PROFILI E SETTORI PROFESSIONALI AMMINISTRAZIONE, FINANZA E CONTROLLO

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1 L I G U R I A L I G U R I A Tigullio Golfo Paradiso PROFILI E SETTORI PROFESSIONALI AMMINISTRAZIONE, FINANZA E CONTROLLO

2 AMMINISTRAZIONE, FINANZA E CONTROLLO I tre termini, "amministrazione, finanza e controllo" si riferiscono ad una serie di attività collegate all'andamento economico di un'azienda. In generale definiremo: Amministrazione: si occupa della registrazione dei fatti inerenti la gestione di un'organizzazione, dal punto di vista del patrimonio, del reddito e degli investimenti Finanza: si occupa del reperimento e dell'impiego ottimale delle risorse finanziarie Controllo della gestione: si occupa di misurare e valutare l'efficienza nell'impiego delle risorse e l'efficacia gestionale, verificando la realizzazione Amministrazione È un'area trasversale a tutti i settori produttivi, ed è certamente una delle più importanti, dato che riguarda la registrazione e la gestione delle risorse economiche, attività che interessa qualunque organizzazione. Non a caso il vertice stesso delle aziende, siano esse grandi multinazionali o piccole società cooperative, è identificato con una figura di responsabile "legale", l'amministratore delegato, che di fatto raccoglie in sé le più importanti funzioni decisionali. Un'impresa è una realtà complessa e difficile da governare bene. Le esigenze di razionalizzazione, di efficienza, di efficacia, di controllo dei costi, passano necessariamente attraverso la comprensione di come funzionano esattamente le cose all'interno dell'azienda e all'esterno,in modo da essere sicuri di poter restare sul mercato e, ancor meglio, di crescere e svilupparsi. In questo nuovo contesto, ha cambiato di senso il termine stesso di ragioniere, inteso come quella figura professionale, ben nota e descrivibile fino a poco tempo fa, come addetta alla prima nota, al flusso di cassa, alla compilazione del bilancio e alla emissione-ricezione di fatture: è nata per così dire una dimensione scientifica della ragioneria, dovuta alla necessità di innovare tutto il sistema aziendale, pena l'esclusione dal mercato del lavoro. L'Aicpa (American Instituteof Chertered Public Accountants) definisce la ragioneria come un sistema informativo legato alla responsabilità del rendere conto, che ha l'obiettivo di fornire elementi di decisione ai responsabili dell'organizzazione. La definizione tende a cogliere aspetti diversi e complementari della ragioneria: in termini esecutivi (un'arte del rilevare), come produzione di una struttura dei dati (un sistema informativo), e in termini operativi (strumento per la decisione). Per tutti questi usi si concorda generalmente che i termini contabilità e ragioneria possono essere considerati sinonimi ed usati alternativamente. Nessuna delle suddette definizioni, però, coglie il contenuto metodologico della ragioneria, quello che ci aiuta a identificarla come scienza implicata nella corretta gestione delle informazioni. La gestione dei dati è una materia delicata, necessaria a qualsiasi livello di organizzazione e in aziende di ogni dimensione.ne deriva che i modelli contabili sono stati studiati a lungo e, nei primi tempi dell'informatica distribuita, uno dei principali "pacchetti dedicati", venduti dalle aziende di sviluppo di software alle imprese, fu proprio quello di contabilità e gestione ordini, fatturazione ecc, rendendo in breve tempo questa funzione una delle prime ad essere informatizzate e adattate sia alle micro che alle macro realtà. A tutt'oggi esiste infatti una notevole somiglianza tra i modelli di contabilità aziendale e quelli di contabilità nazionale. Il fatto non deve stupire, visto che entrambi riflettono le medesime esigenze: classificare e misurare9. Queste funzioni di classificazione, registrazione, misurazione, rimangono il principale compito dell'amministrazione, seppure ormai vengono svolte attraverso sistemi e tecnologie molto diversi dal passato, e con un'ottica di maggiore coinvolgimento nelle decisioni. Va detto peraltro che questa responsabilità, pur se fortemente coadiuvata dall'informatica nei suoi aspetti operativi, rimane una delle più delicate e importanti funzioni per la corretta gestione di un'impresa, perché ha a che fare con adempimenti legali molto complessi. Finanza di impresa Il secondo comparto dell'area professionale in esame è la finanza. È bene fare subito la distinzione tra il settore finanziario e la finanza di impresa. Il settore finanziario è uno dei tanti settori produttivi, nel quale convergono le banche, le assicurazioni, le Sim (società di intermediazione finanziaria), le Sirg (società di gestione del risparmio), ecc., che si occupano di portafogli di risparmio, fondi di investimento, titoli e azioni, compravendita di valute e così via. È il mondo delle borse, nazionali, europee e internazionali, e dell'andamento delle società "quotate in borsa", come appunto si dice. In questa sede non verrà analizzato lo specifico settore, in quanto già oggetto di un precedente studio di Area, quella dei "Servizi finanziari e assicurativi". La finanza aziendale riguarda trasversalmente tutta l'organizzazione, ed ha un unico grande obiettivo: massimizzare il valore dell'impresa. Ogni decisione che un'impresa prende ha delle implicazioni finanziarie, e ogni decisione che coinvolge la dimensione finanziaria di un'impresa è una decisione di finanza aziendale. In altri termini, tutte le attività svolte da un'impresa rientrano nell'ambito della finanza aziendale. Il termine anglosassone ampiamente usato, corporate finance, potrebbe far credere che questa disciplina riguardi solo le grandi aziende quotate in Borsa (corporation), e non le imprese di minori dimensioni e quelle non quotate.

