Manuale Operativo. Utilizzo Programma

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1 UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI FERRARA Manuale Operativo Utilizzo Programma Il presente manuale non affronta problematiche di tipo contabile, è un manuale puramente tecnico

2 INDICE Introduzione pag. 1 Convenzioni Grafiche pag. 1 Barra delle Funzioni pag. 1 Barra dei Comandi pag. 2 Significati Tasto Comando pag. 2 Maschera di Filtro pag. 3 Gestione delle Schede pag. 3 Maschera di Selezione pag. 4 Filtri negli Elenchi pag. 4 Ordinamento negli Elenchi pag. 5 Collegarsi alla Procedura pag. 6 Menù Anagrafiche pag. 8 Anagrafica Fornitori/Debitori pag. 8 Anagrafica Centri di Responsabilità pag. 12 Menù Bilanci pag. 15 Anagrafica Bilanci pag. 15 Anagrafica Voci di Bilancio pag. 19 Visualizzazione Castelletti pag. 22 Stanziamenti di Previsione pag. 23 Riclassificazioni di Bilancio pag. 25 Attributi di Bilancio pag. 26 Variazioni di Bilancio pag. 27 Menù Accertamenti/Impegni pag. 33 Accertamenti/Impegni pag. 33 Tipi Accertamenti/Tipi Impegni pag. 39 Causali Variazione Acc./Impegni pag. 40 Menù Entrate/Spesa pag. 41 Registrazione documenti pag. 41 Liquidazione Tecnica pag. 51 Liquidazione SIOPE pag. 52 Gestione Documenti pag. 53 Menù Incassi/Pagamenti pag. 59 Emissione Mandati pag. 59

3 Gestione Mandati pag. 62 Interrogazione situazione di cassa pag. 65 Anagrafiche ABI/CAB-Tipo Incasso -Bollo pag. 67 Menù Tesoreria pag. 70 Blocco e trasmissione ordinativi pag. 70 Gestione elenchi di trasmissione pag. 72 Importazione flussi e bollette pag. 74 Gestione ricezione esiti pag. 75 Menù Professionisti pag. 76 Ritenuta pag. 76 Menù Interrogazioni pag. 78 Partitario Clienti/Fornitori pag. 78 Partitario Impegni/Accertamenti pag. 80

4 Introduzione Il programma permette la gestione in forma telematica della contabilità finanziaria ed è in grado di svolgere la funzione di rilevazione economico patrimoniale dei fenomeni gestionali, a supporto di una contabilità analitica dedicata alla rilevazione dei risultati. Convenzioni grafiche All interno della procedura CieloNext ci sono alcune convenzioni grafiche che possono aiutare l utente nella navigazione all interno della procedura: Barra delle Funzioni Questa barra contiene alcuni elementi standard che possono o meno comparire: E possibile inserire un nuovo elemento (impegno/fattura ) Ritorno a menù principale Ritorno al menù precedente Riclassificazioni Gestione stampe Questa barra delle funzioni permette la navigazione attraverso la procedura. Non è possibile tornare indietro nelle pagine utilizzando i tasti standard del vostro browser: Anche negli elenchi possono comparire sul lato destro alcune icone. Per conoscerne il funzionamento basta posizionarsi con il mouse sull icona stessa e, dopo pochi secondi, compare la descrizione:

5 Barra dei Comandi Se non compare la barra delle funzioni vengono messi a disposizione i tasti comando che variano in base alla funzione che si sta utilizzando. La barra dei comandi può comparire contemporaneamente sia sotto che sopra come nella schermata successiva: In questo caso i due tasti sono speculari ed eseguono la stessa operazione. Significati Tasto Comando Conferma l operazione e si esce dalla funzione Aggiunge l elemento e rimane nella funzione di inserimento Reinserisce i dati di ingresso alla funzione eliminando qualsiasi modifica effettuata Ritorna al menù precedente Nella registrazione della fattura estrae le modalità di pagamento del fornitore Visualizza il castelletto della voce a cui si fa riferimento La parte superiore del programma permette di scollegarvi dalla procedura e di sapere sempre con quale azienda e utente siete collegati

6 Maschera di Filtro Questa maschera, standard in diverse schermate, serve a filtrare i dati da visualizzare. Si può decidere di premere sul tasto conferma e, in questo caso, vi mostrerà l elenco completo; altrimenti, inserire una parola chiave (codice o descrizione) in modo da filtrare l elenco. Se vi scollegate dalla procedura utilizzando la funzione di logout vi viene mostrato il seguente messaggio: Vi avverte che vi state per scollegare dalla procedura e che avete altre schede aperte con la procedura (nel caso in cui utilizziate Internet Explorer 7.0 o Firefox come gestore di Internet). Se chiudete il browser con la X ( ) in alto a destra mentre state facendo un operazione non vi dovete più preoccupare che gli archivi vengano aggiornati a metà; verrà annullata l intera operazione appena eseguita. Gestione delle Schede Se avete un browser che gestisce le schede (Firefox o Internet Explorer 7.0) vi potrete collegare con la stessa azienda nelle varie schede. Non è possibile avere più schede nello stesso browser con aziende diverse, per poterlo fare dovrete aprire un altro Explorer o Firefox.

