Manuale prodotto GFI. Manuale utente

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1 Manuale prodotto GFI Manuale utente

2 Le informazioni e il contenuto del presente documento vengono forniti esclusivamente a scopi informativi e come sono, senza garanzia di alcun tipo, sia espressa che implicita, ivi incluse, in via esemplificativa, tutte le garanzie implicite di commerciabilità, idoneità a soddisfare uno scopo particolare e non violazione dei diritti altrui. GFI Software non sarà ritenuta responsabile di nessun danno, inclusi danni consequenziali, che possano derivare dall uso del presente documento. Le informazioni sono state ottenute da fonti pubblicamente disponibili. Nonostante siano stati compiuti sforzi ragionevoli al fine di garantire la precisione dei dati forniti, GFI non garantisce, promette né tantomeno assicura la completezza, la precisione, l aggiornamento o l adeguatezza di tali dati e non sarà ritenuta responsabile di errori di stampa. GFI non fornisce garanzie, né espresse né implicite e non si assume la responsabilità legale della precisione o della completezza delle informazioni contenute nel presente documento. Se si ritiene che vi siano errori effettivi nel presente documento, contattarci. Provvederemo a risolvere la cosa quanto prima. Tutti i nomi di prodotti e società riportati possono essere marchi registrati dei rispettivi proprietari. GFI MailArchiver è un copyright di GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Tutti i diritti riservati. Versione documento: Ultimo aggiornamento (mese/giorno/anno): 2/16/2012

3 Sommario 1 Utilizzo di GFI MailArchiver Accesso a GFI MailArchiver Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica archiviati Operazioni con i messaggi Ricerca nei messaggi archiviati Ricerca avanzata Ricerca messaggi di posta tramite smartphone Accesso a più cassette postali GFI MailInsights Modifica delle preferenze utente 33 2 Installazione di GFI MailArchiver Outlook Connector Installazione di GFI MailArchiver Outlook Connector 35 3 Glossario 36 4 Indice 41

4 Elenco figure Schermata 1: Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica archiviati 7 Schermata 2: Operazioni con i messaggi all interno di GFI MailArchiver 8 Schermata 3: Opzioni di ricerca avanzate 10 Schermata 4: Schermata di accesso smartphone 12 Schermata 5: Home page di GFI MailArchiver per smartphone 13 Schermata 6: Risultati di ricerca per smartphone 14 Schermata 7: Visualizzazione conversazione dello smartphone 15 Schermata 8: accesso a più cassette postali 16 Schermata 9: Flusso di comunicazione MailInsights 18 Schermata 10: Rapporto flusso di comunicazione MailInsights 19 Schermata 11: Chi comunica con WebMail MailInsights 20 Schermata 12: Rapporto Chi comunica con WebMail di MailInsights 21 Schermata 13: Tempestività MailInsights 22 Schermata 14: Rapporto tempestività MailInsights 23 Schermata 15: Utilizzo dell archiviazione MailInsights 24 Schermata 16: Rapporto di utilizzo archiviazione MailInsights 25 Schermata 17: Account inattivi di MailInsights 26 Schermata 18: Rapporto degli account inattivi 27 Schermata 19: Parole inappropriate MailInsights 28 Schermata 20: Rapporto Parole inappropriate MailInsights 28 Schermata 21: Spammer interni di MailInsights 29 Schermata 22: Rapporto spammer interni di MailInsights 30 Schermata 23: Fuori dagli orari di ufficio di MailInsights 31 Schermata 24: Rapporto fuori dagli orari di ufficio di MailInsights 33 Schermata 25: Preferenze profilo utente 34

5 Elenco tabelle Tabella 1: Opzioni scheda Archivio 7 Tabella 2: Opzioni di visualizzazione posta 9 Tabella 3: Descrizione carattere jolly 10 Tabella 4: Opzioni di ricerca avanzate 11 Tabella 5: Criteri del rapporto flusso di comunicazione 18 Tabella 6: Criteri del rapporto flusso di comunicazione 20 Tabella 7: Criteri rapporto Chi comunica con WebMail 20 Tabella 8: Criteri del rapporto flusso di comunicazione 21 Tabella 9: Criteri rapporto Chi comunica con WebMail 22 Tabella 10: Criteri del rapporto flusso di comunicazione 24 Tabella 11: Criteri rapporto utilizzo dell archiviazione posta elettronica 24 Tabella 12: Criteri rapporto utilizzo dell archiviazione posta elettronica 25 Tabella 13: Criteri rapporto degli account inattivi 26 Tabella 14: Criteri rapporto parole inappropriate 28 Tabella 15: Criteri rapporto utilizzo dell archiviazione posta elettronica 29 Tabella 16: Criteri rapporto parole inappropriate 29 Tabella 17: Criteri rapporto utilizzo dell archiviazione posta elettronica 30 Tabella 18: Criteri del rapporto Fuori dagli orari di ufficio 31 Tabella 19: Criteri del rapporto Fuori dagli orari di ufficio 33 Tabella 20: Versioni di GFI MailArchiver Outlook Connector 35

