SOFTWARE PER LA RIPARTIZIONE DELLE SPESE CONDOMINIALI RELATIVE A EDIFICI DOTATI DI CONTABILIZZATORI. EasySAT

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1 SOFTWARE PER LA RIPARTIZIONE DELLE SPESE CONDOMINIALI RELATIVE A EDIFICI DOTATI DI CONTABILIZZATORI EasySAT Il software consente la ripartizione delle spese condominiali,relative al riscaldamento degli ambienti, alla produzione di acqua calda sanitaria ed al consumo di acqua fredda, in edifici plurifamiliari dotati di satelliti d utenza modello BAXI LUNA SAT. Il software non si configura come un programma da installare nel Personal Computer, ma è un applicativo che lavora su un portale internet, raggiungibile quindi da qualsiasi utente dotato di modem o linea ADSL che permetta la connessione alla rete internet. Tale software è strutturato in modo tale da consentire all Amministratore di condominio, preventivamente autorizzato da BAXI, di inserire i dati dell edificio e dei diversi appartamenti che costituiscono il condominio (ubicazione, millesimi, eventuale nominativo del proprietario o inquilino, ) di consultare mensilmente i consumi di energia e di volumi di acqua sanitaria (calda e/o fredda) e di determinare la ripartizione delle spese condominiali per ogni singolo appartamento costituente il condominio.

2 Paragrafo 1 Login Per accedere al programma bisogna collegarsi ad internet tramite il Personal Computer e digitare nel campo per l indirizzo URL L indirizzo : Dopo una breve attesa comparirà la schermata seguente di apertura del sito EASYSAT:

3 Per accedere al programma vero e proprio è necessario essere accreditati con una Login ed una Password. Qui sotto è evidenziato il particolare della finestra di richiesta di Accesso all area Riservata La prima volta che si accede al portale è necessario registrarsi, ossia bisogna cliccare sulla parola indicata dalla freccia Registrati. Per registrarsi l amministratore dovrà compilare una scheda di richiesta dati del tipo mostrato qui di seguito.

4 La scheda compilata in ogni sua parte verrà inviata alla BAXI S.p.A. tramite la conferma sulla casella Registrati. BAXI poi si riserverà di esaminare la richiesta e di inviare la conferma dell attivazione, tramite mail all amministratore che ha effettuato la richiesta, all indirizzo mail specificato nella scheda di attivazione. A questo punto l amministratore che intende avvalersi di questo strumento software per la ripartizione dei consumi di energia tra i condomini, potrà accedere al programma.

5 Paragrafo 2 Creazione nuovo condominio Tramite la digitazione di Login e Password nell apposita casella di richiesta, si accede al programma vero e proprio. Due sono le possibilità di interazione che fornisce il programma in questo contesto: 1) Elenco dei condomini già creati dall amministratore (vedi figura sottostante) 2) Aggiunta/creazione di un altro (o primo) condominio. Nel caso sia il primo accesso o comunque l amministratore non abbia ancora creato nessun condominio, non vi saranno ovviamente proposte righe per l accesso a condomini già creati, ma solamente l opzione + Aggiungi un nuovo condominio Cominciamo a vedere quest ultimo punto. Ciccando su + Aggiungi un nuovo condominio, si accede ad una nuova maschera che consente l inserimento dei dati riguardanti il nuovo edificio.

6 La maschera di richiesta dati proposta sarà del tutto identica a quella illustrata nella figura seguente. La maschera offre la possibilità di inserire i dati relativi al nuovo condominio, vale a dire il NOME DEL CONDOMINIO, l INDIRIZZO, il NUMERO DI CELLULARE dell antenna Gateway associata all impianto di contabilizzazione, la QUOTA DI SPESA FISSA deliberata dall Assemblea condominiale e relativa alla quota di spesa per il riscaldamento (ed eventualmente alla produzione di acqua calda sanitaria) da ripartire in base ai millesimi di proprietà e non ai consumi, e le eventuali NOTE aggiuntive che vanno a corredo dell anagrafica di condominio. Molto importante è la casella di spunta con la dicitura Lettura automatica, infatti se la casella è spuntata significa che viene richiesto espressamente ad EasySAT di effettuare una chiamata all antenna, ad inizio mese per aggiornare i dati di consumo mensili. Tale opzione è valida se, e solo se il sistema è dotato di antenna Gateway GSM. Come si può notare dalla figura riportata qui sopra, la barra di colore arancione mostra sempre il nome della sezione in cui si sta operando; nel nostro caso Condomini > nuovo condominio, mentre la barra azzurra del titolo consente di accedere al profilo dell Amministratore o di uscire dal programma.