7 Maschera di Selezione Questa maschera permette di filtrare i dati che si vogliono visualizzare nella maschera successiva. Se come nell esempio compare un bollino rosso, significa che l immissione del dato è obbligatoria. Se non si vogliono filtrare i dati e non compare un bollino rosso è sufficiente premere il tasto conferma e visualizzare la schermata successiva. Filtri negli elenchi Per ogni elenco nella procedura è disponibile un campo di filtro che per default viene impostato a Tutto, per cui visualizza tutti gli elementi inseriti nel database: Selezionando la voce di Filtro personalizzato compare la seguente sottomaschera che sarà diversa in base ai dati che stiamo filtrando:

8 In questo caso possiamo filtrare i dati tramite codice ISTAT della provincia, Descrizione della provincia e la sigla della provincia. Se l elenco che stiamo visualizzando è molto lungo viene suddiviso in pagine e in fondo all elenco la procedura offre la possibilità di navigare tra le pagine con la seguente barra: con questo pulsante è possibile passare da una visualizzazione suddivisa in pagine a una visualizzazione in una sola pagina. Ordinamento negli Elenchi In alcuni elenchi è possibile ordinare i dati in base alla colonna: Come vediamo nelle due colonne precedenti è presente un tasto che permette di ordinare l elenco in ordine crescente in base al codice articolo o descrizione articolo (vedi esempio). Per rimuovere gli ordinamenti applicati basta cliccare sull icona che si trova accanto al filtro.

9 Collegarsi alla procedura Non appena aperto il programma viene richiesto l inserimento del codice utente e la relativa password. Per collegarsi basta inserire l acronimo della vostra posta elettronica e la relativa password. Non sarà quindi più necessario modificare la password utente periodicamente. Bisogna fare attenzione all utilizzo delle maiuscole: il programma è KeySensitive, per cui l utente CMI per la procedura è diverso dall utente cmi. Attenzione!!! In tutti i campi in cui è richiesto l inserimento di caratteri alfanumerici bisogna fare attenzione alle maiuscole: il bilancio fu001 è diverso dal bilancio FU001. Premere il tasto Conferma per continuare con la procedura, oppure invio da tastiera.

10 Una volta collegati alla procedura potranno apparire differenti opzioni in base alle abilitazioni date al vostro utente. Utente Master/Plesso Se siete un utente che deve gestire più aziende (dipartimenti o sistemi informativi) collegandovi alla procedura apparirà la seguente schermata: Vi viene richiesto di selezionare l azienda su cui volete lavorare. Una volta selezionata l azienda premere il tasto conferma. Utente Standard Se invece siete un utente che non deve selezionare l azienda verrete direttamente collegati alla procedura e vedrete il menù collegato al proprio profilo utente. N.B.: il menù dell esempio è puramente indicativo: ogni utente in base alle abilitazioni avrà il suo menù di ingresso.

11 Menù Anagrafiche Anagrafica Fornitori/Debitori Prima videata: Selezione Fornitori/Debitori Attraverso questa schermata è possibile: tornare a menù Non inserire nulla e premere il tasto conferma: verrà visualizzato l elenco di tutti i fornitori inseriti. Per ogni fornitore poi si potranno modificare le informazioni principali o inserire/modificare le modalità di pagamento. Da qui inoltre sarà possibile eseguire una stampa dell elenco o inserire un nuovo fornitore. Le informazioni relative al fornitore sono le stesse di C.I.E.Lo. Se invece da questa schermata si inserisce, ad esempio, il codice fiscale del fornitore che vogliamo visualizzare o modificare, una volta premuto il tasto conferma l elenco dei fornitori sarà composto solo dal fornitore selezionato:

12 Attraverso questa schermata è possibile: Inserimento: inserire un nuovo fornitore Stampa: stampare le informazioni anagrafiche del fornitore È possibile avere due tipi di stampa: Stampa fornitori/debitori: stampa tutte le informazioni anagrafiche del fornitore (Attualmente non funzionante) Stampa sintetica fornitori/debitori: stampa un elenco dei fornitori con indicazioni del codice, ragione sociale, codice fiscale e partita iva Pagina precedente: tornare alla selezione del fornitore/debitore Tornare a menù Modifica: modificare le informazione del fornitore già inserito

13 Le informazioni inseribili o modificabili del fornitore sono uguali a quelle presenti in Cielo Attenzione: codificare sempre i campi che sono seguiti dalla lentina perché il programma richiede che nel campo la descrizione della nazione, ad esempio, sia uguale a quella codificata in tabella. Ad esempio FERRARA è diverso da Ferrara per la procedura Modalità di Pagamento: inserire o modificare le modalità di pagamento del fornitore

14 Attraverso questa schermata è possibile: Inserimento: inserire una nuova modalità di pagamento Stampa: stampare le informazioni anagrafiche del fornitore (Attualmente non funzionante) Pagina precedente: tornare alla schermata di visualizzazione del fornitore Tornare a menù Modifica: modificare le informazione della modalità di pagamento del fornitore Elimina: eliminare la modalità di pagamento già inserita.