6 1 Utilizzo di GFI MailArchiver Leggere il presente capitolo per informazioni relative a: accesso a GFI MailArchiver Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica archiviati Operazioni con i messaggi ricerca dei messaggi archiviati accesso a più cassette postali Modifica della lingua di visualizzazione 1.1 Accesso a GFI MailArchiver Accedere a Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. GFI MailArchiver verrà aperto nel browser Internet predefinito. Digitare le credenziali di dominio (nome utente e password utilizzati per accedere a Microsoft Windows) quando richiesto. In alternativa, nel browser Internet, digitare il seguente URL: host di GFI MailArchiver>/<nome cartella virtuale di GFI MailArchiver> Ad esempio: Per impostazione predefinita, GFI MailArchiver non richiede credenziali di accesso al momento dell accesso. Utilizzerà invece le credenziali dell utente attualmente connesso. La chiusura della sessione del browser disconnette da GFI MailArchiver l utente attualmente connesso. NOTA Per connettersi come utente diverso, disconnettersi dal proprio profilo e connettersi utilizzando un altro utente di Microsoft Windows. NOTA Se ci si connette da un computer che non fa parte del dominio dove è installato GFI MailArchiver, verrà chiesto di digitare le credenziali utilizzate per accedere al dominio dove è installato GFI MailArchiver. 1.2 Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica archiviati 1. Da GFI MailArchiver, selezionare la scheda Archivio. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 6

7 Schermata 1: Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica archiviati 2. Nella scheda Archivio, è possibile visualizzare i messaggi archiviati di tutte le cassette postali a cui è stato consentito l accesso. È anche possibile eseguire numerose operazioni, come descritto nella Tabella 1 sottostante. Tabella 1: Opzioni scheda Archivio OPZIONE Consente la ricerca dei messaggi di posta elettronica. Digitare le parole o le frasi da cercare e fare clic su. I risultati vengono visualizzati nel riquadro dei messaggi di posta elettronica. Nasconde il riquadro di anteprima dei messaggi. Visualizza il riquadro di anteprima dei messaggi. All interno della pagina di elenco dei messaggi, passa dalla visualizzazione dei messaggi di posta nella parte inferiore alla visualizzazione nella parte laterale e viceversa. Mostra i messaggi nella visualizzazione messaggio. Mostra i messaggi nella visualizzazione cassetta postale. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 7

8 OPZIONE Mostra l elenco di cassette postali a cui ha accesso l utente attualmente connesso. Dall elenco account, selezionare il magazzino archivio di cui visualizzare le cassette postali dall opzione Elenca account nell archivio. Per uscire dall elenco Account, fare clic su Chiudi. NOTA Per impostazione predefinita, GFI MailArchiver visualizza 25 messaggi per pagina. Per modificare questo valore, fare clic sul nome utente visualizzato nell angolo superiore destro della schermata e modificare il valore dell opzione Numero di messaggi da visualizzare per pagina. Fare clic su Salva. 1.3 Operazioni con i messaggi All interno della scheda Archivio di GFI MailArchiver, è possibile visualizzare ed eseguire operazioni sui messaggi archiviati. Per visualizzare un messaggio, selezionarlo dalla visualizzazione della cassetta postale o dei messaggi. In tal modo, il messaggio selezionato verrà visualizzato nel riquadro di anteprima. Fare doppio clic su un messaggio per visualizzarlo nella finestra di visualizzazione messaggi. Schermata 2: Operazioni con i messaggi all interno di GFI MailArchiver GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 8

