IBM CommonStore for Lotus Domino. La gestione della posta elettronica

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1 IBM CommonStore for Lotus Domino La gestione della posta elettronica Settembre 2006

2 Executive Summary... 3 Panoramica della soluzione... 4 Componenti funzionali...4 Benefici della soluzione...5 Descrizione Tecnica Opzioni di Archiviazione...8 1a - archiviazione automatica...9 1b - archiviazione manuale Lavorare con i messaggi archiviati (ricerca, visione e recupero) Opzioni di recupero dei messaggi archiviati a - accesso/recupero diretto (da client) b - ricerca e recupero dei messaggi archiviati...13 Table Bullet Table Body 4 - Archiviazione Table Database Body Notes applicativi...14 Table Body Table Body Table Bullet Table Body 5 Amministrazione...15 Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body 6 De-duplicazione Table dei Body messaggi...15 Table Body Table Body 7 - Architettura...16 Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body 8 Dati Tecnici...17 Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Descrizione Componenti Software IBM CONTENT MANAGER...19 IBM COMMONSTORE PER DOMINO Gestione della posta elettronica

3 Executive Summary La quantita di informazioni gestite attraverso la posta elettronica cresce quotidianamente; la generazione di migliaia di documenti, ed allegati, all interno delle imprese e delle amministrazioni pubbliche fa crescere esponenzialmente il volume delle informazioni gestite con IBM Lotus Domino. Alle organizzazioni e richiesto di stabilire sistemi di gestione dell archiviazione sicuri e scalabili, che soddisfino i requisiti di conformita normativa ed aumentino la velocita e capacita di risposta dei sistemi di produzione. IBM fornisce una suite completa di prodotti integrata che abilita le organizzazioni a semplificare la gestione dei contenuti, fornendo delle soluzioni integrate e potenti per supportare l'archiviazione delle informazioni aziendali critiche. In particolare, per gestire a costi contenuti la crescita e le prestazioni dei Table Bullet Table Body sistemi di posta Table elettronica, Body la soluzione Table basata Body su DB2 CommonStore Table Body for Lotus Domino (chiamato nel seguito del documento semplicemente Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body CommonStore o con l acronimo CSLD), fornisce funzioni di gestione della Table Bullet Table Body conservazione Table e dell'archiviazione Body delle Table , Body attraverso Table politiche Body di archiviazione automatizzate, basate su regole centralizzate o Table Bullet Table Body ad-hoc per singoli Table utenti. Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Una volta definite ed implementate tali politiche di archiviazione, è possibile affrontare le principali aree problematiche create dalla rapida crescita dei sistemi di messaggistica, quali i problemi relativi alle prestazioni, l'aumento dei requisiti di memoria, le difficolta operative e le sfide legate alla conservazione dei record delle rispettando i requisiti delle normative e di conformità. 3 Gestione della posta elettronica

4 Panoramica della soluzione Componenti funzionali La soluzione proposta consente di mantenere il controllo delle dimensioni dei serventi di posta attraverso politiche e regole di archiviazione da associare ai vari gruppi di utenze. L attivazione di tali politiche genera dei processi di ispezione delle mailbox a seguito dei quali i messaggi di posta e gli allegati che rientrano nei parametri indicati vengono archiviati, rimuovendoli dai serventi di posta. La soluzione archivia qualsiasi documento contenuto in un database Lotus Notes (non solo l ). Allegati e messaggi vengono trasferiti dal Server Domino esistente su un archivio esterno. In alternativa, i messaggi possono essere conservati on line, archiviando soltanto gli ingombranti allegati. Il flusso logico dei Table vari componenti Header funzionali Table della Header soluzione Table e Header schematizzato nella figura seguente. Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body 4 Gestione della posta elettronica

