spese saldate vanno chiusi l ultimo giorno del periodo di rendicontazione. I rapporti devono essere presentati in base al calendario elaborato dall Autorità di Gestione per i rapporti trimestrali di avanzamento. È necessario verificare tra gli altri i seguenti aspetti: l ammissibilità ed il pagamento delle spese dichiarate; che la spesa dichiarata corrisponda agli interventi menzionati nella domanda approvata, comprese le modifiche apportate con il parere concorde dell Autorità di Gestione/ Comitato di Pilotaggio. Inoltre, è necessario fare riferimento al contratto tra i partner Capofila ed i Partners di progetto per verificare le attività dei partners rispetto alle spese dichiarate; l esattezza delle spese dichiarate dal punto di vista contabile. 10

11 La certificazione delle spese da parte del ente ufficiale per il controllo di 1 livello deve essere libera da ogni condizionamento. Se il controllo è stato effettuato a campione, il metodo impiegato e i risultati ottenuti devono essere dichiarati e documentati per consentirne una verifica in qualsiasi fase. I termini di presentazione dei rapporti di avanzamento influenzano anche il calendario dei controlli di 1 livello degli enti nazionali di certificazioni e per questa ragione il controllo dovrà essere effettuato in tempo utile dopo la fine del periodo di rendicontazione e prima della data di scadenza per la presentazione dei successivi rapporti di avanzamento. Gli enti ufficiali per il controllo di 1 livello in Grecia ed in Italia possono stilare delle speciali linee guida per la revisione contabile, conformemente alle linee guida del presente Manuale e ai regolamenti nazionali specifici. 11

12 3 AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE 3.1. Regole di ammissibilità In generale, il principio della sana gestione finanziaria (articolo 27 del Regolamento (EC) n. 1605/2002 del Consiglio applicabile al bilancio generale) si applica anche alle spese provenienti dal budget dei Fondi strutturali dell UE. L ammissibilità delle spese del programma PIC INTERREG IIIA/ Grecia-Italia 2000/2006 nell ambito degli aiuti dal FESR è regolata principalmente dalle seguenti disposizioni normative: il Regolamento Generale 1260/99 e successivo di modifica il Regolamento FESR (Regolamento n. 1783/1999 del Parlamento Europeo e del Consiglio) il Regolamento n. 1685/2000, così come modificato dal Regolamento n. 448/2004 della Commissione (criteri di ammissibilità ai finanziamenti dai Fondi strutturali) le Linee Guida della Commissione Europea per l INTERREG il Documento Programmatico (DOCUP) e il Complemento di Programmazione del Programma INTERREG IIIA /Grecia-Italia 2000/ Verifica delle spese dichiarate La verifica delle singole dichiarazioni di spesa e di pagamento comporta il controllo sostanziale, di verifica della correttezza e legittimità delle singole operazioni. I revisori contabili devono attuare verifiche sostanziali che confermino, tra l altro, che le spese dichiarate sono ammissibili, che sono state effettivamente sostenute (ossia pagate), che non sono state dichiarate in precedenza, che sono supportate da documenti giustificativi appropriati, che l importo di cui è richiesto il rimborso costituisce una vera e giusta rappresentazione dei conti del progetto e che sono totalmente correlate al progetto (p.e. parte della Scheda Tecnica di progetto approvata). I controlli di verifica delle spese dichiarate devono comprendere un controllo approfondito in loco di tutti gli aspetti della dichiarazione di spesa compresi i documenti giustificativi e gli altri documenti tenuti dai beneficiari finali degli aiuti dei Fondi strutturali. Il pagamento del finanziamento FESR dipende dalla conformità con le condizioni stabilite nel contratto di finanziamento e dal soddisfacente grado di avanzamento nella realizzazione dei risultati attesi del progetto. 12

