Guida Operativa. ArchiviaOL

Transcript

1 Guida Operativa ArchiviaOL

2 I ArchiviaOL Indice 0 Part I Introduzione 3 Part II Gestione utenze 5 Part III Modalità di accesso all'applicativo 7 1 Autenticazione... da programmi fiscali e gestionali 7 2 Autenticazione... stand alone 7 Part IV Funzionalità 10 1 Pagina introduttiva Elenco Fascicoli Menù applicativo... generale 11 TORNA ALLA... HOMEPAGE - Pulsante di ritorno alla pagina introduttiva 11 RICERCA... FASCICOLO - Pulsante di ricerca di fascicoli archiviati 11 CREAZIONE... FASCICOLO - Pulsante di creazione fascicolo 12 ARCHIVIAZIONE VELOCE - Pulsante di archiviazione file e contestuale 14 creazione... fascicolo Gestione del singolo... Fascicolo 17 VISUALIZZA... - Pulsante di visualizzazione fascicolo 17 AGGIUNGI FILE... - Pulsante di caricamento nuovo documento 18 MODIFICA FASCICOLO... - Pulsante di modifica fascicolo 22 ELIMINA FASCICOLO... - Pulsante di eliminazione fascicolo 25 RIPRISTINA - Pulsante... di ripristino fascicolo 27 Gestione dei file

3 Parte I

4 3 1 ArchiviaOL Introduzione L'applicazione in oggetto è uno strumento per la gestione di archiviazione e consultazione di documentazione in formato pdf, fascicolata, nonchè delle informazioni ad essa legate.

5 Parte II

6 5 2 ArchiviaOL Gestione utenze Amministratore L'utente amministratore può archiviare e visualizzare i propri file e quelli degli operatori che gerarchicamente risiedono sotto il suo dominio. Operatore Gli operatori che sono sotto l'amministratore posso archiviare e visualizzare solamente i propri file e non hanno accesso ai file degli altri operatori.

7 Parte III

8 7 ArchiviaOL 3 Modalità di accesso all'applicativo 3.1 Autenticazione da programmi fiscali e gestionali Entrando nel Quadro Impostazioni dei programmi fiscali/gestionali, tramite la combinazione dei tasti Alt + b e Alt + q è possibile accedere direttamente all'interfaccia in oggetto, rispettivamente in modalità di Archiviazione ed in modalità di Consultazione. L'autenticazione avviene in automatico per l'utente in quanto il sistema è in grado di recuperare i dati necessari a partire da quelli memorizzati in fase di accesso al programma CAF Autenticazione stand alone L'autenticazione stand alone avviene attraverso una maschera nella quale è necessario fornire le credenziali di accesso (user id e password).

9 Modalità di accesso all'applicativo 8

10 Parte IV

11 Funzionalità 4 Funzionalità 4.1 Pagina introduttiva 10 Subito dopo l'autenticazione, viene presentata all'utente una pagina di introduzione all'applicazione. In alto a destra, durante tutta l'esperienza di navigazione dell'utente, e già a partire da questa pagina, sono presenti: Il nome dell'utente loggato Una combo per la selezione della tipologia di documento su cui operare Il pulsante di Logout 4.2 Elenco Fascicoli Una volta che l'utente ha determinato la tipologia di documento su cui operare attraverso la combo presente in alto a destra, viene presentata la pagina con l'elenco dei fascicoli.

12 11 ArchiviaOL In questa fase l'utente ha la possibilità di scegliere le operazioni per la propria sessione di lavoro, come di seguito descritte Menù applicativo generale TORNA ALLA HOMEPAGE - Pulsante di ritorno alla pagina introduttiva Il Pulsante TORNA ALLA HOMEPAGE permette di reindirizzare l'utente alla pagina introduttiva presentata dopo aver eseguito l'accesso RICERCA FASCICOLO - Pulsante di ricerca di fascicoli archiviati Il Pulsante RICERCA FASCICOLO permette all'utente di accedere ad una maschera di ricerca per filtrare l'elenco fascicoli visualizzato nella pagina Elenco Fascicoli.

13 Funzionalità 12 Nella pagina che si apre inserire i parametri di ricerca e cliccare su CONFERMA RICERCA per effettuare l'operazione. Si viene poi reindirizzati alla pagina di Elenco Fascicoli in cui sono presenti i fascicoli ricercati CREAZIONE FASCICOLO - Pulsante di creazione fascicolo Se l'utente si trova nella necessità di creare un fascicolo ma non ha ancora a disposizione i documenti da archiviare, può accedere ad una maschera tramite Il pulsante CREAZIONE FASCICOLO per effettuare l'operazione in oggetto.

14 13 ArchiviaOL Cliccando sul pulsante viene presentata la maschera di creazione, riempire i campi che definiscono le proprietà del fascicolo e cliccare sul pulsante CONFERMA CREAZIONE. Si viene poi reindirizzati alla pagina di Dettaglio del Fascicolo in cui sono presenti i dati del fascicolo precedentemente creato.