9 Nella finestra di visualizzazione dei messaggi, viene visualizzato il contenuto del messaggio ed è possibile eseguire numerose operazioni. Queste operazioni sono elencate e descritte nella sottostante tabella 2. Tabella 2: Opzioni di visualizzazione posta OPZIONE Visualizzare intestazioni messaggi Per visualizzare le intestazioni Internet dei messaggi di posta elettronica, fare clic su questo pulsante. Tali intestazioni vengono visualizzate in un riquadro. Fare nuovamente clic su questo pulsante oppure selezionare Chiudi per chiudere il riquadro. Visualizza thread di conversazione Fare clic sul pulsante per visualizzare l'intera conversazione nella finestra della vista dei messaggi di posta elettronica, nella quale sono elencati tutti i messaggi che fanno parte della conversazione. Fare nuovamente clic su questo pulsante oppure selezionare Chiudi per chiudere il riquadro. Modificare le etichette dei messaggi di posta elettronica) (personale e globale) Consente di classificare i messaggi di posta elettronica mediante l'etichettatura. Questa funzione si rivela utile per ricercare specifici tipi di messaggi di posta elettronica, ad esempio per la ricerca di tutti i messaggi etichettati come Importante. Per aggiungere un'etichetta: 1. In 'Available Labels (Etichette disponibili)', digitare una nuova etichetta oppure selezionarne una esistente. 2. Fare clic su Etichetta per assegnare al messaggio di posta elettronica l'etichetta digitata o selezionata. Per rimuovere un'etichetta assegnata in precedenza: 1. Selezionare un'etichetta assegnata in precedenza. 2. Fare clic su Rimuovi etichetta. Fare nuovamente clic su questo pulsante oppure selezionare Chiudi per chiudere il riquadro. NOTA le etichette vengono visualizzate nel campo 'Etichette' in nero. Le etichette assegnate a livello di organizzazione mediante i criteri di categorizzazione vengono visualizzate in rosso. Non è possibile rimuovere le etichette dei criteri di categorizzazione da un messaggio di posta elettronica. Ripristinare i messaggi di posta elettronica Ripristina i messaggi di posta elettronica utilizzando la funzione OneClick Restore (Ripristino OneClick), che consente di ripristinare un messaggio archiviato in una specifica cassetta postale o di inoltrare una copia a un indirizzo di posta elettronica. Nel riquadro Ripristina , digitare l'indirizzo di posta elettronica al quale inviare la copia del messaggio corrente e fare clic su Ripristina . Salvare il messaggio di posta elettronica su disco (formato EML). Scarica l'intero messaggio di posta elettronica sul disco, inclusi gli eventuali allegati in formato.eml. Questo formato è compatibile con una serie di client di posta, come Microsoft Outlook Express, Windows Mail e Mozilla Thunderbird. Nella finestra di dialogo Download file, selezionare Salva quindi scegliere la posizione in cui salvare il file. Salvare il messaggio di posta elettronica su disco (formato MSG). Scarica l'intero messaggio di posta elettronica sul disco, inclusi gli eventuali allegati in formato.msg, che è compatibile con Microsoft Office Outlook. Nella finestra di dialogo Download file, selezionare Salva quindi scegliere la posizione in cui salvare il file. Stampare il messaggio di posta elettronica Visualizza il messaggio di posta elettronica in formato stampabile in una nuova finestra del browser. Utilizzare la funzione di stampa del browser in uso per stampare il messaggio di posta elettronica. Mostrare le immagini presenti nel messaggio di posta elettronica Utilizzare questo pulsante per visualizzare le immagini incorporate nei messaggi di posta elettronica. Contrassegnare come non SPAM Utilizzare questo pulsante per non contrassegnare come SPAM un messaggio precedentemente identificato come SPAM da una soluzione antispam. Richiede la configurazione di un criterio di conservazione SPAM. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 9