13 Punti principali per la verifica del revisore contabile verifica dell applicazione di un corretto sistema di scritture contabili del progetto, che copra tutte le spese e costituisca la base di tutti i pagamenti delle spese presentate all AdG; verifica della pista di controllo per ogni domanda di pagamento, tramite il controllo ed il monitoraggio dei documenti giustificativi/fatture del sistema o di un numero rappresentativo di fatture nel caso di controllo a campionatura; conferma della registrazione ed approvazione scritta, o per decorrenza dei termini, da parte dell Autorità di Gestione e/o del Comitato di Pilotaggio di ogni cambiamento formale e/o sostanziale apportato al piano di azione o al budget del progetto; verifica che nessun pagamento sia stato effettuato oltre la durata del progetto, come stabilita nel Contratto di Finanziamento o dalle direttive dell AdG. Inoltre, l ente ufficiale per il controllo di 1 livello deve verificare che tutti i pagamenti siano stati effettuati entro il periodo di ammissibilità del Programma; verifica della correttezza delle fatture (va controllato un numero di fatture rappresentativo, se non tutte) rispetto alle regole di ammissibilità della Commissione Europea e al piano finanziario del progetto; verifica della correttezza dei dati riportati nelle domande di pagamento ed esame della base di calcolo di tali dati; verifica del fatto che le raccomandazioni fatte in precedenti rapporti di verifica contabile siano state prese in considerazione dai partners. L ente ufficiale per il controllo di 1 livello deve anche controllare e assicurare quanto segue: I progetti da sovvenzionare non possono essere oggetto di doppio finanziamento da altri programmi o azioni finanziate dal FESR o dall Unione europea. Le spese che si dichiarano su un progetto non sono state dichiarate ad un altro programma o progetto confinanziato da FESR dalla Commissione Europea. Appalti pubblici La contrattazione con terzi da parte del soggetto attuatore delle attività è governata dai principi di economicità e dovrà rispettare tutte le relative regole di pubblicità e valutazione nel rispetto dei principi fondamentali del Trattato CE, ossia della concorrenza, del pari trattamento e della parità tra uomini e donne. L acquisto di beni e servizi, come pure l aggiudicazione di lavori pubblici, da parte di uffici pubblici o di altri enti sono soggetti alle regole comunitarie e nazionali sugli appalti pubblici volte ad assicurare condizioni trasparenti e corrette di concorrenza all interno del mercato 13

14 comune. Queste regole devono essere esaminate dai partners nel quadro dell attuazione del progetto o in relazione all assunzione di consulenti o esperti. Il rispetto di queste regole deve essere verificato dal revisore contabile. Se l assegnazione di una parte o del totale a terzi è prevista conformemente al budget approvato dell azione intrapresa dal soggetto attuatore, sarà necessario rispettare le modalità applicabili alla parte di budget da assegnare. P.e. se il budget per gli esperti esterni (persone fisiche o giuridiche) o per il materiale è al di sopra dei limiti di applicazione della Direttiva 18/2004, quest ultima è applicabile indipendentemente dal numero di contratti sottoscritti. Nello stesso modo, nel caso rientrassero nel campo della normativa nazionale, bisognerà applicare le disposizioni da essa previste. In nessun caso è consentita la suddivisione in lotti allo scopo di evitare l applicazione delle disposizioni legislative comunitarie, nazionali e regionali. Sarà chiesta la restituzione dei finanziamenti dai Fondi strutturali qualora venga in seguito accertato che le regole sugli appalti non siano state osservate. I partners del progetto e gli enti ufficiali per il controllo di 1 livello dovranno essere al corrente del fatto che gli standard normativi applicati a livello nazionale e regionale possono essere più restrittivi rispetto ai requisiti definiti dalle direttive dell UE. In tali casi, si applicano le norme più restrittive. IVA L IVA non costituisce una spesa ammissibile a meno che non sia realmente e definitivamente versata dal beneficiario finale. L IVA recuperabile con qualsivoglia mezzo non può essere considerata ammissibile, anche qualora non venga effettivamente recuperata dal beneficiario finale. Le spese presentate nella domanda di pagamento devono essere esenti IVA fatta eccezione per i singoli partner che non siano in grado di recuperare l IVA. Si consiglia ai partners e ai revisori dei progetti di consultare la regola 7 del Regolamento della Commissione 448/2004 per assicurare la conformità con i Regolamenti riguardanti l IVA. 3.3 Categorie di spese ammissibili REGOLA GENERALE: Le spese che contribuiscono all attuazione dell azione intrapresa sono ammissibili al finanziamento dal momento che sono previste nel budget approvato e che sono state rispettate tutte le disposizioni legali e contrattuali per la loro realizzazione. Il principio della sana gestione finanziaria (economicità efficienza - efficacia), ed in particolare il principio dell economicità che consiste nel conseguimento del miglior prezzo, della miglior qualità e del minor tempo, è applicabile su tutte le spese sostenute. 14

