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2 Il ciclo di progetto focus su Domande libere, spunti, casi concreti Il PCM nel caso degli eventi: caratteristiche e peculiarità

3 Il ciclo di vita di un progetto culturale FASI Ideazione DOCUMENTAZIONE Bozza progetto Origini, idea, obiettivi Attivazione Piano fattibilità Fattibilità Pianificazion e Piano operativo Programmazione Attuazione Report periodici Realizzazione, risultati Completamento Report conclusivo Realizzazione, risultato Valutazione Relazione valutazione Riflessione, benefici

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5 La Fase di Pianificazione (1) La fase di pianificazione è il momento nel quale tutti gli elementi dell evento creati, generati e valutati e stabiliti nelle fasi precedenti vanno riorganizzati in piani di lavoro dettagliati e specifici in modo che sia chiaro: cosa va fatto quando vanno fatte le cose e quanto tempo occorre come, chi e che cosa si rende necessario per fare le cose nei tempi stabiliti chi fa che cosa quanto costa, chi paga, come e quando come e quando controlliamo se stiamo rispettando i nostri programmi cosa facciamo se le cose non vanno come previsto

6 Il piano di produzione generale Il piano di produzione corrisponde alla pianificazione generale di tutto ciò che deve essere fatto per realizzare e portare al termine l evento. Rientrano nel piano di produzione le seguenti attività: organizzative e di produzione specifica di reperimento e gestione economico-finanziaria Contrattuali Amministrative Logistiche tecnico-allestitive di comunicazione e promozione

7 Schema complessivo Pianificazione: funzioni e documentazione

8

9 Prodotti della pianificazione Si sono stabilite le risorse occorrenti ossia ciò che serve per completare ogni azione nei tempi prefissati per quanto attiene: le risorse umane (artistiche, tecniche, organizzative, amministrative, di servizio), competenze e tempi presunti di impiego/lavoro le risorse materiali (mezzi, strumenti, attrezzature) Per un evento culturale si creano dei veri e propri gruppi creativi in grado di generare in tempi rapidi meccanismi di funzionamento agili, formali ed informali, conoscenza e performance di alto livello per qualità, forma e contenuti.

10 Il piano delle burocracies Il piano delle burocracies trova la sua importanza nelle numerose variabili di natura amministrativa e burocratica che l evento culturale richiama. Nell organizzazione di un evento (location e svolgimento) occorre identificare: autorizzazioni necessarie normative inerenti procedure e l iter di concessione, ottenimento e rilascio vincoli collegati uffici abilitati al rilascio tempi permessi di lavoro, movimento merci e polizze assicurative contratti/accordi: partner e finanziatori, appalti/forniture e servizi, di lavoro (artistici e di personale tecnico)

11 Budget (3) Voci principali di budget COSTI Costi inerenti l idea progetto, artistici, di ideazione e contenuti Costi tecnico allestitivi Costi logistici RICAVI Ricavi commerciali Finanziamenti pubblici Finanziamenti privati Costi organizzativi Finanziamenti comunitari/internazionali Costi di comunicazione - Quota parte costi di funzionamento dell organizzazione e spese generali (da allocare al progetto) -

12 Budget (1) COSTI Costi inerenti l idea progetto, artistici di ideazione e contenuti: Compensi responsabili artistici, culturali, scientifici, ideatori, curatori;consulenze e supporti alla progettazione; Compensi per direzione artistica e scientifica; Aiuti/assistenti Acquisto, noleggio, riproduzioni di opere (arte, film, ecc.); Cachet e rimborsi formazioni artistiche e/o compensi artisti interpreti; Acquisto e noleggio dei diritti; Oneri sociali previdenziali ed assistenziali; Oneri fiscali; Spese attività collaterali; Studi e ricerche, documentazione. Costi tecnico-allestitivi Compensi per progettazione tecnica, scenografica e degli allestimenti; Consulenze tecniche e collaudi; Realizzazione modelli e plastici; Sala prove; Costruzione o noleggio scenografie, attrezzeria, mobili e arredi; Costumi e make up; Incisione registrazioni e colonne sonore>effetti speciali; Traduzioni, stesure duplicature noleggio testi, partiture>; Noleggio strumenti musicali; Noleggio attrezzature foniche, video; Noleggio apparecchiature speciali; Compensi team tecnico ed oneri sociali;

13 Budget (2) Pulizia e bonifica area Allestimento strutture, arredo area, dotazioni, coperture, ring luci, bagni; Segnalizzazione, transenne, recinzioni, barriere; Allacci idrici, energetici, telefonici; architettura e noleggio radio intercom; Strutture per gli sponsor; Megascreen; Facchinaggi e mezzi per spostamento/sollevamento; Allestimenti floreali; Lavanderia, tintoria, stireria; Personale tecnico montaggio/smontaggio/serale; Impianti, dotazioni e staff di sicurezza (antincendio, sanitario). Costi logistici Viaggi persone; Trasporti materiali; Imballo e custodie; Trasferimenti interni e da/per aeroporto stazione; Spese di alloggio; Catering e ristorazione; Diarie e indennità di trasferta; Runner; Movimento opere e film; Spedizione e corriere città; Sopralluoghi.

