Sma.N.I.Co. Archiviazione Elettronica Cedolini Paga

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1 Sma.N.I.Co. Archiviazione Elettronica Cedolini Paga Documentazione Utente Contenuti Sma.N.I.Co...1 Archiviazione Elettronica Cedolini Paga...1 Documentazione Utente...1 Introduzione...2 Tipologia di utenza...2 Accesso al software Login utente...3 Pagina di ricerca documenti...4 Ricerca di un utente differente (solo per utenti dell'ufficio Contabilità)...8 Ricerca di un utente in anagrafica...8 Ricerca e visualizzazione dei cedolini paga...12 Uscita dall'applicazione...13 Assegnazione/Modifica password da parte dell'ufficio Contabilità...13 Icone e pulsanti usati nel programma...15

2 Introduzione Questo documento fornisce la documentazione utente del software denominato Sma.N.I.Co., il cui scopo è la archiviazione dei cedolini paga dei dipendenti. Il software permette agli utenti la ricerca e la visualizzazione in formato elettronico (stampabile) dei propri cedolini paga secondo alcuni criteri di selezione relativi al periodo di emissione dei documenti stessi. Tipologia di utenza Il software distingue due tipi di utenti (si veda la Figura 1), con privilegi e funzionalità differenti: Utente normale: è il dipendente che accede e utilizza il software per la sola visualizzazione dei propri cedolini paga. Tale utente non può assolutamente visualizzare alcun documento che non sia di propria appartenenza, come non può modificare la propria password o effettuare alcun tipo di ricerca utenti in anagrafica. E' ovviamente abilitato a ricercare tutti i documenti (cedolini) memorizzati durante il suo periodo di lavoro. Utente Ufficio Contabile e Gestione Paghe : è l'utente amministratore, ha tutti i diritti di un utente normale (e quindi può visualizzare i propri cedolini paga) e in aggiunta può ricercare e visualizzare documenti di altri utenti, modificare le credenziali di accesso di questi ultimi ed effettuare ricerche in anagrafica. Figura 1: Tipologie di utenti riconosciute dal software. Le maschere (schermate) del programma non variano a seconda del tipo di utente con il quale si effettua l'accesso, tuttavia alcuni campi e/o pulsanti vengono abilitati e/o disabilitati a seconda dei permessi degli utenti.

3 La modifica dei privilegi utenti può essere effettuata solo dal reparto CED, mediante impostazione dell'attributo LDAP nabla2auth con valore smanico nel caso di utente amministratore. Non è possibile concedere i privilegi di amministratore ad utenti non affiliati al Comune di Modena, nonostante ad essi sia consentito l'accesso ai propri documenti come utenti normali. Accesso al software Login utente Per poter avere accesso al software è necessario collegarsi tramite browser web all'indirizzo facendo quindi apparire la pagina Web di autenticazione utente (si veda la Figura 2). Come chiaramente riportato nella pagina di autenticazione, l'utente deve autenticarsi inserendo una coppia username e password, alle quali va aggiunta l'affiliazione. La coppia username e password può essere di due tipi: Username/Password della posta elettronica (solo per gli utenti affiliati presso il Comune di Modena): è possibile accedere al software mediante la coppia nome utente e password per l'accesso alla posta elettronica (e agli altri servizi telematici) fornite dal CED. Eventuali utenti dell'ufficio Contabile possono accedere al software in qualità di amministratori solo usando tali credenziali. Codice fiscale/password (per gli utenti privi di posta elettronica o non affiliati al Comune di Modena): è possibile accedere digitando il proprio codice fiscale e una password fornita dall'ufficio Contabile e Gestione Paghe (si veda la sezione Assegnazione/Modifica password da parte dell'ufficio Contabilità e dei singoli utenti). Una volta inserite le proprie credenziali, l'utente deve selezionare dall'apposito menu' a tendina l'affiliazione corrispondente (Comune di Modena, Vecchi Tonelli, ). Figura 2: Pagina di autenticazione utente. Infine, una volta compilati correttamente i campi per l'accesso, è possibile fare click sul pulsante per effettuare il login (si veda la sezione Icone e pulsanti usati nel programma). Se i dati inseriti risultano corretti l'utente vedrà apparire la pagina di ricerca principale, altrimenti un messaggio di errore notificherà l'utente che le credenziali inserite risultano errate. La Figura 3 riassume i passi necessari per l'accesso al software.