3 In realtà, i dispositivi caratteristici della finanza di impresa riguardano sia le grandi aziende che le piccole società a conduzione familiare. Tutte le organizzazioni, infatti, devono affrontare il problema di determinare la "giusta" composizione delle fonti di finanziamento, procurarsi i fondi nel modo più coerente con la tipologia e le dimensioni dell'azienda, ed investire con oculatezza le proprie risorse. Innanzitutto, un'azienda di qualunque dimensione nasce sulla base di un capitale iniziale, che è composto dalle risorse umane che ne fanno parte, dal denaro, da beni mobili e immobili, da macchinari, strumentazioni, brevetti e così via. Ogni decisione relativa ai movimenti, in uscita o in entrata, di uno o più "tipi" di capitale comporta conseguenze che vanno attentamente studiate. È evidente che assumere o licenziare personale, acquistare o vendere terreni, stabilimenti, uffici, attrezzature, mettere in produzione o ritirare dal mercato un prodotto o un servizio, sono altrettanti rischi che devono essere calcolati, e solo a seguito di queste elaborazioni è possibile prendere decisioni utili per l'impresa. Controllo di gestione Come abbiamo visto, l'amministrazione registra i dati e li organizza, la finanza pianifica e sovrintende ai movimenti di capitale, ma nelle aziende moderne c'è bisogno di monitorare con molta attenzione i risultati raggiunti rispetto agli obiettivi previsti, verificando con costanza e precisione la reale efficienza ed efficacia dei piani di impresa. Ad esempio, sebbene un piano di investimenti possa essere stato concepito con accortezza, in corso d'opera potrebbero essersi verificati eventi non prevedibili all'inizio (aumento dei prezzi di materie prime, concorrenza, diversi rapporti domanda/offerta di quel prodotto-servizio...), tali da sbilanciare l'equilibrio tra il costo di una certa area di attività produttiva e il relativo reddito a fine operazione. Anche se la redazione del bilancio, obbligatoria in Italia per tutte le società con personalità giuridica, consente di analizzare il reddito d'impresa (in base al quale vengono calcolate le imposte), il solo bilancio non è in grado di fornire un quadro soddisfacente del successo (o insuccesso) delle attività aziendali. Il bilancio è una fotografia dell'esistente, mentre il controllo di gestione è una diagnosi a cui deve seguire una cura. Per qualsiasi imprenditore è facile rendersi conto che a nulla vale conoscere il proprio utile se non è in grado di sapere come questo si è generato e come, quindi, sia possibile intervenire in aree mirate per trovare quel percorso produttivo che aiuti l'azienda a migliorare la propria posizione nei confronti dei concorrenti. Questa considerazione vale anche per chi gestisce aziende noprofit, perché non è infrequente il caso che una parte dell'azienda, ad esempio un reparto che progetta interventi per ottenere finanziamenti pubblici, si trasformi in breve tempo in un'area che rappresenta solo un passivo, se per esempio nessun progetto viene approvato. Quindi il controllo di gestione, lungi dall'essere un fatto accademico o teorico, è un'attività decisamente pratica e molto importante ai fini del buon andamento dell'impresa. FIGURE PROFESSIONALI Le principali figure professionali dell'area Amministrazione, finanza e controllo della gestione (Afc) sono: - Esperto budget e rendicontazione Fondi UE È colui che, lavorando quasi sempre come consulente, per aziende sia pubbliche che private, realizza progetti finanziati dai fondi strutturali dell'unione europea e si occupa della rendicontazione del Fondo sociale europeo (Fse). - Addetto alla contabilità È una figura inserita nel reparto amministrazione delle imprese di ogni dimensione e settore produttivo. Si occupa prevalentemente di seguire, dal punto di vista documentale, la registrazione di ogni movimento contabile. - Responsabile della contabilità generale e industriale Diversamente dagli addetti alla contabilità, ricopre funzioni di supervisione e coordinamento delle varie fasi di lavoro e dei prodotti caratteristici dell'amministrazione. - Responsabile paghe e contributi Ha la responsabilità della gestione di tutte le fasi del rapporto di lavoro tra impresa e individuo, a partire dall'inserimento in organico dei nuovi assunti, fino alle operazioni amministrative, per calcolo della retribuzione del lavoratore, contributi, gestione ferie e permessi ecc.. - Fund raiser È colui che trova finanziamenti, donazioni e sponsorizzazioni per le Organizzazioni no-profit di volontariato e per le Fondazioni culturali. - Responsabile contabilità Erp Attraverso il software Erp (Enterprise Resource Planning), è in grado di gestire le risorse aziendali in modo integrato e uniforme e, per la specifica area Afc, di standardizzare le procedure di contabilità, amministrazione, produzione, cicli commerciali, scadenzari, magazzino, cespiti, ritenuta d'acconto, ecc. (si veda in questo testo il paragrafo specifico