15 Anagrafica Centri di Responsabilità Prendiamo per esempio l anagrafica dei centri di responsabilità, le altre presenti nel menù anagrafiche sono speculari come funzioni, si differenziano solo per le informazioni relative alla singola funzione. Prima videata: griglia iniziale Questa videata mostra i centri di responsabilità già inseriti nell anagrafica dell Azienda, e permette di inserirne di nuovi. I centri di responsabilità già inseriti, vengono ordinati per Codice (numerico, lungo 5, su 5 livelli). È possibile cambiare l ordinamento cliccando sulle due frecce contrapposte nel riquadro Descrizione centro di Responsabilità. In tal modo i Centri di Responsabilità già presenti nell anagrafica, verranno evidenziati in ordine alfabetico. Per ritornare all ordinamento iniziale ciccare sul bottone: Pulisci l ordinamento, a fianco della finestra Filtro. Le icone relative ai Centri di Responsabilità già inseriti (graficamente a fianco della descrizione) servono: modificare: Modifica: attraverso tale funzione è possibile entrare nell anagrafica già inserita e 1. la descrizione del centro di responsabilità. 2. il codice e il livello del Centro. Sono previsti tutti i controlli di congruenza previsti per l inserimento: non deve esistere un Centro già codificato con lo stesso numero, mentre se si modifica un Centro dal secondo livello in giù deve già essere presente in anagrafica

16 quello di livello superiore (segnalazione troppo generica nel caso non esista il Centro di livello superiore). Elimina: attraverso tale funzione è possibile eliminare Centri di Responsabilità già inseriti. Non è possibile eliminare un Centro di Responsabilità se per quel codice ne esiste uno di livello inferiore. Funzioni Inserimento: questa funzione, aprendo una nuova videata, consente di inserire un nuovo Centro di Responsabilità. I Centri di Responsabilità sono su 5 livelli, ognuno dei quali può assumere un valore compreso tra 1 e E necessario inserire i Centri di primo livello e successivamente gli eventuali di livello inferiore. Oltre al codice del Centro di Responsabilità va inserita la descrizione del centro stesso Ritorna a Menu: tramite questa funzione la procedura ritorna al menù iniziale dell azienda Stampa: questa funzione consente la stampa dell anagrafica dei Centri di Responsabilità

17 Da questa schermata è possibile selezionare la stampa che si desidera utilizzare e le opzioni che si vogliono vedere in stampa. Premendo il tasto conferma verrà proposta la schermata di gestione della stampa in cui sarà possibile inserire i parametri di selezione: Attraverso questa schermata si può scegliere di ordinare la stampa per codice o descrizione, un limite di codice (da a) o un limite descrizione e in base a una data. Se si lascia selezionata l opzione di Stampa parametri di selezione verrà stampato un foglio con quello che si è scelto nel lancio della stampa. Cliccare sul tasto Stampa per vedere un anteprima della stampa ed eventualmente poi stamparla.

18 Menù Bilanci Anagrafica Bilanci Prima videata: griglia iniziale Questa videata mostra bilanci già inseriti nell anagrafica dell Azienda, e permette di inserirne di nuovi. I bilanci già inseriti, vengono ordinati per Codice (alfanumerico). E possibile cambiare l ordinamento cliccando sulle due frecce contrapposte. In tal modo i bilanci già presenti

19 nell anagrafica, verranno evidenziati in ordine alfabetico. Per ritornare all ordinamento iniziale cliccare sul bottone: Pulisci l ordinamento, a fianco della finestra Filtro. Le icone relative ai bilanci già inseriti (graficamente a fianco della descrizione) servono: modificare: Modifica: attraverso tale funzione è possibile entrare nell anagrafica già inserita e il numero di livelli e aggiungere o togliere i livelli di bilancio inseriti: Elimina: attraverso tale funzione è possibile eliminare bilanci già inseriti. Non è possibile eliminare un Centro di Responsabilità se per quel codice ne esiste uno di livello inferiore

20 Funzioni Inserimento: questa funzione, aprendo una nuova videata, consente di inserire un nuovo bilancio e i relativi livelli di bilancio: Ritorna a Menu: tramite questa funzione la procedura ritorna al menu iniziale dell azienda Stampa: questa funzione consente la stampa dell anagrafica bilanci Da questa schermata è possibile selezionare la stampa che si desidera utilizzare e le opzioni che si vogliono vedere in stampa. Premendo il tasto conferma verrà proposta la schermata di gestione della stampa in cui sarà possibile inserire i parametri di selezione:

21 Attraverso queste schermate si può scegliere l anno di stampa. Se si lascia selezionata l opzione di Stampa parametri di selezione verrà stampato un foglio con le informazioni che si sono scelte nel lancio della stampa. Cliccare sul tasto Stampa per vedere un anteprima della stampa ed eventualmente poi stamparla. Premere il tasto Ritorna se non si vuole visualizzare o stampare l elenco.

22 Anagrafica Voci di Bilancio La prima informazione che viene richiesto è il bilancio su cui si vuole lavorare. Se si conosce il codice basta scriverlo e premere il tasto conferma, altrimenti ci viene in aiuto l icona a fianco del campo che mostra un elenco dei bilanci inseriti: Una volta premuto il tasto di conferma viene proposta la maschera di filtro sul Titolo/Categoria/Capitolo/Azione. In questa maschera non è presente nessun campo obbligatorio (non c è nessun bollino rosso), per cui possiamo premere il tasto di conferma senza nessun filtro e il programma mostrerà tutti le voci di bilancio inserite all interno del bilancio selezionato.

