CAPITOLATO SPECIALE DI LEASING OPERATIVO ED ASSISTENZA TECNICA MACCHINE FOTOCOPIATRICI E STAMPANTI MONOCROMATICHE/COLORI E MULTIFUNZIONI PORTATILI

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1 CAPITOLATO SPECIALE DI LEASING OPERATIVO ED ASSISTENZA TECNICA MACCHINE FOTOCOPIATRICI E STAMPANTI MONOCROMATICHE/COLORI E MULTIFUNZIONI PORTATILI Art. 1 Oggetto dell appalto...1 Art. 2 Caratteristiche e requisiti tecnici...2 Art. 3 Variazioni delle quantità...2 Art. 4 Requisiti di conformità...2 Art. 5 Modalità di consegna, installazione e disinstallazione...3 Art. 6 Assistenza tecnica e manutenzione...4 Art. 6.1 Formazione...5 Art. 7 Fornitura dei materiali di consumo...5 Art. 8 Lettura contatori...5 Art. 9 Sistema di gestione...6 Art. 10 Penali...6 Art. 1 Oggetto dell appalto Il presente capitolato speciale ha per oggetto la fornitura del servizio di copiatura, stampa e scansione attraverso l installazione e l esercizio, con la formula del noleggio, nei luoghi e con le modalità di seguito descritte, di: n. 16 macchine fotocopiatrici/multifunzioni digitali; n. 21 stampanti laser monocromatica/color n. 10 multifunzioni di cui 5 trasportabili n. 1 airprint compatibile, 1

2 comprensivo: della fornitura del materiale di consumo (toner, cartuccie, tamburo, drum, fusori ed ogni altro materiale necessario al funzionamento con la sola esclusione della carta ed energia elettrica), del servizio di consegna, installazione, collaudo, disinstallazione, ed eventuali spostamenti nell ambito degli edifici della Sede, nonché del servizio di manutenzione, riparazione ed assistenza tecnica su chiamata nei termini che più specificamente sono indicati negli articoli seguenti; una o più soluzioni software per la gestione delle code di stampa e il monitoraggio dei consumi e dei disservizi occorsi alle periferiche. Art. 2 Caratteristiche e requisiti tecnici Le macchine dovranno: essere nuove di fabbrica (no ricondizionate); conformi alle normative CEI o ad altre disposizioni internazionali relative alla compatibilità elettromagnetica; conformi all etichetta EPA ENERGY STAR, nell ultima versione approvata, o equivalenti in particolare per i sistemi multifunzione; rispettare gli standard ISO in tema di sicurezza dei dati. avere le caratteristiche ed i requisiti tecnici di cui agli allegati A, B, C, D, E, F, G e H del presente capitolato di cui fanno parte integrante. Il noleggio deve essere comprensivo: del materiale di consumo (toner cartucce drum ) necessario al corretto funzionamento della consegna e della installazione dell assistenza tecnica on site; del software di gestione del servizio. Art. 3 Variazioni delle quantità Qualora si verificasse, a fronte di mutate esigenze organizzative, una diminuzione o un aumento del numero di apparecchiature necessarie, la Committente si riserva di disdire il noleggio di singole macchine o di richiedere l installazione di nuove apparecchiature. L installazione di nuove macchine dovrà avvenire, alle stesse condizioni giuridiche ed economiche previste dal presente capitolato e dal contratto, entro 30 (trenta) giorni lavorativi dal ricevimento dell ordine. Inoltre, la Committente potrà richiedere alla Società aggiudicatrice un eventuale trasferimento delle macchine in dotazione da un immobile di proprietà ad altro di proprietà ubicato entro il Comune di Roma, i cui termini e modalità saranno successivamente concordate. Art. 4 Requisiti di conformità Le macchine devono essere: Alimentate direttamente con la tensione erogata attualmente in Italia 2

3 Conformi alle norme relative alla compatibilità elettromagnetica La Ditta aggiudicataria si impegna a fornire fotocopiatrici/multifunzioni digitali conformi alle normative CE indicate nell art. 2 e/o ad altre disposizioni internazionali riconosciute e, in generale, alle vigenti normative legislative, regolamentari e tecniche disciplinanti i componenti (inclusi i materiali di consumo) e le modalità di impiego delle apparecchiature ai fini della sicurezza degli utilizzatori. Ciascuna macchina dovrà essere accompagnata da una scheda tecnica di sicurezza relativa alla: Emissione di ozono Emissione di polveri Emissione di calore Livello di rumore Le