4 - Risk manager Tecnico che all'interno di un'azienda effettua con continuità l'analisi dei rischi, si trova fin dall'inizio ad assumere molte decisioni, connesse alle attività specifiche, al fine di ottimizzare il rapporto tra i costi di copertura dei rischi e i benefici sulle attività aziendali. - Credit manager Recupera i crediti nel più breve tempo possibile, cercando di trovare un punto di accordo con il debitore, per chiudere la pratica nel modo più veloce e soddisfacente possibile per entrambe le parti, ricercando preferibilmente soluzioni extragiudiziali. - Analista Sap (System, Applications and Products in data processing) È una figura professionale che, utilizzando i sistemi software Sap (System, Applications and Products in Data Processing), gestisce moduli di contabilità, logistica e di produzione aziendale. - Responsabile del bilancio Si occupa in qualunque organizzazione di predisporre e presentare il documento ufficiale sull'andamento economico dell'azienda, sia all'interno dell'impresa, sia agli organi esterni preposti al controllo. Controller o responsabile del controllo di gestione Si inserisce nell'area amministrativa di imprese di qualsiasi dimensione, operando essenzialmente nei processi di contabilità analitica, che consente interpretazioni e valutazioni sull'attività aziendale e di reporting di gestione, relazioni, documenti, rapporti periodici che esaminano e informano sullo stato e sull'andamento economico- finanziario dell'impresa. I titoli di studio richiesti Non sorprende che per i gruppi professionali di alta qualificazione la laurea sia considerata un requisito necessario: per i "dirigenti e direttori" è richiesta nell'84,3% dei casi, mentre per il gruppo delle "professioni intellettuali, scientifiche e di elevata specializzazione" la percentuale è del 63,6%. Altrettanto prevedibile è la necessità del diploma di scuola secondaria: sia per il gruppo delle "professioni tecniche" che per quello delle "professioni esecutive relative all'amministrazione e gestione" si richiede nel 75% dei casi. Se per i grandi gruppi professionali più qualificati la richiesta della laurea è naturalmente elevata, va detto che questo titolo di studio viene considerato necessario anche per alcune posizioni di livello intermedio e, a volte, di livello esecutivo. Nelle grandi imprese (oltre 250 dipendenti) si concentra il 53% delle entrate riferite ai titoli universitari, ossia il profilo di ingresso è tanto più alto quanto più grande è la dimensione aziendale. D'altra parte i dati Istat sulla correlazione tra occupazione e livello di istruzione non lasciano dubbi. Che il possesso di una laurea aumenti sensibilmente le possibilità di occupazione, è stato ribadito più volte anche a livello europeo, come emerge dalle conclusioni del Consiglio europeo straordinario di Lisbona 2000, "Una società basata sulla conoscenza", "il rapporto inversamente proporzionale fra livello di studio e tasso di disoccupazione tende a crescere, per cui è necessario che l'europa aumenti il livello d'istruzione cui i cittadini arrivano al momento di lasciare gli studi".è quindi opportuno investire nel percorso di istruzione, possibilmente fino al livello universitario se non oltre: sembra chiaro infatti che l'investimento nella specializzazione "rende" bene, visto che il tasso di inserimento, ad esempio, tra gli allievi dei "Master in controllo di gestione e finanza aziendale" del 2001 è stata del 90% di occupati, dopo soli tre mesi. In realtà la grande diffusione dei master, sia pubblici che privati, dimostra che la necessità di preparazione specifica aumenta continuamente. Vale la pena di informarsi quindi presso le università, sia per i nuovi programmi delle Facoltà di economia, ormai decisamente adeguati ai tempi, sia per le lauree brevi, che stanno riscuotendo un ottimo gradimento tra le aziende. Inoltre le Università pubbliche stanno organizzando alcuni ottimi percorsi gratuiti di specializzazione post-laurea in alternativa ai costosissimi master privati. L'esperienza