4 1 Username di posta elettronica (8 caratteri) o codice fiscale 2 Password di posta elettronica o assegnata da Ufficio Contabile 4 Effettua accesso Figura 3: Passi necessari per effettuare l'accesso alla applicazione. 3 Affiliazione Pagina di ricerca documenti Una volta effettuato l'accesso viene proposta all'utente la pagina di ricerca documenti principale (si veda la Figura 4). La pagina di ricerca principale consente la ricerca dei documenti (cedolini) del dipendente che ha effettuato l'accesso; nel caso poi l'utente appartenga all'ufficio Paghe allora la pagina consentirà anche la ricerca e visualizzazione di cedolini di altri dipendenti (di ogni organizzazione) e la assegnazione/modifica della password di accesso. La pagina di ricerca principale è suddivisa in tre aree di colore differente, ciascuna con funzionalità specifiche. Tali aree sono sempre visibili, indipendentemente dai permessi dell'utente che accede alla applicazione, ma come già scritto in precedenza alcuni pulsanti e campi sono abilitati/disabilitati dipendentemente dai permessi dell'utente.

5 Figura 4: Pagina di ricerca principale: consente la ricerca di utenti e documenti. L'area grigia, la prima in alto, fornisce informazioni circa l'utente che ha effettuato l'accesso alla applicazione (si veda la Figura 5). In particolare in tale area è disponibile l'indicazione circa i permessi dell'utente (appartenenza all'ufficio Paghe e quindi amministratore oppure utente normale), nonché la scadenza della password e l'infrastruttura di login. La scadenza della password viene mostrata solo nel caso di accesso tramite credenziali di posta elettronica (dipendenti del Comune di Modena) e serve come promemoria per l'utente affinché si ricordi di modificare la propria password entro la data di scadenza, pena l'inaccessibilità ai propri cedolini elettronici (nonché agli altri servizi del Comune stesso). Figura 5: Riassunto informazioni utente che ha effettuato l'accesso all'applicazione. Qualora l'utente effettui il login mediante codice fiscale e password assegnata dall'ufficio Paghe le informazioni riassuntive mostreranno come livello utente normale (un utente non autenticato tramite le credenziali di posta elettronica non può in nessun caso essere amministratore) e la scadenza della

6 password sia impostata a mai (si veda la Figura 6). In altre parole, la password usata in combinazione al codice fiscale non è soggetta alla scadenza periodica, cosa che invece avviene nel caso di password di posta elettronica. La modifica di tale password è comunque sempre possibile ad opera dell'ufficio Paghe, e quindi l'uente che abbia dimenticato e/o perso la propria password può fare richiesta di una nuova password direttamente all'ufficio Paghe. Per l'impostazione della password si veda la sezione Assegnazione/Modifica password da parte dell'ufficio Contabilità e dei singoli utenti. Figura 6: Riassunto informazioni utente normale. La seconda area della pagina di ricerca principale fornisce le informazioni sull'utente soggetto della ricerca. Nel caso di utente normale i campi saranno preimpostati all'utente stesso (ossia le informazioni di accesso coincideranno con quelle dell'utente soggetto della ricerca) e non potranno essere modificati (un utente normale non può ricercare documenti di altri utenti), come mostrato in Figura 7. Nel caso invece di un utente amministratore (Ufficio Contabile) i campi saranno abilitati e potranno essere compilati in modo da poter effettuare la ricerca di documenti di altri dipendenti, come mostrato in Figura 8. Si noti come nel caso di utente amministratore siano presenti dei pulsanti aggiuntivi nella parte in alto a destra della sezione di ricerca utente: tali pulsanti consentono l'accesso a funzioni addizionali quali la ricerca di utenti in anagrafica e la modifica della password di accesso. Figura 7: Campi (disabilitati per utente normale) con soggetto di ricerca.

7 Figura 8: Campi (abilitati per utente amministratore) con soggetto di ricerca. Si noti che, da qualunque pagina del software differente da quella di ricerca principale, è possibile tornare (saltare) direttamente alla pagina di ricerca principale mediante l'apposito pulsante di Error: Reference source not found. Mediante tale pulsante è possibile quindi annullare qualunque attività si stia svolgendo e ricominciare una nuova ricerca da zero. Ricerca di un utente differente (solo per utenti dell'ufficio Contabilità) Nel caso l'utente che ha effettuato l'accesso appartenga all'ufficio Contabilità e Gestione Paghe (amministratore), la seconda parte della pagina di ricerca principale è interattiva: i campi sono abilitati e possono essere compilati opportunamente per la gestione di documenti di utenti differenti dal proprio (si veda la Figura 8). Nel seguito vengono spiegate in dettaglio le funzionalità di tale parte della pagina di ricerca principale. Ricerca di un utente in anagrafica Inizialmente la parte di ricerca utente si presenta con i campi compilati con i dati dell'utente che ha effettuato l'accesso: ciò permette all'utente di ricercare immediatamente i propri cedolini paga. Qualora l'utente voglia visualizzare i documenti di altri dipendenti deve procedere come segue: 1. fare click sul pulsante gomma per sbiancare tutti i campi; 2. immettere i valori di ricerca dell'utente che si vuole visualizzare. I campi compilabili come ricerca sono: codice fiscale matricola * * La ricerca tramite e/o nome e cognome di un dipendente funziona solo per gli utenti correttamente registrati nel

