Giuseppa Locci, Fabrizio Mattana. Università degli Studi di Cagliari Direzione per la Didattica e l Orientamento

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1 Giuseppa Locci, Fabrizio Mattana Università degli Studi di Cagliari Direzione per la Didattica e l Orientamento Passaggi di corso interni: dematerializzazione del processo, risvolti sulla qualità del servizio agli studenti e sui carichi di lavoro delle segreterie

2 Sommario: Iniziamo 2 anno di UniCa a Unistud «( ) Occorre differenziarci sulla qualità della didattica e non sui servizi agli studenti che devono essere standardizzati in tutti gli Atenei ( )» Dott. Bellantoni (Bicocca) - 1 Unistud (Ottobre 2014) Università di Cagliari: alcune informazioni Segreterie studenti: organizzazione e riorganizzazione Dematerializzazione e servizi on line agli studenti Passaggi di corso universitari: definizione e tipologie Passaggi di corso interni: iter, tempistiche, punti di forza e criticità Spunti di riflessione e prospettive

3 Università degli Studi di Cagliari

4 Università di Cagliari: alcune informazioni 6 FACOLTÀ (istituite nel 2012 in attuazione della L. 240) Studi Umanistici, Medicina e Chirurgia, Biologia e Farmacia, Scienze, Ingegneria e Architettura, Scienze Economiche, Giuridiche e Politiche 17 DIPARTIMENTI 9 DIREZIONI

5 Università di Cagliari: alcune informazioni 78 corsi di studio attivati nel 2015/16 38 Triennali 34 Magistrali 6 Magistrali a ciclo unico 150 corsi a esaurimento 44 ante riforma 106 ex D.M. 509

6 Università di Cagliari: alcune informazioni studenti iscritti al 3 maggio studenti iscritti ai corsi a esaurimento laureati nel 2015

7 Università di Cagliari, Direzione per la Didattica e l Orientamento DIREZIONE PER LA DIDATTICA E L ORIENTAMENTO Settore Affari generali studenti Settore Corsi di studio Settore Dottorati e Master Settore Esami di stato e scuole di specializzazione Servizi per l Inclusione e l Apprendimento Settore Mobilità studentesca Settore Orientamento in ingresso Settore Orientamento in itinere Settore Studio - Lavoro Settore Visiting professor Segreterie Studenti

8 Università di Cagliari, le Segreterie studenti (1) 11 Segreterie studenti: Architettura, Economia, Farmacia, Giurisprudenza, Scienze Politiche, Ingegneria, Lettere e Filosofia, Lingue e Letterature straniere, Medicina e Chirurgia, Scienze della Formazione, Scienze. 51 unità di personale in servizio presso le Segreterie (2012) 40 unità di personale in servizio presso le Segreterie (2016)

9 Università di Cagliari, le Segreterie studenti (2) studenti 11 Segreterie studenti 40 unità di personale CRITICITÀ ORGANIZZATIVE: squilibrio dei carichi di lavoro tra le diverse strutture in relazione al numero di studenti afferenti alle medesime; ricorso al lavoro straordinario per fronteggiare esigenze di servizio; elevato numero di ore in esubero da recuperare; difficoltà operative, stress, malessere del personale.

10 Segreterie studenti: riorganizzazione (1) A seguito istituzione delle 6 Facoltà, nel 2013 prende avvio il processo di riorganizzazione e di riaccorpamento delle Segreterie studenti; il processo è tutt ora in corso. RIORGANIZZAZIONE strutturale; introduzione nuovi modelli organizzativi; coinvolgimento del personale e dei principali stakeholders.

11 Segreterie studenti: riorganizzazione (2) MILESTONES da 11 a 6 Segreterie anzi 5 (Biologia e Farmacia + Scienze); redistribuzione personale tra le Segreterie; riduzione costi personale: razionalizzazione ore straordinario e piano recupero ore esubero; aspetto motivazionale del personale (coinvolgimento diretto nei processi decisionali, orientamento, etc.); riqualificazione del personale (formazione); performance; orari apertura front office; customer satisfaction;

12 Segreterie studenti: riorganizzazione (3) MILESTONES (segue): organizzazione del lavoro per processi; semplificazione e la standardizzazione della maggior parte dei processi/procedimenti consentirà la rotazione e eventuali spostamenti del personale in funzione di una gestione efficace ed efficiente delle risorse; dematerializzazione dei processi; drastica riduzione presenze al front office. CRITICITÀ difficoltà a reperire sedi e locali idonei per accorpamenti; differenze gestionali marcate tra Segreterie in alcuni procedimenti (Medicina, etc.).