7 Una volta confermati i dati con Salva verrà presentata la maschera riassuntiva con i dati appena salvati del nuovo condominio riportata qui di seguito. La schermata può essere suddivisa nelle seguenti zone: DATI RIASSUNTIVI DEL CONDOMINIO POSSIBILI OPZIONI ZONA PER L INSERIMENTO O L ATTIVAZIONE DELLE LETTURE Se è stata attivata la casella di spunta Lettura automatica, e se è stato inserito il numero di cellulare dell antenna condominiale, comparirà la segnalazione seguente nella parte in basso della schermata. Questo condominio non è mai stato controllato. Il sistema eseguirà la prima lettura in automatico il prima possibile. Questo significa che, quanto prima, verrà eseguita una lettura automatica per constatare lo stato dei contatori nel condominio e procedere alla loro assegnazione agli appartamenti. Se la casella di spunta per la lettura automatica non è stata confermata oppure se non è stato inserito alcun numero di cellulare dell antenna il messaggio proposto sarà il seguente: Questo condominio non è mai stato controllato. Il sistema eseguirà la prima lettura appena inserirai il numero di cellulare dell antenna GSM. Passiamo ora a spiegare le possibili opzioni di questa schermata:

8 Modifica dati condominio Creazione automatica degli appartamenti Ripartizione dei consumi (questa opzione verrà descritta più avanti nel manuale) MODIFICA DATI CONDOMINIO Questa opzione ripresenterà la schermate di inserimento dati nuovo condominio per un eventuale correzione / modifica. CREAZIONE AUTOMATICA DEGLI APPARTAMENTI Questa opzione è stata pensata per rendere più veloce e immediata la generazione degli appartamenti che costituiscono il condominio appena creato. Una volta scelta questa opzione si passerà alla seguente schermata: A questo punto basterà inserire il numero degli appartamenti costituenti l edificio plurifamiliare e cliccare su genera appartamenti. ATTENZIONE : la centrale termica non è considerata come appartamento. Se ad esempio il nostro edificio è composto da 4 appartamenti, inseriamo il numero 4 e generiamo gli appartamenti. Comparirà la seguente schermata:

9 APPARTAMENTI GENERATI Come vediamo sono stati generati i 4 appartamenti richiesti, ovviamente senza alcun dato inserito. I millesimi sono stati, al momento, equamente divisi tra le quattro unità. A questo punto, volendo definire esattamente ogni singola unità immobiliare, bisognerà, per ciascuna di esse, attivare il tasto Modifica e inserire i dati relativi all unità. Il tasto Modifica consentirà l accesso alla seguente maschera di modifica dati dell appartamento tramite la quale è possibile modificare i seguenti dati : Nome dell appartamento Ubicazione Millesimi Note

10 NOTA IMPORTANTE : nel modificare i dati di pertinenza di ciascun appartamento ricordiamo che la somma delle ripartizioni millesimali del totale di unità abitative DEVE dare forzatamente A questo punto non resta che attendere la lettura automatica (se è stata impostata in sede di creazione dell edificio) oppure effettuare l UPLOAD di una lettura in formato XML o BIL. Ricordiamo infatti che fino a questo momento il software conosce l edificio creato, il numero di unità abitative che lo compongono e le loro caratteristiche, ma non lo abbiamo ancora informato di quanti e quali dispositivi (contabilizzatori / contalitri) è costituito l edificio in questione. Per fare questo passo ulteriore è necessario che facciamo eseguire al software una lettura GSM (se l antenna Gateway dell edificio è un antenna GSM) oppure che inviamo al software, tramite la rete internet (upload) una lettura in formato XML o BIL. NOTA IMPORTANTE : L argomento relativo alle LETTURE AUTOMATICHE da parte del programma EasySAT è riportata alla fine del manuale. CARICAMENTO DI UNA LETTURA IN FORMATO XML o BIL Per effettuare l upload via rete di una lettura già scaricata in locale in formato XML o BIL bisogna ciccare sull apposita voce + inserisci una lettura impianto in formato xml oppure + inserisci una lettura impianto in formato MBus (.bil) Verrà proposta la seguente maschera : Tramite il tasto Sfoglia si selezionerà il file nel computer locale, e poi, mediante il tasto invia lo si invierà al programma EasySAT. Se tutto è andato bene si presenterà la schermata seguente :

