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1 Allegato 4 elementi inerenti l informatizzazione SOFTWARE PER LA GESTIONE DEL MAGAZZINO DEGLI AUSILI TERAPEUTICI 1. INFRASTRUTTURA CARATTERISTICHE DEL SOFTWARE ELABORAZIONI TEMPI DI AVVIO E COLLAUDO LICENZE MANUTENZIONE SOFTWARE RECUPERO STORICO FORMAZIONE DOCUMENTAZIONE FUNZIONI DELL AMMINISTRATORE DEL SISTEMA... 6 AZIENDA SANITARIA LOCALE DI MILANO C.so Italia, 19 MILANO centralino 02/ Codice fiscale e P. IVA sito:

2 1. INFRASTRUTTURA Il software applicativo, oggetto della fornitura, dovrà essere fruibile dai client, per tutte le operazioni mediante protocollo https attraverso un architettura esclusivamente web based ovvero fruibile attraverso browser da qualsiasi PC presente laddove il processo stesso si sviluppa, comprese le postazioni di lavoro degli uffici ASL. L interfaccia dell applicativo dunque dovrà essere costituita da pagine web accessibili da qualunque computer collegato alla rete internet, tramite il solo browser Internet Explorer inserendo nome utente e password, senza necessità di installare componenti client aggiuntive. Il software deve essere fornito in modalità service, ovvero la gestione di tutta l architettura server (data base e web server) è totalmente a carico dell appaltatore che si impegna a garantire il completo funzionamento del software per tutti i giorni lavorativi dalle ore 7.00 alle ore L infrastruttura server non deve essere ospitata da ASL Milano, ma in spazi a carico del fornitore. L appaltatore si impegna a garantire una corretta gestione dei dati, che rimangono di esclusiva proprietà di ogni singola ASL (ciascuna per i propri), secondo i termini di legge, in particolar modo per ciò che concerne la privacy e la recuperabilità (backup) ed inalterabilità del dato. Il sistema informativo oggetto della fornitura deve esporre un architettura che ne garantisca la portabilità e la scalabilità, al fine di salvaguardare gli investimenti precedenti e futuri. Il Prodotto dovrà fornire prestazioni in linea con quanto oggigiorno offerto dal mercato e dovrà essere sviluppato secondo criteri di stabilità, di fruibilità e di rapidità di risposta moderni ed in linea con le odierne tecnologie. Per ogni ASL si dovranno fornire almeno 20 credenziali per il personale amministrativo e sanitario coinvolto. Ogni postazione client ASL è dotata di sistema operativo Windows 2000/Windows XP/Windows 7 con browser Internet Explorer versione 6.0 o superiore e service Pack CARATTERISTICHE DEL SOFTWARE L applicativo reso disponibile dalla ditta aggiudicataria dovrà consentire attraverso il numero di matricola la tempestiva conoscenza dell esatta disponibilità dei beni, con visualizzazione tramite foto dello specifico ausilio (maschera scheda tecnica vedi Allegato 4), la quantità, la qualità, la tipologia degli ausili presenti nonché le informazioni circa le attrezzature fornite, ritirate ed in manutenzione, compresi tutti i riferimenti relativi alle assegnazioni di ciascun ausilio. Nel SW dedicato deve essere prevista la possibilità di individuare l esatta posizione dell ausilio tramite il numero di matricola (ad esempio: ausilio in igienizzazione, disponibile alla consegna, assegnato al paziente, etc...). Inoltre, della presente fornitura, è compreso il carico di lavoro per la realizzazione di tutti gli scenari di integrazione di seguito descritti con il software AssistantRL di Santer Reply - Lombardia Informatica per la gestione dell attività della Protesica Maggiore (DGR Regione Lombardia n del 22 dicembre 2008). AssistantRL è il sistema di gestione della Protesica che supporta il nuovo processo di erogazione di ausili protesici non monouso voluto dalla Regione Lombardia. Il software è utilizzato da tutte le ASL lombarde ed è costituito da una Web Application ospitata nel dominio centrale del SISS. Scenario 1. Trasferimento manuale dal software AssistantRL al software magazzino della movimentazione di ogni singolo ausilio. L operatore magazzino deve cioè inserire manualmente i singoli dati consultabili da AssistantRL nel software oggetto di questa fornitura. Pagina 2 di 6