23 Le peculiarità di questa funzione sono: : Possibilità di inserire una nuova voce di bilancio : Stampa elenco voci di bilancio Da questa schermata è possibile selezionare la stampa che si desidera utilizzare e le opzioni che si vogliono vedere in stampa. Premendo il tasto conferma verrà proposta la schermata di gestione della stampa in cui sarà possibile inserire i parametri di selezione:

24 Attraverso queste schermate si può scegliere l anno di stampa. Se si lascia selezionata l opzione di Stampa parametri di selezione verrà stampato un foglio con le informazioni che si sono scelte nel lancio della stampa. Cliccare sul tasto Stampa per vedere un anteprima della stampa ed eventualmente poi stamparla. Premere il tasto Ritorna se non si vuole visualizzare o stampare l elenco. : Ritorno a menù principale : Ritorno a selezione bilancio : Possibilità di inserire un sottolivello di bilancio : Possibilità di modificare una voce di bilancio : Possibilità di inserire solo a livello di capitolo il codice SIOPE : Possibilità di visualizzare il castelletto

25 Visualizzazione Castelletti I castelletti sono visibili per qualsiasi voce di bilancio e nel momento delle operazioni di base della procedura (impegni/accertamenti, fatture, mandati/reversali). Il tasto Cast.Padre permette di visualizzare il castelletto del livello precedente a quello scelto. Nel nostro esempio vedremo il castelletto della capitolo 0010: possiamo cliccare Cast.Padre fino al primo livello: Titolo 01. Il tasto Cast. Figlio invece non mostra il livello immediatamente successivo a quello che stiamo visualizzando ma il livello da cui siamo entrati (nel nostro caso mostrerà il castelletto del capitolo 0010).

26 Stanziamenti di Previsione Anche per questa opzione è necessario selezionare il bilancio sul quale si intende lavorare e, se si vuole, filtrare le voci di bilancio. Attraverso questa schermata è possibile inserire i vari stanziamenti a livello di Capitolo e Azione per i tre anni di gestione del bilancio. Inoltre le peculiarità di questa funzione sono: : Stampa bilancio preventivo

27 Da questa schermata è possibile selezionare la stampa che si desidera utilizzare e le opzioni che si vogliono vedere in stampa. Premendo il tasto conferma verrà proposta la schermata di gestione della stampa in cui sarà possibile inserire i parametri di selezione: Attraverso questa schermata si può scegliere l anno di stampa. Se si lascia selezionata l opzione di Stampa parametri di selezione verrà stampato un foglio con le informazioni che si sono scelte nel lancio della stampa. Cliccare sul tasto Stampa per vedere un anteprima della stampa ed eventualmente poi stamparla. Premere il tasto Ritorna se non si vuole visualizzare o stampare l elenco. : Ritorno a menù principale : Ritorno a menù precedente

28 Riclassificazioni di Bilancio (da non utilizzare attualmente ancora in studio) Peculiarità di questa funzione sono: : Stampa (non funzionante) : Ritorno a menù principale : Ritorno a menù precedente : Inserimento riclassificazioni di bilancio

29 Attributi di Bilancio (da non utilizzare attualmente ancora in studio) Attraverso quest opzione abbiamo la possibilità di attribuire alle voci di bilancio Peculiarità di questa funzione sono: : Stampa (non funzionante) : Ritorno a menù principale : Possibilità di modificare un attributo di bilancio

30 Variazioni di Bilancio Funzione che permette la gestione delle variazioni di bilancio. Vengono visualizzate un massimo di 100 variazioni. Nei prossimi rilasci della procedura verrà inserita la possibilità di ricercare una variazione. Le peculiarità di questa funzione sono: : Ritorno a menù principale : Possibilità di inserire una nuova variazione di bilancio : Stampa (non funzionante)

31 Come prima cosa inserire la descrizione della variazione. L anno e il numero protocollo non sono dati obbligatori. Selezionare attraverso il campo a tendina il livello di bilancio che vogliamo variare e attraverso la lentina selezionare con la maschera successiva la voce di bilancio

32 Premere sul pulsante per decodificare la voce di bilancio selezionata per decodificarla con la relativa descrizione e stanziamenti.

33 Una volta decodificate le voci di bilancio si può inserire l importo della variazione (N.B.: per inserire un importo negativo inserire il segno prima dell importo come nell esempio e non dopo come si faceva in Cielo), il segno dell importo mi indica se la variazione è positiva o negativa. Premere il tasto conferma per inserire la variazione che sarà ancora provvisoria. A questo punto compare la seguente schermata di riepilogo delle informazioni Premere conferma per approvare in modo provvisorio la variazione Viene creata la variazione e visualizzato il numero con la seguente videata A questo punto le possibili operazioni che posso fare sulla variazione sono: : Stampa della singola variazione.

34 trasmessa. Elimina: attraverso tale funzione è possibile eliminare una variazione non bloccata o : Possibilità di modificare una variazione di bilancio non bloccata, una volta selezionata quest opzione viene visualizzata la seguente schermata dove è possibile: : confermare la variazione dopo aver inserito modifiche : ripristinare le condizioni iniziali con cui sono entrata per la modifica della variazione : blocca la variazione ma non la applica, da questo momento la variazione non è cancellabile ma per vedere le modifiche a livello di bilancio bisogna

35 premere sul tasto applica rientrando in modifica della variazione, esegue inoltre un controllo sulla quadratura degli importi. : esegue un controllo formale della variazione e mostra gli eventuali messaggi d errore sulla quadratura : applica gli stanziamenti in caso in cui la quadratura sia corretta, in questo caso è comunque applicare la variazione in modo provvisorio o definitivo : torna alla schermata precedente senza fare alcuna variazione

36 Menù Accertamenti/Impegni Le funzioni della spesa sono speculari a quella dell entrata, per cui mostrerò solo le peculiarità delle funzioni della spesa. Impegni

37 Una volta selezionata la voce di Gestione Impegni viene richiesto di selezionare il livello da cui si intende lavorare: è obbligatorio selezionare almeno il livello del capitolo (bollino rosso) o azione. È inoltre possibile filtrare la ricerca per anno e numero impegno. Nel nostro esempio abbiamo selezionato l azione 5143: una volta premuto il tasto di conferma il programma mostra in alto un riepilogo dei dati delle voci di bilancio selezionate e in basso un elenco degli impegni emessi per quella voce di bilancio.

