Microcosmos Multimedia, srl

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1 La guida all'uso della nuova ricetta con Phronesis Premessa Dal 1 Febbraio 2005, in alcune Regioni, ed in tutta Italia dal 1 Aprile 2005, salvo ulteriori proroghe dell'ultimo minuto, entrerà in vigore la stampa delle richieste di prestazioni e la prescrizione di farmaci con il nuovo ricettario del Sistema TS ( Lo staff tecnico di Microcosmos ha cercato, rispettando le caratteristiche di personalizzazione e di facilità d'uso che da sempre contraddistinguono Phronesis, di rendere trasparente il passaggio dalla vecchia alla nuova ricetta. Nonostante l'impegno profuso nel rispettare tutte le caratteristiche del nuovo ricettario, chiediamo la collaborazione dei nostri Utenti affinché questo passaggio sia completamente recepito nella pratica clinica quotidiana. Le innumerevoli richieste Regionali, ed addirittura delle singole Aziende USL, hanno reso tale implementazione estremamente delicata e piena di ulteriori opzioni che è necessario conoscere ed attivare in base alle differenti esigenze locali. E', inoltre, doveroso precisare che essendo una normativa del tutto nuova e priva di un Ente Certificatore che abbia potuto testare a pieno tutte le varie richieste, Microcosmos si riserva di modificare, quando necessario, il programma onde soddisfare eventuali esigenze locali non ancora implementate. I primi passi Per prima cosa è necessario aver installato sul proprio PC (ed eventualmente su tutti i PC presenti in una rete locale ad es. una Medicina di Gruppo) la versione di Phronesis che consente di gestire in pieno tutte le caratteristiche del nuovo ricettario Sistema TS. Tale versione è disponibile per tutti gli Utenti in regolare corso di abbonamento, o tramite CD o direttamente dal nostro sito web ( a seconda del tipo di abbonamento posseduto.

2 Una volta installata la versione (per verificare il numero di versione occorre selezionare la voce di menu? Editore dalla finestra principale di Phronesis) è necessario importare il nuovo ricettario (cosa che deve essere fatta anche da chi aveva già installato la versione , o le versioni precedenti che comprendevano già la nuova ricetta o le successive utilizzate per la lunga fase di test eseguiti: in sintesi anche chi ha già presente nella propria versione del programma posseduto il modulo per la nuova ricetta Sistema TS, dovrà importarlo nuovamente utilizzando esclusivamente questa versione definitiva). Per fare ciò è necessario (su ogni PC che accede agli archivi): chiudere Phronesis. selezionare dal menu Start Programmi Microcosmos la voce Importa ricettario SSN Sistema TS. La finestra che compare a video è la seguente: Fare clic sul pulsante Importa ricettario. Attendere fino alla comparsa del seguente messaggio. Fare clic sul pulsante Ok e quindi sul pulsante Esci. A questo punto chi non aveva ancora importato la ricetta l'avrà importata chi, invece, aveva già importato la ricetta con la versione (od altre di test) noterà che non sarà importata un ulteriore ricetta, ma che sarà modificata quella già esistente; in alternativa si può cancellare il precedente modulo ed importarlo nuovamente. ATTENZIONE! Questo passaggio è obbligatorio in quanto vengono aggiunti e/o modificati tutta una serie di campi che le precedenti versioni non gestivano in maniera del tutto corretta. Per questo motivo sarà necessario effettuare delle nuove prove di stampa per verificare (in base alla propria stampante) se effettivamente i campi del modulo siano stampati correttamente all'interno delle relative caselle sulla ricetta. Il modulo importato è comunque molto vicino alla realtà, dopo gli innumerevoli test effettuati, e si tratta solamente di controllare l'effettiva impaginazione.