3 Questo è lo scenario immediatamente attuabile. Scenario 2. Sviluppo di funzionalità applicative di import/export che dovranno consentire: a) il recepimento massivo da AssistantRL degli Ordini di Consegna degli ausili che hanno percorso erogativo Da Magazzino ASL e sono nello stato In richiesta presa in carico, attraverso l importazione di un file con tracciato record definito precedentemente esportato manualmente da AssistantRL (upload) b) l invio massivo ad AssistantRL delle informazioni relative alle Consegne e ai Ritiri effettuati, attraverso l esportazione manuale di un file con tracciato record definito riferito ad un certo periodo di tempo e ad un distretto, anche con l opzione di fare un esportazione unica per un intera ASL, che verrà poi importato in AssistantRL (download) Questo tipo di scenario è in fase di sperimentazione presso alcune ASL lombarde. L integrazione sarà da realizzare in 3 mesi dalla data di comunicazione dei tracciati record. Scenario 3. Implementazione degli automatismi per l inserimento e l aggiornamento delle movimentazioni attraverso l utilizzo di un Web Service, cioè di tutte le informazioni descritte nei punti a) e b) dello scenario 2. Questo tipo di scenario è in fase di analisi da parte di Santer Reply. L integrazione sarà da realizzare in 6 mesi dalla data di comunicazione dell infrastruttura di integrazione. Gli interventi previsti riguardano: l utilizzo di un software con le caratteristiche di cui al presente allegato; la messa a disposizione del software in oggetto; la formazione agli operatori; la gestione dei dati pregressi; l avvio ed il relativo supporto. La ditta aggiudicataria dovrà garantire, senza costi aggiuntivi: Assistenza a regime: un assistenza informatica efficace, efficiente ed immediata sia tramite via telematica sia attraverso la presenza di personale qualificato qualora le esigenze lo richiedano; Recupero dell archivio Storico: la completa importazione dei dati esistenti (archivio storico); Export dati a fine contratto: l export di tutto il data base per ogni singolo lotto in tracciati record comunicati dalla singola ASL, al termine del contratto di questa fornitura. L applicativo dovrà consentire in generale la gestione delle pratiche con particolare attenzione: al rispetto della normativa vigente; alla sicurezza delle informazioni; alla protezione dei dati; alla gestione degli utenti (password, privilegi) con accesso controllato secondo quanto prescritto dalla legge; al salvataggio dei dati. 3. ELABORAZIONI Il sistema informatico dovrà permettere agli utenti dell applicativo, se il profilo utente lo permette, di effettuare interrogazioni di tipo statistico finalizzate alla produzione di dati: verso l esterno per la Regione Lombardia personalizzate sulla base delle richieste; verso l interno periodiche, secondo quanto richiesto dall Azienda; verso l interno estemporanee. Pagina 3 di 6

4 4. TEMPI DI AVVIO E COLLAUDO Per quanto concerne la fase di pianificazione, la ditta aggiudicataria deve allegare al capitolato un dettagliato Diagramma di Gantt in cui descrivere le attività necessarie all avvio del sistema, specificando i soggetti attuatori di ciascuna attività (Ditta, ASL, terzi soggetti e loro profilo professionale). Dovrà inoltre concordare con la ASL la priorità sugli interventi necessari. Nella stesura del Diagramma di Gantt la Ditta deve prefiggersi, come obiettivo tassativo, il collaudo del software nell interezza delle sue funzioni in un tempo compreso tra i 2 e i 6 mesi dall ordine e comunque condiviso con l Azienda. Si precisa che nel collaudo è compreso sia il test di verifica delle funzionalità applicative che la verifica della correttezza dei dati storici importati nel nuovo data base centralizzato. In particolare nella pianificazione occorre definire: gli incontri con i referenti aziendali per l analisi di dettaglio delle funzionalità applicative; i tempi per la realizzazione del software; il tempo di recupero dei dati storici (analisi, conversione, test); gli incontri di formazione dei diversi profili professionali (amministrativi e sanitari); l avviamento del software; il collaudo. È fatto espresso obbligo per la ditta aggiudicataria di realizzare, rendere disponibile e operativa, entro 30 giorni naturali e consecutivi dall avvio del servizio, una funzione all interno del SW applicativo fornito che permetta agli uffici competenti ASL di esportare liberamente e autonomamente l archivio integrale dei dati riferiti sia agli ausili di proprietà dell ASL, sia al loro utilizzo compresi i dati di assegnazione agli assistiti, in formato ASCI con campi a lunghezza fissa, suddiviso in tabelle, completo delle relative descrizioni, eventualmente compresso in relazione alle dimensioni dell archivio. 5. LICENZE L applicativo dovrà essere libero da vincoli di licenza e l utilizzo dovrà essere indipendente dal numero di operatori. Ogni onere inerente le licenze software è a carico della ditta aggiudicataria. 6. MANUTENZIONE SOFTWARE La ditta aggiudicataria dovrà garantire la manutenzione ordinaria del software per almeno cinque anni dalla data di collaudo presso l ASL. I costi di manutenzione ordinaria devono essere compresi nel canone annuale oggetto della presente fornitura. Tale attività di manutenzione deve comprendere le prestazioni così denominate e descritte: Garanzia quinquennale La Ditta aggiudicataria garantirà l'azienda ASL, contro vizi e/o difetti del software manifestatisi successivamente alla data di installazione e per la durata di 5 anni a partire dalla data del verbale di installazione. Le modalità di erogazione del servizio di assistenza in garanzia saranno le medesime prescritte per il servizio di assistenza e manutenzione di cui al presente capitolato tecnico. Assistenza ordinaria La Ditta aggiudicataria dovrà assicurare l intervento tempestivo, senza alcun onere aggiuntivo rispetto ai costi esposti nell offerta alla voce costo di manutenzione, a seguito di segnalazioni di malfunzionamenti (a mezzo e telefax) assicurando l inizio dei lavori per l eliminazione del proclama entro 24 ore dalla segnalazione. Pagina 4 di 6