8 nome e cognome* 3. fare click sul pulsante di ricerca utente; 4. qualora i criteri di ricerca immessi producano un solo risultato, i campi saranno automaticamente compilati con i dati del dipendente trovato. Qualora invece siano presenti piu' risultati (ad esempio ricerca per cognome) verrà mostrata una pagina con tutti i dipendenti corrispondenti ai criteri di ricerca (si veda la Figura 10). Si noti che i criteri di ricerca sono in AND logico: tutte le condizioni immesse devono essere verificate contemporaneamente. Ad esempio se si immette nome e cognome allora si ricercheranno tutti gli utenti con esattamente il nome e il cognome immesso; se si immette il solo indirizzo si ricercheranno tutte le persone con quell'indirizzo e così via. La Figura 9 riassume i passi necessari alla ricerca di un utente in anagrafica. 1 pulsante gomma (sbianca i campi) 3 pulsante per avviare la ricerca utente 2 compilazione dei campi secondo i criteri di ricerca voluti Reset utente: compila i campi con i propri dati Figura 9: Passi necessari alla ricerca utente. Come già scritto in precedenza, nel caso i criteri di ricerca utente non siano sufficienti ad identificare un singolo dipendente, verrà proposta una lista di dipendenti che soddisfino le condizioni di ricerca (si veda la Figura 10). E' possibile selezionare il dipendente voluto facendo click sul suo nome e cognome; come risultato l'utente verrà riportato alla pagina di ricerca principale con i campi di ricerca debitamente compilati con i dati dell'utente selezionato. Qualora l'utente voglia ripetere la ricerca con un altro dipendente è possibile ripetere i passi descritti in precedenza. Infine, se l'utente vuole visualizzare i propri documenti può effettuare una ricerca utente su se stesso oppure, per semplicità, premere il pulsante di reset utente per far compilare in automatico i campi di ricerca utente con i propri dati. sistema LDAP, ossia per gli utenti che dispongono di un account di posta elettronica valido. In altre parole, la ricerca per e/o nome e cognome non puo' essere effettuata per tutti quegli utenti che accedono al software tramite credenziali codice fiscale e password fissa. *

9 Per selezionare un utente fare click sul proprio nome e cognome Figura 10: Elenco di utenti che soddisfano le condizioni di ricerca.

10 Ricerca e visualizzazione dei cedolini paga La ricerca dei cedolini paga avviene specificando i criteri di ricerca nella terza area della pagina di ricerca principale (si veda la Figura 11). Anzitutto si deve tenere presente che i cedolini ricercati saranno riferiti all'utente visualizzato nella seconda area della pagina di ricerca principale, che nella maggior parte dei casi coinciderà con l'utente che sta accedendo all'applicazione ma, nel caso di utente dell'ufficio Paghe, potrebbe essere un dipendente diverso. I criteri di ricerca di un cedolino paga si basano sul tempo: è possibile specificare un anno e un mese di retribuzione specifico mediante i menu' a tendina, come pure selezionare tutti gli anni e/o i mesi o una qualunque combinazione dei valori; è possibile accedere direttamente all'ultimo cedolino paga, ossia al cedolino del mese precedente quello corrente. Figura 11: Criteri di ricerca dei cedolini paga. Si noti che la selezione di un anno di retribuzione è personalizzata per l'utente per il quale si effettuerà la ricerca: vengono proposti solo gli anni di regolare contratto del dipendente. La granularità tuttavia è a livello di singolo anno e non di mese, percui è sempre possibile selezionare tutti i mesi di ogni anno di retribuzione, anche se poi vi sono anni di retribuzione incompleti. Nel caso si selezioni l'accesso rapido all'ultimo cedolino occorre tenere presente che il software tenterà di visualizzare il cedolino del mese corrente (qualora sia correttamente archiviato) o automaticamente visualizzerà il cedolino del mese precedente quello corrente. Se quindi l'uso dell'ultimo cedolino paga porta al cedolino del mese precedente quello corrente l'utente ne può dedurre che il cedolino paga del mese corrente non è ancora stato ancora archiviato. Qualora l'utente effettui una ricerca specificando l'intervallo temporale mediante menu' a tendina, il software propone la pagina dei risultati con tutti i documenti trovati (si veda la Figura 12). In maniera analoga alla pagina di ricerca principale, anche la pagina di visualizzazione risultati è suddivisa in tre aree: le prime due sono sostanzialmente equivalenti per funzionalità e colore a quelle della pagina di ricerca principale e visualizzano l'utente che ha effetuato la ricerca, l'utente per il quale è stata effettuata la ricerca1 e il periodo temporale di ricerca. Tali informazioni vengono riportate per coerenza e per garantire che l'utente stia visualizzando i risultati che corrispondono alla propria ricerca. La terza sezione della pagina mostra l'elenco dei documenti trovati con il criterio di ricerca specificato e un riassunto del documento stesso (utente di appartenza, mese e anno a cui il documento si riferisce). E' possibile fare click sull'icona corrispondente al documento per visualizzarlo direttamente all'interno del browser2. 1 Ovviamente nel caso di utente normale l'utente che ha effettuato la ricerca e l'utente soggetto di ricerca coincidono. Essi possono essere differenti solo nel caso un utente dell'ufficio Paghe stia visualizzando i documenti di un altro dipendente. 2 Attenzione: i tempi necessari alla visualizzazione variano a seconda della connettività di rete e dell'impegno del server

