REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELL ALBO PRETORIO ON LINE

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1 REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELL ALBO PRETORIO ON LINE Approvato con Deliberazione di Giunta Comunale n. 386 del 5 Ottobre 2012

2 INDICE 1. Oggetto 2. Caratteristiche e organizzazione delle pubblicazioni 3. Elementi obbligatori della pubblicazione 4. Atti da pubblicare 5. Modalità di pubblicazione 6. Annullamento di una registrazione o modifica del termine di pubblicazione 7. Tempi della pubblicazione 8. Sicurezza e tutela della riservatezza delle pubblicazioni 9. Modalità e formati di archiviazione degli atti pubblicati 10. Responsabile della tenuta dell albo 11. Attestazione di avvenuta pubblicazione 12. Registro di pubblicazione 13. Entrata in vigore

3 Art.1 Oggetto 1. In ossequio ai principi di pubblicità e trasparenza dell attività amministrativa di cui alla legge 241/1990 e s.m.i. e in specifica attuazione dell art. 32 della legge 69/2009 e s.m.i., il presente regolamento disciplina le competenze, le modalità, le forme e i limiti con i quali il Comune di Busto Arsizio gestisce il proprio albo pretorio informatico. 2. L albo pretorio informatico è allocato nella home page del sito internet istituzionale del Comune di Busto Arsizio, all indirizzo con apposito collegamento denominato Albo Pretorio on line. Art. 2 Caratteristiche e organizzazione delle pubblicazioni 1. Ogni pubblicazione effettuata sul sito informatico istituzionale rispetta i principi di accessibilità, elevata usabilità, reperibilità, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità dì consultazione, qualità, omogeneità ed interoperabilità così come previsto dall art. 53 D. Lgs. 82/2005 e s.m.i. (Codice dell'amministrazione digitale). 2. I documenti sono elencati e visualizzati in ordine cronologico di pubblicazione con l'indicazione del loro status: ente che pubblica, data inizio e fine pubblicazione, oggetto, allegati, numero registro di pubblicazione. 3. Il sistema informatico consente all'utente ricerche, estrazioni, ordinamenti ed elaborazioni di dati dai campi inerenti ai documenti pubblicati. Art. 3 Elementi obbligatori della pubblicazione 1. Gli elementi obbligatori per la pubblicazione sono i seguenti: a) numero di registrazione; b) data di registrazione; c) data iniziale di pubblicazione; d) data finale di pubblicazione; e) denominazione del richiedente; f) oggetto del documento; g) allegati al documento se pubblicabili a norma delle leggi vigenti. 2. Il numero di registrazione, la data di registrazione, la data iniziale e finale di pubblicazione costituiscono la segnatura del documento pubblicato all'albo.