5 Le sospensioni dell'uso dei programmi in conseguenza di errori e di difetti sono annotate a cura dell'azienda al fine di porre in evidenza ora e giorno della segnalazione e del ripristino dei programmi dopo l'intervento. Tali prestazioni devono essere quotate nella tabella fac-simile di offerta e rimanere immutati per tutta la durata del contratto. Nella manutenzione ordinaria si intendono compresi gli adeguamenti a nuove disposizioni normative regionali e/o nazionali, anche in forma di regolamenti, circolari, direttive, note esplicative. Assistenza straordinaria La Ditta aggiudicataria dovrà assicurare la propria disponibilità a tutti gli adeguamenti del software già installato e collaudato, derivanti da qualsiasi esigenza dell ASL. Tali adeguamenti saranno remunerati in base alle tariffe professionali contrattuali a giornata, che saranno indicate nell offerta e dovranno restare immutate per tutta la durata dell appalto: tali tariffe non potranno superare l importo di 500,00 al giorno (IVA esclusa 8 ore). Tali tariffe dovranno essere indicate nell offerta secondo il relativo fac-simile. Alla Ditta aggiudicataria potranno essere richieste e concordate eventuali altre prestazioni quali fornitura di materiali accessori, consulenze tecniche, ispezioni specifiche ecc., da remunerarsi, secondo le tariffe professionali pertinenti o modalità da concordarsi di volta in volta. 7. RECUPERO STORICO Deve essere prevista l importazione di tutti i dati storici attualmente presenti negli archivi informatici (dal 2004 al momento del collaudo) in uso per quanto riguarda le informazioni e funzioni condivise dal software. Il tracciato record di importazione dei dati verrà fornito da ASL. Per il Lotto 1 ASL Milano 1 Si precisa che la movimentazione di ausili è di circa pezzi/mese di cui: Consegna circa pezzi/anno pari a circa 968 pezzi/mese; Ritiri circa pezzi/anno pari a circa 889 pezzi/mese. Nell attuale software magazzino sono archiviati ausili disponibili di cui: nuovi n. 691 ricondizionati n. 751 Per il Lotto 2 ASL Milano 2 Si precisa che la movimentazione di ausili è di circa 690 pezzi/mese di cui: Consegna circa 4320 pezzi/anno pari a circa 360pezzi/mese; Ritiri circa pezzi/anno pari a circa 330 pezzi/mese. Nell attuale software magazzino sono archiviati 193 ausili disponibili di cui: nuovi n. 41 ricondizionati 152. Per il Lotto 3 ASL di Milano Si precisa che la movimentazione di ausili è di circa pezzi/mese di cui: Consegna circa pezzi/anno pari a circa 1275 pezzi/mese; Ritiri circa pezzi/anno pari a circa 1000 pezzi/mese. Nell attuale software magazzino sono archiviati 2684 ausili di cui: nuovi n ricondizionati n Pagina 5 di 6

6 8. FORMAZIONE Con l applicativo la Ditta aggiudicataria dovrà assicurare la formazione degli operatori dell ASL. La Ditta aggiudicataria potrà indicare i tempi e modalità ritenuti idonei per la formazione e l addestramento del personale. La Ditta aggiudicataria dovrà indicare il numero di giornate preventivate e il programma dettagliato da concordare con l Azienda per gli incontri formativi da effettuarsi presso le sedi dei singoli lotti (ASL MI 1, ASL MI 2, ASL di Milano). In ogni caso il piano formativo dovrà comprendere almeno 10 giornate per singolo lotto, prevedendo la modalità formativa a piccoli gruppi. 9. DOCUMENTAZIONE Tutti i manuali, sia tecnici che operativi, che serviranno al corretto uso del sistema, in tutti i suoi aspetti, articolazioni e componenti dovranno essere consegnati in formato elettronico all ASL. 10. FUNZIONI DELL AMMINISTRATORE DEL SISTEMA Deve essere prevista una funzione di amministratore del sistema con livello abilitativo tale da poter gestire a livello centrale qualsiasi dato dell ASL di appartenenza trattato da ciascun utente abilitato, produrre tutti i report richiesti e gestire gli archivi di base. Ad almeno un utente di ciascuna ASL dovrà essere assegnato questo profilo di Amministratore del sistema. Pagina 6 di 6

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