11 In alto comparirà la scritta Lettura impianto caricata correttamente. Nello spazio sottostante saranno visibili un certo numero di contabilizzatori (istanziati anche più volte con lo stesso identificativo, ma questo NON è un problema). I contacalorie sono contraddistinti dal simbolo I contalitri sono contraddistinti dal simbolo Il punto interrogativo significa che il contalitri non è ancora stato assegnato come contalitri di acqua calda o acqua fredda. Ciccando l opzione Indietro per questa schermata e quella successiva si ritorna alla schermata del condominio, dove, questa volta compaiono anche i contabilizzatori appena caricati (vedi figura nella pagina successiva).

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13 Come si può notare, nel campo tipo compare una generica descrizione (Altro Acqua o Riscaldamento). Bisognerà ciccare sopra ciascuna descrizione preceduta dal triangolino e selezionare la giusta descrizione del contatore. DEFINIZIONE DEI CONTATORI E LORO ASSEGNAZIONE AGLI APPARTAMENTI A questo punto possiamo dire di avere completato le seguenti fasi: Creazione del condominio Creazione degli appartamenti Creazione dei contatori (mediante lettura GSM o upload di una lettura) EasySAT conosce il numero di appartamenti ed il numero di contatori, ma non sa attribuire ciascun contatore all appartamento nel quale opera, quindi ora dobbiamo effettuare un operazione assolutamente necessaria per poter procedere alla ripartizione delle spese condominiali: dobbiamo definire il tipo di contatore (riscaldamento, acqua calda, acqua fredda,.) ed assegnarlo all appartamento di pertinenza (o definire se è un contatore pertinente a tutto il condominio). Di fianco a ciascun contatore compaiono due caselle: tipo e appartamento, contraddistinte da una freccetta nera che indica l apertura di una casella di assegnazione. Ciccando sulle caselle si aprirà appunto il menù a tendina proponendo alcune scelte. Nel caso di contabilizzatori di energia verrà proposta la seguente scelta:

14 Lasceremo Riscaldamento se il contabilizzatore è adibito a conteggiare la sola energia di riscaldamento di un appartamento (per esempio se è inserito in un satellite d utenza per solo riscaldamento). Assegneremo Riscaldamento ambienti e acqua calda sanitaria se il contabilizzatore è inserito in un satellite d utenza fornito di scambiatore di calore per la produzione di acqua calda sanitaria, mentre assegneremo Riscaldamento acqua calda sanitaria se il contabilizzatore in questione è situato in centrale termica e conteggia l energia fornita dal generatore centralizzato per riscaldare un bollitore centralizzato per l acqua calda sanitaria). La stessa cosa dovremo fare per i contatori acqua. Assegneremo Acqua calda, Acqua fredda o Acqua fredda centralizzata a seconda di dove è impiegato quel particolare contatore. L altra assegnazione è quella relativa all appartamento di pertinenza. Ciccando sulla casella non assegnato di ciascun contatore si aprirà una casella di assegnazione che proporrà gli appartamenti costituenti il condominio. Si tratterà di assegnare il dispositivo all appartamento per il quale contabilizza i consumi. Dopo che è stata completata questa fase avremo il condominio completamente definito e pronto ad operare.

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16 Ciccando sopra il simbolo di ciascun contabilizzatore si otterrà una schermata con i dettagli di quel dispositivo: Ciccando sul simbolo della matita, nella colonna descrizione, si aprirà una finestra con una riga di modifica relativa alla descrizione del dispositivo. La descrizione del dispositivo, così compilata, comparirà nella colonna descrizione a fianco del numero del contatore.

17 Ciccando sulla casella dell appartamento nella colonna appartamento, verrà prodotta una schermata con il dettaglio dei dati dell appartamento e con i contabilizzatori ad esso assegnati. Attraverso l opzione Elimina, riportata alla fine di ogni riga riferita ai contabilizzatori, è possibile eliminare il dispositivo dal condominio (opzione da valutare nel caso si debba sostituire un contatore a causa di un guasto). Accanto al simbolo di ciascun contabilizzatore compare un icona con il simbolo di un grafico, a lato nel numero di serie del contatore. Ciccando con il mouse su tale icona è possibile ottenere l andamento temporale dei consumi relativi a quel contatore in base allo storico delle letture effettuate dall amministratore. Per esempio, se le letture sono state fatte una volta al mese, il grafico risultante potrebbe essere simile a quello mostrato dalla figura di seguito riportata.