L'esperienza diretta sul campo non va sottovalutata: a volte neanche i più brillanti "specializzati" post-laurea riescono a risultare appetibili per i direttori del personale, se non hanno mai lavorato prima. Nella quasi totalità dei casi viene richiesta una pregressa esperienza nel settore, anche per il primo inserimento in ruoli esecutivi. Sebbene questa sia una storica e paradossale contraddizione delle ricerche di personale al primo impiego, ossia che chi inizia a lavorare dovrebbe avere - inspiegabilmente - già lavorato, persiste la richiesta dei datori di lavoro di non doversi occupare di formare i nuovi assunti, essendo dispendioso e complesso il processo di formazione interna. Va detto peraltro che la responsabilità della prima nota, della tenuta dei registri contabili, della fatturazione, dell'adempienza agli oneri contributivi, fiscali, di bilancio, ecc., presuppone una grande affidabilità e notevoli doti di precisione, necessarie fin dai primi giorni di lavoro. Salendo poi verso le posizioni direttive si richiede un minimo di trecinque anni di esperienza in funzioni analoghe a quelle della posizione offerta e, nelle ricerche dei cosiddetti Ceo (Chief Executive Officer), ossia i capi di alto livello, il presupposto è che siano nel settore da almeno dieci anni o più. Senza dubbio alcune abilità si acquisiscono solo sul campo e le aziende tendono a preferire personale che abbia già queste caratteristiche.

5 L'inglese Il fenomeno dell'inglesizzazione del linguaggio professionale appare del tutto irreversibile. Nonostante le lamentele dei cultori della nostra lingua, centinaia di termini essenziali nel mondo del lavoro sono anglosassoni e risultano a volte intraducibili oppure non è conveniente usare il corrispondente in italiano. L'inglese è necessario per poter lavorare e per migliorare le proprie competenze, tuttavia, stando ai dati ufficiali, noi italiani non siamo ancora nella zona di eccellenza, come alcuni paesi, come Germania, Danimarca, Olanda, la cui popolazione può essere considerata quasi bilingue. "Secondo il Ministero della pubblica istruzione sette giovani italiani su dieci parlano oggi una o più lingue straniere, mentre tra i venticinque e i cinquanta anni la percentuale scenderebbe al 50%. In pratica, il 90% degli studenti avrebbe oggi una buona conoscenza di almeno una lingua straniera contro il 73% degli imprenditori e il 72% dei funzionari. Dalla comparazione con gli altri paesi europei, perlomeno per quanto riguarda la padronanza delle lingue nel mondo della scuola, nel primo Rapporto sulla qualità dell'istruzione in Europa (Commissione europea, 2000) l'italia risulta però molto al di sotto della media" L'uso della lingua inglese è ormai invasivo: molte nuove figure professionali hanno avuto una denominazione anglosassone fin dalla loro origine, tanto che non viene nemmeno tentata la traduzione in italiano. Inoltre i ruoli tradizionali stanno cambiando titolo sempre più spesso e, nelle ricerche di personale, così come negli organigrammi, occorre conoscere l'inglese anche solo per capire di quali funzioni si tratti. Esiste poi un fenomeno crescente: una percentuale non irrilevante delle richieste di personale in Italia viene pubblicata sui giornali e in Internet direttamente in inglese, per sottolineare che la seconda lingua rappresenta un requisito talmente scontato che non vale neanche la pena di analizzare il profilo in italiano. Va considerato infine che ormai i siti web delle grandi aziende italiane (ma anche di piccole e medie imprese, così come delle società di consulenza dell'area Afc), sono pubblicati anche nella versione anglosassone, se non addirittura soltanto in inglese. Da quanto riportato emerge, in sostanza, che alcune capacità, fino a poco tempo fa ritenute appannaggio di figure professionali specialistiche e di livello internazionale, devono essere considerate allo stato attuale come requisiti di base anche per tutte le figure professionali dell'area Afc. tratti essenziali richiesti a tutti gli addetti all'area: - la partecipazione responsabile alle sorti dell'azienda tende ad essere maggiormente distribuita tra tutti i lavoratori (Erp, Sap, cooperazione, soci, possesso di azioni, ecc.); - la gerarchia decisionale tende a diventare orizzontale, con gruppi di lavoro che condividono collettivamente (ma anche singolarmente) la responsabilità dei risultati; - le tecnologie di rete (intranet e extranet) mettono in grado ogni membro dell'organizzazione di