Organizzare le risorse umane con ricerca obiettivo

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Tito Bartolini
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1 Organizzare le risorse umane con ricerca obiettivo Tra i tanti esempi che si possono ipotizzare, proviamo ad affrontare un problema che si verifica frequentemente nella gestione di una Struttura Operativa, in altre parole analizziamo il rapporto tra numero di medici in organico e fabbisogno orario indispensabile per coprire le esigenze del servizio; è inoltre possibile confrontare le conseguenze provocate da una variazione del numero dei medici. Prendiamo come esempio una Struttura Operativa di Pronto Soccorso che richieda una presenza costante nel corso della giornata di due medici: pertanto il fabbisogno orario giornaliero è di 24 X 2 = 48 ore. Supponiamo che il numero di medici disponibili per i turni di servizio sia pari a 10; poiché il debito orario giornaliero di un medico è di ore 6+1/3, il debito orario mensile sarà (6+1/3) moltiplicato il numero dei giorni lavorativi. Dalla suite di Office, avvio il programma Excel e nel foglio di calcolo che compare costruisco una tabella formata da celle con i dati utili per creare varie ipotesi di lavoro. Nella cella C5 digito il numero di giorni del mese preso in considerazione, nella cella C6 digito il numero di festività (domeniche + giorni festivi); nella cella C7 digito la formula =48*C5 che mi restituisce il fabbisogno orario mensile, nella cella C8 scrivo la formula =(C5-C6)*6,3 che mi restituisce il debito orario mensile per medico. Nella cella G6 digito il numero dei medici in organico =10; salto qualche riga e individuo delle celle in cui inserisco delle formule per ottenere i risultati derivanti dalla variazione del numero di medici: in D14 scrivo la formula =C8*G6 che mi calcola il debito orario complessivo fornito dal totale dei medici in servizio, in D15 la formula =C7 D14 che mi restituisce la differenza tra il fabbisogno orario richiesto dall unità operativa e il debito orario complessivo dei medici in servizio; infine in D16 scrivo la formula =D15/G6 che mi restituisce le ore in difetto o in eccesso che ogni singolo medico in servizio deve sopportare (Fig. 3-1). Fig. 3-1 A questo punto nella scheda Dati, gruppo Strumenti dati, clicco su Analisi di simulazione e quindi Gestione scenari : dal menù Strumenti seleziono Scenari : si apre la finestra di dialogo Gestione scenari (Fig. 3-2) nella quale clicco il tasto Aggiungi ;

conseguenze provocate da una variazione del numero dei medici.

2 Fig. 3-2 si apre una seconda finestra di dialogo Aggiungi scenario (Fig. 3-3) nella quale digito il nome dello scenario che intendo ipotizzare ( situazione normale ); nella riga sottostante viene chiesto di definire la cella variabile: indico la cella G6 che contiene il numero dei medici in servizio, cioè la variabile responsabile del debito orario complessivo. Fig. 3-3 Clicco OK e compare un altra finestra di dialogo ( Valori scenario, Fig. 3-4) che mi chiede di digitare il valore della cella variabile: in questo caso digito 10 che considero la situazione normale, allorché tutti i medici sono regolarmente in servizio. Fig. 3-4

variabile: indico la cella G6 che contiene il numero dei medici in servizio, cioè la variabile responsabile del debito orario complessivo. Fig.