18 RIPARTIZIONE DEI CONSUMI La ripartizione dei consumi si attiva dall opzione presente sulla pagina iniziale di accesso al condominio Ripartizione dei consumi :

19 Una volta ciccato con il mouse su questa opzione si aprirà una schermata, mostrata nella figura sottostante, per decidere su quale periodo di consumi effettuare la ripartizione dei consumi. Il programma chiederà che sia inserito il periodo di fatturazione e gli importi delle bollette da ripartire : Nella casella Importo energia dovrà essere indicato l importo delle bollette di gas ed energia elettrica utilizzata dalla centrale termica, mentre nella casella Importo acqua andrà immesso l eventuale importo per il consumo di acqua fredda condominiale oggetto di contabilizzazione per singolo appartamento. Il risultato sarà una schermata come quella riportata nella pagina seguente. La prima parte del report di uscita riguarda i contatori: mese per mese vengono specificati i consumi relativi di ciascun contatore (su ogni casella è specificato il valore di consumo di quel mese, non il valore cumulato). Nell ultima colonna compare il valore TOTALE del periodo. Le ultime tre righe sono di riepilogo dell intero insieme di contabilizzatori del condominio: Totale consumi di acqua calda (mc) Totale consumi di acqua fredda (mc) Totale consumi per riscaldamento (kwh)

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21 La seconda parte è il vero e proprio report di ripartizione dei consumi, e va spiegato colonna per colonna. Ogni riga si riferisce al singolo appartamento. Colonna 1 (Appartamento) : Specifica il nome assegnato all appartamento Colonna 2 (Millesimi) : Specifica i millesimi di competenza di quell appartamento Le tre colonne successive si riferiscono ai consumi riscaldamento. Colonna 3 (Parte fissa riscaldamento (kwh)) : Dettaglia la spesa, in Euro, dovuta per il solo riscaldamento in relazione alla proprietà in millesimi dell abitazione. Se il condominio non è dotato di bollitore solare centralizzato per il riscaldamento dell acqua calda sanitaria, allora la formula di calcolo sarà la seguente: TOTALE BOLLETTA Perc. da ripartire in millesimi X Millesimi di proprietà Se invece abbiamo un bollitore solare centralizzato, che la caldaia centralizzata contribuisce a scaldare in caso il sole non sia sufficiente, allora la formula sarà la seguente: (TOTALE BOLLETTA) x (kwh totali solo riscald.) ((kwh totali solo risc) + (kwh totali risc. bollitore ACS)) X % da ripartire in mill X Millesimi di proprietà Ricordiamo che in questo caso il valore Totale consumi per riscaldamento (kwh) non comprende il valore indicato nella riga Disp. Centralizzato Riscaldamento acqua calda sanitaria (kwh) QUESTO VALORE è il totale dei soli consumi per riscaldamento degli ambienti, e quindi NON COMPRENDE

22 Colonna 4 (Parte per consumi riscaldamento (kwh) : Dettaglia la spesa, in Euro, dovuta all effettivo consumo di kwh realizzato dall abitazione. Se il condominio non è dotato di bollitore solare centralizzato per il riscaldamento dell acqua calda sanitaria, allora la formula di calcolo sarà la seguente: (TOTALE BOLLETTA) x (kwh totali solo riscald.) ((kwh totali solo risc) + (kwh totali risc. bollitore ACS)) X %. da ripartire in consumi TOTALE CONSUMI RISC. X Consumi Appart. Colonna 5 è la somma complessiva della parte fissa e parte consumi relativa al solo comparto riscaldamento. Le prossime tre colonne si riferiscono ai consumi di acqua calda centralizzata (se nel condominio è presente un bollitore di Acqua Calda Centralizzata assistito dalla caldaia condominiale). Colonna 6 (Parte fissa risc. acqua calda (kwh)) : dettaglia la spesa, in Euro, dovuta per il riscaldamento dell acqua calda sanitaria, in relazione alla proprietà in millesimi dell abitazione. (TOTALE BOLLETTA) x (kwh totali riscald. ACS.) ((kwh totali solo risc) + (kwh totali risc. bollitore ACS)) % da ripartire in mill X Millesimi di proprietà