3 IMPORTANTE! Prima di spostare ogni singolo campo, consigliamo ai nostri Utenti di allineare la stampante al modulo, agendo sugli scostamenti (in mm.) orizzontale e verticale, presenti nella voce Opzioni del menù Modifica del relativo Modulo di Stampa, raggiungibile dalla voce Configura moduli per la stampa del menù Strumenti della finestra principale di Phronesis: per la maggior parte delle stampanti riconosciute da Windows, una volta centrato un campo, tutti gli altri dovrebbero risultare corretti. IMPORTANTE! Il ricettario non è selezionato automaticamente all'interno dei vari diari. Questa scelta è stata decisa in quanto in varie regioni d'italia la stampa della ricetta è effettuata (e lo sarà per alcuni mesi) ancora con il vecchio ricettario. Per selezionare il nuovo modulo quindi, ma solo quando si ha effettivamente intenzione di passare alla stampa con il nuovo ricettario, è necessario agire nei seguenti diari (aprendo una cartella clinica di un paziente qualsiasi): Esami strumentali Esami di laboratorio Terapia farmacologica Fisioterapie ed altre terapie Medicazioni ed altre prescrizioni Visite specialistiche Day Hospital e Ricoveri e selezionare nella barra di stampa la voce Ricettario SSN Sistema TS al posto di Ricettario SSN Orizzontale o comunque di quello in uso.

4 Come puro esempio esemplificativo mostriamo di seguito il diario della Terapia farmacologica. In alternativa si possono selezionare i moduli di stampa e le relative stampanti associate, per tutti i diari di Phronesis, accedendo alla nuova voce Configura stampe presente nel menù Strumenti o dal relativo pulsante inserito nella finestra del Configura moduli per la stampa.

5 Dopo aver importato il nuovo ricettario Sistema TS, l'altra operazione fondamentale da eseguire è quella di impostare il programma affinchè gestisca, automaticamente, la stampa della sigla della provincia e del codice dell'asl d'appartenenza dell'assistito. Infatti, il disciplinare tecnico prevede che il codice ASL e la sigla della provincia di residenza del paziente siano stampate solo nel caso in cui lo stesso non faccia parte della regione di appartenenza del medico (ASL di regioni diverse); nel caso in cui il paziente faccia parte della stessa regione, ma appartenga ad una ASL diversa da quella del medico, allora il programma stamperà solo il codice ASL ma non la sigla della provincia, mentre non stamperà nulla se il paziente faccia parte della medesima ASL d'appartenenza del medico (propri assistiti). Affinchè il programma gestisca, automaticamente, queste tre eventualità è indispensabile che siano indicate, esattamente, l'asl e la regione d'appartenenza del medico e quelle di tutti i pazienti presenti in archivio. Per assegnare, automaticamente, la sigla della provincia ed il codice dell'asl d'appartenenza dell'assistito a tutti i pazienti presenti in archivio, è stato creato un apposito programma al quale, chiuso Phronesis, si può accedere andando su Start Programmi Microcosmos Riempi provincia ASL d'appartenenza e seguire le istruzioni a video: Selezionare l'archivio in cui si desidera riempire, automaticamente, i campi della provincia e dell'asl di appartenenza dal campo cerchiato in rosso e poi fare clic su Riempi il codice ASL a tutti i pazienti. Da ultimo occorre verificare che sia stata correttamente introdotta l'asl e la regione d'appartenenza del medico titolare dell'archivio. Per fare ciò occorre andare dal menù principale di Phronesis ad Archivio Utenti e privilegi d'accesso Introdurre il proprio codice d'accesso Selezionare il nominativo del medico titolare dell'archivio e fare doppio clic su di esso: comparirà la seguente finestra Utente nella quale sarà possibile verificare la regione e l'asl d'appartenenza del medico. Se non corretti, apportare le opportuno modifiche e salvarle facendo clic su il pulsante OK.

6 Le nuove opzioni Tra le varie opzioni (per attivarle è necessario andare dal menu Strumenti Opzioni nella linguetta Stampa ricette ) introdotte nel programma segnaliamo: Stampa solo le prime cifre dell'esenzione che consente di stampare solo le cifre che precedono il punto nelle esenzioni per patologia. Ad esempio per l'esenzione verrà stampato solo il codice 013. Questa opzione consente di rispettare il disciplinare tecnico del nuovo ricettario, ma nel tempo stesso di avere all'interno della cartella del paziente anche la specificazione della malattia (il sub-codice 250).

