LETTERA DI INVITO A PRESENTARE UN'OFFERTA

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1 COMMISSIONE EUROPEA Centro Comune di Ricerca - Sito di ispra Ref. Ares(2012) /08/2012 Direzione Risorse Finance and procurement Ispra, 03/08/2012 JRC/B.5/FJ/tt ARES(2012) LETTERA DI INVITO A PRESENTARE UN'OFFERTA A chi di competenza Oggetto dell'appalto: Riferimento JRC: Riferimento Gazzetta Ufficiale JRC/IPR/2012/C03/002/OC G.U.U.E. 2012/S del 03/08/2012 La Commissione europea intende aggiudicare l'appalto pubblico in oggetto. Il contratto sarà aggiudicato dal Centro Comune di Ricerca (JRC), Sito di Ispra, rappresentato dal Sig. Dan Claudiu Chirondojan, Direttore della Gestione del Sito di Ispra. Gli interessati devono presentare un'offerta per l'intero oggetto del contratto in una delle lingue ufficiali dell'unione europea. L'offerta economica deve essere inviata in duplice copia (due documenti entrambi firmati in originale di cui uno contrassegnato come "originale" e l'altro come "copia"), mentre tutti gii altri docuraeiìti devono essere inviati in un solo originale. In caso di difformità, farà fede l'offerta economica contrassegnata come "originale". Inoltre, qualora sia necessario inviare una versione elettronica dell'offerta o di parte di essa come previsto nell'allegato amministrativo a questa lettera, tale versione deve essere fornita su CD Rom o chiavetta USB o altro dispositivo adeguato di uso corrente, e inclusa nella relativa busta intema di cui al paragrafo 4. L'offerta deve essere inviata ai seguenti indirizzi: Commissione europea Centro comune di ricerca, sito di Ispra Direzione Risorse Unità Finance and Procurement Via E. Fermi, Ispra (VA), Italia Alla cortese attenzione di: JRC/IPR/2012/C03/002/OC, TP 650 Based on vo.85 of 08/08/2011 Commissione europea. Centro Comune di Ricerca, Gestione del sito di Ispra, Unità B.5, Via Enrico Fermi 2749, Ispra (VA), Italia.

2 ЖСЯРК/2012/С03/002/ОС - Lettera d'invito Pagina 2 di 6 A scelta dell'offerente, l'offerta: a) può essere inviata per posta oppure tramite corriere, entro il 28/09/2012. In tal caso fanno fede quale data di spedizione la data indicata sul timbro postale o la data indicata nella ricevuta di consegna; oppure b) può essere consegnata a mano all'indirizzo sopra menzionato entro le ore del 28/09/2012. In questo caso, la prova della consegna è costituita dalla ricevuta datata e firmata rilasciata dal funzionario del servizio centrale di smistamento della corrispondenza della Commissione che ha preso in consegna il plico. Il servizio è aperto dalle alle e dalle alle da lunedì a giovedì e dalle alle e dalle alle il venerdì. E' chiuso il sabato, la domenica e nei giorni festivi del sito di Ispra. Le offerte presentate tramite altri mezzi non saranno prese in considerazione. Per le offerte inviate tramite raccomandata AR o tramite servizio di corriere, si prega di comunicare via (ļrc-ism-c03-procurement@ec.europa.eu) alla cortese attenzione del servizio sopra menzionato (riferimento JRC/IPR/2012/C03/002/OC), la data d'invio dell'offerta e il servizio postale o di corriere utilizzato. 4. L'offerta deve essere inserita in tre buste interne e una busta esterna. Ciascuna busta deve essere sigillata con un nastro adesivo su cui sarà apposta, trasversalmente, la firma del mittente. Le buste devono recare all'esterno le seguenti diciture: a) Una busta interna (A), sulla quale sono indicati l'indirizzo e il nome del servizio della Commissione/servizio di cui al paragrafo 3, deve recare la dicitura: "ЖСЯРШ2012/С03/002/ОС Criteri di esclusione/selezione: - Si prega il servizio postale interno di non aprire questa busta." Questa busta interna deve contenere tutte le informazioni relative ai criteri di esclusione e selezione richiesti nel bando di gara indicato all'inizio di questa lettera e nell'allegato amministrativo a questa lettera: la "dichiarazione sull'onore", debitamente compilata, datata, timbrata e firmata dall'offerente o dal suo rappresentante debitamente autorizzato, il documento della Camera di Commercio come descritto al punto 9.a) 2 del bando di gara, i documenti come descritti ai punti dal 9.b) al 9.e) del bando di gara, la conferma scritta della validità dell'offerta per un periodo di 6 mesi.. b) La seconda busta interna (B), sulla quale sono indicati l'indirizzo e il nome del servizio della Commissione/servizio di cui al paragrafo 3, deve recare la dicitura: "JRCñPR/2012/C03/002/OC Parte tecnica: - Si prega il servizio postale interno di non aprire questa busta." Questa busta intema deve contenere l'allegato II al progetto di contratto (Specifiche tecniche) e l'allegato VIII al contratto (documento D.U.V.R.I.), timbrato e siglato su ciascuna pagina dall'offerente o dal suo rappresentante debitamente autorizzato e qualsiasi informazione tecnica relativa all'oggetto della presente gara. e) La terza busta interna (C), sulla quale sono indicati l'indirizzo e il nome del servizio della Commissione/servizio di cui al paragrafo 3, deve recare la dicitura: "JRCÆPR/2012/C03/OU2/OC Parte finanziaria e contrattuale: - Si prega il servizio postale interno di non aprire questa busta." Questa busta intema deve contenere l'offerta economica e tutte le altre informazioni finanziarie e

