PIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE DELLE SPESE (Art. 2, commi , della Legge n. 244/2007)

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1 Allegato alla deliberazione della G.C. n. 135/2014 COMUNE DI CASTIONE DELLA PRESOLANA Provincia di Bergamo PIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE DELLE SPESE (Art. 2, commi , della Legge n. 244/2007) Approvato con deliberazione della Giunta Comunale n. 135 del 04/12/2014 1

2 PREMESSA La Legge Finanziaria 2008 (Legge n. 244/07) prevede all art. 2, commi 594 e successivi, che ai fini del contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture, le amministrazioni pubbliche di cui all art. 1, comma 2, del Decreto Legislativo 20 marzo 2001 n. 165 e s.m.i., adottano piani triennali per l individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo: a) delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio; b) delle autovetture di servizio, attraverso il ricorso, previa verifica di fattibilità, a mezzi alternativi di trasporto, anche cumulativo; c) dei beni immobili ad uso abitativo o di servizio, con esclusione dei beni infrastrutturali. Il piano è suddiviso per tipologie di spesa. In riferimento a ciascuna di esse, dopo una breve analisi della situazione attuale con relazione sui risultati raggiunti al 30/11/2014, sono definite le azioni e le misure programmate per la razionalizzazione dell utilizzo delle risorse e del loro approvvigionamento. DOTAZIONI STRUMENTALI ED INFORMATICHE, SOFTWARE, ARREDI UFFICIO Di seguito si elencano gli interventi più significativi posti in essere: a) dotazione di pc/video per ogni postazione lavoro; b) dotazione di stampanti per la quasi totalità delle postazione lavoro, con riferimento anche alla lettera m); c) presenza unità server; d) dotazione di fotocopiatori-scanner per la scansione dei documenti; e) implementazione servizi on line tramite il sito ufficiale del Comune; f) dotazione della posta elettronica certificata e della firma digitale per i Responsabili d Area e per alcuni Responsabili di procedimento; g) incremento delle quale canale preferenziale di corrispondenza con gli utenti; h) trasmissione dei cedolini al personale dipendente via ; i) utilizzo dell ordinativo informatico; j) possibilità di pagamento mediante bancomat/carta di credito c/o ufficio finanziario dell Ente; k) i software utilizzati principalmente negli uffici sono della tipologia client-server, che consente di utilizzare client per gli utenti anche con ridotta capacità elaborativa, in quanto il carico di lavoro è sostenuto dal server. Software attivi con tale modalità: contabilità, gestione paghe, gestione presenze, gestione tributi, protocollo generale informatico, gestione albo on line, gestione deliberazioni determinazioni ordinanze, gestione servizi demografici, gestione pratiche edilizie, gestione PRG, gestione cimiteri; l) SUAP in forma associata; m) noleggio di fotocopiatrici nell ottica della centralizzazione della risorsa evitando di acquistare stampanti per la singola postazione con alto costo di manutenzione e concentrando le stampe sulle fotocopiatrici; Non sono previste limitazioni per la navigazione in internet; al fine di aumentare la sicurezza sono attivi già con la strumentazione in dotazione, azioni di limitazione di rischi e contenuti. 2