15 La spesa deve essere realmente sostenuta e pagata dall ente/soggetto attuatore. Di conseguenza, una spesa è considerata ammissibile solo se l ente/soggetto attuatore ha effettivamente versato l importo corrispondente al fornitore dei beni e/o servizi. Ogni spesa deve essere accompagnata da documenti giustificativi legali conformemente alla legislazione fiscale nazionale in vigore (fattura, bolla di accompagnamento, ricevuta di materiale e di servizi, assegno, ricevuta di quietanza, lista paga, bonifico bancario, ecc. a seconda dei casi) comprovanti che la spesa è stata realmente sostenuta e pagata ( ad eccezione degli ammortamenti). Le spese che non sono accompagnate dai corrispondenti documenti giustificativi non sono ammissibili. I progetti attuati nell ambito del PIC Grecia Italia III A devono rispettare le condizioni di ammissibilità stabilite dai Regolamenti della Commissione europea (vedi precedente sezione 3.1) e dalle normative nazionali e regionali in materia. L aiuto finanziario proveniente dalle risorse del FESR sarà pagato in osservanza delle seguenti categorie di spesa ammissibili: N.B. le voci di spesa elencate qui di seguito sono applicabili ai progetti PIC INTERREG IIIA /GRECIA-ITALIA che non hanno come oggetto principale le infrastrutture (opera o studio tecnico, fornitura di materiali). 1. Spese per il personale: Questa voce comprende le spese di personale dei partner di progetto effettuate nell ambito del progetto (compresi gli stipendi, i contributi previdenziali ed assistenziali a carico del datore di lavoro ecc. calcolati in base alla normativa nazionale e regionale). I costi per il personale che non lavora a tempo pieno per il progetto devono essere calcolati su base pro-rata. Il calcolo dei costi per il personale deve essere basato sui cedolini paga e sulle schede temporali - time sheets - che consentano l identificazione dei costi reali relativi al progetto. Le spese per il personale che non sono supportate da tale documentazione devono essere dichiarate inammissibili dal ente ufficiale per il controllo di 1 livello. 2. Incontri, conferenze e seminari: Si tratta delle spese relative all organizzazione di incontri, seminari ecc. (noleggio di sale e di attrezzature, catering, interpretariato, stampe, ecc) pagate sulla base di contratti stipulati con fornitori esterni che emettono le relative fatture. Le regole sugli appalti pubblici devono essere osservate nel selezionare una società o una persona che svolgerà un dato incarico. Inoltre le spese di ospitalita dei congressisti (fuori dal gruppo che partecipa alla realizzazione del progetto) come alloggio in albergo, sostentamento etc. sono spese ammissibili per questa categoria di spese. Le regole sugli appalti pubblici devono essere osservate anche in questo caso. 15