5 Indipendentemente dalla strategia di archiviazione che si desidera applicare, l utente ha sempre accesso all oggetto archiviato tramite la consueta interfaccia Lotus Notes o via web, in modalita inotes o Web Mail. La tipologia di supporto fisico utilizzabile puo essere di qualsiasi genere, unita a disco, a nastro od ottiche. La soluzione ha dei meccanismi configurabili di replica verso il sito geografico di disaster recovery (diverso da quello di normale operativita ), affinche la seconda copia degli oggetti archiviati possa essere fruibile dall utenza all occorrenza, per motivi di compliance a normative esistenti o di disaster recovery Benefici della soluzione Table Bullet Table Body Il binomio Content Table Manager Body e CommonStore Table Body per Lotus Domino Table Body offre Table Bullet Table Body migliori capacità Table di gestione Body delle informazioni Table Body riducendo al Table minimo Body i requisiti di memorizzazione; Commonstore consente di connettere la Table Bullet Table Body piattaforma di messagistica Table Body con gli archivi Table leader Body di mercato Table quali Body Content Table Bullet Manager, Content Manager OnDemand e Tivoli Storage Manager. I Table Body Table Body Table Body Table Body documenti aziendali vengono archiviati e resi disponibili in rete tramite Table Bullet Table Body Lotus Domino, Table in modo Body selettivo e sicuro. Table Body Table Body I principali vantaggi della soluzione riguardano: Maggiore produttività I documenti Lotus Notes/Domino,che possono essere archiviati e recuperati in pochi secondi, sono immediatamente disponibili anche dopo molti anni. Le operazioni sono più efficienti, i cicli si abbreviano e l'azienda diventa più competitiva. Di conseguenza, gli utenti della messagistica aziendale ricevono servizi migliori e più efficienti. Prestazioni più veloci La gestione della crescita dei database Lotus Notes/Domino consente di migliorare le prestazioni del sistema. Caselle postali piu snelle si traducono in accessi piu veloci, tempi di backup ridotti e minore problemi di gestione. 5 Gestione della posta elettronica

6 Protezione dei documenti I documenti e gli allegati vengono memorizzati in modo sicuro in un archivio esterno, protetti da accessi non autorizzati. Con l apporto del prodotto IBM Record Manager, le possono anche essere categorizzate e gestite come business record. Conformita a regole interne aziendali e leggi governative sulla conservazione dei documenti Viene fornita la possibilita di mantenere la conformita con le regole riguardanti il mantenimento, l archiviazione e la ricerca della corrispondenza, migliorando l applicazione di una buona gestione aziendale delle informazioni e riducendo il rischio di problemi di carattere legale. Capacità di memorizzazione e supportata una vastissima gamma di dispositivi di archiviazione: dai dischi ottici alle librerie di nastri con i quali archiviare miliardi di documenti sullo stesso dispositivo, a costi piu bassi degli hd che realizzano lo storage direttamente gestito da Lotus Domino. Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Costi operativi Vengono ridotti gli investimento per i server Table Bullet Table Body Domino (dischi, Table cpu, Body dispositivi per Table alte Body performance/availability). Table Body Table Bullet Table Body Per gli amministratori Table Body di sistema i Table benefici Body risiedono nella Table Body Table Bullet Table Body velocizzazione Table delle Body procedure di Table backup Body e restore, grazie Table ai Body ridotti volumi della base dati gestita da Domino, si riducono i relativi Table Bullet Table Body costi di gestione Table Body e manutenzione. Table Body Table Body Gli amministratori di Domino riescono pertanto a soddisfare i crescenti requisiti di spazio disco da parte degli utenti, mantenendo il controllo sulle dimensioni dei db di posta. Scalabilita possibilita di aumentare le capacita di archiviazione del sistema senza necessita di migrazioni od aggiornamenti. Addestramento ridotto al minimo L'integrazione diretta con le applicazioni Lotus Notes desktop esistenti fa si che gli utenti finali possano utilizzare il sistema di archiviazione immediatamente, senza necessita di addestramento approfondito. 6 Gestione della posta elettronica

7 Facilita di implementazione Completa integrazione ed amministrazione in ambiente Lotus Notes/Domino. Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body 7 Gestione della posta elettronica

8 Descrizione Tecnica Nei paragrafi successivi viene descritto il sistema di archiviazione della posta e le principali funzionalita che lo caratterizzano. 1 - Opzioni di Archiviazione Commonstore per Domino puo essere configurato in molte modalita, attraverso le quali si determina cosa e quando l archiviazione viene effettuata. Archiviazione intero messaggio L intero messaggio (corpo del testo + allegati) viene archiviato nel repository con svariate opzioni: 1. non rimuovere nulla 2. rimuovi il corpo del messaggio; rimane la testata del Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body messaggio (da, A, Oggetto, ecc) e viene inserito un link Table Bullet Table Body Table (stub) Body per recuperare il Table messaggio Body con gli eventuali Table Body allegati Table Bullet Table Body dal repository; Table Body Table Body Table Body 3. rimuovi l intero messaggio; nessun link e inserito per il Table Bullet Table Body Table recupero Body del messaggio Table e degli Body eventuali allegati. Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body La rappresentazione del messaggio nell archivio Content Manager può essere in modalità nativa o in modalita XML (DXL) Archiviazione intero messaggio con conversione L unica differenza rispetto a quanto descritto sopra è data dal fatto che il messaggio viene convertito definitivamente in un altro formato (es. PDF, TIFF, RTF, TXT,...) Archiviazione allegati Soltanto gli allegati vengono archiviati nel repository, nel loro specifico formato, il testo del corpo del messaggio rimane 8 Gestione della posta elettronica