10 1.4 Ricerca nei messaggi archiviati All interno di GFI MailArchiver, è possibile cercare i messaggi tramite la casella di testo Cerca nei messaggi archiviati. Durante la ricerca dei messaggi, GFI MailArchiver invierà una query all indice di ricerca per recuperare qualsiasi messaggio corrispondente e il relativo allegato. Oltre alla casella di testo Cerca nei messaggi archiviati, GFI MailArchiver fornisce anche una funzionalità di Ricerca avanzata che offre una vasta gamma di opzioni di ricerca. NOTA Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Ricerca avanzata (page 10). All interno della casella di testo Cerca nei messaggi archiviati è possibile utilizzare anche dei caratteri jolly, come illustrato nella tabella sottostante. Tabella 3: Descrizione carattere jolly CARATTERE JOLLY? Corrisponde a un carattere singolo. * Corrisponde a una stringa di caratteri. Ad esempio: Per trovare i messaggi contenenti la parola Svizzero, digitare svi????o o sv*o nella casella di testo Cerca nei messaggi archiviati. I messaggi che corrispondono alla query di ricerca vengono visualizzati nel riquadro dei messaggi di posta. GFI MailArchiver visualizza un massimo di 25 messaggi di posta elettronica per pagina. Se per ciascuna query di ricerca vengono restituiti più di 25 messaggi di posta elettronica, GFI MailArchiver distribuirà i messaggi su pagine separate. Utilizzare il dispositivo di scorrimento posto nella parte inferiore del riquadro messaggi, per passare da una pagina alla successiva. 1.5 Ricerca avanzata La Ricerca avanzata è un estensione della funzionalità di ricerca che consente di utilizzare una gamma più vasta di criteri di ricerca per i messaggi. 1. Dalla scheda Archivio, selezionare. Schermata 3: Opzioni di ricerca avanzate GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 10

11 2. Nell area Opzioni di ricerca avanzata, utilizzare le funzionalità descritte nella sottostante tabella per eseguire una ricerca avanzata. Tabella 4: Opzioni di ricerca avanzate OPZIONE Magazzino archivio Data di invio Include e/qualsiasi Indica il magazzino archivio dove verrà eseguita la ricerca. Selezionare uno o più magazzini archivi dall elenco di magazzini archivi disponibili. Indica la data in cui è stato inviato il messaggio da cercare. Indica se visualizzare messaggi che soddisfano tutte le condizioni o messaggi che soddisfano una qualsiasi delle condizioni. Dall elenco a discesa selezionare: Qualsiasi: visualizza messaggi che soddisfano almeno una delle condizioni indicate. E: visualizza messaggi che soddisfano tutte le condizioni indicate. Per aggiungere le condizioni, fare clic su questo pulsante. Le condizioni disponibili sono: Oggetto: ricerca messaggi con uno specifico oggetto. Mittente: specificare l indirizzo o il nome visualizzato di Active Directory del mittente dell di cui cercare i messaggi. Destinatario: indicare l indirizzo o il nome visualizzato di Active Directory del destinatario del messaggio di cui cercare i messaggi. Data di invio: cercare i messaggi inviati prima, dopo o esattamente in una data specifica. Digitare o selezionare una data e Precede, È successiva o È esattamente. Data di ricezione: cerca i messaggi ricevuti prima, dopo o esattamente in una data specifica. Digitare o selezionare una data e Precede, È successiva o È esattamente. Dimensioni (KB): cerca messaggi superiori, inferiori o uguali a una dimensione specifica. Immettere una dimensione e selezionare Maggiore di, Inferiore di e È esattamente. ID messaggio: cerca tramite il campo ID messaggio presente nell intestazione del messaggio. Digitare o incollare l id messaggio dell da cercare. Intera cerca messaggi che includono un contenuto specifico in un punto del messaggio (compreso corpo, intestazioni e allegati). Corpo: cerca messaggi di posta elettronica che includono del contenuto specifico nel corpo. Allegato: cerca messaggi di posta elettronica che includono uno specifico contenuto in un punto qualsiasi dell allegato. Cartella: cerca i messaggi contenuti in una cartella specifica della cassetta postale. Cartella/sottocartella: cerca i messaggi contenuti in una sottocartella specifica all interno di una cartella della cassetta postale. Etichetta: cerca messaggi di posta elettronica a cui è stata assegnata un'etichetta specifica. NOTA Per rimuovere una condizione di ricerca, fare clic sul simbolo condizione. visualizzato accanto alla Escludi messaggi con le seguenti condizioni Indica un elenco di condizioni che NON dovranno essere soddisfatte dal messaggio affinché sia restituito come risultato di ricerca. Selezionare le condizioni da applicare, quindi fare clic su condizioni che possono essere selezionate sono simili a quelle del campo di cui sopra. NOTA. Le Per rimuovere un criterio di ricerca, fare clic sul simbolo riportato accanto al criterio. Cerca Reimposta Salva Inizia la ricerca di messaggi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle condizioni selezionate. Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo. Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere attivata in qualsiasi momento. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 11