16 3. Spese per viaggi e trasferte: Rientrano in questa categoria tutte le spese dell ente riguardanti trasferte del loro gruppo di lavoro che si occupa del progetto entro e fuori del paese (regioni e province elegibili del programma Grecia-Italia), che contribuiscono al suo scopo. Come: 1. Partecipazione in incontri, seminari, giornate di lavoro etc. che si organizzano dai partners del progetto. 2. Nei casi in cui si prevedono ricerche sul campo oppure altre simili attivita, esse devono essere definite con precisione nelle attivita della scheda tecnica del progetto approvato. Inoltre, prima del loro inizio, si deve creare ed approvare dall ente/soggetto attuatore un piano generale di programmazione a questo scopo. Spese ammissibili: Spese di viaggi (biglietto aereo classe economica, mezzi di trasporto pubblici). Per le trasferte dove non e necessario l uso dell aereo o della nave, si sceglie il mezzo di trasporto piu economico. La trasferta in macchina e consentita nei casi in cui si prevedono destinazioni consecutive, oppure quando essa rappresenta il mezzo di trasporto piu economico (p.e. trasporto comune). In circostanze eccezionali, in cui l uso dei mezzi di trasporto pubblici non e possibile, le spese di taxi possono considerarsi ammissibili. Spese di soggiorno (in albergo con prima colazione) per i giorni di durata delle riunioni ed una notte in piu. In circostanze eccezionali, a causa della natura della trasferta, si puo ammettere una ulteriore notte in piu. Come regola generale, si deve usare il mezzo di trasporto piu economico. Le diarie per il personale del progetto e le spese di soggiorno devono coincidere con le condizioni definite dalle autorita pubbliche del rispettivo stato membro. Tutti i biglietti (incluse le carte d imbarco dei biglietti aerei), le fatture e le ricevute devono essere conservati con cura da parte dei Partners, affinche si possa controllare la loro ammissibilita. Le spese di trasporto devono considerarsi, ed allo stesso tempo provare, di essere effetivamente sostenute per l efficace esecuzione del progetto. Per i funzionari delle pubbliche amministrazioni italiane faranno fede, comunque, le normative nazionali e regionali, ivi compresi i C.C.N.L. (Contratti Collettivi 16

17 Nazionali di Lavoro) i C.I.D. (Contatti Integrativi Decentrati) e i regolamenti interni degli Enti partners di progetto 4. Spese di promozione e pubblicità: Sono comprese le spese relative a tutti gli aspetti della promozione e della pubblicità del progetto, relative alla pubblicazione di materiale informativo, giornali, opuscoli, comunicati stampa, CD ROM e siti web, ecc. Queste spese devono essere pagate sulla base di contratti stipulati con fornitori esterni che emettono le relative fatture. Le regole sugli appalti pubblici devono essere osservate nel selezionare una società o una persona che svolgerà tale incarico. 5. Esperti esterni e revisori contabili: Sono comprese spese pagate, sulla base di contratti stipulati e a seguito dell emissione delle relative fatture, a fornitori esterni di servizi ai quali viene subappaltato lo svolgimento di determinate prestazioni nell ambito del progetto (p.e. studi e valutazioni, traduzioni, gestione di progetto, ecc.). Le spese per l opera svolta da un consulente o da un esperto indipendente (p.e. un subappaltatore) sono ammissibili solo se tale opera risulta essenziale per il progetto e se le spese sono ragionevoli. Le regole sugli appalti pubblici devono essere osservate nel selezionare una società o una persona che fornirà tale consulenza esterna. 6. Attrezzature, materiale: Sono comprese spese per attrezzature per finalità strettamente connesse al progetto. Solo le attrezzature necessarie per l esecuzione del progetto, utilizzate esclusivamente a tal fine ed acquisite entro il periodo di tempo ammissibile, sono eleggibili per il finanziamento FESR. Ai sensi della norma 1.6 del Regolamento (CE) n. 448/2004 della Commissione, il costo dell ammortamento delle attrezzature direttamente collegate agli obiettivi del progetto è considerato una spesa ammissibile a condizione che: sovvenzioni nazionali o comunitarie non abbiano contribuito all acquisto di tali attrezzature, il costo dell ammortamento sia calcolato conformemente alle relative regole contabili, e le spese siano relative esclusivamente al periodo di cofinanziamento del progetto in questione. Le regole sugli appalti pubblici devono essere osservate nel selezionare una società che effettuerà i lavori o consegnerà le attrezzature. Le spese sostenute per operazioni di leasing sono ammissibili se effettuate ai sensi della norma n. 10 del Reg.to 448/04. 17