13 Dematerializzazione e servizi on line agli studenti semplificazione dei processi azioni di miglioramento dei servizi per gli studenti avviata nel 2006; D.M. 15 ottobre 2013 n. 827 Linee generali della programmazione delle università per il triennio 2013/2015; D.M. 4 dicembre 2014 n. 889 ha approvato e ammesso a finanziamento la Programmazione triennale presentata dall Università degli studi di Cagliari; Piano della Performance di Ateneo; nel 2015 il processo di dematerializzazione entra in una fase decisiva: completamento della digitalizzazione di servizi, processi e flussi informativi legati alla didattica. Per il raggiungimento dell obiettivo la Direzione per la Didattica e l Orientamento ha operato in collaborazione con la Direzione Reti.

14 UniCa: processi dematerializzati Iscrizioni ai test di accesso; Immatricolazione on line senza cartaceo; Trasferimenti in ingresso; Passaggi interni; Istanze esoneri tasse; Questionari valutazione didattica e dei servizi; Prenotazione e verbalizzazione esami profitto; Tessera baby; Partecipazione bandi mobilità studentesca; Partecipazione bandi collaborazioni studentesche; Domanda on line conseguimento titolo e verbalizzazione esame di laurea; Condivisione e fruibilità dati dell Università: Protocolli intesa con UTG, Questura, Comune di Cagliari (Esse3PA).

15 Passaggi di corso universitario, definizione Mobilità degli studenti durante la carriera universitaria Il concetto di mobilità studentesca comprende tutte quelle fattispecie per cui uno studente immatricolatosi in un corso di studio, nel corso della sua carriera universitaria, si iscrive in un altro Ateneo o in un altro corso di studio dello stesso Ateneo.

16 Passaggi di corso universitario: tipologie Partendo da questa definizione è possibile distinguere due tipologie principali di mobilità: MOBILITÀ ESTERNA: quando uno studente si iscrive in un Ateneo diverso rispetto a quello dell anno accademico precedente MOBILITÀ INTERNA: quando uno studente, all interno dello stesso Ateneo, si iscrive ad un corso di studio diverso da quello dell anno accademico precedente

17 Passaggi di corso interni, iter e procedimento Regolamento Carriere amministrative studenti (D.R. 932 del 29/07/2014), artt. 31 e 32; Studente iscritto a un corso di studio dell'ateneo, in regola con il pagamento delle tasse e i contributi (anche per gli anni precedenti) presenta istanza passaggio ad altro corso di studio (stesso livello) dell Ateneo alla segreteria studenti del corso di destinazione entro i termini previsti dal manifesto generale degli studi o dai bandi concorso per i corsi ad accesso programmato

18 Passaggi di corso interni, casistiche senza convalida esami con convalida esami verso corsi ad accesso programmato verso corsi accesso libero

19 Passaggi di corso interni senza convalida esami, fasi e tempistica Domanda on line passaggio Pagamento tassa passaggio Aggiornamento carriera studente 30 gg (Regolamento carriere) 24 gg valore standard Carta servizi 10 minuti tempo effettivo per completare la pratica

20 Passaggi di corso interni con convalida esami, fasi (1) Domanda on line passaggio (studente) Trasmissione al Consiglio classe/corso da parte della Segreteria studenti (entro 15 gg ricezione domanda) Esame Consiglio di classe/corso (entro 30 gg ricezione domanda) Trasmissione delibera alla Segreteria studenti

21 Passaggi di corso interni con convalida esami, fasi (2) Comunicazione allo studente (con invio estratto delibera) Entro 15 gg ricezione estratto delibera, lo studente può: 1) accettare delibera; 2) presentare eventuali osservazioni; 3) silenzio assenso Pagamento tassa passaggio Aggiornamento carriera studente Tutte le fasi sono dematerializzate

22 Passaggi di corso interni, precisazioni decorrenza passaggio dalla data presentazione domanda; nelle more della delibera del Consiglio classe/corso, lo studente può sostenere fino a un massimo di due insegnamenti/attività didattiche previste nel piano di studi del corso di destinazione; esami del corso di destinazione (sostenuti nelle more della conclusione del procedimento e non coerenti con il percorso formativo del corso di provenienza) sono registrati in sovrannumero nella carriera dello studente qualora rifiuti il passaggio.