7 Non stampare Si richiede nelle richieste di prestazioni che, come dice la descrizione stessa non stampa la voce Si richiede quando si stampano richieste specialistiche, così come previsto dal disciplinare tecnico. Stampa sempre codice ASL sulla ricetta creata appositamente per tutte quelle ASL che richiedono, al contrario di quanto previsto dal disciplinare tecnico, di stampare sempre la provincia e l'asl di appartenenza dell'assistito, indipendentemente se il paziente è di un'altra regione (stampa sigla provincia e codice ASL), fa parte della stessa ASL del medico (nessuna indicazione) od appartiene ad un'altra ASL, ma della stessa regione (stampa solo codice ASL, ma non la sigla della provincia). Se selezionata Nessuna priorità annulla tutte le caselle che barra con una X tutte le caselle di Priorità nel caso in cui il medico non specifichi la priorità per la richiesta specialistica, come richiesto da alcune ASL. Usa priorità Programmata come default nelle nuove registrazioni che consente di stabilire come priorità di default la voce Programmata per qualsiasi esame o richiesta che venga introdotta in cartella. Usa scrittura alternativa nelle note AIFA (Es. Nota 1 = 1XX) che barra con una X le caselle non utilizzate nella stampa delle note AIFA, come richiesto da alcune ASL. Di default il programma, invece, riempe con degli 0 le caselle prima del numero, per esempio nota 66 = 066, nota 9 bis = 09B. Aggiungi suffisso INT quando stampa una prestazione integrativa che aggiunge automaticamente il suffisso INT al codice d'esenzione (prime tre cifre) del paziente nella stampa delle prestazioni integrative, come richiesto dalla Regione Lazio, ad es., per i soggetti diabetici, la richiesta degli stick sarà stampata con il codice 013INT ecc.

8 La configurazione e la personalizzazione del modulo Nel nuovo ricettario Sistema TS non sono stati introdotti tutti i nuovi campi così come richiesti dal disciplinare tecnico per dare libera scelta al medico di introdurli o meno in base alle richieste della propria ASL o della Regione d'appartenenza. In particolare: tutti i codici a barre del nomenclatore tariffario degli esami di laboratorio, strumentali e delle visite specialistiche ed il codice a barre del codice AIC del farmaco prescritto. Per aggiungere tali campi è necessario fare clic su Strumenti Configura moduli per la stampa dalla finestra principale di Phronesis. A video comparirà la finestra contenente tutti i moduli predefiniti. Selezionare la voce Ricettario SSN - Sistema TS e fare clic sul pulsante Modulo.

9 A video apparirà il modulo con tutti i campi posizionati già correttamente: Come si può notare dalla figura, i campi non combaciano perfettamente con i riquadri dell'immagine sottostante: state comunque tranquilli! I test effettuati sulla maggior parte delle stampanti in commercio hanno indicato che tale posizione è la più simile al risultato finale di stampare correttamente i campi sulla ricetta. A questo punto è possibile spostare un singolo campo, allargarlo o restringerlo se non entra nelle caselle, cancellarlo se non deve essere utilizzato od aggiungerne dei nuovi; all'interno di ogni singolo campo, possono essere cambiati il font, le dimensioni, lo stile, l'allineamento ecc. ecc. Per aggiungere nuovi campi è necessario andare su Modifica Nuovo campo o far clic sul pulsante

10 La finestra che compare a video è la seguente: La maggior parte dei nuovi campi sono presenti nella sezione Speciale selezionabile dal menù a tendina cerchiato in rosso nell'immagine sopra raffigurata. In basso appariranno tutti i nuovi campi che possono essere spostati nella colonna Campi da stampare facendo doppio clic sul campo da aggiungere. Scorrendo verso il basso questa lista, può essere selezionata la stampa in posizione alternativa dell'esenzione, onde poter stampare sulla nuova ricetta Sistema TS il codice d'esenzione nella posizione alternativa, così come previsto in alcune regioni d'italia. ATTENZIONE! Facendo clic su OK il nuovo campo comparirà in alto a sinistra del modulo e dovrà essere spostato (trascinato) con il mouse nella parte desiderata. Sotto la voce Esenzione ticket è presente il nuovo campo Codice di esenzione (senza punto) che, se selezionato e messo al posto di Codice di esenzione, consente di stampare tutto il codice di esenzione per patologia senza il punto. Ad es. se il paziente ha un'esenzione verrà stampato , come richiesto da alcune ASL.