4 Art. 4 Atti da pubblicare 1. Sono pubblicati all albo gli atti ed i documenti del Comune di Busto Arsizio, per i quali le singole norme di legge o di regolamento prescrivono l obbligo di pubblicazione, avente effetto di pubblicità legale. 2. Sono, altresì, pubblicati all albo i documenti la cui pubblicazione è richiesta da altre Pubbliche Amministrazioni o da altri soggetti abilitati. Art. 5 Modalità di pubblicazione 1. I dirigenti che lo richiedono, o i funzionari da loro appositamente delegati, sono responsabili della richiesta di pubblicazione con riferimento alla correttezza della modalità e dei tempi di pubblicazione nonché del documento da pubblicare con riferimento alla completezza, correttezza, pertinenza, indispensabilità nel rispetto della tutela dei dati personali. 2. Gli atti da pubblicare provenienti da Enti esterni o da soggetti privati devono essere trasmessi all indirizzo di posta elettronica certificata del protocollo del Comune. Con la stessa richiesta di pubblicazione il Comune di Busto Arsizio è esonerato da qualunque responsabilità, in particolare per quanto concerne i dati personali e sensibili. 3. Sia gli atti interni che quelli esterni sono pubblicati nella loro versione integrale e conforme all originale, compresi i relativi allegati. In deroga al principio di integralità, qualora il formato o la consistenza o il numero degli atti e/o dei relativi allegati non ne consenta la completa affissione, i medesimi saranno consultabili integralmente presso gli uffici preposti alla pubblicazione. 4. I provvedimenti devono essere forniti in un formato informatico che ne garantisca la sicurezza, l integrità e l inalterabilità, in armonia con quanto stabilito dall'art. 68, comma 4, del D. Lgs. 82/2005. I formati devono garantire la visualizzazione attraverso software di pubblico dominio, gratuiti e rispondenti a standard internazionali in modo da essere intellegibili attraverso qualsiasi sistema. Art. 6 Annullamento di una registrazione o modifica del termine di pubblicazione 1. Il soggetto responsabile della richiesta di pubblicazione può richiedere, con adeguata motivazione, l'annullamento di una pubblicazione o la modifica del termine di pubblicazione. 2. Non è ammessa la formula di «errata corrige». Se si riscontrano errori nel documento pubblicato, la registrazione del documento è annullata nel sistema di gestione informatica e viene contestualmente pubblicato il documento corretto, ricominciando il computo dei giorni di pubblicazione. 3. La registrazione è annullata nel repertorio dell'albo on-line con apposizione della dicitura «Annullato», consentendo così la lettura delle informazioni registrate in precedenza. Il documento è mantenuto on line fino alla scadenza dei termini di pubblicazione precedentemente assegnati. 4.Le informazioni relative all'annullamento sono conservate permanentemente.

5 Art. 7 Tempi della pubblicazione 1. I documenti pubblicati all albo pretorio informatico restano on line per il tempo stabilito dalla legge. Per gli atti per i quali non sia stabilito un tempo di pubblicazione, la durata è fissata in quindici giorni. 2. La pubblicazione avviene per giorni liberi, naturali e continuativi, comprese le festività civili. 3. Con i termini affissione e defissione si intendono rispettivamente l inserimento e la rimozione di un atto nell albo pretorio informatico. 4. Il computo del termine di pubblicazione ha inizio dal giorno successivo alla materiale affissione e termina il giorno precedente quello della materiale defissione del documento. 5. L albo pretorio informatico è accessibile tutti i giorni dell anno, salvo eventuali interruzioni determinate da cause di forza maggiore, ovvero da manutenzioni dei macchinari e dei programmi necessari ed indispensabili per il corretto funzionamento del sito informatico e dell albo. Art. 8 Sicurezza e tutela della riservatezza delle pubblicazioni 1. La pubblicazione degli atti all albo deve rispettare i principi generali che presiedono al trattamento dei dati personali, ai sensi del D. Lgs. 196/2003 e s.m.i. ed in particolare: Il principio di necessità Il principio di proporzionalità e non eccedenza Il diritto all oblio Il principio di esattezza e aggiornamento dei dati I contenuti degli atti da pubblicare e le limitazioni imposte dal rispetto della riservatezza dei dati personali sono decisi dal Responsabile del procedimento di formazione di ciascun atto da pubblicare. 2. Fermo restando il divieto di diffusione dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, previsto dall'art. 22, comma 8, del D. Lgs. 196/2003, la pubblicazione di documenti contenenti dati personali, compresi quelli sensibili e giudiziari, riferiti a persone fisiche, persone giuridiche, enti o associazioni, avviene, anche attraverso le caratteristiche del formato documentale utilizzato, nel rispetto dei principi di cui sopra, previsti negli artt. 3, 11 e 22 del D. Lgs. 196/2003, oscurando, se necessario, i dati personali e procedendo, pertanto, a una pubblicazione parziale del documento. 3. Le modalità di pubblicazione all Albo Pretorio Informatico degli atti e comunque dei dati personali devono avere caratteristiche di sicurezza ed inviolabilità conformi alle misure previste dagli articoli 31 e seguenti del D. Lgs. 196/2003, dall art. 51 del D.Lgs. 82/ L accesso agli atti pubblicati all albo pretorio informatico è consentito in modalità di sola lettura, al fine di evitare che gli stessi possano essere modificati o cancellati dallo spazio web.