11 Figura 12: Pagina risultati di ricerca cedolini. Uscita dall'applicazione Una volta completata la consultazione dei documenti, è necessario effettuare l'uscita (disconnessione dall'applicativo). Si raccomanda di effettuare la disconnessione per evitare che la propria postazione possa essere usata da persone non autorizzate che hanno quindi accesso a documenti personali e riservati (cedolini paga). L'uscita è possibile da ogni pagina Web mediante l'apposito pulsante rosso posto in alto a destra (si veda la sezione Icone e pulsanti usati nel programma). Una volta effettuato l'uscita, il browser visualizzerà nuovamente la pagina di accesso (Figura 1). Un nuovo utente potrà quindi accedere all'applicazione per effetuare le proprie consultazioni. Assegnazione/Modifica password da parte dell'ufficio Contabilità e dei singoli utenti Gli utenti dell'ufficio Contabilità e Gestione Paghe hanno la possibilità di assegnare password personalizzate non soggette a scadenza periodica per gli utenti neo assunti e/o in posizioni particolari nei confronti del Comune di Modena e/o non affiliati presso quest'ultimo. Le password così assegnate sono da usarsi solo ed esclusivamente in combinazione con il codice fiscale per l'accesso all'applicazione e valgono come credenziali solo per tale applicazione e in nessun modo sono valide per altri servizi erogati dal Comune di Modena o dall'ente di affiliazione. La generazione/modifica/visualizzazione delle password utente avviene mediante un apposito pulsante che memorizza i documenti stessi. E' inoltre necessario essere dotati di un programma di lettura documenti PDF (ad esempio Adobe Reader gratuito) per la corretta visualizzazione dei documenti.

12 nella pagina di ricerca principale, che porta l'utente ad una ulteriore pagina Web mediante la quale è possibile gestire le credenziali utente (si veda la Figura 13). I pulsanti e le informazioni visualizzate sono simili all'area di ricerca utente della pagina di ricerca principale, ma questa volta i campi compilabili sono solo il codice fiscale dell'utente e i campi relativi alle password. La ricerca utente avviene sempre e solo tramite il codice fiscale utente. Il programma può generare una password totalmente casuale mediante apposito pulsante, altrimenti la password può essere impostata secondo volontà dell'utente. Si noti che in entrambi i casi la password è case-sensitive: maiuscole e minuscole vanno rispettate. Figura 13: Pagina per la gestione di credenziali utente. La Figura 14 illustra i passi necessari per la modifica/assegnazione di una nuova password utente. Si noti che la maschera di modifica password riconosce il tipo di utente collegato al sistema: nel caso si tratti di un utente dell'ufficio Contaiblità il campo Password corrente risulterà disabilitato e mostrerà la password attualmente assegnata all'utente; questa è anche una modalità di consultazione della password assegnata a ciascun utente. Nel caso l'utente sia un utente normale il campo Password corrente sarà abilitato e non visualizzerà la password attualmente asseganta all'utente stesso: è necessario infatti che un utente conosca e inserica la sua password attuale prima di poterne modificare il valore. In entrambi i casi la modifica della password avviene compilando due campi, rispettivamente Nuova Password e Nuova Password (conferma), al fine di evitare errori di digitazione.