38 Nella finestra di riepilogo premendo il tasto è possibile vedere la situazione a livello di bilancio della voce selezionata: viene sempre visualizzato l anno corrente, con la possibilità di visualizzare gli eventuali stanziamenti degli anni futuri. I tasti comando di questa funzione sono: categoria e titolo. : attraverso quest opzione è possibile vedere la situazione contabile del capitolo, : attraverso quest opzione si visualizza sempre la situazione contabile della voce con cui siamo entrati nella voce (nel nostro caso la situazione dell azione 5143) Attraverso la barra delle funzioni è possibile: : Inserimento di un nuovo impegno : Ritorno a menù principale : Ritorno a menù precedente : Riclassificare

39 : Stampare il modulo assunzione di un elenco di impegni (nell esempio viene stampato il modulo della sede).

40 Per ogni singolo impegno è possibile: : Visualizzare il castelletto dell impegno : Scegliere da un elenco le operazioni che vogliamo fare sull impegno. : Stampare il modulo assunzione dell impegno su cui siamo posizionati

41 Sul singolo impegno è quindi possibile manutenerlo, variarne l importo, assumere un subimpegno o suddividerlo. La schermata precedente mostra le informazioni richieste nell inserimento di un impegno. In alto è visualizzato un riepilogo delle voci di bilancio e della disponibilità all impegno mentre, nella seconda

42 schermata, vengono richieste le informazioni base dell impegno. Attraverso i tasti comando è possibile: : Confermare l inserimento dell impegno e uscire dalla funzione : Aggiungere l impegno appena inserito e rimanere nella gestione per inserirne altri : Ripristinare le condizioni di entrata alla funzione : Tornare all elenco degli impegni senza inserire nulla. Tipi Impegni Attraverso questa opzione è possibile inserire i Tipi Impegni che verrano utilizzati nell emissione dell impegno. Funzioni: : Inserimento nuovo tipo impegno : Ritorno a menù principale : Stampa elenco tipi impegno Non è possibile eliminare un Tipo Impegno una volta creato. Si può disattivare o modificare. Inoltre è possibile selezionare il tipo impegno preferito. (quello mostrato per default)

43 Causali Variazione Impegni Funzioni: : Inserimento nuovo tipo impegno : Ritorno a menù principale :Stampa elenco tipi impegno Attraverso i tasti comando è possibile: : Confermare l inserimento dell impegno e uscire dalla funzione : Aggiungere l impegno appena inserito e rimanere nella gestione per inserirne altri : Ripristinare le condizioni di entrata alla funzione : Tornare all elenco degli impegni senza inserire nulla. : Eliminare causale appena inserita.

44 Menù Spesa/Entrate: Fatture e liquidazioni Registrazione Documenti (Fattura/Preordine) Prima videata: scelta codice causale Questa videata permette di selezionare la causale per la registrazione della fattura. La scelta della causale permette una preimpostazione della parte economica della fattura: vengono preimpostati ma modificabili il conto di debito, e le righe relative alla contabilità economica. Un volta selezionata

45 la causale si può confermare la richiesta premendo indifferentemente sui due tasti o tornare al menù principale. La prima informazione richiesta nell inserimento della fattura è il codice del fornitore. Se non lo si conosce si può fare una ricerca con l utilizzo dell icona Possiamo fare la ricerca del fornitore in diversi modi: posta accanto al campo Fornitore. 1. Se non inserisco nulla nel codice fornitore e clicco sull icona mi verrà proposta la seguente maschera di filtro: A questo punto è possibile ricercare il fornitore nei seguenti modi:

46 a. Inserire il codice per intero (codice di 10 cifre, ad esempio ), oppure inserire il codice in modo parziale: se inserisco 1 il programma ricerca tutti i fornitori che all interno del codice hanno il numero 1. b. Inserire le iniziali della ragione sociale e selezionare se voglio che la ricerca avvenga dall inizio della ragione sociale o se quello che inserisco è contenuto nella ragione sociale. Ad esempio, volendo ricercare il fornitore che ha ragione sociale Colombari Ingrid inserire Colombari e fare la ricerca con Inizia per : la procedura mostrerà tutti i fornitori che nella Ragione Sociale iniziano per Colombari. Diversamente possiamo inserire Ingrid e ricercare per Contenente : in questo caso verrà mostrato l elenco dei fornitori che nella Ragione Sociale hanno Ingrid all interno ( Colombari Ingrid, Ingrid Colombari, Dott.ssa Colombari Ingrid ) c. Infine è possibile inserire il codice fiscale o la partita iva, in questo caso devono essere inseriti per intero e in modo corretto. Per avviare la ricerca del fornitore cliccare sul tasto non è corretto occorre cliccare sul tasto. Se quello che si è inserito. Per uscire dalla maschera di filtro premere il tasto. 2. Se si inserisce il codice fornitore già nella maschera di emissione della fattura e si clicca sull icona la maschera di filtro fornitore proporrà già il fornitore selezionato.

