Nuova gestione invio documenti Nuova gestione stampa definitiva multi-documento Aggiornamenti software

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1 Tipo Comunicazione Informativa Numero 006/SAI Data 01/10/2013 A Aziende utilizzatrici Commerciale Area Contabilità/Commerciale Settore Nuova gestione invio documenti Nuova gestione stampa definitiva multi-documento Oggetto Aggiornamenti software Sono disponibili i seguenti aggiornamenti: programma Diogene Commerciale (Ver ) relativamente a: 1. Stampa Definitiva Multi documento: Nuovo menù per la stampa definitiva ed attribuzione numero fiscale di più documenti 2. Invio Documenti per Posta Elettronica: Nuova gestione per l inoltro fatture e note di Accredito attraverso la posta elettronica. 3. Documenti: inserito il controllo di validità per le scadenze clienti con giorno fisso implementata la funzione di duplicazione documenti in modo da poter cambiare anche la causale di magazzino 4. Listini: implementati i filtri nelle stampa con i campi data1 e prezzo1 5. Anagrafica Clienti/For: uniformati i campi contropartita di Diogene commerciale e Costo/ricavo di Diogene Contabilità 6. Stampe: implementata la gestione dei cassetti e copie per stampanti multifunzione inserita la possibilità di usare la maschera semplificata per la selezione della stampante (utile per eventuali incompatibilità con alcuni SO e/o driver della stampante risolto anomalie sui limiti di alcuni report di magazzino Note tecniche N.b. gli aggiornamenti di cui al punto 1 sono disponibili esclusivamente per i software già aggiornati alle versioni 3.xx ( si veda anche la comunicazione Feinar del 20/11/2012 prot. 6005). Le aziende che ancora non avessero provveduto al cambio di versione possono contattare il SAI per concordare le modalità e i tempi della re-installazione e controllare le caratteristiche dell hardware. Il Responsabile del Servizio SAI Claudio Garna Pagina 1 di 8

2 Nuova gestione Invio Documenti per Posta Elettronica Gestione Stampa Definitiva Multi - Documento Viene abilitata la gestione degli invii dei documenti quali Fattura e Nota di Accredito attraverso degli automatismi di inoltro attraverso la posta elettronica e la stampa definitiva su selezione multi documento Archivi Gestione Anagrafiche - Clienti Nella maschera dati anagrafici è possibile inserire nei riferimenti del cliente sia l indirizzo che il flag che ne abiliterà la gestione all inoltro dei documenti tramite posta elettronica. Fig.1 E abilitato attraverso il tasto funzioni la modifica veloce delle di tutti i clienti, con possibilità di selezionare quelli movimentati negli ultimi 3 anni (per i quali ci sono documenti fatture). Fig.2 Pagina 2 di 8

3 In qualsiasi momento è possibile inviare per posta elettronica il singolo documento in precedenza stampato in modalità definitiva. Tasto e Invio per Posta Elettronica Fig Maschera di Gestione Invio Documenti per Posta Elettronica Alla richiesta di Invio per Posta Elettronica si apre la maschera di fig. 4). Al primo utilizzo è indispensabile la configurazione di alcuni parametri che verranno memorizzati all uscita della maschera. I parametri di configurazione sono svincolati dalla gestione della posta elettronica (sia se la viene gestita attraverso un client di posta elettronica o con webmail) e andranno riconfigurati in presenza di variazioni. Mittente: inserire il proprio indirizzo di posta elettronica Nome (opzionale): inserire il nominativo della persona che esegue la spedizione (non obbligatorio) Server Smtp: Server per l invio della posta elettronica (es. per libero.it sarà: Porta: la porta utilizzata per le comunicazioni dal server Smtp (es. per libero.it 465) Usa SSL (Secure Socket Layer): selezionare se la comunicazione avviene crittografata (se supportato) Usa l autenticazione SMTP se il server la supporta: selezionare se il server richiede l autenticazione SMTP (es. libero.it la richiede sempre) Utente: utente di autenticazione se selezionato autenticazione SMTP Password: password di autenticazione se selezionato autenticazione SMTP I valori di configurazione sono desumibili dalle impostazioni del client di posta elettronica (esempio out look) se utilizzato, oppure dai dati forniti dal gestore di posta elettronica (libero.it; gmail.com, ecc.) oppure vanno richiesti al personale di assistenza informatica. Includi mittente in CCN: Selezionare se si vuole ricevere in copia, per conoscenza nascosta, l inviata al cliente Conferma lettura: selezionare se si vuole che il destinatario possa inoltrare una conferma di lettura della ricevuta Testo un breve testo che sarà riportato nella (la fattura in formato pdf è un allegato della ). Pagina 3 di 8