12 1.6 Ricerca messaggi di posta tramite smartphone All interno di GFI MailArchiver, è possibile cercare i messaggi di posta utilizzando uno smartphone. NOTA Questa funzionalità è supportata dai seguenti sistemi operativi: Android 2.1+ Apple iphone ios 4 Blackberry OS5+ Per effettuare una ricerca semplice: 1. Avviare il browser Internet sullo smartphone e immettere l URL del percorso di GFI MailArchiver nel seguente formato: host di GFI MailArchiver>/<nome cartella virtuale di GFI MailArchiver> Ad esempio: Schermata 4: Schermata di accesso smartphone 2. Accedere utilizzando le proprie credenziali. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 12

13 Schermata 5: Home page di GFI MailArchiver per smartphone NOTA L interfaccia utente mobile utilizza le medesime impostazioni di lingua configurate dall utente in GFI MailArchiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Modifica delle preferenze utente (page 33). 3. Digitare il testo da cercare e fare clic su Cerca. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 13

14 Schermata 6: Risultati di ricerca per smartphone 4. Utilizzando i comandi a disposizione, visualizzare i risultati riportati. I risultati vengono ordinati per data in ordine discendente. NOTA La funzionalità di ricerca per cellulari restituisce 10 messaggi per pagina. Tramite i comandi forniti, è possibile visualizzare altre pagine. Il numero massimo di risultati è GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 14

15 Schermata 7: Visualizzazione conversazione dello smartphone 5. Fare clic sul soggetto del messaggio per visualizzarlo oppure selezionare Visualizza conversazione per visionare i messaggi correlati. NOTA L interfaccia utente per cellulari è basata sulla ricerca negli archivi di posta elettronica. Per funzionalità avanzate di ricerca e visualizzazione, accedere a GFI MailArchiver dal computer. NOTA L interfaccia utente mobile consente agli utenti di accedere SOLO alla loro cassetta postale. 1.7 Accesso a più cassette postali Dalla scheda Archivio, è possibile visualizzare i messaggi di posta archiviati degli altri utenti. Gli utenti per cui è possibile accedere ai messaggi dipendono dall accesso concesso dalla funzione di controllo di accesso di GFI MailArchiverControllo di accesso. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 15

16 NOTA La funzione Cerca utente da aggiungere è disabilitata se l utente attualmente connesso non ha accesso alle cassette postali degli altri utenti oppure se non vi sono messaggi da visualizzare. Schermata 8: accesso a più cassette postali Per visualizzare i messaggi di posta archiviati per una cassetta postale diversa: 1. Digitare il nome della cassetta postale di cui visualizzare i messaggi nella casella di ricerca Cerca utente da aggiungere. Verrà visualizzato un elenco di nomi che corrispondono a quello digitato e a cui si dispone di accesso. 2. Selezionare l utente e fare clic sul pulsante accanto al campo di ricerca. 3. Selezionare l utente appena aggiunto dal campo Visualizza conversazioni di:. 4. Utilizzando i comandi a disposizione, visualizzare o effettuare ricerche nei messaggi trovati. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 16

17 1.8 GFI MailInsights GFI MailInsights è una funzionalità di creazione rapporti interna di GFI MailArchiver che utilizza i messaggi di posta archiviati per fornire informazioni relative all utilizzo della posta elettronica e alle tendenze. Utilizzare questa funzionalità per generare rapporti di gestione e risorse umane che forniscano una panoramica dell utilizzo o dell abuso della posta elettronica e delle risorse. NOTA GFI MailInsights viene abilitato solo per gli utenti che dispongono dei diritti di accesso completo.per ulteriori informazioni, fare riferimento a Aggiunta di gruppi al gruppo con pieno accesso del Manuale di amministrazione e configurazione di GFI MailArchiver. I rapporti disponibili sono: Flusso di comunicazione: monitoraggio degli schemi di comunicazione degli utenti/gruppi all interno e all esterno dell organizzazione. Utilizzo di WebMail: identificazione degli utenti principali che utilizzano i servizi webmail per la posta. Identifica le potenziali perdite di dati e l uso non appropriato della posta. Tempestività informazioni sul tempo medio impiegato dagli utenti per rispondere ai messaggi di posta elettronica interni ed esterni. Utilizzo dell archiviazione: comprendere l impatto degli allegati sui costi di archiviazione della posta. È possibile utilizzare questo rapporto per creare i criteri di conservazione appropriati per il controllo dello spazio di archiviazione relativo alla posta elettronica. Account inattivi: restituisce un elenco di account che hanno ricevuto posta ma non hanno risposto nel tempo specificato. Parole inappropriate: monitoraggio del linguaggio inappropriato in un messaggio di posta che viola le politiche aziendali. Spammer interni: per individuare gli utenti interni che includono troppi destinatari nei campi A/CC/CCn. Utilizzare questo rapporto per conoscere e ridurre questo comportamento. Fuori dagli orari di ufficio: restituisce un elenco di account di posta elettronica interni con l attività di invio al di fuori degli orari di ufficio. Utilizzare questo rapporto per individuare i comportamenti che potrebbero richiedere esami più approfonditi. Generazione di rapporti I rapporti generati vengono inviati per posta elettronica all utente connesso (sotto forma di allegato nel formato PDF). Per generare un rapporto: 1. Selezionare la scheda MailInsights e scegliere il rapporto desiderato. 2. Utilizzare i filtri disponibili selezionando un valore in base al quale applicare il filtro. 3. Fare clic su Genera rapporto, posto nella parte inferiore di ciascuna pagina del rapporto Flusso di comunicazione Il grafico Flusso di comunicazione fornisce una panoramica dei messaggi di posta scambiati tra gli utenti/gruppi selezionati e i relativi contatti. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 17