dialogare con i colleghi, con i superiori, con l'esterno e quindi di conoscere processi e risultati a cui precedentemente era molto difficile accedere: questa novità rende più sfumata la linea di demarcazione tra una funzione e l'altra, segnando in qualche modo la fine del vecchio modo di dire: non è di mia competenza, che a volte veniva usato per reale mancanza di informazioni; - la produzione di qualunque bene o servizio tende alla decentralizzazione per la riduzione dei costi e tutti gli adempimenti dell'area Afc diventano correlati all'invio-ricezione telematica di dati dalle sedi decentrate (a volte dislocate in varie parti del mondo); - alcune fasi della produzione, o alcuni servizi trasversali, tendono ad essere affidati ad aziende specialistiche esterne (outsourcing), scelta che comporta una revisione complessiva delle procedure di contabilità generale, industriale, ecc.;

6 i contratti di lavoro si stanno modificando in modo profondo: formazione e lavoro, collaborazione coordinata e continuativa (i cosiddetti co.co.co.), alternanza scuola-lavoro, part time, assunzioni a tempo determinato, lavoro interinale, il "manager in affitto", il telelavoro, i contratti di consulenza e così via. In sostanza è possibile affermare che esistono numerose alternative al tipico posto fisso e che i datori di lavoro le utilizzano in maniera diffusa. Questo fenomeno induce ogni lavoratore a diventare sempre più un imprenditore di se stesso (con tutto ciò che comporta in termini di instabilità economico/ professionale) e sempre meno un impiegato al servizio di un'azienda. Traendo qualche considerazione da queste poche variabili è già possibile comprendere come tutte le figure professionali coinvolte nell'area Afc siano chiamate ad adottare sistemi di apprendimento continuo, dato che devono essere sempre più in grado di: utilizzare gli strumenti informatici e telematici che ormai fanno parte della dotazione strumentale di tutte le imprese, anche delle micro-aziende; se poi la dimensione aziendale cresce, di pari passo aumenta la complessità delle architetture dei sistemi informativi e dei software da dover conoscere (si veda il paragrafo sui moduli Sap); - comprendere i processi decisionali e contribuire, in ragione della specifica funzione, al buon andamento dell'intera organizzazione, in modo attivo e responsabile (Erp, Crm, Knowlwdge Management); considerare la disponibilità al cambiamento e la "precarizzazione" del posto di lavoro come una costante (spesso di non facile sostenibilità soprattutto in termini di diritti) strettamente legata alle possibilità di carriera; - utilizzare correntemente la lingua inglese, per inviare e ricevere informazioni non solo nelle propria lingua; con i colleghi di altre sedi decentrate, con i fornitori, per l'emissione e la registrazione di documenti fiscali, di fatturazione, acquisto, ecc. Il panorama delle possibilità occupazionali nel settore Afc appare dunque direttamente collegato alle capacità dei giovani e meno giovani di trasformare rapidamente le proprie conoscenze e di acquisire una mentalità disponibile a cambiamenti continui. Tutto questo può risultare alquanto singolare in un settore che, fino a non molto tempo fa, veniva considerato come il reparto più "stabile" delle imprese, dove i responsabili e gli addetti all'amministrazione erano "la memoria storica dell'azienda", vista la loro lunga permanenza in organico; venivano dipinti come personaggi di mentalità poco elastica, rigidi controllori dei cordoni della borsa, sempre in contrasto con i "creativi" del settore marketing, vendita, ricerca, con i quali sostenevano perenni discussioni sui progetti da realizzare e gli investimenti possibili. La tendenza attuale, al contrario, dimostra la necessità di professionisti di grande apertura mentale, con capacità tecniche e culturali superiori, chiamati a proporre ed attuare soluzioni innovative, in grado non solo di mantenere l'azienda sul mercato, ma anche di migliorarne costantemente la performance. Inoltre, gli addetti all'area Afc sono chiamati a lavorare sempre più in stretta collaborazione con le altre aree aziendali, devono essere disponibili ad apprendere dalle nuove tecnologie, alle nuove normative. - conoscere i principi economici e giuridici nazionali, europei ed internazionali, che regolano la gestione aziendale nei diversi territori, ed essere in grado di tenersi costantemente aggiornati sulle nuove norme;

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