3 Infine clicco OK e ricompare la finestra iniziale che nell elenco degli scenari contiene lo scenario appena creato e denominato situazione normale (Fig. 3-5): clicco il tasto Mostra e viene visualizzata la tabella allorché la cella che contiene l elemento assunto come variabile, indica la presenza di dieci medici in servizio. In questo caso la differenza tra il fabbisogno orario e il debito orario complessivo è di 150, la qual cosa significa che ognuno dei dieci medici coprirebbe il servizio lavorando 15 ore in meno di quelle dovute. Fig.3-5 A questo punto posso creare un nuovo scenario; cliccando sul tasto Aggiungi ricompare la solita finestra di dialogo che mi chiede di digitare il nome del nuovo scenario (questa volta scrivo ipotesi peggiore ) e la cella variabile (sempre G6). Proseguo cliccando OK e immettendo il valore 8 per la cella variabile, perché ipotizzo una presenza di soli 8 medici; clicco ancora OK e costato subito che nell elenco degli scenari è stato aggiunto lo scenario appena creato e, cliccando il tasto Mostra, compare la tabella modificata, in quanto mostra un numero di medici uguale a 8, con una differenza di 177,60 che comporta un carico orario di lavoro straordinario di ore 22,20 (177,60: 8) per ogni medico in servizio (Fig. 3-6). Fug. 3-6 Posso ipotizzare una situazione favorevole in cui, al normale organico di medici, viene aggiunto un medico a gettone avente un debito orario dimezzato (19 ore settimanali invece di 38) rispetto ai medici in organico. Clicco nuovamente il tasto Aggiungi, definisco lo scenario ( ipotesi migliore ), clicco OK, immetto il valore 10,5 nella cella variabile e clicco OK: nella finestra Gestione scenari compare il nome del nuovo scenario che mi modifica la tabella nella eventualità così cambiata; in questo caso la differenza è di 231,90 che sta ad indicare che ogni

In questo caso la differenza tra il fabbisogno orario e il debito orario complessivo è di 150, la qual cosa significa che ognuno dei dieci medici coprirebbe il servizio lavorando 15 ore in meno di

4 medico può essere in difetto di ore 22,09 (231,9:10,5) per coprire il solito fabbisogno orario (che ovviamente rimane costante, Fig. 3-7). Fig 3-7 Ora posso con calma controllare le varie ipotesi di lavoro selezionando nella finestra di dialogo l opzione Gestione scenari, per visualizzare così gli scenari appena definiti: in particolare posso controllare quali conseguenze ha una variazione del numero di medici e il programma mi restituisce automaticamente il numero di ore in eccesso o in difetto che ciascun medico in servizio deve sopportare. Il programma mi può dare anche qualche informazione in più: voglio sapere con quanti medici la differenza oraria è pari a 0, in modo tale che il fabbisogno orario della SOC e il debito orario complessivo del personale medico coincidano. Dalla scheda Dati, gruppo Strumenti dati, clicco su Analisi di simulazione, dalla finestra a tendina scelgo Ricerca obiettivo e compare la finestra di dialogo Ricerca obiettivo. Imposto la cella D16 (che mi indica le ore in eccesso o in difetto per medico) al valore 0 cambiando la cella G6 (Numero di medici, Fig. 3-8); clicco OK e appare la finestra Stato ricerca obiettivo che mi dà la risposta al mio quesito, infatti mi compare la tabella iniziale con i dati ricercati (Fig. 3-9): per fare in modo che il debito orario dei medici sia esattamente sufficiente per coprire il fabbisogno orario necessario al funzionamento del servizio, devo disporre di un numero di medici pari a 9,1, intendendo che devo avere 9 medici più un altro medico che lavora per un decimo del debito orario intero. Fig. 3-8 Fig. 3-9

posso controllare quali conseguenze ha una variazione del numero di medici e il programma mi restituisce automaticamente il numero di ore in eccesso o in difetto che ciascun medico in servizio deve

5 Posso dare a questo nuovo scenario il nome di ipotesi ottimale e aggiungerlo agli scenari prima definiti. Infine dalla finestra di dialogo Gestione scenari premo il tasto Riepilogo e mi appare il foglio di lavoro con il titolo Riepilogo scenari (Fig. 3-10), che può essere stampato per essere discusso e valutato con i vari componenti dell equipe medica. La procedura ora descritta può sembrare un po complicata, in realtà quando ci si mette davanti al computer e si passa alla pratica tutto diventa più facile. Dobbiamo peraltro ammettere che gli stessi calcoli si sarebbero potuti fare a mano, usando carta e penna: tuttavia con Excel tutto diventa più preciso ed incredibilmente più veloce. Fig. 3-10

3-10), che può essere stampato per essere discusso e valutato con i vari componenti dell equipe medica.

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