18 Schermata 9: Flusso di comunicazione MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Tabella 5: Criteri del rapporto flusso di comunicazione OPZIONE Ambito Rapporto per Destinatari Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita. È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare Utente o gruppo di Active Directory. Selezionare Interne, Esterne o Tutti. Includi Specificare il numero di risultati, fino a un massimo di 1000 destinatari. Il valore predefinito è Top 20. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 18

19 Schermata 10: Rapporto flusso di comunicazione MailInsights I mittenti possono essere un utente o un gruppo visualizzato come singola entità nel mezzo del rapporto. I contatti vengono separati dai domini. Ciascun cluster di dominio viene visualizzato con un colore diverso. La larghezza del margine tra i nodi indica la forza della relazione di posta tra entità diverse. La tabella sotto il grafico visualizza le seguenti informazioni: GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 19

20 Tabella 6: Criteri del rapporto flusso di comunicazione OPZIONE contatto Indirizzo contatto. inviate Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati. ricevute Numero totale di messaggi di posta elettronica ricevuti. Totale messaggi Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti. Ultima comunicazione Data e ora dell ultimo messaggio di posta inviato/ricevuto Utilizzo di WebMail L area Utilizzo di WebMail consente di generare un rapporto che visualizza l interazione degli utenti interni con gli account di webmail. Schermata 11: Chi comunica con WebMail MailInsights Il rapporto può essere filtrato mediante i seguenti criteri: Tabella 7: Criteri rapporto Chi comunica con WebMail OPZIONE Ambito Rapporto per Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita. È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare Utente o gruppo di Active Directory. Includi Specificare il numero di risultati, fino a un massimo di 1000 destinatari, il valore predefinito è Top 20. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 20

21 Schermata 12: Rapporto Chi comunica con WebMail di MailInsights Il grafico rappresenta i messaggi totali inviati e ricevuti nel periodo specificato. L area Riepilogo nella parte superiore del rapporto visualizza i principali provider di WebMail, con un riepilogo dei messaggi di posta inviati e ricevuti per provider. La tabella sotto il grafico contiene le seguenti informazioni: Tabella 8: Criteri del rapporto flusso di comunicazione OPZIONE Utente Totale messaggi inviate ricevute Media/Giorno Percentuale totale Indirizzo utente. Numero totale di messaggi di contatti interni. Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati. Numero totale di messaggi di posta elettronica ricevuti. Media dei messaggi inviati e ricevuti al giorno. Percentuale dei messaggi totali dal Web. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 21

22 NOTA Il rapporto Utilizzo di WebMail include i seguenti provider di webmail: Hotmail; Gmail; Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com Tempestività Il rapporto Tempestività indica il tempo impiegato dai dipendenti nella risposta ai messaggi di posta. Schermata 13: Tempestività MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Tabella 9: Criteri rapporto Chi comunica con WebMail OPZIONE Ambito Rapporto per Includi Ordina per Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (Ultimi 7 giorni). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare Utente o gruppo di Active Directory. Specificare il numero di risultati, fino a un massimo di 1000 destinatari, il valore predefinito è Tutti. Specificare il metodo di ordinamento. Le opzioni disponibili sono: Per nome (predefinita) Per tempestività GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 22

