NOTE SULLA GESTIONE DEL PERSONALE ASCOT/2 IN AMBIENTE MS-DOS

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1 Pag.1 NOTE SULLA GESTIONE DEL PERSONALE ASCOT/2 IN AMBIENTE MS-DOS ASSISTENZA AGLI UTENTI ASCOT SITO DI ASSISTENZA ON LINE L indirizzo del sito di assistenza dell INSIEL è: Cliccando in Gestione del Personale e scegliendo la cartella Ascot2 è possibile accedere all elenco delle cartelle del personale ascot2: Corsi di formazione, Note di Rilascio, Manuali, scarico del dischetto con il software di versione, etc.. ASSISTENZA TELEFONICA Il numero del Call Center a disposizione degli utenti (dal lunedì al venerdì) è: Se il problema è di carattere applicativo (es. elaborazione stipendi, denunce, etc ) chiedere dell assistenza applicativa Ascot/2. Se il problema è connesso con la gestione del pacchetto GEDI chiedere dell assistenza applicativa GEDI (sig. Lovrich o Antico). Se il problema è di carattere sistemistico (es. installazione della versione, cambio del sistema operativo, etc ) chiedere dei sistemisti Ascot. Se desiderate contattare il nostro reparto commerciale (marketing) potete chiedere dei commerciali Ascot (sig. Zuppin). N.B.:Siete pregati di lasciare al centralinista il vostro recapito telefonico: se la linea è libera la comunicazione verrà girata immediatamente all operatore altrimenti verrete chiamati nel più breve tempo possibile. CORSI DI FORMAZIONE Il calendario corsi è sempre disponibile nel sito di assistenza dell Insel; Il numero della segreteria corsi è (sig.ra Schweitzer)

2 Pag.2 sommario 1. PRODUZIONE DI STAMPE ASCOT MEDIANTE MICROSOFT WORD 3 2. SALVATAGGIO DELLA BASE INFORMATIVA IN AMBIENTE MS- DOS 9 3. COPIE DI SALVATAGGIO DI PIÙ MESI : SU CD (O DISCHETTI) INVIO DELLA BASE INFORMATIVA PER POSTA ELETTRONICA SCARICO DEL SOFTWARE (VERSIONE AGGIORNATA) DAL SITO DI ASSISTENZA DELL INSIEL AGGIORNAMENTO DELLA VERSIONE IN AMBIENTE MS- DOS 16

3 Pag.3 1. Produzione di stampe Ascot mediante Microsoft Word Le stampe di Ascot/2 Personale vengono normalmente prodotte su carta in formato A4, a 10 caratteri per pollice; vi sono inoltre alcuni limitati tipi di stampa quali i modelli CUD, 770 e le tabelle del Conto Annuale che devono essere prodotti settando la stampante in forma compressa a 18 caratteri per pollice. All atto della installazione della stampante, mediante CD, è possibile generare una finestra applicativa che consenta sia la scelta del font di caratteri, la qualità della carta ed il formato dei caratteri per pollice. In mancanza di tale installazione applicativa è ora comunque possibile accedere direttamente alle stampe Ascot con Microsoft Word e riprodurle su carta secondo le istruzioni qui elencate. Aprire una finestra cliccando col mouse su Risorse del computer e posizionarsi nel disco (ad esempio C oppure altro disco ) sulla cartella S in modo da visualizzare i moduli di stampa in essa contenuti (Vi consigliamo di lasciare sempre la finestra aperta assieme a quella di Ascot). Per comodità Vi consigliamo di cliccare su Preferiti ed Aggiungi a preferiti in modo da aggiungere a Preferiti la cartella S ed avere l accesso diretto alle stampe.