47 Una volta inserito e codificato il fornitore occorre inserire le altre informazioni relative alla fattura: 1. La data di registrazione viene proposta in automatico con la data del giorno: è possibile modificarla inserendo un altra data rispettando la formattazione della data che deve essere gg/mm/aaaa. Oppure è possibile selezionarla ciccando sull icona selezionarla da un calendario. che permette di Inserire una descrizione della fattura Inserire nel giusto formato la data del documento fornitore. Anche in questo caso è possibile selezionarla dall icona Inserire il numero del documento fornitore. Selezionare premendo sulla lente il Centro di responsabilità. L elenco dei centri di responsabilità è impostabile attraverso l anagrafica dei centri di responsabilità, sotto il menù delle anagrafiche. Inserire l importo della fattura Viene già proposto in automatico il conto di debito, impostato in base alla selezione della causale. È possibile modificarla ciccando sull icona. Una volta impostato ogni campo avremo la seguente maschera:

48 A questo punto possiamo cliccare sul tasto se l inserimento è sbagliato o vogliamo selezionare un altra causale, oppure premere sul tasto per codificare le modalità di pagamento del fornitore e selezionarne una per la fattura che stiamo eseguendo. La maschera seguente mostra il risultato dell operazione. A questo punto è possibile inserire una nuova modalità di pagamento con l icona che si trova nella barra della funzioni, mentre per inserire una modalità di pagamento diversa da quella di default ma già codificata in anagrafica fornitori basta cliccare sull icona per vedere tutte le

49 modalità di pagamento inserite o confermare quello che viene proposto con il tasto. A questo punto la fattura è già stata creata. È possibile vederne il numero dal riepilogo in alto. Da questa schermata è possibile impostare immediatamente la contabilità economica o premere il tasto per uscire dalla fattura (47 nel nostro esempio) ed inserirne un altra: andremo poi a modificarne eventualmente la parte economica nella Gestione dei documenti. Per modificare le righe di contabilità economica è possibile confermare ciò che è stato preimpostato dalla causale. Oppure, modificando la riga: in questo caso selezionare il codice di costo attraverso l icona e il sottocodice che vogliamo inserire. Oppure è possibile eliminare con il tasto la riga di contabilità economica.

50 Una volta impostata la riga, occorre impostare la contabilità analitica (se questo lo prevede in caso di cespite non bisogna applicare un costo). Cliccando sull icona schermata:, verrà presentata la seguente

51 Qui selezioniamo dalla lentina Se premiamo sul tasto invece premiamo sul pulsante un conto e le righe su cui vogliamo eventualmente suddividerlo., confermiamo l operazione e usciamo dalla videata. Se, ripristiniamo le condizioni d accesso alla funzione. Se infine premiamo sul tasto, torniamo alla schermata precedente senza aver fatto nessuna operazione. A questo punto, una volta tornati alla Gestione Contabilità Economica della fattura, possiamo premere il tasto. In questa schermata viene proposta la precedente videata che permette di quadrare eventualmente la contabilità economica. Come vediamo infatti dalla schermata, il programma propone un arrotondamento da applicare in dare : per quadrare basta cliccare sul pulsante. A questo punto viene mostrata la stessa schermata di riepilogo con la quadratura applicata

52 in cui possiamo confermare e accettare con il tasto. In caso contrario premere il tasto ed eventualmente quadrare in un secondo momento. La fattura ad ogni modo è già stata emessa. A questo punto se la causale lo prevede viene richiesta l immissione della ritenuta. Attenzione: se a questo punto si preme sul tasto comando e non viene immessa la ritenuta, ricordarsi di gestire la ritenuta (all interno della gestione del documento) prima di liquidare la fattura perché altrimenti non viene emessa la reversale in automatico.

53 La funzione prevede le seguenti operazioni: Ritornare a Menu: tramite questa funzione la procedura ritorna al menu iniziale dell azienda Stampa: questa funzione consente la stampa dei documenti (Attualmente non funzionante) : Inserire la ritenuta I tasti comando della precedente schermata eseguono: : calcola gli importi della ritenuta in base alla ritenuta e all importo assoggettato

54 La procedura a questo punto mi permette di modificare gli importi proposti e mi permette di aggiungere la ritenuta per inserirne altri, oppure confermare la ritenuta e tornare nella gestione della fattura, ricalcolare alla modifiche fatte, ripristinare le condizioni di entrata alla funzione la ritenuta in base, o ritornare alla maschera precedente senza l inserimento della ritenuta. Liquidazione Tecnica Prima videata: scelta documento In questa videata non è obbligatorio l inserimento di nessun campo, per cui se premiamo il tasto la procedura mostrerà tutte le fatture su cui è possibile fare liquidazione tecnica. Altrimenti è possibile filtrare l elenco delle fatture inserendo il Fornitore o l anno e il numero dell impegno su cui vogliamo liquidare le fatture.

55 Non inserendo nulla viene proposto l elenco delle fatture e in alto il campo in cui inserire anno e numero impegno che possiamo ricercare ciccando sull icona. Una volta inserito l impegno su cui vogliamo liquidare selezionare le fatture e premere il tasto. Liquidazione SIOPE Prima videata: scelta documento Anche questa schermata serve per filtrare le fatture da liquidare. Anche qui se non si inserisce nulla si vedranno tutte le fatture su cui è possibile fare una liquidazione SIOPE.

56 A questo punto possiamo aggiungere la liquidazione SIOPE con l icona o modificare quella già inserita con l icona. Se si entra nella modifica, ammesso che per quel capitolo sia stato inserito un codice SIOPE si vedrà la precedente maschera, dove è possibile inserire gli importi. Si può come sempre confermare l operazione o ripristinare le condizioni di accesso alla procedura. Gestione Documenti Attraverso quest opzione è possibile modificare un documento già immesso, è possibile fare contestualmente la modifica del documento, la liquidazione tecnica e quella SIOPE senza dover uscire a menù ogni volta. Se invece dobbiamo fare più liquidazioni Tecniche in una volta sola possiamo selezionare la voce Liquidazione Tecnica direttamente dal menù.