4 Prima i effettuare la spedizione, è possibile visualizzare il documento pdf contenuto nella e/o inviare nella propria casella di posta ( mittente) spedizione siano corretti. un messaggio di prova per assicurarsi che i parametri inseriti per la Fig.4 Ulteriormente è possibile modificare dalla maschera: l indirizzo di posta del destinatario. L inserimento di più destinatari è possibile utilizzando il separatore, ). Attenzione: tale modifica non verrà riportata nell anagrafica del cliente; sarà necessario modificare il dato in anagrafica cliente per consolidare la modifica. il codice del report di stampa documento, doppio clic su campo codice report Invio Documenti per Posta Elettronica Multi-documento La nuova voce di Menù Vendite Documenti di Vendita- Invio Documenti per Posta Elettronica genera l apertura della maschera elencando tutti i documenti per i clienti che prevedono l invio tramite . Nella maschera invio multi documento è possibile la selezione attraverso i seguenti filtri: Da inviare per visualizzare i documenti stampati in definitivo ancora da inviare via Inviati per visualizzare i documenti già inviati (colonna riportante la data invio) Tutti per visualizzare tutti i documenti (inviati e non). N.B. questo filtro è attivo solo per i documenti dei clienti con il flag Invio documenti tramite attivo in anagrafica clienti E possibile selezionare o deselezionare tutti i documenti. La selezione è evidenziata dal flag presente nella colonna. Per i documenti selezionati è possibile forzare una data di invio attraverso il pulsante. Solo documenti selezionati saranno inviati utilizzando il pulsante indirizzi riportati nelle colonne A. e CC... tramite agli Pagina 4 di 8

5 Fig.5 Prima di effettuare la spedizione, è possibile: - visualizzare il documento pdf contenuto nella - inviare nella propria casella di posta ( mittente) un messaggio di prova per assicurarsi che i parametri inseriti per la spedizione siano corretti. - visualizzare un anteprima di tutti i documenti selezionati - esportare in excel l elenco dei documenti presenti nella griglia IDAzienda IDDoc ProtData RagSoc NomeReport DtInvio SmtpTo SmtpCC AA00615 FAT_00429_ set-13 CLIENTE 1 DOC_Fattura AA00615 FAT_00430_ set-13 CLIENTE 2 DOC_Fattura AA00615 FAT_00431_ set-13 CLIENTE3 usr_00615_fat Per altri dettagli sulla maschera si veda capitolo Maschera di Gestione Invio Documenti per Posta Elettronica. Con il tasto verranno recapitati in Posta Elettronica i documenti in formato pdf selezionati. Per i documenti inviati verrà inserita la data di invio all interno della colonna Dt. Invio. Pagina 5 di 8

6 Se selezionato flag conferma lettura parte del destinatario della verrà restituito un messaggio di conferma lettura da Se selezionato flag includi mittente in CCN posta in arrivo la stessa recapitata al destinatario verrà recapitato nella propria casella di 2.3 Fatturazione Differita Stampa Fatture Differite Nel menù Fatturazione Differita Stampa Fatture Differite è possibile stampare - per i documenti dei clienti con il flag Invio documenti tramite attivo in anagrafica clienti, il numero di copie presente in Invio documenti tramite Posta Elettronica N. copie. - Per tutti gli altri documenti sarà stampato cartaceo il numero di copie presente in N. copie Numero di copie stampate per le fatture spedite in modalità cartacea. Numero di copie cartacee stampate per le fatture spedite e_mail Fig.6 Al termine della stampa verrà aperta la maschera Invio Documenti per posta elettronica (fig. 5) con selezionate le fatture stampate in precedenza in modalità definitiva. 3.1 Documenti di vendita Stampa Definitiva Multidocumento E possibile emettere documenti quali DDT-Fatture-Note di Accredito e successivamente attribuire il numero fiscale e provvedere alla stampa pilotata da una selezione. Attraverso la nuova maschera Stampa Definitiva Multidocumento è possibile selezionare un elenco documenti da stampare definitivamente attribuendo così anche il numero fiscale. Attraverso il tasto è visibile la selezione dei documenti (fig.7-8). Pagina 6 di 8

7 Fig.7 Fig.8 Provvedere alla relativa stampa oppure ritornare nel filtro di selezione. Selezionando il tasto stampa verrà aperta la maschera di Stampa fattura Fig. 9. Per dettagli sull utilizzo della maschera si veda capitolo 2.3. Ulteriormente è possibile selezionare la data fiscale dei documenti uguale alla data di emissione degli stessi mettendo il flag in:. Pagina 7 di 8

8 Fig.9 Al termine della stampa verrà aperta la maschera Invio Documenti per posta elettronica (fig. 5) con selezionate le fatture stampate in precedenza in modalità definitiva. Pagina 8 di 8

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