23 Passaggi di corso interni: punti di forza eliminazione totale del cartaceo: tutte le fasi del procedimento sono state informatizzate/dematerializzate; procedura online più flessibile e veloce (10 minuti senza convalida esami, 45 minuti con convalida esami complessivamente per pratica. In precedenza circa 2 ore); maggiore controllo sulle carriere; possibilità di gestire, nell ambito dell attività di convalida esami, sia le attività didattiche integrative, sia gli esuberi di cfu; eliminazione/riduzione afflusso utenza allo sportello; invio domanda da qualsiasi postazione informatica in ogni momento; eliminazione errori e imprecisioni nella compilazione della domanda cartacea e riduzione tempi di controllo dell operatore front office; tracciabilità del processo per lo studente.

24 Passaggi di corso interni: criticità possibili ritardi da parte dei Consigli di corso/classe nel deliberare e nel trasmettere le delibere; possibili errori nelle delibere dei Consigli di corso/classe; impossibilità per lo studente di indicare gli esami dei quali intende richiedere la convalida (in alcuni casi non richiede la convalida; es. esami con voti bassi); assenza di un campo note nel quale segnalare eventuali errori nella votazione, etc.

25 Passaggi di corso interni di UniCa: considerazioni si collocano temporalmente nei primi due anni (soprattutto nel 1 ) di carriera universitaria, arco temporale in cui si riscontra maggiore frequenza dei fenomeni legati alla dispersione (abbandoni e inattività) e alla mobilità; l inattività dopo il primo anno di corso (non aver sostenuto esami), è un indicatore di difficoltà iniziale che incide in modo significativo sulla decisione di passare ad un altro corso di studio; la maggioranza dei passaggi avviene nei corsi di laurea triennali: scelte più ponderate da parte degli studenti per le lauree magistrali.

26 Passaggi di corso: indicatore di dispersione Possibile indicatore di DISPERSIONE: qualora porti a rallentamenti o alla fuoriuscita dal percorso di studio universitario I passaggi sono riconducibili sostanzialmente a difficoltà incontrate dallo studente: preparazione non adeguata; difficoltà nel percorso universitario; scelta del corso non ponderata; aspetti motivazionali dello studente.

27 Passaggi di corso: risvolti sui carichi lavoro e sui servizi erogati Incremento carichi di lavoro per le SEGRETERIE STUDENTI e per i CONSIGLI DI CORSO Incidono sulla Qualità dei servizi erogati e sulla customer satisfaction

28 Passaggi di corso: azioni realizzate (1) Passaggi di corso associati al fenomeno della dispersione: Monitoraggio del fenomeno: collocazione temporale (anno della carriera) e contesto (facoltà di provenienza e di destinazione del passaggio); Orientamento in ingresso; Test somministrati ai ragazzi delle superiori (5 anno); Corsi di Riallineamento in aula e in modalità e-learning (elevare il livello qualitativo preparazione iniziale studente sulle conoscenze/competenze essenziali supportare studente nel primo anno di corso);

29 Passaggi di corso: azioni realizzate (2) Passaggi di corso associati al fenomeno della dispersione Tutor di orientamento delle Facoltà; Tutoraggio didattico (assistenza e affiancamento studente negli insegnamenti del 1 anno, aiuti allo studio, monitoraggio frequenza, successo/insuccesso esami e acquisizione crediti); Coinvolgimento personale Segreterie studenti nelle attività di orientamento; Attivazione Tutoraggio presso le Segreterie studenti; Alternanza Scuola Lavoro (occasione per orientare gli studenti delle superiori alla scelta del corso di laurea).