3 JRC/IPR/2012/C03/002/OC - Lettera d'invito Pagina 3 di 6 contrattuali necessarie come indicato nell'allegato tivo a questa lettera: il progetto di contratto (contenente le informazioni inserite dall'offerente, ivi compresa la firma e la sigla apposta su ciascuna pagina del progetto di contratto), l'allegato I al contratto (Condizioni Generali), datato, timbrato e firmato dall'offerente o dal suo rappresentante debitamente autorizzato, l'allegato III al contratto (Offerta Contraente), debitamente compilato, datato, timbrato e firmato dall'offerente o dal suo rappresentante debitamente autorizzato, gli allegati IV, V, VI evii al contratto, timbrati e siglati su ciascuna pagina dall'offerente o dal suo rappresentante debitamente autorizzato; il modulo di identificazione finanziaria, compilato e firmato, il modulo concernente i soggetti giuridici, compilato e firmato. d) La busta esterna, su cui sono indicati l'indirizzo e il nome del servizio - della Commissione/servizio di cui al paragrafo 3, deve recare la dicitura: "JRCÆPR/2012/C03/002/OC - Si prega il servizio postale interno di non aprire questa busta." La busta estema dovrebbe contenere la lettera di accompagnamento all'offerta, dall'offerente o da un suo rappresentante debitamente autorizzato. sottoscritta Il bando di gara con il capitolato d'oneri contenente l'elenco della documentazione da produrre in caso si intenda presentare un'offerta (inclusa, quando richiesta, la documentazione atta a comprovare la sussistenza della capacità economico-finanziaria e della capacità tecnico-professionale) unitamente alla bozza di contratto e ai suoi allegati sono allegati alla presente lettera di invito e possono essere scaricati dal sito del JRC - Call for tender website, al seguente indirizzo, dove è pubblicata anche la presente lettera di invito: riferimento: Л1СЯРШ2012/С03/002/ОС. Per essere valida l'offerta deve: contenere prezzi quotati in EURO senza IVA; essere firmata dall'offerente o da un suo rappresentante debitamente autorizzato; una copia della procura deve essere allegata se il potere di firma del rappresentante non è deducibile dai documenti ufficiali allegati all'offerta;» essere perfettamente leggibile, per evitare qualsiasi dubbio riguardo al testo e alle cifre;» essere predisposta secondo le modalità indicate nell'allegato amministrativo a questa lettera di invito. Il periodo di validità dell'offerta durante il quale l'offerente è tenuto a mantenere ferma l'offerta e a mantenerne immutate tutte le condizioni, è 6 (sei) mesi con decorrenza dal termine ultimo di presentazione specificato al paragrafo 3. Si richiede d'allegare una conferma scritta della validità dell'offerta. Se nell'offerta presentata non è indicato un periodo di validità, la Commissione riterrà automaticamente applicabile il periodo di validità sopra indicato. La presentazione di un'offerta vale quale accettazione delle condizioni indicate nel presente invito e nel capitolato d'oneri (la bozza di contratto ed i suoi allegati, ivi incluse le Specifiche tecniche, l'allegato amministrativo a questa lettera e i diversi modelli annessi, nonché ogni altra documentazione specificamente indicata) ed eventualmente quale rinuncia, da parte dell'offerente, alle sue condizioni generali e particolari. La presentazione dell'offerta vincola l'offerente durante l'esecuzione del contratto, qualora risulti aggiudicatario. Durante la procedura, i contatti fra l'amministrazione aggiudicatrice e gli offerenti sono autorizzati soltanto