13 Figura 14: Passi necessari per l'assegnazione/modifica di una password utente. 1 immettere il codice fiscale dell'utente 2 (opzionale) ricercare l'utente per verificare la correttezza dei dati 3 (opzionale) generare una password casuale 3 compilare i campi password 4 salvare la password Una volta salvata con successo la password, l'utente viene riportato alla pagina principale di ricerca dalla quale può effettuare una ricerca fra i documenti o impostare la password di un altro utente. Si noti che l'assegnazione password di cui sopra è immediata: l'utente soggetto della modifica password potrà accedere immediatamente mediante il proprio codice fiscale e la password impostata. Qualora si verifichi un errore nel salvataggio della password (ad esempio la vecchia password non è corretta o le due password immesse non sono identiche) l'utente verrà avvisato tramite un messaggio di errore e la pagina di modifica password verrà riproposta. Modifica della propria password da parte di un utente normale Qualora l'utente sia normale (ossia non dell'ufficio Paghe) e abbia effettuato l'accesso tramite il proprio codice fiscale e la password assegnata in prima istanza dall'ufficio Paghe, può modificare quest'ultima password seguendo una procedura analoga a quella descritta nella sezione precedente. Come mostrato nella Figura 15, la sezione di ricerca utente nel caso di utente normale presenta il pulsante di accesso alla modifica della password. Facendo click su tale pulsante l'utente viene portato alla pagina di modifica della propria password. Tale pagine, come mostrato in Figura 16, presenta il campo codice fiscale già precompilato e pari all'utente che sta correntemente eseguendo l'applicazione. Non è possibile ricercare ulteriori utenti poiché l'utente non ha i diritti per modificare le password di altri utenti.

14 1 premere il pulsante di accesso alla gestione di password Figura 15: Pulsante di accesso alla modifica password per un utente normale. L'utente può usufruire della generazione automatica di una password o specificare una password di sua scelta all'interno del campo apposito. Una volta scelta la password testuale (case-sensitive) è necessario premere il pulsante di salvataggio affinché la password risulti persistente. 2 (opzionale) premere questo pulsante per generare una password casuale 2 immettere la password desiderata 3 salvare la password visualizzata per renderla effettiva Figura 16: Modifica della propria password. Si informa che la password fornita agli utenti che accedono tramite codice fiscale è da considerarsi provvisoria. La password dovrà essere immediatamente sostituita da una nuova a cura del dipendente stesso, composta da un minimo di 8 caratteri e che non deve contenere riferimenti agevolmente riconducibili al dipendente stesso. Aiuto in linea E' possibile accedere al presente documento di aiuto da una qualunque pagina del software cliccando sull'icona di aiuto. Icone e pulsanti usati nel programma La seguente tabella riassume le icone usate per i pulsanti e le funzioni del programma.

15 Pulsante Funzione Si trova nella pagina Web Per maggiori dettagli si vedano le sezioni Effettua l'accesso (login) all'applicazione. Prima pagina di accesso (login). Accesso al software Login utente Ricerca un utente in anagrafica Pagina di ricerca principale e pagina di modifica password. Ricerca di un utente in anagrafica Sbianca i campi di ricerca utente. Accesso ad un documento PDF (cedolino) Pagina di ricerca principale Assegnazione/Modifica password da parte dell'ufficio Contabilità e dei singoli utenti Ricerca di un utente in anagrafica Pagina di ricerca Ricerca e visualizzazione dei cedolini paga principale e pagina dei risultati di ricerca documenti. Avvia la ricerca di documenti (cedolini) con i criteri di ricerca specificati Pagina di ricerca principale Ricerca e visualizzazione dei cedolini paga Effettua l'uscita dall'applicazione Ogni pagina (eccetto quella di accesso iniziale) Uscita dall'applicazione Riporta l'utente alla Ogni pagina (eccetto pagina di ricerca quella di accesso principale iniziale e quella di ricerca principale) Pagina di ricerca documenti Porta alla pagina di Pagina di ricerca gestione password e principale (se utente assegna una amministratore) e password casuale. pagina di gestione password. Assegnazione/Modifica password da parte dell'ufficio Contabilità e dei singoli utenti Salva (assegna/modifica) una password utente Assegnazione/Modifica password da parte dell'ufficio Contabilità e dei singoli utenti Pagina di gestione password

16 Utente selezionabile come oggetto di ricerca Pagina di ricerca utenti Ricerca di un utente in anagrafica Utente non selezionabile per la ricerca documenti Pagina di ricerca utenti Ricerca di un utente in anagrafica Icona di aiuto: consente di aprire la presente guida Tutte le pagine Aiuto in linea