11 Per concludere ricordiamo che alcune regioni, così come previsto dal disciplinare tecnico, richiedono che in assenza del codice d'esenzione, sia biffata la casella N e le 6 caselle relative al codice non siano barrate ma restino in bianco (contrariamente a quanto previsto con la vecchia ricetta) in modo che il paziente, privo di esenzione per invalidità, status, patologia o malattia rara, ma in possesso di esenzione per reddito, possa autocertificare tale suo diritto presso la farmacia o la struttura erogatrice della prestazione, tramite la biffatura della casella R, l'apposizione della sua firma e l'indicazione della propria condizione economica a mezzo dei relativi codici: E01, E02, E03 ed E04. Affinchè il programma biffi la casella N e non annulli le 6 caselle d'esenzione occorre deselezionare la casella Annulla le caselle d'esenzione ticket in assenza del codice d'esenzione presente nella voce Opzioni del menù Modifica del relativo Modulo di Stampa, raggiungibile dalla voce Configura moduli per la stampa del menù Strumenti della finestra principale di Phronesis. Insomma agendo opportunamente sulle varie opzioni di personalizzazione di stampa presenti nel programma è possibile adempiere compiutamente a tutti i formalismi previsti dalle varie regioni o dalle singole ASL italiane, venuti alla nostra conoscenza fino alla data di rilascio della presente versione.

12 Il tipo di paziente ed i vari moduli della ricetta Sistema TS E' importante precisare, per una corretta gestione del nuovo ricettario, che il Sistema TS, pur utilizzando un unico modulo unificato di ricettario, ha però suddiviso gli assistiti in otto categorie: 1) Cittadini italiani o stranieri residenti 2) Stranieri temporaneamente presenti in Italia (STP) 3) Assicurati esteri in temporaneo soggiorno (UE) 4) Assicurati esteri extraeuropei (EE) 5) Naviganti per visita ambulatoriale (NA) 6) Naviganti per visita domiciliare (ND) 7) Naviganti esteri europei (NE) 8) Naviganti esteri extraeuropei (NX) Tutte queste tipologie di assisititi, selezionabili dal menù a tendina Tipo di paziente presente nella Posozione amministrativa della Scheda Anagrafica del paziente, richiedono che la stampa della ricetta Sistema TS, a loro favore, avvenga con particolari e specifici formalismi.

13 Per raggiungere tale scopo, occorre, una volta selezionata, nella finestra della Posizione Amministrativa della Scheda Anagrafica l'esatta tipologia di assistito, associare ad esso, agendo nel diario interessato alla stampa, il relativo modulo: 1) Ricettario STP Sistema TS per gli Stranieri temporaneamente presenti in Italia (STP) 2) Ricettario SASN Sistema TS per tutti i Naviganti (NA, ND, NE ed NX) 3) Ricettario UEEE Sistema TS per gli Assicurati esteri (UE ed EE) Infatti nella finestra Configura moduli per la stampa i nostri Utenti noteranno che tali moduli, ognuno personalizzato con il suo specifico formalismo relativo alle sopra citate tipologie di assistiti, sono già presenti e predisposti ed, inoltre, è stato approntato un ulteriore modulo, denominato Intestazione ricetta Sistema TS, che può essere d'ausilio nelle visite domiciliari, in quanto può essere stampato con i soli dati identificaviti dei pazienti che si andranno a visitare, utilizzando la funzione Stampa (F2) e selezionando la voce Intestazione della ricetta.

14 Chiaramente il nuovo modulo andrà selezionato, per tutti quei diari interessati alla stampa di prestazioni o terapie per quel determinato paziente, con le medesime modalità precedentemente descritte. Nell'ottica del continuo miglioramento dei propri prodotti e servizi, Microcosmos Multimedia S.r.l. s'impegna ad aggiornare il programma in base alle future normative nazionali o regionali che dovessero essere emanate o che le venissero portate a conoscenza da parte degli Utenti.