3 Riguardo alla posta elettronica, tutti gli utenti sono sottoposti a controllo tramite antivirus. Sono, inoltre, attivi meccanismi che consentono di identificare i messaggi di spam. Si prevede una diminuzione dei costi per la gestione del sistema informatico, migliorandone l efficienza ed introducendo nuovi servizi e funzionalità. Precisamente: a) ulteriore razionalizzazione assegnazione della firma digitale, b) ulteriore razionalizzazione assegnazione della PEC, c) sostituzione, quando obsoleti, delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio; d) implementazione erogazione servizi on line tramite il sito istituzionale dell Ente, e) ulteriore incremento utilizzo fotocopiatrici di piano. Acquisto pc, stampanti, software,.. Euro 8.822,82= 7.000,00= 5.000,00=** Gestione associata dei servizi Sistemi informativi URP e Comunicazione Euro ,74= ,86= ,70= Noleggio fotocopiatori full-service Euro 1.950,53= 3.261,18= a) b) 3.922,31= a) c) * a) dato da correlare con la voce cancelleria, carta b) tutto il materiale informativo (locandine, inviti, programmi,..), relativo alla Cerimonia del 150 anniversario della assunzione del Comune di Castione della denominazione Comune di Castione della Presolana, è stato redatto e stampato direttamente dall Ente; c) la modulistica (carta intestata a colori, modelli vari, manifesti vari,..) è autoprodotta: Acquisto arredi ufficio,.. Euro 524,60= 700,00= 1.900,00=** ** somma stanziata a bilancio * importo impegnato Attivato Servizi on line Il servizio è riservato ad ogni cittadino residente nel Comune di Castione della Presolana o iscritto AIRE (anagrafe italiani residenti all estero).grazie a questo servizio i cittadini, direttamente da casa, possono prendere visione dei propri dati anagrafici, elettorali, ottenere l autocertificazione del proprio stato di famiglia, del certificato di residenza, etc. CANCELLERIA, CARTA, STAMPATI E ALTRO MATERIALE DI CONSUMO L acquisto di materiale di cancelleria è razionalizzato sulla base dei fabbisogni aventi carattere di continuità e ricorrenza, evitando la costituzione di eccessive scorte di magazzino, al fine di scongiurare il deterioramento o l inutilizzabilità del materiale. 3

4 L approvvigionamento dei materiali di consumo, sulla base dei fabbisogni resi noti dalle diverse Aree, dovrà essere razionalizzato proseguendo con la fornitura centralizzata che permette di garantire economie. Si proseguirà l acquisto tramite le convenzioni Consip Spa, MePA, SINTEL, NECA o altre centrali di committenza. Incremento nelle forniture cosiddette acquisti verdi. Acquisto cancelleria, carta, stampati, toner,.. Euro ,48= 7.237,95= ,00=** ** somma stanziata a bilancio Gli acquisti di materiale di cancelleria sono stati effettuati nella totalità dei casi dall ufficio segreteria. TELEFONIA FISSA E MOBILE Gli apparecchi di telefonia fissa assegnati in dotazione di Amministratori, Segretario Comunale e dipendenti sono abilitati alle chiamate esterne, urbane ed extraurbane e verso cellulari. Non sono abilitati per chiamate internazionali. Per assicurare il regolare svolgimento delle attività amministrative, a ciascun immobile (municipio biblioteca) è assegnato un apparecchio fax. In relazione alle necessità connesse allo svolgimento dell attività lavorativa degli uffici, per soddisfare le esigenze di reperibilità e favorire i contatti di servizio a distanza, sono stati individuati i seguenti settori operativi, ciascuno dotato di un terminale di telefonia mobile: protezione civile - ufficio tecnico (manutenzioni). Per quanto riguarda la telefonia mobile, nel 2014 ha avuto termine i servizi di rete coperti dal sistema di doppia fatturazione (dual billing). Conferma utilizzo contratti stipulati tramite Consip Spa, MePA, SINTEL, NECA o altre centrali di committenza. Tra le altre misure si prevede: a) continuo incremento dell utilizzo delle in sostituzione delle telefonate; b) continuo incremento dell uso delle in sostituzione dei fax; c) utilizzo del fax per trasmissione di documenti laddove espressamente richiesto; d) attivazione di una sola linea mobile per l ufficio tecnico. Protocollo di comportamento Il telefono deve essere utilizzato solo per telefonate di servizio e solo quando risulta necessario e/o conveniente per lo svolgimento delle mansioni d ufficio. Le telefonate in uscita, prioritariamente, devono essere indirizzate a numeri fissi. 4