15 Funzionalità ARCHIVIAZIONE VELOCE - Pulsante di archiviazione file e contestuale creazione fascicolo Se l'utente si trova nella necessità di creare un fascicolo e contestualmente ha a disposizione i documenti da archiviare, può accedere ad una maschera tramite Il pulsante ARCHIVIAZIONE VELOCE per effettuare l'operazione in oggetto. Riempire i campi che definiscono le proprietà del fascicolo e selezionare la opzione di archiviazione desiderata:

16 15 ArchiviaOL Carica da file permette di caricare un file pdf già presente sul disco dell'utente Carica da scanner permette di caricare un file pdf attraverso l'acquisizione via scanner Cliccare sul pulsante CONFERMA ARCHIVIAZIONE per effettuare l'operazione,

17 Funzionalità 16 dopodichè si viene poi reindirizzati alla pagina di Dettaglio del Fascicolo in cui sono presenti i dati del fascicolo creato e una tabella con il file precedentemente archiviato.

18 ArchiviaOL Gestione del singolo Fascicolo Nella pagina di Elenco Fascicoli, se già presenti fascicoli archiviati, questi sono contenuti all'interno di una tabella. E' possibile effettuare operazioni specifiche su ognuno di essi, come di seguito specificato VISUALIZZA - Pulsante di visualizzazione fascicolo Cliccando sul pulsante VISUALIZZA viene presentata una pagina di riepilogo delle proprietà del fascicolo.

19 Funzionalità Da qui è possibile effettuare una serie di operazioni che elenchiamo sotto AGGIUNGI FILE - Pulsante di caricamento nuovo documento Il pulsante AGGIUNGI FILE 18

20 19 ArchiviaOL permette di visualizzare la pagina ARCHIVIAZIONE FILE IN FASCICOLO in cui sono presenti le opzioni di caricamento file,

21 Funzionalità Carica da file permette di caricare un file pdf già presente sul disco dell'utente si conferma l'operazione di caricamento Carica da scanner permette di caricare un file pdf attraverso l'acquisizione via scanner Cliccando sul pulsante CONFERMA ARCHIVIAZIONE si conferma l'operazione, 20

22 21 ArchiviaOL dopodichè si viene reindirizzati alla pagina di dettaglio del Fascicolo, in cui sarà presente il nuovo file nella tabella evidenziata sotto.

23 Funzionalità MODIFICA FASCICOLO - Pulsante di modifica fascicolo Il pulsante MODIFICA FASCICOLO 22

24 23 ArchiviaOL presente anche nella pagina Elenco Fascicoli, permette di accedere alla maschera di modifica del fascicolo. Con il pulsante CONFERMA MODIFICA si conferma l'operazione di modifica,

25 Funzionalità dopodichè si viene reindirizzati alla pagina di dettaglio del Fascicolo. 24

26 25 ArchiviaOL ELIMINA FASCICOLO - Pulsante di eliminazione fascicolo Il pulsante ELIMINA FASCICOLO

27 Funzionalità presente anche nella pagina Elenco Fascicoli, permette di accedere alla maschera di eliminazione del fascicolo. 26

28 27 ArchiviaOL Con il pulsante CONFERMA ELIMINAZIONE si conferma l'operazione, dopodichè si viene reindirizzati alla pagina dell'elenco dei fascicoli RIPRISTINA - Pulsante di ripristino fascicolo Al fine di effettuare il ripristino dei fascicoli eliminati è stato creato il pulsante RIPRISTINA presente nella pagina Elenco Fascicoli. Checkando il campo Seleziona per visualizzare eventuali Fascicoli eliminati appaiono nella lista tutti quei fascicoli precedentemente eliminati e si attiva il pulsante in oggetto.

29 Funzionalità 28 Cliccando si accede alla pagina RIPRISTINO FASCICOLO dove è possibile confermare il ripristino del fascicolo, dopodichè si viene reindirizzati alla pagina dell'elenco dei fascicoli con il file precedentemente ripristinato presente nella lista dei fascicoli.

30 ArchiviaOL Gestione dei file Nella pagina di dettaglio di ogni Fascicolo è presente una tabella dei File Archiviati relativi al Fascicolo in questione.

31 Funzionalità 30 Da qui è possibile effettuare una serie di operazioni: Cliccando sul questo pulsante si apre il file archiviato in formato pdf Cliccando su questo pulsante si effettua l'eliminazione del file Il pulsante RIPRISTINA consente di recuperare eventuali file precedentemente eliminati, per fare ciò è necessario Checkare il campo Seleziona per visualizzare eventuali File eliminati e nella tabella apparirà il file da recuperare con il RIPRISTINA attivo,

32 31 ArchiviaOL al click sul pulsante il file sarà di nuovo disponibile e visibile nella tabella.