6 Art. 9 Modalità e formati di archiviazione degli atti pubblicati 1. In armonia con i formati previsti dall'art. 68, comma 4, del D. Lgs. 82/2005, il Comune di Busto Arsizio individua i formati idonei alla conservazione a lungo termine dei documenti pubblicati. 2. La procedura di conservazione avviene contestualmente alla procedura di pubblicazione. 3. L ufficio Informatica garantisce la conservazione a lungo termine dei documenti digitali pubblicati e delle rispettive relate di pubblicazione, mantenendo nel tempo prova della loro autenticità nel caso di documenti firmati digitalmente, integrità, immodificabilità e intelligibilità, indipendentemente da soluzioni hardware e software adottate, scegliendo formati aperti e non proprietari, secondo quanto stabilito dall'art. 68 del codice dell'amministrazione digitale. Art. 10 Responsabile della tenuta dell Albo 1. Il Dirigente del Settore Affari Generali è responsabile della tenuta dell Albo Pretorio. 2. La gestione della procedura di pubblicazione on line degli atti, nonché la relativa attestazione di avvenuta pubblicazione, è affidata a detto Responsabile, che si avvale di un apposito programma informatico. 3. Il Responsabile può a sua volta delegare tali adempimenti ad altro soggetto competente, con particolare riferimento al Servizio Notificazioni (messi). Il Responsabile del Servizio o il responsabile del procedimento che ha adottato l atto provvede a farlo pervenire in formato elettronico non modificabile al Servizio Notificazioni in tempo utile alla sua pubblicazione. 4. In deroga a quanto previsto al precedente capoverso, la gestione del servizio di pubblicazione degli atti matrimoniali e della modifica di nome e cognome compete al Responsabile dei Servizi Demografici (o a persona da questi delegata), che provvede anche alla loro registrazione secondo le norme dell ordinamento dello Stato Civile. 5. Il settore presso il quale è allocato l ufficio informatica dell Ente è responsabile del supporto informatico e del tempestivo e corretto funzionamento dell Albo Pretorio informatico (implementazione, assistenza, manutenzione e aggiornamento, sicurezza informatica dei dati, etc.). Art. 11 Attestazione di avvenuta pubblicazione 1. L avvenuta pubblicazione è attestata con apposita relata recante il periodo di pubblicazione, la data di affissione e di defissione, nome, cognome, qualifica del messo notificatore. 2. L attestazione contiene la dichiarazione di regolare pubblicazione, nonché il numero di registrazione a repertorio e verrà prodotto automaticamente un attestato dal sistema informatico dopo la materiale defissione degli atti pubblicati.

7 Art. 12 Registro di pubblicazione 1. Le pubblicazioni all albo pretorio on line sono registrate nel sistema informatico con una apposita funzione, che assegna automaticamente ad ogni affissione un identificativo di pubblicazione. 2. La numerazione delle pubblicazioni è progressiva in ordine cronologico di inserimento senza soluzione di continuità: essa parte dall 1 gennaio di ogni anno e si chiude al 31 dicembre dello stesso anno. 3. Il Servizio Notificazioni (messi) cura la tenuta e la conservazione del Registro, che ogni anno è stampato in modalità digitale e conservato permanentemente. 4. Il Registro include tutte le informazioni relative alla registrazione e all'eventuale annullamento del documento pubblicato. Art.13 Entrata in vigore 1. Il presente regolamento entra in vigore nei tempi previsti dall articolo 134, comma 3, del D. Lgs. 18 agosto 2000, 267.

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