18 7. Costi di esercizio: Sono compresi tutti i costi generali diretti (spese postali, fax, telefono, fotocopie, materiale di consumo, ecc.) e i costi generali indiretti (spese generali relative alle attività del progetto basate sui costi reali e calcolate su base pro rata con un metodo adeguatamente giustificato, corretto ed equo), qualora possa essere chiaramente dimostrato che si tratti di costi aggiuntivi e che siano direttamente correlati al progetto. Le spese generali sono considerate ammissibili a patto che siano basate su costi reali direttamente correlati al progetto. I costi generali devono essere calcolati e addebitati al progetto su base proporzionale in ossequio al metodo giustificato ed equo (vedi norma 1.8 del Regolamento della Commissione 448/2004). 8. Altre spese ammissibili: Le spese relative al progetto che non ricadono sotto nessuna altra voce (p.e. infrastruttura di piccolo importo) devono essere incluse in questa categoria di spese e adeguatamente giustificate. È comunque importante sottolineare che i costi per le infrastrutture di piccolo importo saranno finanziati nell ambito di INTERREG IIIA Grecia-Italia 2000/2006 solo in casi adeguatamente motivati ed in linea con le direttive della Commissione Europea. 3.4 SPESE NON AMMISSIBILI Le seguenti spese non sono ammissibili: spese non sufficientemente documentate. spese correnti non specificamente correlate al progetto, spese private. spese sostenute prima della data di ammissibilità delle spese (data della fattura e data di pagamento). sotto-importi non pagati di fatture (p.e. richieste di indennizzo, garanzie, tasse, ecc.). spese fatturate a terzi e perciò non a carico del titolare del progetto. spese del progetto che non sono chiaramente allocate ad uno dei titolari o dei partner del progetto (per es. fatture indirizzate ad altra persona o istituzione o fatture non pagate dal titolare del progetto). costi del progetto non in linea con il contenuto del progetto. doppia fatturazione di costi. le entrate direttamente correlate al progetto cofinanziato (per es. vendita di opuscoli, CD ed altro, introiti da biglietti di manifestazioni) devono essere dedotte dai costi del progetto. Pertanto i costi ammissibili sono rappresentati dai costi del progetto meno le entrate. 18

19 Gli oneri IVA non sono ammissibili se il Partner capofila o i partners del progetto sono autorizzati a recuperarla, anche se non si avvalgono di questa possibilità. acquisto di beni mobili non chiaramente correlati al progetto (p.e. telefoni cellulari). spese di rappresentanza (fiori, regali etc.). I dati completi sulle spese ammissibili e non ammissibili sono riportati nel regolamento 448/2004 della Commissione. Segue elenco (non esaustivo) delle spese non ammissibili tutte le spese fatturate e pagate al di fuori del periodo di ammissibilità del progetto. oneri derivanti da leasing finanziari, acquisti rateali e accordi di credito, come pure gli interessi compresi nell importo di un contratto di leasing ai sensi del punto 2.5 della norma 10 del Reg.to 448/2004. spese relative ad azioni legali. costi derivanti da pagamenti differiti. costi relativi alla liquidazione di una società. indennità di licenziamento. contributi a piani pensionistici privati. pagamenti per regali o donazioni. compensazione per perdita di incarico. pagamenti per licenziamento senza giusta causa. costi dei dipendenti della pubblica amministrazione impegnati nei loro compiti ordinari di monitoraggio e di ispezione in qualità di sovrintendenti dei progetti intrapresi da altri enti. spese già supportate da finanziamenti comunitari. edifici della pubblica amministrazione, ospedali e strutture mediche, strutture per l istruzione primaria e secondaria. strutture di previdenza sociale. parcheggi (a meno che non facciano parte di un piano turistico o industriale più ampio). opere che sostituiscono in parte le strutture esistenti. 19