9 invariato nel formato Notes; al posto degli allegati vengono inseriti del link di tipo web per la visione degli allegati. sottocartelle. Archiviazione per componenti Requisito richiesto frequentemente per rispondere ad esigenze di conformita a leggi e regolamentazioni sulla gestione e conservazione della documentazione: ciascuna parte del messaggio (corpo e allegati) viene archiviata separatamente nel repository. Il messaggio viene riassemblato nel momento in cui e richiesto da un utente o dall amministratore. Archiviazione Folder e View L intero messaggio che appartiene ad una determinata vista o cartella Notes viene archiviato nel repository. Il sistema prevedere di archiviare anche la struttura della cartella e delle sue Table Bullet Table Body L archiviazione Table puo Body essere attivata Table in Body modalita automatica Table Body o Table Bullet Table Body manuale: Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body 1a - archiviazione Table automatica Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body L archiviazione Table automatica Body e di norma Table preferita Body a quella manuale, Table Body poiche da un lato libera gli utenti da attivita di manutenzione di tipo ripetitivo, dall altro consente agli amministratori dell infrastruttura di messaggistica di gestire al meglio lo spazio disco dei loro server Domino. Le politiche di archiviazione sono flessibili e sofisticate e possono basarsi sulle proprieta del messaggio (dimensione, data - di creazione, data di ultima modifica,...), in base ad una formula Notes o in base alla dimensione della casella di posta. Le regole possono abbinarsi in combinazione logica AND ed OR, e possono essere prioritizzate e facilmente gestite attraverso un speciale database Lotus Notes 9 Gestione della posta elettronica

10 Esiste la possibilita di effettuare archiviazione automatica di un server Domino in modalità Journal, ciò consente di catturare ed archiviare tutta la posta in ingresso ed in uscita prima della consegna. Questa configurazione viene applicata di norma per conformita a stringenti requisiti di conservazione dei documenti e della corrispondenza. 1b - archiviazione manuale Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet L archiviazione interattiva gestita dall utente e molto semplice: questa Table Body Table Body Table Body Table Body funzione richiede la personalizzazione del template di posta Lotus Notes. Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Tale personalizzazione si attua sfruttando le potenzialità del linguaggio Table Bullet Table Body Lotus Script, attraverso Table Body il codice reso Table disponibile Body con il Sample Table Mail Body Template CSLD, che contiene tutte le possibili opzioni attivabili sul Table Bullet Table Body template di posta Table utente. Body Table Body Table Body La figura allegata rappresenta un esempio di layout per l utente finale: 10 Gestione della posta elettronica

11 Il messaggio archiviato può essere anche classificato specificando attributi aggiuntivi importanti per una successiva fase di ricerca La flessibilità del template di posta consente di personalizzare l ambiente utente in modo più opportuno affinchè gli utenti siano in grado di utilizzare le funzionalità Commonstore autorizzate. 2 - Lavorare con i messaggi archiviati (ricerca, visione e recupero) Le diverse opzioni di recupero e visione dei contenuti archiviati sono piu facilmente comprensibili osservando gli esempi di seguito mostrati. Se la testata del messaggio e disponibile (a seconda delle opzioni di archiviazione), l utente Table puo Header rintracciare Table il messaggio Header archiviato Table attraverso Header Lotus Notes. Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Esempio : dopo l archiviazione Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body 11 Gestione della posta elettronica