4 Pag.4 Aprire una seconda finestra con Ascot e lanciare il programma desiderato (ad es. di stampa del mod. CUD) che viene creato nella GESTIONE STAMPE con il nome (PEM1). Nella finestra aperta in precedenza (cartella S) cliccare due volte sul nome del modulo da stampare (es. PESM1 come sopra) che è identificato con lo stesso nome della stampa Ascot (PEM1) + la lettera S nel mezzo come in questo esempio: Nome della stampa Ascot Nome da cliccare presente nella cartella S Descrizione della stampa PEM1 PESM1 Modello CUD PE13 PES13 Modello 770 PEX2 PESX2 Tabelle del Conto annuale PEC1 PESC1 Cedolino paga

5 Pag.5 Il computer apre una finestra per dar modo all operatore di scegliere una applicazione per aprire il modulo di stampa (es. PESM1 stampa del modello CUD): optare per Microsoft Word

6 Pag.6 Si apre una finestra di Microsoft Word con il modulo di stampa desiderato. Se la stampa si vede a video perfettamente, come nel caso del cedolino paga (PESC1), è sufficiente cliccare sull icona della stampante per produrla su carta in formato A4. Se la stampa non si vede a video perfettamente, in quanto è molto estesa, come nel caso del modello CUD (. PESM1) è necessario comprimerla (al 60%) prima di stamparla:

7 Pag.7 Per comprimere una stampa molto estesa al 60%: cliccare su Modifica e poi Seleziona tutto (tutta la stampa viene evidenziata) cliccare su Formato Carattere Spaziatura e posizione e nella finestra Proporzioni inserire il valore 60 e cliccare su OK

8 Pag.8 Ora la stampa si vede a video perfettamente, cliccare sull icona della stampante per riprodurla su carta in formato A4.

9 Pag.9 2. Salvataggio della base informativa in ambiente MS-DOS 1) CREAZIONE DI UNA CARTELLA SU CUI SALVARE LA BASE INFORMATIVA Da Esplora Risorse o da Risorse del Computer entrare sull unità disco prescelta aprendola con un doppio click (di solito C, oppure D od altro disco se il sistema è in rete); 1) CREAZIONE DI UNA CARTELLA PER SALVARE LA BASE INFORMATIVA IN FORMATO COMPRESSO 1) creare una nuova cartella (click su FILE ) selezionando prima Nuovo e poi Cartella Nominare la nuova cartella da creare sul disco C (ad esempio SALVA); Chiudere la finestra di Risorse del Computer ciccando sulla X in alto a destra. 2) COMPRESSIONE E SALVATAGGIO DEI DATI DELLA BASE INFORMATIVA Da Esplora Risorse o da Risorse del Computer entrare sull unità disco prescelta aprendola con un doppio click (di solito C oppure D od altro disco se il sistema è in rete); Posizionarsi sul disco C o D o (altro disco) nella cartella P che contiene gli archivi della base informativa Ascot fino a vedere visualizzati i files.

10 Pag.10 Cliccare su Modifica e poi Seleziona tutto in modo che tutti gli archivi della cartella P vengano evidenziati in grassetto. Cliccare su FILE e sull icona del Winzip e poi Add to Zip file (Archive). (Se richiesto confermare l apertura di winzip cliccando a video sul tastino I AGREE ) Appare un finestra del programma Winzip, spostare il cursore nel riquadro: Add to archive ed inserire: il disco, la cartella (di salvataggio) ed nome del file da produrre in formato compresso; come nome del file potremmo utilizzare a titolo descrittivo nomi del tipo base01.zip (per gennaio), base02.zip (per febbraio), base03.zip (per marzo), etc

11 Pag.11 Ad esempio: C:\SALVA\base01.zip (in questo caso salviamo i dati sul disco C,nella cartella SALVA, in formato compresso col nome base 01.zip per il mese di gennaio). 3. Copie di salvataggio di più mesi : su CD (o dischetti) A causa dei virus oppure o per la possibile perdita fisica del disco del computer (o server) consigliamo vivamente di eseguire il salvataggio ogni mese in modo da salvare tutti i mesi dell anno; l anno seguente i dati dei mesi, precedentemente salvati, possono essere ricoperti con i salvataggi del nuovo anno. La cosa migliore da fare è salvare la base informativa su CU o dischetti per evitare malfunzionamenti hardware del P.C. (o server) oppure attacchi di virus. 2) IN ALTERNATIVA: SALVATAGGIO DEI DATI DELLA BASE INFORMATIVA SU DISCHETTI O CD (disco A oppure su CD nel disco E ) N.B.: Se desideriamo salvare la base informativa su più dischetti basta digitare A:\base01.zip Se desideriamo salvare la base informativa su un CD (es. disco E) basta digitare E:\base01.zip (Verificare che il nel campo Compression sia selezionata l opzione Normal) Ciccare sul bottone Add di winzip per comprimere i dati e salvarli; Winzip inizia a comprimere i files, una volta terminato il processo di compattazione chiudere la finestra di winzip cliccando la X in alto a destra.