4 JRC/IPR/2012/C03/002/OC - Lettera d'invito Pagina 4 di 6 in via eccezionale, ed esclusivamente alle seguenti condizioni: a) Prima del termine per la presentazione delle offerte: su richiesta degli offerenti, l'amministrazione aggiudicatrice può fornire informazioni complementari al solo scopo di chiarire la natura dell'appalto. le richieste d'informazioni complementari vanno rivolte, unicamente per iscritto, all'attenzione del servizio della Commissione/servizio di cui al paragrafo 3. Non sarà dato seguito alle richieste d'informazioni complementari pervenute meno di cinque giorni lavorativi prima del termine per la presentazione delle offerte. la Commissione può, di sua iniziativa, informare gli interessati di eventuali errori e imprecisioni, omissioni o lacune materiali nella redazione dei documenti di gara. tutte le eventuali informazioni complementari, incluse quelle di cui sopra, saranno pubblicate sul JRC - Call for Tender Website al seguente indirizzo: riferimento: ЖСЯРШ2012/С03/002/ОС. b) Dopo l'apertura delle offerte: Se un'offerta richiede chiarimenti o se sono necessarie rettifiche di evidenti errori materiali nella redazione dell'offerta, l'amministrazione aggiudicatrice può prendere l'iniziativa di contattare l'offerente, senza che ne possa derivare una modifica dei termini dell'offerta. 10. È prevista una riunione informativa non obbligatoria ma consigliata, il giorno 03/09/2012 all'indirizzo di cui al punto 3, alle ore 10:30 presso l'edificio Reception - primo piano, sala 7. Gli offerenti che desiderano parteciparvi devono indicare a JRC/IPR/2012/CÖ3/002/OC; tramite l' jrc-ism-c03- procurementcsįec.europa.eu; il nome del loro rappresentante entro le ore del 28/08/2012. La richiesta deve essere corredata dalla copia di un valido documento d'identità della persona che vi prenderà parte. La partecipazione alla riunione informativa e al sopralluogo di cui sopra sono vivamente consigliati poiché potrebbero rivelarsi molto utili per la formulazione di un'offerta che risponda al meglio alle richieste della Commissione. 11. Il presente invito a presentare offerte non costituisce un impegno per la Commissione. Tale impegno sorge unicamente all'atto della firma del contratto con l'aggiudicatario. 12. I costi sostenuti dagli offerenti per la preparazione e la presentazione delle offerte, inclusi quelli relativi alla partecipazione ad eventuali riunioni/sessioni informative, non sono rimborsabili. Sino al momento della firma del contratto, l'amministrazione aggiudicatrice può rinunciare alla gara o annullare la procedura in oggetto, senza che gli offerenti abbiano diritto a chiedere un risarcimento. Una simile decisione va motivata e notificata agli offerenti. 13. Una volta che la Commissione avrà ricevuto le offerte, i documenti dell'offerta diventeranno di proprietà della Commissione stessa e saranno trattati secondo quanto previsto dal Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio del 30 maggio 2001 riguardo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, come da ultimo modificato. Informazioni riguardo alla procedura potranno essere comunicate ad altri partecipanti secondo quanto previsto dagli articoli 100(1) e (2) del Regolamento finanziario e dagli articoli 149(2) e (3) delle esecuzione. 14. Gli offerenti saranno informati per iscritto del seguito riservato alle loro offerte. 15. Se l'offerta prevede un subappalto, si raccomanda che gli accordi contrattuali con i subappaltatori comprendano la mediazione come metodo di risoluzione delle controversie. 16. Se la risposta all'invito a presentare offerte comporta la registrazione e il trattamento dei dati personali (per esempio nome e cognome, indirizzo, curriculum vitae), tali dati saranno trattati a norma del Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle

5 ЖСЯРК/2012/С03/002/ОС - Lettera d'invito Pagina 5 di 6 persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari (rectius dell'unione), nonché la libera circolazione di tali dati. Salvo indicazione contraria, le risposte alle domande e i dati personali richiesti sono necessari per valutare l'offerta in base alle specifiche dell'invito e saranno trattati per questo scopo unicamente dal Sig. Dan Claudiu Chirondojan, Direttore della Gestione del JRC - Sito di Ispra. Per informazioni sul trattamento dei dati personali si rinvia alla dichiarazione di riservatezza disponibile sul sito: I dati personali degli offerenti possono essere registrati dal contabile della Commissione nel sistema di allarme rapido, oppure sia in quest'ultimo che nella base centrale di dati sull'esclusione, se tali dati rientrano in una delle situazioni di cui: alla Decisione n. 969/2008 della Commissione, del 16 dicembre 2008, sul sistema di allarme rapido (per maggiori informazioni cfr. la dichiarazione sulla riservatezza in: oppure al Regolamento n. 1302/2008 della Commissione, del 17 dicembre 2008, riguardante la base centrale di dati sull'esclusione (per ulteriori informazioni si veda la dichiarazione sulla riservatezza: In riferimento alla presente procedura d'appalto, tutte le comunicazioni indirizzate all'attenzione del servizio della Commissione/di cui al paragrafo 3, inviate tramite posta, corriere, fax oppure , devono indicare il riferimento attribuito dal JRC - Sito di Ispra alla procedura: ЖСЯРК/2012/С03/002/ОС. 19. Al fine di facilitare la preparazione dell'offerta, gli offerenti sono invitati a leggere attentamente l'allegato amministrativo a questa lettera e ogni suo relativo allegato. 20. Tutte le offerte ricevute entro il termine stabilito saranno aperte da un comitato intemo del JRC sito di Ispra il 08/10/2012 alle 15:00 nell'edificio Reception (primo piano, sala 7) situato all'entrata del JRC, Sito di Ispra. Ogni offerente potrà essere rappresentato all'apertura pubblica da una persona debitamente autorizzata. Una richiesta in tal senso deve essere inviata tramite (all'attenzione del servizio della Commissione di cui al paragrafo 3) contenente il nome del rappresentante, una copia del suo passaporto o carta d'identità e, se necessario, una copia della procura, entro il 04/10/2012. Si ringrazia per l'interesse manifestato nelle attività della Commissione europea. Distinti saluti Allegati alla lettera d'invito (da scaricare /dal sito riferimento: ЖСЯРШ2012/С03/002/ОС 1. Bozza di contratto: Vendita di rifiuti metallici del JRC - sito di Ispra Allegato I Condizioni generali

6 JRC/IPR/2012/C03/002/OC - Lettera d'invito Pagina 6 di 6 Allegato II Specifiche tecniche Allegato III Offerta Contraente Allegato IV Dichiarazione sostitutiva della bolla di accompagnamento Ali t v Norme relative all'ingresso ed alla permanenza del personale estemo presso il Centro comune di ricerca - Sito di Ispra Allegato VI Clausole contrattuali di sicurezza. Allegato VII Clausole contrattuali ambientali Allegato VIIIDocumento unico di valutazione dei rischi interferenziali (D.U.V.R.L); Allegato amministrativo Allegato 1 all'allegato amministrativo: Dichiarazione sull'onore relativa ai criteri di esclusione Allegato 2 all'allegato amministrativo: Tabelle di valutazione Modulo d'identificazione finanziaria Modulo concernente i soggetti giuridici

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