57 Le informazioni sono in alternativa, è possibile inserire direttamente il numero e l anno del documento che vogliamo modificare o liquidare o selezionare direttamente il fornitore. Abbiamo selezionato tutti i documenti emessi sul fornitore Dipartimento di Architettura. A questo punto è possibile: Ritornare a Menu: tramite questa funzione la procedura ritorna al menu iniziale dell azienda Stampa: questa funzione consente la stampa dei documenti (Attualmente non funzionante) : Ritorno a maschera di selezione : Richiamo funzionalità per i documenti

58 Manutenzione: è possibile modificare l intero documento. Liquidazione tecnica: : Ritorno a maschera di selezione : Possibilità di inserire liquidazione tecnica

59 Inserire Anno e numero Impegno su cui vogliamo liquidare e selezionare la fattura per poterla liquidare. Premere il tasto conferma per confermare l operazione: Una volta confermata l operazione posso eliminare la liquidazione tecnica appena inserita oppure inserire la liquidazione SIOPE : Basta inserire l importo o gli importi relativi ai codici SIOPE che devo utilizzare e confermare l operazione.

60 Una volta confermata l operazione mi compare la precedente maschera che mi mostra la liquidazione appena effettuata, con la possibilità di modificarla con il tasto. Oppure premo il tasto per tornare alla maschera di riepilogo delle operazioni effettuate sul mio documento: Questa maschera infatti ci dice che sul mio documento è già stata eseguita sia la liquidazione tecnica che quella SIOPE. Premendo sul tasto torno al menù di selezione delle operazioni da fare sul documento: Per la gestione delle ritenute vedere la parte già descritta nel momento del inserimento del documento.

61 Menù Incassi/Pagamenti Emissione mandati Prima videata: richiesta parametri emissione mandato. Nel nostro esempio inseriamo l impegno numero 1 per emettere il mandato. L anno e il numero impegno sono gli unici dati obbligatori per l emissione del mandato: eventualmente possiamo inserire anche il numero della fattura o il codice del fornitore.

62 A questo punto si vedrà l elenco di tutte le fatture liquidate sull impegno selezionato. Ora selezionando entrambe le fatture cliccando poi sul tasto l importo del mandato con la somma totale degli importi delle fatture. viene aggiornato A questo punto è possibile completare l inserimento delle informazioni del mandato (descrizione, data scadenza, fruttifero, codice cup, protocollo). I tasti comando hanno i seguenti significati: : ripristino le condizioni iniziali (deseleziona le fatture e toglie i valori inseriti nei campi. : torna al menù precedente di inserimento parametri emissione mandato. : posso deselezionare una delle due fatture e premere il tasto calcola per aggiornare l importo del mandato.

63 : confermo l inserimento dei dati ed emetto il mandato, una volta confermato l inserimento se la gestione prevede codici di ritenuta viene mostrata la gestione delle reversali in automatico legata al mandato: I tasti comando hanno i seguenti significati: : confermo l inserimento dei dati ed emetto la reversale e il mandato. : ripristino le condizioni iniziali : torna al menù precedente. Mentre i seguenti loghi hanno i seguenti significati: : visualizza le modalità di pagamento : visualizza il castelletto del capitolo : visualizza il castelletto dell impegno : mostra che è stata eseguita in modo corretto la liquidazione siope (in questo caso significa quindi che è stata inserita in modo corretto anche la liquidazione tecnica).

64 Gestione mandati Possiamo visualizzare tutti i documenti emessi dall utente collegato (nel nostro esempio è cmi), oppure tutti filtrare l elenco dei mandati -da a- mandato. i mandati emessi da tutti gli utenti collegati all azienda. Inoltre possiamo Una volta confermato viene aperta la seguente maschera: Significato loghi della maschera: : permette di eseguire le seguenti stampe

65 La Stampa del mandato, permette di stampare un elenco di mandati La Stampa dell avviso di pagamento permette di stampare l avviso. Attenzione: attualmente a differenza di Cielo questo è l unico punto in cui viene stampato l avviso. Attraverso la stampa dei mandati annullati e sospesi posso avere un elenco dei mandati annullati o sospesi nell anno prescelto

66 : ritorno alla maschera di selezione precedente : ritorno a menù principale : visualizza un dettaglio del documento : ritorno a menù principale : stampa il mandato su cui siamo posizionati

67 : modificare le informazioni di base del mandato : cancellare il mandato Interrogazione situazione di cassa Attraverso quest opzione è possibile visualizzare la situazione generale di cassa. Le informazioni da inserire sono il Tipo dell importo volta confermato mi visualizza la seguente maschera. e la situazione a quale data. Una

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69 Anagrafica Banche ABI/CAB - Tipo Incasso/Pagamento Esenzioni Bollo Prendiamo ad esempio l anagrafica banca ABI speculare a tutte le altre gestioni. Questa anagrafica gestisce l inserimento, la cancellazione o la modifica di una banca. Le peculiarità di questa funzione sono: : Inserimento di un nuovo codice ABI : Stampa elenco codice ABI : Ritorno a menù principale Per ogni riga di codici già inseriti è possibile modificarlo o cancellarlo. Una volta cliccato sull icona viene mostrata la seguente schermata: Permette l inserimento di tutte le informazioni relative all ABI di una banca. Attraverso i tasti comando è possibile: : Confermare l inserimento dell ABI e uscire dalla funzione : Aggiungere l ABI appena inserito e rimanere nella gestione per inserirne altri