23 Schermata 14: Rapporto tempestività MailInsights GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 23

24 Il grafico a barre rappresenta gli utenti sull asse delle y e la tempestività in ore sull asse delle x. I dati vengono ordinati in base ai criteri definiti. I dati aggiuntivi vengono visualizzati nella tabella sotto il grafico, con le seguenti informazioni: Tabella 10: Criteri del rapporto flusso di comunicazione OPZIONE Utente Tempestività media Tempestività media interne Tempestività media esterne Nome o indirizzo dell utente Tutta la posta (ore) Posta interna (ore) esterne (ore) Utilizzo dell archiviazione Il rapporto Utilizzo dell archiviazione visualizza lo spazio utilizzato dalle varie categorie di allegato. Schermata 15: Utilizzo dell archiviazione MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Tabella 11: Criteri rapporto utilizzo dell archiviazione posta elettronica OPZIONE Ambito Rapporto per Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (questo mese). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare Tutti (predefinito), Utente o gruppo di Active Directory. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 24

25 Schermata 16: Rapporto di utilizzo archiviazione MailInsights Il grafico è costituito da stack che rappresentano le diverse categorie di allegato. L asse x del grafico visualizza le parentesi di varie dimensioni e il grafico delle y riporta le dimensioni dell allegato. NOTA Le categorie dell allegato per il rapporto Utilizzo dell archiviazione sono: Immagini, Documenti, Musica, Video e altri La tabella sotto il grafico contiene le seguenti informazioni aggiuntive: Tabella 12: Criteri rapporto utilizzo dell archiviazione posta elettronica OPZIONE Data Data di ricezione del messaggio di posta. Dimensioni totali (KB) Dimensioni totali dell allegato. Immagini (KB) Dimensioni totali dell allegato per la categoria Immagini. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 25

26 OPZIONE Documenti (KB) Musica (KB) Video (KB) Altro (KB) Dimensioni totali dell allegato per la categoria Documenti. Dimensioni totali dell allegato per la categoria Musica. Dimensioni totali dell allegato per la categoria Video. Dimensioni totali dell allegato per la categoria Altro Account inattivi L area Account inattivi consente di generare un rapporto che visualizza gli account interni che non sono più attivi. Schermata 17: Account inattivi di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Tabella 13: Criteri rapporto degli account inattivi OPZIONE Ambito Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (ultimi 30 giorni). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 26

27 Schermata 18: Rapporto degli account inattivi NOTA Un account inattivo è un account che ha ricevuto messaggi di posta ma che non ne ha inviati nell intervallo di date in questione. Il rapporto restituisce un elenco di account inattivi Parole inappropriate L area Parole inappropriate consente di generare un rapporto che identifica eventuali utilizzi di linguaggio inappropriato nei messaggi di posta elettronica. Le parole inappropriate possono includere termini sessisti, razzisti o bestemmie. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 27

28 Schermata 19: Parole inappropriate MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Tabella 14: Criteri rapporto parole inappropriate OPZIONE Ambito Destinatari Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (Oggi). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Seleziona tutto, Solo interni, Solo esterni Schermata 20: Rapporto Parole inappropriate MailInsights GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 28

29 NOTA Quando il rapporto Parole inappropriate supera le 1500 righe, verrà generato nel formato.xls. I dati del rapporto vengono visualizzati in una tabella che elenca quanto segue: Tabella 15: Criteri rapporto utilizzo dell archiviazione posta elettronica OPZIONE Data/ora Data e ora del messaggio. Mittente Indirizzo posta elettronica del mittente. Oggetto Oggetto del messaggio Spammer interni Il rapporto Spammer interni consente di generare un elenco che identifica gli account interni di posta degli utenti che includono un vasto numero di destinatari nei loro messaggi di posta. Questo rapporto prende in considerazione i destinatari nei campi A, CC o Ccn. Schermata 21: Spammer interni di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Tabella 16: Criteri rapporto parole inappropriate OPZIONE Ambito Includi Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (ultimi 30 giorni). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Specificare il numero di account di posta per includere fino a un massimo di 1000 utenti. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 29