macchine, inoltre, dovranno essere provviste di regolare marcatura CE. Art. 5 Modalità di consegna, installazione e disinstallazione L attività di consegna, installazione e di collaudo si intende comprensiva di ogni onere relativo a imballaggio, trasporto, facchinaggio, consegna al piano, installazione ed asporto dell imballaggio. Le macchine devono essere consegnate, installate e configurate (circa 250 postazioni) a cura ed a spesa della Ditta aggiudicataria, nei luoghi e nei locali indicati dalla Committente, entro e non oltre 15 (quindici) giorni naturali e consecutivi dall aggiudicazione della fornitura in oggetto. La Ditta dovrà fornire unitamente alle apparecchiature tutti i manuali tecnici in lingua italiana per illustrare l uso delle stesse, nonché una dotazione iniziale di materiali di consumo necessaria per renderle funzionanti per il primo trimestre dall installazione. Al fine di semplificare l uso delle macchine, al momento dell installazione la Ditta aggiudicataria dovrà organizzare ed eseguire un attività di affiancamento agli utenti volta a chiarire: L uso delle fotocopiatrici e delle stampanti in ogni loro funzione Le procedure per la soluzione degli inconvenienti più frequenti (inceppamento carta, ecc ) La gestione operativa quotidiana (caricamento carta, sostituzione materiali di consumo, ecc ) Le modalità di comunicazione (esempio orari e numero di telefono) con il personale competente per eventuali richieste di intervento, manutenzione, assistenza tecnica, fornitura di materiali di consumo e per ogni altro tipo di esigenza connessa ai servizi inclusi nel canone di noleggio Qualora, durante l installazione e il relativo collaudo, le macchine risultino difettose o difformi da quelle richieste, la Ditta aggiudicataria deve provvedere alla loro tempestiva sostituzione e comunque entro e non oltre 3 (tre) giorni lavorativi dalla richiesta. Effettuata l installazione e verificata la funzionalità delle apparecchiature (collaudo), la Ditta aggiudicataria dovrà redigere apposito verbale di installazione, in contraddittorio con la Committente, nel quale dovrà essere indicato almeno il numero di serie delle macchine installate. Contestualmente alla consegna di ciascun macchina, la Ditta aggiudicataria dovrà consegnare: o o o Una dichiarazione resa dal Legale rappresentante della Ditta aggiudicataria attestante la corrispondenza delle macchine installate ai requisiti tecnici e di conformità indicati nel capitolato speciale di appalto La manualistica tecnica e d uso in lingua italiana La dotazione iniziale dei materiali di consumo 3

4 La Committente ha facoltà di effettuare unilaterali verifiche di corrispondenza delle macchine installate con i requisiti tecnici e di conformità indicati nel capitolato. Qualora fosse riscontrata la non conformità delle macchine installate, la Ditta aggiudicataria sarà tenuta a sostituire, a propria cura e spese, le macchine non conformi con altre aventi le caratteristiche richieste, entro 5 (cinque) giorni lavorativi dalla constatazione. Trascorso tale termine, la Committente si riserva la facoltà di dichiarare risolto di diritto il contratto salva ed impregiudicata l azione di rivalsa per eventuali maggiori danni. La Ditta aggiudicataria dovrà infine porre in essere tutte le attività necessarie per la disinstallazione (es. ritiro al piano, imballaggio, asporto, trasporto, facchinaggio, ecc..) in occasione del fine rapporto, o comunque connesse anche con l eventuale sostituzione delle macchine, oppure conseguenti alla risoluzione del contratto. La Ditta aggiudicataria, infatti, dovrà provvedere, a sue spese, al ritiro delle macchine entro e non oltre 15 (quindici) giorni naturali e consecutivi dalla scadenza del periodo di noleggio o dal recesso del contratto. Dell avvenuta disinstallazione verrà redatto e sottoscritto da un rappresentante di entrambe le parti contraenti, apposito verbale e/o rapporto, recante anche l indicazione della lettura finale del contatore di ciascun macchina (da effettuarsi contestualmente al ritiro) per la fatturazione delle eventuali copie/stampe eccedenti. Art. 6 Assistenza tecnica e manutenzione La Ditta aggiudicataria deve garantire la necessaria messa