12 3 - Opzioni di recupero dei messaggi archiviati I contenuti archiviati -messaggi ed allegati - possono essere recuperati sia in Lotus Notes, sia da un browser web(direttamente dal repository) 3a - accesso/recupero diretto (da client) Visualizzazione via CommonStore web Visualizzazione attraverso clik sul link creato durante l archiviazione Gli allegati possono essere visualizzati individualmente nel browser Non viene ricaricato sul server Domino Recupero: caricamento in Notes/Domino Recupero temporaneo del messaggio: Table Bullet Table Body Possibilita Table recupero Body di uno o piu Table messaggi Body selezionati Table Body Table Bullet Table Body Recupero attraverso Table Body un azione di Table retrieve Body (appositamente Table configurata Body Table Bullet Table Body sul template Table di posta Body elettronica) Table Body Table Body Table Bullet Table Body Pulizia periodica Table Body dei messaggi recuperati Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Le attivita dell utente non sono disturbate dal recupero dei messaggi, poiche l attivita avviene in modalita asincrona. Quando il messaggio e ricaricato, l originale nell archivio non viene in alcun modo modificato. Se un utente spedisce un messaggio con allegati archiviati ad altri colleghi, non deve ricaricarli poiche i link sono accedibili dalle caselle di posta interne dei colleghi. 12 Gestione della posta elettronica

13 3b - ricerca e recupero dei messaggi archiviati CommonStore per Table Domino Header fornisce potenti Table funzionalita Header di ricerca Table che Header consentono all utente di localizzare e recuperare i messaggi archiviati, gli Table Bullet Table Body allegati od i componenti Table Body del messaggio Table (corpo Body e allegati). Table Body Table Bullet Table Body La ricerca puo Table essere Body basata su qualsiasi Table Body combinazione degli Table attributi Body dell archivio, definiti e mappati durante la configurazione di Table Bullet Table Body CommonStore; Table tipicamente Body questi includono Table Body sia informazioni Table standard Body Table Bullet Table Body di un (es. Table Oggetto, Body Da, A, Data, Table ecc) Body sia attributi aggiuntivi Table Body che possono classificare il messaggio per esigenze di business. Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body La ricerca full-text e supportata su suddetti attributi, cosi come sul contenuto del corpo della nota e di qualsiasi allegato di tipo textsearchable. La ricerca dei messaggi archiviati (o parte di essi) può avvenire sia con l ausilio dell interfaccia Lotus Notes, sia utilizzando il client Content Manager. 13 Gestione della posta elettronica

14 La figura qui sotto mostra l interfaccia di ricerca: Il client Content Manager e in grado di effettuare ricerche sull intero Table Bullet Table Body contenuto dell archivio; Table Body questa e la migliore Table Body interfaccia per Table ricerche Body estese di tipo amministrativo, business, od a seguito di necessita di Table Bullet Table Body conformita a regolamenti Table Body o leggi od a Table richieste Body di carattere Table legale. Body Table Bullet Table Body L uso del Content Table Manager Body come archivio Table per Body le , consente Table Body Table Bullet Table Body ricerche di contenuti Table Body comprensivi e correlati Table Body da un unico punto. Table Body Table Bullet Table Body Teniamo a sottolineare Table Body che le opzioni Table di ricerca Body e recupero Table cosi Body come sopra descritte non sono disponibili se l archivio back-end utilizzato e Tivoli Storage Manage (TSM). 4 - Archiviazione Database Notes applicativi Quanto descritto precedentement è riconducibile a qualsiasi documento Notes/Domino (detto Form ): ciò significa che le applicazioni Domino in esercizio possono sfruttare le potenzialità di Commonstore in modo completamente trasparente. Esistono vari esempi di applicazioni che gestiscono il protocollo, il fax server, la documentazione tecnica ed altri ancora. 14 Gestione della posta elettronica

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16 locale, che sara poi automaticamente sincronizzato periodicamente a seconda delle che l utente nel tempo archiviera. Funzioni: Creazione iniziale archivio locale Aggiunta dei nuovi documenti archiviati nell archivio locale Apertura dei documenti richiesti da archivio locale Cancellazione dei documenti da archivio locale a seguito della cancellazione dalla mailbox utente 8 - Architettura CommonStore per Domino e un membro della famiglia dei prodotti omonimi, e condivide alcune componenti dell architettura di alto livello. Gli altri prodotti CommonStore forniscono capacita di archiviazione per SAP e Microsoft Exchange. Di seguito la figura che descrive l architettura Commonstore per Domino: Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Nella porzione circoscritta in blu del diagramma sopra riportato, possiamo individuare : 16 Gestione della posta elettronica