30 Schermata 22: Rapporto spammer interni di MailInsights I dati del rapporto vengono visualizzati in una tabella che elenca quanto segue: Tabella 17: Criteri rapporto utilizzo dell archiviazione posta elettronica OPZIONE Nome utente Numero medio di destinatari Nome utente o indirizzo del mittente. Numero medio di destinatari che hanno ricevuto posta dal mittente durante il periodo di tempo specificato Fuori dagli orari di ufficio Utilizzare questo rapporto per identificare gli utenti di posta interni che inviano messaggi al di fuori degli orari di ufficio. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 30

31 Schermata 23: Fuori dagli orari di ufficio di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Tabella 18: Criteri del rapporto Fuori dagli orari di ufficio OPZIONE Rapporto per Consente di scegliere coloro a cui applicare questo rapporto. Eseguire il rapporto su tutti i dipendenti (predefinito) o su un gruppo di Active Directory. Includi Specificare il numero di risultati da visualizzare, fino a un massimo di Valore predefinito = 50. Ambito Orari di ufficio Settimana lavorativa Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (questo mese). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Inserire un intervallo di tempo che rispecchia le normali ore lavorative della propria organizzazione. Selezionare i giorni di lavoro della propria organizzazione. I giorni selezionati sono considerati come parte degli orari di ufficio normali. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 31

32 OPZIONE Giorni non lavorativi Utilizzare il calendario per definire i giorni non lavorativi di date passate e future. Le date selezionate sono elencate nella finestra fornita. I giorni non lavorativi possono includere festività pubbliche e giorni di chiusura aziendale. IMPORTANTE Le impostazioni saranno salvate solo se verrà completata la generazione del rapporto. Se si esce dalla pagina prima di generare il rapporto, tutte le impostazioni saranno perdute. NOTA Quando si utilizza il pulsante Cancella tutte le date, le date configurate verranno cancellate per tutti gli anni. I seguenti esempi descrivono in che modo il rapporto funzionerà quando viene configurato in scenari tipici: Scenario 1: Un organizzazione che lavora dal lunedì al venerdì, con orario di inizio e di fine nella stessa giornata, ad esempio dalle 9.00 alle Il rapporto includerà i messaggi di posta inviati tra le e le 9.00 dal lunedì al venerdì e tutta la giornata di sabato e domenica. Scenario 2: Un organizzazione che lavora dal lunedì al venerdì. L orario di inizio e di fine include la mezzanotte, ad esempio dalle alle In questo caso, il rapporto includerà i messaggi di posta inviati tra le 5.00 e le 8.00 dal lunedì al venerdì e quelli inviati di sabato e domenica. I messaggi inviati di sabato tra la mezzanotte e le 5.00 non saranno presi in considerazione, poiché sono inclusi nelle normali ore di lavoro. Scenario 3: Un organizzazione che lavora dal lunedì al venerdì. L orario di inizio e di fine include la mezzanotte, il mercoledì è una festività pubblica. Il rapporto includerà i messaggi di posta inviati tra le 5.00 e le 8.00 dal lunedì al venerdì, i messaggi inviati di sabato e domenica e tutti i messaggi inviati di mercoledì da mezzanotte a mezzanotte. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 32

33 Schermata 24: Rapporto fuori dagli orari di ufficio di MailInsights I risultati del rapporto generato vengono visualizzati nel grafico a barra orizzontale. Un riepilogo del rapporto sopra il grafico indica i primi 3 utenti che hanno inviato posta al di fuori degli orari di ufficio. I dati aggiuntivi vengono visualizzati nella tabella sotto il grafico, con le seguenti informazioni: Tabella 19: Criteri del rapporto Fuori dagli orari di ufficio OPZIONE Numero di messaggi posta elettronica inviati Indirizzo dell utente Numero di messaggi di posta elettronica inviati fuori dagli orari di ufficio 1.9 Modifica delle preferenze utente 1. Selezionare il nome utente visualizzato nell angolo superiore destro della schermata. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 33

34 Schermata 25: Preferenze profilo utente 2. Dalla casella di riepilogo a discesa Opzioni lingua, selezionare la lingua da visualizzare. 3. Nella sezione Dimensioni massime pagina, indicare il numero di messaggi di posta da visualizzare per pagina. 4. Nella sezione Formato data/ora rapporti di controllo (disponibile solo se si effettua l accesso come amministratore), modificare il formato di data/ora da visualizzare nei rapporti di controllo. 5. Fare clic su Salva. GFI MailArchiver 1 Utilizzo di GFI MailArchiver 34

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