5 Telefonia fissa Euro 2.722,03= 1.829,53=* 1.687,53=* * escluso biblioteca Dagli inizi anni 2000 i contratti di telefonia fissa e mobile sono stipulati tramite convenzioni Consip Spa. Adsl Euro 943,80= 653,40= 693,94= Assistenza tecnica impianto telefonico Euro 1.089,00= 1.089,00= 0,00= CONSUMI ELETTRICI Il servizio di fornitura di energia elettrica è attualmente affidato a EDISON Energia a seguito di affidamento tramite mercato elettronico (adesione a convenzione CONSIP). L ufficio preposto ha attivato il servizio di fornitura di energia elettrica mediante adesione a convenzione CONSIP considerate le condizioni economiche vantaggiose. L affido in essere scadrà a febbraio 2015 e per quel momento si valuteranno nuove offerte presenti sul mercato. Le misure per la razionalizzazione dei consumi di energia elettrica possono essere riassunte nel modo seguente: a) applicazione di nuove tecnologie per la riduzione dei consumi; b) acquisti tramite ricorso a distributore in possesso dei certificati bianchi; c) rispetto di comportamenti consapevoli da parte degli utenti, come da protocollo. Protocollo a) spegnere la luce degli uffici quando ci si assenta per più di 5 minuti; b) tenere spenta la luce di scale e corridoi in condizioni di luminosità normale; c) spegnere la luce nei bagni dopo l utilizzo; d) a fine giornata spegnere le apparecchiature elettriche (pc, stampanti, calcolatrici, fotocopiatrici, ecc.); e) installare e utilizzare lampade a risparmio energetico; f) installare e utilizzare apparecchiature elettriche (pc, stampanti, calcolatrici, fotocopiatrici, ecc.) a risparmio energetico; g) non utilizzare stufe elettriche. GAS Il servizio di fornitura è attualmente affidato a Multiutility Spa a seguito di affidamento tramite mercato elettronico (adesione a convenzione CONSIP). 5

6 Finalità prioritaria dell Amministrazione, già per il passato, è stata la riduzione dei costi di funzionamento, attraverso azioni dirette a ridurre i consumi. L ufficio preposto ha attivato il servizio di fornitura di gas metano mediante adesione a convenzione CONSIP considerate le condizioni economiche vantaggiose. L affido in essere scadrà a marzo 2015 e per quel momento si valuteranno nuove offerte presenti sul mercato. Inoltre, come per i consumi di energia elettrica, si individuerà il nuovo gestore, se del caso, verificando che sia possibile creare le condizioni necessarie all ottenimento da parte del Comune delle certificazioni di qualità in termini di risparmio energetico (certificati bianchi). Protocollo a) non coprire i caloriferi con mobili, tende o altro; b) regolare la temperatura in modo adeguato a garantire la salubrità dei locali, oltre che per evitare sprechi, anche attraverso il montaggio di valvole termostatiche; c) non utilizzare altre fonti di calore per il riscaldamento degli ambienti se non strettamente necessario; d) rispetto dei tempi dettati dalla legge per l accensione dei riscaldamenti e) dotare i radiatori di valvole termostatiche SPESE POSTALI A tutt oggi il servizio di postalizzazione della corrispondenza in partenza viene svolto dall ufficio protocollo/segreteria del Comune. Individuazione di idoneo operatore tramite Consip Spa, MePA, SINTEL, NECA o altre centrali di committenza. Dal nuovo affidamento si attende una sensibile riduzione dei costi, a parità di qualità del servizio. Protocollo È opportuno che ciascuna Area adotti le seguenti misure per la razionalizzazione dei costi: OGGETTO AZIONE RISULTATI ATTESI Raccomandate ordinarie Utilizzo per i soli casi per i Decremento della spesa quali è richiesta la raccomandata. Raccomandate per notifica Trasferimento dell onere Decremento della spesa della notifica al soggetto ricevente (dove possibile) Posta ordinaria prioritaria Utilizzo normale del mezzo postale anche in sostituzione, Riduzione della spesa dove possibile, delle raccomandate. 6

7 Pacchi postali e corrieri Utilizzo solo in casi eccezionali Posta elettronica e posta Progressivo incremento in elettronica certificata sostituzione della posta ordinaria e delle raccomandate Decremento della spesa Riduzione della spesa postale e degli oneri diretti di lavorazione Spese postali Euro 5.448,05= 6.496,02=* 7.000,00=*** *di cui 1.964,90= ( 1.526,40= x AG + 438,50= x CAD/CAN) per costituzione consorzio obbligatorio denominato Consorzio strade Villaggio Belvedere *** somme con valenza anche x l anno 2015 corrispondenza affrancata 2012 = n plichi vari + n. 628 raccomandate 2013 = n plichi vari + n. 313 raccomandate + n. 3 pieghi libri + n. 212 atti giudiziari Noleggio affrancatrice Euro 1.027,88= 1.055,64= 1.072,87= BENI IMMOBILI AD USO ABITATIVO O DI SERVIZIO L Ente, per il funzionamento delle proprie strutture, utilizza il Municipio in Piazza Roma, 3 e parte della palazzina servizi in Via Manzoni, 18 (biblioteca). Immobili di proprietà. Inoltre, per motivi gestionali ha sottoscritto un contratto di locazione ad uso commerciale, di natura transitoria, relativamente ad un immobile sito in Via Agro, 12, quale capannone da adibire a magazzino comunale. Piano triennale di razionalizzazione Mantenimento locazione passiva in essere perché ritenuta indispensabile per l attività operativa dell Ente. Canone annuo (escluso IVA) Euro 6.371,72= 6.371,72= 5.893,84= SPESE DI PULIZIA SEDI COMUNALI Il servizio di pulizia degli uffici comunali è stato affidato solo sino al 31/05/2015 anche in prospettiva dei futuri spostamenti logistici che l Amministrazione Comunale intende realizzare nell ottica di una riorganizzazione degli uffici dell Ente. 7