14 Costi organizzativi Affitto location e diritti occupazione suolo pubblico; Tasse e spese rilascio autorizzazioni, licenze; Assicurazioni luoghi e latri rischi; Compensi team di produzione; Servizi e personale di cassa; Personale di controllo e sicurezza; Personale di accoglienza, hostess; Realizzazione dei badge/passi team, ospiti e autoveicoli; Pulizie; Diritti di autore ed oneri SIAE; Acquisto frequenze radio intercom; Utenze; Noleggio macchine ufficio; Postali; Fitto magazzini; Cancelleria, materiale di consumo; Spese notarili, certificazioni; consulenze; Spese di rappresentanza; Omaggi, cadeau; Spese documentazione; Spese e commissioni bancarie; Interessi passivi; Spese manutenzione. Budget (3)

15 Costi di comunicazione Immagine; Costi di grafica ed impaginazione, correzione bozze; Deposito marchio; Carta intestata, cartelle; Materiale pubblicitario di stampa; Distribuzione, volantinaggi; Stampati, propaganda; Pubblicità radiofonica e/o televisiva; Mailing list; Promozione diretta verso gruppi, scuole ed associazioni; Pubblicità in movimento; Edizioni, pubblicazioni; Sito internet; Corredo fotografico; Ufficio stampa, press kit, conferenza stampa; Merchandising e gadget; Budget (4)

16 RICAVI Ricavi commerciali Vendita evento a cachet; Vendita evento % incassi; Vendita biglietti abbonamenti; Cessione e/o utilizzo diritti; Diritto di prevendita; Vendita/nolo spazi pubblicitari; Vendita merchandising; Rimborsi spese; Ricavi da servizi. Finanziamenti pubblici Stato; Regione; Provincia; Comune; Altre istituzioni nazionali ed internazionali; Finanziamenti da privati Sponsorizzazioni in cash; Sponsorizzazioni in merce e servizi; Erogazioni liberali, donazioni; Convenzioni/partnership. Budget (5)

17 Fig. 1 Gli elementi del modello logico di un programma di eventi culturali (esempio 1) (spiegazione nelle slide successive)

18 Fig. 2 Il modello logico di un programma di eventi culturali per la promozione turistica (esempio 2) (spiegazione nelle slide successive)

19 La Figura 1 illustra gli elementi di un ipotetico modello logico di un programma di attività culturali. L esempio adatta e semplifica le informazioni estrapolate da uno studio commissionato dall Agenzia inglese per la promozione delle Arti. Michelle Reeves, Measuring the economic and social impact of the arts, Arts Council England, L esempio spiega tre aspetti: 1. sono stati chiaramente individuati i piani sui quali si vuole valutare l impatto e le variabili da utilizzare; 2. sono stati individuati gli output e gli outcomes, cioè i benefici sia di breve che di medio termine; 3. sono state individuate le principali voci che definiscono gli input (gli investimenti), le attività e i beni generati dagli investimenti ed, infine, le tipologie di persone, istituzioni e organizzazione che si intendono coinvolgere. L esempio non può ancora considerarsi un modello logico compiuto, perché non sono sia evidenziate le relazioni cause effetto, sia il peso di ogni relazione.

20 La Figura 2 illustra invece un esempio del modello logico di un ipotetico investimento negli eventi culturali finalizzato ad attivare impatti sull economia turistica. Rispetto all esempio proposto nella Figura 1 qui sono evidenti le relazioni causa-effetto ipotizzate e quelle considerate più importanti (le linee di collegamento sono più spesse) ai fini del raggiungimento dell impatto atteso. In breve, l esempio ci dice che è stato finanziato un programma di eventi culturali che ci si aspetta generi e consolidi valore aggiunto ed occupazione nell economia turistica. Le principali leve sono l attivazione di nuovi flussi turistici (cioè aggiuntivi a quelli esistenti perché motivati dagli eventi culturali) che, tra l altro, hanno una capacità di spesa maggiore della media.

21 ciclo di seminari su Project Cycle Management Fine dei seminari! Per approfondimenti, via mail

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