30 Passaggi di corso: azioni realizzate (3) Passaggi di corso associati all incremento carichi di lavoro Segreterie studenti/consigli di corso e sulla Qualità dei servizi erogati Dematerializzazione del procedimento; Sensibilizzazione alla customer satisfaction degli attori del processo (Segreterie studenti, Consigli di corso, etc.); Miglioramento della customer satisfaction come obiettivo di performance delle Segreterie studenti; Carta dei Servizi (approvata con delibera del CdA 187/15C del 29/10/2015).

31 Passaggi di corso interni: Carta dei Servizi e i suoi contenuti Descrizione servizio erogato; Responsabile del servizio; Modalità accesso al servizio (sedi, orari, recapiti, modulistica, costi, etc.); Tempi erogazione del servizio; Trasparenza del servizio; Indicatori e relativi valori standard (accessibilità, tempestività, trasparenza).

32 Passaggi di corso interni con convalida esami, tempistica e valori standard Domanda on line passaggio - Trasmissione al consiglio classe/corso Domanda on line Esame consiglio di passaggio - Esame classe/corso - consiglio di classe/corso Comunicazione allo studente per accettazione delibera Accettazione delibera da parte dello studente - Aggiornamento carriera studente Regolamento carriere Carta Servizi

33 Passaggi di corso interni di UniCa Facoltà a.a. a.a. a.a. 2013/ / /2016 Biologia e Farmacia Ingegneria e Architettura Medicina e chirurgia Scienze Scienze economiche, giuridiche e politiche Studi umanistici totali

34 Passaggi nei corsi di studio medicoscientifici Passaggi dai corsi di laurea di Biologia e Scienze (accesso libero) a corsi ad accesso programmato Medicina e chirurgia, Odontoiatria, Farmacia, etc. aumento delle casistiche; monitoraggio del fenomeno; Scuola estiva preparazione test ingresso Medicina e Chirurgia; Corso supporto preparazione test accesso corsi biomedici (annuale); Alternanza Scuola Lavoro.

35 Passaggi di corso: indicatore di riorientamento positivo (1) Passaggi di corso quale indicatore di RI-ORIENTAMENTO POSITIVO E DI SECONDA CHANCE: qualora porti nel medio o lungo termine a un accelerazione e recupero del percorso con conseguimento del titolo finale Strumento contrasto dei fenomeni dispersivi (maggiore probabilità di conseguire la laurea e di non abbandonare gli studi a seguito di un passaggio).

36 Passaggi di corso: indicatore di riorientamento positivo (2) In condizioni di inattività iniziale, rispetto al rimanere nello stesso corso di studio del primo anno, effettuare un passaggio di corso: aumenta la probabilità di conseguire la laurea (accelerazione nei tempi di laurea); aumenta ritmo di acquisizione dei crediti formativi; aumenta in modo significativo la produttività (in termini di esami superati e votazioni).

37 Passaggi di corso: prospettive (1) monitoraggio delle carriere degli studenti per individuare i fattori (legati alle caratteristiche degli studenti e ai contesti di provenienza e di destinazione del passaggio) associati in modo significativo ai passaggi che portano alla laurea rispetto a quelli che portano all abbandono; agevolazione tassa per ricongiungimento carriera a seguito inattività in caso di passaggio di corso (art. 26 Regolamento tasse); attivazione, presso le sedi delle Segreterie studenti, di forme di orientamento più attive e indirizzate a studenti che si dimostrano a rischio dispersione (attività di counseling).

38 Passaggi di corso: prospettive (2) Attivazione, presso le sedi delle Segreterie studenti, di forme di orientamento più attive e indirizzate a studenti che si dimostrano a rischio dispersione: coinvolgimento personale Segreterie studenti nelle attività di orientamento; attività di COUNSELING e implementazione attività di TUTORAGGIO; Alternanza Scuola Lavoro; Evoluzione delle funzioni del Front office delle Segreterie studenti Servizi allo studente a 360 Trasformazione ruolo delle Segreterie Studenti

39 Passaggi di corso interni: dematerializzazione del processo, risvolti sulla qualità del servizio agli studenti e sui carichi di lavoro delle segreterie Per maggiori info: GRAZIE PER L ATTENZIONE A si biri mellus!!

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