12 Pag Invio della base informativa per posta elettronica Aprire le Risorse del computer e posizionarsi su disco che contiene Ascot (es. C o D:) nella cartella AGGIORNA e cliccare (2 volte) sul modulo SALVAP.BAT per salvare gli archivi del personale (solo.dat) nella cartella SALVAP.

13 Pag.13 Utilizzando le risorse del computer posizionarsi sul disco che contiene il software Ascot (es. C, D, G.. ) e sulla cartella SALVAP, che contiene gli archivi del personale (.DAT) appena salvati, e cliccare col tasto destro del mouse sulla cartella SALVAP in modo da scegliere il programma di compressione dati WinZip con l opzione Zip and AGGIORNA.zip La macchina, dopo aver compresso la cartella, apre il programma di Posta Elettronica (Microsoft Outlook). Digitare l indirizzo di posta elettronica al quale si desidera inviare la base informativa es. Digitare l oggetto del messaggio Invio base informativa. Ed un breve messaggio Allego la base informativa del. Cliccare su INVIA per spedire il tutto. Una volta terminata la spedizione, il messaggio inviato si deve visualizzare (con data e ora di invio) nella cartella POSTA INVIATA del programma di posta elettronica.

14 Pag Scarico del software (versione aggiornata) dal sito di assistenza dell Insiel A partire dalla presente versione non è più necessario l utilizzo dei dischetti (floppy) per eseguire l aggiornamento di una nuova versione in ambiente Ms-Dos. Per aggiornare il software procedere accedere al sito si assistenza Insiel digitando: Optare per Ascot/2 Personale e cliccare su Aggiornamento software (download) fino a visualizzare l icona con i dati compressi.

15 Pag.15 Cliccare (2 volte) sull icona dei dati compressi con l opzione apri in modo da aprire la cartella per visualizzare il contenuto, scegliere di espandere il tutto sul disco che già contiene il software di Ascot ( es. C:\ ) cliccando sul tasto di Extract e poi O.K.. L operazione consente di generare una cartella di nome AGGIORNA sul disco prescelto (es. C). Dopo aver generato la cartella AGGIORNA sul disco (es. C) procedere con l installazione del software in ambiente Ms-Dos come proposto alla pagina seguente.

16 Pag Aggiornamento della versione in ambiente Ms-Dos Utilizziamo la Risorse del computer per accedere alla cartella AGGIORNA sul disco prescelto (ad esempio il disco C) e clicchiamo (due volte) con il mouse sul modulo AGGIORNA.BAT che consente di : 1. Salvare automaticamente gli archivi essenziali alla gestione del personale (.DAT) in una cartella di nome SALVAP; 2. Installare il nuovo software sul disco che già contiene i (vecchi) programmi Ascot.

17 Pag.17 Si apre una finestra Ms-Dos che ci consente di osservare come gli archivi della base informativa essenziali (.dat) contenuti nella cartella P siano stati salvati in una cartella SALVAP sul disco che contiene Ascot. Normalmente un archivio si compone di una parte dati (es. ATP00.DAT) ed una parte ad indici (ATP00.IDX) che può essere ricostruita con al funzione di Ricostruzione archivi indice. Nella cartella SALVAP vengono copiati, senza la parte ad indici (chiavi) per motivi di spazio, gli archivi: ATP00.DAT (tabelle), PAP00.DAT (anagrafico), PSP00.DAT (stato di servizio), PDP00.DAT (INQUADRAMENTO), PVP00.DAT (voci fisse), PDP00.DAT (dati riassuntivi), PGP00.DAT (ausiliario), PLP00.DAT (liquidato). Premendo un tasto per continuare l aggiornamento del software viene completato e dopo aver premuto un tasto per uscire possiamo accedere ad Ascot, già da adesso, utilizzando i nuovi programmi.

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