a punto delle macchine, ed il mantenimento della loro corretta efficienza e funzionalità, provvedendo a fornire, per ciascuno di esse e su richiesta del singolo utilizzatore, l assistenza tecnica e la manutenzione, ovvero porre in essere ogni attività indispensabile per il buon funzionamento e per la risoluzione dei malfunzionamenti della macchine guaste. Il servizio di assistenza e manutenzione deve garantire: L assistenza tecnica, con il controllo, pulizia, lubrificazione, riparazione, messa a punto e tutto ciò che occorre al buon funzionamento della singola macchina La sostituzione, con i pezzi di ricambio originali, delle parti e componenti che risultassero difettose (comprese le lampade e le parti in vetro) Il mantenimento in efficienza ed aggiornamento del software operativo di sistema A tal fine, prima dell inizio del rapporto contrattuale la Ditta aggiudicataria dovrà comunicare i dati identificativi di un referente unico (compresi recapito telefonico, numero di fax ed orari per effettuare le chiamate) che funzioni da centro di ricezione e gestione delle richieste (call center) relative a: Manutenzione e assistenza tecnica Materiale di consumo Stato degli ordini in corso e delle consegne Ogni altra informazione e chiarimento sulle attività connesse con il contratto di noleggio in oggetto. Ogni richiesta sarà identificata da un numero progressivo assegnatogli dal centro di ricevimento della Ditta aggiudicataria. Tale identificativo numerico, unitamente all ora di registrazione, sarà comunicato al richiedente contestualmente alla chiamata. Dalla registrazione così avvenuta, decorreranno i termini per l erogazione del servizio richiesto. Gli interventi tecnici, mediante l impiego di personale specializzato e dotato delle opportune attrezzature, per il ripristino delle normali funzioni della macchina devono essere effettuati entro 4 (quattro) ore lavorative dal momento della registrazione della chiamata, esclusi i giorni festivi per i quali l intervento dovrà 4

5 avvenire entro le ore 13 del primo giorno lavorativo successivo. Qualora l intervento comporti la sostituzione di pezzi di ricambio, le macchine dovranno essere comunque rimesse in perfetta efficienza entro 1 (uno) giorno lavorativo successivo alla verifica del guasto. Nel caso in cui l entità dei lavori da eseguire non consenta di ripristinare l operatività della macchina, entro 3 (tre) giorni lavorativi successivi alla prima chiamata, la Ditta aggiudicataria dovrà provvedere alla sostituzione della macchina con una di caratteristiche identiche e non inferiori (e in ogni caso conforme a quanto prescritto nel presente capitolato) a quella in stato di fermo, fino alla riconsegna della macchina riparata. Ogni intervento dovrà essere trascritto nell apposito libretto in dotazione ad ogni singola macchina a cura dell assistente tecnico che avrà eseguito l intervento. L assistente tecnico dovrà riportare il numero della richiesta, l ora e il giorno della richiesta, l ora ed il giorno dell intervento, la descrizione dell intervento, i pezzi di ricambio o i materiali sostituti. Il libretto dovrà essere controfirmato dalla Committente. Qualora, nonostante ripetuti interventi tecnici in un arco temporale di almeno 30 giorni, non sia stato possibile eliminare totalmente i difetti e gli inconvenienti di una o più macchine fornite, ovvero, le stesse non risultassero più affidabili dal punto di vista della funzionalità, la Ditta aggiudicataria dovrà, senza pretendere alcun maggior compenso, provvedere alla sostituzione di ciascuna di esse con altre di modello uguale o tecnicamente equivalente qualora il modello non sia più prodotto o commercializzato. La ditta appaltatrice si incarica, senza pretendere alcun onere aggiuntivo, di ogni attività connessa al ritiro periodico ed allo smaltimento di tutti i materiali di consumo usati, inclusi i toner e gli eventuali pezzi di ricambio delle apparecchiature che verranno di volta in volta sostituiti durante le operazioni di assistenza tecnica. Art. 6.1 Formazione Nei limiti temporali previsti per la consegna ed installazione delle apparecchiature, la Ditta Aggiudicataria deve provvedere, a proprie spese, alla formazione