23 Colonna 7 (Parte per consumi risc. acqua calda (kwh)) : dettaglia la spesa, in Euro, dovuta per il riscaldamento dell acqua calda sanitaria, in relazione ai consumi di acqua calda realizzati dall appartamento. (TOTALE BOLLETTA) x (kwh totali riscald. ACS.) ((kwh totali solo risc) + (kwh totali risc. bollitore ACS)) % da ripartire in consumi TOT. Litri ACS consumati X Lt. ACS appartamento Colonna 8 (Tot. Risc. acqua calda (kwh)) : è la somma complessiva della parte fissa e parte consumi relativa al solo comparto riscaldamento acqua calda sanitaria (se presente un bollitore centralizzato di ACS). Colonna 9 (Totale energia (kwh)) riporta il totale dei consumi, in Euro ed in kwh, della parte riscaldamento ambienti e riscaldamento acqua calda sanitaria per ciascun appartamento. Colonna 10 (Quota acqua fredda centralizzata (mc)): riporta il valore di consumo in metri cubi, distribuito secondo i millesimi di proprietà, del contatore centralizzato di acqua fredda dei servizi (ove presente). Colonna 11 (Acqua calda e fredda (mc)): riporta il valore di consumo effettivo in metri cubi, di acqua calda e fredda consumata dall appartamento. Tali consumi servono per dividere la bolletta del consumo acqua. Colonna 12 (Totale acqua (mc)): riporta il valore di totale di consumo effettivo (parte acqua fredda centralizzata e parte effettivamente consumata dall appartamento) in Euro e metri cubi. Tale valore è la somma dei valori nelle colonne 10 e 11. Nella schermata di riepilogo consumi, alla fine, in basso a destra compare anche una casella di selezione con il simbolo di una stampante e di un documento PDF (vedi figura qui sotto). Cliccando con il mouse su questa casella si otterrà una stampa in formato PDF della schermata di riepilogo della ripartizione consumi in modo da poterla includere in un documento.

24 LETTURE AUTOMATICHE Il programma EasySAT è predisposto per effettuare letture automatiche dei dati memorizzati nei contabilizzatori dei condomini una volta al mese. La lettura automatica avviene però solo alle seguenti condizioni : Il condominio deve essere equipaggiato di antenna GSM e carta SIM VODAFONE abilitata per la trasmissione di dati. Il condominio deve essere stato inizializzato in modo tale che il network di antenne che costituisce l infrastruttura per la trasmissione via GSM dei dati di consumo sia funzioni correttamente. La lettura avverrà durante i primi giorni del mese (da1 a 3) di ogni mese. La modalità attraverso cui avviene la lettura automatica è la cosiddetta CALL-BACK. Questo vuol dire che il server centrale dove è installato EasySAT effettuerà una chiamata al condominio; l antenna GSM del condominio chiamato riconosce che il numero chiamante è quello di EasySAT, per cui farà cadere la linea senza rispondere e a sua volta chiamerà il server di EasySAT per trasmettergli i dati di consumo. Questo vuol dire che i costi della transazione saranno a carico della scheda SIM alloggiata sull antenna GSM all interno del condominio. Nota importante: sarà cura dell amministratore del condominio mantenere la scheda SIM dell antenna sempre attivata e in grado di effettuare chiamate GSM. Oltre alla modalità automatica (che è sempre attivata in modo invisibile all utente), è possibile per l amministratore richiedere in qualsiasi momento una lettura mediante l opzione richiedi lettura (come evidenziato nella figura sottostante). Nel caso il condominio non sia predisposto per trasmettere i dati di consumo via GSM, ma abbia implementato una soluzione cablata (M-BUS), allora sarà necessario che l amministratore provveda periodicamente a scaricare i dati di consumo dal condominio (nella modalità con cui ha scelto di interfacciare l Unità Centrale che presiede al controllo dei contabilizzatori) ed esegua l uploading dei dati di consumo scaricati in formato XML o BIL attraverso l opzione di EasySAT inserisci una lettura impianto in formato xml oppure inserisci una lettura impianto in formato M-Bus (bil)

25 Infine, è anche possibile, da parte dell amministratore, inserire i dati di una lettura manualmente accedendo all opzione inserisci una lettura impianto manuale. In questa modalità, che non può essere la prima lettura in assoluto del condominio, il programma presenterà la maschera riportata qui di seguito. Dopo avere inserito la data di riferimento per la lettura, per ogni contatore verrà proposta una casella dove andrà inserito il valore letto manualmente.

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