70 : Ripristinare le condizioni di entrata alla funzione : Tornare all elenco dei codici ABI senza inserire nulla. Una volta cliccato sull icona viene mostrata la seguente schermata: Da questa schermata è possibile selezionare la stampa che si desidera utilizzare e le opzioni che si vogliono vedere in stampa. Premendo il tasto conferma verrà proposta la schermata di gestione della stampa in cui sarà possibile inserire i parametri di selezione: Attraverso questa schermata si può scegliere di ordinare la stampa per codice ABI o descrizione ABI, un limite di codice ABI (da a) o un limite descrizione e in base a una data. Se si lascia selezionata l opzione di Stampa parametri di selezione verrà stampato un foglio con quello che si

71 è scelto nel lancio della stampa. Cliccare sul tasto Stampa per vedere un anteprima della stampa ed eventualmente poi stamparla.

72 Menù Tesoreria Blocco e trasmissione ordinativi Prima videata: scelta mandati/reversali per trasmissione Tesoreria. Opzione che permette di selezionare gli ordinativi da mandare in banca. Dalla precedente maschera è possibile tornare a menù attraverso la barra delle funzioni oppure filtrare l elenco dei mandati/reversali. I campi sono tutti opzionali.

73 L elenco mostra le informazioni principali dei mandati da mandare in banca. Per ogni mandato è possibile visualizzare un dettaglio con l icona : Per trasmettere l ordinativo in banca bisogna prima bloccarlo e poi premere il tasto trasmetti.

74 Viene mostrato un riepilogo della trasmissione. Premendo il tasto conferma vengono spediti al Mandato Informatico per la firma. Gestione elenchi di trasmissione Con questa opzione possiamo stampare l elenco dei mandati o reversali appena creati. Basta cliccare sulla stampante accanto all elenco interessato.

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76 Importazione flussi e bollette Con quest opzione è possibile importare tutti gli esiti dal mandato informatico. L opzione permette la prima volta di importare i flussi di tutte le aziende ma non di elaborarne l esito. Una volta premuto il tasto conferma esce la seguente schermata Bisogna attendere la successiva maschera per continuare nell importazione

77 A questo punto abbiamo caricato per tutte le aziende il tracciato ma non l abbiamo ancora allineato. Sarà a cura di un utente per azienda (il primo che lo esegue alla mattina) rientrare nella funzione ed eseguire gli stessi passaggi per permettere alla procedura di caricare i flussi. Quindi inlinea di massima alla mattina sarà a cura della ragioneria caricare gli esiti, verso metà mattina un utente per azienda deve eseguire l operazione per allineare gli esiti. Gestione ricezione esiti Con questa opzione è possibile gestire i ritorni del Mandato Informatico. Prima della partenza della procedura vi verrà mandato un dettaglio con la descrizione dei messaggi con il loro significato che potreste vedere in questa funzione.

78 Menù Professionisti Ritenuta Attraverso quest opzione è possibile aggiornare i dati per l emissione automatica della reversale. Nella prima videata viene visualizzato l elenco di tutte le ritenute. A questo punto per modificare la ritenuta è possibile cliccare sui seguenti loghi: : cancella una ritenuta già inserita

79 : modifica le informazioni della ritenuta Nella precedente maschera è obbligatorio l inserimento di alcuni parametri per poter emettere in automatico la reversale. Oltre alle informazioni di base è obbligatorio cliccare sull opzione reversale automatica, immettere il centro di responsabilità, anno e numero accertamento e causale registrazione. Mentre è opzionale per il versamento delle ritenute impostare anche il fornitore, l anno e il numero impegno e la causale di registrazione.

80 Menù Interrogazioni Partitario Clienti/Fornitori Questa opzione permette di interrogare la situazione contabile del fornitore, in Cielo corrispondeva al tasto F14 nell anagrafica del fornitore. La prima videata permette di filtrare le informazioni da visualizzare. Sono tutte opzionali tranne il codice del fornitore.

81 Una volta premuto il tasto conferma viene visualizzato un elenco dei documenti emessi per quel fornitore. Nell elenco vengono visualizzate le informazioni di base, ma è possibile attraverso il tasto visualizzare tutte le informazioni di dettaglio del documento. Partitario Impegni / Accertamenti

82 Questa opzione permette di interrogare la situazione contabile degli impegni. La prima videata permette di filtrare le informazioni da visualizzare. Sono tutte opzionali per cui si può anche premere direttamente il tasto conferma senza immettere alcun parametro di filtro (preferibile naturalmente inserire alcune informazioni) Le peculiarità della precedente maschera sono: : Torna al menù principale : stampa partitario impegni

83 Una volta premuto sul tasto conferma abbiamo la possibilità di filtrare l elenco degli impegni che verranno stampati. Se non inseriamo alcun dato verranno stampati tutti gli impegni in competenza (valore immesso per default) senza alcun dettaglio dei documenti.

84 Tornando alla visualizzazione del nostro partitario degli impegni se premiamo il tasto conferma senza effettuare alcuna scelta, verrà visualizzato un elenco di tutti gli impegni emessi in competenza. Le peculiarità della precedente maschera sono: : Torna al menù principale : torna alla maschera di filtro Mentre per ogni impegno è possibile: : Visualizzare il castelletto della voce di bilancio a cui fa riferimento il nostro documento : Visualizzare il castelletto dell impegno

85 : Visualizzare il dettaglio dell impegno