8 In vista della scadenza del contratto in essere nel 2015, l ufficio preposto attiverà la procedura per l individuazione del nuovo operatore. Il nuovo affidamento dovrà tener conto della congruità delle offerte e, pertanto, non si attendono sensibili riduzioni dei costi. Spese pulizia Euro ,20= ,77= ,14= AUTOVETTURE DI SERVIZIO Si premette che il dettato normativo di cui alla lett. b) del comma 594 annovera le autovetture di servizio e parla di ricorso, previa verifica di fattibilità, a mezzi alternativi di trasporto, anche cumulativo. Si ritiene, pertanto, che siano esclusi dal presente piano gli autocarri e i mezzi tecnici. Dalla Legge n. 122/2010 in poi, numerose sono le disposizioni che prevedono riduzioni, tagli, ecc. alle spese per l acquisto, la manutenzione, il noleggio e l esercizio di autovetture. L Ente è dotato di un solo autoveicolo utilizzato per fini istituzionali di tutela dell ordine e della sicurezza pubblica, oltre che per funzioni ispettive e, pertanto, la spesa sostenuta per il funzionamento dell autovettura rientra tra quelle escluse dall applicazione del D.L. 78/2010, comma 14, per espressa disposizione normativa. L Ente inoltre dispone di n. 2 scooter (ex Polizia Locale) attualmente non utilizzati. In linea generale, per spostamenti per grandi distanze viene privilegiato l uso dei mezzi di trasporto pubblico o mezzo personale del dipendente. La fornitura di carburante avviene, nella maggior parte dei casi, presso la più vicina stazione di servizio in relazione all obbligo di affidare la fornitura prioritariamente a mezzo convenzioni CONSIP (al momento il distributore più vicino, per la convenzione in essere, è ubicato a Rovetta). Per il triennio si prevede un consolidamento delle misure già in essere, finalizzato al massimo contenimento della spesa. In particolare, si proseguirà secondo le seguenti linee d azione: a) ottimizzazione dell utilizzo dell autovettura attraverso le procedure già in uso; b) istituzione di giornale di bordo; c) individuazione, presso l Area assegnataria dell autovettura, di un responsabile per l assegnazione dei mezzi, la tenuta del registro, il controllo dei giornali di bordo, la verifica delle esigenze di servizio ed il controllo della regolarità dei documenti dell autovettura (assicurazioni, bolli), laddove non si sia già provveduto; d) compatibilmente con i fondi disponibili, ed in coerenza con gli obiettivi di contenimento della spesa, ammodernamento del parco mezzi aziendale mediante acquisto/noleggio di autovetture ad alimentazione benzina/metano, anche al fine di rispondere alle norme di minor impatto ambientale nelle emissioni di CO2; Per eventuale sostituzione dovrà essere effettuata una valutazione comparativa circa la possibilità di ricorrere all acquisto o al noleggio. In ogni caso, si farà riferimento alle convenzioni Consip Spa attive per le autovetture della Pubblica Amministrazione, nonché alle valutazioni dell usato garantito. 8

9 Relazione di sintesi finale Come si evince dai dati finanziari elencati, la razionalizzazione delle spese è stata e sarà attuata. Risulta palese che razionalizzare le spese è doveroso e corretto, ma è pure doveroso e corretto offrire servizi con standard qualitativi che i tagli generici alle spese rischiano di compromettere. AP\pianorazz

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