dei Dipendenti Inarcassa. I corsi di formazione si terranno in Sede della Committente secondo modalità concordate fra le parti. Art. 7 Fornitura dei materiali di consumo La Ditta aggiudicataria deve garantire la fornitura di tutti i materiali di consumo necessari al funzionamento e utilizzo delle macchine (toner, punti metallici ecc..) con la sola esclusione della carta. Le richieste di fornitura di materiali di consumo devono essere comunque soddisfatte entro 1 (uno) giorno naturale decorrente dalla registrazione della chiamata consentendo altresì alla Committente, a suo insindacabile giudizio, di provvedere eventuali scorte di magazzino, indipendentemente dall effettivo consumo. Art. 8 Lettura contatori La lettura dei contatori deve essere fatta dalla Ditta aggiudicataria, almeno una volta al mese in presenza di un addetto incaricato dalla Committente, su apposito modulo fornito gratuitamente dalla Ditta aggiudicataria, al fine di determinare il numero delle copie/stampe prodotte in eccedenza rispetto il minimo garantito e il loro conseguente addebito. Il conguaglio delle eventuali eccedenze il minimo garantito verrà quindi effettuato al termine contrattuale considerando la differenza tra il volume di copie/stampe prodotto cumulativamente nel triennio da tutte le macchine in oggetto della fornitura in noleggio e le copie/stampe garantite dal contratto. Nel caso in cui il volume totale annuale di copie/stampe prodotto risulti inferiore al totale annuale garantito, la Ditta aggiudicataria dovrà emettere specifica nota di credito (canone complessivo annuo diviso totale copie/stampe garantite = costo singola copia/stampa moltiplicato il numero di copie/stampe non effettuate). 5

6 Art. 9 Sistema di gestione Tutte le stampanti dovranno essere collegate in rete e capaci di inviare i dati di monitoring al sistema di gestione remoto sito presso la Ditta aggiudicataria per tutta la durata contrattuale. La Ditta aggiudicataria dovrà consentire l accesso al sistema di gestione al personale preposto Inarcassa, preferibilmente tramite browser. Il sistema di gestione dovrà fornire le seguenti informazioni: 1. lettura da remoto dei contatori di tutte le stampanti collegate in rete 2. monitoraggio delle stampanti nonché di ogni altro evento rilevante per la buona gestione delle stampanti, quali ad esempio, il riordino del toner o di altro materiale di consumo o la necessita di un intervento tecnico 3. Monitoraggio e reporting delle stampe prodotte per singolo utente tramite codice di accesso o da remoto La Committente dovrà avere accesso, in qualsiasi momento a tutte le informazioni sopra indicate in modalità on line. Dovranno inoltre essere messe a disposizione della Committente semplici procedure per le estrazioni di dati di interesse e la generazione di report per le elaborazioni statistiche. Il sistema di gestione sarà installato a cura del fornitore concordando le modalità con la Committente. Il sistema di gestione dovrà essere consegnato, installato e messo in esercizio insieme all installazione delle stampanti e mantenuto costantemente aggiornato durante tutta la fornitura. La Ditta Aggiudicataria deve garantire che i dati presenti nel sistema di gestione non potranno essere letti, esportati o modificati da terzi non autorizzati. Art. 10 Penali A tutela del corretto adempimento degli obblighi dedotti nel presente Capitolato e nel contratto, la Committente si riserva di applicare, oltre alle spese straordinarie che abbia dovuto sostenere per assicurare la regolarità e funzionalità delle proprie attività, le seguenti penali: in caso di ritardo o irregolare avvio del servizio rispetto ai tempi di installazione, la Ditta Aggiudicataria sarà assoggettata al pagamento di una penale pari ad 300,00 per ogni giorno di ritardo; in caso di fermo macchina che comporti la necessità di una sua sostituzione (vedi art. 6) per ogni giorno di ritardo rispetto al termine contrattuale verrà applicata una penale pari ad 100,00; per il mancato rifornimento di materiale di consumo o sostituzione dello stesso (toner, drum ecc..) entro il termine di cui al precedente art. 7, per ogni giorno di ritardo verrà applicata una penale pari ad 100,00. 6