17 -i componenti specifici dell applicazione (giallo/blu), la componente server di archiviazione (blu), i possibili agenti di interfaccia all archivio di back-end (nero/blu). CommonStore di per se non memorizza i dati archiviati, ma consente la comunicazione tra l applicazione l archivio designato alle attivita di repository. CommonStore per Domino memorizza le informazioni di configurazione nel database di configurazione creato ad hoc. CommonStore per Domino utilizza un database Notes di servizio detto Job Database per la gestione delle proprie attivita ; cio vuol dire che le informazioni relative alle attivita di archiviazione in corso sono temporaneamente memorizzate nel citato database. L interfaccia principale col server Domino e contenuta nel componente CSLD Task. Questo task espleta le seguenti funzionalita di archiviazione, cancellazione e ripristino delle . La configurazione di ciascun task viene memorizzato nel Database di configurazione. Con l ausilio dei CSLD Table Task, Header il CSLD Crawler Table consente Header l implementazione delle regole di archiviazione automatica. Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Il server ARCHPRO Table Body e in attesa di richieste Table Body da parte del CSLD Table Task Body e Table Bullet passa le richieste al corretto agente di archiviazione (Domino Table Body Table Body Table Body Table Body Dispatcher). Inoltre gestisce il server http (HTTP Dispatcher) che fornisce Table Bullet Table Body agli utenti gli oggetti Table Body archiviati basandosi Table sulla Body URL contenuta Table nel Body web link del messaggio oggetto dell archiviazione. Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Il CommonStore task, il proceso archpro (comprensivo di agenti di archiviazione e server di ricerca) ad i Database di sistema (Job e Configuration DB) possono essere installati su sistemi diversi. Il repository di archiviazione puo anch esso risiedere su sistema separato e non e necessario sia installato su sistema Windows/Aix based. 9 Dati Tecnici CommonStore per Domino puo essere installato su Windows 2000, XP, 2003 Server e IBM AIX. Supporta Domino R5, R6 e R7. 17 Gestione della posta elettronica

18 Supporta Lotus Domino, Domino Web Mail e inotes. Repository di backend supportati: Content Manager V7.1 (Windows, AIX, /390) Content Manager v8.2/3 (Windows, Linux, AIX, Sun Solaris, Z/OS) Content Manager OnDemand v5.1 (iseries) Content Manager OnDemand v7.1 (Windows, Linux, AIX, Sun Solaris, HP-UX, zos) Tivoli Storage Manager V4.2 e superiori (funzionalita limitate: poiche TSM e un sistema di backup/restore, e non un content repository propriamente detto, nessun attributo dei messaggi puo essere archiviato, e di conseguenza non fornisce funzionalita di ricerca.) Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body 18 Gestione della posta elettronica

19 Descrizione Componenti Software IBM CONTENT MANAGER IBM DB2 Content Manager è il componente principale del portfolio di gestione documentale IBM. Offre all utente un servizio di archivio elettronico con tutti i vantaggi che questo comporta: ricercare e/o importare un documento (anche via Web) con molta facilità attraverso l uso di cartelle e campi di ricerca rendere disponibile un documento in modo immediato permettere di gestire e mantenere nel tempo grandi archivi. I documenti vengono importati nel sistema e catalogati in diverse classi di tipologia a cui sono associate chiavi di ricerca parametriche.un documento può anche essere associato a una o più cartelline specifiche o essere ricercato Table in base Header al suo contenuto Table attraverso Header una ricerca testuale libera. Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body Con Content Manager e' possibile definire a priori i criteri di archiviazione Table Bullet Table Body delle informazioni Table su Body supporti di memoria Table dalle Body caratteristiche Table diverse Body in Table Bullet termini di costo e di prestazioni, eseguendo automaticamente lo Table Body Table Body Table Body Table Body spostamento dei documenti tra le varie classi, secondo gerarchie di Table Bullet Table Body memoria prestabilite. Table Body Table Body Table Body Table Bullet Table Body Table Body Table Body Table Body IBM COMMONSTORE PER DOMINO IBM DB2 Content Manager CommonStore for Lotus Domino è il prodotto che fornisce la soluzione integrata per l'archiviazione della posta, consentendo agli utenti di accedere direttamente ai messaggi di posta ed agli allegati provenienti dai server Lotus Domino. CommonStore garantisce l'accesso a lungo termine alla corrispondenza e documentazione aziendale. Tramite i client Lotus Notes, gli utenti hanno un ingresso ad un sistema di gestione documentale. CommonStore è in grado di memorizzare oggetti di Lotus Domino nel formato nativo Domino o convertire in un formato standard (PDF, TIFF,...). Gli utenti possono estrarre un documento dagli archivi e ripristinarlo sul desktop Lotus Domino come messaggio Domino nella sua forma originaria. 19 Gestione della posta elettronica