20 Manutenzione ordinaria o straordinaria di un bene patrimoniale ( a meno che non facciano parte delle spese previste nel progetto approvato) costi del personale e spese generali non essenziali per il progetto. pagamenti per attività di natura politica. ammortamento, annualità e deterioramento di immobilizzazioni acquistate con l aiuto di altre sovvenzioni del governo o della Comunità europea. Imprevisti. interessi spese per ricevimenti. ammende e penali di legge, multe penali e danni. 20

21 4. Procedura per la presentazione della domanda di pagamento Il Partner Capofila redige i rapporti di avanzamento delle attività di attuazione del progetto in base al piano e al calendario delle attività riportare nella Scheda Tecnica di Progetto (STP) così come approvato dal Comitato di Pilotaggio. Le domande di pagamento si riferiscono a spese effettivamente sostenute per il progetto e pagate. Le domande di pagamento coincidono con gli invii dei rapporti trimestrali di avanzamento composti da un rapporto di realizzazione fisica, un rapporto di realizzazione finanziaria e un rapporto di realizzazione dei sottoprogetti. Il Partner Capofila e i Partner del progetto sono tenuti a rispettare i loro obblighi contrattuali (Contratto di Finanziamento tra il Partner Capofila e l Autorità di Gestione e Contratto tra il Partner Capofila e i partner del progetto) sia nell attuazione del progetto sia nell invio dei rapporti trimestrali di rendicontazione. Prima di completare la domanda di pagamento, il Partner Capofila raccoglie le domande di pagamento di tutti i partner del progetto, accompagnate obbligatoriamente dai relativi certificati firmati dalle autorità nazionali competenti, (controlli di I livello ) così come ufficialmente designate, dello stato di appartenenza di ogni partner, I rapporti di avanzamento hanno in allegato le certificazioni delle spese del relative periodo. Per la presentazione dei documenti in questione, il Partner Capofila usa solo ed esclusivamente i moduli ufficiali forniti dall AdG (vedi allegati). Gli stati membri che partecipano al P.I.C. INTERREG IIIA/Grecia-Italia hanno la responsabilità della certificazione delle relative spese, conformemente alle loro procedure nazionali. Ogni partner deve inviare al Partner Capofila la corrispondente certificazione del periodo di riferimento e la Tabella riassuntiva per voce di spesa (vedi moduli Allegati II e III ) firmati e timbrati dall ente/soggetto di certificazione del suo paese di appartenenza (controllo di I livello). Deve inoltre inviare al Partner Capofila la lista di tutti i giustificativi che sono stati certificati conformemente al modulo dell Allegato IV <<Lista di giustificativi di spese effettivamente sostenute>> firmato e timbrato dal rappresentante legale dell Ente. Dopo aver raccolto i soprammenzionati documenti per ogni partner, il Partner Capofila invia la Domanda di Pagamento (allegato I) con le firme e timbri in originale (che comprende anche il rapporto di avanzamento) all Autorità di Gestione (Ministero dell Economia e delle Finanze della Grecia, Segretariato Generale per gli Investimenti e lo Sviluppo, Servizio di gestione dell Iniziativa Comunitaria INTERREG, indirizzo,: Leoforos Georghikis Scholis 65, 57001, Thessaloniki). Infine l Autorità di Gestione invia il dossier con i su menzionati dati all Autorità di Pagamento, per la presentazione della richiesta di pagamento alla Commissione Europea. 21